醫(yī)院檔案管理中信息化技術的應用

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關鍵詞：醫(yī)院檔案；檔案管理；信息化技術；新模式；建設策略

引言

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，為決策層總結經(jīng)驗和發(fā)現(xiàn)問題提供依據(jù)，進而調整發(fā)展戰(zhàn)略，使醫(yī)院健康、有序地發(fā)展。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，醫(yī)院的醫(yī)療、科研、教學等方面發(fā)揮著重要作用。計算機的廣泛應用，促進了醫(yī)院檔案信息化的發(fā)展，使醫(yī)院的檔案管理向著規(guī)范化、現(xiàn)代化邁進，為醫(yī)院檔案資料的安全、有效存儲與快速應用提供了強大的技術支撐。

1傳統(tǒng)紙質檔案存在的不足

傳統(tǒng)紙質檔案存在內容單一，信息承載量不足，堆放不規(guī)范等缺陷。（1）存儲和調取問題多。醫(yī)院在運營過程中形成了大量的檔案資料，由于歸檔不及時，日積月累，形成了數(shù)量眾多的堆置檔案，造成檔案無法及時準確地提取等問題。我們可以將存儲、調取視為檔案管理工作的源頭與結尾，在頭部工作完善性不足的情況下，尾部工作勢必很難精確、高效落實[1]。（2）信息承載量不足。紙質檔案信息承載量不足已經(jīng)是毋庸置疑的事實，針對某個病患診療活動中形成的醫(yī)療檔案，只有簡易的統(tǒng)計表是不夠的，他很難全面地反映病人病情的變化過程，無法凸顯隱匿的關鍵性信息，臨床醫(yī)務人員不能據(jù)此總結經(jīng)驗教訓，不利于醫(yī)院醫(yī)療工作效率的全面提升。

2醫(yī)院檔案管理采用信息化技術的意義

2.1助推醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新

多元化、大規(guī)模、便捷性是信息化技術的主要特征。信息化技術在新時代醫(yī)院檔案中的應用，實現(xiàn)了相關數(shù)據(jù)的深度挖掘，有效管理病患、醫(yī)療設備、科研及教學等諸多信息，對醫(yī)院醫(yī)療工作的全覆蓋，確保信息更新與處理的時效性，提升了工作效率。

2.2提升管理的智能化水平

醫(yī)院是一個綜合性機構，部門眾多，要實現(xiàn)對各部門檔案的有效管理，需要大量時間與人員。在現(xiàn)代信息技術背景下，新技術應用于檔案管理工作，實現(xiàn)了檔案的集約化管理，逐步實現(xiàn)標準化的信息收錄和查詢，使院內工作人員通過網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案資源共享，也使臨床醫(yī)生實現(xiàn)了辦公自動化。

2.3實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的精細化管理

加大信息化建設力度，使醫(yī)院實現(xiàn)檔案精細化管理。應用采集數(shù)據(jù)、篩查信息及后臺處理等形式，快捷、準確地將檔案資料歸檔至各子路徑內，為提取檔案數(shù)據(jù)創(chuàng)造便利條件，提升檔案的利用率[2]。采用信息化技術管理醫(yī)院檔案資料，有助于提升藥品與醫(yī)療設備的管理效率，壓縮采購成本，為采購和維護管理提供全面、及時的信息支持。

2.4促進各種信息資源整合

檔案信息管理系統(tǒng)平臺的建立健全，大大提高了工作效率。當科室醫(yī)務人員錄入病患的各項信息時，系統(tǒng)便會啟用智能功能，自行總結并產(chǎn)出歸檔資料，對日期、科室、患者身份信息等進行編碼、整合，可使不同部門、科室之間通過網(wǎng)絡共享患者的信息，大大提高了工作效率與質量，拓展了管理與服務空間，使檔案價值得到充分發(fā)揮。

3醫(yī)院檔案信息化管理的新模式

3.1基于B/S設計醫(yī)院綜合檔案管理系統(tǒng)

采用當下國際流行的B/S技術結構（即瀏覽器/服務器）進行設計。B/S結構能沖破時間、地域客觀條件的約束，為廣大用戶提供查詢與打印檔案的服務功能，適合非計算機專業(yè)人員應用。因服務器由管理員統(tǒng)一管理，保證了系統(tǒng)的安全性。系統(tǒng)的總體結構由門戶層、應用層及數(shù)據(jù)層共同構成（見圖1）[3]。系統(tǒng)的模塊設計及功能實現(xiàn)可以做出如下表述：（1）界面：系統(tǒng)有用戶與管理員兩個界面，最大限度地分隔用戶和數(shù)據(jù)庫管理，之所以將兩個界面分開，主要是維護檔案數(shù)據(jù)的安全性。本系統(tǒng)盡管能為用戶、管理員提供查詢、打印、錄入的服務功能，但僅有管理員有修改的權限。（2）管理模塊及其功能：不管是用戶界面，還是管理員界面，均由13個管理模塊構成（見圖2）[4]。用戶界面的各個檔案管理模塊均由數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)管理三個菜單組成，管理員界面的管理模塊新增了錄入數(shù)據(jù)批量管理這一菜單，利用該菜單可刪除臨時數(shù)據(jù)表內的垃圾信息，能夠批量化刪除用戶在限定時間內沒有存檔的信息，進而維持系統(tǒng)正常運作過程。用戶界面兩個結算系統(tǒng)的管理模塊均有日志、留言及密碼管理菜單，不同的是管理員界面還有數(shù)據(jù)庫備份或恢復管理菜單，管理員定期把檔案數(shù)據(jù)備份至本地磁盤內，用來準備恢復系統(tǒng)的使用狀態(tài)。

3.2建設規(guī)章制度

首先，根據(jù)相關法律法規(guī)及上級檔案部門的有關規(guī)定，結合本院發(fā)展的實際情況，建立檔案信息管理配套的規(guī)章制度，真正做好、做實制度化建設工作，包括檔案歸檔、借閱、保管、利用、保密以及風險防范制度等。完善醫(yī)院檔案管理人員的培訓機制，定期組織相關人員參與業(yè)務技能學習與培訓活動，增強從業(yè)人員應用計算機技術的能力，從而整體提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。其次，醫(yī)院在進行教學、科研、管理、基礎建設等各類活動中產(chǎn)生的有保存價值的文字、圖表、聲像等多媒體資料，明確要求將這些資料均要以數(shù)字化形式整合至信息管理系統(tǒng)內，并形成相關制度，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。最后，加大醫(yī)院現(xiàn)存各類檔案及各科室有關資料的整合力度，交給醫(yī)院檔案室統(tǒng)一管理，均以數(shù)字化形式存儲備用，保證檔案資料的完整性、精確性與安全性。3.3檔案管理工作要求分工明確（1）構建數(shù)字化檔案室加大對檔案管理工作的規(guī)劃、組織及協(xié)調力度，督導各科室檔案管理工作實施情況，落實永久保存與及時提供、利用檔案的任務。購置DARMS（文件檔案資料綜合管理系統(tǒng)）系列檔案軟件，合理使用計算機與多媒體技術，實現(xiàn)檔案管理信息化，以此為基礎實現(xiàn)統(tǒng)計、分析、搜索與應用[5]。（2）明確檔案室人員的任務和職責科學制定檔案管理人員崗位責任制；嚴格依照相關規(guī)范，采集、梳理、分類、鑒別、保存、統(tǒng)計各類檔案及有關資料，采用數(shù)字化形式統(tǒng)一保管；推行開放利用制度，積極為醫(yī)院的教學、科研及各科室管理提供檔案資料服務；完善信息工作的綜合化建設水平，認真落實做好信息的編輯工作，深度挖掘檔案的使用價值。

3.4檔案立卷歸檔要及時跟進

首先，嚴格按照醫(yī)院各職能部門的分工與職責，建立健全立卷歸檔制度，逐漸將其納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，形成規(guī)范的管理制度，明確相關人員的職責范疇，力求做到“四同步”，即部署、檢查、歸納及檢驗步調一致。其次，針對已辦理完、具有較高存留價值的各類文件材料，要求各職能部門一定要做到完整采集，嚴格依照年度、類別標準梳理組卷，針對立卷的案卷，若經(jīng)本部門負責人審核簽字領取后，需編寫移交清單，并在規(guī)定的時間內移交給數(shù)字化檔案室完成歸檔。最后，確保信息化檔案的規(guī)范性。遵照各類檔案產(chǎn)出過程的規(guī)律，按一定的原則分門別類，為保存與應用創(chuàng)造便利性。明確要求在教學、科研與管理活動中產(chǎn)生的各類檔案手續(xù)完善齊全，并確保其在長期保管中不出現(xiàn)或少出現(xiàn)折損。針對管理類的檔案，應依照問題大小、發(fā)生時間或重要性等作出排序；針對不同專題和成套的檔案，要依照階段、結構等進行依次組卷。嚴格依照規(guī)定格式填寫每個案卷目錄、頁碼、立卷人、檢查人、立卷時間等，要科學準確地劃定保管期限，規(guī)定案卷題名簡明扼要、格式統(tǒng)一[6]。整齊牢固裝訂案卷，錄入格式完善、清楚，設有可供查詢的條目。針對全院檔案資料，一定要按照全宗整理，同宗的檔案嚴禁出現(xiàn)分散情況，不同宗的檔案不可混淆。在設定好檔案分類、編號后，相關人員不可依照主觀意愿擅自改動。

3.5加大監(jiān)管力度，提高密級水平

在信息化技術的支撐下，醫(yī)院要主動強化對檔案的監(jiān)管力度，對資料進行備份管理，避免或減少檔案數(shù)據(jù)遺失的情況。為了更好地維護醫(yī)院檔案的信息安全，應加大對檔案信息系統(tǒng)的安全監(jiān)管力度，合理使用加密技術。通過設置防火墻、管理系統(tǒng)登錄權限等方法，提高檔案數(shù)據(jù)庫的密級；加大內網(wǎng)獨立性及外網(wǎng)加密性的建設力度，對病毒侵襲形成阻礙，進一步提升檔案資料的安全性[7]。尤其是在現(xiàn)實工作中，檔案管理人員利用互聯(lián)網(wǎng)查找行業(yè)有關信息時，很容易感染DOS、木馬病毒等，增加本院檔案數(shù)據(jù)被盜取、刪減的概率，這就要求管理人員積極采用事前防范手段，參照檔案資料的查閱權限，采用指紋、人臉、復雜密碼認證等形式，嚴格設置登錄權限，以防人為操作增加信息化管理系統(tǒng)運行的安全風險。

3.6合理開發(fā)利用信息化檔案

首先，加大電子檔案管理和利用力度，深度開發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案資料的信息功能，創(chuàng)造更大效益。其次，制定配套的搜索與參考工具，比如檔案室指南、全宗簡介、專題目錄、人物及著錄卡片等，為相關人員使用檔案資料創(chuàng)造便利條件，提高編研工作效率。最后，在使用醫(yī)院信息化檔案時，一定要嚴格依照規(guī)程辦理使用手續(xù)，填寫《登記表》，針對外借的檔案，相關人員一定要督促其按期歸還，不可向外泄露檔案信息，不可出現(xiàn)轉借他人的行為。

4結語

檔案管理是各級醫(yī)院管理中的重要內容之一，加強信息化建設力度對醫(yī)院檔案管理工作將會形成深刻、積極的影響，能明顯提升醫(yī)院檔案的存管、調取效率，將檔案的利用價值發(fā)揮到最大化，提升醫(yī)院綜合管理水平。

參考文獻：

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作者：李嫚 單位：四川省資陽市安岳縣人民醫(yī)院