怎樣做好財政投資評審檔案管理工作
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摘要：做好財政投資評審檔案管理工作對規(guī)范財政投資評審工作，保障財政投資評審工作準確、客觀、公正具有積極的現(xiàn)實意義。本文從認識評審檔案價值、全面做好評審檔案收集、評審檔案歸檔、評審檔案保管和評審檔案利用等環(huán)節(jié)，就新時期做好財政投資評審檔案管理提出了具體的應(yīng)對之策，對規(guī)范財政投資，提升政府資金使用效率，提升財政投資評審檔案管理的水平具有積極的現(xiàn)實指導意義。
關(guān)鍵詞：財政檔案；檔案管理；新時期
概述
財政投資評審是指由各級財政部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定，對融資建設(shè)項目與財政性投資，進行工程預（結(jié)）算、概算、竣工財務(wù)決算等一系列與實施評價審查相關(guān)的工作。財政投資評審檔案（以下簡稱“評審檔案”）則是指在財政投資評審工作過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、視音頻等原始記錄。做好財政投資評審檔案管理工作對規(guī)范財政投資評審工作，保障財政投資評審工作準確、客觀、公正具有積極的現(xiàn)實意義。新時代評審檔案管理工作要堅持全生命周期理念，把握評審檔案的規(guī)律和特點，從評審檔案的收集、歸檔、保管和利用全環(huán)節(jié)嚴格執(zhí)行評審檔案的規(guī)范和要求，確保評審檔案工作的規(guī)范性、標準化，以滿足新時代財政投資評審檔案的新要求。
一、認識評審檔案價值
財政投資評審是衡量財政投資項目綜合管理水平的重要標尺，也是多角度、全方位、各層次的評價財政投資項目的系統(tǒng)評價體系，是強化政府財政投資管理的重要手段。在思想上要充分認識到做好評審檔案管理對提升財政投資項目資金利用效率，規(guī)范項目資金使用、做好項目竣工驗收等等發(fā)揮著重要作用。
1.領(lǐng)導思想高度重視財政投資項目評審檔案管理管理領(lǐng)導要高度重視評審檔案管理工作，在思想上要充分認識到評審檔案工作對于財政投資項目評審工作的極端重要性，是財政投資項目評審的重要信息資源。要把評審檔案管理工作納入到評審業(yè)務(wù)重要議事日程，強化組織領(lǐng)導，明確部門及人員職責分工，納入到年度目標績效考核的重要內(nèi)容，帶頭落實各項目標要求，從人、財、物等各方面給予評審檔案管理工作以大力支持，營造部門上下高度重視評審檔案管理工作的濃厚氛圍。
2.管理人員清晰認識評審檔案工作的具體人員要在思想上充分認識到評審檔案管理工作的重要性認識，明確評審檔案工作崗位的職責內(nèi)容、職責要求，增強做好評審檔案工作的使命感、責任感，熟悉評審檔案工作的各項基本要求，明確評審檔案收集、整理、分類、編目、保管、利用等全過程標準和規(guī)范要求，增強做好評審檔案管理工作的思想自覺和行為自覺，切實加強財務(wù)投資評審及檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識學習，提升自身業(yè)務(wù)素能，為評審檔案管理工作提供可靠技術(shù)保障和過硬業(yè)務(wù)素能支撐。
3.增強檔案意識觀念財政投資評審檔案管理工作業(yè)務(wù)性強、保密事項多、各項要求高等特點，要求檔案管理者及具體操作人員要牢固樹立法治理念、規(guī)范意識，切實增強依法管檔、依法用檔的意識。檔案人員要明確財政投資評審領(lǐng)域相關(guān)法律法規(guī)以及財政投資評審方面紀律要求，嚴格按照相關(guān)規(guī)定和要求自覺做好財政投資評審檔案管理工作。
二、全面收集評審檔案
資料收集是做好財政投資評審檔案管理的前提和基礎(chǔ)，資料收集的及時性、完整性和準確性，直接影響到后期評審檔案歸檔、利用的質(zhì)量和效果。因此，要在思想上高度重視評審檔案收集工作，及時、全面、完整地做好評審檔案收集，切實做到應(yīng)收盡收。
1.及時收集評審資料成立評審檔案管理領(lǐng)導小組，安排專人負責評審資料的收集，賦予不同崗位人員工作職責。明確不同部門、不同人員承擔相應(yīng)的職責。如財政投資項目單位應(yīng)定期上報相關(guān)評審文件，將評審文件交檔案管理人員登記，包括：財政投資項目單位名稱、地址、文件資料目錄、報審時間、聯(lián)系電話及聯(lián)系人簽名等，確保評審資料應(yīng)收盡收。此外，評審人員在日常評審環(huán)節(jié)注意評審資料的搜集、整理和保管，評審結(jié)束后及時移交檔案管理部門。
2.明確評審資料范圍財政投資評審資料歸檔范圍包括：工程預（結(jié)）算審核資料和工程決算審核資料等都應(yīng)納入收集歸檔范疇。前者，主要包括項目立項批文、工程概算文件、施工圖紙、預算書、工料分析表、工程量計算書、計算底稿及其他資料；后者，主要包括決算書、工程竣工圖、工程建設(shè)合同、開工報告、竣工驗收證明、施工許可證、隱蔽工程記錄、工程監(jiān)理報告等等。
3.評審資料收集要求評審資料收集應(yīng)做到及時、規(guī)范、準確、完整。如，評審資料收集時要檢查內(nèi)容是否齊全、格式是否規(guī)范，評審資料來源是否合法可信。此外，評審員還應(yīng)保證移交的評審資料內(nèi)容完整，格式符合相關(guān)要求，獲得的簽證記錄、合同文件等真實有效。
三、及時歸檔評審檔案
評審資料收集后，還需要及時移交至檔案管理部門，由檔案管理部門按照《檔案法》《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，嚴格按照歸檔程序做好評審檔案立卷、歸檔等工作，確保應(yīng)歸盡歸。1.移交財政投資評審檔案應(yīng)在項目評審人員在項目竣工財務(wù)決算批復后，在規(guī)定的時間內(nèi)（通常為15天）將屬于歸檔范圍的評審資料收集、整理后移交至檔案管理人員。由檔案管理人員與項目評審人員共同清點所移交的文件資料數(shù)量等，并由雙方簽字確認，確保評審檔案及時移交、完整歸檔。
2.立卷評審資料立卷程序一般為：分類—組合—編目。即，在評審材料完整收集基礎(chǔ)上，將評審資料按特點進行分類，再將分類的材料按照一定規(guī)律進行組合，經(jīng)過組合后的材料再進行系統(tǒng)的排列和編目。其中，“分類”可采用“年度——組織機構(gòu)”分類法；而“組合”則是以問題為主，兼顧其他，構(gòu)建緊密聯(lián)系、保管期限劃分準確。評審類以評審報告在前，項目批辦單、評審依據(jù)等材料在后的原則排列；以全宗為單位，按不同門類、載體、保管期限分別排列。
3.歸檔根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合財政部門工作實際，檔案管理者應(yīng)把握財政投資評審檔案特點和規(guī)律，在做好分類整理、裝訂、立卷的基礎(chǔ)上，及時歸檔文件目錄，做好案卷編號和登記，確保歸檔及時、完整、準確。
四、做好評審檔案保管
評審檔案記錄了財政投資項目的全過程，做好評審檔案保管，確保評審檔案安全，是評審檔案管理工作的重要內(nèi)容。1.實行分類保管將評審檔案分為本年度評審檔案和跨年度檔案，分別做好相應(yīng)的管理。其中，內(nèi)年評審檔案應(yīng)交由檔案管理人員單獨保存，并于每年年底或者歸檔月統(tǒng)一交由檔案室保管。跨年度檔案，則應(yīng)安排檔案管理人員與項目評審人員共同做好檔案管理，確保評審檔案規(guī)范管理。
2.完善保管機制根據(jù)評審檔案保管實際需要，完善檔案保管機制。如，根據(jù)評審檔案數(shù)量，購置相應(yīng)數(shù)量的檔案密集架，設(shè)置專用庫房；檔案庫房應(yīng)符合“九防”標準和要求；保持庫房溫度（14℃-24℃）濕度（50-65%），照片、底片、錄音錄像等放入特制密封盒、底片夾；購置恒溫機、計算機、復印機、除濕機等等。根據(jù)信息化發(fā)展需要，做好評審檔案資料的數(shù)字化進程，利用數(shù)字信息技術(shù)，提升評審檔案保管的水平。此外，要定期組織檔案管理者深入庫房，對評審檔案進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)破損退變的評審檔案要及時進行修裱、復制；對錄音錄像檔案要定期進行翻錄，一旦發(fā)現(xiàn)異常要及時補救，確保評審檔案安全。
3.健全保管制度根據(jù)財政投資評審檔案的保管要求和特點，制定并完善保管環(huán)節(jié)檔案管理各項規(guī)章制度，為財政投資評審檔案保管提供有力支持和保障。根據(jù)《檔案法》《保密法》的相關(guān)規(guī)定，制定符合財政投資評審檔案保管要求的相關(guān)規(guī)章制度和標準要求。如，《財政投資評審檔案人員職責》《財政投資評審檔案安全保管制度》《財政投資評審檔案借閱、歸還流程》《財政投資評審檔案保管保密制度》《財政投資評審檔案鑒定銷毀制度》等等。
五、注重評審檔案利用
檔案的價值在于其利用，評審檔案利用也是評審檔案管理的重要組成部分。隨著政府財政投入的不斷加大，項目的逐漸增多，政府財政投資項目評審所產(chǎn)生的檔案越來越多，檔案利用的頻率和次數(shù)越來多。此外，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，以及在評審檔案利用中的應(yīng)用，改變了評審檔案利用模式，提升了評審檔案利用效率。
1.完善檔案利用資源首先，要重視評審檔案數(shù)據(jù)庫及數(shù)字檔案資源建設(shè)。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，豐富的館藏評審檔案資源是檔案利用的前提和基礎(chǔ)，也是評審檔案利用的價值所在。財政部門要結(jié)合政府投資項目評審的實際需要，建立具有評審檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將現(xiàn)有館藏檔案資源進行數(shù)字化掃描、錄入和處理，不斷豐富數(shù)據(jù)庫的信息資源。其次，豐富配套資源。隨著評審檔案利用的頻次越來越高，要積極順應(yīng)政府投資項目評審工作的發(fā)展和趨勢，注重檔案網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，加強后端建設(shè)和管理，如局域網(wǎng)平臺建設(shè)等，為評審檔案利用搭建良好應(yīng)用平臺。再次，實行分類管理。評審檔案資源中涉及不同類型、不同領(lǐng)域和不同密級的檔案信息，要做好館藏檔案資源的分類管理，為檔案資源的利用提供便利。
2.豐富檔案利用方式評審檔案價值是評審檔案利用的出發(fā)點和落腳點，也是開發(fā)多元化評審檔案利用方式的基礎(chǔ)和前提。因此，評審檔案管理部門在數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)上，最大限度地發(fā)覺評審檔案信息資源價值，為評審檔案利用提供支持和保障。首先，找準利用需求。通過問卷調(diào)查、深入一線等形式，向評審檔案利用者征詢需求內(nèi)容和需求方式，結(jié)合政府財政投資評審工作的實際，做好評審檔案編研，滿足不同群體的評審檔案信息需求。其次，加大技術(shù)應(yīng)用力度。利用大數(shù)據(jù)、云計算等，做好館藏評審檔案資源的深度挖掘、分析，加大評審檔案編研力度，為檔案利用奠定扎實基礎(chǔ)。再次，滿足信息資源共享。通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等，推進評審檔案在檔案管理部門之間、檔案管理部門與其他部門之間的數(shù)據(jù)共享，打破信息壁壘，暢通評審檔案信息交流渠道。
3.健全檔案利用制度評審檔案利用離不開一套完備的利用制度作為支持和保障。一方面，要根據(jù)評審檔案的特點，制定具有針對性的、含有檔案利用條件、范圍及要求的檔案管理制度。如出臺《財政投資評審中心檔案管理制度》，《財政投資評審檔案借閱、歸還、銷毀實施細則》等等，使評審檔案利用有章可循、有據(jù)可依，細化評審檔案利用管理。另一方面，要從評審檔案管理大局出發(fā)，細化評審檔案收集、歸檔、鑒定、借閱等若干規(guī)章制度，并將其與政府投資項目評審工作有機銜接起來，實行扁平化刮泥。此外，要針對評審檔案制度進行常態(tài)化的修訂和完善，根據(jù)評審檔案工作的實際需要，及時做好利用制度的立、改、廢等工作。
結(jié)語
近年來，隨著政府加大財政公共資金的投入力度，一大批政府財政投資的項目陸續(xù)建成，進入竣工驗收階段。為監(jiān)督、規(guī)范政府財政投資項目的資金使用效率，各級財政部門依據(jù)《審計法》等各項財經(jīng)制度和相關(guān)規(guī)定，對融資建設(shè)項目與財政性投資，進行工程預（結(jié)）算、概算、竣工財務(wù)決算等一系列與實施評價審查相關(guān)的工作。在此過程中產(chǎn)生了大量具有保存價值的財政投資評審檔案，做好財政投資評審檔案管理工作對規(guī)范財政投資評審工作，保障財政投資評審工作準確、客觀、公正具有積極的現(xiàn)實意義。新時代，做好財政投資評審檔案管理工作對規(guī)范財政投資評審工作，保障財政投資評審工作準確、客觀、公正具有積極的現(xiàn)實意義。做好財政投資評審檔案管理既要從思想上充分認識評審檔案工作的極端重要性，也要全面做好評審檔案收集、評審檔案歸檔、評審檔案保管和評審檔案利用等各個環(huán)節(jié)工作，針對新時代財政投資評審檔案管理的現(xiàn)實要求，做好各個環(huán)節(jié)的具體制度執(zhí)行，對規(guī)范財政投資，提升政府資金使用效率，提升財政投資評審檔案管理的水平具有積極的現(xiàn)實指導意義。
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作者：閆懷康 單位：文水縣財政投資評審中心