水利工程項目設(shè)計檔案管理措施

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摘要：結(jié)合江蘇省太湖水利規(guī)劃設(shè)計研究院有限公司實際工作，從充分認識工程設(shè)計檔案的特點出發(fā)，將設(shè)計檔案管理工作與自主創(chuàng)新相結(jié)合，就水利工程項目設(shè)計檔案管理進行探索，達到把檔案管理工作做得更好的目的。

關(guān)鍵詞：水利；設(shè)計檔案；管理

1概述

水利工程項目設(shè)計檔案，是水利工程設(shè)計單位的核心檔案，是基本建設(shè)和生產(chǎn)管理的重要依據(jù)和憑證，是水利建設(shè)事業(yè)中的一項巨大資源。認識并掌握水利工程項目設(shè)計檔案的特點，對水利工程項目設(shè)計檔案進行科學(xué)地管理，主動、多形式、多方位、多層次地向水利部門和有關(guān)部門提供利用，是實現(xiàn)檔案自身價值的體現(xiàn)。因此，做好水利工程項目設(shè)計檔案管理，具有十分重要的意義。水利工程項目設(shè)計檔案的形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過程，能夠真實地反映設(shè)計人員的科技思想、科技方法，它的形成是設(shè)計單位智力勞動的結(jié)晶，其中蘊涵諸多科技配套成果以及多學(xué)科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的智慧，在一定程度上也體現(xiàn)出設(shè)計單位集體的設(shè)計能力?？梢姡芾砗盟こ添椖吭O(shè)計檔案，是發(fā)揮工程設(shè)計檔案社會使用價值、讓工程設(shè)計檔案產(chǎn)生經(jīng)濟效益的基礎(chǔ)性工作。筆者結(jié)合江蘇省太湖水利規(guī)劃設(shè)計研究院有限公司實際工作，將管理工作與自主創(chuàng)新相結(jié)合，進行如下思考。

2水利工程項目設(shè)計檔案的特點

水利工程項目設(shè)計檔案有文書檔案、工程檔案、會計檔案的共性，但也有水利工程項目獨特的自身屬性。水利工程項目設(shè)計不是一般的土建工程項目設(shè)計，與土建工程相比較，其除了工程量多，投入資金多，工期時間跨度大之外，還要考慮工作條件的復(fù)雜程度，施工難度多大且會受到哪些自然條件制約，有多少社會效益，對環(huán)境有多大影響，如果出現(xiàn)事故會產(chǎn)生那些嚴重后果，以及對國民經(jīng)濟影響程度?？上攵?，水利工程項目設(shè)計形成的檔案資料是多么重要和寶貴，充分認識水利工程項目設(shè)計檔案的特點完全有必要。

（1）復(fù)雜性。每個水利工程項目設(shè)計檔案的內(nèi)容都包括計劃立項、勘察、設(shè)計全過程中所形成的全部技術(shù)文件、設(shè)計圖紙和有關(guān)工程文件材料。比如：新溝河延伸拓浚工程是《太湖流域水環(huán)境綜合治理總體方案》確定的六項調(diào)水引流工程之一，也是《太湖流域防洪規(guī)劃》確定的流域洪水北排長江重點工程，工程北起長江，沿老河道拓浚至石堰，分成東、西兩支，東支沿著漕河、五牧河拓浚，西支沿著三山港拓浚至京杭運河，利用武進港入太湖。主要工程內(nèi)容有：河道工程、主要建筑物工程、跨河橋梁、口門控制建筑物、水系調(diào)整及影響處理工程、征地拆遷等。僅這項水利工程內(nèi)容就如此之多，故伴隨每個工程的進展，將逐步形成繁雜的檔案資料。設(shè)計檔案的內(nèi)容主要是設(shè)計過程中的報告、方案、各專業(yè)的計算書等文件材料和底圖、藍圖、白圖等圖紙。不僅有設(shè)計形成的材料和載體的多樣，同時還有大量的專業(yè)計算書等電子文件，這些都是設(shè)計過程中形成的，是施工的重要依據(jù)，應(yīng)加以長期保存，作為其他設(shè)計和施工工作的重要參考。另外，項目設(shè)計周期長、專業(yè)多、產(chǎn)生的文件材料種類多、數(shù)量大、整編量大等特點充分表現(xiàn)了水利工程項目檔案的復(fù)雜性，其給收集、整理、保管、利用帶來的困難和工作量也是不能忽視的。

（2）系統(tǒng)性。每個水利工程項目設(shè)計檔案的內(nèi)容都必須完整、齊全、系統(tǒng)。比如：常州市采菱港樞紐工程，工程包括20m3/s排澇泵站（豎井式灌流泵）一座，共設(shè)兩臺機組，單機流量10m3/s，12m凈寬節(jié)制閘（升臥式平面鋼閘門）一座。由于在收集檔案資料時，采菱港樞紐防洪、排澇、改善城市水環(huán)境檔案資料做到了齊全完整，因此，在常州市水利局于2015年2月6日主持召開的常州市運北片防洪控制節(jié)點工程—采菱港樞紐工程完工驗收會議上，工程相關(guān)資料順利通過驗收專家組查閱，為采菱港樞紐完成全部設(shè)計內(nèi)容、工程施工質(zhì)量優(yōu)良、工程完工驗收做出了應(yīng)有的努力。實踐證明，每個水利工程項目的可行性研究、初步設(shè)計、招標(biāo)設(shè)計和施工圖設(shè)計四個階段的勘察設(shè)計工作，設(shè)計文件審查、施工招標(biāo)、施工、竣工驗收等各階段的服務(wù)工作，及相應(yīng)的勘察設(shè)計文件及有關(guān)技術(shù)資料等，必須是一個齊全完整的系統(tǒng)，具有系統(tǒng)性。

（3）獨立性。每個水利工程項目設(shè)計檔案的內(nèi)容都具有很強的獨立性。比如：太倉市十八港南樞紐工程，其由凈寬28m橡膠壩和20m3/s雙向泵站組成。工程選址于十八港大橋以北的老套閘區(qū)段，距瀏河河口約200m，需拆除報廢的老套閘，新建十八港南樞紐工程。在收集整理檔案時，十八港南樞紐清晰地獨立于太倉市城區(qū)水環(huán)境綜合整治工程之中，為后期工程查檔利用打下了基礎(chǔ)。每個水利工程項目的設(shè)計獨立性還表現(xiàn)在其具有專業(yè)方面的特點，設(shè)計中需要測量、地質(zhì)、鉆探、規(guī)劃、水工、施工、機電、建筑、科研、試驗等許多專業(yè)和學(xué)科共同承擔(dān)完成，形成的檔案體現(xiàn)出較強的專業(yè)性。如：設(shè)計中需要的工程地質(zhì)、水文勘察報告，地質(zhì)圖，勘察記錄，試驗報告、選址報告、重要土巖樣品說明，地形、地貌、建筑物、構(gòu)筑物的定位、測試記錄等，這些資料均需要外部系統(tǒng)提供。

（4）時序性。每個工程項目設(shè)計都有時序。如：走馬塘拓浚延伸江邊樞紐工程位于張家港市七干河入江口門處，江邊樞紐工程是走馬塘與長江交匯口的重要口門控制建筑物，由節(jié)制閘、船閘和魚道三部分組成，這些工程都是按時序進行設(shè)計完成的。一個較大的、周期性長的水利工程項目設(shè)計可分為一期、二期甚至多期，一般水利工程都會有初步設(shè)計、招投標(biāo)、施工圖設(shè)計三大階段。各個時序點的工作內(nèi)容都會有所不同，產(chǎn)生的文件資料也會不一樣，甚至收集歸檔的載體也會千差萬別，故檔案的管理也要體現(xiàn)出時序性的特點。水利工程項目設(shè)計有時需要分成多次設(shè)計，有的還會出現(xiàn)長達數(shù)年時間跨度，周期長、工程設(shè)計量大，形成的歸檔材料既多又雜，檔案室要收集歸檔的不僅是紙質(zhì)資料文件、電子文件，還有樣品實物類的特殊載體材料，最終整理收集材料，成為檔案員需要做的難度最大的工程。要弄清楚水利工程項目設(shè)計檔案的特點，找到其中規(guī)律性，以形成管理工作的對策，檔案員一定要根據(jù)設(shè)計工作的實踐，在一線與設(shè)計人員溝通，最終實現(xiàn)水利工程項目設(shè)計檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的目的。

3水利工程項目設(shè)計檔案的管理

面對水利工程項目設(shè)計檔案種類復(fù)雜、數(shù)量大的實際情況，如何搞好檔案的管理，保證其完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全，是擺在檔案工作者面前的一項艱巨任務(wù)，也是整個工程項目設(shè)計不可忽視的一項重要工作。故做好水利工程項目設(shè)計檔案的管理工作，規(guī)范管理流程就顯得意義重大。

3.1重視檔案的源頭

抓水利工程項目設(shè)計檔案源頭就是抓檔案最初的形成。檔案形成的過程必須有一個標(biāo)準(zhǔn)，要明確歸檔要求，要根據(jù)本單位的實際，擬定出清晰的可操作的歸檔范圍。要讓每個人都明白，在每個設(shè)計項目中，哪些文件材料應(yīng)該歸檔。水利設(shè)計項目檔案資料一般有依據(jù)性資料、基礎(chǔ)性資料、設(shè)計資料、施工資料、竣工使用資料、財務(wù)管理資料等。

（1）依據(jù)性資料。主要是設(shè)計項目申請報告及批復(fù)、可行性報告、設(shè)計任務(wù)書等；選址意見、定點圖、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、征地批準(zhǔn)文件、國家征用土地申請表、征地協(xié)議書、拆遷協(xié)議書等；工程概算及資金來源資料等，這些資料有的是本單位產(chǎn)生的，也有的則需要外部提供原件。

（2）基礎(chǔ)性資料。主要是工程地質(zhì)、水文勘察報告，地質(zhì)圖，勘察記錄，試驗報告、選址報告、重要土巖樣說明等；地形、地貌、建筑物、構(gòu)筑物的定位、測試記錄等。這些資料專業(yè)性較強，在形成時要對載體和格式提出要求。

（3）設(shè)計資料。主要是設(shè)計任務(wù)書、合同、協(xié)議；工程設(shè)計的全套圖紙；設(shè)計計算書、工程預(yù)算、說明書；設(shè)計評價、鑒定及評審材料，圖紙會審記錄；工程變更聯(lián)系單，設(shè)計修改通知單，設(shè)計鑒定及審批文件等。

（4）施工資料。雖然不是設(shè)計單位主要的檔案資料，但設(shè)計時作為參考，施工資料在設(shè)計單位也經(jīng)常會出現(xiàn)。主要是工程承發(fā)包合同、招標(biāo)投標(biāo)文件、施工任務(wù)書；施工組織設(shè)計、施工執(zhí)照、施工單位資質(zhì)證明；開工報告、施工計劃、安全措施等；工程測量定位記錄、建筑物沉降觀察記錄；隱蔽工程驗收記錄（地基、基礎(chǔ)、打樁、鋼筋、結(jié)構(gòu)、水電等記錄）、建材質(zhì)保書及試驗報告（鋼材、電焊條、水泥、磚、防水材料、電器、管道等）。

（5）招投標(biāo)資料。主要是設(shè)計單位的中標(biāo)人的業(yè)績和資信；勘察總工程師、設(shè)計總工程師的經(jīng)歷；人力資源配備；技術(shù)方案和技術(shù)創(chuàng)新；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量管理措施；技術(shù)支持與保障；投標(biāo)價格和評標(biāo)價格；財務(wù)狀況；組織實施方案及進度安排。

（6）財務(wù)管理資料。主要是設(shè)計過程中發(fā)生的財務(wù)憑證、報表、賬簿、其他類會計資料。

3.2保障渠道暢通

要保障收集檔案的渠道暢通，凡是對水利工程項目設(shè)計有參考利用價值的各類原始材料都屬于檔案收集范圍。任何人都不得以任何理由拒絕向檔案室歸檔移交有價值的檔案資料。檔案資料收集應(yīng)該形成定期送交制度和聯(lián)系催要制度。

（1）定期送交制度。形成檔案資料的各科室，應(yīng)在文件資料辦理完畢后，及時歸檔移交。檔案工作人員要經(jīng)常了解和掌握形成檔案資料的信息，及時向形成資料的各科室催收應(yīng)歸檔的資料。收集進檔案室的資料必須是辦理完畢的原始資料（原件），要完整齊全、真實、文字清楚。不符合歸檔要求的檔案資料，應(yīng)責(zé)成檔案材料形成的相關(guān)科室按要求完成。載體紙張應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格用紙，載體字跡要求用碳素墨水、藍黑、黑色墨水書寫，禁止使用純藍、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫。現(xiàn)代化設(shè)備形成的材料要求：禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔；禁止像傳真紙熱敏材料類資料歸檔；每個項目設(shè)計形成的成套材料必須配齊，以保持文件材料之間的邏輯聯(lián)系。

（2）聯(lián)系催要制度。根據(jù)工程設(shè)計進度表，有計劃地對各科室項目及時開展專業(yè)跟蹤管理。檔案人員要主動到各科室查詢和了解工程的設(shè)計進展情況，摸清各專業(yè)檔案材料的形成和變更情況，解決檔案材料形成過程中所出現(xiàn)的問題，及時指導(dǎo)各科室項目做好文件材料的收集和預(yù)立卷工作。實行分階段跟蹤管理。檔案人員要保持與各科室項目負責(zé)人的聯(lián)系，及時掌握工程設(shè)計進展情況，按照歸檔工作時間要求，加強催收，實行各科室項目負責(zé)人和項目分管人對歸檔清單簽名負責(zé)制度，通過實施填寫設(shè)計產(chǎn)品文件、資料歸檔清單等一系列手段，最大限度地避免原始資料的散失，保證歸檔文件資料的連續(xù)性、完整性和及時歸檔。對歸檔資料的質(zhì)量實施監(jiān)控。各科室負責(zé)對本科室的歸檔文件、資料進行核查，項目分管人對該項目歸檔的文件、資料進行總審查，確保歸檔文件、資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。檔案人員在接收歸檔資料后，必須及時檢查核實，對不符合歸檔要求的文件資料，迅速退回返工，以保證歸檔資料的質(zhì)量。

3.3規(guī)范整理流程

檔案整理涵蓋了檔案實體整理和檔案內(nèi)容整理，一方面要對檔案文件內(nèi)容的真?zhèn)芜M行鑒別，對檔案內(nèi)容的客觀性進行考證；另一方面還要將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案進行基本的分類、組合、排列、編目。在工作實踐中歸納總結(jié)并采用如下工作流程：收集→分類→案卷組合→卷內(nèi)文件排列→案卷編目→案卷排列→編制案卷目錄。

（1）收集。每年12月由公司檔案室通知各科室做好前階段文件材料的收集工作，檔案室做好接收文件材料的登記匯總工作，對各科室移交文件材料的種類、數(shù)量、時間、存在問題進行登記；檔案室依據(jù)歸檔范圍，檢查各科室移交的文件材料是否齊全，并辦理交接手續(xù)。

（2）分類。根據(jù)公司檔案整編規(guī)則擬定分類方案，將一個設(shè)計項目根據(jù)實際情況劃分大類和小類。

（3）案卷組合。將分類后的資料裝入卷盒。裝盒前一般應(yīng)去掉文件上原有的易生銹的金屬物；將文件的訂口對齊，并在文件的左上角或左側(cè)用不銹鋼釘或線裝訂。裝訂方法應(yīng)盡量不破壞檔案原貌，以有利于保管利用。

（4）卷內(nèi)文件排列。按重要程度、時間或類別等對卷內(nèi)文件進行有序排列。

（5）案卷編目。編件、頁號，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表，錄入專用的檔案管理系統(tǒng)，形成卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù)庫。

（6）案卷排列。按每個設(shè)計項目的保管期限、案卷流水號從小到大排列。

（7）編制案卷目錄，制作檢索工具。錄入專用的檔案管理系統(tǒng)，形成案卷目錄數(shù)據(jù)庫。打印目錄，裝訂成冊，形成檢索工具。

3.4明確檔案的方向

水利工程項目檔案的收集、編目、檢索、利用、統(tǒng)計全過程，如果能夠融入計算機技術(shù)，必將大大加快檔案信息的存儲、處理能力，迅速實現(xiàn)水利設(shè)計工程項目檔案管理的自動化，有效地提高檔案人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，這是今后檔案工作的方向。要充分認識到工程設(shè)計是動態(tài)的，設(shè)計形成的圖紙文件是設(shè)計人員用科學(xué)技術(shù)構(gòu)思出來的精神產(chǎn)品，其僅僅是對擬建工程的技術(shù)上和經(jīng)濟方面的規(guī)劃，而不是實體在圖紙上的反映，存在主、客觀之間不完全一致的現(xiàn)象，如設(shè)計變更、設(shè)計文件補充、設(shè)計文件修改等，都是客觀現(xiàn)象。對于頻繁的設(shè)計變更，如果將計算機技術(shù)融入后，檔案工作必將進入一個全新境界。比如：太倉市十八港南樞紐工程在2015年2月5日順利通過通水驗收，期間形成的設(shè)計圖紙就有480張，檔案有25卷，有的修改、補充，甚至作廢、推倒重來，在應(yīng)用計算機進行工程設(shè)計檔案管理后，檔案人員可以及時了解設(shè)計變更情況，避免了對外提供已經(jīng)作廢的或已經(jīng)修改過的錯誤圖紙，為工程設(shè)計發(fā)揮出了重要作用，較好地解決了設(shè)計變更資料與工程設(shè)計技術(shù)文件資料的配套整理，使工程設(shè)計檔案做到了準(zhǔn)確、完整。

4結(jié)語

水安全保障、水資源保證、水生態(tài)環(huán)境保護三大體系建設(shè)是今后工作的主要內(nèi)容，利用先進的信息技術(shù)基本構(gòu)建成智慧水利框架，也是檔案工作人員努力的方向，只有認真做好水利工程項目設(shè)計檔案的管理工作，不斷改進和創(chuàng)新管理方法和提高服務(wù)質(zhì)量，才能更好地發(fā)揮水利工程項目設(shè)計檔案的作用。

作者：王平 單位：江蘇省太湖水利規(guī)劃設(shè)計研究院有限公司