高校檔案管理信息化建設(shè)探究

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摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們已經(jīng)進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)也越來越多的應(yīng)用到工作中，高校應(yīng)對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視，因?yàn)闄n案管理工作是高校管理的重要環(huán)節(jié)，并且比較復(fù)雜，所以要提高高校檔案管理水平，需把信息技術(shù)和高校檔案的管理工作結(jié)合在一起，這樣才能向高校管理體系的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。本文內(nèi)容對(duì)數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行探析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時(shí)代；高校檔案管理；信息化建設(shè)

目前，人類已經(jīng)走進(jìn)了數(shù)字化時(shí)代，要與時(shí)俱進(jìn)，如今的高校檔案管理工作是信息資源管理中的重要一部分，也是高校發(fā)展的必然趨勢(shì)，由于當(dāng)今我們的高校信息資源是比較多的，而且還很繁雜，如果使用那些普通的紙張進(jìn)行檔案管理，對(duì)于多而繁雜的內(nèi)容便不能很好地整理，然而高校檔案管理信息化模式的使用，有效解決了出現(xiàn)的這些問題，保證了它的及時(shí)性和有效性，大大促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的必要性

高校檔案管理的工作有著非同尋常的意義，由于直接使用紙質(zhì)的檔案管理既耗時(shí)又耗力，并且查閱起來也是非常麻煩的，然而，高校檔案管理信息化的建設(shè)就有效地解決了這個(gè)問題，能夠通過網(wǎng)絡(luò)的平臺(tái)進(jìn)行高速傳輸，能夠及時(shí)地瀏覽信息內(nèi)容。所以說，它的使用是非常廣泛的，當(dāng)高校在進(jìn)行招生、教研、整理學(xué)生們基本信息的時(shí)候通常會(huì)運(yùn)用文字和圖片的形式來呈現(xiàn)，還有大量的電子信息文件，為了使資源的管理更加有序規(guī)范，大都借助于電子數(shù)字和信息技術(shù)來進(jìn)行操作，這樣整理出來的內(nèi)容清晰又整潔，也提高了高校檔案管理工作過程中的效率。運(yùn)用高校檔案管理信息化是為了加強(qiáng)檔案信息的利用率，將檔案信息上傳到網(wǎng)絡(luò)中可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)在各個(gè)地點(diǎn)都能夠知曉信息的內(nèi)容，在使用的過程當(dāng)中，需要從各種平臺(tái)收集各類的信息，比如數(shù)字化平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將這種方法運(yùn)用于高校當(dāng)中，可以進(jìn)行數(shù)字化的管理，也能夠體現(xiàn)出其中檔案的價(jià)值。將數(shù)字化檔案管理這種方法和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，可以根據(jù)檔案信息進(jìn)行第二次利用，從這方面來講也可以提高檔案的使用率，有利于檔案資源的開發(fā)和利用。

二、數(shù)字化技術(shù)在高校檔案信息化建設(shè)中存在問題

（一）信息安全意識(shí)不高

數(shù)字化技術(shù)在高校檔案信息化建設(shè)中的使用是非常有效而又便捷的，它受到了廣大人民群眾的喜愛。當(dāng)然，檔案信息化的建設(shè)是離不開信息技術(shù)的，然而在工作的過程中也可能會(huì)遇到一些安全方面的問題，這就需要工作人員有足夠的安全意識(shí)，但是有一些相關(guān)工作人員沒有足夠的信息安全意識(shí)，那么在進(jìn)行操作的過程中，就可能會(huì)導(dǎo)致安全防護(hù)系統(tǒng)的信息安全存在風(fēng)險(xiǎn)，如果泄露或遺失就會(huì)帶來一些不良的現(xiàn)象。信息安全意識(shí)不高，還有可能會(huì)出現(xiàn)電腦病毒、木馬對(duì)信息化的檔案網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)進(jìn)行破壞，然而高校的檔案工作就不能正常進(jìn)行，嚴(yán)重的話還有可能損壞計(jì)算機(jī)的硬件或者是將檔案中的數(shù)據(jù)永久損壞，如果沒有備份的話，那么這就會(huì)造成一系列的麻煩，大大降低了工作的質(zhì)量。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們對(duì)檔案信息化建設(shè)的使用逐漸加強(qiáng)，然而對(duì)檔案管理信息化也提出了更高的要求。目前，由于缺乏數(shù)字化管理專業(yè)的人才，綜合素質(zhì)普遍偏低，有部分高校檔案管理的人員是運(yùn)用臨時(shí)的人員進(jìn)行工作的，由于他們沒有經(jīng)過專門的技能和知識(shí)訓(xùn)練，然而在工作的過程中也是比較隨意的，沒有約束自己的能力，不認(rèn)真對(duì)待工作，這更是加大了工作中存在失誤的頻率。由于這些原因，最后導(dǎo)致了檔案管理出現(xiàn)了信息的流失，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案管理工作中出現(xiàn)了更多的問題。為了有效地避免這類問題的出現(xiàn)，就需要提高管理人員的綜合素養(yǎng)，培養(yǎng)他們?cè)诠ぷ髦幸姓J(rèn)真對(duì)待的態(tài)度，讓他們知道檔案管理的重要性，并對(duì)此進(jìn)行培訓(xùn)工作的開展，要讓管理人員具有能夠熟練使用電子設(shè)備的能力，強(qiáng)調(diào)這類問題，加強(qiáng)他們的專業(yè)技術(shù)能力和工作認(rèn)知的程度，還要讓他們?cè)趯?shí)踐的工作當(dāng)中學(xué)會(huì)操作，著重關(guān)注信息的培訓(xùn)工作。

（三）資金投入不足，配套設(shè)施落后

在這個(gè)數(shù)字化的時(shí)代下，通過改變基礎(chǔ)設(shè)施，以基礎(chǔ)設(shè)施為依據(jù)，大力發(fā)展高效檔案管理信息化的建設(shè)，但是有一些高校缺乏基礎(chǔ)的設(shè)施，然而在他們進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中就極為容易失去物質(zhì)的載體，再加上一些基礎(chǔ)的設(shè)備不完善，對(duì)于那些硬件和軟件的配備也不能達(dá)到要求。有些高校缺乏認(rèn)真對(duì)待的態(tài)度，面對(duì)著資金短缺的困擾，就大大降低了硬件資源，人力資源和軟件資源的投入使用，他們?cè)跊]有設(shè)置相應(yīng)程序系統(tǒng)的時(shí)候就認(rèn)為配備幾臺(tái)計(jì)算機(jī)就能夠?qū)n案進(jìn)行信息化的建設(shè)了，由于一些硬件配置不高，再加上沒有配備掃描儀和相機(jī)等一些電子設(shè)備，在工作的過程中可能會(huì)出現(xiàn)一系列的問題，這也對(duì)高校檔案管理信息化的建設(shè)工作中增加了難度。

（四）對(duì)檔案工作宣傳不夠，師生參與意識(shí)薄弱

在檔案工作的宣傳過程中，其中檔案工作的進(jìn)程是非常的薄弱。由于社會(huì)對(duì)它的關(guān)注度比較低，進(jìn)而它的知名度也不是很高。然而師生在這方面的參與意識(shí)也是非常薄弱的，面對(duì)這個(gè)現(xiàn)狀，這就需要師生對(duì)檔案工作進(jìn)行大力的宣傳。對(duì)于檔案管理的工作，師生們并不是很積極，他們對(duì)這項(xiàng)工作充滿了陌生感和抗拒感，這樣持續(xù)下去便不能夠得到優(yōu)良的發(fā)展。要改變對(duì)這項(xiàng)工作的態(tài)度，在工作的時(shí)候認(rèn)真對(duì)待，從中去體會(huì)它的便利之處，將它實(shí)用的技巧和便捷分享給身邊的朋友或者是同事，讓他們也參與這項(xiàng)工作當(dāng)中，去體驗(yàn)檔案管理信息化的建設(shè)給工作帶來的便利，這樣師生能夠意識(shí)到檔案管理信息化的重要性，進(jìn)而可以進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳力度，這樣就有利于在數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施了。

三、加強(qiáng)數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）強(qiáng)化對(duì)于高校檔案信息化重要性的認(rèn)識(shí)

要想使高校檔案信息的重要性能夠得到加強(qiáng)，可以讓高校當(dāng)中的主要管理者和進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)的人加強(qiáng)對(duì)此的認(rèn)識(shí)，讓他們?yōu)閹熒v解其中的重要性，這樣可以加強(qiáng)師生對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)，從而還讓他們有了強(qiáng)烈的參與意識(shí)，當(dāng)師生對(duì)此有強(qiáng)烈的參與意識(shí)之后，他們可以充分從中體會(huì)到其中信息化建設(shè)帶來的便捷，如此一來，他們也會(huì)對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的宣傳和教育，這樣可以在一定程度上增加了其他人員的關(guān)注度，進(jìn)而也能夠強(qiáng)化對(duì)高校檔案信息化重要性的認(rèn)識(shí)。在這個(gè)數(shù)字化的時(shí)代，高校檔案管理信息化的建設(shè)是必不可少的，把檔案信息化建設(shè)當(dāng)成高校信息化和現(xiàn)代化的重要步驟，要充分了解到一旦出現(xiàn)失誤便會(huì)帶來的不良結(jié)果，在工作的過程中，要有一種認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，這樣才能夠高速穩(wěn)定的對(duì)檔案工作信息化的建設(shè)進(jìn)行管理，從而也能夠大大突出高校檔案管理信息化的成果。

（二）規(guī)范檔案電子化管理標(biāo)準(zhǔn)

在我們通常的使用當(dāng)中都能夠知曉檔案資源的來源是非常廣泛的，所以在使用的過程中要加強(qiáng)規(guī)范檔案電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)。在對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行查詢操作的時(shí)候，它能夠在最大程度上提高檢索的效率。然而，在高校檔案管理工作進(jìn)行的時(shí)候，管理人員應(yīng)該根據(jù)在真實(shí)的工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題，結(jié)合高校存在的實(shí)際情況進(jìn)行分析總結(jié)，然后建立出與綜合業(yè)務(wù)檔案相匹配的數(shù)據(jù)庫，從而才能夠真正地更新和維護(hù)檔案的動(dòng)態(tài)，得到一個(gè)完整而又清晰的資料。比如，它可以把各種形式的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的歸類，還能夠保證電子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)中的信息在查詢的時(shí)候可以及時(shí)找出；與此同時(shí)，合理設(shè)置人員的權(quán)限，這樣是為了確保檔案管理過程中登記查詢的記錄正確性，有了這個(gè)功能，在進(jìn)行實(shí)體借閱或電子借閱的情況下都可以有足夠的保障，不管是借還是還都會(huì)對(duì)每一個(gè)人的基本信息有一個(gè)清晰的歸類，這樣不僅提高了工作時(shí)的效率，還可以使檔案規(guī)范管理工作能夠得到完善，進(jìn)而也提高了高校整體的管理效能。

（三）加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在多次的實(shí)踐過程中可以得到一些經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，要想實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化的建設(shè)，就一定要加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范管理，因?yàn)楦咝n案管理是非?；A(chǔ)的建設(shè)，在進(jìn)行建設(shè)和使用的時(shí)候要根據(jù)數(shù)據(jù)資源庫和日常管理進(jìn)行展開應(yīng)用。為了確保安全，還要安裝一些報(bào)警系統(tǒng)和能夠自動(dòng)消防的氣體設(shè)施。在此過程中還要加強(qiáng)電子設(shè)備的監(jiān)控系統(tǒng)，這樣能夠在進(jìn)行使用檔案的時(shí)候提供快捷便利的服務(wù)，進(jìn)而對(duì)檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化也有了一定的保障。要想加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，最重要的一點(diǎn)還要加強(qiáng)數(shù)字化的管理模式，目前檔案的查詢和使用過程中都是運(yùn)用數(shù)字化管理的模式，它在這方面的運(yùn)用非常廣泛，所以說，將數(shù)字檔案管理的方式進(jìn)行使用是非常重要的。目前是以信息化的技術(shù)對(duì)檔案事業(yè)結(jié)合在一起進(jìn)行工作，這也將信息化技術(shù)的使用引入了檔案信息化管理建設(shè)的潮流，進(jìn)一步加強(qiáng)了高校對(duì)數(shù)字化處理的有效方法。為了保障高校所有的檔案都有一定的安全性，可以將重要的檔案資料信息進(jìn)行異地同步備份，這樣在丟失了的情況下也能夠及時(shí)找回，這對(duì)檔案規(guī)范管理的工作也有了進(jìn)一步的完善，大大提高了高校檔案管理信息化建設(shè)中的管理效率。

（四）加強(qiáng)建設(shè)檔案服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)共享體系

在如今這個(gè)飛速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，要想跟上時(shí)代的步伐，就要不斷地改善檔案管理的數(shù)字化信息，可以借助于發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)檔案管理數(shù)字平臺(tái)，創(chuàng)建好高校的網(wǎng)站信息，然后把這些檔案管理數(shù)字的平臺(tái)和高校的網(wǎng)站信息融合在一起，將師生整理好的電子檔案分類裝在文件夾里，再將檔案服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)和平臺(tái)共享加以完善，這種形式的出現(xiàn)就大大方便了教師和學(xué)生們的使用，對(duì)于應(yīng)屆的畢業(yè)生使用這個(gè)方法是再合適不過了。共享體系可以為我們高校檔案管理提供很大的便利，當(dāng)遇到一些比較大眾化信息資源的時(shí)候，也可以通過這個(gè)平臺(tái)進(jìn)行享用，因?yàn)槊總€(gè)高校的網(wǎng)站都是不同的，但是不同的網(wǎng)站都可以通過這個(gè)平臺(tái)進(jìn)行查詢使用，這種方法的投入加強(qiáng)了高校對(duì)檔案處理的效率，正是因?yàn)檫@種共享體系的存在，使得檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)單清晰，由于這種方法得到了大多數(shù)人的認(rèn)可，在各個(gè)高校都得以運(yùn)用，進(jìn)而也推動(dòng)了高校檔案管理信息化的發(fā)展。綜上所述，在數(shù)字化時(shí)代下，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，跟隨時(shí)展的潮流，將高校檔案管理工作的信息化建設(shè)不斷完善，不斷加強(qiáng)，這樣既能夠提高學(xué)校檔案管理工作中的工作效率，還能在一定程度上促使信息化工作得以加強(qiáng)。在對(duì)檔案進(jìn)行分類管理的時(shí)候要使用科學(xué)合理的方法。目前，管理工作中依舊存在著一些問題，我們要根據(jù)問題的存在不斷地完善和改進(jìn)，相信在共同努力之下，高校的檔案管理工作便會(huì)變得更加數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

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[2]曹方玲.數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)模式初探[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2017.

作者:張雪 單位:山東青年政治學(xué)院