電子文件管理項(xiàng)目管理論文
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在對電子文件管理不斷探索的道路上，結(jié)合目前管理所面臨的問題，充分利用自身資源，來制定出未來的管理建設(shè)目標(biāo)，從而為公司打造一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的電子文檔管理體系。
2工程電子文件管理體系
2.1電子文件的特點(diǎn)
電子文件在其形式上來講主要是在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行檢索，并通過系統(tǒng)內(nèi)部的計(jì)算和加工，從而形成人們所需要的電子文檔形式。目前在我國，很多公司都利用電子文檔來對公司內(nèi)部的一些文件進(jìn)行儲(chǔ)存和保管，從而利用這些信息來為公司未來的發(fā)展提供資源上的幫助。電子文件的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在虛擬性上，所謂虛擬，即是指公司計(jì)算機(jī)中的數(shù)字信息，眾所周知，數(shù)字信息具有本身流動(dòng)性的特點(diǎn)，因此，在保存方面無法進(jìn)行更好的存儲(chǔ)。電子文件就是要對這些數(shù)字信息進(jìn)行整理、儲(chǔ)存，并通過一系列的方法將之自動(dòng)生成體系的一種管理辦法。
2.2工程圖紙的數(shù)字化管理體系
工程圖紙的數(shù)字化管理體系主要表現(xiàn)在三方面：雙機(jī)與多機(jī)系統(tǒng)、光盤鏡像服務(wù)系統(tǒng)、電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)。第一，雙機(jī)與多機(jī)系統(tǒng)：所謂雙機(jī)系統(tǒng)即是指檔案管理和設(shè)計(jì)相結(jié)合的一種小型實(shí)用系統(tǒng)，這種系統(tǒng)根據(jù)其功能和軟件設(shè)計(jì)的不同將工作站中的管理過程自動(dòng)生成為文件。除此之外，在配置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎(chǔ)辦公應(yīng)用軟件，并通過這些自帶應(yīng)用軟件進(jìn)行無圖紙?jiān)O(shè)計(jì)，甚至可以在線提取其他圖紙并做深層次的加工，并完成存儲(chǔ)的過程。服務(wù)器中不同的系統(tǒng)伴有不同的作用，例如：在控制圖紙的錄入方面，則將要求其具有較高水平的應(yīng)用程序和配置較高的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這樣可以更好的保證整體電子文件生成的準(zhǔn)確性。在某種程度上，這種計(jì)算機(jī)多機(jī)系統(tǒng)也是一種局域網(wǎng)系統(tǒng)，在系統(tǒng)應(yīng)用方面，主要適用于較大的設(shè)計(jì)單位。通過對客戶機(jī)和服務(wù)器進(jìn)行綜合管理，使圖庫全部集中在服務(wù)器上，以達(dá)到全網(wǎng)協(xié)同工作的效果，不僅如此，還可以對電子文件進(jìn)行有效的控制，從而實(shí)現(xiàn)資源上的共享。第二，光盤鏡像服務(wù)系統(tǒng)：即主要是通過利用光盤的鏡像服務(wù)和企業(yè)間的局域網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)對客戶的數(shù)據(jù)庫訪問。其體現(xiàn)在以交換機(jī)為主題，連接WWW服務(wù)器，再通過與多個(gè)客戶機(jī)相連接，再通過WWW服務(wù)器與光盤鏡像服務(wù)器相連接的方式，從而實(shí)現(xiàn)訪問數(shù)據(jù)的整個(gè)過程。第三，電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)：利用該管理系統(tǒng)普遍應(yīng)用于以設(shè)計(jì)為主題的相關(guān)工程類公司，其系統(tǒng)主要應(yīng)用為局域網(wǎng)。工程項(xiàng)目所形成的文件一定要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方式來向各個(gè)部門進(jìn)行傳達(dá)，且各個(gè)部門所需要的電子文檔和相關(guān)信息都要集中在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上。建立相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其主要包括：
（1）歸檔子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)主要用于圖書的標(biāo)準(zhǔn)管理和期刊管理，在工程方面，還進(jìn)行相應(yīng)的入庫管理，訂購管理、電子文檔的借閱管理、統(tǒng)計(jì)管理等等。除此之外，想要更好的應(yīng)用該系統(tǒng)，并使系統(tǒng)呈現(xiàn)完美狀態(tài)，則一定要對系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)，從而確保工作的正常運(yùn)行。
（2）查詢檢索子系統(tǒng)：用戶想要讀取電子文檔，則一定要對該系統(tǒng)進(jìn)行檢索，這種查詢檢索子系統(tǒng)，可以有效保證人們可以在第一時(shí)間內(nèi)查找出自己想要的文件。該系統(tǒng)主要查詢內(nèi)容包括：圖書、標(biāo)準(zhǔn)、圖紙及相關(guān)的管理信息等等。
（3）圖紙下載審批子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)具有高度的保密性，可以對項(xiàng)目中的工程圖紙進(jìn)行嚴(yán)格的保密，而在借閱圖紙方面必須要經(jīng)過相關(guān)人員的審批才可以得到閱讀權(quán)限。
（4）工作周卡填寫和統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng)：在看工程項(xiàng)目管理中，從工作程序的數(shù)據(jù)顯示可以看出，電子的文件將管理主要可以分為：項(xiàng)目啟動(dòng)階段、電子文件形成階段和成品歸檔方面。利用這三個(gè)階段的管理，可以有效保證整體系統(tǒng)的完整性和流暢性，從而確保工作的順利完成。
3工程電子文件的保管方式
從項(xiàng)目工程的管理方面來看，對工程中所形成的電子文檔一定要做相應(yīng)的儲(chǔ)存和保管。對于文件的保管方式又分為以下幾種，各公司一定要選擇與自己公司相符合的保管方式，才能使公司在管理上更加方便。同時(shí)，有效利用相應(yīng)的保管方法還可以為未來的工程項(xiàng)目提供借鑒的作用。
3.1輸出紙拷貝
對于紙質(zhì)文件的系統(tǒng)管理而言，其優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在價(jià)格上，紙質(zhì)文件價(jià)格低廉，且所需的專業(yè)性技術(shù)不多。缺點(diǎn)則表現(xiàn)在有些電子文件無法利用普通的打印方法將其打印出來，從而造成文件的關(guān)鍵性缺失，相應(yīng)的也在一定程度上破壞了文件原有的完整性。對整個(gè)工程而言，在需要時(shí)無法提供文件支持，則會(huì)對整個(gè)工程造成不可預(yù)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)。
3.2脫機(jī)保存電子文件的拷貝
對電子文件進(jìn)行保管時(shí)，可以通過脫機(jī)保存的方式有效將電子文檔進(jìn)行拷貝，從而減少系統(tǒng)文件的流失。例如：磁盤備份、軟盤保存等方法。這種保存?zhèn)浞莘椒?，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)打印方式相比，其具有完整性和便利性等優(yōu)點(diǎn)。通過完整保存的方式，來確保電子文件的有效存儲(chǔ)。
3.3利用雙重備份方式管理電子文檔
在對工程文件進(jìn)行保存時(shí)，可以通過電子文檔與紙質(zhì)保存雙重方法進(jìn)行備份，并進(jìn)行歸類整理，利用兩種不同的介質(zhì)，保存兩套內(nèi)容完全相同的檔案。利用這種雙重保險(xiǎn)的方式，可以保證電子文檔的有效性，通過紙質(zhì)文檔對電子文檔的監(jiān)護(hù)作用，從而達(dá)到文檔有效保存的目的。這種管理保存方式與輸出紙保存方式相比，其更具準(zhǔn)確性，與此同時(shí)，在保存后還可以對其進(jìn)行快速提檔，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的幫助下，通過檢索、傳輸?shù)确绞?，來有效保證工程的順利進(jìn)行。
3.4利用電子方式對電子文檔進(jìn)行保存
利用這種儲(chǔ)存方式可以有效將電子文檔保存在電子系統(tǒng)當(dāng)中，以方便檢索及再利用。除此之外，為避免文件丟失，還可以將電子文檔拷貝到磁盤上，在二次利用時(shí)可以及時(shí)將其在計(jì)算機(jī)中讀取，還可以節(jié)省檢索信息的時(shí)間，并保存了文件的完整性。目前，我國對這種保存文件的方式應(yīng)用程度還很低，其主要原因在于，利用這種方式對文檔進(jìn)行管理，需要大量的人力物力，需要及時(shí)的對磁盤進(jìn)行維護(hù)修理，以保證資料的完整，但在技術(shù)程度上，我國還處于發(fā)展中階段。因此，在保存文檔方面，依然無法逃離傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存法。
4工程電子文件的鑒定及歸檔
4.1電子文件的鑒定
在工程中，公司確定了保管文檔的管理方式之后，需對所形成的電子文檔進(jìn)行分類保存，而在整理歸檔之前，工作人員一定要對檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，以保證在存儲(chǔ)前，文件的準(zhǔn)確性。關(guān)于參與鑒定的管理人員，一定要選擇具有資深資格的工程技術(shù)人員，該類人員對工程項(xiàng)目具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，可以有效對文件進(jìn)行審查。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員應(yīng)對文件的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別，并在信息采集過程中提出審查修改意見。對于審查本身而言，利用這種方法可以保證文件的可存取性、可處理性和可操作性。
4.2工程電子文件的歸檔
電子文件經(jīng)過審核處理后，要對其進(jìn)行歸檔整理，其主要?dú)w檔要求主要表現(xiàn)在以下幾方面：
（1）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的移交：公司內(nèi)部需要建立局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)，公司可以將電子文件通過集合的方式同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)送給公司的各個(gè)部門，從而實(shí)現(xiàn)檔案的移交過程。各部門在接收電子檔案之后，要對文件信息進(jìn)行審查，并對處理后的信息進(jìn)行歸檔、保存。
（2）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)移交的具體要求第一，對網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行管理時(shí)，要學(xué)會(huì)借助相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，從而完成電子文件的網(wǎng)絡(luò)傳遞。第二，各部門就要通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對檔案進(jìn)行分類歸檔，其主要方法則表現(xiàn)在選擇電子信息解集點(diǎn)上，通過這種方法，可以有效保證電子信息在歸檔后的準(zhǔn)確性。同時(shí)，也為二次提檔打好基礎(chǔ)。第三，各部門在整理、處理好公司所發(fā)來的數(shù)據(jù)文件之后，需要對其進(jìn)行集中處理，再通過匯總的方法，與其他部門進(jìn)行共享。
（3）各部門要對所形成的電子文件進(jìn)行制定管理，其主要表現(xiàn)在：對電子文件的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理；嚴(yán)格遵守電子文件的歸檔過程；在對某一項(xiàng)目進(jìn)行歸檔整理時(shí)，一定要將項(xiàng)目管理理念融入其中，使之與檔案的自動(dòng)檢索功能相結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)其方便、準(zhǔn)確、高效的作用。
5工程電子檔案的管理
5.1檔案管理
第一，在各部門將電子文件進(jìn)行整理歸檔之后，其文件要統(tǒng)一由檔案編輯室負(fù)責(zé)人做備份管理，并將其放入專用檔案袋中，還要安排特定人員對其進(jìn)行定期檢查、維護(hù)。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也逐漸走向興盛。因此，在電子文件管理方面，公司在條件允許的前提下，可以將其進(jìn)行電子錄入，并分為兩份（電子、紙質(zhì)文檔）進(jìn)行管理，從而保證資料的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。第二，對于歸檔后的電子版文檔，為了保護(hù)其系統(tǒng)的安全，必須將電子檔歸檔系統(tǒng)與實(shí)用系統(tǒng)相區(qū)別。實(shí)用系統(tǒng)，即指在實(shí)際工作中所使用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。電子檔歸檔系統(tǒng)，即指利用再生系統(tǒng)與并行系統(tǒng)相結(jié)合的方法對電子文件進(jìn)行歸類整理。對于公司而言，任何一個(gè)敏感文件都是機(jī)密的，都應(yīng)對其進(jìn)行保密處理，從而使之得到應(yīng)有的保護(hù)，防止不良人員非法竊取，對公司造成損害。第三，歸檔后為了方便檢查，要對電子檔案進(jìn)行時(shí)間標(biāo)記整理，以保證在審查時(shí)更加方便快捷。時(shí)間標(biāo)記方法有很多，而對工程公司而言，主要采用生成、修改日期及圖章的方式對其進(jìn)行時(shí)間標(biāo)記整理。除此之外，有些公司還會(huì)對早期所形成的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，其主要包括人工系統(tǒng)文件，這種文件必須要保證其擁有最原始的采集數(shù)據(jù)信息日期，從而對日后的工作整理提供方便。
5.2模數(shù)轉(zhuǎn)換
所謂模數(shù)轉(zhuǎn)換，即指模擬、數(shù)字的轉(zhuǎn)換。是將連續(xù)的模擬量通過某種方法轉(zhuǎn)換成數(shù)字量的過程。對工程電子文件而言，檔案的模數(shù)轉(zhuǎn)換主要表現(xiàn)在：掃描質(zhì)量，檔案處置狀況和光盤的備份制作。其中重點(diǎn)要說明的是光盤制作方面，在完成一項(xiàng)工程之后，要對工程的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，還要對其進(jìn)行備份處理。作為一項(xiàng)刻錄管理，首先要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)子目錄，再通過目錄中的相關(guān)文件設(shè)計(jì)方案，最后建立一個(gè)二級(jí)子目錄。在二級(jí)子目錄中，其主要作用是將在工程中所用的經(jīng)費(fèi)、報(bào)告、合同等內(nèi)容詳細(xì)記錄其中，從而進(jìn)行統(tǒng)一保存處理，再將電子文件刻錄到光盤的過程。
6結(jié)論
在信息飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已逐漸深入到人們的生活當(dāng)中。電子時(shí)代已經(jīng)來臨，全新的電子文件形式也應(yīng)運(yùn)而生。對工程電子文件進(jìn)行科學(xué)、合理的管理，是現(xiàn)如今考察和審評工程項(xiàng)目業(yè)績的重要支撐。因此，在追求高品質(zhì)的電子文件管理過程中，要不斷提高人們的自身業(yè)務(wù)修養(yǎng)，從而更好的適應(yīng)信息時(shí)代的要求。
作者：趙海瓊 李貴富 單位：云南旅游職業(yè)學(xué)院國土資源工程系 昆明建設(shè)管理有限公司
