CAD文件管理中問題與對策淺析
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摘要：以存儲數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、服務現(xiàn)代化為主的檔案信息化管理是檔案工作的發(fā)展趨勢，檔案工作重點也從以實體檔案為主逐步向以電子文件為主的數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變。文章旨在探究在電子信息技術(shù)的不斷成熟，cad技術(shù)廣泛應用的背景下，如何科學有序地管理數(shù)量巨大且增長迅速的CAD文件。研究發(fā)現(xiàn)在現(xiàn)在的管理實踐活動中，還存在的問題即件載體分散，格式不統(tǒng)一，難以進行統(tǒng)一管理和數(shù)據(jù)共享。并且初步探究解決以上問題的對策，以期能對CAD文件管理以及電子文件管理實踐活動提供方法和有益借鑒。
關(guān)鍵詞：檔案管理；文件管理；CAD文件
CAD就是計算機輔助設(shè)計（ComputerAidedDe－sign），是運用計算機及其圖形設(shè)備協(xié)助設(shè)計人員進行設(shè)計工作的繪圖系統(tǒng)，CAD技術(shù)是一項綜合性、迅速發(fā)展和廣泛應用的高新技術(shù)。國家標準《CAD文件管理總則（GB/T17825.1—1999）》中規(guī)定了CAD文件是在CAD過程中產(chǎn)生的文件，是指實現(xiàn)產(chǎn)品或項目所必須的全部設(shè)計文件和CAD圖等。CAD文件管理是指在CAD過程中，對所形成的CAD文件進行科學、有序地管理。本文主要論述CAD文件管理研究的現(xiàn)狀，對已有的相關(guān)研究進行了資料收集和數(shù)據(jù)分析。研究顯示，近年來，相關(guān)主題的研究規(guī)模較小，無法形成熱點，但是研究的范圍比較狹小，致力于解決問題，理論研究較少?；贑AD文件管理這一課題的研究內(nèi)容的變化趨勢是受CAD圖文檔系統(tǒng)的應用所影響的。在CAD圖文檔系統(tǒng)剛起步和小范圍推廣時，學者們研究使用和管理方法；大范圍廣泛應用時，學者們解讀政策；全社會普遍應用時，學者們致力于解決問題?？梢钥闯鲞@一課題是以指導實踐為目的的，非常重視實用性。本文對學術(shù)研究中的問題與對策進行探討，以期指導現(xiàn)實檔案工作。
1CAD文件管理的現(xiàn)狀
1.1制度現(xiàn)狀
現(xiàn)行的CAD文件管理標準有《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理（GB/T17678.1—1999）》《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)（GB/T17678.2—1999）》《CAD文件管理存儲與維護（GB/T17825.10—1999）》《CAD文件管理總則（GB/T17825.1—1999）》《CAD文件管理基本格式（GB/T17825.2—1999）》《CAD文件管理編號原則（GB/T17825.3—1999）》《CAD文件管理編制規(guī)則（GB/T17825.4—1999）》《CAD文件管理基本程序（GB/T17825.5—1999）》《CAD文件管理更改規(guī)則（GB/T17825.6—1999）》《CAD文件管理簽署規(guī)則（GB/T17825.7—1999）》《CAD文件管理標準化審查（GB/T17825.8—1999）》《CAD文件管理完整性（GB/T17825.9—1999）》和《CAD電子文件光盤存儲歸檔一致性測試（GB/T17679—1999）》等，從CAD文件管理的各個方面進行了規(guī)范，其中有部分是采用了國際標準，在世界范圍內(nèi)形成了CAD文件管理標準的統(tǒng)一，但全部為推薦標準，并不要求必須按標準管理CAD文件執(zhí)行，所以也存在大量管理不規(guī)范的情況。另外，大部分標準為1999年修訂，年限較為久遠，尤其是近幾年的電子文件管理方面發(fā)展迅速，過于陳舊的標準在某些實踐中已不再適用。
1.2管理現(xiàn)狀
早在CAD制圖軟件廣泛運用之初，學界就以一定的實踐經(jīng)驗為基礎(chǔ)，做了相關(guān)研究，研究思路基本傾向于———現(xiàn)階段，在各方面條件尚未成熟的情況下，建議CAD文件與紙質(zhì)檔案一起進館保存，采用“雙套制”管理模式，兩種介質(zhì)檔案并行管理，待到時機成熟時，CAD文件逐步取代紙質(zhì)圖紙，實現(xiàn)城建檔案全數(shù)字化管理。1.2.1CAD文件的種類繁多。CAD文件的種類有很多，電子文件有磁盤、磁帶和光盤；紙質(zhì)文件有底圖、藍圖和硫酸紙；按信息的表現(xiàn)形式又有圖樣、簡圖、文字和表格，種類繁多，載體分散，版本各有不同。另外，CAD文件的格式種類很多，常見的類型就有*.pcb、*.cad、*.brd等20種，格式多，不統(tǒng)一。CAD文件的種類繁多，查看不便，管理困難，難以實現(xiàn)統(tǒng)一管理和數(shù)據(jù)共享。1.2.2管理標準不統(tǒng)一。對于發(fā)展初期形成的CAD文件，當時沒有一套完整的管理規(guī)范，往往都是按各自的使用習慣進行管理；在CAD文件管理系列規(guī)范發(fā)布之后仍然存在不按照標準管理的情況，導致各處CAD文件管理不統(tǒng)一，對于集中統(tǒng)一管理造成了很大障礙。
1.3CAD系統(tǒng)使用現(xiàn)狀
1.3.1CAD系統(tǒng)使用廣泛。CAD系統(tǒng)在我國的使用相對于西方國家稍晚，從誕生至今只有30多年的歷史，但是隨著近些年CAD系統(tǒng)不斷地開發(fā)完善，CAD系統(tǒng)逐漸普及，應用越來越廣泛。1.3.2現(xiàn)有CAD系統(tǒng)的功能使用不便?，F(xiàn)有的CAD系統(tǒng)基本能滿足大部分用戶的使用需求，但在使用的過程中，還存在許多不便之處。比如菜單工具欄中的功能排列，常用的工具往往不在最方便使用的位置，而那些不常用的工具常常觸手可及；對于經(jīng)常使用的命令組合，需要多次進行重復選擇操作，降低了制圖的效率；缺少標準圖庫和專業(yè)圖庫，在繪制標準件時每次都需要使用者查找繪制標準制圖，無法直接調(diào)取等。
2CAD文件管理中存在的問題
2.1CAD文件的真實性無法得到保障
2.1.1CAD文件具有可編輯性，易被修改。檔案的最本質(zhì)特征就是其原始記錄性，CAD文件也需要保障其原始記錄性。但是眾所周知，CAD電子文件作為一種矢量文件，可編輯性是它的特性，可被修改，容易改變。無法確保歸檔的CAD文件的原始性和真實性，也無法保證電子檔案的信息安全性。雖然現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了雙密鑰碼、數(shù)字水印、電子簽名等各種防寫措施和技術(shù)手段，但要想在CAD文件管理系統(tǒng)中達到全面使用，還尚需時日。2.1.2CAD文件具有可塑性，多次修改的痕跡無法體現(xiàn)。CAD文件具有可塑性，一般單位最終使用CAD文件都是使用打印后的圖紙，設(shè)計者如果發(fā)現(xiàn)打印后圖紙只是存在一些簡單錯誤的情況下，通常不會將圖紙重新打印，而是直接在打印后的圖紙上進行更改，就有可能只更改了圖紙而沒有更改CAD電子文件的情況，于是存在保存的CAD文件不是最終版本，兩種文件不相符的問題。即使同步做了更改，在CAD文件與打印后的圖紙相一致的情況下，也無法查看在中間哪些部分做過更改，沒有更改痕跡，只有最終結(jié)果，看不到其中的變化過程。2.1.3移交時檔案的真實性檔案部門在接收歸檔的CAD文件時，只能對文件標識和數(shù)量進行簡單的核對，因為涉及了建、結(jié)、水、電、設(shè)和預概算等若干專業(yè)問題而無法檢查文件的內(nèi)容是否真實有效。CAD文件的質(zhì)量也參差不齊，沒有指定的人員進行檢查，并且用審核、校對前的未定稿歸檔的情況也偶有發(fā)生。
2.2CAD文件的安全性無法得到保障
2.2.1CAD文件可編輯性產(chǎn)生的信息安全問題。CAD文件作為電子文件的一種，有很明顯的電子文件特征。CAD軟件可以對CAD文件進行修改、復制、刪除等操作，傳播方便，容易導致信息泄露，并且CAD文件的版本唯一性和權(quán)威性也無法得到保障。尤其CAD文件中包含詳細的設(shè)計信息，大多屬于企業(yè)或機構(gòu)機密，技術(shù)資料泄密可能會造成巨大的經(jīng)濟損失。2.2.2檔案人員的計算機水平較低。檔案工作人員中大多數(shù)都不是計算機專業(yè)的，計算機水平普通，沒有能夠抵抗不法分子入侵的能力，市面上現(xiàn)有的殺毒軟件也只能檢查常見的木馬病毒，對于有意的非法入侵依然沒有抵擋能力，存檔的CAD文件很容易被竊取、修改或鎖定。
2.3檢索不便
對于已經(jīng)歸檔的CAD文件，利用者只能根據(jù)文件題名和地塊等信息進行檢索，能直接獲取到都是大范圍上的信息，而無法直接獲取到其細節(jié)上的結(jié)構(gòu)信息等，不能直接找到自己需要的CAD文件，也無法直接發(fā)現(xiàn)哪些CAD有值得借鑒之處。
2.4網(wǎng)絡協(xié)同設(shè)計困難
在CAD系統(tǒng)的使用中，可能會出現(xiàn)需要協(xié)同設(shè)計的情況，也有可能需要使用跨單位、跨部門的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)由于各單位的標準和使用習慣不一致，所以導致已有的一部分數(shù)據(jù)信息不能有效地加以利用，造成了信息資源的浪費。
3產(chǎn)生問題的原因
3.1制度不夠完善
我國相較于其他國家來說，CAD使用的起步較晚，發(fā)展完善的時間較短，還沒有建立起全面完善的制度和標準。已有的相關(guān)標準版本老舊，并且不要求強制執(zhí)行，所以CAD文件的管理仍然五花八門，不能統(tǒng)一。
3.2人員的檔案意識不強
無論是檔案的形成者和利用者，基本上都不是檔案工作者，只關(guān)心自己使用方便而不考慮檔案的歸檔和管理，格式不規(guī)范、修改時只做紙質(zhì)打印版的標注甚至不移交歸檔的情況屢見不鮮。沒有形成強烈的檔案意識，沒有從長遠的角度考慮CAD文件的利用，才最終導致出現(xiàn)檔案丟失、版本不統(tǒng)一、不是最終版本等許多問題。
3.3信息化水平較低
沒有真正形成一套可以管理CAD文件的信息系統(tǒng)，沒有形成一套鑒定電子文件真實性的方法，我國計算機行業(yè)起步相對較晚，計算機應用方面還存在許多問題，導致CAD文件的安全性和真實性無法得到保障。
4解決問題的對策
4.1保障CAD文件的真實性
提高CAD文件形成者的檔案意識，真正做到每次修改都在CAD版本中完成，并且做到及時歸檔。還應設(shè)立專員檢查歸檔的CAD文件，佐以密鑰碼和電子簽章共同使用，保障CAD文件內(nèi)容真實有效。
4.2保障CAD文件的安全性
建立健全保護信息安全的法律法規(guī)，機構(gòu)和企業(yè)內(nèi)部也要與員工簽訂保密協(xié)議，加強管理，保障信息安全，防止CAD文件的外泄，用制度和法律進行約束。也可以培訓檔案工作人員的計算機應用水平，提高自身的信息化能力，無論是對于維護CAD文件信息安全還是日常檔案管理都大有脾益。
4.3解決檢索和網(wǎng)絡協(xié)同設(shè)計問題
4.3.1建設(shè)并完善CAD管理系統(tǒng)。最直接的方法就是擴大現(xiàn)有CAD系統(tǒng)的應用范圍，在整個機構(gòu)內(nèi)部建設(shè)局域網(wǎng)絡，對網(wǎng)絡內(nèi)部上傳或下載CAD文件作出統(tǒng)一格式的規(guī)范，同時部署相應的CAD軟件，相關(guān)人員就能直接檢索和利用設(shè)計和技術(shù)部門提供的產(chǎn)品CAD文件。但這種方法也存在很高的信息泄露風險。4.3.2將CAD文件轉(zhuǎn)換格式?？梢詫AD文件進行文件轉(zhuǎn)換后共享，可選擇將CAD文件轉(zhuǎn)換為“位圖文件格式（*.bmp）”或“32位增強型圖元文件（*.wmf）”。這樣，CAD文件就轉(zhuǎn)換成了可直接利用通用的看圖軟件查看的格式。雖然還存在清晰度較差、文件較大且有尺寸限制，但仍然已經(jīng)在技術(shù)人員與外部交流中有所使用。也可將CAD文件轉(zhuǎn)換為通用的（*.pdf）格式文件，就沒有以上缺點。
5結(jié)束語
CAD文件管理中還存在許多問題需要被優(yōu)化和解決，這也說明了CAD文件的廣泛應用以及CAD文件管理的規(guī)范程度需不斷加深。本文主要探討了CAD文件管理中存在的問題，包括真實性、安全性、檢索以及協(xié)同設(shè)計四個方面，探討了這些問題出現(xiàn)的原因，也尋求了解決問題的辦法。本文對CAD文件管理研究的現(xiàn)狀作了討論，發(fā)現(xiàn)其中一大部分時間較早，年代久遠，研究中的問題也隨著我國信息化發(fā)展水平的不斷加深而迎刃而解。比如說CAD文件的“雙套制”保存問題，2018年中國人民大學電子文件管理研究中心在北京主辦了第九屆中國電子文件管理論壇，圍繞電子文件單軌制轉(zhuǎn)型進行了討論。國務院學科評議組圖書情報與檔案管理學科召集人馮惠玲教授梳理了單軌制政策在實踐上的成果和學術(shù)研究的現(xiàn)狀，認為推行單軌制是實現(xiàn)電子文件管理目標、助力信息化效能和降低成本的保障，從紙質(zhì)管理平臺轉(zhuǎn)移到數(shù)字平臺需要法律、政策和管理三大支點。目前我國亟需制定宏觀政策與戰(zhàn)略框架，全面部署電子文件管理與長期保存系統(tǒng)，培育理論、技術(shù)、方法和專業(yè)人才，最重要的是觀念轉(zhuǎn)換。單軌制的電子文件在學界得到了越來越廣泛的認同。筆者認為隨著CAD圖文檔系統(tǒng)在企業(yè)的普及，會需要更多具備檔案學和計算機學雙重知識的人才，對于CAD文件管理這類具有綜合性又屬于檔案工作需要解決的問題，更需要檔案工作者和檔案學者肩負起更多的責任，多多關(guān)注檔案管理實踐中亟待解決的問題。
作者:方擎 單位:黑龍江省哈爾濱市平房區(qū)退役軍人事務局