醫(yī)院照片檔案管理研究

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在社會生活、工作中，國家相關(guān)組織、社會組織和個人直接以靜止攝像攝影反映各種活動狀態(tài)，且具有一定保存價值的歷史記錄即為照片檔案，主要分為題名、照片和底片，在各部門、單位檔案中占據(jù)著重要地位。在檔案管理中，人們主要注重文書檔案、會計檔案、科技檔案、人事檔案的管理，對照片檔案的管理并不在意，使得照片檔案的收集方法與管理方式比較差。但在醫(yī)院檔案中，醫(yī)院照片檔案具有重要的地位，應(yīng)積極采用先進(jìn)的管理方法對照片檔案進(jìn)行管理。醫(yī)院照片檔案不僅能夠?qū)⑨t(yī)院的歷史、重大變化以及重要人物反映出來，還能夠作為教學(xué)材料、宣傳材料、憑證材料進(jìn)行教學(xué)、宣傳等，對醫(yī)院具有重要作用。例如：將醫(yī)院照片檔案進(jìn)行整理并編制出畫冊、史冊，能夠直接將醫(yī)院的文化進(jìn)行宣傳，以加深人們對醫(yī)院的印象。而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及數(shù)碼相機(jī)的廣泛使用，照片檔案中，逐漸出現(xiàn)大量的數(shù)碼照片，極大改變了照片檔案的載體。對此，醫(yī)院照片檔案應(yīng)采取怎樣的措施使傳統(tǒng)照片和數(shù)碼照片檔案能夠完整歸檔，對醫(yī)院照片檔案的管理具有重要意義。

一、醫(yī)院照片檔案管理的現(xiàn)狀與存在的不足

（一）沒有嚴(yán)格依據(jù)制度進(jìn)行照片檔案管理

當(dāng)前，多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員忽視照片檔案管理制度，沒有貫徹落實照片檔案管理的相關(guān)規(guī)范。醫(yī)院對于照片檔案歸檔以及管理均有相應(yīng)的規(guī)章制度，但是檔案管理人員收集照片檔案時，沒有按照規(guī)章制度的要求進(jìn)行，相關(guān)部門不移交照片檔案，沒有及時處理，使得照片檔案出現(xiàn)缺失，破壞了照片檔案的完整性。

（二）缺乏檔案歸檔意識

檔案管理人員的檔案管理意識不足，照片檔案沒有及時歸檔。部分檔案管理人員容易忽視照片檔案工作，將重心放在相關(guān)文書檔案上，沒有認(rèn)識到照片檔案的重要性，容易忽視整理和收集照片。部分部門的管理人員傾向于本科室自己管理照片檔案，以便后期查閱利用。部分人認(rèn)為照片并非醫(yī)院拍攝，應(yīng)該由拍攝者自己保管。這些情況均是歸檔意識不足的表現(xiàn)，不利于照片檔案的管理。

（三）缺乏系統(tǒng)性照片檔案管理方法

照片檔案管理方式存在漏洞，沒有形成系統(tǒng)，照片檔案可能在形成、收集、保存等各個管理環(huán)節(jié)中缺失，使得照片檔案的完整性遭到破壞。以往拍攝照片時，均是由醫(yī)院宣傳部門或相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一拍攝，能夠集中這些照片檔案并進(jìn)行有效管理。而隨著技術(shù)水平的提高，醫(yī)院各個部門多數(shù)使用數(shù)碼相機(jī)，在本部門、科室進(jìn)行相關(guān)的教學(xué)、科研活動時，均會將這些照片存在本科室的電腦或光盤上，沒有將這些照片歸檔，進(jìn)而無法繼續(xù)開發(fā)照片的有用性，使得照片檔案不全，且在后期需要利用相關(guān)照片時，無法找到這些照片檔案。

（四）照片檔案管理水平較低

一般情況下，檔案管理人員并非專業(yè)的管理人員，對檔案管理的專業(yè)知識和相關(guān)業(yè)務(wù)并不清楚，對照片檔案進(jìn)行管理時，缺乏相關(guān)管理措施，使得在照片檔案管理中，出現(xiàn)照片缺失、照片缺損的情況。

二、加強(qiáng)醫(yī)院照片檔案管理的路徑

（一）建立照片檔案管理制度

根據(jù)統(tǒng)一管理的原則對照片檔案進(jìn)行管理。數(shù)碼照片檔案與傳統(tǒng)照片檔案的管理存在較大差別，需要較為特殊的管理方法進(jìn)行管理，且收集數(shù)碼照片的難度較大，方式較復(fù)雜。因此，應(yīng)理清照片生成部門與各檔案管理部門間的關(guān)系，建立關(guān)于傳統(tǒng)照片與數(shù)碼照片檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)格遵照制度進(jìn)行照片檔案管理。在此過程中，檔案管理部門應(yīng)全權(quán)負(fù)責(zé)，對生成、收集、歸檔的數(shù)碼照片、傳統(tǒng)照片的各項工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，且根據(jù)國家規(guī)定以及相關(guān)部門制定的法律法規(guī)對照片檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，使照片檔案管理完整。收集照片檔案時，應(yīng)保證照片檔案清晰，能夠很好地反映事實，且將數(shù)碼照片存放在光盤中進(jìn)行存檔；部分照片模糊不清，或是假照片時，應(yīng)及時剔除；部分照片拍攝的主題相同時，應(yīng)從中篩選出最具代表性，具有較高保存和利用價值的照片，確保存檔的照片真實、客觀、清晰、完整。對數(shù)碼照片進(jìn)行歸檔時，應(yīng)按照要求標(biāo)明檔案時間、照片載體、文件格式、像素、光盤份數(shù)等。對傳統(tǒng)照片進(jìn)行歸檔時，應(yīng)確保照片真實、清晰，與底片一同歸檔，對照片反映的人物、事件、時間、地點(diǎn)進(jìn)行說明，并附上攝影者。

（二）掌握照片檔案歸檔范圍

醫(yī)院照片檔案主要是醫(yī)院具有保存和利用價值的照片，這些照片均應(yīng)有醫(yī)院檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。具體范圍包括：一是黨政方面的事宜，如重要領(lǐng)導(dǎo)到醫(yī)院考察工作的照片，具體職能活動以及開展的重要活動的照片。二是各部門、科室的教學(xué)、科研活動的照片，醫(yī)院開展的專家學(xué)術(shù)交流會議，國內(nèi)外重大科研活動的照片，評審科研成果的照片，新技術(shù)的研發(fā)、學(xué)習(xí)、教育活動的照片等。三是建設(shè)活動的照片。如建設(shè)文明醫(yī)院、環(huán)保醫(yī)院活動的照片，醫(yī)院管理水平達(dá)標(biāo)的照片等。四是醫(yī)院文化建設(shè)的照片。醫(yī)院開展各項文化建設(shè)活動的照片，如文化宣傳活動、文藝晚會等照片。五是對醫(yī)院有重要意義，具有保存價值的照片。

（三）提高檔案意識和檔案管理水平

強(qiáng)化各部門、科室工作人員的檔案意識，加強(qiáng)照片檔案宣傳工作，提高各個部門配合照片檔案歸檔工作的積極性。國家以及檔案相關(guān)主管部門明確規(guī)定了照片檔案管理相關(guān)工作，應(yīng)該按照規(guī)定進(jìn)行收集和歸檔，并將這些法律法規(guī)進(jìn)行宣傳，以提高醫(yī)院各部門、科室的檔案意識，讓各個工作人員深入了解照片檔案的價值與意義，認(rèn)識到各種重大活動中的照片對醫(yī)院的未來發(fā)展的作用。開展多項檔案知識學(xué)習(xí)活動，以科室為單位，以講座、課堂的形式宣傳照片檔案的重要性及相關(guān)的知識，并呼吁各科室積極配合照片檔案歸檔工作，使各個部門、科室能夠自動將照片檔案進(jìn)行移交。在照片檔案宣傳工作中，努力贏得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持與配合，讓領(lǐng)導(dǎo)人員能夠意識到照片檔案管理的重要性，進(jìn)而重視照片檔案管理工作，為照片檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。除此之外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)水平和相關(guān)業(yè)務(wù)水平。隨著社會時代的變化，檔案工作的形式發(fā)生了重大變化，必須由具備較高的管理水平的檔案管理人員進(jìn)行管理。對此，應(yīng)積極對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增加檔案管理人員的專業(yè)知識，包括檔案的收集、整理、保存、使用知識等，同時，加強(qiáng)檔案管理人員對相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，讓檔案管理人員能夠正確進(jìn)行照片檔案管理。

（四）加強(qiáng)照片檔案系統(tǒng)管理

當(dāng)前，照片檔案載體中，數(shù)碼照片檔案是重要的組成部分，進(jìn)行照片歸檔時，應(yīng)明確數(shù)碼照片、傳統(tǒng)照片的數(shù)量、內(nèi)容、收集時間，制定系統(tǒng)管理制度規(guī)范照片檔案歸檔。整理傳統(tǒng)照片和數(shù)碼照片時，應(yīng)統(tǒng)一按照規(guī)范進(jìn)行存放，包括編目、文字說明等。且對照片管理室進(jìn)行有效管理，使照片檔案室的條件符合照片檔案的管理要求，保證照片檔案室避免強(qiáng)光照射，避免高溫、高濕度，避免有害氣體和磁場影響檔案室檔案，防止照片檔案損壞。

三、結(jié)束語

照片檔案具有較高的利用價值，能夠直觀反映相關(guān)信息。人們通過照片以及附加簡潔的說明就能直接了解醫(yī)院的歷史與重大轉(zhuǎn)變，具有較高的宣傳價值，能夠反映醫(yī)院特色文化，并能直觀反映醫(yī)院開展的各項教學(xué)、科研活動更加清晰，給人們留下深刻的印象。

作者：張莉佳 單位：浙江省諸暨市人民醫(yī)院