高校干部檔案管理人員數字素養(yǎng)的提升

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摘要：提升高校干部檔案管理人員的數字素養(yǎng)對于推動檔案工作數字化轉型及實現(xiàn)檔案治理現(xiàn)代化具有重要意義。本文認為高校干部檔案管理人員數字素養(yǎng)包括數字技術、信息管理、協(xié)同合作、內容創(chuàng)建、信息安全等五個維度內容；提出了提升高校檔案管理人員數字素養(yǎng)的五大策略。

關鍵詞：數字化轉型；干部檔案；數字素養(yǎng)；高校

1問題的提出

數字技術的應用與發(fā)展驅動各行業(yè)包括檔案工作的數字化轉型。2020年新修訂檔案法增設“檔案信息化建設”章節(jié)內容，要求加強檔案信息化建設，保障檔案信息安全，且明確規(guī)定電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。加強檔案信息化建設、推進檔案工作數字化轉型對檔案管理人員提升自身數字素養(yǎng)提出了新要求。高校干部檔案是全面、真實反映高校教工和干部學習、工作等情況的原始記錄，是職稱評聘、人才選拔和崗位調配的關鍵性依據，提升高校干部檔案管理人員的數字素養(yǎng)是實現(xiàn)高校檔案工作和干部管理現(xiàn)代化的重要內容。然而，當前高校干部檔案管理人員仍存在以下方面問題：在年齡結構方面，人員年齡偏大，人員的整體數字素養(yǎng)跟不上數字技術的日新月異；在知識結構方面，既懂技術又懂管理的復合型專業(yè)人才嚴重不足；在學歷能力方面，碩博學歷占比較低，工作能力參差不齊，數字化應用水平較低。隨著數字化轉型不斷推進、高校用人機制逐步完善、干部檔案管理工作日益規(guī)范，高校應加緊打造一支知識結構完備、數字素養(yǎng)較高、業(yè)務能力較強的干部人事檔案管理隊伍。

2高校干部檔案管理人員數字素養(yǎng)的構成內容

明確高校干部檔案管理人員數字素養(yǎng)的構成內容既是提出數字素養(yǎng)提升策略的前提，也是高校人力資源配置更加精準高效的基礎。目前一些國際組織，如美國圖書館協(xié)會（ALA）、英國聯(lián)合信息委員會（JISC）和歐盟等均為數字素養(yǎng)制定了執(zhí)行標準，指導如何把數字素養(yǎng)融入相關工作中，提升管理人員的數字化應用能力和水平，這些標準也為高校干部檔案管理人員的數字素養(yǎng)構成提供參考框架。ALA認為數字素養(yǎng)包括：一是技術和理解能力，即能夠查找、評估和創(chuàng)建各式各樣的信息；二是信息管理能力，即通過一定數字技術方法進行信息的檢索并對檢索結果作出評判和分析；三是對信息管理、技術應用、終身學習與用戶隱私的關系有一定見解；四是數字協(xié)作能力，即通過所掌握的技術與他人進行有效溝通交流；五是數字化創(chuàng)建能力，利用相關技能為公民創(chuàng)造出和諧且互動性高的環(huán)境。歐盟從知識方面、技能方面和態(tài)度三方面對二十一種具體的數字素養(yǎng)進行了分析。JISC認為，數字素養(yǎng)包括媒介素養(yǎng)、問題解決和創(chuàng)新素養(yǎng)、 ICT素養(yǎng)、數字學習素養(yǎng)、數字身份素養(yǎng)、數字交流素養(yǎng)等六方面。新媒體聯(lián)盟將數字素養(yǎng)分為通識素養(yǎng)、創(chuàng)新素養(yǎng)和跨學科素養(yǎng)。學者Laar等認為數字素養(yǎng)評價體系應包括技術、信息管理、通信、協(xié)作和創(chuàng)作力等七方面。在參考以上框架與結合檔案管理特性的基礎上，本文提出干部檔案管理人員數字素養(yǎng)的構成內容應包括以下五個維度。一是數字技術維度。技術應用作為數字素養(yǎng)的基礎能力，主要是指檔案管理人員對數字化技術的認知及應用能力，包括數字設備認知、數字設備操作、數字設備維護以及電子郵件使用能力，是利用數字化工具開展檔案工作的技術儲備。隨著高校干部人事檔案的數字化工作逐步向縱深發(fā)展，需要具備一定的信息技術和數字化管理基礎知識，熟悉檔案管理系統(tǒng)的操作，能夠利用技術進行內外部協(xié)作、在線處理信息等。二是信息管理維度。技術應用實操最重要的步驟是對信息進行管理，主要是指對信息的獲取、處理、評估與檢索能力。根據《干部人事檔案工作條例》，干部人事檔案可以分為干部履歷、自傳、學歷、黨團等十種材料，需要管理人員對不同的信息進行鑒別處理，分類管理，進而對不同的檔案進行分析處理，以挖掘信息價值。干部檔案管理人員應在實際工作中具備檔案信息的整理組織、檢索處理、歸納分析等能力。三是協(xié)同合作維度。數字化環(huán)境下，高校干部檔案管理人員與其他職能部門人員進行交流互動、相互協(xié)作等能力的總和，包括高校干部人事數字化互動能力和數字化協(xié)作能力。由于干部檔案“檔隨人走”的要求，具有流動性大的特點，要求干部檔案管理人員做好與人員及人事部門的充分配合，做好檔案資料的接收和傳遞工作。高校干部人事檔案管理需要多部門的協(xié)作，打破層級壁壘，暢通業(yè)務流程。四是內容創(chuàng)建維度。根據工作需要和要求創(chuàng)建與整合檔案數字內容的能力。干部檔案材料內容比較豐富，管理人員不僅需要具有利用數字資源的能力，還需要創(chuàng)造性地輸出內容。管理人員需要做好缺件的記錄和管理，提升信息整合能力，以便補齊檔案材料。同時，搭建和升級干部人事檔案管理系統(tǒng)，按照用戶不同的需求，在提供指令和系統(tǒng)完善中對管理人員的創(chuàng)新能力提出了一定的要求。五是信息安全維度。檔案管理人員安全、合法地使用數字系統(tǒng)及設施，包括確保設施安全、數據安全和數據保密的能力。網絡的開放性也帶來了頻繁出現(xiàn)的網絡安全問題，如果干部檔案的數據泄露或者是被盜取，會對高校人力資源的管理帶來重大損失，因此信息安全能力對干部檔案管理人說必不可少。信息安全維度著重要求檔案管理人員在使用數字系統(tǒng)管理時確保安全性和合法性。

3高校干部檔案管理人員數字素養(yǎng)提升策略

根據上文所述數字素養(yǎng)的五方面維度及其具體構成內容，可以著重從以下幾個方面去提升高校干部檔案管理人員的數字素養(yǎng)。第一，調整自身知識結構，增強技術應用能力。對高校干部檔案管理人員來說，要對自身知識體系進行豐富與調整,積極更新理論知識結構，以便能夠適應數字化轉型新形勢新要求。要積極學習相關其他領域的知識，提升使用數字化應用的能力，熟練掌握與應用新型管理技術，積極學習各類數字系統(tǒng)的操作并能準確提供需求和及時反饋。第二，強化信息管理能力，培養(yǎng)數字化意識。高校干部檔案管理人員需注重信息處理、信息檢索、信息應用能力的提升，要敏銳地識別檔案信息，對信息進分析和加工處理。在收集檔案時對檔案的歸檔范圍應做出可靠性和權威性的判斷，對檔案內容做出科學的鑒定, 正確理解用戶需求。利用數字化工具，快速準確查詢定位，評估信息對檔案工作的應用價值。此外，高校應根據干部人事檔案管理隊伍的現(xiàn)狀，加強數字化管理宣傳，培養(yǎng)干部檔案管理人員的數字化意識，加強觀念引導。第三，促進多部門協(xié)調配合，加強崗位培訓。高校干部管理人員應加強與相關業(yè)務部門的協(xié)調合作能力，明確干部檔案管理人員的各項分工協(xié)作，形成科學規(guī)范的機制。同時，定期舉行相關的培訓交流會議，促進不同部門人員的經驗交流。應對檔案管理人員定期進行培訓，組建結構合理、有事互補、年富力強的工作團隊，形成集體學習和終身學習的團隊氛圍，穩(wěn)步提升相關工作人員的數字素養(yǎng)。第四，積極尋求創(chuàng)新與發(fā)展，全面增強干部素養(yǎng)。對信息的獲取和利用有助于干部檔案管理人員發(fā)掘信息價值，因此高校干部檔案管理人員要根據數字平臺創(chuàng)建、整合干部檔案信息的需求，完善檔案內容，發(fā)掘檔案價值。同時要重視思維創(chuàng)新，增強創(chuàng)新能力，具體來說即需要結合工作經驗，積極探索、創(chuàng)建科學的檔案管理模式，加強檔案管理人員在不同的平臺系統(tǒng)上創(chuàng)建整合內容的能力。第五，增強安全觀念和保密意識，維護檔案資源可靠性。應提高管理人員的數字化技術水平，確保系統(tǒng)異常時，管理人員可以第一時間修復系統(tǒng)，保障數字化設施與網絡的安全。要增強管理人員對信息/數據安全的認識和重視。另外，工作人員加強對數據安全保護的法律政策和相關知識的學習，確保用戶的隱私安全。

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作者：何山 單位：吉林大學黨委組織部