地質(zhì)調(diào)查單位人事檔案管理研究

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摘要:地質(zhì)調(diào)查單位人事檔案真實(shí)地記載著職工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是職工個(gè)人自身成長歷史的真實(shí)反映，是考察了解和選拔使用的重要依據(jù)。隨著事業(yè)單位體制改革的不斷深入，人事檔案管理工作要遇到許多新情況，新問題。文章以吉林省第二地質(zhì)調(diào)查所人事檔案管理工作為例，總結(jié)了地質(zhì)調(diào)查單位人事檔案管理工作內(nèi)容現(xiàn)狀、存在的問題，并就加強(qiáng)人事檔案管理工作提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞:人事檔案;管理;地質(zhì)調(diào)查單位

地質(zhì)調(diào)查單位人事檔案真實(shí)地記載著職工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是職工個(gè)人自身成長歷史的真實(shí)反映，是考察了解和選拔使用的重要依據(jù)。隨著事業(yè)單位體制改革的不斷深入，人事檔案管理工作要遇到許多新情況，新問題。如何加強(qiáng)管理，更好地為人事工作服務(wù)，促進(jìn)地質(zhì)調(diào)查和地質(zhì)找礦的大發(fā)展，結(jié)合幾年來檔案管理的實(shí)踐，談幾點(diǎn)體會。

1人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.1人事檔案工作現(xiàn)狀。吉林省第二地質(zhì)調(diào)查所前身為東北地質(zhì)局114隊(duì)，成立于1953年。1958年吉林省地質(zhì)局成立后，改名為吉林省地質(zhì)局吉林地區(qū)綜合地質(zhì)大隊(duì)，1980年吉林省地勘單位體改后更名為吉林省第二地質(zhì)調(diào)查所，隸屬吉林省地礦局，屬省直事業(yè)單位。吉林省第二地質(zhì)調(diào)查所現(xiàn)有在職職工126人，離退休職工402人。人事檔案整理保存與管理工作嚴(yán)格按照制度，將檔案按照干部與工人、在職與退休、死亡及臨時(shí)工進(jìn)行分類排架，做到集中排放，杜絕分散和混雜。按照檔案室檔案適宜存放的標(biāo)準(zhǔn)，控制溫度、濕度，嚴(yán)格做好防火、防盜、防塵、防霉等項(xiàng)的安全檢查工作，保持整潔、有序，保證檔案安全無損。調(diào)出和歸還檔案都應(yīng)逐卷點(diǎn)交清楚，辦理手續(xù)。用完的檔案要?dú)w還原位。由于單位歷史較長，人數(shù)結(jié)構(gòu)較復(fù)雜，給人事檔案工作帶來諸多困難及不利因素，就需要在人事檔案管理工作中進(jìn)一步務(wù)實(shí)創(chuàng)新，增強(qiáng)工作實(shí)效，適應(yīng)新的形勢。1.2存在的問題。1.2.1立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一?！叭g一歷”(年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷)記載多樣，個(gè)別檔案存在“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”現(xiàn)象。面對此類問題內(nèi)處理方法是“原則上不改、造假的糾正”。例如某位職工檔案中形成了三個(gè)不同的出生日期，首先優(yōu)先采用最早記載的出生日期，一般以入團(tuán)志愿書填寫年齡為準(zhǔn)，也可去公安部門調(diào)閱原始戶籍檔案進(jìn)行查詢確定。如果在檔案材料中出現(xiàn)工作時(shí)間的不統(tǒng)一時(shí)，畢業(yè)生可以參考就業(yè)分配證書以及轉(zhuǎn)正工資單的時(shí)間來確定準(zhǔn)確的工作時(shí)間。入黨時(shí)間依據(jù)入黨志愿書中轉(zhuǎn)為預(yù)備黨員的時(shí)間，黨齡按照轉(zhuǎn)為正式黨員開始計(jì)算。二是檔案用紙規(guī)格不一。目前檔案材料都統(tǒng)一為A4型號的辦公用紙，但在退休職工的檔案中常見16開辦公用紙，比現(xiàn)在的B5辦公用紙還要大一些，還存在紙質(zhì)不同，大小不一，顏色不同問題，甚至有些材料由于年代久遠(yuǎn)，紙質(zhì)已經(jīng)開始腐化變黃，容易破碎，都給立卷歸檔工作以及后續(xù)的檔案保存帶來一定的困難。必須進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化管理歸檔工作，利用現(xiàn)行通用的辦公用紙A4紙，進(jìn)行二次修整統(tǒng)一，類似于出土文物的修復(fù)工作，在整理過程中掉落缺字的部分，采用電腦打字再剪下單獨(dú)用膠水粘貼，補(bǔ)齊原有檔案的內(nèi)容。不建議使用膠帶，由于膠帶容易變色脫膠導(dǎo)致檔案二次受損。在修復(fù)過程中盡量保證原材料的本來面貌，完整的一張均統(tǒng)一粘貼在A4紙上形成統(tǒng)一規(guī)格，產(chǎn)生新的裝訂線，再按固定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行打孔固定到檔案夾子中。三是材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時(shí)歸檔。此類問題按照最新的檔案管理辦法進(jìn)行整理，多余出來的材料放入檔案袋封存保管。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時(shí)代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少，這些都會直接影響到案卷質(zhì)量。1.2.2檔案使用技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低。在整理檔案過程中，由于沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

2加強(qiáng)人事檔案管理工作的建議

保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時(shí)期有它的科學(xué)性，但隨著形勢的發(fā)展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化。2.1實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。我單位接收和轉(zhuǎn)移檔案材料時(shí)的具體操作辦法，接收新的檔案材料務(wù)必做到逐件檢查登記，分類編號保存;檔案移交時(shí)，務(wù)必做好交接時(shí)當(dāng)面清點(diǎn)、密封、蓋章、接收人簽字接收的必要措施，以免在檔案移交后發(fā)生問題時(shí)無責(zé)可追。2.2實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化資源共享。人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷采用現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對人事檔案實(shí)行動態(tài)化管理和維護(hù)，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。實(shí)施人事檔案現(xiàn)代化管理，首先是在人事管理機(jī)構(gòu)中設(shè)置信息中心，履行人事管理信息化的指導(dǎo)和技術(shù)支持職能。建立規(guī)章，規(guī)范人事信息流動渠道，使信息中心成為人事信息的唯一收集和者。人事管理工作的基礎(chǔ)是對人事信息資料的依賴，人事信息資料信息量大，動態(tài)變化頻繁、信息交流面廣，建立科學(xué)合理的人事信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設(shè)和檔案管理結(jié)合起來，把基礎(chǔ)信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動態(tài)信息統(tǒng)一起來。要想獲取上述的目標(biāo)，就要確保擁有充足的技術(shù)工作者，而那些既了解人事資料，又對信息知識很熟悉的工作者是組建團(tuán)隊(duì)的首要選擇。要想真正實(shí)現(xiàn)信息化管理，首先也是必須要做的就是合理的使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決好信息共享問題。要想體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，就必須將信息中心當(dāng)成樞紐，將權(quán)限授予信息使用人，確保信息服務(wù)能夠持續(xù)循環(huán)。計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，對實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理起著重要作用。通過計(jì)算技術(shù)可將大量人工收集的信息轉(zhuǎn)為自動;由傳統(tǒng)的整理方式轉(zhuǎn)為自動分類、編目、統(tǒng)計(jì);通過掃描儀等技術(shù)可將文件、圖表轉(zhuǎn)為電子數(shù)據(jù)文件;還可建立信息共享技術(shù)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源共享。計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，對實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理起著重要作用。通過計(jì)算技術(shù)可將大量人工收集的信息轉(zhuǎn)為自動;由傳統(tǒng)的整理方式轉(zhuǎn)為自動分類、編目、統(tǒng)計(jì);通過掃描儀等技術(shù)可將文件、圖表轉(zhuǎn)為電子數(shù)據(jù)文件;還可建立信息共享技術(shù)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源共享。目前，在檔案管理的軟件開發(fā)中，尚沒有一種能夠在檔案編研方面發(fā)揮作用的，這項(xiàng)工作仍然需要人工操作完成，而此項(xiàng)工作周期長，所查資料年度跨度大。在使用好資料信息和軟件系統(tǒng)的功能開發(fā)上，還沒有提高到一定程度，主要是檔案管理人員信息技術(shù)能力提高滯后與硬件配置的進(jìn)程。2.3加強(qiáng)人事檔案信息化管理人才的培養(yǎng)。引進(jìn)人事檔案信息化管理的技術(shù)人才。人事檔案信息化建設(shè)過程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護(hù)等都需要高素質(zhì)的信息專業(yè)人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進(jìn)軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術(shù)人才，以解決檔案信息化建設(shè)過程中的各種技術(shù)難題。建議加強(qiáng)人事檔案管理人員的定期培訓(xùn)?，F(xiàn)有的檔案部門工作人員是檔案信息化建設(shè)的中堅(jiān)力量。因此，在檔案信息化建設(shè)的過程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案工作人員信息知識的教育，訓(xùn)練他們的實(shí)際操作技能，同時(shí)保證檔案人員退休時(shí)的工作可以順利交接，做好后續(xù)工作的銜接。

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［3］崔潔．淺談人事檔案管理［J］．機(jī)電兵船檔案，2009．8

作者:劉乃慈 單位:吉林省第二地質(zhì)調(diào)查所