合同檔案管理精選(九篇)

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第1篇：合同檔案管理范文

［關(guān)鍵詞］合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類

合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對(duì)合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

1企業(yè)合同檔案的基本特征

對(duì)風(fēng)電企業(yè)來說，企業(yè)運(yùn)營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動(dòng)合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。

1.1法律性

法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.2憑證性

近年來，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會(huì)采用不正當(dāng)?shù)母偁幨侄?，從而帶來許多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3規(guī)范性

規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會(huì)影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4繁雜性

企業(yè)每年都會(huì)產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施

2.1強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制

建立健全合同檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楹贤瑱n案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對(duì)性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動(dòng)風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。

2.2加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系

企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨(dú)整編和單獨(dú)管理，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。

2.3實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)

為了便于進(jìn)行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時(shí)，可以將不同的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時(shí)，不需要花費(fèi)過多的時(shí)間進(jìn)行翻找，而是直接查找編號(hào)，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號(hào)要按照一定的要求進(jìn)行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時(shí)間進(jìn)行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進(jìn)行標(biāo)注，避免混淆。

2.4定期進(jìn)行檔案材料的整理

合同檔案的管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷開展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風(fēng)電企業(yè)在進(jìn)行合同檔案的管理分類時(shí)，也要注重對(duì)新生產(chǎn)合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進(jìn)行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲(chǔ)存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導(dǎo)致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時(shí)，也要提前清點(diǎn)好合同檔案的數(shù)量、種類，對(duì)于失效的合同檔案要按照法律流程進(jìn)行銷毀。對(duì)合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關(guān)工作人員關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會(huì)使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。

3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法

3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理

企業(yè)合同檔案的分類管理要重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。文書檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進(jìn)行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強(qiáng)合同檔案分類管理的有效性。

3.2集分式分類表

我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范且科學(xué)的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和整理。實(shí)踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無論是在管理工作強(qiáng)度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢(shì)，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應(yīng)用的主要原因。

3.3分類表的使用方法

集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點(diǎn)，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應(yīng)用集分式分類管理時(shí)，仍然需要使用標(biāo)準(zhǔn)化的操作方法，以確保其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)得到完美的體現(xiàn)。首先，要明確合同檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號(hào)、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進(jìn)行參考。其次，科學(xué)區(qū)分合同檔案的年號(hào)、分類號(hào)和流水號(hào)，這三個(gè)要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。

4結(jié)語

在日趨激烈的行業(yè)競爭環(huán)境中，合同檔案成為關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)開展和市場核心競爭力提升的重要因素，規(guī)范化、科學(xué)化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮。作為風(fēng)電企業(yè)的管理者，應(yīng)當(dāng)重視合同檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實(shí)際行動(dòng)營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對(duì)于合同檔案的管理人員來說，其也要強(qiáng)化崗位責(zé)任意識(shí)，不斷提升個(gè)人專業(yè)能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。

主要參考文獻(xiàn)

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第2篇：合同檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng)構(gòu)建 信息化 農(nóng)村土地承包合同檔案管理

1 農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化構(gòu)建概述

農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化就是指利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)對(duì)農(nóng)村土地承包合同檔案信息的進(jìn)行收集、傳輸以及儲(chǔ)存的活動(dòng)。農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化的內(nèi)容一般分別是指農(nóng)村土地承包合同檔案信息數(shù)字化和農(nóng)村土地承包合同檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)化。農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化是農(nóng)村土地承包合同檔案管理的工具，能積極地推進(jìn)農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化進(jìn)程。

農(nóng)村土地承包合同檔案管理工作信息系統(tǒng)的建立有兩個(gè)好處。第一，農(nóng)村土地承包合同檔案管理內(nèi)容的信息化同時(shí)也系統(tǒng)化了農(nóng)村土地承包合同檔案內(nèi)容，軟件的使用可以最大限度解構(gòu)農(nóng)村土地承包合同檔案信息本身的價(jià)值，提高農(nóng)村土地承包合同檔案信息的使用效率。這有利于加強(qiáng)對(duì)農(nóng)村土地承包合同檔案信息的利用和挖掘。第二，農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化的一大特點(diǎn)是農(nóng)村土地承包合同檔案信息易復(fù)制、所占存儲(chǔ)物理空間小、傳輸快捷，降低了成本的同時(shí)也極大地便利了農(nóng)村土地承包合同檔案管理工作，使其能服務(wù)于更多的人群，有效擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象范圍。

但在工作中，應(yīng)注意到農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息系統(tǒng)本身的不足。便利的農(nóng)村土地承包合同檔案信息管理可以造成極為突出的安全性問題。計(jì)算機(jī)軟件使用和網(wǎng)絡(luò)的引入在信息化過程中是無法回避的，農(nóng)村土地承包合同檔案信息被竊取的風(fēng)險(xiǎn)就增加了，因此，需要在信息化的同時(shí)做好軟件及網(wǎng)絡(luò)安全工作，保障農(nóng)村土地承包合同檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2 新時(shí)期加強(qiáng)農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化的策略

2.1 加強(qiáng)軟硬件建設(shè)

實(shí)現(xiàn)農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化，首先要加大軟硬件方面的建設(shè)力度。一是硬件設(shè)施的到位。農(nóng)村土地承包合同檔案信息化管理中，不僅需要使用到臺(tái)式電腦，與之配套的dvd刻錄設(shè)備、掃描儀等辦公設(shè)備和良好的網(wǎng)絡(luò)條件也不可或缺。因此，要加大在的硬件購買方面的資金投入，配置完善的硬件環(huán)境，完善網(wǎng)絡(luò)條件，保證將信息使用主體與農(nóng)村土地承包合同檔案管理設(shè)備的穩(wěn)定鏈接。第二，管理軟件要結(jié)合實(shí)際情況選擇，應(yīng)考慮當(dāng)?shù)鼐W(wǎng)絡(luò)、硬件、服務(wù)對(duì)象范圍后，決定軟件的使用。另外，很多管理軟件的漏洞較多，若不及時(shí)升級(jí)，會(huì)使得農(nóng)村土地承包合同檔案管理平添安全風(fēng)險(xiǎn)。所以應(yīng)綜合考慮軟件的各方面情況，根據(jù)其成熟性、公司實(shí)力、售后服務(wù)等方面選擇各方面較穩(wěn)定的軟件。

2.2 建立統(tǒng)一的農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化是管理工具，目的是實(shí)現(xiàn)農(nóng)村土地承包合同檔案資源利用的最大化。因?yàn)?，在農(nóng)村土地承包合同檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，由于各地工作條件不一，方法各不相同，在這種情況下，要做到農(nóng)村土地承包合同檔案信息的共享工程量較大。因此，必須有效建立起一套統(tǒng)一的農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于農(nóng)村土地承包合同檔案的整理、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，以此作為進(jìn)行農(nóng)村土地承包合同檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。這種統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)的使用，使各地農(nóng)村土地承包合同檔案信息在合并統(tǒng)一管理、查詢時(shí)無阻礙，大大提高了信息的利用率，對(duì)農(nóng)村土地承包合同檔案信息資源的共享與管理十分有利。

3 “3S”技術(shù)在農(nóng)村土地承包合同管理工作中的應(yīng)用

“3S”技術(shù)（GPS、GIS、CIS）在發(fā)達(dá)國家的各個(gè)產(chǎn)業(yè)中應(yīng)用得都相當(dāng)廣泛，而我國在基礎(chǔ)測(cè)繪、土地利用、城市規(guī)劃、國防建設(shè)等方面也大規(guī)模使用此項(xiàng)技術(shù)。從國內(nèi)外目前的使用經(jīng)驗(yàn)來看，對(duì)主要農(nóng)產(chǎn)品的種植面積、土地流轉(zhuǎn)等農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)信息的全面采集、管理，完全可以利用“3S”技術(shù)帶來的便利，為更好地服務(wù)“三農(nóng)”打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（1）信息采集與整理。首先，需要用GPS獲得基礎(chǔ)土地?cái)?shù)據(jù)，之后使用GIS系統(tǒng)，將采集的數(shù)據(jù)導(dǎo)入，再將相關(guān)因子輸入。之后，要運(yùn)行核對(duì)、查漏補(bǔ)缺等程序模塊。通過此一系列操作，農(nóng)村土地承包基本資料可以較完整地獲取。在后續(xù)環(huán)節(jié)中，底圖應(yīng)選擇宗地勾繪圖，以方便在計(jì)算機(jī)上描繪宗地界限，標(biāo)注宗地內(nèi)業(yè)號(hào)。最后，選擇比例尺，建立圖表關(guān)聯(lián)，查閱經(jīng)營權(quán)證登記申請(qǐng)表，進(jìn)行出圖工作。而宗地位置圖、繪制圖等無需另外的工序，可以直接生成。

（2）紙質(zhì)文件相關(guān)處理。根據(jù)農(nóng)村土地承包工作的必要程序來看，農(nóng)村土地承包合同書、申請(qǐng)書、登記簿等紙質(zhì)文件的填寫，在一般情況下，會(huì)耗費(fèi)大量的工作時(shí)間和人力資源，且容易出現(xiàn)人工錯(cuò)誤。而“3S”技術(shù)結(jié)合經(jīng)過一定設(shè)計(jì)的農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)證書打印設(shè)備或系統(tǒng)，各種紙質(zhì)文件的輸入和輸出均可準(zhǔn)確、快速地實(shí)現(xiàn)，不僅保證了紙質(zhì)文件的統(tǒng)一、規(guī)范與完整，還杜絕了承包期間文件被篡改的可能性。

（3）數(shù)據(jù)庫建立。應(yīng)按照較高標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行工作，積極引進(jìn)先進(jìn)的測(cè)量技術(shù)和數(shù)字化管理平臺(tái)，將所有采集到的信息數(shù)字納入微機(jī)管理，提高合同管理信息的查詢效率，為后期的產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃和農(nóng)業(yè)資源保護(hù)管理提供有力的技術(shù)保障。另外，具體數(shù)據(jù)庫類型的選用要根據(jù)各地?cái)?shù)據(jù)規(guī)模、軟硬件條件適當(dāng)選擇，在保障工作順利進(jìn)行的條件下，注重性能與后續(xù)升級(jí)服務(wù)的便利與成本。

4 結(jié)論

總之，信息化農(nóng)村土地承包合同檔案管理是未來農(nóng)村土地承包合同檔案管理的發(fā)展方向。為了實(shí)現(xiàn)農(nóng)村土地承包合同檔案信息共享，應(yīng)加強(qiáng)軟硬件設(shè)施，建設(shè)針對(duì)的農(nóng)村土地承包合同檔案信息化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，另外，軟硬件的選用和數(shù)據(jù)庫的建立要兼顧性能、可持續(xù)性等方面。目前，我國的農(nóng)村經(jīng)濟(jì)信息信息化建設(shè)的程度并不不一致，各地在推進(jìn)自身信息化建設(shè)時(shí)還應(yīng)結(jié)合自身的特點(diǎn)進(jìn)行。

第3篇：合同檔案管理范文

論文關(guān)鍵詞：合同檔案,歸類,管理,措施

1 企業(yè)合同檔案的特征

要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點(diǎn)。

1.1 法律性

人類社會(huì)中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內(nèi)容包括合同變更、簽訂和終止整個(gè)過程，因此，合同檔案具有法律特征。

1.2 憑證性

在市場競爭日益激烈的背景下，會(huì)引發(fā)較多的經(jīng)濟(jì)糾紛。合同既是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和權(quán)利的憑證，又是法院及仲裁機(jī)構(gòu)處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。

1.3 規(guī)范特征

合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內(nèi)執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內(nèi)容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內(nèi)容方面，對(duì)合同的當(dāng)事人姓名、數(shù)量、價(jià)款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應(yīng)的法律效益。將合同作為檔案保存時(shí)，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。

1.4 相關(guān)文件多

企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個(gè)有關(guān)材料，例如，簽訂前的洽談、招投標(biāo)，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請(qǐng)函、招標(biāo)書、投標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、議價(jià)單、會(huì)簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。

1.5 合同檔案數(shù)量多

與行政機(jī)關(guān)相比，一個(gè)完備的企業(yè)，每年內(nèi)制定的合同檔案相對(duì)較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。

2 合同檔案集分式歸類方法分析

2.1 以集分式歸類原則為中心

從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來看，主要是依據(jù)科技檔案和文書檔案進(jìn)行歸類，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項(xiàng)目和建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備。而文書檔案包括行政管理和經(jīng)營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)合同檔案進(jìn)行歸類時(shí)，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。

2.2 集分式分類表

根據(jù)我國合同法有關(guān)規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運(yùn)輸合同，委托合同，技術(shù)合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術(shù)合同及建設(shè)工程合同9種。依據(jù)有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號(hào)。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。本科會(huì)計(jì)畢業(yè)論文

2.3 分類表的使用法方法

將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號(hào)以及件號(hào)共同組成檔號(hào)，年度為簽訂合同的年份，與合同相對(duì)應(yīng)的具體分類號(hào)碼為分類號(hào)，件號(hào)是在相同年度、相同分類號(hào)中，按照合同簽訂時(shí)間順序制定的流水號(hào)。“—”作為代碼間裂解符號(hào)，代碼用阿拉伯?dāng)?shù)值0～9標(biāo)注。例如：2014—62—002，該檔號(hào)表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。

3 合同檔案歸類管理的注意事項(xiàng)

在把合同方案轉(zhuǎn)交至檔案室前，企業(yè)要安排一個(gè)部門，做好辦理合同的相關(guān)工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對(duì)分散，無法做好合同材料收集工作。

對(duì)合同編號(hào)實(shí)行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負(fù)責(zé)，從而有助于合同材料的統(tǒng)計(jì)、保管和利用。要按照相關(guān)原則編制合同編號(hào)。諸如，將合同分為幾大類，同時(shí)采用特定符號(hào)標(biāo)記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時(shí)間順序，在類別號(hào)里編制流水號(hào)。獨(dú)立性是各個(gè)合同編號(hào)的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號(hào)排列法，對(duì)未移交的合同材料進(jìn)行保管，從而實(shí)現(xiàn)簡便、快捷地查找相關(guān)合同材料。

移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集合同材料，并保管好。相關(guān)文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時(shí)，要將與合同有關(guān)的一切文件資料進(jìn)行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調(diào)，確保合同檔案的完整性。

合同主辦部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結(jié)束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時(shí)間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉(zhuǎn)移至檔案室。對(duì)于此類檔案，先由合同主辦部門進(jìn)行收集和保管，待合同辦理時(shí)間確定后，轉(zhuǎn)交至檔案室。

4 結(jié)語

企業(yè)合同檔案管理，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)于企業(yè)合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結(jié)論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實(shí)用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計(jì)中達(dá)到顯著效果。

參考文獻(xiàn)

[1] 李林峰.企業(yè)合同檔案管理難點(diǎn)問題分析及建議[J].中國科技博覽，2013（20）：231.

[2] 王志偉.企業(yè)合同檔案管理初探[J].機(jī)電兵船檔案，2015（4）：40-43.

[3] 李瑩.淺談企業(yè)經(jīng)營管理中合同檔案工作的重要性[J].商業(yè)文化月刊，2015（15）：83-84.

第4篇：合同檔案管理范文

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子檔案管理，就是通過計(jì)算機(jī)等手段來記錄文件內(nèi)容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會(huì)用到筆墨等辦公用品，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點(diǎn)：

1.1 在時(shí)間上

電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理存在著一定的差異，體現(xiàn)在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時(shí)歸檔，或者在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網(wǎng)絡(luò)把文件發(fā)送給管理的機(jī)構(gòu)并進(jìn)行歸檔，這一點(diǎn)，可以節(jié)省送檔案，打印檔案等不必要的時(shí)間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設(shè)定計(jì)劃或者安排時(shí)間，以便相關(guān)部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進(jìn)行回收和處理。這一過程既浪費(fèi)時(shí)間，又浪費(fèi)人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術(shù)操作的能力，并且會(huì)操作相關(guān)的軟件。操作過程為：工作人員通過相關(guān)的管理軟件，在各個(gè)檔案上粘貼標(biāo)簽，每一份檔案都有單獨(dú)的編號(hào)，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質(zhì)檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。

1.3 在存儲(chǔ)方面

電子存儲(chǔ)方式和紙質(zhì)的管理方式也存在差異。電子檔案是在計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)上存儲(chǔ)，但計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)易出現(xiàn)故障，或者電子數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)紕漏，不利于檔案的保存。因此，現(xiàn)在的電子檔案管理有所改進(jìn)，一般情況下要進(jìn)行備份，還要對(duì)文件的具體格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，操作完成后才進(jìn)行統(tǒng)一的保存。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理只需要保存好紙質(zhì)的資料，使之不受損壞即可，但是對(duì)環(huán)境的要求會(huì)比較高，需要干燥安全的環(huán)境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復(fù)雜，需要對(duì)待管理的檔案進(jìn)行分類，并需要對(duì)資料進(jìn)行編目，在接受文件的第一時(shí)間，工作人員需要給每一份檔案一個(gè)唯一的編號(hào)，同時(shí)還有給出相應(yīng)的類別號(hào)、檔案號(hào)、文件號(hào)，以便在使用時(shí)能夠方便查找。這樣，在查找使用時(shí)，就可以通過專業(yè)的檢索工具進(jìn)行電腦檢索。

1.5 在查詢使用方面

電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計(jì)算機(jī)上操作，無需固定地點(diǎn)和時(shí)間，但需要注冊(cè)用戶的個(gè)人信息，在使用時(shí)通過個(gè)人帳號(hào)和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統(tǒng)的檔案管理則需要向相關(guān)部門進(jìn)行申請(qǐng)，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個(gè)過程效率比較低，浪費(fèi)時(shí)間。

2 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

用計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案管理這種方式，最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節(jié)省了寶貴的時(shí)間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，省去了打印，發(fā)送等步驟，節(jié)省了時(shí)間，同時(shí)省去了不必要的花費(fèi)，現(xiàn)如今隨著專業(yè)管理軟件的開發(fā)和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規(guī)范。

采取計(jì)算機(jī)信息技術(shù)這種形式進(jìn)行檔案管理，不僅提高效率，也對(duì)環(huán)境保護(hù)作出了一些貢獻(xiàn)。首先就是采用網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行檔案管理，節(jié)省了紙張，這一點(diǎn)不僅節(jié)省了資金，同時(shí)也減少了對(duì)樹木的砍伐，保護(hù)了樹木和環(huán)境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節(jié)省開支，避免了不必要的浪費(fèi)。

2.2 電子檔案管理的缺點(diǎn)

使用這種方式進(jìn)行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點(diǎn)：

1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經(jīng)制定了一些關(guān)于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實(shí)施環(huán)境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰(zhàn)，受法律保護(hù)范圍不夠明確，法律實(shí)施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們?cè)诖祟I(lǐng)域進(jìn)行進(jìn)一步的研究和完善。

2.計(jì)算機(jī)等電子信息技術(shù)的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)易出現(xiàn)漏洞或中毒的情況，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生硬盤損壞現(xiàn)象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們?cè)诩夹g(shù)上進(jìn)一步的完善，我們需要加強(qiáng)電子備份，運(yùn)用云技術(shù)等新興技術(shù)手段進(jìn)行保存，并且還要通過加設(shè)密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進(jìn)行維護(hù)。

3.用于管理電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備容易發(fā)生過期、老化或亟待更新等問題，長時(shí)間保存或許會(huì)出現(xiàn)無法讀取等嚴(yán)重后果。這就需要相關(guān)的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對(duì)于工作人員的技能要求較高，因?yàn)殡娮訖n案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業(yè)的技術(shù)儲(chǔ)備以及長期的工作經(jīng)驗(yàn)。因此需要長期鍛煉或進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。

3 可采取的措施

（1）根據(jù)電子檔案的存儲(chǔ)特點(diǎn)和方式，進(jìn)行科學(xué)的計(jì)劃安排，確定傳輸時(shí)間，并在年內(nèi)進(jìn)行信息匯總處理，及時(shí)增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備完成的，所以應(yīng)招募合格的信息操作人員，并及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。

（3）保管時(shí)應(yīng)注意環(huán)境條件，電子檔案的保存需要適度的環(huán)境，保存檔案的設(shè)備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備維修更新技術(shù)有一定的了解，以便能夠及時(shí)處理設(shè)備的突發(fā)狀況，保證檔案的安全。

（4）健全電子檔案查詢使用的相關(guān)制度，設(shè)立實(shí)名制，并進(jìn)行權(quán)限限制，確保使用者通過身份進(jìn)行實(shí)名登陸，以確保檔案的安全。

第5篇：合同檔案管理范文

本文結(jié)合發(fā)改委工作實(shí)際，論述了發(fā)改委綜合檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)問題。

【關(guān)鍵詞】

發(fā)改委；檔案信息；設(shè)計(jì)；實(shí)現(xiàn)

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息等現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與成熟，當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)逐漸邁進(jìn)信息化時(shí)代，人們?nèi)粘５墓ぷ?、生活和學(xué)習(xí)都在互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的影響下變得更加方便、快捷。同時(shí)，信息技術(shù)也越來越多地被應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域當(dāng)中，在各企業(yè)、機(jī)關(guān)單位、醫(yī)院、學(xué)校的信息管理工作中都以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托設(shè)計(jì)或引入了專門的信息管理系統(tǒng)來提升信息管理水平。本文針對(duì)發(fā)改委綜合檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)問題進(jìn)行了探討。

一、發(fā)改委綜合檔案信息的管理需求分析

作為一個(gè)肩負(fù)宏觀調(diào)控職能的重要部門，發(fā)改委積累了大量珍貴的檔案資料，并逐年遞增，傳統(tǒng)的管理方式十分不便于檔案信息的管理、存儲(chǔ)和查詢、調(diào)用，大大降低了檔案信息的利用率，沒有發(fā)揮出綜合檔案信息對(duì)發(fā)改委及我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定、健康發(fā)展的實(shí)際效用。因此，實(shí)現(xiàn)和推動(dòng)發(fā)改委綜合檔案信息管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化和信息化已然成為必然趨勢(shì)。發(fā)改委綜合檔案信息的管理主要會(huì)涉及到收發(fā)文、信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)和歸檔整理、借閱等環(huán)節(jié)，設(shè)計(jì)信息管理系統(tǒng)的目的是要節(jié)省檔案信息的存儲(chǔ)空間、延長檔案信息保存的時(shí)間、方便信息查詢和調(diào)用等。設(shè)計(jì)的信息管理系統(tǒng)要能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、獲取和展示、轉(zhuǎn)存儲(chǔ)、備份等功能，同時(shí)還要保證檔案信息能夠在此信息管理系統(tǒng)和諸如OA一類的信息系統(tǒng)之間進(jìn)行雙向的信息傳遞。此外，鑒于計(jì)算機(jī)技術(shù)的更新速度較快，設(shè)計(jì)的信息管理系統(tǒng)需要在保證系統(tǒng)本身先進(jìn)性的同時(shí)具備一定的開放性與擴(kuò)充性，以便隨著技術(shù)的發(fā)展和使用需求不斷更新和完善其功能。

二、綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

首先，在辦公內(nèi)網(wǎng)的基礎(chǔ)上利用計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)計(jì)符合發(fā)改委實(shí)際狀況和需求的信息管理系統(tǒng)，把安全、高效和服務(wù)、共享作為綜合檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)建一個(gè)系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)體系。其次，加快發(fā)改委紙質(zhì)檔案信息資料的數(shù)字化腳步，為檔案信息管理系統(tǒng)提供原始的電子信息數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)，對(duì)于部分重要檔案要盡量實(shí)現(xiàn)全文的檢索和利用，進(jìn)而建立起基礎(chǔ)的電子檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，全面實(shí)現(xiàn)發(fā)改委綜合檔案信息的無紙化利用和信息網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，讓日后檔案信息的管理、調(diào)用、查詢、傳遞工作變得更加快捷、高效。再次，保證檔案信息管理系統(tǒng)完整性、科學(xué)合理性的前提下，既要保證其能夠與其他信息系統(tǒng)進(jìn)行相互間的信息發(fā)送與信息接收。同時(shí)鑒于發(fā)改委的特殊性質(zhì)，系統(tǒng)要具備對(duì)需要保密的檔案數(shù)據(jù)信息做壓縮加密處理和異地備份的功能。此外，為保證系統(tǒng)中檔案信息數(shù)據(jù)的完整性和延續(xù)性，要遷移歷史數(shù)據(jù)條目。最后，創(chuàng)建一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)文字、音頻、影像等多種類型檔案信息數(shù)據(jù)查詢、利用的綜合性檔案信息管理平臺(tái)，兼具專業(yè)性、完整性的同時(shí)要允許并容易對(duì)其進(jìn)行功能上的擴(kuò)展、改進(jìn)和完善。

三、模塊劃分

根據(jù)上文對(duì)發(fā)改委綜合檔案信息管理系統(tǒng)的需求分析，可將此系統(tǒng)程序按功能劃分成連接數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和基本數(shù)據(jù)管理、檔案整理、檔案數(shù)據(jù)管理及系統(tǒng)維護(hù)5個(gè)模塊。連接數(shù)據(jù)庫服務(wù)器這部分模塊的主要功能是確定用戶選擇的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，出于安全方面考慮，可設(shè)置第一次使用時(shí)用戶要提供服務(wù)器名、用戶名、密碼等正確信息后方可成功登錄系統(tǒng)，之后此次填寫的信息將會(huì)被記錄到注冊(cè)表當(dāng)中，以省卻日后登錄的麻煩?；緮?shù)據(jù)庫管理模塊主要的功能有保密級(jí)別、歸檔類別、部門和保管期限、數(shù)據(jù)修改、刪除操作等。檔案數(shù)據(jù)管理模塊的功能是檔案信息的錄入、查詢和統(tǒng)計(jì)及銷毀等。檔案整理模塊則專為檔案鑒定與組卷而設(shè)計(jì)的。系統(tǒng)維護(hù)這一模塊的功能是數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出、打印，以及數(shù)據(jù)庫的恢復(fù)和備份。

四、體系結(jié)構(gòu)

將整個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)分成應(yīng)用服務(wù)器、用戶、數(shù)據(jù)3層。其中應(yīng)用服務(wù)器這層本文選取了MVC結(jié)構(gòu)，利用MVC結(jié)構(gòu)將交互管理系統(tǒng)分解成模型、控制和視圖3個(gè)構(gòu)成組件，裝有問題核心數(shù)據(jù)與邏輯計(jì)算關(guān)系和功能計(jì)算關(guān)系的模型組件需要利用JAVA類與EJB技術(shù)來實(shí)現(xiàn)；用于保證用戶和系統(tǒng)能夠進(jìn)行互動(dòng)操作的控制組件功能需要通過使用JAVA語言編寫的服務(wù)器端程序來實(shí)現(xiàn)，控制組件的主要目的是協(xié)調(diào)模型同視圖之間的工作；對(duì)于從模型處獲取顯示信息的視圖組件來說，同樣的信息可以通過不同的顯示形式和視圖展現(xiàn)出來，視圖組件功能的實(shí)現(xiàn)需要依靠JavaScript和JSP技術(shù)、HTML技術(shù)。需要說明的是，對(duì)于屬于用戶層的工作人員來說，不管是在單位還是其他地方，僅通過網(wǎng)絡(luò)就能得到此信息管理系統(tǒng)提供的業(yè)務(wù)邏輯層服務(wù)，雖然不需要再安裝客戶端軟件，但仍需要通過RMI通信協(xié)議。

五、結(jié)束語

鑒于以信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托可建立信息管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的信息化和現(xiàn)代化，所以，在發(fā)改委綜合檔案信息管理工作中也應(yīng)主動(dòng)探索，結(jié)合發(fā)改委檔案信息管理工作的實(shí)際需求進(jìn)行信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，包括功能模塊的劃分、體系結(jié)構(gòu)構(gòu)建等。

作者：羅瓦則 單位：四川省喜德縣發(fā)展改革和經(jīng)濟(jì)信息化局

【參考文獻(xiàn)】

[1]周丹,駱亮,李承林等.廣西發(fā)改委綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].大眾科技,2015(3):225-227.

第6篇：合同檔案管理范文

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

中圖分類號(hào)：G271.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）07（a）-0195-01

1 檔案管理系統(tǒng)的研究目的和主要完成的工作

1.1 檔案管理信息化建設(shè)的意義

加快推進(jìn)檔案信息化、檔案管理現(xiàn)代化，是全球信息化要求的必然結(jié)果。檔案信息化管理能夠使檔案信息資源配置更合理、管理更全面，可以為單位、為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

1.2 研究目的

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以檔案館檔案信息化建設(shè)為中心，建立具有工作服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案資源安全可靠的數(shù)字化檔案館，并通過本檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)上級(jí)檔案局對(duì)下屬檔案館工作流程的監(jiān)控和指導(dǎo)，建立規(guī)范化的檔案業(yè)務(wù)管理體系，并為各級(jí)管理人員提供決策支持和信息服務(wù)。

1.3 主要完成的工作

在充分研究檔案館信息管理的業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)的整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)，即完成的系統(tǒng)設(shè)計(jì)內(nèi)容有：檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)、系統(tǒng)的編碼、測(cè)試、軟件交付、驗(yàn)收、維護(hù)。

2 檔案管理系統(tǒng)解決方案

2.1 檔案管理系統(tǒng)功能簡介

檔案館是緊緊圍繞檔案的“收集、保管、利用”來開展業(yè)務(wù)工作的，檔案館的主體工作流程包括。

（1）收集歸檔。對(duì)各類檔案進(jìn)行收集、初步整理、歸檔鑒定、整理和正式歸檔。檔案歸檔包括：收集、整理、正式歸檔等關(guān)鍵子流程和業(yè)務(wù)活動(dòng)。

（2）管理維護(hù)。主要是指對(duì)已正式歸檔檔案的日常保管、維護(hù)。檔案管理包括：鑒定、保管、銷毀關(guān)鍵子流程和業(yè)務(wù)活動(dòng)。

（3）有效利用。主要是指檔案館為單位和社會(huì)提供檔案相關(guān)的服務(wù)。檔案利用包括：借閱、歸還、統(tǒng)計(jì)、編研關(guān)鍵子流程和業(yè)務(wù)活動(dòng)。

2.2 檔案管理系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)原則

檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則是：總體規(guī)劃，分步實(shí)施，條塊協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌管理，互聯(lián)互通，整合發(fā)展，資源共享。以有效利用為靈魂、以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為工具、以整合共享為手段、以安全可靠為保障，使檔案館各部門實(shí)現(xiàn)互聯(lián)、共享和利用。

2.3 檔案管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

根據(jù)檔案信息管理系統(tǒng)的工作實(shí)際，即檔案信息量龐大，檔案信息分布存放，但需要把檔案信息提供給不同權(quán)限的用戶使用，因此，在系統(tǒng)中，我們采用C/S+B/S的混合模式。

2.4 檔案管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

該系統(tǒng)使用的多個(gè)數(shù)據(jù)庫是分布式的、超大規(guī)模的、可互操作的。同時(shí)該系統(tǒng)設(shè)計(jì)了多種登陸權(quán)限，包括檔案館管理人員、下屬單位管理人員以及普通網(wǎng)絡(luò)用戶，按不同的授權(quán)提供不同權(quán)限的檔案管理服務(wù)。

2.4.1 檔案收集歸檔系統(tǒng)

檔案工作的起點(diǎn)是檔案收集，其具體內(nèi)容是通過各種渠道，如下級(jí)檔案館上交、社會(huì)各界捐贈(zèng)等不同類別的檔案按照規(guī)定集中保存起來。檔案收集后，檔案的歸檔更加重要，它是檔案有效利用的必要前提，檔案的歸檔及時(shí)與否，決定了檔案的利用價(jià)值。

2.4.2 檔案管理維護(hù)系統(tǒng)

檔案管理維護(hù)系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)檔案信息資源的整理、維護(hù)與利用工作，主要包括：檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用等。

（1）檔案整理

檔案整理主要是對(duì)收集來的檔案實(shí)物（按案卷、盒、文件、各種載體形式移交來的檔案）進(jìn)行整理、分類，同時(shí)進(jìn)行編目、索引形成管理檔案的目錄信息，使整理出的檔案能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌，便于保管和利用。它是檔案管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。

（2）檔案鑒定

系統(tǒng)自動(dòng)檢索出過期的檔案，形成鑒定目錄；檔案主管可以對(duì)鑒定申請(qǐng)的檔案進(jìn)行鑒定，更改保管期限，并形成銷毀目錄；銷毀目錄提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，返回審批結(jié)果；對(duì)審批后可以銷毀的檔案進(jìn)行銷毀，扔入回收站，并形成銷毀目錄。對(duì)到期檔案能報(bào)警提示并做批量處理。

（3）檔案保管

檔案保管工作主要包括檔案在正式存入庫房檔案架后的整個(gè)管理工作。

1）庫房安全管理：對(duì)庫房溫度、濕度設(shè)定范圍，當(dāng)溫濕度超過設(shè)定范圍時(shí)，檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)警；

2）圖形化統(tǒng)計(jì)：按年份、月份等條件統(tǒng)計(jì)溫濕度變化，并形成曲線圖；

3）庫房圖形化界面。

（4）檔案統(tǒng)計(jì)

以統(tǒng)計(jì)數(shù)字反映和揭示檔案及檔案工作中各種現(xiàn)象的特征和規(guī)律性的工作。是掌握與分析檔案和檔案工作基本情況，研究制定檔案管理與檔案事業(yè)建設(shè)的方針政策和計(jì)劃，實(shí)行有效監(jiān)督與指導(dǎo)的重要依據(jù)和手段。

1）統(tǒng)計(jì)方式

檔案統(tǒng)計(jì)、館藏統(tǒng)計(jì)、分類統(tǒng)計(jì)、交叉統(tǒng)計(jì)、按全宗進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)年報(bào)。

2）統(tǒng)計(jì)條件

檔案類別、著錄項(xiàng)、檔案庫類型等條件形成交叉統(tǒng)計(jì)。

（5）檔案利用

檔案利用是檔案整個(gè)過程的最終環(huán)節(jié)，是檔案利用者通過檔案信息管理系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過程。

針對(duì)檔案利用，檔案管理系統(tǒng)提供如下功能：

1）實(shí)體檔案管理

2）電子檔案借閱管理

3）借閱流程自定義

2.4.3 檔案有效利用系統(tǒng)

負(fù)責(zé)為檔案館的使用者提供檔案相關(guān)服務(wù)，主要包括：檔案信息、檔案查詢、借閱審批子系統(tǒng)等。

2.4.4 檔案信息安全系統(tǒng)

負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的安全，主要包括：訪問控制（用戶權(quán)限）、信息加密、身份驗(yàn)證等。

2.5 系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)

通過系統(tǒng)接口，使檔案館OA系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案歸檔操作，從而實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體化。

2.5.1 系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)內(nèi)容

（1）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)歸檔；

（2）在OA中完成與檔案相關(guān)的審批程序；

（3）在OA系統(tǒng)中發(fā)送提示信息；

（4）OA系統(tǒng)權(quán)限導(dǎo)入接口。

2.5.2 單點(diǎn)登陸

單點(diǎn)登陸技術(shù)解決了用戶管理、密碼管理的難題，即用戶一次登錄，就可在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)暢通無阻，自由訪問眾多的應(yīng)用系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)資源，提高企業(yè)的工作效率。

3 結(jié)語

在調(diào)查現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)制的基礎(chǔ)上，采用結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)方法進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)設(shè)計(jì)并開發(fā)出符合檔案館檔案“收、管、用”管理流程，滿足數(shù)字檔案館建設(shè)的檔案信息管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)

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[2] 張克東.軟件工程與軟件測(cè)試自動(dòng)化教程[M].北京：電子工業(yè)出版社，2002.

第7篇：合同檔案管理范文

關(guān)鍵詞：綜合檔案；館藏利用；服務(wù)功能

檔案館通過向社會(huì)收集和挖掘館藏中具有強(qiáng)烈地方特色的檔案資源，并通過一系列服務(wù)形式進(jìn)行開發(fā)利用工作。搞好綜合檔案館要做到以下三個(gè)原則：一、針對(duì)性原則，二、系統(tǒng)性原則，三、價(jià)值原則。綜合檔案館特色建設(shè)的最終目的是為了更好的開發(fā)利用，綜合檔案館的特色檔案要具有系統(tǒng)、完整性，各全宗、各門類之間要有科學(xué)合理的比例關(guān)系，因此，特色檔案的收集要符合本地區(qū)的特殊需要，特色建設(shè)要符合檔案館及所在地區(qū)的社會(huì)發(fā)展實(shí)際。進(jìn)行系統(tǒng)地選擇、補(bǔ)充，組織與調(diào)整。

檔案館的建設(shè)應(yīng)包括三個(gè)方面：一是館藏檔案的地方特色，二是綜合檔案館的館藏特色，三是綜合檔案館的工作特色。系統(tǒng)性是建設(shè)檔案館的基礎(chǔ)，總而言之，系統(tǒng)性就是要求排除雜亂，

一、檔案館的建設(shè)要科學(xué)規(guī)劃，投資到位，切實(shí)加強(qiáng)綜合檔案館的使用

交通綜合檔案館是2005年成立，2007年通過“五星級(jí)檔案館”評(píng)審。對(duì)駐交通大廈的市局機(jī)關(guān)、公路、航道、運(yùn)管等單位的檔案和全市交通重點(diǎn)工程檔案實(shí)行集中統(tǒng)一保管，并向社會(huì)提供利用的機(jī)構(gòu)。它更是面向社會(huì)，面向大眾，為本系統(tǒng)廣大群眾服務(wù)的信息中心和文化陣地。 我市交通綜合檔案館在全市交通系統(tǒng)中僅此一家，保存著機(jī)關(guān)各種門類各種載體的檔案，總館藏量文件級(jí)103770卷（件、張、盒、袋），移交至市檔案局后庫存421卷，圖片檔案4500張，聲像182盒，工程檔案4036盒，科技檔案1500多件，光盤367件，運(yùn)管業(yè)務(wù)檔案64770卷（袋）。

我局累計(jì)投入資金150余萬元，購置檔案保管必需設(shè)備。標(biāo)準(zhǔn)化檔案櫥柜399套，確保10年的檔案存放量；投入幾十萬元資金。配置計(jì)算機(jī)5臺(tái)、激光打印機(jī)5臺(tái)、復(fù)印機(jī)1臺(tái)、掃描儀1臺(tái)、光盤刻錄機(jī)1臺(tái)、溫濕度計(jì)3只、吸濕機(jī)5臺(tái)、滅火器8只、攝像機(jī)1臺(tái)、數(shù)碼照像機(jī)1部、縫紉機(jī)1臺(tái)、一體機(jī)1臺(tái)等較為先進(jìn)的檔案管理辦公設(shè)備。并根據(jù)檔案館藏規(guī)模要求，及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)其他特殊設(shè)備。為方便聲像檔案收集、整理、專門購置錄音筆、移動(dòng)硬盤、專用防磁柜等。

為更好更直觀的反映交通發(fā)展的成就和今后的發(fā)展藍(lán)圖，我局在交通大廈一樓辟出450平方的空間，設(shè)立了交通歷史展覽館和規(guī)劃展示廳。采用聲、光、電等現(xiàn)代高科技手段，以“記述發(fā)展歷程、記錄發(fā)展成就、展示發(fā)展藍(lán)圖”為宗旨，全面展示建國以來鹽城交通事業(yè)取得的重大成就，展廳通過電腦可查閱到交通發(fā)展成果和發(fā)展規(guī)劃的各種數(shù)據(jù)。展館開放以來，已累計(jì)接待各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各界人士140多批5000多人次，受到省交通廳歷任老廳長和百余名離退休老同志在內(nèi)的社會(huì)各界的好評(píng)。

二、發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，開發(fā)檔案信息資源，加強(qiáng)橫向聯(lián)合，形成合力

首先，我市不同系統(tǒng)的檔案館的檔案信息資源的構(gòu)成狀態(tài)，無論是數(shù)量上、質(zhì)量上都存在很大差異， 加強(qiáng)綜合檔案館的橫向聯(lián)合，形成規(guī)模效應(yīng)，將豐富的檔案信息，以整體優(yōu)勢(shì)向社會(huì)提供服務(wù)，將更顯綜合檔案館的實(shí)力。其次發(fā)揮各綜合檔案館館藏的綜合優(yōu)勢(shì)和互補(bǔ)效應(yīng)，打破區(qū)域界限，從更廣闊的空間加強(qiáng)聯(lián)系但各自又有自己的特點(diǎn)、各自的優(yōu)勢(shì)，如果加強(qiáng)橫向聯(lián)合，提供綜合服務(wù)，聯(lián)合開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息交流的最大流量和最佳服務(wù)。使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，那么，檔案館的社會(huì)功能也將得到充分發(fā)揮。我們可以通過建立交通檔案館網(wǎng)或以檔案信息服務(wù)群的形式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的交流與協(xié)作，形成合力，為今后加入社會(huì)的信息網(wǎng)絡(luò)打下基礎(chǔ)。

三、主動(dòng)出擊提高館藏檔案質(zhì)量、優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)

目前，各級(jí)各類綜合檔案館的檔案，普遍存在著材料混雜、結(jié)構(gòu)不合理的問題。這嚴(yán)重影響了檔案館功能的發(fā)揮。檔案作為人類社會(huì)歷史的真實(shí)記錄，它應(yīng)該包括經(jīng)濟(jì)、政治、科學(xué)、文化等各個(gè)方面的內(nèi)容，即包括一個(gè)城市歷史發(fā)展的全貌，是國家和人民集體記憶的關(guān)鍵。因此，如果只偏重某一方面，而弱化其他方面，其結(jié)果必然造成這樣的社會(huì)記錄是一個(gè)不完整的記錄。檔案不僅要涉及政府的職責(zé)和保護(hù)公民的個(gè)人公益，而且更多的還應(yīng)為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶。這個(gè)重任應(yīng)由地方綜合檔案館來承擔(dān)。為此，綜合檔案館應(yīng)增強(qiáng)優(yōu)化館藏檔案種類、結(jié)構(gòu)的意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)處理檔案完整與精練的關(guān)系，拓寬收集面，從不同的方面反映一個(gè)國家、地區(qū)發(fā)展變化的全過程。同時(shí)，從規(guī)章制度上減少重復(fù)文件進(jìn)館，切實(shí)加強(qiáng)檔案的鑒定工作，以豐富優(yōu)質(zhì)的館藏資源為社會(huì)為全交通系統(tǒng)

服務(wù)。

四、推進(jìn)檔案事業(yè)，必須加強(qiáng)人才培養(yǎng)和人才儲(chǔ)備

社會(huì)在迅速的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)在不斷的進(jìn)步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生了很大的變化。我們必須盡快地調(diào)整自己來適應(yīng)這一系列的變化，勇于迎接挑戰(zhàn)，提高檔案工作者素質(zhì)是迎接挑戰(zhàn)的關(guān)鍵之一。各級(jí)檔案館的領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)越來越意識(shí)到，人才素質(zhì)和人才運(yùn)用在工作中的重要性，而且也注意到了人才結(jié)構(gòu)的合理性，紛紛計(jì)劃招聘人才，引進(jìn)高層次的人才。但還有一個(gè)必須面對(duì)必須重視的問題，那就是現(xiàn)有的檔案人員如何時(shí)在面臨著知識(shí)的老化、新技術(shù)知識(shí)較為貧乏的問題上做出進(jìn)一步的努力。這使檔案工作，受到了一定的制約，不能滿足社會(huì)的需求，跟不上社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏等等問題。為此，加強(qiáng)檔案館現(xiàn)有人才的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作。

五、樹立正確的檔案工作效益觀， 更好為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

為了造福于人類，為人類社會(huì)的生存和持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造某種基本的條件，綜合檔案館作為科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，其在社會(huì)主義的物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)中是大有作為的，它的效益也應(yīng)該是突出的。因?yàn)楸４鏅n案的目的不是為了謀求利益，獲得利潤，而是，決定了檔案館的工作效益最終大多表現(xiàn)為社會(huì)效益。

現(xiàn)今社會(huì)保存的科技檔案、技術(shù)資料可直接參與經(jīng)濟(jì)建設(shè)，在新的經(jīng)濟(jì)形式下，檔案工作配合國家的中心工作，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，這是毋庸置疑的。但是，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)本身的內(nèi)涵是十分豐富的，它包括很多方面。我們不能一提到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，就狹隘地與獲得多少經(jīng)濟(jì)效益劃等號(hào)。在利用中創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，這是我們要體現(xiàn)的。事實(shí)上，檔案館的工作更加貼近科學(xué)、文化、教育、歷史研究等領(lǐng)域。我們不能因此而片面強(qiáng)調(diào)檔案館的各項(xiàng)服務(wù)工作都去追求經(jīng)濟(jì)效益，而忽視它的社會(huì)效益。

六、檔案的發(fā)展就是社會(huì)的發(fā)展，檔案館社會(huì)功能充分發(fā)揮的重要條件

任何行業(yè)的發(fā)展都離不開一定的動(dòng)力、條件和保證。檔案事業(yè)的發(fā)展，綜合檔案館功能的發(fā)揮也不例外。社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制本身的完善還有一個(gè)過程。綜合檔案館社會(huì)功能的發(fā)揮，是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到國家經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)程度、國家方針政策、社會(huì)對(duì)檔案信息需求、檔案館自身的業(yè)務(wù)建設(shè)等諸多方面，單就某一方面工作的改進(jìn)和完善是難以奏效的。社會(huì)的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)的繁榮會(huì)促進(jìn)社會(huì)對(duì)檔案信息需求的增長，同時(shí)也會(huì)帶動(dòng)檔案事業(yè)的向前發(fā)展。應(yīng)該說社會(huì)信息需求和全民檔案信息意識(shí)，是影響檔案館功能發(fā)揮的一個(gè)重要因素。但是，歷史的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，檔案事業(yè)的發(fā)展相對(duì)于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要滯后一段時(shí)間。為此，我們應(yīng)該意識(shí)到，社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的建立、科教興國戰(zhàn)略的實(shí)施、知識(shí)經(jīng)濟(jì)的即將到來，并不意味著國家在短期內(nèi)會(huì)大幅度地增加對(duì)檔案館的投資。況且，因此，找準(zhǔn)檔案工作的定位，應(yīng)該正確理解和認(rèn)識(shí)檔案工作效益滯后的特點(diǎn)，實(shí)事求是地評(píng)價(jià)檔案館工作。

參考文獻(xiàn)

第8篇：合同檔案管理范文

【摘要】本文通過簡單分析軌道交通行業(yè)綜合檔案管理面臨的主要問題，討論提出有效的一體化管理對(duì)策，希望能為軌道交通行業(yè)綜合檔案管理工作實(shí)踐提供參考。

關(guān)鍵詞 軌道交通行業(yè)；綜合檔案；檔案管理；一體化管理

在信息時(shí)代的沖擊下，軌道交通行業(yè)綜合檔案管理工作面臨一些問題，需要檔案管理人員追求創(chuàng)新，通過實(shí)施一體化管理措施促使提升其綜合檔案管理水平。

一、軌道交通行業(yè)綜合檔案管理面臨的主要問題

（一）綜合檔案管理的實(shí)踐比理論要少。從總體上看，自我國開始進(jìn)行檔案一體化管理的理論研究與實(shí)踐以來，實(shí)踐工作就遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于理論研究工作[1]。在實(shí)際的運(yùn)作過程中，軌道交通行業(yè)的工程檔案、行政檔案等歸不同的部門管理，相互之間缺乏交流，很多人很難將工程檔案、行政檔案等歸集一體，沒有意識(shí)到綜合檔案一體化管理是軌道交通行業(yè)檔案管理在信息時(shí)代的必然選擇。

（二）在建設(shè)信息資源網(wǎng)站方面存在不足。軌道交通行業(yè)實(shí)行綜合檔案一體化管理，最終目的在于為用戶使用檔案提供方便。由于軌道交通行業(yè)目前對(duì)于綜合檔案一體化管理的認(rèn)識(shí)存在不足，加上綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合平臺(tái)建設(shè)本身面臨著巨大的困難，導(dǎo)致我國軌道交通行業(yè)的綜合檔案一體化管理實(shí)踐中的信息資源網(wǎng)站建設(shè)跟國外信息網(wǎng)站中信息資源的集中程度相去甚遠(yuǎn)，且信息檢索也不夠快捷和方便。

（三）在研究綜合檔案用戶需求上不夠完善。不管是工程建設(shè)工作、行政管理工作，還是檔案管理工作，如果這些信息資源沒有被用戶有效利用，那么檔案也就失去了意義，更何況是將軌道交通行業(yè)工程檔案、行政檔案等有機(jī)結(jié)合的綜合檔案一體化管理工作，檔案的利用擁有更加重大的意義。然而，在我國軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理工作的實(shí)踐中依舊忽視研究用戶需求，即使研究了少數(shù)用戶的需求，通常也是淺嘗輒止、停留在表面，導(dǎo)致一些用戶在利用軌道交通行業(yè)的綜合檔案時(shí)態(tài)度不佳，得不到人性化的服務(wù)。

二、軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理對(duì)策

（一）鼓勵(lì)開展軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的實(shí)踐探索。針對(duì)軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理實(shí)踐少于理論研究的問題，應(yīng)鼓勵(lì)軌道交通行業(yè)的各個(gè)檔案館、參建單位等積極參與綜合檔案一體化管理的實(shí)踐活動(dòng)。一是要大力宣傳軌道交通行業(yè)工程檔案、行政檔案等的一體化管理，及時(shí)樹立綜合檔案一體化管理理念。宣傳工作應(yīng)從軌道交通行業(yè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層著手，爭取自上而下轉(zhuǎn)變對(duì)綜合檔案一體化管理的思想認(rèn)識(shí)，重新樹立綜合檔案組織管理理念，把領(lǐng)導(dǎo)的消極態(tài)度轉(zhuǎn)變成積極態(tài)度，形成充分利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息等技術(shù)，從本質(zhì)上改變綜合檔案管理政策、體制，加快實(shí)踐綜合檔案一體化管理的步伐。二是支持軌道交通行業(yè)實(shí)踐綜合檔案一體化管理。建立健全范圍廣、層次多、功能協(xié)調(diào)的綜合檔案一體化管理的理論體系，針對(duì)軌道交通行業(yè)成立綜合檔案一體化管理的協(xié)調(diào)機(jī)制，從而科學(xué)管理其工程檔案、行政檔案等，并及時(shí)分析綜合檔案一體化管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生的矛盾和問題，采取科學(xué)的手段解決問題，承擔(dān)起綜合檔案一體化管理的職責(zé)。

（二）建立健全軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。從當(dāng)下我國軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的實(shí)踐情況來看，建立健全一體化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)迫在眉睫。在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，傳遞信息、交流信息的時(shí)間限制、空間限制等已被消除，在某種程度上，信息資源已經(jīng)在全社會(huì)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了共享[2]。所以，構(gòu)建通用的、兼容的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，構(gòu)建綜合檔案一體化管理的各種信息資源網(wǎng)站，在網(wǎng)絡(luò)上有效整合軌道交通行業(yè)的工程檔案、行政檔案等信息資源，從而統(tǒng)一檢索、利用各種信息資源，以便更好地為社會(huì)、為用戶提供服務(wù)，從而充分發(fā)揮出軌道交通行業(yè)綜合檔案的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益。因此，只有建立健全綜合檔案一體化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，軌道交通行業(yè)才能更好地實(shí)施綜合檔案一體化管理。

（三）通過創(chuàng)新綜合檔案一體化管理體制來加強(qiáng)研究用戶需求。一體化管理創(chuàng)新主要體現(xiàn)在一體化建設(shè)與軌道交通企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)的雙重引導(dǎo)下，通過利用集成管理機(jī)制和協(xié)同、統(tǒng)一等方式，把以往工程檔案部門、行政檔案部門等具備的相應(yīng)資金、設(shè)備、工具、人力、物力等資源跟檔案管理的其他要素進(jìn)行集中和統(tǒng)一，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的綜合管理與控制，促使檔案管理要素優(yōu)化組合、合理搭配，并對(duì)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一的開發(fā)和利用，以順應(yīng)信息化時(shí)代對(duì)軌道交通行業(yè)市場競爭提出的需求。那么在研究用戶需求方面，軌道交通行業(yè)就應(yīng)實(shí)踐一體化管理體制，通過對(duì)用戶在工程檔案、行政檔案等方面的需求開展調(diào)查和研究，以充分了解用戶需要什么信息，想要得到什么樣的服務(wù)等，從而改變以往封閉落后的檔案管理服務(wù)方式，爭取為用戶提供開放的、現(xiàn)代化的服務(wù)，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、設(shè)備等增強(qiáng)軌道交通行業(yè)檔案管理部門的信息集散能力、反應(yīng)能力、處理能力，從而提高各個(gè)檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量，為綜合檔案用戶提供人性化服務(wù)。同時(shí)，軌道交通行業(yè)檔案管理部門及人員通過研究用戶對(duì)工程檔案、行政檔案等信息的服務(wù)需求，能準(zhǔn)確地定位各自的服務(wù)對(duì)象，吸引更多的用戶利用檔案，這是軌道交通行業(yè)檔案一體化管理現(xiàn)實(shí)意義的體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

第9篇：合同檔案管理范文

1 完善檔案管理制度，明確責(zé)任

檔案管理工作必須建立嚴(yán)格的制度，健全完善的制度是一切工作的基礎(chǔ)和保證。首先要明確檔案工作的職責(zé)，使各科室對(duì)文件資料的收集和整理有章可循。其次要建立嚴(yán)格的檔案查閱制度，有專人負(fù)責(zé)，明確檔案查閱的相關(guān)規(guī)定，并做好詳細(xì)記錄。如需外借檔案，必須有所需檔案單位開具的正式介紹信并有主管單位或部門蓋章簽字才可外借。再次要建立嚴(yán)格的檔案保管制度，做好檔案歸類，使檔案便于查找。注意文件材料不得拆頁、不得丟失，以確保檔案的完整性。

在健全檔案管理制度的同時(shí)，還要明確檔案管理人員分工，統(tǒng)一管理，責(zé)任到人。采取有力措施，改變檔案管理人員的傳統(tǒng)觀念，樹立正確的價(jià)值觀和時(shí)效觀，結(jié)合單位工作實(shí)際，建立檔案管理體系，為檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。用行政手段明確權(quán)、責(zé)、利的關(guān)系，使檔案管理更有效、更持續(xù)健康發(fā)展，從而加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作。

2 提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員是負(fù)責(zé)單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的工作人員，是直接接觸檔案的基層服務(wù)人員。因此檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)直接關(guān)系到一個(gè)單位檔案管理工作的水平和效率。檔案管理人員必須具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)。對(duì)于醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理人員，還要在此基礎(chǔ)上，了解并熟悉醫(yī)療行業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理人員必須具有較強(qiáng)的責(zé)任心和原則性，對(duì)待檔案管理工作必須嚴(yán)肅，嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定。檔案管理人員還要樹立較強(qiáng)的保密意識(shí)，對(duì)文件檔案等做好保密工作，不得隨意泄露檔案資料內(nèi)容，尤其在當(dāng)今信息化的時(shí)代，無紙化辦公越來越普及，電子檔案越來越多地被使用，處理電子檔案時(shí)更需要注意網(wǎng)絡(luò)安全。在此基礎(chǔ)上，細(xì)心和耐心也是檔案管理人員需要具備的素質(zhì)。

3 提高對(duì)檔案管理工作的重視度

在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)中，有時(shí)還存在重業(yè)務(wù)輕管理的觀念，對(duì)檔案管理工作也不夠重視，其實(shí)檔案管理工作也是衛(wèi)生系統(tǒng)工作的重要組成部分，醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理是醫(yī)院檔案管理工作的重點(diǎn)，是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)研究中的重要依據(jù)，建立完整、系統(tǒng)的管理方案，提高檔案管理的水平，有利于促進(jìn)醫(yī)學(xué)的發(fā)展。

從領(lǐng)導(dǎo)角度，要在領(lǐng)導(dǎo)工作中認(rèn)真、客觀地對(duì)待檔案管理，將檔案管理工作作為日常工作的重要部分，嚴(yán)格抓，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)管，將檔案管理工作落到實(shí)處。定期組織檔案人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)或者聘請(qǐng)專家進(jìn)行講座，為檔案人員提供更多的交流機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)借鑒其他單位好的管理方式，提高檔案管理人員工作的積極性。

作為檔案管理人員更要重視檔案管理工作，增強(qiáng)責(zé)任心、事業(yè)心，不斷提高自身素質(zhì)，積極參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。認(rèn)真對(duì)待每一份檔案，秉承“全心全意為人民服務(wù)”的工作理念，認(rèn)真貫徹落實(shí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的要求和意見，對(duì)各類檔案做好接收、登記、管理、分類、歸檔等工作，確保檔案安全。同時(shí)積極思考，努力探索檔案管理的新模式、新方法。

4 指導(dǎo)基層醫(yī)療單位做好檔案管理工作

衛(wèi)生局檔案管理人員在做好本單位檔案整理工作的同時(shí)，還肩負(fù)著指導(dǎo)基層醫(yī)療單位做好檔案管理工作的職能，要悉心研究醫(yī)院檔案工作新情況、新問題，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案工作的指導(dǎo)，使檔案工作能夠適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展需要。其次，還要加強(qiáng)對(duì)各單位檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，及時(shí)傳達(dá)檔案工作有關(guān)精神、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，使各單位形成的檔案更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，符合檔案管理部門的要求，便于各基層醫(yī)療單位檔案利用和借閱工作的順利開展。再次，加強(qiáng)組織各醫(yī)療單位檔案管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取走出去、請(qǐng)進(jìn)來的辦法，促進(jìn)各單位間的交流，介紹好的工作方法和經(jīng)驗(yàn)，不斷提高業(yè)務(wù)知識(shí)和工作能力。

5 組織全員參與，創(chuàng)新檔案管理

（一）觀念的創(chuàng)新

面對(duì)醫(yī)療改革的不斷深化，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，首先，要改變舊的管理模式、樹立新的管理理念。把檔案工作放到整個(gè)時(shí)代大背景下來思考，打破傳統(tǒng)封閉的工作模式，不斷拓展檔案工作領(lǐng)域，延伸檔案工作觸角，增強(qiáng)檔案工作滲透性；其次，提高認(rèn)識(shí)，做好充分的準(zhǔn)備。醫(yī)療衛(wèi)生檔案事業(yè)面臨著新的挑戰(zhàn)，電子檔案的廣泛應(yīng)用，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，新型檔案載體的保管等等，都亟待檔案工作者去認(rèn)識(shí)、去解決；最后，轉(zhuǎn)變思想。將被動(dòng)工作轉(zhuǎn)變成主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源，為利用者服務(wù)，從重保管、輕利用轉(zhuǎn)變?yōu)楸９?、利用“兩手抓”，把檔案實(shí)體的靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息動(dòng)態(tài)管理，最大限度地發(fā)揮醫(yī)療衛(wèi)生檔案的整體效能。

（二）現(xiàn)代化管理手段的創(chuàng)新

要采用現(xiàn)代化手段和管理措施，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫和檔案信息網(wǎng)絡(luò)，完成目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫和檔案目錄中心的建立，提高檔案信息存儲(chǔ)電子化、檢索網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，建立檔案信息咨詢平臺(tái)，深化咨詢服務(wù)，以現(xiàn)代化手段向社會(huì)提供利用。同時(shí)，還應(yīng)完善檔案信息庫，加強(qiáng)對(duì)新型載體檔案信息的管理，確保檔案的安全。

（三）檔案管理服務(wù)上的創(chuàng)新

首先是服務(wù)方式上，作為新時(shí)期下的檔案管理人員要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)理念，提高檔案工作水平，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，尋找檔案管理工作的新模式。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案人員要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，充分利用檔案信息和現(xiàn)行文件資源優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行科學(xué)整合；其次內(nèi)容的編研上，編研工作是檔案管理的重要組成部分，是反映檔案管理整體水平以及人員素質(zhì)的一個(gè)直觀指標(biāo)；最后是檔案管理所提供的服務(wù)內(nèi)容上，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案工作人員要根據(jù)本部門檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)和服務(wù)對(duì)象，按照有關(guān)的規(guī)定加強(qiáng)檔案征集工作創(chuàng)新，整合信息資源。及時(shí)完整收集各類檔案資料，大力開展檔案征集工作，征集有價(jià)值的檔案，不斷擴(kuò)展檔案門類，建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的體系。

（四）檔案收集的創(chuàng)新

組織全員參與檔案收集工作是很有必要的，過去的檔案管理工作模式過于單一，宣傳力度不夠，檔案管理工作不應(yīng)與其他部門分離，而是要有機(jī)地結(jié)合在一起，檔案收集工作需要全體人員共同配合。檔案管理人員要積極開展檔案知識(shí)的宣傳工作，增強(qiáng)全體干部職工的文件歸檔意識(shí)，定期將科室的文件資料統(tǒng)一歸檔保存在檔案室，轉(zhuǎn)變以往保存在自己科室的觀念，主動(dòng)向檔案管理部門提供有價(jià)值的文件資料，在檔案室統(tǒng)一保存?zhèn)洳?。制定詳?xì)的工作計(jì)劃，合理安排工作流程，有條不紊地進(jìn)行檔案管理工作。

6 結(jié)束語

總之，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理模式主要從管理思想、管理方式、管理手段上著手進(jìn)行，滲透新管理、新技術(shù)。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理模式是以檔案實(shí)體及其相關(guān)信息為管理對(duì)象，采用文件、檔案、信息一體化集成管理的方法，利用現(xiàn)代高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的多功能開發(fā)、利用。全面提升醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理水平，更好的服務(wù)于百姓，為解決群眾看病問題奠定良好的基礎(chǔ)。