供應(yīng)商檔案管理制度精選(九篇)

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第1篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；檔案信息化；安全防護

在互聯(lián)網(wǎng)時代，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境更顯開放性與共享性，給網(wǎng)絡(luò)背景下的檔案管理帶來諸多安全風(fēng)險，因此，要重視檔案信息安全建設(shè)，制定全方位的應(yīng)對策略，推動檔案信息化建設(shè)的良性發(fā)展。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”的內(nèi)涵

“互聯(lián)網(wǎng)+”是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，其內(nèi)涵不受“互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)”的限制，而是在各領(lǐng)域都有體現(xiàn)?；ヂ?lián)網(wǎng)的創(chuàng)新性、包容性和適應(yīng)性都非常強，商業(yè)模式豐富，“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展是聯(lián)合各種信息技術(shù)的發(fā)展模式，在經(jīng)濟機構(gòu)發(fā)展轉(zhuǎn)型中占據(jù)著重要地位，是目前經(jīng)濟發(fā)展的新方向Ⅲ?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的主要特征就是運用互聯(lián)網(wǎng)進行信息提取，在工業(yè)、商業(yè)等不同行業(yè)中融合發(fā)展。

二、安全建設(shè)是推動檔案信息化的必然要求

（一）安全建設(shè)是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案信息化發(fā)展的根本。對于檔案事業(yè)的發(fā)展，信息化技術(shù)的引用以及“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的提出，促使檔案事業(yè)具備了全新的時代活力，檔案工作的價值是為社會各個機構(gòu)和部門提供信息支持和基礎(chǔ)，在整個國家發(fā)展規(guī)劃中意義巨大。立足“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境，各個行業(yè)和領(lǐng)域?qū)n案資源的要求不斷提升，尤其是查詢以及借閱方面的需要不斷擴大，因此，檔案信息化建設(shè)成為影響檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要指標。

（二）安全建設(shè)是社會各個領(lǐng)域檔案信息化的基礎(chǔ)。對于檔案信息化建設(shè)而言，其周期性較長，涉及諸多方面信息，如資金、技術(shù)等，安全性要求較高。一旦缺乏安全保障措施，導(dǎo)致檔案信息的傳播彰顯隨意性，在根本上阻礙檔案信息化建設(shè)的順利發(fā)展。檔案安全保障工作，要從檔案實體和信息安全兩個角度出發(fā)，對檔案安全的基礎(chǔ)建設(shè)進行加強，構(gòu)建完善的檔案安全防范機制，切實提升檔案安全建設(shè)的高效化。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息化安全建設(shè)的措施

3.1規(guī)范現(xiàn)有的工作體系

高校檔案信息化的管理工作要根據(jù)相關(guān)的法律標準來進行，但是目前我國在檔案信息化管理方面的法律法規(guī)還存在一定的不足。因此，想要實現(xiàn)檔案信息化安全建設(shè)，從國家角度來講，要解決現(xiàn)有的相關(guān)法律法規(guī)中存在的問題，尤其是要規(guī)范檔案信息化管理，確定相應(yīng)的檔案信息技術(shù)標準，并不斷指導(dǎo)地方實踐工作。對于高校以及檔案管理部門來說，雖然無法對法律法規(guī)體系的建設(shè)與完善起到一定的作用，但是在相關(guān)法律法規(guī)完善之前，高校以及檔案管理部門要以自身實際情況為基礎(chǔ)，建立檔案信息化工作細則，從而完成標準化改革。具體包括以下幾方面。首先不斷規(guī)范信息化的標準。以信息工程、相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)標準以及情報學(xué)領(lǐng)域標準為依據(jù)，對現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)進行標準化以及信息化處理，做好電子檔案的存檔以及紙質(zhì)檔案備份。這樣即使后續(xù)電子檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤或者外界因素導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)問題，還可以將原始的紙質(zhì)文件整理出來與電子檔案進行對照，進行再次掃描與保存，從而為后續(xù)的檔案查閱工作帶來更多的便利。其次，規(guī)范檔案信息管理工作以及檔案管理系統(tǒng)平臺購置標準，在有資質(zhì)的供應(yīng)商之間進行仔細挑選并對其進行嚴格約束，保證供應(yīng)商提供的硬軟件服務(wù)能夠滿足自身應(yīng)用需求，同時，還要確保使用過程中檔案信息化的安全條件。最后，要規(guī)范檔案信息安全的管理標準，在檔案管理部門內(nèi)部制定完善且統(tǒng)一的標準，從而保證檔案信息化管理以及服務(wù)工作“有法可依”，一旦出現(xiàn)檔案安全問題，可以以此為依據(jù)來追溯問題的根源所在，并制定相應(yīng)的問題處理方式。

3.2建立完善的檔案信息管理制度

想要保證高校檔案信息化安全建設(shè)能夠順利進行，那么就要建立內(nèi)部的安全信息管理制度，并及時將信息制度落實在檔案管理工作中。目前，檔案信息化建設(shè)中的制度隱患主要體現(xiàn)在以下幾個方面：檔案管理權(quán)限不夠規(guī)范、檔案網(wǎng)絡(luò)具有開放性、對移動存儲設(shè)備等管理不夠嚴格。針對以上三個方面可以制定相應(yīng)的管理制度，例如，針對檔案權(quán)限管理問題，就要以軟件層面為入手點來解決，第一要保證檔案信息終端網(wǎng)絡(luò)平臺能夠只被工作人員所使用，防止非檔案管理人員隨意使用；第二，要確保檔案信息化的相關(guān)軟件專人專用，所有檔案管理員工在工作完成后必須退出相應(yīng)的管理系統(tǒng)，避免其他沒有訪問權(quán)限的用戶訪問檔案信息。而對于檔案網(wǎng)絡(luò)開放性的問題，相關(guān)人員要確保電子檔案平臺以及管理內(nèi)部信息在與互聯(lián)網(wǎng)連接時，必須經(jīng)過相應(yīng)的防火墻才能聯(lián)入，并且內(nèi)部信息終端在連接網(wǎng)絡(luò)時要謹慎選擇，防止隨意連接外部網(wǎng)絡(luò)而為檔案數(shù)據(jù)帶來一定安全隱患的情況發(fā)生，并嚴格禁止檔案管理內(nèi)部人員在工作的過程中按自己主觀意識任意連接網(wǎng)絡(luò)，從而有效避免在沒有任何安全措施的情況下檔案內(nèi)部信息被隨意竊取。同時，針對移動設(shè)備管理不夠嚴格的問題，要及時建立相應(yīng)的移動設(shè)備管理制度，避免員工將個人的存儲設(shè)備連接檔案管理終端，引發(fā)網(wǎng)絡(luò)木馬病毒入侵的情況，從而有效保護了校園電子檔案的安全。

3.3加強對工作人員的安全意識與能力教育

加強對員工檔案安全意識以及工作能力方面的教育，從而實現(xiàn)對檔案信息化內(nèi)部人員的約束。對于信息化技術(shù)人員來講，需要及時轉(zhuǎn)變自身觀念，要有居安思危的意識，不斷提高自己在信息安全方面的技術(shù)，保證在相關(guān)檔案管理軟件出現(xiàn)問題而其供應(yīng)商又無法及時趕到的情況下，能夠利用自身的技術(shù)，有效控制并解決出現(xiàn)的安全問題以及安全隱患，避免事態(tài)朝著嚴重化的方向發(fā)展，保證高校檔案信息的安全，為高校將損失降到最小。對于檔案管理工作人員來講，需要加強對員工檔案信息化安全方面的教育，例如，可以針對頻發(fā)的安全問題、信息化安全易出現(xiàn)的幾種風(fēng)險、錯誤的檔案系統(tǒng)使用方法以及信息化安全建設(shè)不到位產(chǎn)生的危害等方面對員工進行綜合性的教育，從而增強檔案管理人員的檔案信息化安全意識，并不斷規(guī)范自身行為，養(yǎng)成良好的檔案信息系統(tǒng)使用習(xí)慣。

3.4加強對檔案信息化相關(guān)硬件與軟件的建設(shè)

雖然一般檔案信息化系統(tǒng)所使用的硬件與軟件由系統(tǒng)供應(yīng)商提供與設(shè)計，并且在日常檔案管理工作中并不會對其進行頻繁的管理，但是仍需要在供應(yīng)商提供檔案信息化系統(tǒng)前向其描述使用需求。一般來講，軟件的安全需求一般包含對檔案數(shù)據(jù)服務(wù)器的防護、軟件功能權(quán)限的分類、用戶權(quán)限的劃分、信息資源使用權(quán)限的劃分、軟件誤操作的保護以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)防火墻等；而硬件的安全需求主要包含用于保護檔案信息化系統(tǒng)正常運行的設(shè)備、硬件防火墻、較為正規(guī)的路由器以及對連接內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的接入限制等。

結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，很多信息安全都受到了威脅，在技術(shù)、管理、法律等不同層面都需要進行監(jiān)管，必須要加強安全管理意識。在檔案信息化的安全建設(shè)中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了越來越廣泛的應(yīng)用，提高了檔案管理的工作效率，信息檢索速度更快，精確度更高，推動了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。但與此同時，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展也帶來了一些挑戰(zhàn)，在進行檔案信息化安全建設(shè)時，要采取有效對策提高安全性和保密性，確保“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案信息化的安全發(fā)展。

參考文獻

第2篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

【關(guān)鍵詞】采購，精益化，管理

一、企業(yè)采購工作存在的問題分析

企業(yè)由于長期以來形成舊采購模式突然被刷新，在采購工作管理中，存在問題有：1.采購管理制度不具體，缺乏各種采購方式實施細則;2.采購過程管理不夠強，采購過程離規(guī)范化、標準化有一定差距;3.各專業(yè)采購職責分配不一致，使專業(yè)間采購水平參差不齊;4.采購管理缺乏持續(xù)改進的常態(tài)機制。以上不利因素影響了采購工作質(zhì)量和效益，使企業(yè)采購節(jié)資率較低。如何盡快提高采購工作質(zhì)量和效益，把國家有限資金用得盡善盡美，與精益化管理思想理念不謀而合。

二、實施采購精益化管理的內(nèi)涵和做法

精益化管理是使用于現(xiàn)代企業(yè)的組織管理方式，“精益”就是要以最小的投入，取得最大的產(chǎn)出，以最低的成本、獲得最滿意的效果。這種方式是以整體優(yōu)化方式，科學(xué)、合理地組織過程管理中各要素，消除無效勞動，以人為中心，以簡化為手段，以盡善盡美為最終目標。因此在采購創(chuàng)新管理中推行精益化管理具有很強的現(xiàn)實意義。具體做法如下：

（一）建立一整套嚴密的切實可行的規(guī)章制度是實施采購精益化管理的重要依據(jù)。

實施任何一種管理模式，沒有一整套嚴密的規(guī)章制度是不可設(shè)想的，任何一個程序沒有嚴格按規(guī)定去做，都不可能達到最終的目的。因此，企業(yè)采購管理部門要依據(jù)上級招標采購文件精神，結(jié)合實際，制訂企業(yè)《采購管理辦法》、《競爭性談判實施細則》、《詢價采購實施細則》等采購管理制度，使所有采購方式都有制度可依，且在制度上形成閉環(huán)管理。

（二）加強過程管理，建立一套模版化的采購程序是實施采購精益化管理的關(guān)鍵。根據(jù)招標采購法律法規(guī)，一套合法高質(zhì)量的采購程序首先要制訂科學(xué)、合理的采購方案;然后要編制嚴密的技術(shù)規(guī)范書和商務(wù)文件;在對供應(yīng)商進行嚴格的資格審查后，召開采購會議;在提供符合要求的采購評審報告后，領(lǐng)導(dǎo)小組再召開確定供應(yīng)商會議，最終依據(jù)中標原則確定中標供應(yīng)商;在規(guī)定時間內(nèi)與供應(yīng)商完成合同簽訂，將整個采購過程記錄整理歸檔后整個采購過程才算結(jié)束。而這整個過程的每一步又有很具體的要求。因此要真正達到廉潔高效的采購目的，采購過程的每一道程序都非常重要。為了達到精益化管理，企業(yè)采購管理部門組織相關(guān)部門，科學(xué)、合理地規(guī)劃采購過程，對每道程序制訂模版式的要求和記錄，對采購會議要制訂會議議程;對采購歸檔資料的封面和目錄要統(tǒng)一模版。企業(yè)的采購程序標準化要達到任何人按照采購模版，都可以實施一次合法高效的采購的程度。

（三）統(tǒng)一分配職責，明確分工，使采購資源最優(yōu)化，為采購精益化管理提供保障機制。由于受長期固有采購模式影響，企業(yè)各專業(yè)采購水平參差不齊，給采購管理帶來很大難度。要打破長期以來形成的各專業(yè)各自為政的固有采購模式，重新分配職責，充分利用各項目單位技術(shù)優(yōu)勢、物資企業(yè)采購人力和場地資源優(yōu)勢，形成各項目單位負責、物資企業(yè)組織的統(tǒng)一采購模式，實現(xiàn)采購工作標準化、規(guī)范化，簡化管理，消除無效勞動，提高采購質(zhì)量和效率。

（四）把PDCA循環(huán)改進的ISO9000質(zhì)量管理理念融入到精益化管理中是采購精益化管理高效運轉(zhuǎn)的催化劑。在企業(yè)采購精益化管理中，要認真融入PDCA循環(huán)改進方法，首先以強化采購計劃管理為切入點，每月及早了解采購需求，按時編制采購計劃，統(tǒng)籌安排采購，抓好采購計劃落實。在采購計劃的執(zhí)行過程中注重過程管理，建立一套法制化、程序化、標準化的采購模板。為檢驗采購工作的開展情況，將“加強采購管理”納入企業(yè)績效考核關(guān)鍵指標，每季度接受企業(yè)績效考核。實施每月采購例會制度，對當月采購工作總結(jié)，找出問題，制訂改進措施，使企業(yè)采購管理水平在循環(huán)改進中不斷邁向新臺階。

（五）做好采購配套管理，為采購精益化管理夯實基礎(chǔ)

1.建立完善的供應(yīng)商評價機制，開展供應(yīng)商評價活動。切實做好供應(yīng)商資質(zhì)業(yè)績的審核和評估，有針對性地供應(yīng)商進行考察，建立企業(yè)供應(yīng)商庫。分產(chǎn)品、分類別開展供應(yīng)商評價活動，將企業(yè)信譽好、履約好、產(chǎn)品質(zhì)量好、售后服務(wù)好、運行成本低的優(yōu)秀供應(yīng)商評選出來，為企業(yè)采購工作打下堅實基礎(chǔ)。

2.優(yōu)化評標專家?guī)?，加強評標專家管理。評標（評審）質(zhì)量的高低，直接關(guān)系到采購質(zhì)量和效果。企業(yè)在評標專家管理方面：一要注重提高評標專家業(yè)務(wù)水平，分批組織評標專家按時參加培訓(xùn);二要加強評標專家管理，每次評標結(jié)束，由監(jiān)督組對評標專家的表現(xiàn)進行評價，年終進行考核。

3. 加強采購檔案管理。采購檔案管理是采購工作是否合法開展的直接證據(jù)，是采購管理成果的重要載體，采購檔案管理必須經(jīng)得起上級及各檢察機關(guān)的檢查，要充分發(fā)揮采購歸檔文件在生產(chǎn)經(jīng)營等活動中的作用，企業(yè)要對采購文件的歸檔要制訂具體的管理規(guī)定，每批次采購結(jié)束后，采購歸檔資料都須經(jīng)過嚴格檢查后，才能歸檔。

第3篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

1.建立全員參與制度

首先，建立全員參與制度是預(yù)算管理機制有效運行的前提。要實施預(yù)算管理，工業(yè)企業(yè)高層管理者要對預(yù)算管理有較深刻的認識，這是預(yù)算管理機制有效運行的重要前提，因為預(yù)算管理機制的運行必須要有企業(yè)高層管理者來具體組織和推動，預(yù)算總目標的決策權(quán)也屬于高層管理者。工業(yè)企業(yè)的全面預(yù)算管理體系首先也是由高層管理者提出的，工業(yè)企業(yè)應(yīng)建設(shè)一個由高層管理者組成的預(yù)算管理委員會，同時明確預(yù)算管理委員會中各個人的責、權(quán)、利。

其次，預(yù)算管理機制是良好運行的重要條件。我們在實施全面預(yù)算管理體系的時候，首先強調(diào)的就是建立全員參與制度。因為全面預(yù)算管理體系并不是說只要有了高層管理者的組織和推動，編制好預(yù)算，預(yù)算管理就卓見成效，預(yù)算只不過是一個管理的載體，預(yù)算機制的良好運行需要工業(yè)企業(yè)全員參與和支持，特別是中層管理者對預(yù)算的參與、支持尤為重要。這就要求工業(yè)企業(yè)管理者在實施預(yù)算管理之前首先要進行預(yù)算教育，使企業(yè)自上而下都了解預(yù)算管理，認識到實施預(yù)算管理的重要性，主動地參與、支持預(yù)算機制的運行，并接受預(yù)算機制的限制和約束，為預(yù)算機制創(chuàng)造了一個良好的運行環(huán)境，否則，預(yù)算管理就不能良好運行。

2.完善供應(yīng)商管理制度

對于工業(yè)企業(yè)來說，不可避免的會涉及到供應(yīng)商管理的內(nèi)容，對于一些中間產(chǎn)品企業(yè)會給供應(yīng)商一個生產(chǎn)標準，供應(yīng)商根據(jù)工業(yè)企業(yè)的生產(chǎn)標準生產(chǎn)，同時工業(yè)企業(yè)也根據(jù)相應(yīng)的標準進行驗收。所以，搞好供應(yīng)商管理，對于生產(chǎn)管理具有重要的意義。因此工業(yè)企業(yè)應(yīng)制定一套完整的供應(yīng)商管理制度，以保證外購產(chǎn)品的質(zhì)量及成本的控制。

3.建立質(zhì)量管理制度

質(zhì)量管理制度是在實施全面預(yù)算管理制度時我們需要強調(diào)的地方之一。預(yù)算管理是一種全面管理，而不局限于財務(wù)管理方面，如果為了降低產(chǎn)品成本或者一些人為因素而導(dǎo)致質(zhì)量下降，就會給工業(yè)企業(yè)帶來負面影響。只有在嚴格的質(zhì)量標準控制下，才能進行正常的預(yù)算管理。

工業(yè)企業(yè)可以制定質(zhì)量問題處理機制，主要是為解決業(yè)務(wù)人員提供的客戶需求不明確及在客戶需求明確的情況下由于技術(shù)人員的操作或者責任心問題造成的質(zhì)量問題，同時對于一些由于技術(shù)難關(guān)造成的質(zhì)量問題也要求技術(shù)有關(guān)部門在一定時間內(nèi)處理完畢。為了解決業(yè)務(wù)人員提供的客戶信息不明確的問題，工業(yè)企業(yè)要采用優(yōu)化流程的方式來處理的，通過流程的介定，明確相關(guān)責任及相關(guān)需求，避免發(fā)生類似問題。

4.優(yōu)化工業(yè)企業(yè)激勵制度

制訂激勵制度是確保預(yù)算系統(tǒng)長期有效運行的一個重要因素，因為人的工作努力程度往往受到業(yè)績評價和獎勵辦法的影響，預(yù)算的考評應(yīng)遵循激勵的原則。制訂明確的激勵機制，讓預(yù)算執(zhí)行者在預(yù)算執(zhí)行前就明確業(yè)績與獎勵之間的關(guān)系，知道什么樣的業(yè)績將會得到什么樣的獎勵，使個人目標與工業(yè)企業(yè)的總目標和經(jīng)營成果緊密地連接在一起，以此引導(dǎo)員工自覺約束自己的行為，激勵他們努力工作，增強組織歸屬感，完成或超額完成預(yù)算目標。

“如果將預(yù)算的執(zhí)行和對績效的考核與一定的激勵制度結(jié)合起來，這種激勵作用就會更大”。因此，優(yōu)化激勵制度也是實現(xiàn)工業(yè)企業(yè)預(yù)算總目標的一種有力手段。

5.健全會計財務(wù)制度

預(yù)算管理機制的運行，需要工業(yè)企業(yè)具有良好的會計基礎(chǔ)與健全的會計、財務(wù)制度，特別是高層管理者必須精通公司財務(wù)管理和會計知識。這是預(yù)算管理機制良好運行的基礎(chǔ)。這是因為，預(yù)算管理的首要環(huán)節(jié)是預(yù)測，通過預(yù)測來確定企業(yè)的目標利潤，而這種預(yù)測要以大量的準確信息為依據(jù)，這些信息主要包括工業(yè)企業(yè)內(nèi)部信息和外部信息，其中很多信息屬于管理會計范疇或與管理會計有聯(lián)系，管理會計為企業(yè)管理者的預(yù)測提供了大量的信息支持，使管理者通過預(yù)測所確定的預(yù)算目標更為合理；在預(yù)算執(zhí)行控制過程中，管理會計對預(yù)算執(zhí)行信息的分析和解釋以及所提供的解決問題的建議，又大大提高了預(yù)算機制的運行效率。所以，預(yù)算管理“與管理會計始終左右相伴，管理會計信息在預(yù)算管理中起著不可替代的作用”。

第4篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

【關(guān)鍵詞】電子信息檔案；風(fēng)險控制；方法

目前，計算機技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是由于計算機自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用電子信息檔案這一手段時也面臨著風(fēng)險。因此，企業(yè)在運用此技術(shù)時一定要做好風(fēng)險的防范措施，力求使風(fēng)險降到最低?；诖?，本文主要對電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法進行了探討。

企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中，計算機的應(yīng)用已非常普遍，其具有多種多樣的功能，為企業(yè)管理帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)點，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用電子信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風(fēng)險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1.積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3.及時消除風(fēng)險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風(fēng)險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險，主動采取應(yīng)對措施。因為計算機網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及時進行預(yù)防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風(fēng)險的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險緩解就是通過制定實施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風(fēng)險的后果或影響。常見的風(fēng)險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風(fēng)險的分散，即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

四、評估風(fēng)險的措施

當風(fēng)險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風(fēng)險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險評估的目的是為了能夠使預(yù)防計劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險的預(yù)防計劃。需要強調(diào)一點，如果機構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險要積極采取措施，力求使風(fēng)險造成的損失最小。

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風(fēng)險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風(fēng)險的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失有重要的意義。

參考文獻：

[1]馮惠玲，論電子文件的風(fēng)險管理[J].檔案學(xué)通訊.2005（3）

[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2008（1）

第5篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

關(guān)鍵詞：戰(zhàn)略采購；成本控制；利潤

1 采購成本對企業(yè)利潤的影響

企業(yè)經(jīng)營主要目標是實現(xiàn)利潤增長，而要獲得利潤首先要付出一定的經(jīng)營成本。工業(yè)生產(chǎn)型的企業(yè)生產(chǎn)成本中，占比最大的是材料費用。為了更清晰的表述，這里舉例說明：某企業(yè)用其經(jīng)營總收益的50%來采購原材料，其稅前純收益率為10%，也就是每銷售10萬元產(chǎn)品，其獲得1萬元的利潤，但是原材料成本為50萬元，其他開銷為40萬元。如果成本會隨著銷量的變化而變化，那么這家企業(yè)要想多賺10元錢，就要實現(xiàn)利潤率增長10%，而企業(yè)的銷售量和原材料成本又要怎樣變化呢？從下面表1數(shù)據(jù)對比分析可以發(fā)現(xiàn)其中的變化規(guī)律。

從上表中可以發(fā)現(xiàn)：企業(yè)要實現(xiàn)利潤收入增加10元，就業(yè)增加10%的銷量，也就是要將銷售收入增加到1100元，而相應(yīng)的其采購成本和其他費用也要增加到550元和440元；如果采購成本縮減2%，就可以將成本降低到490元，而這樣也可以實現(xiàn)利潤增長10%，同樣可以增加相同數(shù)量的企業(yè)的稅前收益。但是，同降低采購成本相比，增加銷售額的付出五倍的努力，采購成本占比越大，二者之間的差異也會越大。因此，企業(yè)要向增加利潤收入，可以優(yōu)先考慮采用降低采購成本的做法，因為其比提高銷售額見效更快。換言之，企業(yè)要將提升經(jīng)營效益的重點放在控制采購成本上面。

2 企業(yè)采購現(xiàn)狀及分析

隨著世界經(jīng)濟一體化進程的不斷加劇，現(xiàn)代企業(yè)面臨著更加激烈的市場競爭，市場需求和競爭正朝著多樣化和個性化的方向發(fā)展。采購作為企業(yè)重要的經(jīng)營活動之一，其地位和作用日益重要起來。許多企業(yè)的采購成本是其進行成本的70%以上，因此存在巨大的改進空間。

2.1 企業(yè)在采購物流中存在的問題

經(jīng)本文調(diào)研發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在采購物流方面主要存在以下三個方面的問題：

2.1.1 采購人員的綜合素質(zhì)低

在傳統(tǒng)企業(yè)管理觀念中，采購工作是沒有任何技術(shù)含量的崗位，這是過去我國長期存在的買方市場所形成的認識。隨著市場體制的不斷完善，影響市場價格的變化因素不斷增多， 采購人員必須要綜合分析市場各因素的變化才能夠制定最佳采購方案。而這其中就需要運用到各種分析方法和知識技能，對采購人員提出了更高的素質(zhì)要求。

2.1.2 采購績效評估制度不健全

這是企業(yè)內(nèi)部管理體制建設(shè)方面的工作，采購人員在結(jié)束一個采購項目之后，要及時開展項目完成情況總結(jié)工作，分析不足與缺陷，制定相應(yīng)的改進方案和措施，并形成工作經(jīng)驗推廣，只有這樣才能夠不斷提高總體采購工作效率。

2.1.3 供應(yīng)商不穩(wěn)定

企業(yè)應(yīng)對物資供應(yīng)意外情況的能力不足，沒有制定完善的應(yīng)急方案和制度。當原材料供應(yīng)緊張時，市場價格會上漲，會直接增加企業(yè)的采購成本，降低企業(yè)的綜合經(jīng)營效益。因此，企業(yè)采購部門要制定穩(wěn)定的物資供給保障機制，發(fā)展長期固定的物資供應(yīng)商，以有效應(yīng)對原材料市場價格的波動。

2.2 企業(yè)在采購成本中存在的問題

在企業(yè)采購活動中，主要涉及到價格、質(zhì)量、批量問題。本文接下來重點分析這幾方面存在的主要問題：

2.2.1 采購成本中存在的價格問題

（1）企業(yè)采購過于偏重價格談判

傳統(tǒng)的采購模式下，采購人員將大部分精力放在與原材料供應(yīng)企業(yè)的價格談判工作上，力求更低的采購價格來控制采購成本。但是在爭取價格折扣的時候，卻又忽視了對產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期限等方面的管理和要求， 這種將價格談判與材料品質(zhì)、交貨期限想脫離的采購模式，大大影響了后期采購的管理效率，降低了采購產(chǎn)品的供給質(zhì)量。這種采購方法顯然難以為企業(yè)真正降低采購成本，是一種低效的工作方法。

（2）價格信息獲取渠道單一，反饋不及時

許多企業(yè)采購人員主要依賴網(wǎng)絡(luò)、報刊以及調(diào)研報告等渠道來獲取采購價格信息，而這種渠道信息往往都具有一定的滯后性，降低了采購決策的正確性。從某種程度上來看，會大大影響企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略的實施，尤其是在準備推出新產(chǎn)品、開辟新市場時，信息的滯后性會降低企業(yè)應(yīng)對新形勢變化的能力，失去更多的市場與客戶。因此，企業(yè)要努力拓展價格信息來源渠道，不斷提高一手信息的質(zhì)量，為企業(yè)開展決策提供全面、及時和客觀的信息依據(jù)。

2.2.2 采購質(zhì)量問題

采購方與供應(yīng)方?jīng)]有建立有效的合作溝通機制，企業(yè)采購部門很少有機會直接參與供應(yīng)方的生產(chǎn)質(zhì)量管理活動，而是借助后期質(zhì)量檢測標準來控制采購產(chǎn)品質(zhì)量。而供應(yīng)商為了贏得訂單，會在采購招標會上盡可能的壓低產(chǎn)品價格，以低價策略來提升競爭力，這種結(jié)果往往就是導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)品品質(zhì)不斷下降，因為供應(yīng)商為了保證在低價水平上盈利，只能采取削減原材料投入的方法來實現(xiàn)，而這必然會降低產(chǎn)品質(zhì)量水平。因此，采購方與供應(yīng)方要建立長期合作機制，以防止上述情況的發(fā)生。

3 降低企業(yè)成本的戰(zhàn)略采購策略

根據(jù)上述分析，針對企業(yè)采購物流及成本存在的問題，可以采取以下對策：

3.1 建立健全采購過程中的各項制度

3.1.1 建立嚴格的采購制度

建立一套科學(xué)、嚴密的采購管理制度，不僅可以規(guī)范企業(yè)采購人員的行為，提高工作效率，還能夠杜絕弄虛作假危害企業(yè)利益的風(fēng)險發(fā)生。采購管理制度要從操作細則著手，對實際工作流程進行明確規(guī)定，為開展各項采購工作提供有效的指導(dǎo)意見。

3.1.2 建立供應(yīng)商檔案和準入制度

企業(yè)要建立完善的供應(yīng)商檔案管理制度，將所有供應(yīng)商資料信息納入到檔案資料當中，要將供應(yīng)商產(chǎn)地、信譽、結(jié)算方式、產(chǎn)品品質(zhì)、生產(chǎn)資質(zhì)等信息記錄到檔案當中，并制定專人管理，并保持定期更新信息內(nèi)容。企業(yè)的采購招標對象必須從檔案庫中挑選，以保證供應(yīng)商資質(zhì)符合企業(yè)采購要求。同時要建立供應(yīng)商供應(yīng)審查機制，要聯(lián)合工商、質(zhì)檢等部門的業(yè)務(wù)工作來提高供應(yīng)商的資質(zhì)評審水平，確保審查工作的科學(xué)合理性。

3.1.3 建立價格檔案和價格評價體系

企業(yè)采購部門要針對全部采購材料品種建立價格檔案庫，在制定采購方案之前，要與價格檔案資料進行對比分析，確定一個科學(xué)合理的采購實施價格。在不出現(xiàn)意外情況下，采購實施價格必須要不高于價格檔案中的水平，否則要給出詳細的解釋原因。對于采購數(shù)量較多的材料品種，要建立完善的價格評價體系，有公司各部門負責人組成評估小組，要定期更新原材料市場價格信息，并調(diào)整相關(guān)價格分析策略和采購價格決策。這種調(diào)整工作可以每月或者每季度開展。

3.2 降低采購成的途徑和方法

3.2.1 把握價格變動的時機

市場經(jīng)濟環(huán)境下，產(chǎn)品價格是不斷波動變化的，因此，企業(yè)采購部門要時刻關(guān)注市場供求變化，制定合理的采購方案，把握好最佳采購時機。實踐證明，這種做法能夠為企業(yè)創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟效益。

3.2.2 以競爭招標的方式來牽制供應(yīng)商

要提高大宗材料采購工作效率，最可行的辦法就是通過招投標，通過對比不同供應(yīng)商的價格，挑選最合適的供應(yīng)貨源。此外，對同種材料，應(yīng)多找?guī)讉€供應(yīng)商，通過對不同供應(yīng)商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利地位。

3.2.3 不斷開發(fā)供貨商，營造競爭局面

供貨商要及時更新供應(yīng)商名冊，要將具有競爭力的供應(yīng)商納入到合作范圍內(nèi)。要不斷提高供應(yīng)商之間的競爭水平，以為企業(yè)采購創(chuàng)造更好的機遇。可以制定一套完善的供應(yīng)商評價系統(tǒng)，將技術(shù)、規(guī)模、創(chuàng)新、信譽等指標納入到評估體系當中，綜合評估供應(yīng)商的合作潛力，將低于平均得分的供應(yīng)商剔除合作范圍。在每次的招標中都要有新的供貨商出現(xiàn)。企業(yè)主要原輔材料的供貨商應(yīng)有3家以上，而且每年應(yīng)根據(jù)企業(yè)經(jīng)營實際狀況至少再發(fā)展一家。

3.2.4 加強采購人員的管理，提高采購人員的素質(zhì)

優(yōu)秀的采購人員要具備多種素質(zhì)，擁有豐富的工作經(jīng)驗，高度的責任感，具有敏感的市場信息嗅覺，能夠勝任多種采購工作任務(wù)。為了避免采購人員作出損公肥私行為，企業(yè)要制定完善的工作紀律制度，并加強監(jiān)督，不斷提高采購人員違紀成本。同時，要充分調(diào)動采購人員自主學(xué)習(xí)積極性，不斷提高采購隊伍總體工作素質(zhì)水平。

4 結(jié)語

采購是企業(yè)經(jīng)營活動的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)進行降本增效的重要途徑，尤其在市場經(jīng)濟高速發(fā)展的今天，企業(yè)要想實現(xiàn)利益最大化，不用置疑，一定要重視采購，只有在企業(yè)成本逐漸降低，同時采購來的材料合格的前提下，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動才能展開，企業(yè)才能得到發(fā)展壯大才有希望。

參考文獻

[1] 朱芳陽，章秀芝.基于戰(zhàn)略采購的供應(yīng)商選擇指標體系研究[J].企業(yè)經(jīng)濟，2010（07）.

[2] 彭燁.你了解戰(zhàn)略采購嗎？[J].中國機電工業(yè)，2006（07）.

第6篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

【關(guān)鍵詞】設(shè)備管理;生命周期;檔案管理

【中圖分類號】R82【文獻標志碼】A 文章編號:1674－1242(2016)01－0015－04

引言

醫(yī)用設(shè)備檔案化管理是醫(yī)院管理評估標準的重要指標之一，體現(xiàn)了現(xiàn)代化系統(tǒng)化的醫(yī)院管理水平。不僅包含簡單的文書檔案保存，更是一個全新的動態(tài)管理理念，以達到發(fā)揮檔案管理作用、提升設(shè)備管理水平、優(yōu)化設(shè)備管理制度的效果。本文的設(shè)備檔案化管理通過分析醫(yī)院原有的設(shè)備管理缺陷，結(jié)合2015年度上海市綜合醫(yī)院管理評估標準和國際認證聯(lián)合委員會(JCI)制定的相關(guān)醫(yī)院管理制度［1］要求，采用生命周期理念將設(shè)備管理形成一個完整的生命周期，是生命線的動態(tài)管理過程，從而使設(shè)備使用、醫(yī)療質(zhì)量、服務(wù)能力得到加強，產(chǎn)生更佳的社會效益和經(jīng)濟效益，增強醫(yī)院的整體服務(wù)質(zhì)量。

1設(shè)備生命周期理念

在醫(yī)用設(shè)備管理中，引入生命周期的管理理念，將人力資源周期管理模式運用至每一臺醫(yī)用設(shè)備，從申請、論證、采購、驗收、使用、維修、強檢至報損構(gòu)成一條完整的生命線［2］，通過電子卡片檔案［3］跟蹤式管理，為每一臺設(shè)備建立檔案，并將每一次活動和事件詳情記錄下來導(dǎo)出臺帳，以此優(yōu)化設(shè)備管理科室內(nèi)部工作流程，使之符合于醫(yī)院整體的工作流程，符合現(xiàn)代化數(shù)字化醫(yī)院的工作模式，為臨床科室與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供完整的設(shè)備數(shù)據(jù)信息。

2采購前期階段

醫(yī)用設(shè)備采購前期分為申請、論證、立項，由各申請科室提出采購申請，通過院內(nèi)各相關(guān)管理部門論證即完成“儀器設(shè)備購置申請論證表”，正式對該采購項目立項。該階段應(yīng)做好“儀器設(shè)備購置申請論證表”、“院內(nèi)請示稿”以及其他申請相關(guān)資料的收集、存檔工作，作為設(shè)備生命周期的開始標志，從而進入采購階段。

2．1申請

申購科室必須統(tǒng)一填寫下年度“儀器設(shè)備購置申請論證表”，說明欲采購設(shè)備的各類詳細情況，作為申請依據(jù)，供各論證部門參考及院領(lǐng)導(dǎo)決策。年度購置計劃以外醫(yī)療儀器設(shè)備的申購必須有充分的理由，在經(jīng)費允許的情況下依據(jù)流程操辦。所需填寫的內(nèi)容包括:(1)設(shè)備名稱、數(shù)量、品牌、型號、附加裝置及配件、消耗性材料、性能、價格、請購原因、資金來源、預(yù)算金額等各項設(shè)備基礎(chǔ)信息。(2)多家生產(chǎn)銷售廠商同類產(chǎn)品在性能、價格、可靠性及先進性等因素的比較，作為以后的采購依據(jù)，從而擇優(yōu)選購。(3)申購部門原有醫(yī)用設(shè)備情況，并根據(jù)同類設(shè)備的型號、規(guī)格、使用情況，提供該設(shè)備的使用效率、經(jīng)濟效益預(yù)測、相關(guān)收費方式、標準等。(4)凡對環(huán)境有特殊要求的設(shè)備，需提供具體環(huán)境要求，如承重、溫度、濕度、水、電、氣等，并詳細說明安裝位置、場地大小、環(huán)境及配套設(shè)施要求［4］。

2．2論證

各相關(guān)部門依據(jù)“儀器設(shè)備購置申請論證表”中所提供的各項數(shù)據(jù)，核實申購科室對于該設(shè)備的需求度、有無明確資金來源、統(tǒng)一收費標準等情況進行評估，申購部門必須具備安裝和使用條件，對尚未具備條件的，應(yīng)在申報同時提出請示，交與有關(guān)部門(基建、保衛(wèi)、醫(yī)務(wù)處、護理部、財務(wù)處等部門)和分管院長商討解決方案。符合各項評估標準經(jīng)醫(yī)院醫(yī)務(wù)處、醫(yī)保辦、財務(wù)處、設(shè)備處、院辦及其他相關(guān)管理部門申購論證通過后方可正式立項采購，進入采購階段。年度購置計劃以外的醫(yī)療儀器設(shè)備在通過以上各部門論證后，統(tǒng)一生成《院內(nèi)請示稿》，依據(jù)請示稿的批示內(nèi)容確立該采購項目，進入正式采購階段。

3正式采購階段

對于正式立項的采購項目，設(shè)備科設(shè)專人負責采購。采購員按照上級審批核準后的“儀器設(shè)備購置申請論證表”或者“院內(nèi)請示稿”中具體采購要求依照采購流程進行操作。采購的設(shè)備功能、型號、制造廠、數(shù)量等必須與審批后的“儀器設(shè)備購置申請論證表”內(nèi)容相符。如需改變，必須征得分管科長和使用部門同意。3．3．1技術(shù)資料比較收集該采購項目的相關(guān)設(shè)備資料(彩頁，技術(shù)參數(shù)資料)，通過產(chǎn)品介紹，了解欲采購設(shè)備性能、具體參數(shù)、技術(shù)特色、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)、消耗材料來源等各項因素。同時對廠商的資質(zhì)、產(chǎn)品的合法性和相關(guān)證書(廠商必須備有醫(yī)療器械經(jīng)營許可證或生產(chǎn)許可證、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、醫(yī)療器械注冊證及注冊登記表、銷售員的法人委托書、該銷售員的身份證復(fù)印件和銷售公司的授權(quán)書及其他特殊證明要求)進行核查。經(jīng)綜合分析、比較和確認后，由使用部門確認方可進入招標。3．3．2招標及合同管理按照財政局的相關(guān)規(guī)定，價值20萬以上的采購項目需交由招標公司進行公開招標，進口大型設(shè)備必須通過國際招標采購，要求至少有三個及以上的公司投標方可開標，依據(jù)高性價比的要求產(chǎn)生評標結(jié)果。20萬以下的采購采購項目可有醫(yī)院內(nèi)部通過商務(wù)競爭性談判決定。通過技術(shù)資料比較，滿足采購需求的供應(yīng)商提交項目概況、競爭性談判單位資質(zhì)要求、獲取談判文件和報價文件等資料進入商務(wù)競爭性談判，院方將遵循“公開、公平、公正”的原則，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下發(fā)揮院內(nèi)采購的優(yōu)勢，講究實用、低成本、高性價比，對采購物資的全過程進行有效控制。此期間需成立談判小組負責采購領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督、技術(shù)談判、商務(wù)談判等，并如實記錄談判過程中的各項審查結(jié)果［5］，包括招標文件、“競爭性談判審批表”、“技術(shù)談判記錄”、“商務(wù)談判記錄”、“競爭性談判評審記錄”、“競爭性談判中選通知書”、“競爭性談判結(jié)果通知書”、“技術(shù)協(xié)議”、“評標委員會成員名單表”、“評標委員會評標意見”等資料，統(tǒng)一編號歸入該項目相關(guān)的設(shè)備檔案庫。同時將采購結(jié)果上報上海市政府采購中心備案。開標確定采購意向后，院方與供應(yīng)商簽訂“買賣合同”，供應(yīng)商需提供該設(shè)備的具體信息如報價單、配置單、產(chǎn)品及供應(yīng)商三證，授權(quán)書、投標書、合同、海關(guān)報關(guān)單(進口設(shè)備)、設(shè)備運輸簽收單、進出口貨物免稅證明、商檢部門檢測文件等，所有檔案齊全后方可正式入庫進入設(shè)備安裝試用階段。

4驗收階段

驗收由使用科室、設(shè)備部門、供貨商一同參與，分兩階段，包括開箱安裝驗收和產(chǎn)品使用驗收，所有新入院的醫(yī)療儀器設(shè)備都必須具備在將驗收階段資料歸檔后方可正式入庫成為在用設(shè)備。

4．1開箱安裝驗收

儀器設(shè)備到貨后，由設(shè)備科及供貨單位共同參加開箱簽收。簽收內(nèi)容以廠方提供的開箱簽收單內(nèi)容或招標文件中應(yīng)提供的所有內(nèi)容為準，檢查裝箱有無損壞，對規(guī)定的儀器數(shù)量、序列號、型號等一一核對。并將產(chǎn)品合格證、裝箱單、提貨單、安裝說明、使用指南、服務(wù)手冊、光盤、軟盤等妥善存檔。安裝完成后保證設(shè)備的正常運行。如屬于大型設(shè)備或?qū)I(yè)設(shè)備，廠方需組織操作培訓(xùn)，保證設(shè)備的正常使用，如在此過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與運輸單位、發(fā)貨廠商等有關(guān)單位、部門取得聯(lián)系，妥善解決后將事件記錄在案［6］。

4．2產(chǎn)品使用驗收

價值在5萬以下的儀器設(shè)備安裝完成試用一個月后，供應(yīng)商領(lǐng)取填寫“設(shè)備驗收單”，由使用科室自行確認驗收，提交“設(shè)備驗收單”，設(shè)備科相關(guān)人員確認驗收結(jié)果存入檔案，若不合格者則視具體情況延后驗收日期，與有關(guān)科室取得聯(lián)系，協(xié)商解決。價值在5萬以上的儀器設(shè)備安裝完成試用一個月后，供貨商向設(shè)備科申請驗收，供貨方、使用科室、設(shè)備科三方到場，由銷售方填寫該設(shè)備“設(shè)備驗收單”相關(guān)信息，使用科室負責人填寫設(shè)備使用情況包括儀器正常運作情況、配件更換記錄等并簽字確認，再由設(shè)備科的相關(guān)人員確認驗收是否合格，若不合格者則視具體情況延后驗收日期，并與有關(guān)科室取得聯(lián)系，協(xié)商解決。大型、專一或特殊醫(yī)療儀器設(shè)備的驗收在安裝完一個月后，需由第三方人員組成驗收專家組、銷售商、使用科室、設(shè)備科一同到場視試用期設(shè)備使用狀況進行驗收確定。設(shè)備經(jīng)開箱簽收、產(chǎn)品驗收合格后正式啟用，開始計算保修期，正式給予該設(shè)備儀器編號并編入在用設(shè)備，將“開箱簽收”、“安裝調(diào)試單”、“設(shè)備驗收單”、“大型設(shè)備驗收單”、“專家組組成及意見”、售后保修合同及發(fā)票等相關(guān)內(nèi)容導(dǎo)入醫(yī)院設(shè)備管理檔案。在采購或簽定訂貨合同以前申購部門欲撤消申購者應(yīng)及時向分管院長和設(shè)備科提出書面報告，不得延誤。在采購或簽定合同以后，欲撤消申購，申購部門負責人必須對行為后果負全部責任，并按賠償制度規(guī)定對合同方給予處罰。

5使用階段

5．1日常使用

所有設(shè)備建立電子卡片式檔案管理，采用條形碼技術(shù)定期對設(shè)備進行盤點，保存盤點臺帳，如有設(shè)備轉(zhuǎn)移需依據(jù)轉(zhuǎn)移流程將設(shè)備轉(zhuǎn)移申請表、設(shè)備轉(zhuǎn)移記錄臺帳記錄備案，從而了解設(shè)備的分配情況及實際擁有狀況。再通過HIS\RIS\LIST\PACS等系統(tǒng)導(dǎo)入設(shè)備日常使用信息(如使用頻率，工作狀態(tài)及相關(guān)配件情況、耗材消耗等相關(guān)數(shù)據(jù))作為設(shè)備使用管理的基本參數(shù)，為效率分析、成本分析、效益分析的依據(jù)，提高信息的準確性可體現(xiàn)醫(yī)院的數(shù)字化現(xiàn)代化進度，提高對各類設(shè)備的了解程度。

5．2保養(yǎng)與維修

依照保養(yǎng)深度建立規(guī)范的設(shè)備設(shè)施保養(yǎng)體系，將分為三級保養(yǎng):日常保養(yǎng):由儀器保養(yǎng)人負責完成設(shè)備的表面清潔，查看易松動的螺絲和零件如有異狀緊固，檢查運轉(zhuǎn)是否正常(包括設(shè)備的開機自檢狀態(tài))，零部件是否完整。初級保養(yǎng):由工程技術(shù)人員按保養(yǎng)周期計劃進行，負責設(shè)備的內(nèi)部清潔，檢查工作環(huán)境、設(shè)備狀態(tài)有無異常情況(如溫度、濕度、運行聲音、運行速度等)，工作于易腐蝕狀態(tài)下或需高溫高壓消毒的設(shè)備可局部檢查、調(diào)整其工作性能，保證設(shè)備在安全狀態(tài)下運行。高級保養(yǎng):即預(yù)防性的維修，由工程技術(shù)人員與維修人員共同進行，依照廠商提供的產(chǎn)品標準配置清單檢查設(shè)備主體及各配件是否齊全，外觀完整無損壞。依照設(shè)備開機自檢操作規(guī)范說明書觀察設(shè)備運行狀態(tài)，保證自檢正常無報警，調(diào)整各運行參數(shù)設(shè)置、更換易損部件，使設(shè)備能依照操作手冊完成各類操作。每臺醫(yī)用設(shè)備進行以上各等級保養(yǎng)時均需建立保養(yǎng)管理臺賬，做到有計劃的檢查故障隱患、排除易發(fā)故障、降低故障率。三級保養(yǎng)結(jié)果及設(shè)備的異常狀況都應(yīng)記錄在案，大型醫(yī)用設(shè)備更需獨立管理，將廠商保養(yǎng)測試時的參數(shù)記錄與技術(shù)手冊一同備案歸檔，以便全面了解設(shè)備在各時期中的狀態(tài)。并且建立完善的維修體系，在臨床報修或保養(yǎng)發(fā)現(xiàn)設(shè)備運行異常時，工程技術(shù)人員應(yīng)迅速到場停止使用該故障設(shè)備進行強制檢修，如有備用設(shè)備及時調(diào)用備用設(shè)備。在儀器修復(fù)并正常運轉(zhuǎn)之后，需按它的技術(shù)指標參數(shù)進行調(diào)整，以復(fù)其工作性能，并記錄其故障時間、故障原因、處理方式、零配件更換等，同時將外修記錄維修費用申請審核，雙簽名發(fā)票、外修驗收文件、保修合同記錄等一一匯總?cè)朐O(shè)備檔案，以便更好的了解設(shè)備性能、維修效率、費用等信息，降低由設(shè)備故障引起的各類損失。

6強檢

依照計量法與醫(yī)院計量制度、計量工作職責規(guī)定，核對計量器具強制(非強制)檢定目錄，合理安排檢定周期，對強制檢定的計量器具要一式三份填寫“強制檢定工作計量器具登記造冊、申請檢定及備案表”，向政府計量部門提出周期檢定申請和委托備案。根據(jù)檢定計劃開展各類設(shè)備的強檢工作，并建立各項強檢記錄、結(jié)果統(tǒng)計、年度強檢總賬，并對強檢結(jié)果進行合格率統(tǒng)計，需在設(shè)備邊表明強檢技術(shù)檔案的(如計量器具的說明書、合格證、檢定證書等)需及時明示于設(shè)備邊。如由大型設(shè)備的購置計劃(如MRI等)，須經(jīng)過計量部門計量合格后，方可投入使用，其證書應(yīng)在設(shè)備旁邊明示，并將強檢記錄存入相應(yīng)強檢檔案。

7報損

依照報損流程、制度規(guī)定，對于由于維修、計量核定仍不能恢復(fù)主要功能滿足強檢標準的、結(jié)構(gòu)陳舊、性能明顯落后、無法改進等原因的設(shè)備，使用部門應(yīng)及時提交“儀器設(shè)備報損申請表”，待報損設(shè)備按單價低于1萬元(不包括1萬元)的由設(shè)備科審批;單價在1萬至5萬元之間(不包含5萬元)的由上海申康有限公司負責審批;價值大于5萬元(包括5萬及以上)的由國資委審批，經(jīng)各級審批同意后方可辦理報廢手續(xù)，并在報損后完成財產(chǎn)、賬務(wù)登記注銷等工作，并將報廢審批流程、“儀器設(shè)備報損申請表”、報損批復(fù)單、雙簽名審核記錄、處理方式記錄等妥善存檔作為設(shè)備生命周期的結(jié)束。

8結(jié)語

以上的生命線即為醫(yī)用設(shè)備檔案化管理的基本理念，有效、完整，收集和捕捉有用信息，從而使設(shè)備檔案發(fā)揮主動、積極的作用，提高醫(yī)用設(shè)備的完好率，減少成本支出，增加收益，促進各類醫(yī)用設(shè)備的有效運用。并且在加強醫(yī)用設(shè)備科學(xué)管理的同時，提高醫(yī)用設(shè)備使用率，延長設(shè)備壽命，促進醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)發(fā)展，以相同的設(shè)備成本產(chǎn)出更高更好的經(jīng)濟效益和社會效益。

參考文獻

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［2］倫瑞貞．醫(yī)院設(shè)備檔案管理實踐探討［J］．中國醫(yī)藥科學(xué)，2013，(2):145．

［3］王春鶴．醫(yī)療設(shè)備檔案管理中創(chuàng)新思維的運用［J］．中國醫(yī)學(xué)裝備，2012，(12):91．

［4］張華．醫(yī)療設(shè)備檔案管理的探討［J］．西部醫(yī)學(xué)，2006，(3):256．

［5］張麗霞．醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問題與對策［J］．實用醫(yī)技雜志，2010，17(8):708．

第7篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

關(guān)鍵詞：信息化時代;醫(yī)院會計信息;檔案管理

信息化的發(fā)展推進會計工作的電算化，對會計工作者與會計管理的方方面面都提出了新的要求。醫(yī)院的會計檔案不僅是醫(yī)院發(fā)展過程的記錄者，也是國民醫(yī)療信息的觀察者，因而檔案管理具有不可忽視的地位。但是，信息化時代的到來給醫(yī)院的會計檔案管理提供新的機遇的同時提出了新的挑戰(zhàn)。信息化時代下，檔案信息的修改變得無跡可尋，管理變得更加嚴格與環(huán)保。

文章主要分析在信息化的大環(huán)境下，醫(yī)院會計信息檔案管理所面臨的問題，以及可行的解決方法，以推進醫(yī)院會計信息的檔案管理盡快適應(yīng)信息化的要求。

一、信息化時代下醫(yī)院會計檔案管理存在的問題

信息化時代加快了醫(yī)院會計管理的電算化進程，在硬件與軟件方面都提出了新的要求。一方面加強了醫(yī)院會計檔案管理的有序性與低碳性，另一方面又加大了管理的風(fēng)險性。醫(yī)院的會計檔案管理在面對信息化的挑戰(zhàn)與機遇時，積極進行了適應(yīng)，但還是不可避免的存在一些問題，下面筆者將一一進行分析。

（一）管理制度不完善

會計檔案管理制度統(tǒng)領(lǐng)著檔案管理的方方面面工作，是宗旨一樣的存在，但是在現(xiàn)有的醫(yī)院會計檔案管理制度仍然只是按照“規(guī)定”來定性，并不具有強制性，很大程度上滋長了檔案管理員工的惰性與怠慢性。隨著醫(yī)療工作與全民醫(yī)保的發(fā)展，醫(yī)院檔案信息管理的工作量與繁雜度會與日劇增。但是現(xiàn)實狀況是，缺乏了制度約束與激勵機制的檔案管理工作者將檔案信息堆積如山，棄置一旁。

其次，在檔案管理的過程中，甚至出現(xiàn)一股官僚之風(fēng)。對于特殊或具有特權(quán)的病患的會計信息保管完好，而其他的患者的會計信息則難得一覓，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案室發(fā)展成為特權(quán)患者的專屬檔案室。

（二）新舊交替，卷宗混亂

信息化時代下的會計檔案管理實行電腦管理，但是醫(yī)院的硬件與軟件在各方面并沒有實現(xiàn)配備，新的管理要求與舊的紙質(zhì)版的信息內(nèi)容不兼容，出現(xiàn)極大的矛盾。舊的會計信息檔案的質(zhì)量參差不齊，給會計信息的檔案整理成電子化帶來很多的不便。其次，卷宗由于一直以來疏忽管理，有很多卷宗都已經(jīng)遺失，在整理的時候很多的錢財都花在了卷宗的收回與重建上。

另外，在檔案電算化的過程中，電算系統(tǒng)對于老員工來說很陌生，在檔案轉(zhuǎn)寫與系統(tǒng)操作維護上都造成困難，尤其是在剛剛引進新的系統(tǒng)的時候，大量的信息需要轉(zhuǎn)寫、編輯、歸檔、保密、輸入等，工作量巨大，按照檔案室日常的員工配備根本無法順利完成，因而新舊的順利交接困難重重。

（三）缺乏專業(yè)人才

傳統(tǒng)的會計信息檔案管理都是實行紙質(zhì)卷宗管理，對空間、紙張、人員等的需求量都很大。在信息化時代下的醫(yī)院會計信息檔案管理大都實行電算化管理。病人與醫(yī)院的財務(wù)、費用等信息都是通過電腦自動生成與錄入。醫(yī)院的整個財務(wù)運行都是數(shù)字化的，病人在到醫(yī)院就醫(yī)的同時就自動生成一份會計信息，最終與該病人有關(guān)的所有財務(wù)信息都會需要歸結(jié)到該文件下統(tǒng)一執(zhí)行與管理。這就要求會計檔案管理的人員對于數(shù)字電腦以及財務(wù)系統(tǒng)的電腦操作較為熟練，且對于處理系統(tǒng)故障以及系統(tǒng)安全隱私維護具有一定的熟悉度，否則無法保證整個檔案管理的順利進行。但是，大部分老員工都是在紙質(zhì)化管理的時代背景下培養(yǎng)出來的，對于電腦程序操作不大熟練。因而目前醫(yī)院會計信息檔案管理的信息化最為緊急的問題就是專業(yè)人才的缺乏。

（四）信息化技術(shù)維護不到位

在信息化的電腦檔案管理基礎(chǔ)上，檔案信息的修改變得無跡可尋。不法分子只需要破解電腦信息系統(tǒng)的安全防護程序與檔案系統(tǒng)的防火墻，就可在檔案信息中修改，并且不會留下任何物理痕跡，最后將其他信息進行復(fù)原。而在紙質(zhì)化卷宗管理年代，任何對檔案信息的修改都可以看到涂改的痕跡，給追索留下重要線索。因此，信息化時代下醫(yī)院會計檔案管理的另一個重要問題就是技術(shù)維護不到位，尤其是安全保密防護技術(shù)不到位，給不法分子的篡改留下了機會。

（五）部門設(shè)置不規(guī)范

部門設(shè)置不規(guī)范主要源于對醫(yī)院會計檔案管理的不重視。通常情況下，會計檔案的管理都與醫(yī)院的其他檔案管理混為一談，并沒有設(shè)立獨立的檔案保密管理部門，即使設(shè)置了檔案管理部門也形同虛設(shè)，沒有積極貫徹職業(yè)精神與職責。很多檔案管理工作者將保密室的大門關(guān)上就一走了之，并不定期進行整理與核對，這樣很容易造成檔案的遺失與混亂。醫(yī)院的會計檔案紀錄的是醫(yī)院的歷史與國民就診的歷史，具有很重要的歷史與現(xiàn)實意義。然而一旦數(shù)據(jù)失去完整性，意義就會大打折扣。因此，改變現(xiàn)存的醫(yī)院檔案管理部門設(shè)置不規(guī)范的現(xiàn)狀很有必要。

二、優(yōu)化信息化時代下醫(yī)院會計檔案管理的對策

基于上述分析我們可以看到，在信息化時代的挑戰(zhàn)下，醫(yī)院會計信息檔案的管理還有很多需要改進與完善的地方。不管是管理意識還是部門設(shè)置，都需要得到醫(yī)院管理者的高度重視，以保證醫(yī)院會計檔案的完整性與真實性。下面筆者將從五個方面進行解析，分析醫(yī)院會計檔案管理改進的途徑。

（一）健全管理制度，提高管理意識

首先，檔案管理意識在醫(yī)院會計檔案管理中起著統(tǒng)領(lǐng)全局的作用，管理制度的完善則起著保障與約束作用。通過對會計工作者進行職業(yè)培訓(xùn)與設(shè)立獎勵機制，以提高會計檔案管理人員的檔案管理意識，保證從源頭上醫(yī)院會計檔案的安全性。

其次，在院內(nèi)財務(wù)部門設(shè)立專門的檔案管理制度，將職責落實到個人，保證檔案管理人人有責。檔案管理需要職責明晰，分工明確。檔案的收集、維護、校對、保密、核查等都需要分工給具有相關(guān)能力的人，保證檔案管理工作的有條不紊。

（二）加快會計人員培訓(xùn)

信息化時代的醫(yī)院會計檔案管理對人才提出了更高的要求，醫(yī)院要想做到檔案的真實準確與安全，首先必須加強員工的技術(shù)培訓(xùn)。通過開展定期員工電算化與電腦系統(tǒng)認知培訓(xùn)、定期考核、小組互幫等形式的檔案管理培訓(xùn)，以提高員工的業(yè)務(wù)能力。其次，通過引進新型的專業(yè)人才，為會計工作隊伍注入新的活力，以帶動老職工的競爭積極性與學(xué)習(xí)熱情，來提高整體檔案管理人員的工作素質(zhì)。最后，建立科學(xué)的監(jiān)督體系，實時監(jiān)督員工的檔案管理能力，對于進步較快、表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予獎勵，退步較多、表現(xiàn)差強人意的員工提出批評。通過監(jiān)督的限制強化學(xué)習(xí)信息化會計檔案管理的重要性。

（三）設(shè)立檔案管理專屬部門

設(shè)置專門的會計信息檔案管理部門，保證職責的履行。醫(yī)院會計檔案管理的工作繁雜，細節(jié)頗多，包含檔案的保管、立卷、整理、歸類、編制、利用、鑒定等環(huán)節(jié)，不是一兩個人可以完成的，需要設(shè)立獨立的檔案管理部門。隨著檔案信息的不斷增加，工作量會更大。因此，醫(yī)院需要配備專業(yè)人員、專業(yè)部門來進行工作，增強檔案管理的規(guī)范與標準，體現(xiàn)對會計檔案管理的重視，保證檔案管理工作的專業(yè)化。

（四）加強保密管理

檔案的檢測與銷毀對于檔案保密相當重要。信息化時代下的醫(yī)院會計檔案管理變得更加艱難，這就要求醫(yī)院投入更多的財力與物力進行檔案的保密工作。正如上文所說，信息化時代下醫(yī)院檔案的篡改變得更加具有可能性，而要制止信息化時代的檔案更改，主要在于安全防護系統(tǒng)的設(shè)計。因此，醫(yī)院可根據(jù)自身的實際情況，決定是自主研發(fā)安全防護系統(tǒng)還是直接購買外部的保密系統(tǒng)，進行多重檔案保密設(shè)置，以做到會計檔案的真實安全。

（五）強化信息技術(shù)建設(shè)

信息技術(shù)建設(shè)為信息化時代下醫(yī)院的會計檔案管理保駕護航。時代的不斷發(fā)展對醫(yī)院會計檔案管理不斷提出新的標準與要求，醫(yī)院只有通過不斷強化信息技術(shù)建設(shè)才能適應(yīng)不斷變化的時代形勢。通過引進或設(shè)計新的檔案管理程序與系統(tǒng)、強化安保裝置、培養(yǎng)人才、加強硬件更新等來保證檔案管理的信息化技術(shù)安全可靠，方便實用。

此外，通過升級檔案管理的硬件系統(tǒng)，與供應(yīng)商協(xié)商完整體系的檔案保密與病毒查殺功能，以實現(xiàn)會計檔案的無縫管理。在進行軟硬件升級時，要格外注意技術(shù)的正版與合格，不可因為貪圖便宜使用盜版系統(tǒng)，最終因小失大。

三、結(jié)語

總而言之，信息化時代下的會計管理不同于傳統(tǒng)的會計管理，自然檔案管理也會有所區(qū)別，尤其是醫(yī)院的會計檔案管理，其特殊性要求醫(yī)院在信息化時代下格外重視與支持。本文主要分析了現(xiàn)有的醫(yī)院會計檔案管理存在的問題，包括管理制度不完善、新舊交替的混亂、人才缺乏、保密不到位等。在此基礎(chǔ)上提出改進醫(yī)院會計檔案管理的應(yīng)對措施，主要有加強檔案管理意識、培養(yǎng)人才、發(fā)展技術(shù)、注重保密等。通過進行各方面的改進，信息化時代下的醫(yī)院會計檔案管理勢必會效率有所提高，享受電算化所帶來的福利。

參考文獻：

[1]劉志紅.醫(yī)院會計檔案管理方案創(chuàng)新研究[J].醫(yī)院檔案，2013（09）.

第8篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

【論文摘 要】目前，計算機技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計算機自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端，針對這個問題，企業(yè)在運用此技術(shù)時一點要做好風(fēng)險的防范措施，力求使風(fēng)險降到最低。基于此，本文主要對電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法進行了探討。

目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風(fēng)險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法如下：

1.積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3.及時消除風(fēng)險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風(fēng)險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險，主動采取應(yīng)對措施。因為計算機網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及時進行預(yù)防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風(fēng)險的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險得到緩解?目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險緩解就是通過制定實施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風(fēng)險的后果或影響。常見的風(fēng)險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風(fēng)險的分散，即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

四、評估風(fēng)險的措施

當風(fēng)險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風(fēng)險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險評估的目的是為了能夠使預(yù)防計劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險的預(yù)防計劃。需要強調(diào)一點，如果機構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險要積極采取措施，力求使風(fēng)險造成的損失最小。

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風(fēng)險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風(fēng)險的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失有重要的意義。

參 考 文 獻

[1]馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險管理[J].檔案學(xué)通訊.2005(3)：8～11

[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1)：36～37

[3]鄒生.開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4)：28～29

第9篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

關(guān)鍵詞：電子信息；檔案管理；風(fēng)險；有效控制；方法

目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為單位辦公帶來了巨大的變革，使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施，那么很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)被盜，所以，我們在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免電子信息檔案風(fēng)險的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風(fēng)險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1、積極引進最新技術(shù)。

計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2、制定一些制度。

為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以我們要主動制定一些有針對性的制度來進行預(yù)防，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3、及時消除風(fēng)險。

為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風(fēng)險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，我們尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險，主動采取應(yīng)對措施。因為計算機網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

4、及時進行預(yù)防和保護。

為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解電子信息檔案風(fēng)險的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險得到緩解？目前，很多單位開始利用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險緩解就是通過制定實施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風(fēng)險的后果或影響。常見的風(fēng)險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，我們都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散電子信息檔案風(fēng)險的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風(fēng)險的分散，即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預(yù)防人為因素給我們檔案管理造成損失，那么那些使用電子信息n案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

四、評估電子信息檔案風(fēng)險的措施