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首先,企業(yè)內(nèi)部控制影響企業(yè)信息化的進(jìn)程。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層決定該企業(yè)是否實行信息化以及實施信息化后該怎樣進(jìn)一步健全企業(yè)內(nèi)部控制。企業(yè)內(nèi)部控制的主要內(nèi)容包括領(lǐng)導(dǎo)層對信息化的認(rèn)識以及制定的信息化相關(guān)戰(zhàn)略。其次,企業(yè)內(nèi)部控制影響企業(yè)信息化的效率。企業(yè)信息化的實施是指工作人員在結(jié)合企業(yè)的內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上對企業(yè)信息通過信息技術(shù)進(jìn)行獲取、處理、輸出的過程。這個過程受到多方面因素的影響,但是企業(yè)信息化的效率主要是由企業(yè)內(nèi)部控制的好壞決定的。最后,企業(yè)內(nèi)部控制影響企業(yè)信息化的安全性和有效性。信息的有效性和安全性直接影響企業(yè)能否健康地向前發(fā)展。故此,只有完善的企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)才能使得信息系統(tǒng)更加安全和有效,最終發(fā)揮信息化的優(yōu)勢,推動企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。
2會計信息化企業(yè)內(nèi)部控制面臨的挑戰(zhàn)
2.1原有的企業(yè)內(nèi)部控制體系未能適應(yīng)新時期的會計信息化需求
企業(yè)內(nèi)部控制信息化的重要環(huán)節(jié)就是企業(yè)會計信息化,會計信息化時代的到來對企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生了重大影響,傳統(tǒng)的會計內(nèi)部控制制度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于信息時代的新要求。會計信息化是整個企業(yè)信息化中的重要組成部分,該板塊需要與企業(yè)內(nèi)部其他信息化板塊進(jìn)行對接,這樣一來,需要重新調(diào)整企業(yè)內(nèi)部許多崗位權(quán)責(zé),這對企業(yè)內(nèi)部控制的相關(guān)建設(shè)和完善也提出了更高的要求。
2.2會計信息化下數(shù)據(jù)的存儲存在安全隱患
傳統(tǒng)會計形式采用紙質(zhì)形式記錄各種賬簿,如果記錄出現(xiàn)差錯,只許可相關(guān)責(zé)任人員通過正常的錯賬更正方式進(jìn)行修改,并且相關(guān)責(zé)任人員和經(jīng)手人還要簽名或者蓋章,這種情況下容易控制。但是在會計實現(xiàn)信息化后,相關(guān)的會計數(shù)據(jù)都存儲于計算機(jī)中,這樣一來,如果有人對會計信息進(jìn)行更改、增減、拷貝是不容易被發(fā)覺的,很容易導(dǎo)致會計信息泄露。
2.3會計信息化崗位之間難以牽制
傳統(tǒng)會計形式下,會計相關(guān)工作人員對自己經(jīng)手的賬簿采取簽字或者蓋章的形式來分清相互之間的責(zé)任。實施會計信息化后,原來的大量復(fù)雜的手工工作都由計算機(jī)自動來完成,效率和準(zhǔn)確率都有所提高。這種形式的轉(zhuǎn)變,如果沒有相對完善的崗位之間的制約、監(jiān)督機(jī)制的完善,企業(yè)內(nèi)部控制將會有很大的風(fēng)險。
2.4網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下風(fēng)險程度加深
實施會計信息化后,大量的工作都由計算機(jī)來完成,傳輸速度和工作效率都有所提高,但是使用網(wǎng)絡(luò)傳輸,也存在很多不安全的因素。比如,企業(yè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)一旦遭受到黑客的攻擊,企業(yè)的商業(yè)機(jī)密就會泄露,如果這種情況出現(xiàn),將給企業(yè)造成巨大的損失。另外,計算機(jī)病毒也是對計算機(jī)系統(tǒng)安全造成威脅的重要因素。傳統(tǒng)的內(nèi)控方法已經(jīng)不再適用,這就增加了企業(yè)會計信息化系統(tǒng)以及企業(yè)內(nèi)部控制的難度。
3完善會計信息化企業(yè)內(nèi)部控制的建議
3.1完善企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境
首先,調(diào)整組織結(jié)構(gòu)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對原有的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整,建立恰當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)進(jìn)行合理的職責(zé)分工,并且通過崗位職責(zé)的制定、部門的設(shè)置、人員的分工、權(quán)限的劃分等形式進(jìn)行控制,從而達(dá)到相互制約、相互牽制的目的。根據(jù)會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài),企業(yè)可以分為系統(tǒng)安全組、數(shù)據(jù)收集輸入組、會計信息分析組等。企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須與企業(yè)的實際情況相適應(yīng)。其次,培養(yǎng)企業(yè)管理者內(nèi)部控制和信息化觀念。在會計信息化條件下,管理層工作人員必須要更新觀念,注重對企業(yè)進(jìn)行實效管理。最后,加大會計信息化人才的培養(yǎng)??萍际堑谝簧a(chǎn)力,人才是關(guān)鍵。想要實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部有效的控制制度,應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)會計信息化方面的專業(yè)人才。
3.2正確進(jìn)行風(fēng)險評估和分析
實施會計信息化后,由于會計信息系統(tǒng)自身的特點,使得企業(yè)會計工作增加了許多風(fēng)險。主要包括設(shè)計研發(fā)、實踐操作不規(guī)范、不可控制等方面的風(fēng)險。管理者應(yīng)當(dāng)正確地分析和評估這些風(fēng)險,有效地進(jìn)行內(nèi)部控制。首先,系統(tǒng)操作控制。系統(tǒng)操作控制需要明確規(guī)定各個用戶的安全等級和身份標(biāo)志,并且定義具體訪問的對象。工作人員必須根據(jù)自己的權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)操作。其次,系統(tǒng)維護(hù)控制。定期對工作系統(tǒng)的軟硬件進(jìn)行檢查和維護(hù),發(fā)現(xiàn)問題,及時上報。定期對軟硬件系統(tǒng)的程序進(jìn)行升級,確保系統(tǒng)的安全、高效運行。最后,檔案管理的控制。會計信息化條件下,檔案大部分以磁盤形式保留,應(yīng)當(dāng)定期對會計檔案進(jìn)行備份和檢查,并且要保證磁盤的存放環(huán)境安全可靠。
3.3加強(qiáng)內(nèi)部審計
首先,開展會計內(nèi)部控制有利于山東省城商行提升內(nèi)部管理效率與工作人員對金融風(fēng)險的防范意識。由于現(xiàn)階段市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展十分迅速,金融產(chǎn)品更新?lián)Q代較快,這對銀行的長久發(fā)展會產(chǎn)生風(fēng)險方面的影響。進(jìn)行會計內(nèi)部控制,不僅能夠強(qiáng)化對風(fēng)險的控制與管理,還能大大提高山東省城商行工作人員的風(fēng)險防范思想。因此,有利會計內(nèi)部于營造出“風(fēng)險管理、人人參與”的良好工作環(huán)境。其次,開展會計內(nèi)部控制的另一個重要作用就是可以有效避免轉(zhuǎn)貸牟利與公款私存等問題。加強(qiáng)貨幣資金財務(wù)方面的管理,可以使資金的有效運轉(zhuǎn)得到強(qiáng)有力的保障。除此之外,一些會計內(nèi)部控制對資產(chǎn)流失現(xiàn)象的防止也起到很好的效果,有利于保證資產(chǎn)的完整性與安全性,并且還能夠切實保證銀行會計信息的可靠性與真實性。
二、山東省城商行進(jìn)行內(nèi)部會計控制與管理的有效性
1.內(nèi)部審計獨立性缺乏,審計水平有待進(jìn)一步提升
現(xiàn)如今,山東省車商行的內(nèi)部審計審計部門主要是由直屬行長管理與領(lǐng)導(dǎo)的,推行的制度是行長負(fù)責(zé)制。這種制度雖然可以保證內(nèi)部審計工作具有一定的獨立性,但卻在一定程度上弱化了對銀行行長的監(jiān)督,因而也就是降低了銀行內(nèi)部審計工作的公正性與客觀性。隨著我國銀行金融業(yè)務(wù)不斷朝著多樣化方向發(fā)展,山東省城商行內(nèi)部審計也逐漸從原來的糾錯查漏工作過渡到對金融風(fēng)險的防范與控制。然而山東省城商行現(xiàn)階段的內(nèi)部審計工作并沒有實現(xiàn)預(yù)想的目標(biāo),其審計方法存在局限性,設(shè)計覆蓋面也較為狹隘,并且審計工作的主要側(cè)重點是對事后的控制與管理。
2.與銀行電子化會計業(yè)務(wù)相比,其內(nèi)部會計會計控制體系較為落后
目前,隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用,很多銀行的電子化會計也逐漸得到了廣泛的應(yīng)用。然而山東省城商行的電子化會計工作的發(fā)展,主要側(cè)重點依然停留在如何使電子會計核算更加精確,以及會計工作能否按時完成等方面。此外,山東省城商行乃至全國城市商業(yè)銀行都未形成一套高效、規(guī)范的自動化風(fēng)險監(jiān)控與管理系統(tǒng)。監(jiān)控系統(tǒng)局限性與技術(shù)管理方面的不足,是山東省城商行當(dāng)前急需解決的迫切問題。
3.“輕執(zhí)行、重建設(shè)”問題突出
山東省城商行在內(nèi)部會計控制機(jī)制建設(shè)中的另一個重要問題就是“輕執(zhí)行、重建設(shè)”。銀行內(nèi)部會計控制并沒有在日常財務(wù)管理、核算及會計記錄中得到真正的落實。其主要的表現(xiàn)有以下幾個方面:憑證使用環(huán)節(jié)與保管程序等的控制不夠嚴(yán)格;會計賬目的核對并沒有及時進(jìn)行;人性化在制度執(zhí)行中的干擾作用較強(qiáng),難以切實處理與解決,并且具有很強(qiáng)的隨意性;工作人員對隱藏的事故隱患沒有形成敏銳的思維感覺,銀行財務(wù)方面面臨的風(fēng)險威脅較大。[5]從整體上來說,山東省城商行內(nèi)部會計控制體系只是一種為了應(yīng)付檢查而存在的擺設(shè),并沒有對內(nèi)部管理的加強(qiáng)起到有效的促進(jìn)作用。
4.不合理的審計崗位設(shè)計,不到位的人力資源管理
城市型商業(yè)銀行實行內(nèi)部管理,主要是為了對銀行業(yè)務(wù)方面存在的風(fēng)險進(jìn)行有效的控制與管理,并要求風(fēng)險控制工作人員做到職責(zé)明確、崗位清晰。目前,山東省城商行在人力資源配置與管理方面存在較大弊端,依據(jù)業(yè)務(wù)量聘用人員定崗,從而導(dǎo)致不科學(xué)的崗位分工與混亂的責(zé)任控制局面的出現(xiàn)。在銀行實際工作中,操作業(yè)務(wù)的口令密碼由于擔(dān)保性較差,也在一定程度上加重了崗位責(zé)任混亂的程度。
三、山東省城商行實行會計內(nèi)部控制的相關(guān)策略與措施
1.從文化建設(shè)抓起,營造良好的銀行內(nèi)部控制環(huán)境
要想使山東省城商行內(nèi)部會計控制好的機(jī)制得到有效運行,基本的前提就是該機(jī)制本身就應(yīng)當(dāng)達(dá)到全面、有效的地步。同時,商業(yè)銀行內(nèi)部會計控制能夠順利施行的重要保證之一就是所有工作人員都必須具備會計內(nèi)部控制意識,而且每個員工都自覺遵守內(nèi)部控制的各項原則與要求。無論制定什么樣的內(nèi)部控制機(jī)制,其運行的具體情況與效果,技術(shù)都是由人為因素主導(dǎo)的。[6]所以,山東省城商行在會計內(nèi)部控制機(jī)制的發(fā)展與完善過程中,還應(yīng)當(dāng)通過文化建設(shè)的方式營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境,從而使環(huán)境對人形成一種約束作用。與此同時,山東省城商行也不能只是為了追求短期利益而忽視了對內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè),應(yīng)當(dāng)一直堅持將追求最大化價值作為銀行發(fā)展與建設(shè)的根本目標(biāo)。
2.強(qiáng)化重要崗位監(jiān)控力度,嚴(yán)格執(zhí)行分級授權(quán)機(jī)制
山東省城商行在對待不一樣的會計崗位時,應(yīng)當(dāng)始終堅持責(zé)任分離與互相制約的理念。嚴(yán)令禁止一人承擔(dān)不相容崗位職務(wù)的現(xiàn)象,同時也不能由一人操作所有的會計業(yè)務(wù)與各項工作。各個會計崗位既要相互監(jiān)督與制約,又要形成良好的溝通與聯(lián)系。在對待銀行內(nèi)部的重點崗位時,應(yīng)當(dāng)實行輪流上崗制度,做到人員的充分流動與平行交接。不同人員對不同的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé),并全面推行不相容崗位分離制度。除此之外,每一個崗位上的相關(guān)負(fù)責(zé)人員,都應(yīng)當(dāng)具有相應(yīng)的權(quán)利與職責(zé)。如果崗位負(fù)責(zé)人存在大額相關(guān)文獻(xiàn)并不能十分有力的證明心理幸福感與工作績效的關(guān)系。在此,引入工作幸福感來討論心理幸福感與工作績效。當(dāng)前對于工作幸福感的研究主要有兩個方面:一部分研究者是從心理健康的角度出發(fā)來對工作幸福感進(jìn)行研究;而更多學(xué)者則是基于心理幸福感的相關(guān)研究來定義工作幸福感進(jìn)而對其結(jié)構(gòu)進(jìn)行研究。事實上,從上文對于心理幸福感的定義來看,心理幸福感與工作幸福感本身就具有很強(qiáng)的聯(lián)系。心理幸福感強(qiáng)調(diào)個人自身在努力達(dá)成某一目標(biāo)過程中的體驗,而在我們?nèi)粘I钪?,工作中的目?biāo)占據(jù)了個人全部希望達(dá)到的目標(biāo)中的重要部分。因而在心理幸福感的基礎(chǔ)上研究工作幸福感的結(jié)構(gòu)更加順理成章。Ryff在其對于心理幸福感研究的基礎(chǔ)上提出了六維度工作幸福感模型。此后,的研究普遍認(rèn)為工作幸福感應(yīng)該包含收入、人際關(guān)系、組織支持、職業(yè)生涯發(fā)展、工作壓力及保障等幾個因素。可以看出以上影響工作幸福感的因素中,除了收入和工作保障等物質(zhì)相關(guān)的因素外,其余各因素都與心理幸福感的各個維度有不同程度的相關(guān)關(guān)系。因此,有理由認(rèn)為工作幸福感與心理幸福感具有高度的相關(guān)性。另一方面,對于工作幸福感與工作績效間的關(guān)系,大部分的理論及實證研究都表明,兩者存在一定的正向相關(guān)關(guān)系,而對于兩者是否存在因果關(guān)系的意見卻并不一致。本研究傾向于認(rèn)為工作幸福感與工作績效間的這種相關(guān)關(guān)系很可能是因果關(guān)系,即工作幸福感能夠?qū)ぷ骺冃Мa(chǎn)生正向的預(yù)測作用。從上文對工作績效的分析可以看出,工作幸福感的不同因素恰恰與工作績效的各個維度相對應(yīng),甚至對其產(chǎn)生影響。具體來說,工作幸福感中關(guān)于工作報酬等物質(zhì)方面的因素及個人的工作目標(biāo)等主觀因素會對其任務(wù)績效產(chǎn)生影響。同時,工作幸福感中的一個重要因素--人際關(guān)系的好壞將會對員工工作績效中的關(guān)系績效產(chǎn)生至關(guān)重要的影響:在工作中,與同事及上下級間保持良好人際關(guān)機(jī)的員工會有較高的工作幸福感;而這種良好的人際關(guān)系將會使員工在工作中獲得更多的組織支持,減少內(nèi)部沖突,進(jìn)而提高其關(guān)系績效。最后,工作幸福感中的自主性及個人職業(yè)生涯發(fā)展會對員工的學(xué)習(xí)績效和創(chuàng)新績效產(chǎn)生影響。當(dāng)人們在追求工作中的自主性及職業(yè)生涯發(fā)展時,學(xué)習(xí)自然就成為這一目標(biāo)的實現(xiàn)途徑之一,通過學(xué)習(xí)來提升自身能力是獲得工作中自主性的主要方式;在工作中的創(chuàng)新又將會推動員工職業(yè)生涯的發(fā)展。因此自主性及職業(yè)生涯發(fā)展的追求將會提升員工的學(xué)習(xí)績效與創(chuàng)新績效。因此,有理由認(rèn)為工作幸福感會對員工工作績效產(chǎn)生正向影響。至此,本研究認(rèn)為心理幸福感很可能是員工工作績效的預(yù)測因素之一,但這種影響的作用方式可能是借助于工作幸福感這一中介變量來實現(xiàn)的。
四、結(jié)論與討論
1.1在企業(yè)中,財務(wù)管理處于核心的位置
對企業(yè)發(fā)展來講,對資金的管理一直處于非常重要的地位,因此,進(jìn)行財務(wù)管理的相關(guān)負(fù)責(zé)人在進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制過程中有著其重要的作用。財務(wù)管理涉及面廣,幾乎涵蓋了企業(yè)發(fā)展過程中的每一個環(huán)節(jié),而會計工作人員也不止是進(jìn)行簡單的會計核算工作,同時還需要對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行核查與監(jiān)督。會計人員需要充分參與到企業(yè)的內(nèi)部控制工作中,為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)更多力量。財務(wù)管理同時也發(fā)揮著監(jiān)督與規(guī)范作用,也能將其在企業(yè)內(nèi)部控制中的作用進(jìn)行充分體現(xiàn)。在企業(yè)內(nèi)控過程中將企業(yè)的各項業(yè)務(wù)經(jīng)營結(jié)合在一起也是非常重要的環(huán)節(jié)。企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中,做好內(nèi)部控制工作是對其發(fā)展和壯大的必經(jīng)之路路,這個過程不但包含了對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的監(jiān)督過程,其本身也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的一個重要組成部分。把企業(yè)內(nèi)控與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展充分結(jié)合,能夠有效實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)。財務(wù)所具有的監(jiān)督職能能夠在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的過程中發(fā)揮出其控制、調(diào)整和促進(jìn)的作用。無論在企業(yè)的內(nèi)部控制過程中還是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中會計人員都擔(dān)當(dāng)著十分重大的責(zé)任,因此,會計人員在對企業(yè)各項數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計與核算時必須保證數(shù)據(jù)的真實性與有效性,從數(shù)據(jù)上真正體現(xiàn)出企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀。除此以外,會計人員還需要對企業(yè)制定激勵機(jī)制做出幫助,讓企業(yè)能夠得以更好的發(fā)展,從而獲得更多的經(jīng)濟(jì)利益。
1.2會計人員本身的專業(yè)素質(zhì)能夠給內(nèi)部控制提供一定的便利
會計人員在履行財務(wù)監(jiān)督、審核職責(zé)的過程中能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展情況以及所存在的問題進(jìn)行充分了解,在此過程中,會計人員可以結(jié)合自身所具有的專業(yè)知識,對企業(yè)的發(fā)展制度、激勵機(jī)制等提出有益的建議,這對企業(yè)內(nèi)部控制工作的有效完成具有重要作用。在過程中我們?nèi)菀装l(fā)現(xiàn),會計人員的職業(yè)素養(yǎng)的高低將對企業(yè)管理制度的完善和經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生一定的影響。所以,在企業(yè)發(fā)展過程中還需要培養(yǎng)和提升會計人員的專業(yè)素質(zhì),使其能夠從全方位了解企業(yè)發(fā)展信息,從而將其對企業(yè)內(nèi)部控制所具有的作用很好的發(fā)揮出來。
2.會計人員進(jìn)行內(nèi)部控制的基礎(chǔ)是分離會計控制權(quán)
2.1想要保證企業(yè)內(nèi)部控制的效果便必須將會計人員和其他員工分離開來
在企業(yè)發(fā)展過程中,會計崗位與其它工作崗位有著較為明顯的區(qū)別。會計人員需要從企業(yè)發(fā)展的全局出發(fā),對企業(yè)經(jīng)濟(jì)和員工負(fù)責(zé),保障企業(yè)和員工的切身利益,維持好領(lǐng)導(dǎo)者與員工之間的利益平衡,若會計工作只能工作于領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下,那么其就失去了獨立性,它所具有的監(jiān)督作用和規(guī)范作用就無法正常發(fā)揮,甚至?xí)槠髽I(yè)的發(fā)展帶來一定的風(fēng)險,因此,想要有效發(fā)揮會計人員在內(nèi)部控制中的作用,就有必要將會計控制權(quán)進(jìn)行分離。
2.2會計控制權(quán)的主要內(nèi)容
會計控制權(quán)指的是企業(yè)的會計人員對企業(yè)財務(wù)所具有的權(quán)利,它所包含的內(nèi)容和項目是很多的,比如有投資策劃權(quán)、會計選擇權(quán)等等。企業(yè)的發(fā)展會涉及到它的經(jīng)營權(quán)和所有權(quán),一個企業(yè)如果它的經(jīng)營權(quán)沒有在企業(yè)所有者的手上,那么該企業(yè)則會產(chǎn)生兩個主體,也就是經(jīng)營者和所有者。企業(yè)的經(jīng)營者更注重的是企業(yè)發(fā)展過程中的管理和經(jīng)營工作,而企業(yè)所有者所關(guān)心的則是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的高低,經(jīng)營者對企業(yè)發(fā)展過程中的各項風(fēng)險不會進(jìn)行全方位的關(guān)注。如此一來企業(yè)的所有者就難以真正控制企業(yè),想要從根本上強(qiáng)化所有者的權(quán)利,優(yōu)化企業(yè)發(fā)展結(jié)構(gòu)。將企業(yè)會計人員權(quán)利從企業(yè)控制權(quán)利中分離出來顯得十分必要。
2.3分離會計控制權(quán)的實現(xiàn)能夠保證會計人員本身的獨立性
這樣獨立的方式能夠避免出現(xiàn)監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)的尷尬情形,也能充分發(fā)揮出會計人員在內(nèi)部控制中的作用,但是為了保障企業(yè)內(nèi)部控制的先進(jìn)性和有效性,會計人員就必須要保證會計信息記錄的真實準(zhǔn)確,只有做到這樣,才能夠從根本上使企業(yè)避免發(fā)展過程中的風(fēng)險,為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者做出正確決策提供依據(jù)。除此之外,會計人員在進(jìn)行建議提出的過程中需要避免主觀意識的影響,以避免會計失真的情況。
3.做好會計內(nèi)部控制,保證其控制作用的建議
3.1做好制度方面的管理
企業(yè)的快速發(fā)展離不開企業(yè)內(nèi)部各項制度的完善,怎樣才能夠優(yōu)化企業(yè)結(jié)構(gòu),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須要能夠做到下面三點。包括保障內(nèi)部體系的嚴(yán)密性、制定激勵性的政策、和對企業(yè)溝通系統(tǒng)進(jìn)行完善。
3.2將企業(yè)管理制度以及會計內(nèi)部控制制度更好地結(jié)合在一起
首先,需要充分結(jié)合社會審計制度與會計內(nèi)部控制作用,如此一來,不但能夠?qū)ζ髽I(yè)審計作用進(jìn)行充分發(fā)揮,同時還能夠為企業(yè)制度中所存在的問題提出一些意見與建議;其次,內(nèi)部審計與內(nèi)控作用的結(jié)合對企業(yè)財務(wù)管理制度的完善會產(chǎn)生巨大的推動作用,能夠從一定程度上提升審計部門的自覺性,減少和避免會計失真的情況;最后需要把經(jīng)濟(jì)責(zé)任與內(nèi)控作用進(jìn)行有效結(jié)合,如此能讓企業(yè)的業(yè)績得以真實體現(xiàn),這對提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益具有一定的推動作用。
3.3對會計人員內(nèi)部控制制度進(jìn)行一定的完善
在進(jìn)行制度執(zhí)行時企業(yè)發(fā)展中所存在的問題容易體現(xiàn)出來,所以在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)能夠有效發(fā)揮出它的作用。而且企業(yè)在各項制度執(zhí)行時也容易產(chǎn)生矛盾,企業(yè)的內(nèi)控制度的執(zhí)行也有與其它制度發(fā)生矛盾的可能。在產(chǎn)生矛盾時,企業(yè)的會計人員需要對企業(yè)的內(nèi)控制度作出全方位的考慮,并對其進(jìn)行必要的改進(jìn)和完善,提高它的有效性和兼容性,真正發(fā)揮出內(nèi)控制度的作用,讓企業(yè)更好的實現(xiàn)經(jīng)營,以獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益。
4.結(jié)論
1.對財務(wù)收支分配的監(jiān)督
我隊的收入與成本結(jié)余收益與分配,嚴(yán)格按照國家會計制度及《地質(zhì)勘查單位會計制度》與《會計電算化資料匯編》的規(guī)定執(zhí)行。加強(qiáng)成本管理,規(guī)范成本界定,防止亂攤成本的現(xiàn)象,盡量細(xì)分項目進(jìn)行核算,劃分本期和下期成本的界限。嚴(yán)禁為了完成考核產(chǎn)值目標(biāo),人為加大產(chǎn)值收入,一切收入都必須及時入賬,不得截留收入、私設(shè)小金庫,不得坐支現(xiàn)金。
2.對各種實物款項的監(jiān)督
為了保護(hù)各種實物款項的安全,財務(wù)部門,嚴(yán)格按照財產(chǎn)清查制度。備用金管理實行“限額借用,及時返還”的原則?,F(xiàn)金銀行做到“日清月結(jié)”,月末對庫存現(xiàn)金進(jìn)行實物盤點,保證賬實相符。承包經(jīng)營者在承包前及經(jīng)營結(jié)束后,都要進(jìn)行物質(zhì)、設(shè)備盤點,以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任,保證國有資產(chǎn)增值保值。年底財務(wù)核算、責(zé)任考核,對庫存物質(zhì)設(shè)備款項進(jìn)行盤點,以摸清家底,及時掌握國有資產(chǎn)情況,做到賬實相符。
3.加強(qiáng)財務(wù)報告管理
單位會計人員按現(xiàn)行會計制度規(guī)定,及時全面準(zhǔn)確編制月季年度財務(wù)報告。財務(wù)報告主要有《資產(chǎn)負(fù)債表》、《損益表》等,報表有編表說明,財務(wù)分析報告,及時掌握財務(wù)變動情況,做好財務(wù)預(yù)警,以防財務(wù)風(fēng)險;對外的財務(wù)報告,使用統(tǒng)一的報告封面,按照報表目錄、編表說明、分析報告次序編頁裝訂,經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審閱,編表人簽名才可報出,不得泄露重要財務(wù)信息。
二、加強(qiáng)制度的監(jiān)督
為了加強(qiáng)內(nèi)部控制,成立了制度編制委員會,做到制度與時俱進(jìn),用制度管人、管事,并對50多項制度進(jìn)行了匯編,以方便執(zhí)行使用。
1.建立會計人員崗位牽制制度
我隊出臺了《財務(wù)管理辦法》,其中對資金管理與監(jiān)控有具體的要求。會計人員職務(wù)分離與牽制主要內(nèi)容是:分離不相容職務(wù);合理安排職務(wù)職責(zé)和權(quán)限;識別不相容職務(wù)。進(jìn)行定崗分工,把不相容職務(wù)分開,互相牽制、制約;各部門還進(jìn)行了定期輪崗,每三年輪一次,降低舞弊、竄謀的可能性。
2.“三重一大”集體決策制度
我隊根據(jù)相關(guān)制度規(guī)定,制定了《“三重一大”集體決策制度》,需要集體決策相互監(jiān)督的內(nèi)容有:單位機(jī)構(gòu)改革發(fā)展穩(wěn)定的重大經(jīng)濟(jì)發(fā)展的年度計劃和中長期計劃、內(nèi)部經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,工資分配方案,多種經(jīng)營項目立項,基地建設(shè)項目和5萬元以上的大宗設(shè)備物資采購,單項資金5萬元以上,以及其他重大項目資金安排事項等。例如:2014年我隊采購了一套物探儀器,總價值200多萬元,由財務(wù)審計監(jiān)察物業(yè)等部門論證,進(jìn)行政府采購,節(jié)省了30萬元的支出,初顯集體決策,互相監(jiān)督制約的成效。
3.建立財產(chǎn)清查制度
財產(chǎn)清查主要指庫存的貨幣資金、設(shè)備、物資和債權(quán)等。我隊出臺了《財務(wù)管理辦法》,每年的年底,單位都由監(jiān)察審計科聯(lián)合財務(wù)部門對各出納實有庫存現(xiàn)金進(jìn)行清點,做到賬實相符。對個人備用金進(jìn)行清理,敦促各備用金使用者盡快到財務(wù)部門清算,否則,從工資中進(jìn)行抵扣;在每年的會計報表核算編制期間,財務(wù)部門都要對各經(jīng)營部門的設(shè)備進(jìn)行清點,核實設(shè)備數(shù)量價值,以免造成國有資產(chǎn)流失;局管設(shè)備物資,嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定,申請批準(zhǔn)后方可辦理報廢手續(xù);折舊年限嚴(yán)格按照《企業(yè)所得稅法》及本行業(yè)規(guī)定進(jìn)行,有效地保護(hù)好國有資產(chǎn)的安全。
4.建立內(nèi)部審計制度
為了加強(qiáng)內(nèi)部審計監(jiān)督,根據(jù)《中華人民共和國審計法》和有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合我單位實際,制定了《內(nèi)部審計辦法》,《辦法》規(guī)定了審計人員在單位法定代表人的直接領(lǐng)導(dǎo)下,依法對所屬單位的財政、財務(wù)收支的真實、合法、效益進(jìn)行審計監(jiān)督,獨立行使內(nèi)部審計監(jiān)督權(quán)。《辦法》還對內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)人員職責(zé)權(quán)限程序法律責(zé)任做了明確要求?!掇k法》出臺以來,隊審計機(jī)構(gòu)都開展審計工作,累計開展了審計檢查55項,為落實經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,加強(qiáng)內(nèi)部控制,維護(hù)財經(jīng)紀(jì)律做出了重大的貢獻(xiàn)。
三、為單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)
內(nèi)部控制要圍繞單位的經(jīng)濟(jì)工作方針,首先要樹立“立足微觀控制,著眼宏觀服務(wù)”的控制理念,一方面就控制而控制,查找、發(fā)現(xiàn)問題,另一方面跳出控制看控制,本著為單位服務(wù)的原則,向宏觀服務(wù)層次上水平,提高宏觀分析結(jié)論的科學(xué)性。其次,自覺融入地質(zhì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展全局。以服務(wù)大局為目標(biāo),緊密圍繞單位的中心工作,自覺將控制工作融入地質(zhì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展大局。
四、結(jié)語
1.1會計資料審核難度增加
在當(dāng)前會計電算化影響下,會計人員不僅可以直接完成原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入等操作,亦可通過計算機(jī)軟件實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等。傳統(tǒng)的會計核算程序里,我們均是通過不同業(yè)務(wù)的銜接來連接不同崗位會計人員,以此在彼此之間形成一整套連貫的會計工作流程和完整的會計工作體系,這種模式下,各環(huán)節(jié)的會計工作都可以相互監(jiān)督、相互控制,差錯率會得到很好的控制。而且直觀性很強(qiáng),因為相關(guān)的會計文字、數(shù)據(jù)及關(guān)系都是以紙質(zhì)文檔的形式保存下來的,任何差錯的查找和文字、數(shù)據(jù)的涂改都可以成為監(jiān)督的措施;而相比之下,會計電算化操作中許多傳統(tǒng)直觀的痕跡、線索都已蕩然無存,每個會計人員都是依靠特有的賬號在計算機(jī)上來行使自己的工作權(quán)限,廢棄或修改后的會計數(shù)據(jù)都難以再找尋,極易出現(xiàn)差錯。除此之外,在電算化模式下還容易給會計人員造假提供空間,原因就在于大部分電算化軟件都具備自動對賬的功能,一定程度上給會計復(fù)核、審查工作帶來了難度。
1.2會計電算化系統(tǒng)存在技術(shù)風(fēng)險
會計電算化下,計算機(jī)作為財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的執(zhí)行主體,一旦其出現(xiàn)輸入操作方法不正確或者硬件運行故障,就會導(dǎo)致明細(xì)賬目、總賬賬目甚至財務(wù)報表等一連串的數(shù)據(jù)差錯,導(dǎo)致錯誤的輸出數(shù)據(jù)。特別是在計算機(jī)的財務(wù)系統(tǒng)軟件出現(xiàn)問題的時候,將會嚴(yán)重影響正常的會計工作的運行。除此之外,會計數(shù)據(jù)的安全性很容易受到威脅,因為數(shù)據(jù)庫保存的格式是公開的,只要行為人懂得一些數(shù)據(jù)庫操作知識,就能輕易登陸會計的帳套系統(tǒng),對其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行惡意篡改,給企業(yè)的財務(wù)安全帶來了隱患。
2強(qiáng)化會計電算化條件下的內(nèi)部控制的對策
傳統(tǒng)的會計內(nèi)部控制制度已經(jīng)不能適應(yīng)新時期的發(fā)展要求,會計電算化環(huán)境下的會計工作對內(nèi)部控制提出了更高的要求。因此,這就要求我們建立一套行之有效的會計電算化內(nèi)控制度,保證各項會計工作的安全穩(wěn)定進(jìn)行,從而在根本上確保會計信息的真實性和準(zhǔn)確性。
2.1優(yōu)化健全企業(yè)組織結(jié)構(gòu),明確會計人員崗位權(quán)限及職能分工
為了防范和杜絕利用會計電算化軟件系統(tǒng)的漏洞來破壞公司財務(wù)數(shù)據(jù)的現(xiàn)象,最有效的方法就是做到每個會計崗位分工都有明確的職責(zé)權(quán)限劃分,并按照與之相對應(yīng)的分配權(quán)限進(jìn)行業(yè)務(wù)操作,形成一套設(shè)置合理、分工明確的制度規(guī)范來認(rèn)真執(zhí)行。其中,計算機(jī)軟件權(quán)限管理有兩個方面:用戶名和密碼管理、與崗位分工相匹配的權(quán)限管理,前者決定哪些用戶可以登陸及使用系統(tǒng)進(jìn)行操作,后者則決定用戶具有哪些數(shù)據(jù)操作權(quán)限。在分工時,應(yīng)做到崗位間權(quán)責(zé)統(tǒng)一、互相制約、互相監(jiān)督,通過崗位分工審核及時發(fā)現(xiàn)和制止違法行為,從而防止出現(xiàn)內(nèi)部作弊及犯罪。在當(dāng)今企業(yè)財務(wù)管理過程中,很多公司都會根據(jù)內(nèi)部審計需要和單位工作要求,設(shè)置出納會計、結(jié)算會計、審計會計、主管會計等不同工作崗位,層層把關(guān),嚴(yán)防財務(wù)舞弊行為。
2.2完善會計電算化系統(tǒng)的組織和控制工作
在會計電算化系統(tǒng)下,若要保證會計數(shù)據(jù)的完整性和邏輯性,就要求企業(yè)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)足夠完善。因為在電算化模式下,相關(guān)會計數(shù)據(jù)的存儲和處理都是依靠計算機(jī)進(jìn)行的,企業(yè)計算機(jī)軟件的數(shù)據(jù)庫組織和控制功能的強(qiáng)弱就決定了對會計數(shù)據(jù)的輸入、輸出、調(diào)取和修改等操作的高低。比如發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項后,會計電算化軟件面對即將輸入的會計數(shù)據(jù)將會有相應(yīng)的控制程序來鑒別,監(jiān)督其是否有不合理、不規(guī)范的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項產(chǎn)生,從而給予會計操作人員以提醒,使其及時更正輸入的數(shù)據(jù)。當(dāng)輸入應(yīng)收賬款經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時,需要錄入其所對應(yīng)的原始憑證的編號等數(shù)據(jù),若因一些人為原因帶來的會計數(shù)據(jù)的不完整,則會產(chǎn)生一些相應(yīng)的提示信息。與輸入信息相對應(yīng),企業(yè)若想要確保會計數(shù)據(jù)的查詢、打印、備份及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)鹊臏?zhǔn)確性、方便性等,則須控制輸出數(shù)據(jù)與輸入數(shù)據(jù)是否相一致的核對,有時還需保證內(nèi)容和格式的一致。
2.3強(qiáng)化軟件購置和開發(fā)管理,落實后期維護(hù)工作
熟話說“規(guī)矩是死的,人是活的”,這也就意味著企業(yè)所定制的內(nèi)部會計控制制度主要是由人來建立而又作用與人的。所以說,企業(yè)內(nèi)部會計人員素質(zhì)的高低影響著該企業(yè)內(nèi)部會計制度執(zhí)行效果的好壞。如果企業(yè)內(nèi)部的會計人員擁有飽滿激昂的工作態(tài)度和心理、以及較高的會計自己能,則對企業(yè)內(nèi)部的控制程序會有更多的了解、能夠有效避免錯誤判斷的幾率,從而有效保證企業(yè)內(nèi)部會計控制制度發(fā)揮最大的作用。雖然我國加大了對企業(yè)會計工作人員的教育與培訓(xùn)、盡最大的努力使企業(yè)內(nèi)部的會計人員素質(zhì)在短時間不得到一定的提高;但是仍有部分企業(yè)對會計工作只停留在“做賬”與“報稅”上、更有甚者使用尚未獲得《會計從業(yè)資格證》的工作人員擔(dān)任會計控制的職責(zé)。由此導(dǎo)致會計人員素質(zhì)普遍不高的現(xiàn)象。會計對企業(yè)的運行有著良好的監(jiān)督管理作用,會計制度被視為企業(yè)管理人員日常管理不可或缺的重要組成部分,因此,會計制度是根據(jù)管理人員的主管意識去執(zhí)行的,若是會計人員的素質(zhì)不高“,”“營私舞弊”等不良現(xiàn)狀則有可能出現(xiàn)在管理人員的身上。“持證上崗”已成為絕大多數(shù)企業(yè)的要求。
二、提高我國企業(yè)內(nèi)部會計控制的策略
1.建立健全企業(yè)內(nèi)部會計控制體系
古語有云“無規(guī)矩不成方圓”,要想企業(yè)得到穩(wěn)健有序的發(fā)展,就要規(guī)范會計意識,強(qiáng)調(diào)會計制度。在制定相應(yīng)的會計制度時不能獨立乖張,要以國家所制定的基本條例為前提,對會計職位進(jìn)行明確的劃分,具有不相容性、分離性的崗位的任免者要獨立存在,明確各自的職責(zé)與崗位說明,從而奠定一個良好的會計背景。例如,授權(quán)批準(zhǔn)和業(yè)務(wù)經(jīng)辦具有分離性、業(yè)務(wù)經(jīng)辦又和會計記錄互斥分離、會計記錄與=和財產(chǎn)保管不能是一人擔(dān)任等。只有這樣,才能有效提高會計的作業(yè)效率,從而保證會計信息的真實有效性,進(jìn)而促使企業(yè)內(nèi)部會計控制制度趨于完善。
2.及時更新與完善企業(yè)內(nèi)部會計控制體系
事物是在變化中發(fā)展,對于企業(yè)而言,規(guī)章制度也是隨著企業(yè)一起變化發(fā)展的。在市場經(jīng)濟(jì)大發(fā)展、科學(xué)技術(shù)大革新的潮流環(huán)境中,上文所說到的經(jīng)營環(huán)境時刻有可能發(fā)生著變化,這就要求企業(yè)的會計工作要順應(yīng)時展的潮流、盡量與國際接軌,時時刻刻都保持著最新的姿態(tài),會計人員要持有“更新感”調(diào)整以及完善現(xiàn)階段的會計內(nèi)部控制制度。于企業(yè)而言,重視本企業(yè)的內(nèi)部審計審核工作是完善與更新會計內(nèi)部體系的最好體現(xiàn)。這能夠很好的監(jiān)督本企業(yè)目前所經(jīng)營的所有業(yè)務(wù)范圍是否都按照了國家、企業(yè)所制定的方針、政策去執(zhí)行,清晰的反映出本企業(yè)的賬務(wù)信息、體現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營狀態(tài)等。針對企業(yè)目前的財務(wù)管理普遍現(xiàn)狀:制度全但執(zhí)行有欠缺。在梳理內(nèi)部管理制度的同時,加大制度的培訓(xùn)、落實力度,采用在落實中修改、完善企業(yè)現(xiàn)行財務(wù)管理制度,利用滾動預(yù)算、深度財務(wù)分析等手段來揭示公司各項目標(biāo)達(dá)成情況,從財務(wù)角度分析公司經(jīng)營過程中存在的問題及相應(yīng)的改進(jìn)措施及建議,將每月的財務(wù)分析報告真正做成一份數(shù)字真實、準(zhǔn)確、全面反映經(jīng)營問題及具備相應(yīng)管理建議、改進(jìn)措施,對管理決策有幫助的報告。具體措施:
(1)對子公司、控股公司、海外門市、國內(nèi)門市,實行財務(wù)模擬化集團(tuán)管控;往來資金采用內(nèi)部模擬市場化管理。
(2)改革、提升現(xiàn)管理報表模式,嚴(yán)格明確各級報表報送時間、報送內(nèi)容要求、并納入各員工的績效管理體系中,將財務(wù)人員的績效考核加大量化指標(biāo)比例,以提高管理報表報送質(zhì)量,最終達(dá)到實現(xiàn)對經(jīng)營過程財務(wù)信息反饋有效性的動態(tài)管理。
(3)預(yù)算實行滾動預(yù)算,按月、按季、按年進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行情況分析,結(jié)合分析市場動態(tài)、公司發(fā)展目標(biāo),嚴(yán)格按審批權(quán)限對預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行修正,以實現(xiàn)預(yù)算作為提高企業(yè)內(nèi)控管理的重要手段的作用。
3.強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部會計人員的基礎(chǔ)知識,提高會計素質(zhì)
有效落實基層會計工作人員、中高層會計管理者者的會計工作,并且開展培訓(xùn)活動提高他們基本的基礎(chǔ)知識、也是提高會計人員會計素質(zhì)的有效保障。會計崗位輪換制能夠保證每一個會計人員都能夠熟悉完整個會計的流程,提高會計人員的技能操作水平,進(jìn)而使他們的會計思想得到上升。當(dāng)然引進(jìn)適宜的人才競爭機(jī)制,讓企業(yè)內(nèi)部的會計人員存在“優(yōu)勝劣汰”的憂患意識,既能夠促使工作人員注意提升自我,又能使企業(yè)選拔出優(yōu)秀的會計型人才,從而提高企業(yè)整體的會計水平。也可以采取獎勵的方式來提供會計人員的積極性,從而是他們提高自我的會計素質(zhì),最終實現(xiàn)企業(yè)會計人員整體素質(zhì)的提高。筆者根據(jù)所屬公司的實際情況在加強(qiáng)財務(wù)人員的業(yè)務(wù)、素質(zhì)培訓(xùn)方面主要實行了以下管理措施:實行財務(wù)中心月例會管理制度,門店實行季例會管理制度。對財務(wù)人員的管理、使用上堅持上崗前要培訓(xùn),簽訂科長培訓(xùn)責(zé)任制,由科長對所屬科室每年選擇1-2名有培養(yǎng)能力的人員進(jìn)行幫、領(lǐng)、帶,以師帶徒。建立會計內(nèi)部培訓(xùn)制度,除國家統(tǒng)一組織的年度會計繼續(xù)教育培訓(xùn)外,和人力資源中心共同協(xié)作,由公司財務(wù)總監(jiān)、財務(wù)部經(jīng)理及其他協(xié)作部門共同組成會計培訓(xùn)小組,形成對新員工、基層財務(wù)人員的會計知識、內(nèi)控制度、職務(wù)法律知識的不定期培訓(xùn)制度。財務(wù)人員的用人原則采用”內(nèi)培外引”、“崗位五年輪崗制”、“未位考核淘汰制”。崗位工資傾向于一線員工(結(jié)合考慮所在公司或門市的規(guī)模),特別是長期駐外財務(wù)人員,在提高一線員工的穩(wěn)定性同時,加大對子公司、控股公司、合作、合資、直銷等外部機(jī)構(gòu)的內(nèi)控落實力度,減少駐外機(jī)構(gòu)的潛在資產(chǎn)流失的隱患。
三、結(jié)束語
目前,我國大多數(shù)煤炭企業(yè)處于內(nèi)部會計控制實施不成熟的階段,還存在一些問題亟待解決。有鑒于此,企業(yè)預(yù)算管理應(yīng)重點從以下問題出發(fā),采取系列措施填補(bǔ)漏洞:
1.增強(qiáng)內(nèi)部會計控制觀念,糾正對內(nèi)部會計控制的錯誤看法
受長期發(fā)展體制的影響,我國大多煤炭企業(yè)內(nèi)部會計控制的主觀意識不強(qiáng)烈,忽略對相關(guān)管理領(lǐng)域的建設(shè)導(dǎo)致中國煤炭企業(yè)的內(nèi)部會計控制體系建設(shè)長期落后,使得企業(yè)面對逐漸競爭激烈的國內(nèi)市場弱勢凸顯;除此之外,一些管理人員片面地把內(nèi)部會計控制當(dāng)作上級監(jiān)督下級的普通財會,對其管理概念沒有理解透徹,使得平級及下級監(jiān)督失去實際意義。中國煤炭企業(yè)應(yīng)充分了解企業(yè)內(nèi)部會計控制體系的深刻內(nèi)涵以及在企業(yè)管理中的地位,掌握其基本原則并在實際實施中擴(kuò)大雇員參與度,讓內(nèi)部會計控制體系與其他各項管理融為一體,更好地服務(wù)于企業(yè),推動企業(yè)發(fā)展。
2.規(guī)范會計業(yè)務(wù)處理流程,提高會計信息的可信度
企業(yè)內(nèi)部控制是通過實施一系列措施來規(guī)范單位內(nèi)部會計管理活動,完善單位的管理制度,提高其會計業(yè)務(wù)信息的質(zhì)量。但在實際操作中,公司沒有嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的財會處理流程規(guī)章,會計從業(yè)雇員沒有嚴(yán)格按照程序進(jìn)行選拔考核,無法確定會計信息的專業(yè)性和真實性,這些財會工作的隨意性并不能提供可靠根據(jù),不利于煤炭企業(yè)在競爭激烈的行業(yè)市場中可持續(xù)地發(fā)展。企業(yè)應(yīng)該按照法律法規(guī)和公司規(guī)定秩序,完善財會工作處理的規(guī)范,為企業(yè)進(jìn)行會計處理工作時有據(jù)可依,保證公司管理人員能在真實可靠的會計基礎(chǔ)信息上進(jìn)行管理決策,規(guī)避行業(yè)風(fēng)險,做出科學(xué)可行的公司策略。
3.規(guī)范績效考核、評價,嚴(yán)肅對待公司內(nèi)部審計
公司強(qiáng)化會計內(nèi)部控制的關(guān)鍵措施是內(nèi)部審計。然而,中國大多煤炭公司對此觀念淡薄,一些公司的管理人員知識把內(nèi)部審計看成財務(wù)部分向其他部門定期進(jìn)行財會工作督檢,沒有認(rèn)識到公司的內(nèi)部審計與其他企業(yè)管理板塊共同構(gòu)成企業(yè)管理,沒有充分利用內(nèi)部審計來促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。除此之外,公司把對雇員的績效考核、評價粗略地歸于人資部門,沒有利用雇員利益來刺激雇員參與公司內(nèi)部會計控制。中國煤炭企業(yè)應(yīng)該重視管理人員對此的觀念培養(yǎng),按照嚴(yán)格的內(nèi)部審計制度監(jiān)檢各財會工作,同時,應(yīng)意識到利用公司雇員的績效考評體制是提高雇員參與會計管理工作的一大重要手段。只有嚴(yán)格遵守并充分利用內(nèi)部審計與績效考評這兩大公司管理體系進(jìn)行企業(yè)管理,才能使一切會計工作有章可循、一切雇員積極主動地參與公司的內(nèi)部會計控制管理活動,保證公司財會工作質(zhì)量并最大化地利用資源。
二、結(jié)語
【關(guān)鍵詞】會計電算化內(nèi)部控制
一、會計電算化的產(chǎn)生和發(fā)展對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響
內(nèi)部控制關(guān)系到企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整,關(guān)系到會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動反映的正確性和可靠性。企業(yè)為實現(xiàn)既定的管理目標(biāo),必需建立起一整套內(nèi)部控制制度,以保證企業(yè)有序、健康地發(fā)展。會計電算化使傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu),會計核算形式及內(nèi)部控制制度等發(fā)生了很大變化,其中對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響最為明顯。主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
1.數(shù)據(jù)安全性差
手工系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的處理和存儲均分散于各個部門和人員,而計算機(jī)系統(tǒng)的突出特點就是其處理和存儲的集中化,使得其處理結(jié)果一旦發(fā)生錯誤,就往往在短時間內(nèi)迅速蔓延,由此對數(shù)據(jù)安全帶來一定的威脅。另外,數(shù)據(jù)大量集中存儲于磁、光介質(zhì)中,一旦發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、被盜之類的事件,就可能使全部數(shù)據(jù)丟失或者毀損,從而增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。
2.對不合理的業(yè)務(wù)缺乏識別能力
盡管計算機(jī)運行速度快、精度高,但以其代替人的手工操作的同時也使系統(tǒng)喪失了人類所具有的對不合邏輯,不合理的及例外事項的判斷和處理能力,因此要求在數(shù)據(jù)處理過程中增加多種檢查控制。
3.輸入差錯的嚴(yán)重性
在信息處理過程中,“垃圾進(jìn),垃圾出”,即如果輸入數(shù)據(jù)出錯,以后的處理環(huán)節(jié)再正確,也只能輸出錯誤的信息。另外,計算機(jī)會計信息系統(tǒng)的輸入過程較手工系統(tǒng)多了一道程序,即需將人類可讀的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為機(jī)器可讀的代碼形式,這一環(huán)節(jié)無論采用聯(lián)機(jī)系統(tǒng)還是采用批處理系統(tǒng)都可能產(chǎn)生一定的錯誤,由此使得計算機(jī)會計信息系統(tǒng)輸入方面的補(bǔ)償控制更加必要。
4.計算機(jī)的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度
數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。由于儲存在計算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改,有時甚至能不留痕跡地篡改,提高了控制舞弊、犯罪的難度。
二、會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的內(nèi)容
由于控制方法,對象等方面的變化,企業(yè)原有的內(nèi)部控制制度已不能適應(yīng)電算化會計系統(tǒng)的要求,因此進(jìn)一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度已刻不容緩。計算機(jī)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度,從計算機(jī)會計系統(tǒng)的建立和運行過程來看,可分為對系統(tǒng)開發(fā)和實施的系統(tǒng)發(fā)展控制,對計算機(jī)會計系統(tǒng)各個部門的管理控制,對計算機(jī)會計系統(tǒng)日常運行過程的日??刂啤?/p>
1.系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制
計算機(jī)會計系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制包括開發(fā)前的可行性研究、資本預(yù)算等工作,開發(fā)過程中系統(tǒng)分析、設(shè)計、實施等工作,以及對現(xiàn)有系統(tǒng)的評估,系統(tǒng)更新的可行性研究,更新方案的決策等工作。系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制的主要內(nèi)容一般包括以下幾方面。
(1)授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可
計算機(jī)會計系統(tǒng)的發(fā)展和更新是對原有計算機(jī)會計系統(tǒng)進(jìn)行重大改進(jìn),會對企業(yè)管理體制造成較大的影響,同時可能危及整個系統(tǒng)的安全可靠,因此必需得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。
(2)符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
計算機(jī)會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項目,不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件,都必需遵循國家有關(guān)機(jī)關(guān)和部門制訂的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。
(3)人員培訓(xùn)
在系統(tǒng)運行前對有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn),不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓(xùn),還應(yīng)包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運行后新的內(nèi)部控制制度,計算機(jī)會計系統(tǒng)運行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序,計算機(jī)會計系統(tǒng)提供的高質(zhì)量的會計信息的進(jìn)一步利用和分析的前景等等。
(4)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換
企業(yè)在新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際,應(yīng)作好各項轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備工作,如舊系統(tǒng)的結(jié)賬、數(shù)據(jù)庫備份,人員的重新配置、新系統(tǒng)需要的初始數(shù)據(jù)的安全導(dǎo)入等。企業(yè)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際,建議采用新舊系統(tǒng)并行運行一段時間(至少為3個月),以便檢驗新的計算機(jī)會計系統(tǒng)。
(5)程序安全控制
程序的安全控制是要保證程序不被修改、不損毀、不被病毒感染。常用的控制包括接觸控制、程序備份等。接觸控制是指非系統(tǒng)維護(hù)人員不得接觸到程序的技術(shù)資料、源程序和加密文件,從而減少程序被修改的可能性;程序備份則是指有關(guān)人員要注明程序功能后備份存檔,以備系統(tǒng)損壞后重建安裝之需。
2.管理控制
內(nèi)部控制的關(guān)鍵就在于不相容職務(wù)的分離,在計算機(jī)會計系統(tǒng)中,不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展的職務(wù)與系統(tǒng)操作的職務(wù);數(shù)據(jù)維護(hù)管理職務(wù)與電算審核職務(wù);數(shù)據(jù)錄入職務(wù)與審核記賬職務(wù);系統(tǒng)操作的職務(wù)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐,應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度,同時,還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。管理控制其基本目標(biāo)是建立恰當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工制度,以達(dá)到相互牽制、相互制約、防止或減少錯弊發(fā)生的目的。其中較重要的崗位有系統(tǒng)管理和審核崗位。
系統(tǒng)管理主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的硬軟件管理工作,從技術(shù)上保證系統(tǒng)的正常運行。包括掌握網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器及數(shù)據(jù)庫的超級口令,負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)資源分配,監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)運行;按照主管人員的要求,對各崗位分配權(quán)限,對數(shù)據(jù)的安全保密負(fù)責(zé);負(fù)責(zé)對硬件、軟件、數(shù)據(jù)的管理與維護(hù)工作。
審核崗位主要負(fù)責(zé)監(jiān)督計算機(jī)及電算化系統(tǒng)的運行,防止利用計算機(jī)進(jìn)行舞弊。具體包括:審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性;監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查,防止存在漏洞等。
3.日常控制
日??刂剖侵钙髽I(yè)計算機(jī)會計系統(tǒng)運行過程中的經(jīng)常性控制。主要包括以下幾個方面:
(1)業(yè)務(wù)發(fā)生控制
在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時,通過計算機(jī)的控制程序,對業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制,如反映業(yè)務(wù)發(fā)生的科目代碼是否有效,操作口令是否準(zhǔn)確,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否超出了合理的數(shù)量,價格等的變動范圍等等,以甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。
(2)數(shù)據(jù)輸入控制
常用的控制方法包括:建立科目名稱與代碼對照文件,以防止會計科目輸錯;設(shè)計科目代碼校驗,以保證會計科目代碼輸入的正確性;設(shè)立對應(yīng)關(guān)系參照文件,用來判斷對應(yīng)賬戶是否發(fā)生錯誤;試算平衡控制,對每筆分錄和借貸方進(jìn)行平衡校驗,防止輸入金額出錯;順序檢查法,防止憑證編號重復(fù);二次輸入法,將數(shù)據(jù)先后兩次輸入或同時由兩人分別輸入,經(jīng)對比后確定輸入是否正確等。
(3)數(shù)據(jù)通訊控制
企業(yè)應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準(zhǔn)確、安全、可靠。如將大量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)劃分成小批量傳輸,數(shù)據(jù)傳輸時應(yīng)順序編碼,傳輸時要有發(fā)送和接收的標(biāo)識,收到被傳輸?shù)臄?shù)據(jù)時要有肯定確認(rèn)的信息反饋,每批數(shù)據(jù)傳輸時要有時間、日期記號等等。
(4)數(shù)據(jù)處理控制
數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數(shù)字的核對、對字段、記錄的長度檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等。文件控制包括檢查文件長度、標(biāo)識、檢查文件是否被感染病毒等。
(5)數(shù)據(jù)輸出控制
為保證合法、正確地輸出各種會計信息而進(jìn)行的控制。這種控制直接影響到會計信息的使用。對于輸出的紙介質(zhì)的會計資料應(yīng)由專人進(jìn)行核對,檢查其完整性、正確性、檢查打印的賬簿和報表頁號是否連續(xù),有無缺漏或重疊現(xiàn)象。
(6)數(shù)據(jù)存儲和檢索控制
企業(yè)應(yīng)當(dāng)對儲存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標(biāo)號,文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明,對整個修改更新過程都應(yīng)作好登記。
三、應(yīng)該重視對內(nèi)部控制的審計
查錯防弊一直是審計工作的一項重要職能。審計人員對計算機(jī)舞弊可以在兩個方面發(fā)揮作用:一是在審計中直接查出計算機(jī)舞弊案;二是審核和評估內(nèi)部控制系統(tǒng)的弱點,提請被審計單位改善內(nèi)部控制制度,通過完善內(nèi)部控制系統(tǒng)來預(yù)防,查出和處理計算機(jī)舞弊活動。
部分出版社的會計核算方式還是沿用傳統(tǒng)的手動的方式進(jìn)行記賬、結(jié)賬等工作,如日常工作中需要使用到各種報表,包括進(jìn)度表、物品采購報表、經(jīng)費清單及其他各項報表等,采用手動的方式,不僅財務(wù)人員的工作效率較低,內(nèi)容較多,工作量大且較為混亂,容易出現(xiàn)錯誤。另外,一些會計人員本身的技能水平較為有限,或者責(zé)任心不佳,在做報表時容易就弄錯數(shù)據(jù)、計算錯誤等,導(dǎo)致信息的質(zhì)量不佳,會計信息失真。
二、強(qiáng)化會計內(nèi)部控制的措施
(一)完善內(nèi)部控制制度
完善會計內(nèi)部控制是出版社需要及時進(jìn)行的強(qiáng)化措施,主要由以下三個方面,具體內(nèi)容如下:
①理清出版流程,加強(qiáng)流程管理。大多出版社由于沒有自己的紙張、制版和印刷廠,所做的工作都集中在圖書編輯和圖書銷售環(huán)節(jié),圖書的印制都有第三方完成。供、產(chǎn)、銷、倉儲和財務(wù)五個環(huán)節(jié),需要相互配合,緊密協(xié)作,相互監(jiān)督才能保證企業(yè)內(nèi)部控制真正有效。因此必須針對流程設(shè)計內(nèi)部控制制度,特別是采購與付款和銷售與回款環(huán)節(jié)要尤其重視;
②構(gòu)建監(jiān)管部門,強(qiáng)化監(jiān)督。出版社內(nèi)部需要構(gòu)建相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)構(gòu),逐步的完善內(nèi)部會計控制機(jī)制。監(jiān)督管理部門的主要工作是根據(jù)出版社內(nèi)部的各種制度來審查核實每個部門的活動、績效等,及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的不足之處,或者人員操作中不規(guī)范的情況,及時提出來,并校正。該措施能夠改善財務(wù)部門工作質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)不明確的現(xiàn)象,使得會計預(yù)算更加準(zhǔn)確,工作效率更高;
③實施全面預(yù)算管理。全面預(yù)算管理作為對現(xiàn)代企業(yè)成熟與發(fā)展起過重大推動作用的管理系統(tǒng),是企業(yè)內(nèi)部管理控制的一種主要方法。建立完善的全面預(yù)算體系才能使內(nèi)部控制的作用發(fā)揮到最大,真正做到事前有計劃、事中有控制、事后能考評、追溯。好的內(nèi)部控制預(yù)算管理一定也做的很好,由此建立內(nèi)部控制制度必須要先建立全面預(yù)算體系。
④責(zé)、權(quán)、利要一致。出版社需要將各個流程,各個崗位的工作內(nèi)容、職能、權(quán)利、責(zé)任范圍等明確的劃分出來,并構(gòu)建相應(yīng)的獎懲機(jī)制。對沒有按照規(guī)范工作而出現(xiàn)錯誤,造成損失的,需要根據(jù)該制度進(jìn)行相應(yīng)的處罰,而表現(xiàn)良好的人員則應(yīng)予以一定的鼓勵,提高人員的工作熱情。
(二)合理利用資金
出版社需要在內(nèi)部設(shè)置內(nèi)審制度,并不斷對其進(jìn)行完善,使得審計工作更加有力度,且有可靠的依據(jù),更加適應(yīng)出版社的發(fā)展及社會形勢的變化。財務(wù)監(jiān)督方面不僅需要較為注重資金使用的合法性,也需要充分重視資金的使用的效果,即重視資金其是否能夠發(fā)揮出最大的效能,創(chuàng)造出更多的效益。在進(jìn)行投資決策時,出版社要及時收集相關(guān)數(shù)據(jù),對投資項目進(jìn)行準(zhǔn)確的評價,包括可行性、效益、風(fēng)險、資金的利用率等,并結(jié)合單位的資金情況,選擇對單位最有利的項目。不僅需要在宏觀上整體把握資金的大流動方向,也需要在微觀方面把握細(xì)節(jié)。資金的使用程序也需要嚴(yán)格管理,在使用資金時需要填寫申請單,其中需要詳細(xì)說明資金的用途、金額、所屬部門、責(zé)任人等,相關(guān)管理部門對其進(jìn)行審核,并按照相應(yīng)的程序得到各個領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn),避免出現(xiàn)資金流失的現(xiàn)象,減少成本支出,使得資金的利用率更高。
(三)信息化核算方式
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,計算機(jī)的普及,信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到了各個行業(yè)和領(lǐng)域,出版社也需要緊跟時代的步伐,并結(jié)合自身的實際情況,利用信息化技術(shù)來轉(zhuǎn)變會計核算方式,實現(xiàn)信息化核算。具體方法有以下幾種:
①硬件配套。首先需要出版社在硬件設(shè)置方面加大投入,構(gòu)建計算機(jī)等設(shè)備,強(qiáng)化信息化建設(shè)工作,使得各項設(shè)備能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的會計核算工作;
②內(nèi)部推行管理型會計核算模式。及時、準(zhǔn)確記錄資金流動的各項數(shù)據(jù),構(gòu)建專門的數(shù)據(jù)庫,將整個出版流程各項活動的數(shù)據(jù)與會計核算結(jié)合起來。有條件的單位實行“ERP”管理,各個部門將各自的不同數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)庫,并及時更新數(shù)據(jù),使得資金的流向等清晰明了,有效避免信息失真,實現(xiàn)信息共享。詳盡的數(shù)據(jù)庫又為績效考核、內(nèi)部控制、投資決策等提供了依據(jù)。
③需要抽調(diào)專門的人員維護(hù)系統(tǒng),保障其正常運行。使用資金時也能夠通過數(shù)據(jù)庫查詢到各類數(shù)據(jù),賬目也十分清晰;
④做好人員技術(shù)平培訓(xùn)。出版社需要積極組織人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)學(xué)習(xí),培訓(xùn)的內(nèi)容包括會計電算化的技術(shù)、會計理論知識、計算機(jī)的使用方法、數(shù)據(jù)庫的利用及思想教育等,不僅使得人員能夠更好的正握各項信息技術(shù),科學(xué)的使用計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫等,不斷的提高工作效率及質(zhì)量,也能夠充分的認(rèn)識到會計工作的重要性,對工作更加認(rèn)真負(fù)責(zé)。
三、總結(jié)