鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理建設(shè)路徑

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【內(nèi)容摘要】隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)的不斷發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息管理工作已經(jīng)成為推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理工作落實質(zhì)量的重要因素之一。當(dāng)前，我國已經(jīng)全面進入信息化時代，本文對各種信息化技術(shù)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作中的運用辦法進行了詳細(xì)的闡述與分析，希望可以起到參考作用。

【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng);信息化;檔案管理

目前，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的信息化水平雖然得到了一定程度的提高，但是各項工作中的信息化技術(shù)含量明顯不足，在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)時代下，各行各業(yè)對于信息資源的需求已經(jīng)發(fā)生了根本性的變化。為了給城鄉(xiāng)經(jīng)濟的發(fā)展提供更有力的支持，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門需要綜合引進各種先進的信息化管理手段對傳統(tǒng)的信息管理方法進行優(yōu)化與改良。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)中普遍存在的問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與普及，各行各業(yè)開始對自身以往的工作條件進行了信息化改造。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府作為一個管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政事務(wù)的重要單位，有責(zé)任提高自己的服務(wù)質(zhì)量，將日常的行政服務(wù)工作與信息化技術(shù)有機結(jié)合起來，是提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作效率的必要手段。

(一)管理設(shè)備與管理方式落后

當(dāng)前我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理所采用的管理設(shè)備與管理方式存在明顯的不足，以往所采用的檔案管理設(shè)備主要為機械化設(shè)備，只能對傳統(tǒng)的書面設(shè)備進行處理，所采用的打印以及輸出設(shè)備不具備與信息化技術(shù)之間的兼容性。管理設(shè)備的運行主要依賴人工操作，工作效率與工作質(zhì)量得不到充分的保障。在管理方式上，傳統(tǒng)的檔案管理工作主要依賴工作人員對大資料進行分類、編輯以及檢索。在查找資料信息的過程中，相關(guān)的授權(quán)手續(xù)以及檢索操作十分繁瑣，稍有不慎就會造成信息資料的遺漏，所檢索出來的信息資料內(nèi)容也可能與實際需求不符。

(二)管理人員專業(yè)知識水平有待提高

負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的相關(guān)工作人員在檔案資料管理水平上還存在明顯的不足，沒有掌握檔案管理工作的基本理論，對于各項新型信息化設(shè)備的操作不夠熟練，無法適應(yīng)高效、準(zhǔn)確兩方面的需求。由于理論知識水平的不足，在日常工作中一旦面臨特殊需求的情況，無法靈活地對檢索程序進行調(diào)整;在信息資料編輯與分類上也存在一定的模糊問題，給檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量造成不利影響。用戶在使用檔案信息資料的過程中，需要對一些細(xì)節(jié)上的內(nèi)容進行自主檢索，辦事效率還有著很大的提升空間。

(三)信息化檔案管理制度有待完善

信息化管理手段之所以沒有在政府檔案管理部門得到普及，從根本上來說就是因為相關(guān)的信息化檔案管理制度沒有得到建立與完善，在信息化檔案管理操作上也得不到有效的理論支持。在推廣信息化檔案管理技術(shù)的過程中，信息流體系中各個節(jié)點的連接存在錯位問題，在文本信息向數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化的過程中，幾乎沒有規(guī)范化的操作指導(dǎo)，直接造成檔案管理部門無法將信息化技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)策略

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理具有內(nèi)容多、數(shù)量多的特點。在檔案管理工作方面，所需要處理的數(shù)據(jù)與文本十分龐大，而對于重要的數(shù)據(jù)文本來說，在對相關(guān)的信息資料進行分類的過程中需要能夠進行嚴(yán)格的區(qū)分，提高信息檢索的效率與速度。檔案資料管理本身就是一項十分復(fù)雜的工作，在數(shù)據(jù)資料管理出現(xiàn)漏洞的情況下，很可能對政府其他部門的有關(guān)工作造成困難，給居民群眾的日常生活帶來不便。因此，在政府檔案管理工作中盡量多的采用信息化技術(shù)手段，一方面能夠提高檔案資料管理工作的效率與質(zhì)量，另一方面也可以最大程度上降低相關(guān)工作人員的工作強度，提高檔案信息管理的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。

(一)引進專業(yè)技術(shù)人員

引進先進技術(shù)人員是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府服務(wù)對檔案資料管理工作進行信息化改造的必要手段，為了將檔案管理的信息化建設(shè)任務(wù)充分落實到位，政府及有關(guān)部門需要動用各方面的資源來加強檔案信息管理人員的建設(shè)與培養(yǎng)，在培養(yǎng)內(nèi)部人才的同時也需要面向社會各界對專業(yè)的檔案信息化管理人才進行選聘。為檔案資料管理人員提供專門的職業(yè)技術(shù)知識培訓(xùn)，使檔案資料管理人員在日常的工作與學(xué)習(xí)過程中，能夠?qū)Ω鞣矫娴慕?jīng)驗進行不斷的積累，豐富自身的知識結(jié)構(gòu)，形成對新技術(shù)與新管理手段的適應(yīng)性，最終實現(xiàn)自身職業(yè)素質(zhì)與實踐操作能力的提升。在引入專業(yè)技術(shù)人員的同時，也要綜合運用各種手段留住專業(yè)技術(shù)人員，提高專業(yè)檔案管理工作人員的薪資水平與福利待遇，使高效、有用的人才能夠在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門長期工作下去，避免出現(xiàn)人才流失問題。

(二)加大資金、設(shè)備與技術(shù)三個方面的投入力度

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)離不開資金與技術(shù)兩方面的支持。在資金投入方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關(guān)部門需要嚴(yán)格遵循中央的領(lǐng)導(dǎo)與號召，對檔案管理信息化資金進行專款專用。在設(shè)備投入方面，引入先進的檔案管理軟件以及計算機設(shè)備，重點對現(xiàn)有的電腦型號進行升級與更新，提高計算機內(nèi)存容量，采用新的處理器型號，提高計算機對于數(shù)據(jù)信息的處理效率。建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門的局域計算機網(wǎng)絡(luò)，使每一臺計算機都可以對中央數(shù)據(jù)進行共享，直接通過計算機來訪問中央數(shù)據(jù)并對中央數(shù)據(jù)進行復(fù)制與粘貼，不需要再通過移動硬盤對數(shù)據(jù)進行傳遞，簡化操作步驟，提高工作執(zhí)行效率。在技術(shù)投入方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門可以與第三方技術(shù)團隊展開合作，面向社會各界尋求技術(shù)支持。同時，有關(guān)部門也可以聘請專業(yè)的檔案信息管理教學(xué)人員，對各項信息化檔案管理技術(shù)進行教學(xué)，政府檔案管理工作人員需要重點掌握文本編輯、信息分類、數(shù)據(jù)處理以及檢索程序編寫等方面的知識，提高檔案管理工作的技術(shù)含量。

(三)建立信息化的檔案管理制度

由于在檔案管理信息化建設(shè)過程中，相關(guān)部門的工作環(huán)境、工作條件與工作方法都發(fā)生了比較大的改變，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)無法滿足新形勢下檔案管理工作的實際需求。這就需要相關(guān)部門對現(xiàn)有的檔案管理制度進行有針對性的調(diào)整，使新管理制度能夠與檔案信息管理工作的實際需求相一致，最大程度上將信息化檔案管理的技術(shù)優(yōu)勢與價值發(fā)揮出來。比如將信息化管理工作質(zhì)量與效率列入工作績效考核體系中，專門對檔案管理人員的信息化操作技術(shù)水平進行評價。對于能夠靈活操作計算機設(shè)備以及信息化檔案管理軟件的工作人員，相關(guān)單位需要給予實質(zhì)性的獎勵。另外，鄉(xiāng)政府檔案資料管理部門一方面需要將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案資料管理效率的提升方面，另一方面也需要通過信息化技術(shù)改善用戶對于檔案資料信息服務(wù)的體驗，將信息化管理手段不受時間、空間限制的特點充分發(fā)揮出來，24小時不間斷地為用戶提供精細(xì)化的查詢服務(wù)，用高水平的數(shù)據(jù)服務(wù)為鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供有力的數(shù)據(jù)支持。鄉(xiāng)政府檔案資料管理部門還要做好信息網(wǎng)絡(luò)安全方面的建設(shè)工作，要綜合考慮到軟件、硬件與計算機網(wǎng)絡(luò)三個方面，對各項硬件設(shè)備進行定期的維護，對軟件系統(tǒng)進行有針對性的更新與升級。

三、結(jié)語

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作性質(zhì)十分特殊，在我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)域經(jīng)濟不斷發(fā)展的同時，工業(yè)生產(chǎn)與民用設(shè)備的科學(xué)技術(shù)含量不斷提升。許多工作的落實與設(shè)備的運行都離不開數(shù)據(jù)資源的支持。將鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作與先進的信息化技術(shù)結(jié)合起來，能夠進一步挖掘鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)域的經(jīng)濟發(fā)展?jié)摿?，為工業(yè)生產(chǎn)與居民生活提供更多的便利。

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作者:趙永偉 單位:河北省平泉市松樹臺鄉(xiāng)政府