水利科技檔案頁(yè)碼編制淺論

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摘要：以檔案整理業(yè)務(wù)規(guī)范為依據(jù)，通過(guò)梳理水利科技檔案頁(yè)碼編寫原則、編寫要求、編寫工具、編制方法等，對(duì)檔案中頁(yè)數(shù)與頁(yè)次的區(qū)別進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，提出卷與件整理的頁(yè)碼表示方法，以供檔案管理工作參考。

關(guān)鍵詞：水利科技檔案；頁(yè)碼；編制；頁(yè)數(shù)；頁(yè)次

水利科技檔案是應(yīng)當(dāng)歸檔保存的水利科技文件材料，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中按照一定的程序和要求直接形成的文字、圖表等不同形式與載體的歷史記錄，具有專業(yè)性強(qiáng)、種類和類型的多樣性、成套性、現(xiàn)實(shí)使用性等特點(diǎn)，是對(duì)水利工程建設(shè)管理科技成果的真實(shí)記錄。特別是企事業(yè)單位的檔案，在單位各項(xiàng)資質(zhì)延續(xù)申請(qǐng)、質(zhì)量體系的評(píng)審、工程招投標(biāo)、科研生產(chǎn)項(xiàng)目參考、職稱申報(bào)、固定資產(chǎn)備案等發(fā)揮重要作用。隨著水利科技事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，水利科技檔案管理對(duì)未來(lái)繼續(xù)進(jìn)行水利工程研究與建設(shè)管理具有重要參考意義，而頁(yè)碼是水利科技檔案材料每一頁(yè)面標(biāo)明次序的號(hào)碼，不僅用于統(tǒng)計(jì)檔案材料的頁(yè)數(shù)，以便于檢索，還可以防止文件的某一部分遺失。

1水利科技檔案頁(yè)碼編制的意義

頁(yè)碼編制是水利科技檔案整理的一項(xiàng)基本工作。也是檔案工作人員的基本功，也是檔案整理的基本要求。頁(yè)碼編制是為檔案材料編制頁(yè)號(hào)。其意義不僅在于固定文件、明確檔案材料的數(shù)量、位置和次序，更有利于檔案工作人員對(duì)檔案完整情況的統(tǒng)計(jì)。在確定歸檔材料的總頁(yè)數(shù)的同時(shí)又確定了檔案材料的先后次序。再者可以保護(hù)文件，文件頁(yè)面頁(yè)碼的存在，可預(yù)防檔案利用過(guò)程中不慎造成的頁(yè)面丟失，在未來(lái)查找利用時(shí)，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)拆頁(yè)、掉頁(yè)、缺頁(yè)的情況，方便檔案工作人員掌握檔案的完整情況，確保檔案的安全，提高查閱、檢索速度。

2水利科技檔案頁(yè)碼編制原則

2．1依法原則

頁(yè)碼編制的方式、方法、工具、位置字符等要求應(yīng)遵循現(xiàn)行檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，應(yīng)做到有章可循，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確切地保持檔案的基本屬性，即原始記錄性。

2．2不干預(yù)原則

不干預(yù)原則是指在不影響原有水利科技檔案頁(yè)碼作用的基礎(chǔ)上，如果水利科技檔案原有頁(yè)碼，應(yīng)保護(hù)檔案原始記錄、保護(hù)檔案原件，不需重新編寫頁(yè)碼。

2．3穩(wěn)定性原則

在水利科技檔案頁(yè)碼編制中，除了遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范外，應(yīng)科學(xué)地、合理地保持統(tǒng)一性和穩(wěn)定性，書寫或打印頁(yè)碼更方便，而且效率會(huì)更高。不能因個(gè)人習(xí)慣、時(shí)間變化等因素隨意更改，在新的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范實(shí)施前，應(yīng)保持頁(yè)碼編制方法的穩(wěn)定性和統(tǒng)一性。

3卷內(nèi)水利科技文件頁(yè)碼編寫要求

3．1規(guī)范頁(yè)碼編寫位置

根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB／T11822—2008）6．1條款卷內(nèi)科技文件頁(yè)號(hào)編寫中，6．1．1條款案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁(yè)號(hào)，以有效內(nèi)容的頁(yè)面為1頁(yè)［1］。6．1．2條款已有頁(yè)號(hào)的文件可不再重新編寫頁(yè)號(hào)［1］。6．1．3條款卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)［1］，并未明確指定編頁(yè)的具體位置。而在2016年6月1日實(shí)施的文書檔案保存的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA／T22—2015）6．3條款中則提到了編頁(yè)的位置。筆者認(rèn)為，文書檔案跟科技檔案雖有區(qū)別，但頁(yè)碼編制是一樣的，且科技檔案沒有具體規(guī)定案卷頁(yè)號(hào)的編寫位置，也許正好是給了檔案工作人員一點(diǎn)“自由度”，可以根據(jù)文件編號(hào)處的批注、頁(yè)邊距等實(shí)際情況決定。

3．2判斷頁(yè)碼有效頁(yè)

2008年的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB／T11822—2008）提出案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁(yè)號(hào)，以有效內(nèi)容的頁(yè)面為1頁(yè)。根據(jù)日常檔案工作實(shí)際經(jīng)驗(yàn)和檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，判斷“有效頁(yè)”的方法有以下幾點(diǎn)：①待編頁(yè)面應(yīng)有數(shù)字、圖表、文字等內(nèi)容；②待編頁(yè)碼的頁(yè)面內(nèi)容與本卷內(nèi)容相關(guān)；③封面、扉頁(yè)、目錄頁(yè)、封底均不編寫頁(yè)號(hào)；④為便于查找文件在文件章節(jié)中間插入的彩色隔頁(yè)應(yīng)為無(wú)效頁(yè)，不應(yīng)編制頁(yè)碼。在編制頁(yè)碼過(guò)程中，可能還會(huì)遇到空白頁(yè)的情況，空白頁(yè)是指頁(yè)面無(wú)文字或圖表等相關(guān)內(nèi)容，但已經(jīng)編制頁(yè)碼，或者雖然沒有明確標(biāo)注頁(yè)碼，但事實(shí)上已經(jīng)計(jì)入頁(yè)碼的［2］，處理方法是明確編制頁(yè)碼，在此頁(yè)面上加蓋“此頁(yè)空白”印章。

4水利科技檔案頁(yè)碼編寫工具

在傳統(tǒng)頁(yè)碼編寫作法中，一般用手寫編碼或當(dāng)頁(yè)數(shù)很多時(shí)采用金屬自動(dòng)打碼機(jī)進(jìn)行頁(yè)碼編寫。手寫的編碼工具一般采用黑色中性筆或鋼筆。

4．1黑色中性筆或鋼筆

從檔案的永久性考慮，檔案頁(yè)碼編制宜采用黑色中性筆或鋼筆等不易褪色的工具材料進(jìn)行編制。特別是保存期限長(zhǎng)，存放時(shí)限無(wú)限制的水利科技檔案［3］，不應(yīng)選擇鉛筆、純藍(lán)墨水、普通圓珠筆等易褪色的字跡材料。

4．2自動(dòng)打碼機(jī)

當(dāng)采用金屬自動(dòng)打碼機(jī)進(jìn)行編碼時(shí)，首先需要對(duì)金屬自動(dòng)打碼機(jī)進(jìn)行加墨、調(diào)節(jié)連數(shù)等相關(guān)操作。打碼機(jī)使用方便，應(yīng)選印跡快干、清晰、耐水耐光質(zhì)量高的油墨，打印頁(yè)碼整齊美觀［4］，但因?yàn)槭鞘止し?yè)打碼，有時(shí)手動(dòng)翻頁(yè)會(huì)發(fā)生有多翻頁(yè)（1次誤翻多頁(yè)）現(xiàn)象，出現(xiàn)打碼漏頁(yè)現(xiàn)象，所以要求檔案工作人員在打碼時(shí)一定要專心、細(xì)心、耐心，盡可能避免打漏頁(yè)碼。

5水利科技檔案頁(yè)碼編制方法

水利科技檔案以件為單位編寫頁(yè)碼的文件，以有圖表、文字等有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA／T22—2015）6．3．3條款，文件材料已印制成冊(cè)，并編有頁(yè)碼的，擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變［5］，即已有頁(yè)碼的檔案文件可不再重新編寫頁(yè)碼。編寫原則主要有以下幾點(diǎn)：①逐頁(yè)采用阿拉伯?dāng)?shù)字累計(jì)編寫頁(yè)號(hào)；②凡有書寫內(nèi)容的頁(yè)面（包括文字、圖表）均應(yīng)編寫頁(yè)號(hào)，自第1頁(yè)開始，按自然號(hào)編寫，每一頁(yè)連續(xù)編寫；③統(tǒng)一原則，單面書寫的水利科技文件材料，頁(yè)碼標(biāo)注在文件正面的右下角；雙面書寫的水利科技文件材料，正面頁(yè)碼標(biāo)注在文件正面的右下角、背面頁(yè)碼標(biāo)注在文件背面的左下角。

6頁(yè)碼編制出錯(cuò)的處理方式

水利科技檔案作為各單位在從事水利工作及相關(guān)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)保存的文件材料［6］，也是單位檔案資源的重要組成部分。檔案工作是一項(xiàng)平凡、枯燥又具有連續(xù)、持續(xù)性的工作，而頁(yè)碼編制更是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，因此，要求檔案人員具有負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心、專研的工作態(tài)度。1）漏編如第100頁(yè)和101頁(yè)之間漏編了1頁(yè)，可以把100頁(yè)修改為100－1，把漏編的1頁(yè)編為100－2，但在備考表注明時(shí)應(yīng)備注第100頁(yè)為2頁(yè)，并在寫備考表說(shuō)明總頁(yè)數(shù)時(shí)增加1頁(yè)。2）重編在用中性筆編寫頁(yè)碼時(shí)，往往出現(xiàn)編碼重復(fù)情況，即1頁(yè)編了2個(gè)頁(yè)碼，如100頁(yè)編碼2次，可以修改為100－1，100－2，但在備考表注明時(shí)應(yīng)備注第100頁(yè)為2頁(yè)，并在寫備考表說(shuō)明總頁(yè)數(shù)時(shí)增加1頁(yè)。3）錯(cuò)編在用中性筆編寫頁(yè)碼時(shí)，往往有書寫跳頁(yè)情況，如第80頁(yè)后的頁(yè)碼應(yīng)為第81頁(yè)，結(jié)果寫成82頁(yè)了，可以把80修改為80－81，但在備考表說(shuō)明時(shí)應(yīng)備注80－81頁(yè)為1頁(yè)，并在寫備考表說(shuō)明總頁(yè)數(shù)時(shí)減1頁(yè)。

7頁(yè)次與頁(yè)數(shù)的區(qū)別

在實(shí)際工作中，發(fā)現(xiàn)個(gè)別檔案人員分不清頁(yè)數(shù)和頁(yè)次［7－8］，在編制卷內(nèi)目錄和備考表時(shí)，混淆了頁(yè)次和頁(yè)數(shù)，筆者從概念、表示方法對(duì)頁(yè)次與頁(yè)數(shù)進(jìn)行了區(qū)別分析。

7．1概念不同

頁(yè)次：是指頁(yè)面總數(shù)的當(dāng)前頁(yè)。頁(yè)次表示的是位于第幾頁(yè)，一共有多少頁(yè)。頁(yè)數(shù)：指頁(yè)面總數(shù)，也指打印后的文件共多少頁(yè)，表示的是一共有多少頁(yè)，即每份歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。

7．2表示方法不同

頁(yè)次如10／60，表示是位于第10頁(yè)，一共有60頁(yè)。頁(yè)數(shù)100就表示一共有100頁(yè)。

8卷與件整理的頁(yè)碼表示方法

按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB／T11822—2008）7．1條款，案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂［1］。裝訂方法不一樣，頁(yè)碼編寫方法也不同。每個(gè)案卷的序號(hào)和頁(yè)號(hào)是相對(duì)獨(dú)立，卷內(nèi)所有文件的頁(yè)號(hào)應(yīng)是1個(gè)流水號(hào)，不同案卷之間不應(yīng)連續(xù)編寫序號(hào)和頁(yè)號(hào)。以卷為單位裝訂的文件，在這一卷中［9］，頁(yè)碼的編寫方法是從第1份文件的首頁(yè)開始，一直流水號(hào)連續(xù)編到最后1份文件的末頁(yè)（不包括卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表），并且不應(yīng)該有空號(hào)或重號(hào)，在填寫卷內(nèi)目錄時(shí)，卷內(nèi)目錄參數(shù)中頁(yè)數(shù)就是“頁(yè)次”（如圖1所示），即每份文件的首頁(yè)在整卷中的起始頁(yè)號(hào)。需要注意的是，卷內(nèi)目錄最后1份文件的“頁(yè)次”一項(xiàng)，必須首尾號(hào)均應(yīng)標(biāo)注［10］，即填寫最后1份文件的起始頁(yè)和末頁(yè)，如整卷共有68頁(yè)，最后1份文件的起始頁(yè)碼是26，該份文件的卷內(nèi)目錄的頁(yè)次就應(yīng)該填寫26－68。以件為單位裝訂的文件材料，應(yīng)在案卷內(nèi)統(tǒng)編件號(hào)，每件文件應(yīng)分別編寫頁(yè)碼，1件文件1個(gè)流水號(hào)［11－12］，卷內(nèi)目錄中填寫頁(yè)號(hào)的一項(xiàng)應(yīng)該是“頁(yè)數(shù)”（如圖2所示），即這份文件的總頁(yè)數(shù)。

9結(jié)語(yǔ)

水利科技檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣的基礎(chǔ)性工作，具有原始記錄性、知識(shí)性等特點(diǎn)，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。作為企事業(yè)單位的重要資料，在單位未來(lái)發(fā)展中具有重要意義，因此，在檔案整理過(guò)程編制頁(yè)碼時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范編制，不同的檔案類型有不同的檔案標(biāo)準(zhǔn)，做到認(rèn)真、細(xì)心編寫，避免出現(xiàn)漏號(hào)、重號(hào)、錯(cuò)號(hào)等情況。

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［7］車建武，田煜．紙質(zhì)科技檔案頁(yè)碼編制方法與策略探析［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2019（1）：59－60．

作者:詹小米 李麗萍 鄭丹陽(yáng) 黃譽(yù)艷 單位:廣東省水利水電科研究院