人事檔案管理提升思考

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人事檔案是對員工的自然情況、工作經(jīng)歷、工作情況等內(nèi)容的記錄和反映，為員工晉職晉級提供著重要的參考依據(jù)。人事檔案的管理工作對人力資源有著重要的意義，它能夠幫助企業(yè)識別人才、選拔人才。換句話說，人事檔案管理能夠促進(jìn)人力資源的開發(fā)。

一、提升人事檔案管理效能的意義

無論是在國家機(jī)關(guān)還是一般企業(yè)，人事檔案的管理工作占據(jù)著十分重要的地位，尤其是在改革開放后，企業(yè)得到了空前的發(fā)展，對人事檔案管理也提出了更高的要求。任何組織在做出管理決策時，都需要以人事檔案中的內(nèi)容作為依據(jù)，其中包括個人的經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、生活作風(fēng)及思想作風(fēng)方面的內(nèi)容，這些內(nèi)容能夠更好地幫助企業(yè)做出決策。良好的人事檔案管理效能能夠幫助企業(yè)提升高生產(chǎn)效率，在激烈的競爭中能夠站穩(wěn)腳跟，不斷提升其核心競爭力。對人力資源管理的發(fā)展也起著關(guān)鍵作用。無論是國家機(jī)關(guān)、企業(yè)還是社會組織，都應(yīng)該加大對人事檔案管理的重視力度，做到科學(xué)、合理地對人事檔案進(jìn)行管理。

二、人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題

1.缺乏時效性。在對人事檔案進(jìn)行管理的過程中，許多企業(yè)的檔案材料過于老舊，人事檔案內(nèi)容已經(jīng)無法跟上企業(yè)發(fā)展的需要，由于受到長期擱置，許多人事檔案資料都沒有進(jìn)行再次鑒定，信息缺乏時效性。另外，許多人事檔案的管理工作并沒有得到落實(shí)，只是流于形式，無法真實(shí)反映員工的實(shí)際情況，給企業(yè)的人事管理工作帶來了較大的阻礙。

2.檔案管理工作不夠規(guī)范。我國的人事檔案管理工作并沒有形成完善的規(guī)章制度，也缺乏相應(yīng)的法律制度對其進(jìn)行約束，缺乏系統(tǒng)的規(guī)范對人事工作進(jìn)行管理。企業(yè)沒有落實(shí)對從事人事檔案工作的人員的培訓(xùn)工作，人事檔案工作者專業(yè)技能無法得到提升，專業(yè)知識無法得到更新，導(dǎo)致工作效率低下，工作方法過于陳舊。隨著我國事業(yè)單位改革的不斷深入、內(nèi)部結(jié)構(gòu)調(diào)整的進(jìn)行，原來的人事檔案管理人員也隨著變動。部分人事檔案管理人員沒有進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，對于人事檔案管理的方法、要求等不夠了解和掌握，造成檔案管理方式方法落后。同時部分檔案管理人員往往身兼數(shù)職，對于檔案管理投入不夠，影響了人事檔案管理的質(zhì)量。

3.信息化程度低。長期以來，我國企業(yè)大多數(shù)都是以手動操作的方式進(jìn)行人事檔案的管理工作，其過程十分煩瑣且枯燥，耗費(fèi)了大量的時間，并且效率也不高。由于人事檔案工作人員信息化技能的缺乏，導(dǎo)致其在面對大量的工作任務(wù)時，無法進(jìn)行有效的整理，許多材料的真實(shí)性無法得到核實(shí)，人事檔案管理的信息化程度較低，無法符合科學(xué)管理的要求。

4.人事檔案管理人員的素質(zhì)亟待提高。對于人事檔案管理來說，其整理、收集、保管檔案信息都是為了人事管理和決策服務(wù)的。但是由于傳統(tǒng)因素的影響，部分能力強(qiáng)的工作人員對檔案管理的認(rèn)識片面，不愿意從事檔案管理工作，還有部分人事檔案管理人員不重視檔案信息的保密工作，對于人事檔案信息的服務(wù)開發(fā)做的不夠。

5.人事檔案管理制度不夠完善。人事檔案作為客觀真實(shí)記載員工情況的信息載體，部分人事單位的檔案工作混亂，導(dǎo)致年齡、學(xué)歷等信息存在造假等現(xiàn)象，使檔案信息管理處于混亂的狀態(tài)。部分單位的人事檔案管理缺少嚴(yán)格完善的制度，導(dǎo)致人事檔案管理工作中存在不少的漏洞。例如，在人員考核、評價材料中套話現(xiàn)象嚴(yán)重，特別是很多評價資料重復(fù)，在內(nèi)容和形式上雷同，難以真實(shí)地表達(dá)和反映出個人的工作情況和實(shí)績。

三、提升人事檔案管理的相關(guān)措施

1.建立規(guī)范化的人事檔案管理制度。要使人事檔案的管理工作具備高質(zhì)量，必須運(yùn)用科學(xué)的手段來管理。所以要建立完善的信息化管理模式，提高人事檔案管理工作的效能。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，應(yīng)該根據(jù)單位自身的實(shí)際情況，將人事檔案的管理工作推向信息化的平臺。

2.充實(shí)人事檔案管理內(nèi)容。在激烈的市場競爭下，企業(yè)要想快速找到針對性人才，就必須對員工信息進(jìn)行深入的了解，才能夠合理安排工作任務(wù)，更好地提高其工作質(zhì)量。認(rèn)識人事檔案的內(nèi)容包括個人的生活經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、性格、愛好、專長等方面，同時還應(yīng)該將其職業(yè)水平和信用記錄同時放入檔案的記錄當(dāng)中，提升檔案記錄的價值，為企業(yè)用人工作提供依據(jù)。

3.對人事管理工作進(jìn)行評估。具體可以從三個方面進(jìn)行。一是定期對主管部門進(jìn)行考核，對人事檔案進(jìn)行監(jiān)督。二是實(shí)行人事檔案測評制度，該制度在人力資源管理中占據(jù)著重要的地位。三是實(shí)行個人監(jiān)督制度，將人事檔案交給檔案本人和管理部門共同審核和鑒定，對主觀內(nèi)容進(jìn)行反復(fù)審查，對出現(xiàn)異議的部分進(jìn)行核實(shí)，對企業(yè)和個人負(fù)責(zé)。

作者：李偉 單位：臨江市六道溝國土資源中心所