高校檔案管理科學化水平研究

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一、引言

高校檔案是高?；顒又芯哂斜４婊騾⒖純r值的檔案資料，這其中高校活動包括高校的廣大教職工所從事教育、教學活動和學生學習活動。而且高校檔案還反映出高校在各個歷史時期的工作情況，在高校工作中它起著非常重要作用。因此，分析和使用高校檔案能有效助于我們提高高校教育管理和教學管理水平。那么對于做好高校檔案管理水平，有利于高校教育、教學和科研活動。

二、提高高校檔案管理科學化水平的現(xiàn)實意義

1.為高校決策層起參考作用。

高校檔案管理工作是高校重要組成的一部分工作，是管理高校科學化的基礎。高校各種檔案為領導制定計劃和決策提供了準確的參考數(shù)據(jù)。高校檔案為高校決策層的目的，能及時、高效、精確地提供有效的檔案資料，為下一步的高校領導正確決策做好準備。

2.為高校的教學工作提供參考數(shù)據(jù)。

高校檔案在高校教學管理和學術研究等工作發(fā)揮至關重要作用，如制定學科、專業(yè)發(fā)展規(guī)劃和教學計劃等工作。高校教學管理部門需依據(jù)教學檔案的相關數(shù)據(jù)，進行分析研究，使制定的發(fā)展規(guī)劃、教學計劃等具有可操作性。

3.為高校教學科研工作提供數(shù)據(jù)。

高校的教學計劃、教師任課表、教學科研、教書改革以及聽課講評、考試統(tǒng)計報表、教書科研獲得的各項成果等都記錄在高校的教學檔案中。對于促進高校教學科研、提高教學質(zhì)量、完善教學管理和科學研究等一些方面，高校的教學檔案資料發(fā)揮著至關重要的作用。

4.為評定高校教師職稱提供參考。

一個完整的教師教學檔案在高校教師評定職稱時提供了依據(jù)。像高校教師教學質(zhì)量問卷、高校教師授課計劃書、教學改革成果、科研成果、精品課程資料、教學工作完成情況等這些方面檔案資料保障了高校教師評定職稱工作的順利展開。

5.為廣大高校畢業(yè)生提供學歷證明。

高校畢業(yè)生有的由于種種原因丟失了畢業(yè)證書，需要學校補發(fā)畢業(yè)證書。有的畢業(yè)生由于出國需要在校的成績，需要學校的學歷證明。高校解決這些問題，可以通過查找他們相關的學籍檔案資料所提供的可靠證明和依據(jù)。

三、我國高校檔案管理工作的問題

1.高校檔案管理人員整體素質(zhì)不高。

隨著檔案管理的信息化、現(xiàn)代化，需要高校檔案管理人員具備一定的專業(yè)技能和職業(yè)水平。據(jù)相關的市場調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前我國檔案管理缺乏高素質(zhì)的人才，從事檔案管理人員的整體技術水平有待提高。一是相關檔案管理人員觀念比價落后，工作缺乏創(chuàng)新意識；另外原有的知識已遠遠跟不上現(xiàn)代化管理的要求，管理水平落后。出現(xiàn)這些嚴重的社會問題，給我過檔案管理工作帶來很大的難度以及造成資源和工作時間的極度浪費。

2.對高校檔案認識不充分以及理解模糊。

在目前的高校中仍有相當一部分人認為檔案管理工作是保管檔案部門的工作，部分人認為檔案室是重要的場所，是保存著重要和機密的文件。對此，大部分高校教職工準確的對檔案部門是做什么的、保管什么東西的多不清晰。

3.高校檔案資料不全、硬件設施不完善。

當前大部分高校存在以下情況：一、保管檔案的條件不達標，像檔案室的通風、防潮、防盜、防火等條件達不到要求，這些易給檔案帶來缺失或破損；二、保管檔案的設備規(guī)格不統(tǒng)一、不齊全，不能應對目前檔案多樣化的要求。檔案的錯放、歸檔不合格、資料不齊全等現(xiàn)象嚴重，這些也給高校檔案管理工作增加了管理的難度。

4.檔案管理工作制度有待完善。

隨著我國檔案管理的信息化和現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，過去檔案管理中許多問題在當前的管理中呈現(xiàn)出來，從而導致了檔案管理的整體水平不強?，F(xiàn)有的檔案管理工作制度缺乏統(tǒng)一標準化、規(guī)范化。造成各種檔案無法協(xié)調(diào)，制衡了高校檔案管理工作的進行。

四、增強高校檔案管理科學化的路徑

1.完善高校檔案管理的各類工作指標體系。

高校應成立以校長為組長、各科室負責人參與的檔案管理工作小組。在檔案管理工作得到學校領導高度重視條件下，可以有助于積極推進高校檔案管理工作的開展。

2.高校檔案管理人員應提高職業(yè)技能。

作為一名合格的高校檔案管理人員不僅要積極的參與各種檔案業(yè)務能力培訓、學歷檔案管理的專業(yè)基礎知識，而且還能使用現(xiàn)代管理技術和先進的技術設備，幫助提高檔案管理水平，跟上現(xiàn)代化的步伐。

3.提高檔案管理工作意識。

廣泛宣傳檔案管理工作的重要性，全員參與提高并支持高校管理工作。通過全體教職工的積極參與，提高和配合高校檔案管理工作。

4.保障檔案管理工作質(zhì)量。

對于高校檔案管理要專門的設置檔案管理室，并添置相關的檔案管理設備，分類存放、分別管理，做好防盜、防潮、防火、防蟲、防霉、防塵等相關養(yǎng)護措施，以確保管理的檔案資料全安、規(guī)范。

5.檔案管理與校園文化建設相結(jié)合。

學校要想展現(xiàn)自身的形象和價值觀成果，檔案管理是重要的載體。高校檔案管理工作要展現(xiàn)多姿多彩的生命力以及獨特的個性文化氛圍，需要努力的與校園文化建設新結(jié)合，最大范圍反映學校的文化風貌和歷史面貌。

五、結(jié)束語

隨著我國社會現(xiàn)代化的不斷推進，檔案管理工作科學化水平程度要求，已成為我國信息化發(fā)展的必然。目前我國高校檔案管理工作的新環(huán)境條件下，檔案管理工作科學化的要求不斷增強，應經(jīng)成為新時展的必然選擇。推動我國高校檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展，需要進行不斷的創(chuàng)新，全面展示高校的獨特魅力。

作者：鄔萍 單位：鄔萍湖南醫(yī)藥學院成教部