高職院校安全工作檔案管理研究

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摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，我國(guó)高職教育事業(yè)也在不斷發(fā)展。但與此同時(shí)，高職院校安全工作的檔案管理卻面臨著不少問題。高職院校的安全工作檔案記錄著學(xué)校的安全管理信息以及學(xué)生的檔案信息，如果對(duì)其管理不加重視很容易造成檔案泄露以及破壞校園安全的情況。因此各高職院校應(yīng)該加強(qiáng)安全工作的檔案管理，本文從加強(qiáng)高職院校安全工作檔案管理的意義、現(xiàn)存問題以及策略三個(gè)方面進(jìn)行論述，僅供參考。

關(guān)鍵詞：高職院校；安全工作；檔案管理

1加強(qiáng)高職院校安全工作檔案管理的意義

1.1完善學(xué)校檔案管理工作

高職院校的檔案資料非常豐富，不僅包含了學(xué)校安全管理的歷程，還包含了教師、學(xué)生的個(gè)人隱私，具有重要的價(jià)值。因此，加強(qiáng)安全工作檔案管理是完善學(xué)校檔案管理工作的重要舉措。學(xué)校的相關(guān)工作人員應(yīng)該提升自己的安全檔案意識(shí)，建立健全安全檔案管理機(jī)制，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，規(guī)范檔案封裝流程，從而保障學(xué)校檔案的安全，促進(jìn)和諧校園的建設(shè)[1]。

1.2推進(jìn)學(xué)校安全管理進(jìn)程

高職院校的安全檔案中往往記錄了學(xué)校進(jìn)行安全管理工作的實(shí)際工作內(nèi)容與反饋，這是學(xué)校寶貴的管理經(jīng)驗(yàn)，它不僅能夠在學(xué)校面對(duì)安全問題時(shí)提供經(jīng)驗(yàn)和解決思路，還能夠根據(jù)大量的記錄探尋合適的方法，總結(jié)問題的規(guī)律，有效進(jìn)行預(yù)防和管理。因此，加強(qiáng)高職院校安全工作的檔案管理能夠推進(jìn)學(xué)校安全管理的進(jìn)程，提高學(xué)校安全管理工作的效率。

1.3提供依法治校的法規(guī)依據(jù)

隨著我國(guó)教育改革的不斷深化，高職院校更應(yīng)該不斷推進(jìn)依法治校，加快學(xué)校有關(guān)制度的建設(shè)。所謂依法治校，就是發(fā)揮法治在高校中的作用，提高學(xué)校的法治化、科學(xué)化。而學(xué)校的安全工作管理檔案中對(duì)于安全工作有著詳細(xì)的記錄，包括對(duì)于相關(guān)法律條文以及規(guī)范的具體陳述。因此，加強(qiáng)高職院校安全工作檔案管理能夠?yàn)橐婪ㄖ涡Ｌ峁┓ㄒ?guī)依據(jù)。

2當(dāng)前高職院校安全工作檔案管理中的問題

2.1重視程度不夠

根據(jù)大量的調(diào)查能夠看出，大多數(shù)高職院校都存在著不重視檔案管理工作的情況，一般是上級(jí)的落實(shí)不到位，下級(jí)的實(shí)際管理欠缺，甚至有的高校在檔案管理中還存在缺位的情況，沒有專業(yè)的工作人員對(duì)其進(jìn)行管理。一般來說，學(xué)校在每年年初的時(shí)候就應(yīng)該開展考核工作，但是很多的教師積極性較差，準(zhǔn)備考核資料時(shí)比較敷衍，導(dǎo)致學(xué)校的檔案資料雜亂無章。此時(shí)如果還缺少專業(yè)工作人員的管理，那么該校的檔案情況將會(huì)非常復(fù)雜，在需要用到檔案的時(shí)候經(jīng)常出現(xiàn)資料遺失的情況，有時(shí)會(huì)造成嚴(yán)重的后果[2]。

2.2檔案管理混亂

一般高職院校的安全工作檔案管理過程較為混亂，不夠規(guī)范。常見的有以下幾種情況：首先是資料缺失，學(xué)校安全工作的范圍較為廣泛，檔案的內(nèi)容也是繁雜的，其涉及面廣，影響力大，尤其是在進(jìn)行安全管理工作時(shí)會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，很多學(xué)校并沒有及時(shí)對(duì)這些資料進(jìn)行整理，久而久之就會(huì)出現(xiàn)資料缺失的現(xiàn)象，給學(xué)校帶來?yè)p失；其次是檔案內(nèi)容混亂，由于每次產(chǎn)生的檔案都沒有進(jìn)行及時(shí)的整理和分類，很多檔案資料都混雜在一起，甚至幾年的資料都堆放在一起，無法在使用時(shí)進(jìn)行有效地查看；最后是檔案的建檔分類不合理，有的學(xué)校在建檔的時(shí)候沒有采用合理的建檔分類，導(dǎo)致工作人員進(jìn)行歸檔時(shí)出現(xiàn)操作困難。

2.3信息化程度低

隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多的行業(yè)都引入了信息技術(shù)輔助相關(guān)工作提高工作效率，然而很多高職院校的安全工作檔案管理信息化程度極低，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)不到位，無法實(shí)現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化管理。有的學(xué)校還在使用紙質(zhì)檔案管理的方式進(jìn)行安全管理工作，與信息技術(shù)管理相比，紙質(zhì)檔案無法實(shí)現(xiàn)智能分類以及搜索調(diào)用，更加增加了學(xué)校的負(fù)擔(dān)[3]。

3加強(qiáng)高職院校安全工作檔案管理策略

3.1強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)

要想改變高職院校安全工作檔案管理的現(xiàn)狀，首先應(yīng)該強(qiáng)化教職人員的責(zé)任意識(shí)，主張“誰主管、誰負(fù)責(zé)”、“誰建檔、誰管理”以及“誰檢查、誰登記”的準(zhǔn)則，將每一步工作的責(zé)任都落實(shí)到個(gè)人，對(duì)于出現(xiàn)紕漏的情況能夠及時(shí)查出明確的責(zé)任人進(jìn)行追責(zé)，就能夠有效提高高職院校的檔案管理工作效率。

3.2完善框架體系

當(dāng)前高職院校的檔案管理工作之所以存在資料混亂的問題，主要是因?yàn)榻n的框架體系不健全、不合理，因此，學(xué)校在進(jìn)行建檔分類時(shí)一定要及時(shí)補(bǔ)充新的內(nèi)容，并建立科學(xué)合理的框架體系，使檔案的類別能夠涵蓋著學(xué)校管理工作的方方面面[4]。

4結(jié)束語

總之，高職院校應(yīng)該重視安全工作檔案管理，通過強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)以及完善框架體系的方法加強(qiáng)檔案管理工作的有效性，解決檔案管理過程中出現(xiàn)的資料混亂、權(quán)責(zé)不明等問題，提高學(xué)校檔案管理工作的效率，促進(jìn)學(xué)校和諧發(fā)展，為創(chuàng)造法治學(xué)校提供相關(guān)支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁枚.論高職院校安全工作的檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017(13)：74-75.

[2]盧鵬，晉曉輝.加強(qiáng)和改進(jìn)新時(shí)期學(xué)校安全檔案管理工作的對(duì)策建議[J].山東檔案，2017(2)：38-39.

[3]丁雪飛.關(guān)于檔案管理安全工作的研究[J].赤子(上中旬)，2017(6)：173.

[4]柳偉，盧鵬.淺談“安全清單”模式對(duì)加強(qiáng)學(xué)校安全工作及檔案管理的促進(jìn)作用：以煙臺(tái)市學(xué)校安全“三個(gè)清單”為例[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2016(7)：143+145.

作者：向國(guó)權(quán) 單位：湘西民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院