科技期刊稿件退修中編輯與作者溝通

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［摘要］稿件退修是科技期刊編輯出版流程的重要環(huán)節(jié)，其不僅影響期刊的出版周期，而且關系期刊的學術水平與編輯質量。在稿件退修過程中，編輯與作者的良好溝通可以降低稿件返修率，提高稿件退修效率；可以培養(yǎng)優(yōu)秀作者群，切實提高作者的寫作水平，促進作者提升科研思維；可以構建編輯與作者的良好合作關系，為作者提供良好的投稿體驗，為期刊穩(wěn)定并擴大作者群奠定良好基礎。文章闡述了在稿件退修過程中編輯與作者良好溝通的必要性，分析了編輯與作者在溝通過程中的角色與定位，并提出促進編輯與作者良好溝通的對策建議。

［關鍵詞］科技期刊；稿件退修；編輯；作者

科技期刊是科研人員進行學術交流的重要載體，是科研人員獲取科技信息的重要平臺，在傳播科學技術、推動科技創(chuàng)新、提高科技人員素質方面具有重要作用。稿件退修是科技期刊編輯出版流程的重要環(huán)節(jié)，是編輯提煉和總結審稿專家與編輯意見，并反饋給作者，指導作者根據退修意見進行稿件補充修改和完善的一種編輯活動［1］。優(yōu)秀的科技論文是編輯與作者共同努力的結果，不僅凝聚作者對其科研思路、科研成果的系統(tǒng)整理、詳細闡述和認真思考，而且體現(xiàn)編輯對稿件質量的優(yōu)化與提高。編輯要根據工作職責、作用及要實現(xiàn)的預期目標，明確自身在稿件退修工作中的角色定位［2］，在充分了解作者及其撰寫稿件內容的基礎上，加強與作者的良好溝通和互動，引導作者做好稿件退修工作，使稿件質量得到全面提升。

一、稿件退修過程中編輯與作者良好溝通的必要性

稿件退修是作者根據編輯反饋的審稿意見對稿件進行再加工、深加工，使論文邏輯清晰、論證充分、詳略得當、結論明確、討論深入，從內容到形式達到盡善盡美的過程［2］。在日常編輯工作中，大多數稿件都需要作者經過仔細修改和完善才能上刊，其修改內容包括學術內容的補充和完善、邏輯關系的整理與調整、語言文字的斟酌修改、數據圖表的檢查核實等。編輯一般通過撰寫退修意見，并給作者發(fā)送退修郵件的方式來與作者聯(lián)系。但是在實際工作中，編輯撰寫的措辭婉轉、易被作者接受的退修意見并不足以解決稿件退修的所有問題。因此，編輯還需要通過電話、微信、QQ等方式與作者進行多次溝通和交流?？梢姡庉嬇c作者的良好溝通在稿件退修工作中尤為重要。在稿件退修過程中，編輯若積極主動與作者就稿件退修中的細節(jié)問題進行有效的溝通和交流，就可以加快稿件的進程，減少稿件的返修次數，提高稿件退修的有效性，從而提升稿件的學術水平與撰寫質量。編輯通過多種方式與作者進行討論和合作，形成良好的溝通，不僅可以加深編輯與作者之間的感情交流，而且有利于編輯與作者之間建立互相尊重、互相理解、平等融洽的合作關系，還可以切實提高作者的寫作水平，促進作者科研思維的拓展，為作者提供良好的投稿體驗，為期刊培養(yǎng)優(yōu)秀的作者群，并穩(wěn)定和擴大作者群。

二、編輯與作者溝通過程中的角色與定位

在稿件退修過程中，編輯要明確自己的職責，把握自身的角色與定位，樹立作者是稿件修改主體的意識，不能超越修改權限，也不能借由“文責自負”而推卸自己的責任。編輯與作者在溝通過程中要做好以下工作。

（一）詳細撰寫修改意見

編輯在與作者溝通前，要充分了解作者的科研能力、寫作水平及其所撰寫稿件的主要內容。編輯不僅要能具體說出稿件存在的優(yōu)缺點，指出稿件修改的原因、修改的目的和修改要達到的標準，而且要根據作者的科研能力、學術水平，對作者的稿件提出具有針對性、操作性較強的修改意見。同時，反饋給作者的退修意見必須是編輯在對審稿專家意見與編輯初審意見進行歸納、總結和提煉后撰寫的，其要兼顧稿件的學術性、科學性和論文撰寫的規(guī)范性要求。對稿件退修意見進行科學加工是編輯的基本功，編輯只有撰寫出客觀、明確、詳細、具體的退修意見，且具有實用性、指導性，才能提高稿件退修的有效性。

（二）做到因人退修

在稿件退修過程中，編輯要提前了解作者的研究方向、研究歷史、主要科研成果及目前正在進行的主要科研項目，并通過稿件初審來初步判斷作者的學術水平和寫作能力，且要查閱作者已發(fā)表的論文，了解作者的科研水平與寫作實力，再據此提出作者經過努力可以達到的稿件修改要求，做到“因人退修”［3］。對因自身能力限制確實不能完成稿件退修或者稿件退修有困難的作者，編輯要付出更多的努力，予以作者加倍的耐心，通過更加具體詳盡的指導、更加翔實的修改加工實例等來幫助作者完成稿件退修工作。

（三）積極主動與作者進行知識分享

編輯除了要多渠道了解并掌握作者撰寫論文的研究背景、論文的主要內容，還要收集與作者論文有關的相關資料，以利于編輯就稿件修改存在的相關問題與作者展開順暢良好的交流和溝通，使編輯初審更具有針對性。如編輯可以向作者介紹刊物報道計劃、欄目策劃思路，與作者交流自身所掌握的前沿熱點信息和對學科前景的了解與判斷，還可以將科技論文寫作的有關標準提供給作者［4］，使作者所撰寫的稿件能突出重點、熱點、難點問題，從而提高期刊的學術水平和影響力。編輯積極主動與作者進行知識分享，不僅有利于編輯準確評價論文，而且有利于提高作者的寫作能力，提升期刊的整體質量，還有利于編輯優(yōu)化自身知識結構，提升職業(yè)能力。

（四）督促作者嚴格落實退修意見

一般審稿專家對稿件提出的退修意見的針對性較強，有利于促進作者科研思維的拓展。在與作者就稿件退修進行溝通與交流的過程中，編輯一定要督促作者認真對待審稿專家提出的稿件退修意見，使作者做到嚴格要求、逐項落實。對作者修改后返回的稿件，編輯也要針對稿件的退修意見逐條仔細核查稿件內容，對稿件的結構層次、論據論證、文字表述、寫作規(guī)范等方面做出全面的評價，以判斷作者修改返回的稿件是否達到預期的退修目標和期刊的上刊要求?？傊?，編輯就稿件退修事項在與作者溝通和交流的過程中，要明確自身的角色與定位，即作者才是論文的原創(chuàng)者，是稿件退修的主體，編輯只是輔助作者進行稿件退修，督促作者對原文的不足進行完善。

三、促進編輯與作者良好溝通的對策建議

（一）完善知識結構，實現(xiàn)與作者無障礙交流

科技期刊的作者主要來自科研單位、技術服務單位和高等院校，一般是某一學科領域的專家或行家，其知識結構比較“?！?。因此，在就稿件的專業(yè)知識與作者進行溝通和交流的過程中，編輯要虛心向作者學習和請教稿件的專業(yè)性內容，編輯只有理解了稿件的內容，才能與作者討論稿件的撰寫，從而與作者達成共識。值得注意的是，編輯千萬不可不懂裝懂、妄加揣測，更不可在稿件加工過程中只顧文字的規(guī)范表達而對稿件內容妄加修改，導致論文某一部分失去科學性，甚至出現(xiàn)科學常識性錯誤［5］。編輯只有在完全理解稿件內容的基礎上，才能很好地整合審稿專家提出的稿件退修意見，并在稿件退修過程中向作者傳遞正確的觀點、見解，提出準確、中肯且讓作者信服的意見。在就稿件的學術內容與作者探討的過程中，編輯要想實現(xiàn)與作者的無障礙交流，就要不斷更新與完善自身的知識結構。編輯只有具備了相關學科的專業(yè)知識，了解和把握相關專業(yè)的發(fā)展趨勢及最新動態(tài)，才能就稿件存在的問題和不足與作者進行深入的討論，共同實現(xiàn)稿件內容的優(yōu)化與稿件質量的提高。

（二）掌握溝通技巧，贏得作者的信任與尊重

編輯在總結、撰寫稿件退修意見并反饋給作者后，要及時通過電話、微信、QQ等方式緊密聯(lián)系作者，跟進作者的稿件退修事項。在與作者交流的過程中，編輯要先肯定稿件的優(yōu)點及作者為論文撰寫所付出的努力，然后以服務者的身份，熱情、耐心地與作者交流稿件存在的不足，為雙方營造愉悅的交流環(huán)境。反之，如果編輯在與作者交流時語氣強硬，以不影響刊物正常出版發(fā)行為由要求作者趕快修回稿件，則易使作者產生負面情緒和焦慮心理，這既不利于編輯與作者交流，又不利于作者完成稿件的退修。另外，當編輯的觀點與作者的觀點存在差異時，編輯要學會做一個耐心的傾聽者，站在作者的角度來思考問題，讓作者感受到編輯作為輔助者為其所提供的幫助，如幫助作者理清思路，為作者提供寫作方面的支持等，從而獲得作者的信任與尊重。在溝通過程中，編輯還可以多嘗試使用反問句，以引發(fā)作者的思考；針對一個問題通過多渠道進行敘述，使觀點更具有說服力；采用放松的姿態(tài)和舒適的語氣來與作者溝通，幫助作者思考［6］。

（三）用心修改批注作者稿件，提高稿件退修有效性

通常期刊收到的多數稿件都會存在一定的問題，諸如學術內容、邏輯關系、語言文字撰寫等方面。在稿件退修過程中，如果編輯給作者反饋的退修意見不完整，或僅籠統(tǒng)模糊地指出稿件存在的問題，或未能一次性地指出稿件存在的問題，使作者多次反復修改稿件，這就有可能引起作者的抵觸心理，產生編作矛盾，導致作者不配合修改稿件工作或直接撤稿，從而造成稿件流失。因此，在稿件退修過程中，編輯應對作者稿件電子版用不同顏色的文字進行編輯加工、修改和批注，依次詳細指出稿件在內容結構、邏輯關系、語言文字、格式規(guī)范、圖表數據、寫作方法上存在的問題，并注明對某些內容的疑問和需要作者仔細核實的內容，形成帶有編輯修改標記、附有修改意見和建議的完整和清晰的退修稿［7］。通過此退修稿，編輯可以將審稿專家對稿件提出的專業(yè)意見用批注的形式撰寫清楚，并反饋給作者，避免作者因對審稿專家的退修意見理解不準確而反復修改稿件的情況；編輯也可以將稿件中專業(yè)名詞或物理量的標準寫法、科技論文各部分的寫作規(guī)范，以批注的形式反饋給作者，幫助作者提高稿件質量；編輯還可以用批注的形式標注其他需要與作者商榷和退修的內容，幫助雙方進行更深入的探討與交流。通過此退修稿，作者可以掌握并理解稿件存在的問題，清楚哪些內容是編輯已經修改過的，對同類問題其應如何規(guī)范表述；作者也可以了解哪些內容是需要補充完善和仔細核實的，且稿件內容的補充修改要達到什么要求；作者還可以明確哪些建議意見對提高其論文學術水平具有指導意義等。通過此退修稿，作者能夠準確理解審稿專家與編輯的意見和建議，提高稿件退修的有效性，而編輯嚴謹認真、細致入微的工作態(tài)度也會贏得作者的理解和尊重。

（四）嚴格審查修改說明，提高稿件修改效率

在作者完成稿件修改后，編輯應請作者提供一份修訂狀態(tài)下的稿件電子版和一份修改說明，便于編輯仔細對比反饋給作者的退修稿和作者返回的修訂稿，從而評估稿件的退修成效。稿件的修改說明是作者對審稿專家意見和編輯稿件撰寫要求的回復、說明和解釋，是對論文的補充修訂以及申辯等［8］。編輯應要求作者詳細地撰寫修改說明，尤其要對審稿專家提出的問題進行一一答復，不應簡單敷衍或避而不答、答非所問等。編輯要仔細審查作者返回的修訂稿和修改說明，及時發(fā)現(xiàn)修訂稿中未修改到位的內容和修改說明存在的問題，并與作者溝通，幫助作者深入理解審稿專家的意見和編輯初審退修的建議。如果作者與審稿專家所持意見不同，編輯就要將作者的申辯理由及時反饋給審稿專家，并將審稿專家針對作者申辯返回的意見再次反饋給作者。只有做好審稿專家和作者之間的橋梁，編輯才能幫助作者準確理解審稿意見，從而提高稿件退修效率［9］。

四、結語

稿件退修工作是科技期刊編輯出版流程中需要編輯花費大量精力的環(huán)節(jié)，也是提高期刊學術水平和編輯規(guī)范質量的關鍵環(huán)節(jié)，必須引起編輯與作者的高度重視。編輯是審稿專家與作者之間的橋梁，其通過與審稿專家、作者之間的良好溝通和交流，可以幫助作者正確理解稿件退修意見，極大地提高作者修改稿件的主觀能動性，使作者在充分接受并認可退修意見的基礎上，加大稿件修改的執(zhí)行力度，從而減少稿件返修次數，提高稿件修改的效率和退修的有效性，進而提高期刊學術水平的編輯質量，助力期刊長遠健康發(fā)展。