機關檔案全文(5篇)

摘要：機關檔案的管理是一項有風險的管理，尤其是檔案的管理工作更是承擔著風險問題。因此，本文主要從機關檔案數(shù)字化管理所存在的問題著手，分析構成數(shù)字化風險管理的各個要素，提出檔案的數(shù)據(jù)分析在機關檔案管理方面新的控制手段及管理模式。

關鍵詞：機關檔案；數(shù)據(jù)分析；管理新模式；管理風險防范

隨著信息技術的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在各方面的應用日益廣泛，在多個領域均是采用互聯(lián)網(wǎng)之間的關聯(lián)進行信息的傳輸和管理，尤其是在檔案管理方面，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)使得檔案管理變得更加便捷。當前我國機關檔案管理機構主要以機關檔案室為主，機關檔案室是管理基層檔案最普遍的形式，機關檔案室是收集管理檔案的機構。該機構具有將檔案材料積累，將重要的，具有長遠保存價值的檔案移交給國家檔案機構的作用。我國機關檔案建設的組織形式主要有在機關內(nèi)部設立檔案室，該機關檔案主要是負責管理檔案和保管檔案的職能。再就是機關內(nèi)只建立檔案庫房，不設立專門的檔案行政管理部門，這是機關檔案庫房式的基本管理模式，目前我國機關檔案管理由紙質版逐漸實現(xiàn)電子版轉化，電子檔案管理主要依賴于網(wǎng)絡資源共享。電子檔案具有可共享性，復制性，傳輸性等特點，能夠從一定程度上彌補紙質檔案的缺點。當然，數(shù)字化管理檔案具有易丟失、易更改而且容易被黑客盜取有價值的信息而泄露信息，所以電子檔案的一定缺點這就會讓我們的機關檔案的重要信息受到一定的威脅。那么如何加強機關檔案數(shù)字化管理成為機關檔案部門管理工作的一大挑戰(zhàn)，這就需要在數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)存儲方面來加強風險防范。

一、機關檔案數(shù)字化管理的重要性

機關檔案一般是指具有原始性和法律性效用的檔案材料，主要是國家機關、企事業(yè)單位等在工作活動中所形成的文件資料以及人事檔案等檔案信息。機關檔案理部門是保存和辦理機關檔案的重要部門機構，這是從事檔案管理人員的基本工作。機關檔案管理工作是與機關單位利益以及工作人員個人利益具有緊密聯(lián)系的，既需要承擔檔案管理工作，同時還需要確保檔案管理質量。實行分級、分專業(yè)管理國家檔案的工作原則，能夠對國家檔案開展分專業(yè)分層管理，這種專業(yè)機關檔案室是基于該原則構建的，能夠從一定程度上利于在專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)檔案流轉，確保檔案的完整性，安全性，也利于實現(xiàn)規(guī)范化檔案管理。

二、目前機關單位檔案管理的新模式——聯(lián)合檔案室

紙質版檔案主要是印刷在紙張上，只是把檔案占據(jù)上的空間，在查閱過程中難度大，很難實現(xiàn)轉移，同時很容易受到水、火、蟲等影響，容易出現(xiàn)檔案丟失的問題，但相對來看紙質檔案保存時間長，會受到空間距離產(chǎn)生的不利影響，進行大量檔案移交時通常會花費大量的人力、物力以確保檔案無損轉移，相比紙質版檔案來說電子檔案成本較低，所占的空間更小，也更利于環(huán)保。電子版檔案與紙質版檔案的差異性有許多不同，一是電子版檔案與紙質版檔案存儲信息的介質不同，電子檔案可儲存在計算機相應路徑中，包括硬盤光盤，U盤等，通常計算機儲存量大，可容納大量文件信息，據(jù)統(tǒng)計一個光盤可容納約7萬頁紙質版內(nèi)容。但由于電子版信息依賴于網(wǎng)絡建設，部分內(nèi)容會由于長時間儲存而出現(xiàn)的流失二是相比紙質版來說，電子檔案移交方式存在差異，在管理檔案時很難避免不同部門出現(xiàn)檔案轉移翻閱的問題，而相比紙質版檔來說，電子檔案在移交和遞送過程中流程較為簡單，比如對一些保密檔案來說可通過光盤介質復制，移交，無需保密檔案可直接通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸且檔案傳輸速度較快，無需花費大量人力、物力去移交。三是查閱檔電子檔案的檢索方式與紙質版權的差異，紙質版檔案整理歸檔后在查閱過程中只能依靠人為開展翻閱，這個過程會花費大量的人力、物力，尤其對于一些保存年代較久的檔案查閱難度較大，而電子檔案通常儲存于相應的計算機路徑中，只需要檢索關鍵詞便可以準確查閱，可以節(jié)約人力、時間。

機關檔案是機關在各項社會事務管理活動中所形成的所有檔案的總和，是對機關發(fā)展過程的原始記錄，在機關發(fā)展服務、維護機關利益等方面發(fā)揮著十分重要的作用。機關檔案工作人員必須充分認識做好機關檔案管理工作的重要性，認真做好機關檔案管理工作，建立和創(chuàng)新機關檔案管理模式，為機關正常運轉和長遠發(fā)展提供服務。但是隨著社會生產(chǎn)力的發(fā)展和各種新興學科的產(chǎn)生，各類知識層出不窮且更新速度變快，機關管理事務也越來越多樣化，從而對檔案信息的需求也越來越強烈。機關檔案室的服務范圍、內(nèi)容都在不斷深化和擴大，特別是現(xiàn)代信息技術在機關檔案管理中的應用，從而使衡量機關檔案室的水平不再是以館藏量為標準，而更多是以機關檔案服務效率和服務質量為重要標準。因此，以物本管理為主的傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)無法適應形勢發(fā)展要求，必須實施人本管理新模式。管理模式主要是對管理方式和管理理念的規(guī)律性的總結概括。機關檔案室傳統(tǒng)的管理模式是物本管理，主要是以檔案資料為對象的管理模式，機關檔案室建設也是以檔案資料為對象開展的。而機關檔案室人本管理模式則更多的是以人為本的新型管理模式，把檔案使用者和工作人員作為管理最重要的資源和主要對象，機關檔案室建設也圍繞人的需求而開展。在機關檔案室人本管理模式中，要充分考慮檔案使用者的需求，對檔案管理人員的素質能力和各種需求充分分析，使用各種激勵措施充分調(diào)動相關主體積極性，提升機關檔案管理水平。

一、機關檔案室人本管理模式

在現(xiàn)代信息管理中，檔案管理系統(tǒng)始終作為一個獨立系統(tǒng)，主要是由檔案信息、檔案設施、檔案管理人員、檔案管理目標和任務等相關要素組成。其中，機關檔案管理人員是現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)各個要素中最活躍和最重要的因素，因此在機關檔案管理模式中，必須把管理的視角和關注點從“檔案”向“人”進行轉變，要樹立“以人為本”的管理理念，在工作設計和管理方式等方面，要更多地考慮人的因素，要對人充分尊重和關心，對機關檔案管理人員的工作積極性進行充分調(diào)動，積極思考和主動學習，從而實現(xiàn)機關檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化功能。首先，現(xiàn)代檔案服務知識性新特點，要求機關檔案室管理必須充分重視知識和人才?，F(xiàn)代信息化管理是當前經(jīng)濟社會發(fā)展的必然趨勢，這種信息管理服務的形式也是與電子化、信息化、智能化相互融合。檔案服務的知識性特點，要求機關檔案室工作人員必須具備更高的計算機網(wǎng)絡知識與技能、現(xiàn)代信息技術開發(fā)與應用能力，必須從觀念上轉變傳統(tǒng)檔案管理的服務意識，要能夠根據(jù)現(xiàn)代信息管理和檔案知識性特點要求，對機關檔案管理工作進行重新規(guī)劃，更好地適應現(xiàn)代信息管理和服務要求。其次，現(xiàn)代檔案的服務社會理念的建立，要求機關檔案室管理必須具備更強的服務意識，以用戶為中心。以用戶為中心，是機關檔案管理事業(yè)存在和發(fā)展的關鍵所在。但是，由于傳統(tǒng)檔案管理中的“重藏輕用、以藏為主”的檔案管理理念影響深遠，導致一部分檔案管理人員的思想意識仍停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中。在現(xiàn)代檔案管理中，強調(diào)“一切為了用戶”的服務意識，要以檔案用戶為中心，積極開展各種檔案服務活動。特別是隨著我國檔案管理體制改革的深入，對于檔案服務有了更為全面的要求，檔案用戶對于檔案管理部門的服務質量要求也更高，要求檔案管理部門不僅要能夠提供檔案原始資料，還要能夠快速編寫其所需要的相關參考資料，開展檔案信息二次加工，甚至是三次檔案加工工作。這些都要求機關檔案室必須轉變檔案管理模式，樹立“以人為本”的人本檔案管理新模式。

二、機關檔案室“人本管理”模式構建策略

1.積極開展機關檔案深層次檔案信息服務。機關檔案室人本管理模式構建，就是要以檔案用戶為中心，通過各種現(xiàn)代信息技術的應用，積極開展深層次機關檔案信息服務工作。社會管理需要是機關檔案管理開展的前提。機關作為非盈利社會組織，其所有工作的開展都要以為社會提供服務作為基礎和前提，檔案管理工作也必須更好地服務社會。機關檔案室只有在對自身價值和定位有準確認識的基礎上，堅持服務社會和服務機關的宗旨，并在為社會和機關提供檔案服務中不斷發(fā)展，在不斷提升檔案服務質量中獲取檔案管理工作的長足發(fā)展。因此，機關檔案室的檔案管理工作要盡可能滿足社會和機關檔案需求，盡可能更多地參與社會管理和服務活動，從而使機關檔案室工作人員對機關檔案重要性和價值有更加清醒的認識，認識到機關檔案是機關服務社會的重要組成部分。機關檔案使用需求是機關檔案室開展機關檔案管理工作的前提和基礎，機關檔案室是否能夠為使用者提供優(yōu)質檔案服務，是衡量機關檔案管理工作的主要標準。首先，機關檔案室要做到自我加壓，練好內(nèi)功，自覺接受檔案使用人員的監(jiān)督。機關檔案室作為機關檔案使用者查檔唯一場所，檔案管理人員的服務態(tài)度、服務質量、對館藏資源熟悉度，都是體現(xiàn)機關檔案室服務質量和形象的重要方面，因此機關檔案管理人員在提供檔案服務中，要熱情、熟練，給檔案使用人員一種輕松氛圍，使其感覺機關檔案室并不“神秘”。其次，機關檔案室要采取各種措施加強與檔案使用者之間的溝通與聯(lián)系，如設立機關檔案室意見建議箱，在機關檔案管理人員和使用人員之間建立良好的溝通渠道，廣泛收集檔案使用人員的合理建議，要讓檔案使用人員乘興而來、滿意而歸。

2.充分尊重機關檔案管理人員的工作興趣。國內(nèi)心理學家在研究中發(fā)現(xiàn)，在人們?nèi)粘９ぷ鞯闹匾耘判蚍矫?，晉升機會、工作滿足感和成就感、責任感等非物質激勵因素占據(jù)比較重要的地位與作用。因此，機關檔案室在人本管理模式建設中，必須為機關檔案室工作人員提供更多的發(fā)展機會，使他們可以向著既定的目標和方向發(fā)展，同時也要根據(jù)檔案管理人員的個人興趣與性格特點，為其提供更多的晉升與發(fā)展機會，并配合機關檔案管理人員培訓，使他們能夠以更加積極和飽滿的工作熱情投入到機關檔案日常管理和服務工作中。通過機關檔案技能培訓，大大縮減機關檔案管理人員和機關檔案管理需要之間的能力差距，使檔案管理人員成為機關檔案室人本管理模式轉型發(fā)展的重要資源。

3.建立健全機關檔案室人本管理激勵機制。第一，要建立機關檔案室人本管理物質激勵機制。機關檔案室在人本管理模式建立過程中，必須充分認識到物質激勵的重要性，特別是針對機關檔案室的地位和機關檔案管理人員物質收入，采取相應的物質激勵手段，如獎金、福利待遇等方面，給予相應的補償，使其能夠充分感受到自身價值所在，從而以更加積極的態(tài)度投身于機關檔案管理工作中。第二，要建立機關檔案室人本管理精神激勵機制。對于機關檔案管理人員而言，物質激勵雖然比較重要，成就感和認同感的精神激勵發(fā)揮的作用也是不可忽視的。機關檔案室要為機關檔案管理人員提供更多的晉升和發(fā)展機會，使他們對自身的工作成就感更加認可。第三，要建立機關檔案室人本管理領導行為激勵機制。對于機關檔案室人本管理模式的建立，領導者發(fā)揮的作用是十分明顯的，機關單位領導要以身作則，以自身良好職業(yè)操守引導機關檔案管理人員的行為，穩(wěn)定機關檔案管理人員的心理與情緒，更好地激發(fā)他們的工作積極性，使機關檔案管理人員更加真切地感受到領導行為的感召力，從而更加自覺地增強自身工作的責任感。

摘要：隨著信息技術和開放政府的發(fā)展，檔案信息化已成為未來的發(fā)展趨勢，利用政務云可以提高機關檔案現(xiàn)代化管理與服務水平。基于科學、系統(tǒng)、動態(tài)、高效的原則，本文提出了政務云環(huán)境下的機關檔案管理系統(tǒng)總體框架模型及功能設計，以期為政府部門的檔案信息化建設提供新思路。

關鍵詞：政務云機關檔案管理系統(tǒng)設計

2018年10月11日，國家檔案局的第13號令《機關檔案管理規(guī)定》指出，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為政府治理和公共服務的經(jīng)常性業(yè)務，機關單位應建立檔案數(shù)字化常態(tài)機制，互聯(lián)網(wǎng)利用將是機關檔案當前的發(fā)展趨勢。[1]利用政務云平臺可以有效提升檔案信息化水平。[2]但是，政府部門關于檔案的實際工作中存在著各自為政、建設標準不統(tǒng)一、檔案數(shù)據(jù)處理平臺落后等現(xiàn)象，致使重復建設、資金浪費、“信息孤島”和效率較低等問題產(chǎn)生。構建機關檔案管理系統(tǒng)設計框架，設定統(tǒng)一標準，可以打破檔案數(shù)據(jù)管理碎片化、主觀性強的局面，對各單位政務云平臺檔案數(shù)據(jù)進行優(yōu)化、整合，使之相互融合聯(lián)通，夯實信息共享基礎，節(jié)省政府采購資金，提升政府檔案管理水平。因此，本文以科學、系統(tǒng)、動態(tài)、高效為原則，構建政務云環(huán)境下機關檔案管理系統(tǒng)的總體框架模型，闡述了系統(tǒng)主要功能模塊設計，以期為數(shù)字檔案管理提供新思路，為建設服務型政府提供有力支撐。

一、系統(tǒng)框架設計

（一）系統(tǒng)設計原則機關檔案管理系統(tǒng)是機關部門用戶、檔案服務者、云計算、數(shù)字檔案信息資源四者有機聯(lián)系的整體，機關檔案管理系統(tǒng)功能設計也要應需而變。因此，在構建機關檔案管理系統(tǒng)時須遵循科學性原則、系統(tǒng)性原則、動態(tài)性原則和共享性原則。1.科學性原則?？茖W性原則指在云環(huán)境下進行檔案信息化時必須遵循客觀規(guī)律，體現(xiàn)檔案信息管理的特殊性。[3]機關檔案管理系統(tǒng)的構建不僅需要設置細致的崗位職責和日志記錄，建立完整的規(guī)章制度、嚴格的資料管理制度、部門管理制度和人員管理制度等，還需要考慮到政務云環(huán)境下檔案資源所屬單位的分散性。因此，在實際運行中，機關檔案管理系統(tǒng)尤其需要科學的管理，各個單位要對自己單位的檔案資源進行合理的控制和共享，這不僅需要明確的規(guī)章制度，同時也需要技術上的支持。[4]2.系統(tǒng)性原則。機關部門用戶和檔案服務者需要突破傳統(tǒng)的封閉體制觀念，建立機關檔案管理專項團隊，具備系統(tǒng)規(guī)劃的思想，建立跨部門的協(xié)同合作交流機制。運用云計算進行檔案管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，只有站在系統(tǒng)和宏觀的角度去審視檔案管理系統(tǒng)，才能真正提高檔案管理工作能力。數(shù)字檔案信息資源建設必須通過系統(tǒng)規(guī)劃來保障，這就要求實現(xiàn)資源的跨系統(tǒng)、跨層次、跨地域的無縫鏈接，進行開放性整合。3.動態(tài)性原則。機關檔案管理系統(tǒng)在本質上是開放的動態(tài)系統(tǒng)，而非孤立的靜態(tài)系統(tǒng)。隨著時間的推移，系統(tǒng)的結構、功能都會發(fā)生變化。開發(fā)系統(tǒng)的這種動態(tài)性決定了在研究系統(tǒng)時應從一個連續(xù)的動態(tài)發(fā)展過程來認識。因此，在設計機關檔案管理系統(tǒng)時，應考慮功能模塊增加和系統(tǒng)規(guī)模擴大等情況。[5]當系統(tǒng)出現(xiàn)變化時，相應的用戶需求、檔案資源和安全防護策略也要隨之不斷變化和更新。4.共享性原則。在機關檔案管理系統(tǒng)建設時，需要考慮共享性原則中的共有共享、平等共享和安全共享。具體來講，共有共享是對現(xiàn)有各部門檔案資源進行整合，實現(xiàn)檔案資源在部門之間共享，使檔案資源價值以及效益最大化；平等共享是各部門間平等地查詢利用共享的檔案資源，同時其他部門積極配合，以更好地滿足利用者的需求；檔案作為原始記錄具有機密性，因此，利用檔案資源時應遵循安全共享原則，使共享的檔案數(shù)據(jù)控制在一定范圍之內(nèi)，并利用技術來保證系統(tǒng)存儲和傳輸過程中的安全性。[6]

（二）系統(tǒng)總體框架在全國各地正在推廣政務云的背景下，綜合考慮機關局域網(wǎng)對檔案服務的安全需求以及國家對檔案管理信息化的有關規(guī)劃要求，基于湖北省楚天云政務云平臺，本文設計了一個“三平臺+四中心”機關檔案管理系統(tǒng)[7]，系統(tǒng)架構如圖1所示。系統(tǒng)整體架構共分五層：基礎設施層、數(shù)據(jù)資源層、應用支撐層、業(yè)務應用層、用戶及服務層。1.基礎設施層。該層包括電子政務網(wǎng)絡、互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)、服務器設施、計算及存儲設備、信息安全措施等硬件基礎設施，優(yōu)先依托楚天云政務平臺進行集約化部署建設。該層以統(tǒng)一標準為主線，發(fā)揮內(nèi)部電子政務網(wǎng)絡和外部互聯(lián)網(wǎng)雙向循環(huán)信息流作用，使檔案信息流充分相互流通。2.數(shù)據(jù)資源層。基于政務云系統(tǒng)資源目錄和數(shù)據(jù)交換，該層可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共建共享，為機關檔案服務提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)支撐；匯聚用戶信息庫、檔案信息庫、共享信息庫、電子證照庫、元數(shù)據(jù)庫等數(shù)據(jù)資源庫，為信息定向傳輸和形成基礎信息資源庫提供支撐。3.應用支撐層。該層包括OCR服務、元數(shù)據(jù)管理、電子印章、容災備份管理、工作流引擎、用戶數(shù)據(jù)共享、消息服務、數(shù)據(jù)轉換、統(tǒng)一目錄管理、全文索引、日志管理、報表引擎等工具及功能，以滿足用戶多樣化多層次的應用需求。該層通過優(yōu)化和鞏固OCR服務、電子印章等常用檔案軟件應用模塊，積極拓展統(tǒng)一目錄管理、報表引擎等新應用模塊。4.業(yè)務應用層。該層分為數(shù)據(jù)收集平臺、綜合業(yè)務管理平臺和機關檔案服務平臺三個平臺，包括機關檔案管理平臺中各業(yè)務辦理系統(tǒng)，以實現(xiàn)機關檔案辦公一體化管理功能，推進收集、管理、歸檔等應用協(xié)同。5.用戶及服務層。該層分為外部采集中心、備份容災中心、歷史檔案查詢中心和現(xiàn)行文件查閱中心四個中心，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集和征集、對數(shù)據(jù)庫進行備份和容災保護、提供歷史及現(xiàn)行檔案的查閱服務等功能。用戶通過該層的信息數(shù)據(jù)前置區(qū)域，承擔著整個平臺的對外服務功能，包括數(shù)據(jù)庫、文件、消息隊列、在線填報、離線填報、WebService、Web瀏覽等交換方式。

二、系統(tǒng)主要功能設計

機關后勤工作是黨和政府工作的重要一環(huán)，機關后勤檔案管理更是集政策、保密、專業(yè)于一身的繁雜工作。隨著政府自身建設的加強，機關后勤服務工作已經(jīng)從服務型和保障性的邊緣職能向具有核心意義的建設、監(jiān)管的中心職能轉變。因此，推進機關后勤檔案管理規(guī)范化、科學化，夯實新時代機關事務管理基礎，建設現(xiàn)代化的后勤管理“大數(shù)據(jù)庫”，進一步推進公共機構節(jié)能、辦公用房、公務用車、接待服務、后勤服務等信息化平臺建設，不斷提升機關事務智能化水平，更好地做好政府機關服務顯得尤為重要。

1機關后勤檔案管理工作現(xiàn)狀

一是后勤檔案管理重要性持續(xù)強化。近年來，機關后勤檔案管理工作取得重要進展，各級黨委政府對檔案工作的重視程度越來越高，各單位檔案室建設日益標準，工作環(huán)境得到不斷改善。二是檔案管理信息化程度不斷提升。檔案工作的信息化建設有了新的發(fā)展，結合電子政務檔案，檔案管理系統(tǒng)軟件逐步改版升級，檔案工作信息化技術含量全面提升。三是檔案培訓專業(yè)化程度不斷增強。對檔案人員的培訓工作細致深入，檔案人員綜合素質、專業(yè)化程度不斷提高。四是后勤檔案管理面臨高質量發(fā)展新挑戰(zhàn)。隨著政府機關職能的轉變、業(yè)務范圍的不斷拓展及部門間溝通交流的增多，機關后勤檔案的信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式增長，數(shù)據(jù)類型向多樣化方向發(fā)展，檔案管理工作內(nèi)容發(fā)生了質的變化，檔案管理者必須具備更專業(yè)的檔案知識，掌握一定的信息技術處理能力，才能更加適應崗位的需求。

2機關后勤檔案管理存在的問題

2.1機關后勤檔案管理人員整體素質有待提升

現(xiàn)階段機關后勤檔案管理人員存在思想觀念不與時俱進、專業(yè)化程度不高、檔案管理效率較低的問題。檔案管理工作者對自身的職業(yè)認同感較低，在實際工作中，部分檔案工作者存在全局意識不強、開拓創(chuàng)新精神不足、對信息化專業(yè)知識鉆研不深、在實踐中提高自己的工作能力干勁不足等現(xiàn)象，這些落后的思想和行為降低了機關后勤部門檔案工作的效率，對推進“服務型政府”的建設也造成了一定影響。2.2機關后勤檔案管理與先進技術不接軌機關后勤單位目前仍然實行封閉式的服務體系，服務對象主要是政府里的機關干部，對外接觸少，檔案管理人員走出去培訓和學習的機會不多，大多數(shù)單位機關后勤工作依舊遵循傳統(tǒng)的老路，檔案整理、登記、歸類、存儲方式缺乏科學方法和先進技術支撐，導致機關后勤檔案管理服務功能發(fā)揮不足。

2.3機關后勤檔案管理信息化制度體系不健全

摘要：機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。機關檔案室是管理本機關檔案的內(nèi)部組織機構，主要服務于本機關的工作、生產(chǎn)或科研等活動。機關檔案室所收藏與積累的檔案，不僅對本機關的工作或生產(chǎn)具有利用查考價值，而且其中具有國家和社會保存價值的檔案，還是國家檔案資源的重要來源。

關鍵詞：機關檔案；檔案宣傳；檔案管理

機關檔案工作還存在著不少問題：例如一部分領導忽視了檔案的重要性，造成檔案工作發(fā)展緩慢，缺乏活力和后勁；檔案庫房配備、設備設施長期得不到改善，檔案業(yè)務經(jīng)費嚴重不足；專職檔案工作人員少，而且在精簡機構時專職檔案人員還有可能被裁減；大多數(shù)單位的檔案人員都是身兼數(shù)職，顧及檔案工作的時間少的可憐，不能踏下心來做檔案工作；由于機構的不斷調(diào)整，檔案管理人員的更換也相對頻繁，剛熟悉工作就又被調(diào)走；只重視文書檔案，科技檔案、聲像檔案、實物檔案、照片檔案等歸檔困難；一部分科技檔案留存在個人手里。人是社會進步的決定性因素。影響檔案工作發(fā)展的眾多因素中，人是最積極最活躍的因素。這里我從人的方面談談我對機關檔案工作的思考，我認為可以從以下三個方面著手：

（一）加強檔案宣傳工作，尤其是對領導干部的檔案培訓工作

由于領導干部對檔案工作思想認識上的不足，還會造成機關自身檔案意識淡薄，對檔案工作的重要性缺乏足夠的認識，直接影響檔案管理工作成效。因為檔案工作不同于其它一線工作，作用直觀，效果明顯，可以創(chuàng)造效益。檔案工作大多數(shù)收效甚晚，有些檔案的價值要經(jīng)過漫長的歲月才能顯現(xiàn)出來。同時檔案工作從檔案庫房建設（房間調(diào)配、密集架、防磁柜）、現(xiàn)代化管理設施（計算機、掃描儀、復印機）到卷盒、備考表的購置都是花錢的事。正是這種高投資、漫長的回報，甚至無回報，使檔案工作被人們，尤其是領導干部所忽視，提不到議事日程上。檔案工作者工作熱情再高，能力再強，領導不支持，檔案工作也開展不起來。在檔案事業(yè)飛速發(fā)展的今天，領導干部對檔案事業(yè)的忽視和冷漠必然會嚴重阻礙檔案事業(yè)的快速健康發(fā)展。檔案宣傳是機關檔案室擴大影響力，提升地位，促進檔案工作的重要途徑。宣傳工作做得如何直接關系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響下一步工作能否收到預期效果的問題。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關法律法規(guī)的宣傳上，多強調(diào)重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，又缺乏“藝術性”，往往引不起人們的重視，也就達不到預期的宣傳效果。我們可以通過檔案資料展覽、老照片、DV攝像、Flash動漫作品甚至微信、博客，這些宣傳形式來詮釋檔案法律法規(guī)，這樣既生動活潑，又直觀易懂。同時還要制定檔案法制宣傳工作的“全方位”戰(zhàn)略，機關檔案室不僅要利用檔案答卷、展板、宣傳欄作為檔案宣傳的渠道，還要利用局域網(wǎng)來進行宣傳。近年來隨著機關辦公自動化的推廣，網(wǎng)絡成為人們獲取信息的最重要的平臺，互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)這種新的認識工具和交流工具能量無限。目前，檔案局對檔案工作人員的培訓抓得很緊，但是卻沒有針對各單位領導干部的培訓工作。當務之急是要注重領導干部觀念的更新，特別是局級領導干部。通過對領導干部檔案思想認識的培訓，形成從領導干部到檔案工作人員直至全體職工的檔案意識，認識到檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要工作，檔案是一種資產(chǎn)，是機關財富的另一種體現(xiàn)，為維護好機關資產(chǎn)，每個人都有義務向檔案室移交檔案的良好風氣。

（二）增強檔案工作管理思路的創(chuàng)新，培養(yǎng)戰(zhàn)略眼光

長期單調(diào)的工作方式使許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識，墨守成規(guī)，日常檔案工作也只滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務多少人次，而沒有檔案工作如何主動、超前地服務于機關工作的意識。信息時代要求檔案人員轉變思想觀念，從單純保管文書檔案，不斷向深度和廣度進軍。科技檔案、照片檔案、聲像檔案、實物檔案、專業(yè)檔案等的數(shù)量與日俱增，各種不同載體的檔案資源正被發(fā)掘。辦公自動化進一步的發(fā)展和深化，在網(wǎng)上傳遞公文、分布通知、進行文件的上報和審批，電子文件應運而生，電子檔案的發(fā)展前景十分遠大。經(jīng)濟的發(fā)展，社會的進步，呼喚檔案工作走出“后臺”，到歷史的前臺。不僅僅是保管檔案，而是站在全局的高度統(tǒng)領全機關檔案管理工作，這就要求檔案工作者轉變思想意識和傳統(tǒng)觀念，提高認識，將現(xiàn)代化管理理念和服務理念融入日常的檔案管理工作中。檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實實工作；另一方面也要開拓創(chuàng)新，主動參與機關工作，用新的觀念、新的方法、新的意識做好檔案各項工作。檔案工作者首先要能夠把握大勢。如果我們具有了發(fā)展眼光和戰(zhàn)略思維，善于從自身的小天地里跳出來，做到眼界寬廣，胸有全局，從而更自覺的在大局下行動，正確的把握發(fā)展態(tài)勢，始終走在時代的前列，我們的事業(yè)就能無往而不勝。其次學會辨證思考。學會用辨證的眼光看問題，就是學會立體的、全方位的、多角度的觀察問題，就是要學會馬克思主義立場觀點方法去思考問題。因此既要從全局的角度看問題，也要從局部的角度想問題，既要從橫的方面觀察問題，也要從縱的方面思考問題，全局和局部總是相互依存的。最后研究重大問題。面對不斷涌現(xiàn)的新變化、新情況，面對新的歷史使命，能否保持頭腦清醒沉著冷靜，正確的把握時代的發(fā)展要求，把檔案事業(yè)不斷的推向全局，關鍵是我們要不斷的學習，及時充電，永遠使自己保持一種充滿活力和動力的思想，接收新事物，研究新問題。