事業(yè)單位檔案管理工作建議
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1.事業(yè)單位的檔案管理工作混亂。
由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員對事業(yè)單位檔案管理工作的認(rèn)識還局限在比較低的層次，因此沒有制定比較規(guī)范的條例和規(guī)程來使檔案管理規(guī)范化。很多工作人員認(rèn)為事業(yè)單位的工作重點并不是檔案管理工作，對相關(guān)的日常安排僅僅是草率記錄。再加上部門領(lǐng)導(dǎo)的不重視，不能夠有事業(yè)單位監(jiān)督檔案管理工作，更加導(dǎo)致了檔案管理工作的混亂。因此，檔案管理工作的混亂狀態(tài)，嚴(yán)重制約著事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量，不利于事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。
2.事業(yè)單位的檔案管理人員技能偏低。
從事業(yè)單位檔案管理工作的專業(yè)性和技術(shù)性等角度分析來看，該項工作的工作難度和對從業(yè)人員的技能要求并不落后于事業(yè)單位的其他工作。但是由于部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員傳統(tǒng)認(rèn)識的不足，對檔案管理工作并不上心。很多工作人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心都不能滿足檔案管理的需要。即使工作人員進(jìn)行了相關(guān)的技能培訓(xùn)，也由于其自身不能充分認(rèn)識到檔案管理工作重要性，也導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了的很多錯誤，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理工作的開展。
3.事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的設(shè)施簡陋。
俗話說，巧婦難為無米之炊。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)必將助力事業(yè)單位的檔案管理工作，也只有充分利用計算機(jī)技術(shù)使檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化，才能保證事業(yè)單位的檔案管理工作跟上時代的步伐，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。但是，從目前的情況來看，很多事業(yè)單位的辦公條件簡陋，不能夠進(jìn)行有效的檔案管理工作。有的部門即使配備了計算機(jī)，工作人員也僅僅是簡單的文字錄入，并沒有發(fā)揮計算機(jī)的優(yōu)點將檔案管理信息化。
4.事業(yè)單位的檔案管理資源得不到有效利用。
很多事業(yè)單位受傳統(tǒng)觀念的影響，在進(jìn)行檔案管理時，僅僅是進(jìn)行資料的收集、整理和保管，并沒有認(rèn)識到檔案管理工作的真正目的。檔案管理的目的在于檔案資源的開發(fā)利用，即根據(jù)已有的信息，為事業(yè)單位的下一步發(fā)展提供參考資料。由于事業(yè)單位對檔案管理工作認(rèn)識上的偏差，缺乏對檔案資源的開發(fā)利用的意識，導(dǎo)致檔案管理的資源利用率比較低。
二、新時期事業(yè)單位檔案管理工作的建議
1.提高事業(yè)單位對檔案管理工作的認(rèn)識水平。
若想實現(xiàn)檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，必須改變事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員對檔案管理工作認(rèn)識上的偏差，使他們認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，才能保證事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。第一，應(yīng)該使事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)明確檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展所能起到的重要作用。只有領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作足夠重視，相關(guān)的工作人員才會加強(qiáng)檔案管理工作。第二，要對進(jìn)行檔案管理的工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，提高他們對檔案管理工作的認(rèn)識水平，讓他們以極大的熱情的投入到工作當(dāng)中去?？傊?，為了加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作，必須從根本上改變工作人員的傳統(tǒng)觀念，讓他們明白檔案管理工作的重要性，明確自己身上所肩負(fù)的責(zé)任。
2.健全事業(yè)單位的檔案管理制度。
之所以當(dāng)前的檔案管理工作非?；靵y，原因之一在于沒有與檔案管理相配套的管理制度。因此，加快建立健全事業(yè)單位的檔案管理制度，能夠有效保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要加大對檔案管理工作的重視程度，促進(jìn)相關(guān)管理制度的制定和完善。只有在科學(xué)有效的管理制度下，才能促進(jìn)檔案管理工作向著科學(xué)、合理的方向發(fā)展。
3.提高事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的技能水平。
事業(yè)單位的檔案管理工作并不僅僅是單純的資料錄入、整理和保存，它對相關(guān)工作人員的專業(yè)技能要求極高。為了提高檔案管理工作的水平，必須嚴(yán)格挑選從事檔案管理工作的人員，并對他們進(jìn)行全面的技能培訓(xùn)。第一，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)挑選技能過關(guān)的人員從事檔案管理工作，并對他們進(jìn)行定期的培訓(xùn)，以適應(yīng)新的發(fā)展要求。第二，做好新進(jìn)員工的培訓(xùn)工作，讓他們熟悉檔案管理的工作流程，對培訓(xùn)不及格的人員不允許上崗工作。第三，鼓勵員工進(jìn)行大膽創(chuàng)新，提出新的工作思路，借助先進(jìn)的管理思想提高整個團(tuán)隊的服務(wù)水平。總之，在對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時，還要結(jié)合本單位的具體情況，用行之有效的方法提高工作人員的技能水平。
4.合理配置事業(yè)單位的檔案資源。
事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的目的是通過記錄、保存日常的工作安排，對事業(yè)單位以后的發(fā)展做出指導(dǎo)性的意見。因此，必須要改變事業(yè)單位檔案管理的模式，優(yōu)化檔案管理的結(jié)構(gòu)，以便于進(jìn)行分級管理，提高檢索率。通過分級管理，簡化了繁雜的檔案管理系統(tǒng)，便于事業(yè)單位進(jìn)行信息檢索，進(jìn)而提煉出可以利用的重要資源，從而提高了事業(yè)單位檔案資源的利用率。
三、總結(jié)
我國事業(yè)單位的檔案管理模式比較落后，工作人員的思想相對保守，使得檔案管理工作不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。因此，必須對事業(yè)單位現(xiàn)行的檔案管理模式進(jìn)行改革，轉(zhuǎn)變事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的認(rèn)識，才能夠在新的歷史背景下，進(jìn)行高效條理的檔案管理工作。本文通過分析目前檔案管理中存在的弊端，探索了行之有效的解決辦法，以期在新的歷史背景下，提高事業(yè)單位檔案管理工作的服務(wù)水平，促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。
作者：張富 單位：吉林省白城市社會福利院