電子檔案辦法精選(九篇)
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第1篇：電子檔案辦法范文
關(guān)鍵詞：辦公；自動(dòng)化；文件；檔案；發(fā)展；趨勢(shì)
1 電子文件的含義
我們的社會(huì)正處在日新月異的電子時(shí)代。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)在辦公室領(lǐng)域和文件形成與交換領(lǐng)域的應(yīng)用日益廣泛，使得以傳統(tǒng)方式形成和傳遞的紙質(zhì)文件材料，都可以使用電子計(jì)算機(jī)來進(jìn)行處理，從而產(chǎn)生了大量的電子文件。電子文件依其產(chǎn)生的工作領(lǐng)域可分為辦公及信息交流的事務(wù)性電子文件和記錄生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性電子文件；依據(jù)信息結(jié)構(gòu)、媒體類型和用途可分為：文本文件、圖形文件、圖像文件、視頻文件、音頻文件、命令文件和數(shù)據(jù)文件等等。
2 電子文件的形成及特點(diǎn)
電子文件最早出現(xiàn)在美國(guó)和日本。它的產(chǎn)生是人類社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展的必然結(jié)果。科技的進(jìn)步、辦公效率的提高以及政治、經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展，對(duì)辦公信息的處理提出了高效率、高速度和低費(fèi)用的要求，這就使辦公自動(dòng)化應(yīng)運(yùn)而生。此后，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的現(xiàn)代辦公設(shè)備，自動(dòng)處理和管理各類信息，從而形成了大量的電子文件和電子檔案。總之，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化電子文件、電子檔案是現(xiàn)展的趨勢(shì)。
3 辦公自動(dòng)化的應(yīng)用
計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)被廣泛地應(yīng)用到辦公室的日常工作中，這從根本上改變了傳統(tǒng)的辦公方法，同時(shí)，對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的文件管理產(chǎn)生了巨大的沖擊。隨著現(xiàn)代化、信息化建設(shè)步伐的加快，新型的網(wǎng)絡(luò)化辦公方式向傳統(tǒng)的“公文往返式”辦公提出挑戰(zhàn)，方便、快捷的電子政務(wù)得以推廣。
在我廠也采用了先進(jìn)的開發(fā)工具，使得開發(fā)出來的系統(tǒng)界面友好，使用方便。系統(tǒng)從功能上基本覆蓋了我廠的各個(gè)單位、各個(gè)部門，企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)互連，并從技術(shù)上達(dá)到了“無紙”辦公的要求。
3.1 公文管理
公文管理是一項(xiàng)重要日常工作，其中包括對(duì)收文、發(fā)文、會(huì)簽文、雜件等的管理，涉及到單位之間及單位內(nèi)各部門。
本系統(tǒng)通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的起草，審批、簽發(fā)、發(fā)送、傳閱、查詢、登記、催辦和歸檔等主要過程。不僅可以取代收發(fā)文登記等手工操作，而且還能夠自動(dòng)生成發(fā)文，實(shí)現(xiàn)公文管理自動(dòng)化。
該程序具備一些功能：
（1）收文管理。收文管理里面具備收文登錄、擬辦、辦理、催辦、借閱和歸還、查詢、打印、數(shù)據(jù)備份等功能。
（2）發(fā)文管理。發(fā)文管理具備發(fā)文的登錄、會(huì)簽、查詢、打印、數(shù)據(jù)備份等功能。
（3）公文運(yùn)轉(zhuǎn)。公文運(yùn)轉(zhuǎn)應(yīng)包括收文中的公文運(yùn)轉(zhuǎn)、發(fā)文中的公文運(yùn)轉(zhuǎn)、公文自動(dòng)立卷。
3.2 檔案管理
檔案管理是又一項(xiàng)重要日常工作，是對(duì)單位各種重要文件存檔、調(diào)閱等業(yè)務(wù)進(jìn)行管理的系統(tǒng)。本系統(tǒng)通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)文件種類、標(biāo)識(shí)等要素予以歸類管理和借閱管理；建立查詢記錄，統(tǒng)計(jì)分析等功能。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化與公文管理相結(jié)合，可實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化。
3.3 初步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化
以辦公自動(dòng)化為例，它區(qū)別于傳統(tǒng)的“手工辦公環(huán)境”，計(jì)算機(jī)和電子通訊設(shè)備取代了紙、筆，實(shí)現(xiàn)了機(jī)構(gòu)內(nèi)部人事部門、財(cái)會(huì)部門、辦公室等部門之間，以及這些部門和外部機(jī)構(gòu)之間的信息及文件的傳遞。各部門的電子文件生成之后，通過電子數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)絡(luò)傳遞，實(shí)現(xiàn)無紙的數(shù)據(jù)交換和自動(dòng)處理。
以前業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的大量繁瑣的文件、單據(jù)、表格都以電子的形式在計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上制作、寄送和處理，它加快了業(yè)務(wù)處理的速度，提高了工作的效益，因此不少政府和大型企業(yè)都對(duì)辦公自動(dòng)化情有獨(dú)鐘。
辦公自動(dòng)化能提高效率、信息共享、協(xié)同辦公是大多數(shù)機(jī)關(guān)、部門實(shí)行無紙化辦公的最主要的出發(fā)點(diǎn)。電子政務(wù)的方便快捷使大家受益匪淺，許多原本繁雜的工作都在手指的點(diǎn)擊下輕松完成。
4 電子文件控制原則
電子文件的生成、處理，必須依賴于計(jì)算機(jī)才能夠?qū)崿F(xiàn)，離開了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子文件就無法生成，傳遞和識(shí)別，亦無法對(duì)電子文件進(jìn)行任何管理行為。
電子文件可以在不同的計(jì)算機(jī)之間通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相互傳遞，也能夠在不同的載體之間相互復(fù)制，而信息本身不發(fā)生任何變化，這樣就要保證文件的真實(shí)性、完整性、有效性原則。
4.1 真實(shí)性保障原則
電子文件的真實(shí)性是指文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。隨技術(shù)環(huán)境遷移，法律憑證作用維護(hù)其真實(shí)性很困難。主要原因：一是電子文件的易變性。其增刪改不留痕，造成真實(shí)性的難維護(hù)；二是系統(tǒng)的依賴性。文件遷移過程中容易引起文件信息的丟失、改變。
4.2 完整性保障原則
電子文件的完整性。它是指電子文件的內(nèi)容信息、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損。它包括兩個(gè)方面的含義，一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形成的相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。完整性是電子文件價(jià)值的重要保障，殘缺不全的文件留給后人的是殘缺不全的社會(huì)記憶，因此，維護(hù)文件的完整性是文件檔案工作人員的重要職責(zé)。
4.3 有效性保障原則
電子文件的有效性是指文件經(jīng)過存儲(chǔ)、傳輸、遷移、加密、壓縮、媒體轉(zhuǎn)換等處理后，仍能夠以人們可理解、可被利用的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。有效性措施貫穿于電子文件的全程管理中。歸檔時(shí)應(yīng)根據(jù)電子文件的類型和特點(diǎn)注明文件存儲(chǔ)格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)的數(shù)據(jù)信息參數(shù)等。對(duì)電子文件的鑒定要從內(nèi)容和技術(shù)狀態(tài)兩個(gè)方面進(jìn)行分析，有效性檢測(cè)是技術(shù)分析的內(nèi)容之一。在實(shí)際工作中應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施
5 電子文件管理需解決的一些問題
1、有關(guān)部門加快有關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定和實(shí)施，使電子文件的管理工作有法可依，有據(jù)可查。
2、對(duì)應(yīng)用軟件的文件管理模塊提出相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求，并要求應(yīng)用軟件“具備”讀取和轉(zhuǎn)換“標(biāo)準(zhǔn)”文件的功能。
3、加強(qiáng)在管理技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)、防火技術(shù)、防寫措施方面的研究力度，為保證電子文件的真實(shí)、可靠提供有效的技術(shù)保障。
4、制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子文件管理制度，從形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用各個(gè)環(huán)節(jié)控制和管理好電子文件。
5、配備質(zhì)量過關(guān)的計(jì)算機(jī)，能到班組最好。
6、要達(dá)到企業(yè)內(nèi)互連網(wǎng)的要求
6 “無紙化辦公”好處多
6.1 鼠標(biāo)一摁，工作效率提高
無紙化辦公，主要是在內(nèi)部局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上建立起來的，通過采用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)后，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公，采用這種網(wǎng)絡(luò)辦公方式的主要出發(fā)點(diǎn)是提高工作效率，這種辦公方式極大地提高了工作效率，減輕了工作負(fù)擔(dān)。過去，非的發(fā)文、會(huì)議通知、信息等，都需要打印、復(fù)印，然后由文書、通訊員遞送各個(gè)部門，效率很低，在印發(fā)上浪費(fèi)了大量的時(shí)間、人力和物力。各部門的信息不能得到及時(shí)地溝通，造成諸多不便。使用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)后，信息交流非常暢通便捷，工作效率也得到很大提高，原來需要到處傳送、寄送的文件，現(xiàn)在只要手指一按，幾十份通知瞬間就發(fā)出去了。
6.2 鍵盤一敲，費(fèi)用減少
第2篇：電子檔案辦法范文
1. 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》正式實(shí)施的時(shí)間是（）。
A．2017年12月11日 B．2017年1月1日
C．2017年7月1日 D．2017年1月1日
2.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)的部門應(yīng)是（）。
A．單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)
B．單位的檔案機(jī)構(gòu)或檔案人員所屬機(jī)構(gòu)
C．單位的人力資源機(jī)構(gòu)
D．單位的有關(guān)業(yè)務(wù)部門
3.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。這里所說的單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案的時(shí)間應(yīng)為（）。
A．1.5年 B．半年 C．2年 D．1年
4. 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)也是一種重要的會(huì)計(jì)檔案，它的編制部門是（）。
A．單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu) B．單位行政辦公室
C．單位人力資源部門 D．單位檔案管理機(jī)構(gòu)
5.根據(jù)規(guī)定，負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作的部門應(yīng)是（）。
A．單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu) B．單位辦公室
C．單位人力資源部門 D．單位檔案管理機(jī)構(gòu)
6.根據(jù)規(guī)定，屬于企業(yè)永久保存的會(huì)計(jì)檔案是（）。
A．總賬 B．銀行對(duì)賬單
C．財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)
7.根據(jù)規(guī)定，保存期為30年的會(huì)計(jì)檔案是（）。
A．總賬 B．銀行對(duì)賬單
C．財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)
8.下列不屬于永久保管的會(huì)計(jì)檔案是（ ）
A．總賬 B．會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)
C．年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)
9.保存期為30年的會(huì)計(jì)檔案并不少，但（）例外。
A．總賬 B．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)
C．會(huì)計(jì)憑證 D．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)
10. 關(guān)于會(huì)計(jì)檔案所涵蓋的范圍，以下說法正確的是（）。
A．會(huì)計(jì)檔案，即為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
B．會(huì)計(jì)檔案既包括紙質(zhì)的會(huì)計(jì)資料，也包括一些電子的會(huì)計(jì)資料
C．由于銀行對(duì)賬單和銀行存款余額調(diào)節(jié)表均不屬于企事業(yè)單位的原始憑證，所以它們也就不屬于會(huì)計(jì)檔案資料
D．財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位等的基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)（決算）不屬于會(huì)計(jì)檔案資料
11.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書，以下說法錯(cuò)誤的是（）。
A．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書均應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)填制
B．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書均屬于會(huì)計(jì)檔案資料
C．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書的保管期限并不完全相同
D．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書產(chǎn)生（或填制）的時(shí)間并不一致，涉及的當(dāng)事人也不完全相同
12.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案，以下說法正確的是（）。
A．總賬、明細(xì)賬是會(huì)計(jì)檔案，而固定資產(chǎn)卡片和輔助賬不是會(huì)計(jì)檔案
B．銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷，單位負(fù)責(zé)人不需要在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
C．對(duì)各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷的部門是立檔單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員
D．根據(jù)規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管半年
13.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的銷毀，以下說法錯(cuò)誤的是（）。
A.保管期滿未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證不得銷毀
B.正在建設(shè)期間的建設(shè)單位會(huì)計(jì)檔案不得銷毀
C.會(huì)計(jì)檔案銷毀需要單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)
D.會(huì)計(jì)檔案銷毀需要單位檔案管理機(jī)構(gòu)與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷
14. 關(guān)于會(huì)計(jì)檔案保管，以下說法錯(cuò)誤的是（）。
A. 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為十年和三十年
B.會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起
C.單位的總賬和年度財(cái)務(wù)報(bào)告均屬于永久保存的會(huì)計(jì)檔案
D.會(huì)計(jì)檔案的保管辦法所規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限
15. 按照規(guī)定，主管全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作，并共同制定全國(guó)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度，對(duì)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)的部門，是指（）。
A.財(cái)政部 B. 國(guó)家檔案局
C. 財(cái)政部和國(guó)家檔案局 D. 人大財(cái)經(jīng)委員會(huì)和檔案部門
16. 關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案，以下說法錯(cuò)誤的是（）。
A. 電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交
B. 屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料，必須屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案
C.電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷
D.檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全
二、多項(xiàng)選擇題（每題2分，共計(jì)34分）
1.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告屬于會(huì)計(jì)檔案的一個(gè)重要內(nèi)容，而這里所說的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告具體包括（ ）。
A.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 B.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
C.半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
2. 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂的依據(jù)是（ ）。
A．《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》 B．《中華人民共和國(guó)預(yù)算法》
C．《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》 D．《中華人民共和國(guó)檔案法》
3.《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》使用的范圍包括（ ）。
A．國(guó)家機(jī)關(guān) B．社會(huì)團(tuán)體 C．企事業(yè)單位 D．其他組織
4. 對(duì)于會(huì)計(jì)賬簿，以下屬于會(huì)計(jì)檔案的包括（ ）。
A．總賬、明細(xì)賬 B．有關(guān)輔賬簿
C．日記賬 D．固定資產(chǎn)卡片
5.對(duì)于會(huì)計(jì)憑證，以下屬于會(huì)計(jì)檔案的包括（ ）。
A．原始憑證 B．文件與合同
C．記賬憑證 D．預(yù)算
6. 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中所規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容有很多，比如其他會(huì)計(jì)資料就包括（ ）等。
A．銀行存款余額調(diào)節(jié)表 B．銀行對(duì)賬單
C．納稅申報(bào)表 D．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)
7.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存并形成電子會(huì)計(jì)檔案，必須同時(shí)滿足許多條件，這些包括（ ）。
A．形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸
B．能夠采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改
C．形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。
D．能夠建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫龋軌蛴行Х婪蹲匀粸?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響
8.單位在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)進(jìn)行移交。以下屬于正確說法的是（ ）。
A．紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝
B．電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定
C．特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交
D．單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)
9.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為（ ）。
A．10年 B．30年 C．20年 D．15年
10.單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，并組織單位有關(guān)部門共同進(jìn)行，這些部門應(yīng)當(dāng)包括（ ）。
A．會(huì)計(jì) B．審計(jì) C．紀(jì)檢監(jiān)察 D．有關(guān)業(yè)務(wù)部門
11. 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，包括擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。為了明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)還需要有關(guān)機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員簽署相關(guān)意見。這些機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員包括（ ）等。
A．單位負(fù)責(zé)人 B．檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人
C．會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人 D．檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人
12.根據(jù)規(guī)定，單位電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由以下部門共同派員監(jiān)銷完成（ ）。
A．單位檔案管理機(jī)構(gòu) B．單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)
C．單位信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu) D．單位人力資源部門
13.對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證，以下說法正確的是（ ）。
A．不得銷毀
B．紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷
C．電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存
D．涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證需要保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止
14.根據(jù)規(guī)定，對(duì)于單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)資料中予以列明。這些資料包括（ ）。
A．會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書 B．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)
C．財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D．會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)
15. 單位因分立原因會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的保管發(fā)生一定的變化，以下說法正確的是（ ）。
A．單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案
B．單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案
C．單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)
D．單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由中介機(jī)構(gòu)保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)
16. 對(duì)于單位之間交接會(huì)計(jì)檔案，以下說法正確的是（ ）。
A．移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)
B．交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督
C．電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交
D．檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全
17.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案，以下說法錯(cuò)誤的是（）。
A.會(huì)計(jì)檔案是各單位檔案的重要種類之一，也是國(guó)家全部檔案的重要組成部分
B.查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，可根據(jù)需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行拆封
C.凡是具備單獨(dú)會(huì)計(jì)核算的單位，都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案，這是會(huì)計(jì)檔案特征中的
普遍性所決定的
D. 采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，只能保存磁性介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，不能保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案
三、判斷題（每題2分，本題共計(jì)50分）
1.會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。 （）
2. 由于財(cái)政部門屬于會(huì)計(jì)工作的主管部門，因此，財(cái)政部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)主管全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作，制定全國(guó)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度，對(duì)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 （）
3.縣級(jí)以下地方人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作,并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 （）
4.根據(jù)規(guī)定，單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位不可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。（）
5.《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中所規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案有很多，但是會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)屬于單位檔案的重要內(nèi)容，不屬于會(huì)計(jì)檔案所包括的內(nèi)容。 （）
6.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。 （）
7. 不管是行政單位，事業(yè)單位，還是企業(yè)，按照規(guī)定，固定資產(chǎn)卡片的保管期限應(yīng)為固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。 （）
8. 根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管1年，因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。但是單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過兩年。 （）
9. 根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案臨時(shí)保管期間，出于工作的需要，單位出納人員可以在此期間兼管會(huì)計(jì)檔案。 （）
10. 單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),符合要求的才能接收。 （）
11. 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。為了保證會(huì)計(jì)檔案的安全，單位保存的會(huì)計(jì)檔案一律不得對(duì)外借出。 （）
12.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。根據(jù)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限，是從會(huì)計(jì)檔案歸檔保管后的第一天算起。 （）
13．會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》所規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。 （）
14. 單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)牽頭進(jìn)行。 （）
15. 單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。對(duì)于保管期滿的會(huì)計(jì)檔案一定要進(jìn)行銷毀。 （）
16. 根據(jù)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案銷毀工作應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。但是對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)有信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)派員參與監(jiān)銷。 （）
17. 單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案。應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 （）
18.根據(jù)規(guī)定，單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由上級(jí)主管單位統(tǒng)一保管。 （）
19.根據(jù)規(guī)定，單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。 （）
20. 根據(jù)規(guī)定，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在建設(shè)項(xiàng)目達(dá)到預(yù)定使用狀態(tài)時(shí)及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 （）
21. 單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。 （）
22. 一個(gè)單位的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，也適用于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。 （）
23.不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶，其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等不適用于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。 （）
第3篇：電子檔案辦法范文
【關(guān)鍵詞】電子檔案 檔案信息 信息內(nèi)容 管理 技術(shù)實(shí)施
一、對(duì)電子檔案管理的了解
跟隨著世界的現(xiàn)代化的飛速發(fā)展，具有信息化的技術(shù)和計(jì)算機(jī)的技術(shù)的發(fā)展給許多個(gè)地方的發(fā)展提供了優(yōu)越的條件和良好的基礎(chǔ)。檔案的信息化的管理是在信息化技術(shù)同計(jì)算機(jī)技術(shù)混合里形成的一個(gè)具有非常先進(jìn)的方法，現(xiàn)在檔案文件的管理都是現(xiàn)在世界發(fā)展過程中的最重要的服務(wù)基礎(chǔ)和服務(wù)設(shè)施，因此檔案文件管理的提高是保證現(xiàn)階段社會(huì)穩(wěn)定有序發(fā)展的重要前提條件。
檔案工作人員們沒有辦法逃避的關(guān)鍵課程是電子文件檔案的安全的管理，成為當(dāng)今時(shí)代給予檔案工作人員們的一個(gè)全新的任務(wù)。但是因?yàn)樾畔⒕哂袥]有限制的延續(xù)性與可以把它識(shí)別出來的性質(zhì)，電子文件檔案一定要正視對(duì)電子文件檔案信息和特別規(guī)定載體之間的可以分開的性質(zhì)、信息可以保存下來的具有非常高的密度的性質(zhì)、信息對(duì)系統(tǒng)具有依賴的性質(zhì)以及信息具有的可以變異的性質(zhì)等一些問題。所以，電子文件檔案在一些安全的管理方面有很多嚴(yán)格的要求。再加上有很多種不同的新的高端技術(shù)的極其快速的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案文件管理里的一點(diǎn)一點(diǎn)的使用，因此出現(xiàn)了存在著檔案可以儲(chǔ)存價(jià)值的一些電子文件，它的形成讓檔案文件管理的許多工作發(fā)生了深深的改變。給歸過檔后所出現(xiàn)的電子文件檔案進(jìn)行了很有效地安全管理，確保檔案文件信息的自身性、現(xiàn)實(shí)性，更好的運(yùn)用檔案文件所具備的可依據(jù)性與可以憑證的特性作用的基礎(chǔ)。電子文件檔案，就是憑借代碼的形式存在于特別規(guī)定的小介質(zhì)上面，運(yùn)用計(jì)算技術(shù)作成的一種檔案。它們?cè)跈n案文件信息的保存、處理、輸出等等方向上存在著很大的優(yōu)點(diǎn)，這就是紙性質(zhì)的檔案文件不能夠相比的。我們可以認(rèn)為，電子文件檔案成為檔案文件現(xiàn)代化的突出的象征，而且成為了電子的計(jì)算機(jī)在檔案文件管理工作中使用的最終成品，正在每時(shí)每刻被檔案界所矚目
二、電子文檔管理的解決方法
信息技術(shù)的快速發(fā)展和在各方面的使用讓人們的日常生活的許多個(gè)方面產(chǎn)生了非常大的改變。計(jì)算機(jī)使用在工作人員工作的自己變動(dòng)化與自己變動(dòng)化工程的設(shè)計(jì)中，現(xiàn)在出現(xiàn)了很多的CAO或者具有公文性質(zhì)的一種電子文件。因此才引發(fā)了對(duì)電子檔案與電子文件的管理，成為檔案工作人員要面對(duì)的嶄新問題。電子文件已經(jīng)被大量的知道和使用，變成了一股無法抵擋的勢(shì)力。
計(jì)算機(jī)技術(shù)日益普及化使得一些傳統(tǒng)的文件的載體慢慢的消亡，然而計(jì)算機(jī)辦公的自身變動(dòng)化正在一點(diǎn)一點(diǎn)的被勞動(dòng)就業(yè)局?jǐn)U展使用。辦公自身變動(dòng)化最清晰的象征事情是信息文件檔案的創(chuàng)建，這種把信息記錄下來的辦法對(duì)于勞動(dòng)就業(yè)局來說更加的便利和快速，避開了以前的紙張的檔案的缺陷，然而是有好的一面也一定有不好的一面，計(jì)算機(jī)自己也有著一點(diǎn)點(diǎn)弊端，以致使勞動(dòng)就業(yè)局在運(yùn)用信息文件檔案這一方法時(shí)也有著一些缺陷，就現(xiàn)在這個(gè)問題來說，勞動(dòng)就業(yè)局在使用這個(gè)新技術(shù)的時(shí)候必須要做好防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，爭(zhēng)取讓風(fēng)險(xiǎn)減少到最小.在計(jì)算機(jī)中使用文檔一體化的管理軟件就被叫做電子文件，它依據(jù)有關(guān)歸檔的原則排列順序，并且在檢查過和認(rèn)定過后，已經(jīng)正式的變成了電子文件檔案，電子文件檔案完全保存在計(jì)算機(jī)的硬盤里面，但是也是能夠用刻錄機(jī)把它記錄在相應(yīng)的光盤里面。電子文件檔案目前對(duì)社會(huì)有很大的作用，它的發(fā)展和普及應(yīng)該被大家看重起來。
隨著許多信息量的不斷增多和對(duì)電子技術(shù)的使用，以前的具有傳統(tǒng)性的人工的檔案文件管理方法現(xiàn)在不能夠?qū)崿F(xiàn)最基礎(chǔ)的需要了。因?yàn)檫@，在電子信息技術(shù)的鼓勵(lì)和支持下，已經(jīng)完全實(shí)現(xiàn)了檔案文件的電子管理能力。檔案的電子化管理有好的一面也有不好的一面，它不但帶來了好的機(jī)會(huì)而且也帶來了挑戰(zhàn)。它第一是使檔案文件管理的工作效率得到了提高，第二是給檔案文件的管理帶來了可怕的風(fēng)險(xiǎn)
第4篇：電子檔案辦法范文
[關(guān)鍵詞] 電算化會(huì)計(jì)檔案；雙套制；永久共存
[中圖分類號(hào)] F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）03- 0013- 03
1 雙套制是電算化會(huì)計(jì)檔案的基本管理模式
20世紀(jì)90年代以來，伴隨醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域廣泛滲透，雙套制替代傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案管理，逐步成為醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案的基本管理模式。
所謂雙套制，是指“電子和紙質(zhì)兩套文件雙雙歸檔，形成兩種介質(zhì)的兩套檔案，并且所生成的電子文件的專用軟件必須一同歸檔”。
財(cái)政部、國(guó)家檔案局1999年1月1日頒布實(shí)施的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，從制度上肯定了電算化會(huì)計(jì)檔案是雙重信息載體的特性，明確了電算化會(huì)計(jì)檔案的管理范圍不僅包括“計(jì)算機(jī)打印輸出的傳統(tǒng)紙質(zhì)記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等專業(yè)會(huì)計(jì)核算材料”，還包括“機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)開發(fā)資料和會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng) ”。
在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案存貯載體發(fā)生了巨大變化。從紙質(zhì)文件到電子文件的出現(xiàn)，是檔案存儲(chǔ)方式的變革，也是檔案管理范式的轉(zhuǎn)變。電子和紙質(zhì)兩種檔案在共處中既相互沖突，又相互融合。這種優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，并行發(fā)展的模式，要求在推進(jìn)電子檔案管理的同時(shí)，也要重視紙質(zhì)檔案的管理和研究，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理念與現(xiàn)代管理技術(shù)進(jìn)行科學(xué)整合，尋找出一條既符合時(shí)代要求，又符合科技發(fā)展特征的醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理之路。
2 電算化會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)勢(shì)和不足
電算化會(huì)計(jì)檔案信息的形成、歸檔、管理和利用不受時(shí)空和載體傳遞的限制，實(shí)現(xiàn)了資源共享。磁性介質(zhì)的采用，有效避免了手工記錄中易出現(xiàn)的重復(fù)記錄現(xiàn)象，簡(jiǎn)化了管理環(huán)節(jié)，豐富了儲(chǔ)存空間。
擴(kuò)展了信息處理功能，實(shí)現(xiàn)了無紙化查閱、自動(dòng)檢索、自動(dòng)管理和自動(dòng)計(jì)算、分析，強(qiáng)化了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性；促使會(huì)計(jì)檔案工作規(guī)范化，提高了效率；減少錯(cuò)誤，提高了會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量；有利于充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的職能，及時(shí)反映（據(jù)估計(jì)約有70%的信息來自會(huì)計(jì)部門），為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀助手。滿足了社會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息的系統(tǒng)性、時(shí)效性、管理模式、方法和利用等多方面的需求，體現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案發(fā)展的方向。
然而，電算化會(huì)計(jì)檔案具有易篡改、易滅失、易偽造等自然缺陷，難以鑒定原件，很難辨別經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原貌，無法保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性。未經(jīng)授權(quán)的人員出于私利或不正當(dāng)目的，有可能復(fù)制、偽造或銷毀一些重要的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)而不留任何痕跡。會(huì)計(jì)信息的完整性、安全性因此受到挑戰(zhàn)。電子文件磁性記錄介質(zhì)易破損，也使其記錄信息的可靠性難以保障。
3 紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)勢(shì)和不足
在我國(guó)，自東漢蔡倫造紙，東晉桓玄頒以紙代簡(jiǎn)令以來，紙張一直作為主要的檔案信息載體被使用。紙質(zhì)檔案是會(huì)計(jì)檔案信息儲(chǔ)存的傳統(tǒng)標(biāo)志。
紙張具有較強(qiáng)的耐久性和穩(wěn)定性。紙質(zhì)文件一旦形成，其紙張、字跡材料、字跡三者不但各有特性，且不易分離。
紙質(zhì)檔案具有信息與載體相依附的特點(diǎn)，從當(dāng)時(shí)使用的文件直接轉(zhuǎn)化而來，客觀記錄了以往的歷史情況。原始性是紙質(zhì)檔案的根本優(yōu)勢(shì)。
從法律角度講，紙質(zhì)檔案的字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，可以在法庭上作為司法鑒定的依據(jù)，能從技術(shù)及法律的角度嚴(yán)格保證會(huì)計(jì)憑證的原始性和真實(shí)性，具有無可爭(zhēng)議的法律效力。
現(xiàn)階段電子化會(huì)計(jì)資料打印成紙質(zhì)文檔后，經(jīng)當(dāng)時(shí)當(dāng)事會(huì)計(jì)人員和有關(guān)責(zé)任人員簽名，形成歸檔保存的電算化會(huì)計(jì)檔案的紙質(zhì)副本。2009年1月總后衛(wèi)生部頒布《軍隊(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)電子病歷管理辦法》，2010年3月衛(wèi)生部頒布《病歷書寫基本規(guī)范》，均認(rèn)可打印簽名后的紙質(zhì)病歷具有手寫病歷同等法律效力。由于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和紙質(zhì)病歷都是紙質(zhì)檔案，新版《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》也從制度上肯定了打印后的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，上述文件都可以作為打印簽名后的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案具有手寫文件同等法律效力的重要政策依據(jù)，使電算化會(huì)計(jì)檔案有了法規(guī)上的應(yīng)用依從。
紙質(zhì)檔案存在的主要問題是：信息容量小，信息記錄方式單一，檔案介質(zhì)占據(jù)空間大，查找檢索不便，清點(diǎn)移交歸檔工作量大，裝訂成冊(cè)和流轉(zhuǎn)繁瑣不便，管理上存在“潮、蛀、火、盜”等風(fēng)險(xiǎn)。面對(duì)社會(huì)越來越高的發(fā)展要求，在信息存載和信息處理上漸顯乏力，日益滯后。
4 雙套制的主要任務(wù)是保證電算化會(huì)計(jì)檔案法證作用的實(shí)現(xiàn)
新版《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》指出，“會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)”。證據(jù)即憑證。憑證作用是會(huì)計(jì)檔案的的基本價(jià)值和主要作用。
在經(jīng)濟(jì)犯罪案件的查處中，常常通過對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的審查、核對(duì)、比較和分析，來收集涉案證據(jù)。
在司法訴訟過程中，從會(huì)計(jì)檔案中收集的能夠反映刑事訴訟案件資金及其運(yùn)動(dòng)過程，證明與資金有關(guān)案件事實(shí)的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)憑證所記載和反映的事實(shí)，是證明犯罪行為的有力證據(jù)，在經(jīng)濟(jì)犯罪的證明中起著舉足輕重的作用。
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，不同類型經(jīng)濟(jì)組織之間的經(jīng)濟(jì)交往日益頻繁，經(jīng)濟(jì)環(huán)境變得復(fù)雜，經(jīng)濟(jì)違法犯罪和經(jīng)濟(jì)糾紛問題日趨增多。在經(jīng)濟(jì)案件和經(jīng)濟(jì)糾紛的審理過程中，具有憑證作用的會(huì)計(jì)檔案往往成為法院審理的重點(diǎn)，會(huì)計(jì)檔案的法律憑證作用日益突出。
檔案的本質(zhì)特征是歷史的原始記錄，注重的是原本、原稿。 在目前的法律條件下，“原件”是證據(jù)法的一個(gè)非常重要的問題。按照法律規(guī)定，只有書面形式的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案才有法律效力。
電算化會(huì)計(jì)檔案往往以無紙形式的電子數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)，難以對(duì)其原件進(jìn)行鑒定，它的法律憑證作用難以實(shí)現(xiàn)。
由于電算化會(huì)計(jì)檔案的法律憑證作用難以實(shí)現(xiàn)，它在法庭上不可避免地要遇到證據(jù)上的法律障礙，它的合法性必然受到質(zhì)疑。為了保證會(huì)計(jì)檔案的法律效力，較為妥善的辦法是把電算化會(huì)計(jì)檔案的合法性建立在傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)之上，實(shí)行兩套檔案同時(shí)歸檔保存的雙套制。通過雙套制，合理利用保存紙質(zhì)檔案以及法律認(rèn)可 “機(jī)打紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案”的法律效力等同于紙質(zhì)檔案的技術(shù)手段和管理方法，滿足電算化會(huì)計(jì)檔案原件形式的法律要求，保證電算化會(huì)計(jì)檔案的合法性。
雙套制盡管可以保證會(huì)計(jì)檔案法證作用的實(shí)現(xiàn)，但它在帶來兩種文件形態(tài)相輔相成的同時(shí)，也帶來幾乎雙倍的工作量和相關(guān)財(cái)力、物力的消耗，并且隨著時(shí)間的積累，造成醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本的不斷升高，形成醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理中的一個(gè)大問題。
談到這個(gè)問題，我們可以先拿電算化會(huì)計(jì)檔案雙套制和醫(yī)院電子病歷進(jìn)行一番比較。電子病歷也叫電子病歷檔案，它也和電算化會(huì)計(jì)檔案一樣存在“原件難以鑒定”的現(xiàn)實(shí)問題。為了保證病歷的法律效力，醫(yī)院目前也對(duì)電子病歷實(shí)行雙套制管理，同樣也給醫(yī)院帶來運(yùn)營(yíng)成本不斷提高的問題。由于電子病歷在醫(yī)院使用的范圍最廣，用量最大，雙套制所帶來的紙張和計(jì)算機(jī)耗材成本數(shù)量的增大也是電算化會(huì)計(jì)檔案所無法比擬的。據(jù)測(cè)算，醫(yī)院實(shí)行電子病歷雙套制管理，給醫(yī)院所帶來的效益增長(zhǎng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)快于成本的上升。總體來看，電算化會(huì)計(jì)檔案雙套制的成本消耗比起電子病歷要小得多。而且，雙套制保障會(huì)計(jì)檔案的法律效力，會(huì)給醫(yī)院帶來良好的社會(huì)效益，也有助于提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，其正面效果明顯超過了負(fù)面效應(yīng)。
5 會(huì)計(jì)憑證是醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案雙套制永久化的決定因素
會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和會(huì)計(jì)憑證，都是會(huì)計(jì)檔案核算過程中形成的歷史記錄，分為原始和記賬兩種憑證。原始憑證是記賬憑證的基礎(chǔ)，記賬憑證是對(duì)原始憑證內(nèi)容的概括和說明。
原始憑證的內(nèi)容具有不可更改性和真實(shí)性。《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》規(guī)定：“原始憑證記載的各項(xiàng)內(nèi)容均不得涂改。記賬憑證應(yīng)根據(jù)經(jīng)過審核的原始憑證及有關(guān)資料編制”。
原始憑證不需要借助其他任何材料就能直接說明問題，在法律上具有無可爭(zhēng)辯的證明效力，是確鑿的“證明證書”。
原始憑證具有特殊的歸檔保管規(guī)則，它要求其原件必須作為記賬憑證的“附件”，脫機(jī)粘貼在記賬憑證的后面并注明張數(shù)。打印好的記賬憑證及其所附的原始憑證原件，必須按照編號(hào)順序裝訂成合格的會(huì)計(jì)檔案，并加具封面，由裝訂人在裝訂線處蓋章后一并歸檔保存。
這種情況同其他紙質(zhì)檔案是明顯然不同的。其他紙質(zhì)檔案在是否需要輸入的問題上是不受任何限制的，并且在其內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)成為電子文檔之后，如果電子檔案已經(jīng)采用可靠技術(shù)手段解決了電子檔案符合法律、法規(guī)要求的原件形式問題，達(dá)到2005年4月1日頒布的《中華人民共和國(guó)電子簽名法》第二條有關(guān)數(shù)據(jù)電文書面形式的要求，就可以將其內(nèi)容直接在機(jī)內(nèi)存檔和使用，不再需要打印出紙質(zhì)副本。這樣，紙質(zhì)檔案便會(huì)被徹底淘汰。
由上可知，一方面，兩種會(huì)計(jì)憑證之間互為條件的特殊關(guān)系，要求它們必須不可分離地一塊歸檔保存；另一方面按照原始憑證特殊的保管規(guī)則，它必須以 “粘貼于機(jī)打記賬憑證之后”的方式脫機(jī)存在，從而導(dǎo)致原始憑證即紙質(zhì)檔案既沒有必要，也絕無可能被電子檔案所取代。由于原始憑證即紙質(zhì)檔案得以永久保存，以同時(shí)保存兩套檔案為特征的雙套制因而也會(huì)永久存在。在這里，檔案界關(guān)于一般電子檔案雙套制都有 “過渡”性質(zhì)的共識(shí)，即雙套制僅僅存在于“電子檔案自身的缺陷被徹底解決之前”的觀點(diǎn)被顛覆了！
兩種檔案永久共存既是電算化會(huì)計(jì)檔案雙套制的重要特點(diǎn)，也是電算化會(huì)計(jì)檔案同其他電子檔案的重要區(qū)別。
6 討 論
電算化會(huì)計(jì)檔案代表了會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化的發(fā)展方向。但是，它的合法性因其原始性難以鑒定而受到質(zhì)疑。實(shí)行雙套制，將紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)歸檔保存，正是為了滿足它的合法性要求。從這個(gè)意義上看，雙套制是電算化會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期發(fā)展過程中必須經(jīng)歷的過渡階段。在尚未找到解決電子檔案自身缺陷的解決辦法之前，雙套制始終是一種“較為穩(wěn)妥的變通辦法”。
由于原始性決定檔案的憑證作用，具有原始性的紙質(zhì)檔案可以在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)犯罪案件和經(jīng)濟(jì)糾紛處于上升勢(shì)頭的復(fù)雜形勢(shì)下，保證檔案法證作用的實(shí)現(xiàn)，維護(hù)權(quán)益人和醫(yī)療機(jī)構(gòu)的合法權(quán)益。發(fā)展尚不成熟的電算化會(huì)計(jì)檔案，顯然不符合形勢(shì)發(fā)展的要求。這一點(diǎn)正是實(shí)行電算化會(huì)計(jì)檔案雙套制的關(guān)鍵理由。
電算化會(huì)計(jì)檔案是決定雙套制過渡期長(zhǎng)短的主要矛盾。由于電算化會(huì)計(jì)檔案存在著自然缺陷，從根本上制約了雙套制的總體發(fā)展過程。就是說，如果電算化會(huì)計(jì)檔案自身的缺陷得到了解決，其合法性也會(huì)隨之解決，雙套制也就失去了存在的必要性；否則，電算化會(huì)計(jì)檔案的合法性必須繼續(xù)建立在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)之上，雙套制仍有其存在的合理性和必要性。
在電算化會(huì)計(jì)檔案條件下，永久保留的兩種檔案雖然各具優(yōu)勢(shì)，相互沖突。但他們之間的矛盾不是采取不可調(diào)和的“一方克服另一方”，或“同歸于盡”的激烈解決形式，而是創(chuàng)造出一種“相互融合，永久共存，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，并行發(fā)展”的和諧新形式。這種形式是由會(huì)計(jì)憑證之間所存在的特殊關(guān)系和原始憑證的特殊歸檔保存規(guī)則所決定的。可以說，會(huì)計(jì)憑證對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案雙套制的整體發(fā)展過程產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，不僅對(duì)雙套制本身，對(duì)和雙套制有關(guān)的檔案意識(shí)、管理理念、管理模式和管理方法等都產(chǎn)生了根本的影響。
雙套制的核心要處理好電子和紙質(zhì)兩種會(huì)計(jì)檔案的接軌問題，讓兩種載體相互配套，并軌運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)其理想動(dòng)作境界，避免出現(xiàn)兩者機(jī)械相加的現(xiàn)象，使內(nèi)部管理達(dá)到真正相融。為此，必須做好兩者銜接工作，處理好技術(shù)的融合發(fā)展、檔案管理改革、人才培養(yǎng)方向、思想觀念更新等諸多矛盾，“在技術(shù)手段保證，安全性尚不完備的條件下，通過把電子化內(nèi)容打印出紙張并手工簽字的做法，能夠很好地解決現(xiàn)階段電子檔案與紙質(zhì)檔案有接軌問題”。
針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案需要永久性實(shí)行雙套制的特點(diǎn)，提出如下對(duì)策和建議：
一要高度重視醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案工作人員的選用與培養(yǎng)。把掌握現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)和潛在創(chuàng)新意識(shí)及能力的復(fù)合型人才作為今后人才培養(yǎng)的主要方向。既要依靠檔案立卷工作的骨干，也要補(bǔ)充具備計(jì)算機(jī)、財(cái)會(huì)、檔案管理等學(xué)歷背景的專業(yè)技術(shù)人才。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員的繼續(xù)教育，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)的意識(shí)和技能，逐步滿足雙套制模式下現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展需要。
二要努力提高檔案人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)，建立科學(xué)的績(jī)效考核制度，強(qiáng)化各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格防止惡意修改軟件程序、篡改數(shù)據(jù)、非法取得口令等不良行為的發(fā)生。
三要強(qiáng)化電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理維護(hù)工作，保障電算化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行，保證電子載體物理上安全，電子檔案內(nèi)容邏輯上準(zhǔn)確，使兩種檔案發(fā)揮同等社會(huì)效益。
四要做好電算化會(huì)計(jì)檔案的收集、管理、保存、整理和利用工作，建立嚴(yán)格的借用制度、定期備份制度和分權(quán)限調(diào)用制度等，保證會(huì)計(jì)檔案的安全，減少人為修正的可能。
五要建立和加強(qiáng)電子文件管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化的步伐。
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第5篇：電子檔案辦法范文
關(guān)鍵詞 文檔一體化；電子文檔；檔案意識(shí)
中圖分類號(hào)G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào) 1674-6708（2011）57-0216-02
0 引言
檔案是人類知識(shí)與智慧的結(jié)晶，是人們各項(xiàng)工作與研究的第一手珍貴資料，具有查考使用價(jià)值。檔案的有效保存，對(duì)于個(gè)人、單位、甚至整個(gè)社會(huì)，都有著長(zhǎng)遠(yuǎn)的意義。近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，每個(gè)企事業(yè)單位，都在積極的進(jìn)行信息化建設(shè)，各種資源調(diào)查平臺(tái)的搭建，固定資產(chǎn)平臺(tái)的搭建，各類業(yè)務(wù)化工作陸續(xù)實(shí)現(xiàn)電子化，這些種種都預(yù)示著，信息化建設(shè)的迅猛發(fā)展，電子政務(wù)正在勢(shì)不可擋地向前推進(jìn)，文檔一體化作為信息化的一部分，已成為當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期檔案部門和檔案工作者面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)，也是檔案工作的發(fā)展方向和必然趨勢(shì)。
1 文檔一體化的含義
所謂“文檔一體化”，是指實(shí)現(xiàn)從文件至歸檔管理的全過程計(jì)算機(jī)控制，包括文件登記和處理、歸檔、著錄、檢索、利用等環(huán)節(jié)。也就是說，文檔一體化不僅是指機(jī)關(guān)文書部門和檔案部門的機(jī)構(gòu)一體化和人員一體化，而是內(nèi)在的涵蓋了文件管理和檔案管理的一體化，現(xiàn)行文件開放利用服務(wù)和檔案開放利用服務(wù)的一體化。
簡(jiǎn)單的說文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理。
2 建立文檔一體化的必要性
文件生命周期理論建立是文檔一體化的重要依據(jù)：
檔案界認(rèn)為，文件是檔案的前身，檔案是文件有條件的轉(zhuǎn)化而來的，從現(xiàn)行文件到檔案是一個(gè)連續(xù)、統(tǒng)一、前后銜接的過程。文檔一體化管理是文件、檔案自身特點(diǎn)，及兩者統(tǒng)一性的內(nèi)在要求，檔案界一直都有文件生命周期的理論，即文件從形成到保存成為檔案是一個(gè)完成的生命過程，具有連續(xù)性、一致性。國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件管理委員會(huì)在1997年提出，在文件產(chǎn)生之前，電子文件的生命周期就已經(jīng)開始，并分為三個(gè)階段：現(xiàn)行階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。文檔一體化就是在現(xiàn)行階段為檔案的形成做好預(yù)備，實(shí)現(xiàn)檔案的前端控制，以保證檔案的保存，還原檔案形成的完整過程。
3 電子文檔管理在文檔一體化中的作用
電子文檔的科學(xué)有效管理是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的重要手段。
電子文檔是一個(gè)單位或者個(gè)人在從事和處理各類社會(huì)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的信息記錄。而文檔分離最大的弊端是容易造成具有重要價(jià)值的文件流失。因此及時(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)、妥善保管好這些電子文檔，確保其不被丟失、已經(jīng)成為了我們每個(gè)檔案工作者和計(jì)算機(jī)工作者不可推卸的工作職責(zé)。解決電子文檔的整理、歸檔、維護(hù)保管、科學(xué)應(yīng)用亦勢(shì)在必行。
4 目前電子文檔管理的優(yōu)勢(shì)及幾個(gè)缺陷
1）與紙質(zhì)文檔的區(qū)別。工作者沒有意識(shí)到電子文件的管理與傳統(tǒng)的文件檔案管理有沖突，檔案的管理模式正在產(chǎn)生變革。
目前的文件從起草、形成、歸檔、移交至檔案部門要經(jīng)歷諸多環(huán)節(jié)和一定的時(shí)間段。這其中不僅是說從文到檔的運(yùn)行環(huán)節(jié)多，另外還有，產(chǎn)生文件的部門多。與紙質(zhì)文件管理相比，我們管理電子文件的經(jīng)驗(yàn)要少得多。盡管電子文件與紙質(zhì)文件有許多共同之處，但其在歸檔和保存上仍有著很大的差距。有些單位，企圖用紙質(zhì)檔案的管理辦法來管理電子檔案，顯然是不正確的，電子文檔在保存中的風(fēng)險(xiǎn)是極高的，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境變化莫測(cè)，大家必須更正觀點(diǎn)，并不是電子文件備份了，就安全了，并不是計(jì)算機(jī)不壞，數(shù)據(jù)就不會(huì)丟失的；
2）電子文檔也應(yīng)及時(shí)歸檔。目前的科技工作，基本都使用計(jì)算機(jī)來處理數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的保存方式，多以電子文檔為主要形式。例如，科技檔案歸檔一般以一年為單位，有些課題是三年、五年，甚至更長(zhǎng)的，這些課題在沒有結(jié)題之前，很多重要的文件是分散在多個(gè)部門和多個(gè)人手里的，檔案工作者難以集中管理，導(dǎo)致課題結(jié)題時(shí)，很多重要的文件已經(jīng)不復(fù)存在，對(duì)一個(gè)單位而言，是一種重大財(cái)富的丟失；
3）電子文件在各單位尚未真正列入正式文件的范疇，沒有相應(yīng)的電子文件管理辦法。對(duì)電子文件的處理留存，缺乏檔案意識(shí)，忽視了電子文件的長(zhǎng)遠(yuǎn)利用；
4）對(duì)電子文件的價(jià)值鑒定，無明確的標(biāo)準(zhǔn)，致使很多重要的檔案資源流失。
5 電子文檔管理的幾點(diǎn)設(shè)想
1）軟件的支持
需要研制一套切合實(shí)際的文檔一體化管理軟件，目前的檔案管理，仍然是最原始的對(duì)接層面，只在形成檔案后進(jìn)行末端控制，要在文件形成的同時(shí)就考慮到與檔案的銜接，只有將電子文檔管理流程與業(yè)務(wù)工作流程有機(jī)的結(jié)合，將檔案管理納入到一體化管理流程中，才能對(duì)檔案進(jìn)行有效的前端控制。
2）硬件的支持
鋪設(shè)內(nèi)網(wǎng)、架設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全硬件。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，就是為了讓檔案信息變成流動(dòng)的、有生命力的資源，要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，必須依靠網(wǎng)絡(luò)。而有些單位的檔案資源不能與Internet共享，因此，內(nèi)外網(wǎng)的隔離是必要條件。
3）政策的支持
（1）建立完善的電子文檔歸檔制度。電子文檔要像紙質(zhì)檔案一樣，可以反映一個(gè)項(xiàng)目、一個(gè)事件的形成過程，要像紙質(zhì)檔案一樣留下修改的痕跡。因此要明確電子文檔的歸檔范圍；
（2）建立完善的電子文檔管理制度。與紙質(zhì)文檔不同，電子文檔的管理，對(duì)時(shí)限性的要求極高，合理的制定電子文檔管理制度，是提高工作效率的有效手段；
（3）制定完善的電子文檔安全、保密的管理辦法及管理規(guī)定，對(duì)重要文件、文件進(jìn)行嚴(yán)格界定，對(duì)文件的數(shù)字化制定特殊的管理辦法。
4）加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員檔案意識(shí)，對(duì)檔案人員加強(qiáng)培訓(xùn)數(shù)字化的管理技能，作為信息化社會(huì)的檔案工作者，除學(xué)習(xí)檔案知識(shí)外，具備一定的計(jì)算機(jī)和電子文件管理知識(shí)是必不可少的，應(yīng)該理論與實(shí)際相結(jié)合，不斷提高自身素質(zhì)，做懂管理、懂業(yè)務(wù)、懂技術(shù)的復(fù)合型人才。
6 結(jié)論
文檔一體化的實(shí)現(xiàn)任重而道遠(yuǎn)，但是文檔的信息化已是明確的趨勢(shì)，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件的大量產(chǎn)生，電子文件與電子檔案已經(jīng)沒有明顯的界限，文件與檔案的管理區(qū)別也變的模糊起來，相信現(xiàn)在的困難在不久的將來都會(huì)逐步的一個(gè)個(gè)攻克，文檔一體化帶動(dòng)管理一體化，必將是未來的發(fā)展方向。
參考文獻(xiàn)
[1]王健.創(chuàng)新與拓展，信息化電子文檔管理[R].北京，中國(guó)人民大學(xué).
[2]張遼亞.電子文件和檔案集成化管理[J].蘭臺(tái)世界，2005(3).
第6篇：電子檔案辦法范文
【關(guān)鍵詞】 電子文件管理;利用;保存;電子檔案管理人員的培養(yǎng)
一、電子文件的特性
電子文件是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成,以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料,主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則。電子文件隨時(shí)產(chǎn)生,隨時(shí)更改,存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中,它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中,文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化,電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行快速、便捷的自由組合分類。
二、電子文件的管理
首先,重視電子文件的歸檔工作。強(qiáng)化人們對(duì)電子文件歸檔管理的意識(shí),各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把電子文件的歸檔提上議事日程,重視、強(qiáng)化電子文件的歸檔管理,要形成以組織機(jī)構(gòu)為保障、辦公室綜合檔案室為軸心、各部門為節(jié)點(diǎn)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,真正做到職責(zé)明確、上下聯(lián)動(dòng)、保障有力。電子文件與紙質(zhì)文件一樣,同樣涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題,與紙質(zhì)文件具有同等作用。不僅要加強(qiáng)對(duì)這方面專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí),應(yīng)積極與相關(guān)技術(shù)人員和形成電子文件的部門加強(qiáng)聯(lián)系,提前介入,并按照歸檔的要求,開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)調(diào),協(xié)助制定有關(guān)制度,保證電子文件的歸檔質(zhì)量。完善電子文件歸檔制度、做好電子文件的歸檔工作,電子文件來源廣泛,形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人,還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度,并列入信息管理工作程序,在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí),還要布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。
其次,加強(qiáng)收集整理工作。電子文件的收集是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ),電子文件的特性決定了其收集、整理的范圍、方法和要求不同于紙質(zhì)檔案。當(dāng)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求或從保留文件重要修改過程的信息來考慮時(shí),則應(yīng)對(duì)起輔助作用或正式作用的草稿文件進(jìn)行收集和整理,并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系,尤其是對(duì)無紙化系統(tǒng)生成的電子文件應(yīng)該制定嚴(yán)格的措施,必要時(shí)應(yīng)在收集整理過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或制成縮微品,避免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。我公司從制度著手,制定了《電子文件歸檔與暫行規(guī)定》,從資料收集開始就落實(shí)到責(zé)任人,確保了電子文檔的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性。
三、電子文件的利用
在檔案網(wǎng)絡(luò)化條件下,查詢檔案信息、利用檔案內(nèi)容的手段發(fā)生了根本變化。檔案工作人員要運(yùn)用信息技術(shù)手段和新的管理辦法來實(shí)現(xiàn)有效的服務(wù),按照檔案管理現(xiàn)代化的要求,實(shí)現(xiàn)文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、聲像檔案的電子檢索,降低人為因素在文件歸檔工作中的影響,發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì),提高工作效率。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),為方便快捷服務(wù)創(chuàng)造條件。按照國(guó)家檔案局制定的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》統(tǒng)一管理,建立電子檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化,以便使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)通過接口緊密連接起來,以便將來電子目錄進(jìn)入檔案部門后實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化,達(dá)到資源共享。檔案信息化是國(guó)家信息化建設(shè)的重要內(nèi)容,檔案信息化可為各行業(yè)、單位提供日常工作所需的共享數(shù)據(jù),逐步形成決策咨詢系統(tǒng),對(duì)實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、高效化將起到重要的推動(dòng)作用。
四、電子文件的保存問題
電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場(chǎng)的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際保存的驗(yàn)證,電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。建議磁盤每2年、光盤每5年復(fù)制一次并按原來編號(hào)保存。
五、電子檔案管理人員的培養(yǎng)
首先,重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中來。其次,加大現(xiàn)有培訓(xùn)力度,采取走出去和引進(jìn)來的雙向方式,開展電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字信息技術(shù)的強(qiáng)化培訓(xùn),盡快解決電子檔案管理人才緊缺的現(xiàn)狀。最后,適時(shí)組織人員到兄弟單位參觀學(xué)習(xí),取長(zhǎng)補(bǔ)短,切實(shí)提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。
參考文獻(xiàn)
第7篇：電子檔案辦法范文
關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；會(huì)計(jì)檔案管理；問題；對(duì)策
會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。主要有：會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案作為記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，既是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，又是單位檔案的重要組成部分，它在加強(qiáng)單位財(cái)務(wù)管理、開展績(jī)效評(píng)價(jià)、實(shí)施責(zé)任審計(jì)等方面具有不可替代的作用。2015年12月11日，國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))進(jìn)行了修訂，修訂后的新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（2016年1月1日實(shí)施）對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理又進(jìn)一步作了明確具體的規(guī)定，但由于一些客觀條件和主觀因素的影響，行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理還存在一些問題。
一、會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問題
（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的思想認(rèn)識(shí)不夠第一，單位領(lǐng)導(dǎo)甚至財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)資金管理和會(huì)計(jì)核算一般都很重視，但對(duì)會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作不夠重視。第二，許多單位檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作基本知識(shí)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，整理出來的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到要求，不便于查閱；還有一些單位沒有配備專（兼）職檔案管理人員，各業(yè)務(wù)部門或科室都只負(fù)責(zé)保管本部門或科室的檔案資料，會(huì)計(jì)檔案一直都是由單位會(huì)計(jì)直接負(fù)責(zé)保管。在舊版的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定“未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會(huì)計(jì)檔案?！钡滦抻喌摹稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》明確指出:“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不得超過三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案?！钡谌恍┬姓聵I(yè)單位沒有根據(jù)國(guó)家規(guī)定結(jié)合自身實(shí)際制定本單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，或僅作為財(cái)務(wù)管理制度的一個(gè)部分。有些單位雖然有制度，但也沒有及時(shí)根據(jù)國(guó)家政策進(jìn)行更新，更沒有嚴(yán)格執(zhí)行。
（二）電子會(huì)計(jì)檔案管理不完善在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理中，大多數(shù)單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等紙質(zhì)會(huì)計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)及軟件讀取平臺(tái)及時(shí)、有效、完整的備份和存儲(chǔ)。有些雖然備份了，卻忽視了對(duì)文件格式的轉(zhuǎn)換和對(duì)磁存儲(chǔ)介質(zhì)的保管，使存儲(chǔ)在其上的信息丟失或無法讀取，造成數(shù)據(jù)庫丟失。新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確指出：電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定；特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。
（三）會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、查閱和銷毀等工作不規(guī)范在立卷和歸檔上，有些單位不按保管期限分別立卷歸檔，導(dǎo)致分類、立卷和歸檔混亂；在查閱上，主要是手續(xù)不齊全、程序不規(guī)范，造成查閱困難；在銷毀上，主要是鑒定銷毀難，大有無人來銷，無人敢銷的局面，即使超過保管期限年數(shù)，也不愿銷毀，導(dǎo)致積案過多、毀損嚴(yán)重。
（四）會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)管力度不夠在單位接受的各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查和審計(jì)工作中，很少有將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理作為檢要事項(xiàng)的情況。在單位內(nèi)部，也很少有單位將會(huì)計(jì)檔案管理真正融入到財(cái)務(wù)管理工作的全過程，作為單位財(cái)務(wù)管理的固有環(huán)節(jié)來對(duì)待，很少建立各環(huán)節(jié)相互制約、相互促進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制，影響了會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量和管理的成效，最終影響會(huì)計(jì)檔案的有效利用。
二、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策與建議
（一）提升會(huì)計(jì)檔案人員素質(zhì)，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理首先，單位領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法治化的軌道。其次，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，作為會(huì)計(jì)人員和會(huì)計(jì)檔案管理人員的崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，同時(shí)還要搞好后續(xù)教育，增強(qiáng)責(zé)任心和執(zhí)行力。再次，健全會(huì)計(jì)檔案管理制度。要根據(jù)財(cái)政部2016年修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合自身實(shí)際，建立和健全一套會(huì)計(jì)檔案管理制度。包括財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，要明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；檔案保管、安全保密制度，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密；建立和落實(shí)檔案保管工作責(zé)任制，明確各人職責(zé)，使會(huì)計(jì)檔案收集、歸檔、保管工作落到實(shí)處。
（二）加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案的管理第一，要建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，及時(shí)做好電子會(huì)計(jì)檔案的備份，特殊格式的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并備份并做好存儲(chǔ)磁盤的防火、防水、防盜、防塵的保護(hù)工作。第二，要使用能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取的電子會(huì)計(jì)資料；能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料；設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，并配備具有高清晰度打印功能的打印機(jī)，作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具。第三，要使用能夠有效接收、管理、利用的電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案檢索關(guān)系的電子檔案管理系統(tǒng)。第四要強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，定期進(jìn)行補(bǔ)丁維護(hù)。同時(shí)要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)完善相關(guān)內(nèi)控制度，比如電子簽名，禁止未經(jīng)授權(quán)的訪問，防止篡改，建立災(zāi)后恢復(fù)的應(yīng)急方案。
（三）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔一是及時(shí)規(guī)范整理會(huì)計(jì)檔案。日常產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證要及時(shí)整理裝訂，規(guī)范封貼、簽章。在檢查確認(rèn)憑證封面所列事項(xiàng)記載完整后進(jìn)行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒有散頁后按月份先后順序放入憑證盒，會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表和其他類會(huì)計(jì)檔案逐卷裝入檔案盒，并逐項(xiàng)填寫檔案盒上的內(nèi)容。二是規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案可由財(cái)會(huì)部門暫管一年后（便于財(cái)會(huì)部門查閱近期資料）按照相關(guān)規(guī)定交由綜合檔案室保管。沒有建立的單位要盡快建立，會(huì)計(jì)人員交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要認(rèn)真辦理交接手續(xù)。三是嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案查閱審批制度。未經(jīng)有權(quán)限人員批準(zhǔn)，任何人不得查閱會(huì)計(jì)檔案；同時(shí)利用借閱登記手續(xù)，做到借出、送還、移交各個(gè)環(huán)節(jié)都有規(guī)范的記錄，做到責(zé)任明確、內(nèi)容完整、時(shí)間清楚。四是要嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案銷毀規(guī)定。要特別突出檔案銷毀的法律意識(shí)，依法依規(guī)進(jìn)行檔案銷毀。單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿，確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀。在銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，單位檔案管理機(jī)構(gòu)要編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人要在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)部門監(jiān)銷制度。對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止，并應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
（四）強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理的監(jiān)督管理財(cái)政、審計(jì)等部門在進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)檢查時(shí)，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容，促使單位規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要使用價(jià)值。單位內(nèi)部應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管作為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，融入單位財(cái)政財(cái)務(wù)管理的相關(guān)制度之中，在日常管理中嚴(yán)格遵循，形成長(zhǎng)效機(jī)制。
參考文獻(xiàn)：
[1]財(cái)政部，國(guó)家檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法〔S〕.2015-12-11.[2]黃煥敏.淺談行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及對(duì)策〔J〕.合作經(jīng)濟(jì)與科技，2014（02）.
第8篇：電子檔案辦法范文
關(guān)鍵詞：電子文件；電子檔案；歸檔；管理
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1009-9166（2011）032(C)-0332-01
彼得•德魯克在《21世紀(jì)的管理挑戰(zhàn)》中指出：“在20世紀(jì)，管理所做的最重要也是唯一的貢獻(xiàn)，就是把生產(chǎn)過程中體力勞動(dòng)者的生產(chǎn)率提高了50倍；在21世紀(jì)，管理需要做出的最重要的貢獻(xiàn)，是使知識(shí)工作者的生產(chǎn)率得到同樣的提高?！被ヂ?lián)網(wǎng)引起了人們閱讀、溝通和工作方式的巨大變革。網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為檔案工作的一個(gè)重要手段，而隨之而來的電子檔案、電子文件已經(jīng)成為我們工作的重要內(nèi)容。
一、電子文件與電子檔案
電子文件是因家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的，能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，對(duì)以按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。在十多年前我們還用磁盤裝載文件，而隨著時(shí)間的推移，現(xiàn)在我們用優(yōu)盤、光盤、甚至手機(jī)裝載文件。這是科技進(jìn)步給我們帶來的方便，但是不可預(yù)知未來新的工具的誕生，屆時(shí)電子文件還將會(huì)以其他的方式存在。根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》，電子文件歸檔管理工作有了基本的框架依據(jù)。因此，姑且把作為“檔案”接收和保管的電子文件稱“電子檔案”。
電子檔案具有可變性。電子文件中的信息容易變更。凡有計(jì)算機(jī)知識(shí)的人都知道，電子文件總是處于不確定狀態(tài)，內(nèi)含的信息非常容易被改動(dòng)，只要是在相應(yīng)條件里的任何人都能對(duì)其進(jìn)行刪改，人們很難認(rèn)定電子文件產(chǎn)生時(shí)的原始狀態(tài)，導(dǎo)致人們對(duì)其信賴度有限。另一方面，就目前的科技狀況而言，磁盤、磁帶、光盤等電子文件信息的存儲(chǔ)載體抵抗外界不利因素的能力較差，在使用或保管中容易出現(xiàn)破碎、變形等損壞，導(dǎo)致信息丟失。如果不及時(shí)管理，造成電子文件的損失也難以彌補(bǔ)；電子文件不僅對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有很強(qiáng)的依賴性，而且電子文件在物質(zhì)上還需要依附于某種介質(zhì)或載體而存在；電子文件不受空間、時(shí)間的限制，其產(chǎn)生、傳遞和復(fù)制再造、存儲(chǔ)利用都十分便捷，但也失去了其與紙質(zhì)文件同樣具有的珍貴和嚴(yán)肅性。
二、電子文檔的管理
電子文件管理是檔案現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。我們目前能夠做的，就是利用現(xiàn)有的技術(shù)條件和管理手段，把電子文件納入文件歸檔管理的范疇，盡可能地保存好應(yīng)該歸檔。保存電子文檔就是保存歷史，城池破了尚可以重建，但是歷史丟失了就很難彌補(bǔ)。1、首先來看看電子文檔應(yīng)該如何歸檔？對(duì)電子文件的管理還沒有比較成熟的辦法。其中很重要的一個(gè)原因，就是我們的檔案人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)水平有限，對(duì)電子文件尚不能做到自如地控制。轉(zhuǎn)換載體，即把原來的電子版的信息材料印制出來，以紙質(zhì)載體的文件形式立卷歸檔。由于這種歸檔方式簡(jiǎn)單、省事，是目前一種被普遍采用的歸檔方式。但是，在文件轉(zhuǎn)換歸檔的過程中，其電子版的文件有的一并歸了檔，而大多是以為沒有必要雙重歸檔便放棄了電子版的歸檔；轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)，是將電子文件信息從計(jì)算機(jī)上轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)到光碟、硬盤、軟盤等一些光介質(zhì)和磁介質(zhì)上，然后再將其按音像檔案或檔案實(shí)物進(jìn)行集中存放和管理。存儲(chǔ)電子文件、信息的軟盤、光碟與一般傳統(tǒng)的磁帶、錄像帶管理方法相似。對(duì)于已定稿并運(yùn)行的電子文件，進(jìn)行鑒定并分類歸檔，按年度劃分保管期限。歸檔保存時(shí)應(yīng)通過計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)移刻錄到只讀光碟上進(jìn)行脫機(jī)保存；轉(zhuǎn)編目錄，將目錄信息用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)起來，利用網(wǎng)絡(luò)將電子文件目錄加以匯編和管理，可供利用者查詢檔案資源的概況。2、其次來看電子文檔如何控制？前端控制是保證歸檔文件真實(shí)性、原始性的重要方法?！扒岸丝刂剖侵笇?duì)電子文件的管理要從文件運(yùn)轉(zhuǎn)的全過程著眼進(jìn)行通盤規(guī)劃，在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督，即在電子文件的形成階段就要鑒定其檔案價(jià)值，根據(jù)需要加上歸檔標(biāo)識(shí)，以防文件被修改或刪除。這是一種旨在提高管理效率的科學(xué)理念”；建立電子文件形成過程的責(zé)任鏈，關(guān)注責(zé)任鏈信息。這里所說的責(zé)任鏈，是指在電子文件形成和歸檔過程中環(huán)環(huán)相扣的工作關(guān)系。為保證電子文件歸檔后形成真實(shí)、完整、有效的數(shù)字檔案，應(yīng)通過在各部門確定電子文件信息員的形式，對(duì)各職能部門現(xiàn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)行責(zé)任管理，有效跟蹤和控制電子文件的制作歸檔。電子文件的存檔方式各不相同，各有特點(diǎn)，各有利弊，還需要在實(shí)踐中不斷總結(jié)完善。只有對(duì)電子文檔形成過程進(jìn)行全程管理，才能有效的保存電子文檔。
三、電子文檔的管理標(biāo)準(zhǔn)
電子文檔的管理方法有很多種，但是各個(gè)部門不能各自為政，要按照國(guó)家的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行管理?！峨娮游募w檔與管理規(guī)范》。該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了從電子文件形成開始便對(duì)電子文件進(jìn)行登記、鑒定、歸檔、整理等管理方法及具體要求，以保證電子文件的真實(shí)、完整；《CAD電子文件管理》。該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了CAD電子文件產(chǎn)生、處理的基本程序以及在此過程中的相關(guān)管理活動(dòng)，包括文件編號(hào)、更改、簽署、存儲(chǔ)、歸檔等要求；《CAD電子文件光碟存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》。其中明確了機(jī)構(gòu)內(nèi)部CAD電子文件的組織制度，規(guī)定了對(duì)CAD電子文件登記、積累、整理、鑒定、歸檔等檔案管理的工作方法。此外，我國(guó)現(xiàn)有的關(guān)于電子檔案管理的法規(guī)是：《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》。
如何對(duì)電子文件實(shí)現(xiàn)永久保管還在探索中。我們每一位檔案工作者都應(yīng)該發(fā)揮自己的創(chuàng)造性，以適應(yīng)突飛猛進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案現(xiàn)代化的發(fā)展。
作者單位：黑龍江省伊春林業(yè)學(xué)校
第9篇：電子檔案辦法范文
（一）信息資源建設(shè)情況
1、紙質(zhì)檔案數(shù)字化情況：有相當(dāng)一批城建檔案館開展了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。兩種模式：一種是全部館藏檔案數(shù)字化。武漢是全國(guó)全部館藏檔案數(shù)字化第一家；第二種模式：館藏重要檔案、利用率高的檔案先行數(shù)字化。目前大部分為此種模式。
2、電子文件歸檔情況：有少數(shù)城建檔案館開展了電子文件歸檔工作的實(shí)踐。典型城市有珠海、天津、大連、蕪湖、廊坊等。從電子文件歸檔領(lǐng)域來看，僅限于工程領(lǐng)域，還沒有發(fā)展到建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理。工程電子文件歸檔有四種模式：第一種，無軟件模式，如景德鎮(zhèn)、無錫市城建檔案館。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)便；缺點(diǎn)是沒有背景信息，不能前端控制，真實(shí)、完整、有效性不能保證；與檔案管理軟件對(duì)接困難；成本高；占用空間大。第二種，“歸檔軟件+掃描”模式，如天津、廣州市城建檔案館。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是與檔案軟件對(duì)接方便，一定程度上保證了真實(shí)、完整、有效性；缺點(diǎn)是成本高，占用空間大。第三種，“歸檔軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式，如蘇州、昆山市城建檔案館。這種模式優(yōu)點(diǎn)是格式統(tǒng)一，便于保存和利用；節(jié)省掃描費(fèi)用；節(jié)省存儲(chǔ)空間。缺點(diǎn)是仍不能取代一些文件的掃描。第四種，“資料文檔一體化軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式，如珠海、大連、蕪湖市城建檔案館。這是一種最理想的模式，這種模式的優(yōu)點(diǎn)是更方便建設(shè)、施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位；缺點(diǎn)是需要協(xié)調(diào)，兩個(gè)軟件融合統(tǒng)一有難度。
（二）保障體系情況政策法規(guī)方面：
國(guó)家層面的文件有：電子公文歸檔管理暫行辦法(2003.7國(guó)家檔案局令第6號(hào))；《電子文件管理暫行辦法》（廳字[2009]39號(hào)）；《國(guó)家電子文件管理工作規(guī)劃》（2011-2015）；住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部2004年了《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面：國(guó)家建設(shè)部門頒布了5個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2002）；《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）；《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）；《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T187-2012）；正在修訂《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）等。
（三）信息資源服務(wù)情況
1、信息化對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用的作用：內(nèi)部檢索。
2、信息共享問題：各城建檔案館的檔案管理系統(tǒng)彼此獨(dú)立，互不相通，形成一個(gè)個(gè)信息孤島，沒有實(shí)現(xiàn)共享。目前沒有全國(guó)性和地區(qū)性的城建檔案目錄中心，沒有一個(gè)權(quán)威的中國(guó)城建檔案網(wǎng)站，更沒有全國(guó)城建檔案數(shù)據(jù)中心。城建檔案信息資源與相關(guān)單位和部門政務(wù)網(wǎng)的鏈接很少。
（四）信息安全管理情況
1、信息安全意識(shí)很強(qiáng)（上網(wǎng)檔案幾乎沒有），技術(shù)措施有待加強(qiáng)。
2、異地備份：各地開展了異地備份相關(guān)工作，按照住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部異地備份工作方案，河北、江西、浙江、貴州、廣西、安徽、江蘇、新疆、湖北、吉林、山西、四川、廣東、山東等省均開展了省際合作。
二、存在的問題
目前，全國(guó)城建檔案信息化存在以下問題：法律缺失。受《電子簽名法》局限，電子文檔（接收、數(shù)字化）在法律上沒有憑證作用，這對(duì)檔案界是個(gè)重要打擊。沒有法律地位的電子文檔路在何方？觀念陳舊。一是重要性認(rèn)識(shí)不足。對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)僅僅停留在：信息化只是為提高工作效率；現(xiàn)代化的名片沒有認(rèn)識(shí)到；信息化是適應(yīng)社會(huì)環(huán)境的必然之路，信息化決定了城建檔案館的生存。第一，電子檔案的形成對(duì)檔案館的壓力：公文，業(yè)務(wù)管理文件，工程資料。不能順應(yīng)形勢(shì)必將被歷史淘汰；第二，檔案利用方式對(duì)檔案館的壓力：如對(duì)地下管線的利用，不能發(fā)揮作用的檔案，就如同一堆廢紙；第三，檔案庫房的壓力：二是檔案是保密信息，不能上網(wǎng)、不能信息化。錯(cuò)誤之處在于：第一，大部分檔案不保密，不能以小部分的不可行排除大部分的可行性。即使是保密文件，最長(zhǎng)30年后也必須解密。第二，不是說敏感信息就不能上網(wǎng)。三是沒有證據(jù)作用，不接收電子檔案。原始憑證性，信息化難以達(dá)到，由此導(dǎo)致許多城建檔案館不接收電子文件，尤其是在地下管線檔案問題上。效果不顯著。一是信息化沒有減輕工程檔案形成單位的負(fù)擔(dān)?！八Φ魣D板”、使用軟件，但是移交檔案仍然必須以紙質(zhì)形式提交，而且要求兩套制，不僅沒有減輕負(fù)擔(dān)，反而增加了負(fù)擔(dān)。二是信息化對(duì)城建檔案館起到的作用不夠顯著。動(dòng)力不足。一是外部沒有用戶導(dǎo)向；二是內(nèi)部沒有生存壓力。
三、信息化建設(shè)的發(fā)展方向
總體來看，城建檔案信息化發(fā)展方向有以下幾個(gè)趨勢(shì)：
（一）從檔案管理到信息管理。城建檔案信息化是形勢(shì)所迫，全球信息化浪潮、電子計(jì)算機(jī)的普遍使用、查閱利用的需求。檔案管理與信息管理的區(qū)別是，檔案管理只管檔案載體，你查我調(diào)，領(lǐng)上路；信息管理要管檔案內(nèi)容，你求我供，送到家。
（二）從筑建檔案庫到構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。
（三）從紙質(zhì)檔案數(shù)字化到接收檔案數(shù)字化。
（四）從工程檔案庫到城建檔案庫。
（五）從孤立建設(shè)到融合發(fā)展（數(shù)字化城管、數(shù)字城市、電子政務(wù)等）。
