談鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)

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摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，及其在檔案管理中的應(yīng)用，做好項(xiàng)目檔案信息化管理，對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目順利通過驗(yàn)收，以及后期的項(xiàng)目運(yùn)營、維護(hù)和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等發(fā)揮著重要作用。本文分析了鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)，以及項(xiàng)目檔案信息化管理內(nèi)容，最后提出做好項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的具體措施，有利于發(fā)揮檔案應(yīng)有價(jià)值，推動(dòng)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：鐵路建設(shè)項(xiàng)目；檔案信息化；項(xiàng)目檔案

概述

據(jù)中國鐵路總公司2019年度工作會(huì)議透露，截至2018年底，全國鐵路營業(yè)里程超過了13.1萬公里，其中高鐵2.9萬公里?！鞍丝v八橫”高速鐵路建設(shè)極大地方便了區(qū)域間的聯(lián)系，促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展。鐵路項(xiàng)目建設(shè)檔案（以下簡(jiǎn)稱“項(xiàng)目檔案”）是指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的，在鐵路建設(shè)全過程中所形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、實(shí)物等形式文件資料。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，做好項(xiàng)目檔案信息化管理，在鐵路建設(shè)項(xiàng)目順利通過驗(yàn)收，以及后期的項(xiàng)目運(yùn)營、維護(hù)和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等事務(wù)中發(fā)揮著重要作用。

1鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)

1.1成套性

項(xiàng)目檔案來源于鐵路建設(shè)項(xiàng)目從其立項(xiàng)、預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)、施工竣工等全過程。在此過程中所產(chǎn)生的大量關(guān)于項(xiàng)目建設(shè)的文件資料，共同構(gòu)成相互關(guān)聯(lián)的建設(shè)項(xiàng)目檔案，具有顯著的成套性特點(diǎn)。

1.2專業(yè)性

項(xiàng)目檔案根據(jù)《中國鐵路總公司鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，納入建設(shè)項(xiàng)目檔案收集、歸檔的文件資料全面、真實(shí)地記錄、反映了鐵路項(xiàng)目建設(shè)的專業(yè)技術(shù)內(nèi)容。如鐵路施工中的工藝、技術(shù)、專利、特殊機(jī)械設(shè)備，涉及到橋梁、軌道、編組站、信號(hào)，以及鐵路建設(shè)施工的驗(yàn)收等產(chǎn)生的專業(yè)性文件資料。

1.3動(dòng)態(tài)性

鐵路建設(shè)項(xiàng)目在竣工完成后，為保證整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)營的安全性、可靠性，后期還需要進(jìn)行大量的試運(yùn)營，由此所開展的技術(shù)改造、線路維護(hù)、病害整治等等活動(dòng)，在此過程中所產(chǎn)生的各種具有保存價(jià)值的文件資料均被納入了收集歸檔范疇。

1.4周期長(zhǎng)

與其他建設(shè)項(xiàng)目不同的是，鐵路建設(shè)項(xiàng)目從其項(xiàng)目立項(xiàng)、預(yù)可行性研究、可行性研究，到后期的勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收，等等，所需時(shí)間短則數(shù)年，長(zhǎng)則十多年，并需接受項(xiàng)目檔案國家驗(yàn)收。周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，給項(xiàng)目建設(shè)檔案收集、整理、歸檔增添了難度。

2鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理內(nèi)容

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化是指利用信息技術(shù)，對(duì)獲取、傳遞、整理、存儲(chǔ)的項(xiàng)目檔案信息資源利用信息管理系統(tǒng)進(jìn)行一體化管理。具體包括了對(duì)各種載體項(xiàng)目檔案進(jìn)行掃描、數(shù)據(jù)壓縮等數(shù)字化處理，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)構(gòu)建結(jié)構(gòu)有序的項(xiàng)目建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，以及借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)檔案資源共享服務(wù)。

2.1實(shí)行數(shù)字化信息加工

1）掃描紙質(zhì)文檔。項(xiàng)目檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)，是要對(duì)其檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化信息加工。主要涉及兩個(gè)方面，一是存量項(xiàng)目檔案的數(shù)字化。即對(duì)已經(jīng)收集、鑒定并整理歸檔的，納入檔案管理范疇的紙質(zhì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行掃描加工，根據(jù)保存期限長(zhǎng)短，先要做好“永久”“30年”的紙質(zhì)類檔案資料數(shù)字化掃描，再對(duì)“10年”等進(jìn)行加工。鑒于項(xiàng)目檔案數(shù)量大、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，可與第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，依托檔案數(shù)字化公司專業(yè)力量和技術(shù)，將紙質(zhì)項(xiàng)目檔案掃描，并經(jīng)OCR識(shí)別后進(jìn)行PDF封裝，從而形成滿足檢索復(fù)制的雙層PDF文件。二是新增項(xiàng)目檔案的數(shù)字化。針對(duì)這一類產(chǎn)生于項(xiàng)目后期維護(hù)管理過程中所產(chǎn)生的檔案，可利用建立的檔案管理數(shù)據(jù)庫，及時(shí)將紙質(zhì)檔案、電子檔案進(jìn)行數(shù)字化信息錄入。2）建立電子文檔。要求項(xiàng)目檔案各建設(shè)參與方在移交紙質(zhì)文件時(shí)，一并移交與之相對(duì)應(yīng)的電子文檔；或者將紙質(zhì)文檔掃描加工制成電子文件。電子文檔制作應(yīng)按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等執(zhí)行。3）數(shù)據(jù)掛接驗(yàn)收。將已經(jīng)建立起來的項(xiàng)目電子文檔接入專門的鐵路項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，并與項(xiàng)目紙質(zhì)檔案同步驗(yàn)收。根據(jù)《中國鐵路總公司鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》中關(guān)于各項(xiàng)目檔案各階段的歸檔范圍、階段劃分表等對(duì)項(xiàng)目檔案內(nèi)容進(jìn)行實(shí)體驗(yàn)收，然后檢查掃描后的電子文件與項(xiàng)目紙質(zhì)檔案是否一一對(duì)應(yīng)，最后是將電子文件在開發(fā)的專門檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行單個(gè)或批量數(shù)據(jù)掛接，將已經(jīng)電子化的文檔上傳至設(shè)置好的數(shù)據(jù)庫中，自動(dòng)生成分類號(hào)目錄菜單，最后對(duì)數(shù)據(jù)掛接的結(jié)果進(jìn)行檢查、驗(yàn)收。

2.2開發(fā)信息化管理系統(tǒng)

雖然市場(chǎng)上關(guān)于檔案管理系統(tǒng)較多，但多屬于通用型系統(tǒng)，靈活性較差，無法對(duì)應(yīng)鐵路項(xiàng)目建設(shè)的行業(yè)特點(diǎn)。鑒于鐵路項(xiàng)目建設(shè)參與方眾多、建設(shè)周期長(zhǎng)等特點(diǎn)，在立卷歸檔時(shí)主要由各參建方獨(dú)自完成，難以在系統(tǒng)上進(jìn)行對(duì)其分別著錄歸檔，因此，可對(duì)項(xiàng)目檔案采集、著錄等進(jìn)行簡(jiǎn)化，將工作重點(diǎn)放在項(xiàng)目檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)錄入、分類及檢索利用等功能開發(fā)和設(shè)置方面。1）系統(tǒng)架構(gòu)。項(xiàng)目檔案信息化構(gòu)架包括項(xiàng)目管理系統(tǒng)和項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，以及連接二者之間的數(shù)據(jù)接口。其中，項(xiàng)目建設(shè)管理系統(tǒng)包括鐵路項(xiàng)目建設(shè)信息庫、實(shí)施計(jì)劃和歸檔計(jì)劃管理、項(xiàng)目實(shí)施過程控制、成果展示及成果歸檔管理、項(xiàng)目驗(yàn)收，以及年度考核，等等；項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)則包括目錄及電子目錄的數(shù)據(jù)接收、項(xiàng)目檔案歸檔既組卷、項(xiàng)目檔案查詢及借閱、項(xiàng)目檔案統(tǒng)計(jì)、項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)挖掘及分析；數(shù)據(jù)接口則是連接二者之間的信息載體通道。2）功能設(shè)置。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)復(fù)雜、功能多樣，門類包括文書檔案、聲像檔案、科技檔案，且不同門類檔案組卷方式不同。基于此，應(yīng)開發(fā)檔案自定義功能管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類。自定義功能系統(tǒng)涵蓋字段定義、屬性設(shè)置、界面定制、菜單組合、權(quán)限管理等，根據(jù)項(xiàng)目檔案信息化管理需要，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)集成。具體來說包括三個(gè)層級(jí)：一級(jí)包括科技檔案、文書檔案、聲像檔案，等等。二級(jí)是在一級(jí)基礎(chǔ)上的再細(xì)分。如，項(xiàng)目科技檔案包括項(xiàng)目工程前期文件、建設(shè)管理類文件、施工文件、驗(yàn)收資料，等等。在一二級(jí)基礎(chǔ)上，再在系統(tǒng)中設(shè)置案卷級(jí)目錄參數(shù)和文件級(jí)目錄參數(shù)，如案卷題名、文件題名、立卷單位、檔號(hào)、文字說明，等等，是為三級(jí)。3）庫房管理。項(xiàng)目檔案信息化管理應(yīng)將庫房檔案管理納入其中，以卷為單位，在錄入相關(guān)項(xiàng)目檔案信息時(shí)，設(shè)置案卷具體存放位置，利用模擬庫房快速定位具體檔案位置，以提升后期項(xiàng)目檔案查閱、利用效率，真正實(shí)現(xiàn)全流程項(xiàng)目檔案信息化管理。

2.3夯實(shí)網(wǎng)絡(luò)化管理基礎(chǔ)

項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)管理離不開完備的軟硬件條件作為支撐。根據(jù)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理實(shí)際需要，建立基于項(xiàng)目檔案管理的局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)兩種類型計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，并添置計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、照相機(jī)，采用防火墻、訪問控制和加密等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，做好非法訪問和病毒攻擊防治，阻止非法入侵、黑客攻擊，保障項(xiàng)目檔案信息安全、穩(wěn)定、可靠。

3鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理對(duì)策

3.1提高思想認(rèn)識(shí)，健全組織保障

將項(xiàng)目檔案信息化管理納入項(xiàng)目檔案管理的重要議事日程，事前要強(qiáng)化業(yè)務(wù)輔導(dǎo)，要求項(xiàng)目各參建單位領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)人在思想上高度重視項(xiàng)目檔案信息化管理工作，嚴(yán)格落實(shí)項(xiàng)目檔案信息化管理工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，明確各參建方檔案管理工作職責(zé)，把項(xiàng)目檔案信息化工作納入項(xiàng)目質(zhì)量責(zé)任制，細(xì)化監(jiān)督考核舉措，做好信息化前、中、后的監(jiān)督檢查和考核。此外，要加大檔案管理人員配備力度，根據(jù)項(xiàng)目檔案信息化管理實(shí)際需要，配備專兼職檔案人員，加強(qiáng)檔案人員信息化業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，為項(xiàng)目檔案信息化管理提供過硬人才支持和保障。

3.2實(shí)行統(tǒng)一管理，完善規(guī)章制度

鐵路項(xiàng)目檔案信息化管理是一項(xiàng)重要、長(zhǎng)期性工作，實(shí)行統(tǒng)一管理，建立項(xiàng)目檔案信息化管理約束機(jī)制，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，是項(xiàng)目檔案信息化管理的重要外部保障。為此，首先需要在項(xiàng)目合同中約定設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位按照項(xiàng)目檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和要求，明確信息化管理承擔(dān)的具體責(zé)任和要求；將項(xiàng)目檔案信息化與工程項(xiàng)目建設(shè)按照“四同步”進(jìn)行信息化收集、整理、歸檔；要將項(xiàng)目檔案信息化管理納入項(xiàng)目檔案驗(yàn)收和項(xiàng)目評(píng)先評(píng)優(yōu)結(jié)合起來。健全項(xiàng)目檔案信息化管理各項(xiàng)規(guī)章制度，并抓好制度的貫徹落實(shí)。

3.3加大投入力度，提升管理水平

加大項(xiàng)目檔案信息化管理經(jīng)費(fèi)投入，撥付項(xiàng)目檔案信息化專項(xiàng)資金，按照“八防”標(biāo)準(zhǔn)和要求，夯實(shí)檔案安全管理基礎(chǔ)設(shè)施。加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度。根據(jù)項(xiàng)目檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)需要，做好檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，尤其是信息化管理方面的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提升檔案專、兼職人員綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)，尤其是信息素養(yǎng)。

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作者：陳維琪 單位：中國鐵路南寧集團(tuán)有限公司檔案館館員