辦公室行政管理精細化實現(xiàn)思路策略

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摘要：辦公室行政管理是企業(yè)正常運行的重要樞紐，屬于一個具有綜合性服務部門的工作，它的功能性很強，具有溝通和協(xié)調員工、搞好項目服務的功能。辦公室行政管理的整體效率和管理水平能夠有效協(xié)調辦公室員工內部矛盾，實現(xiàn)辦公室行政管理的精細化，可以有效提高辦公室的行政管理效率。因此，辦公室內容精細化也成為企業(yè)管理者和經(jīng)營者熱議的話題。本文從行政管理者的角度出發(fā)，針對辦公室精細化管理的問題、思路和對策展開敘述，供企業(yè)管理者參考。

關鍵詞：辦公室；行政管理；精細化管理；思路與對策

作為一種企業(yè)管理的理念和模式，辦公室精細化管理是社會進步下的產(chǎn)物，其不僅可以規(guī)范辦公室工作章程，履行辦公室工作義務，協(xié)調辦公室人員矛盾，更是對企業(yè)規(guī)范管理的一種可行性管理模式。其可以最大限度地減少企業(yè)占地資源、降低企業(yè)管理成本、優(yōu)化企業(yè)內部結構、深化企業(yè)基本思想、完善企業(yè)整體結構、弘揚企業(yè)內部文化，并把企業(yè)管理制度向著科學化、精細化方向發(fā)展，把企業(yè)文化深入人心，促進辦公室工作人員能力的提高。

1實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的背景

1．1沒有重視精細化管理的重要作用

企業(yè)的管理者是一個企業(yè)生存的根本。管理者能力的高低決定了企業(yè)發(fā)展的好壞。企業(yè)精細化管理可以幫助管理者管理企業(yè)，實現(xiàn)企業(yè)的科學化管理。管理者必須具備一定的管理意識，管理者本身的管理意識能力強，才能實施企業(yè)的精細化管理。然而，當前我國的企業(yè)管理者大多缺乏精細化管理意識和經(jīng)驗，不能對企業(yè)內部存在的問題及時作出合理的解決和調整，導致企業(yè)管理混亂，企業(yè)的管理水平降低。

1．2傳統(tǒng)管理思想導致項目管理滯后

企業(yè)需要不斷的創(chuàng)新，注入新思想、新觀念，不斷更新管理方法，才能跟上時代的腳步，滿足企業(yè)發(fā)展的需要。而現(xiàn)在的企業(yè)管理者大多因循守舊，墨守成規(guī)，企業(yè)內部管理內容更新慢，滿足不了現(xiàn)有企業(yè)發(fā)展的需求。管理者的思想嚴重滯后，新開發(fā)項目不能及時得到細化和分工，考慮問題也不夠全面，常常以偏概全，嚴重影響企業(yè)的發(fā)展進程。所以管理者必須要不斷地更新管理思想，學習先進管理模式，把辦公室行政管理工作精細化，明確管理目標，才能把企業(yè)的行政管理也業(yè)務工作相結合，促進企業(yè)全面發(fā)展。

1．3管理制度難以滿足現(xiàn)代管理發(fā)展

每個公司都有相關的管理制度。管理制度是企業(yè)給員工制定的標準，制約企業(yè)員工的行為，規(guī)范企業(yè)員工的準則。在我國，很多企業(yè)在管理制度上還不完善。導致很多情況下工作人員的重負作業(yè)，人員管理制度不健全，獎懲制度也只是擺設，并沒有真正意義上的管理制度，只是空設。時代在進步，社會在發(fā)展，企業(yè)管理制度也需要不斷地更新，才能滿足人們日益增長的物質文化和精神文化和企業(yè)文化需求。因此，制定管理制度要與時俱進，不斷更新，落到實處，不能紙上談兵。這樣才能使企業(yè)更加有條不紊、井然有序地朝著新方向前進。

2實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的思路分析

2．1實現(xiàn)辦公室管理科目的細化

傳統(tǒng)的管理模式采用的是“人治”的管理思想，管理者一人獨大，統(tǒng)治整個企業(yè)。這種管理模式存在著很多弊端。管理者的盲目自大，做出的錯會指令會導致整個項目發(fā)生變化，從而使企業(yè)面臨窘迫的境地。通過細化和量化分工，多人參與企業(yè)管理，集思廣益，使企業(yè)的每個環(huán)節(jié)都有專人把關，不但可以節(jié)約時間，節(jié)省開支，提高工作效率，實現(xiàn)企業(yè)的最優(yōu)化。

2．2融入流程化和規(guī)范化的理念

要想把辦公室行政管理工作精細化，可以通過工作的流程化和標準化來實現(xiàn)。每個企業(yè)也都有自己的標準和準則，只有遵守企業(yè)的規(guī)章制度，按照標準來要求員工，賞罰分明，讓員工在思想和行動上都嚴格遵守企業(yè)的規(guī)章制度，企業(yè)才能穩(wěn)固發(fā)展。把工作落實化、流程化，按部就班，企業(yè)將會按照設定的目標有序開展，實現(xiàn)共同進步。

2．3重點優(yōu)化協(xié)同與經(jīng)濟化意識

辦公室的工作內容復雜多樣，包含方方面面，每一個部門都有自己的工作職能，協(xié)調好每一項工作，保障辦公室工作正常有序進行。辦公室的行政管理工作，需要大家的共同努力，企業(yè)運轉也需要大家齊心協(xié)力。互相溝通，合作交流才能有效地完成一項工作。所以，簽訂合同也是企業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。合同的簽訂既保護了員工的合法權益，同時也給管理者提供保障。達到雙贏的目的。辦公室精細化的實施，很大程度上優(yōu)化了辦公室人員結構，提高員工的經(jīng)濟化意識，促進企業(yè)行政管理工作的有效進行。辦公室行政管理工作離不開人與人之間的交流，良好的溝通方式可以使一個企業(yè)凝聚力和向心力不斷提升，改善人際關系，整體上提高企業(yè)行政管理機制，推動企業(yè)向科學化、精細化、完善化發(fā)展。

2．4強化信息技術手段應用水平

隨著當今社會的進步，信息技術在現(xiàn)代化的企業(yè)管理中也占據(jù)著非常重要的地位。這也就要求管理者具備一定的信息技術水平，利用先進的信息技術管理企業(yè)，使企業(yè)管理越來越先進，工作的流程越來越標準化、自動化，工作分工越來越明確化、信息化，不斷的推進企業(yè)的進步，朝著越來越精細化、科學化的方向發(fā)展。信息技術作為現(xiàn)代化的科技手段，已經(jīng)廣泛的使用于我們的工作和生活之中，只有完善的信息技術才能支撐企業(yè)文化的發(fā)展。

3促進辦公室行政管理精細化的對策建議

3．1結合辦公室文化提升管理精細化主動性

企業(yè)的辦公室文化在企業(yè)文化中占據(jù)著重要地位。如何實現(xiàn)企業(yè)的辦公室精細化，首先要從員工著手，提高員工的思想意識。工作不是一蹴而就，要遵循一定的原則，有始有終，循序漸進，日積月累，員工的思想意識久而久之就會形成了精細化的管理意識。企業(yè)可以制定科學化的管理計劃，制定年計劃、月計劃，甚至把工作細化到周、日，逐一開展工作，讓員工在日復一日的工作中明白精細化管理工作的精髓，不斷的改進和完善精細化管理，形成鮮明的企業(yè)文化，通過管理意識的提升，最后達到執(zhí)行力的提升。

3．2融入標準化與制度化增強精細化規(guī)范性

企業(yè)管理離不開管理者，管理者之間的思想意識要保持高度的一致才能保證企業(yè)工作的有序開展，這必然需要辦公室行政管理制度的精細化。沒有規(guī)矩不成方圓，只有制定健全的企業(yè)管理制度，才能規(guī)范和約束企業(yè)員工，形成企業(yè)管理制度體系，改善企業(yè)管理中的破舊觀念，形成管理制度精細化。如何實現(xiàn)管理制度的精細化，就需要企業(yè)管理規(guī)章制度的規(guī)范，指引管理者健全企業(yè)規(guī)章制度，協(xié)調各部門之間的關系，避免出現(xiàn)漏管、空管的現(xiàn)象。管理者要時刻保持高度的清醒，總領全局，有全局意識，宏觀調控辦公室行政管理。很多企業(yè)的行政管理工作人員在思想和意識上都沒有達到一定的高度，缺乏理論知識，沒有嚴格的管理制度，制定的目標空洞、不明確，沒有嚴格的考核標準，制定的目標往往都是空設，沒有實質性的意義。所以，企業(yè)管理人員要想實現(xiàn)企業(yè)的精細化管理，還需要制定行之有效、符合實際的管理制度，明確目標，減少失誤，最終才能真正實現(xiàn)既定目標，提高工作效率，完善管理制度。

3．3從根本上提高員工專業(yè)能力與職業(yè)素質

企業(yè)管理離不開管理者，更離不開員工。管理者制定科學合理的管理制度，需要員工的配合和遵守。通過把辦公室行政管理精細化，不僅能提升管理者的管理水平，同時也能幫助員工把工作細化、易化，落實到每一個人的頭上，便于管理者采用科學的方法考核員工。避免員工重復作業(yè)。同時，適當?shù)莫剳椭贫纫部梢哉{動員工的積極性，激勵上進的員工，鼓勵良性競爭，讓員工全身心地投入工作當中去。通過這些手段實現(xiàn)辦公室行政管理精細化，提高行政管理水平。信息技術在現(xiàn)代企業(yè)當中的使用率特別高。運用先進的信息技術可以提高行政管理水平，提高工作效率。作為企業(yè)的行政管理人員，要在工作中不斷地學習，分析和思考工作中的細節(jié)，總結工作經(jīng)驗，查缺補漏，不斷提升自己的職業(yè)素養(yǎng)，在企業(yè)中做出表率，用自己的實際行動做出榜樣，激勵身邊的員工，提高自身工作水平，帶動企業(yè)穩(wěn)步向前發(fā)展。

3．4精細化進行定崗定責實現(xiàn)崗位的精細化

依據(jù)辦公室行政管理精細化的標準要求，制定健全的工作責任體系，制定崗位責任劃分標準，科學合理的安排工作崗位，明確每一個工作崗位的職責和功能，確定工作目標，按時按點，分工明確，團結協(xié)作，和平發(fā)展。使整個辦公室管理制度越來越人性化、科學化、標準化。規(guī)范工作崗位職能，健全辦公室管理機制。統(tǒng)籌規(guī)劃，責任分工，精細化的崗位分工，規(guī)范化的工作崗位。辦公室行政管理的精細化、科學化，需要信息技術的支持。信息化時代下的企業(yè)管理制度變得透明化、崗位精細化、目標科學化、管理人性化。企業(yè)管理在這些技術支持下會變得越來越成熟，越來越完善。

4結束語

時代在進步，社會在發(fā)展，一個精細化的企業(yè)管理時代就要到來。信息化產(chǎn)業(yè)下的辦公室企業(yè)分工越來越精細化、專業(yè)化。實現(xiàn)企業(yè)的精細化不僅可以提高辦公室的行政工作效率，同時，可以降低企業(yè)管理成本，降低重復作業(yè)，促進企業(yè)將康、可持續(xù)發(fā)展。把先進的管理理念融合到企業(yè)管理中，是企業(yè)管理邁向新時代的一項進步，只有不斷地提升辦公室管理職能，優(yōu)化企業(yè)管理結構，改善企業(yè)管理制度，健全企業(yè)管體制，讓信息化、精細化的企業(yè)管理制度融入每一個企業(yè)當中去，我們的企業(yè)管理制度將是一場質的飛躍。

參考文獻

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作者：田雅茹 單位：河北省秦皇島市第二醫(yī)院