醫(yī)用耗材采購管理的內(nèi)部審計(jì)

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［摘要］醫(yī)院在采購耗材時，實(shí)施內(nèi)部審計(jì)的主要目的是提高耗資采購的質(zhì)量，降低采購成本，進(jìn)一步維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展。因此，醫(yī)院要加大醫(yī)用耗材采購管理的內(nèi)部審計(jì)力度。本文主要分析了醫(yī)院開展醫(yī)用耗材管理內(nèi)部審計(jì)的必要性，并提出加大醫(yī)用耗材采購管理內(nèi)部審計(jì)的建議，旨在促進(jìn)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理穩(wěn)健發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］醫(yī)用耗資；采購管理；內(nèi)部審計(jì)

0引言

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，醫(yī)療制度也在不斷發(fā)生改變，對傳統(tǒng)醫(yī)療體系產(chǎn)生了較大沖擊。醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須做好內(nèi)部審計(jì)工作，尤其對資金與醫(yī)用耗材要加強(qiáng)審計(jì)。在此背景下，在維持自身穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)上，醫(yī)院如何對醫(yī)用耗材采購管理進(jìn)行有效控制，并提高使用效率，是醫(yī)院管理層需要重點(diǎn)關(guān)注的問題。因此，醫(yī)院應(yīng)加大醫(yī)用耗材審計(jì)力度，并進(jìn)行規(guī)范管理，從而促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。

1醫(yī)院開展醫(yī)用耗材管理內(nèi)部審計(jì)的必要性

醫(yī)院與事業(yè)單位、工商企業(yè)的市場行為有所不同，在當(dāng)前的市場環(huán)境下，醫(yī)院要想更好地發(fā)展必須做到開源節(jié)流。與采用新型醫(yī)療方式、研發(fā)先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備相比，醫(yī)院通過開展醫(yī)用耗材管理內(nèi)部審計(jì)有利于開展內(nèi)部審計(jì)工作。此外，醫(yī)院通過加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)能夠減少浪費(fèi)，提高醫(yī)院資金的使用效率，同時有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院整體經(jīng)濟(jì)效益最大化。

2醫(yī)用耗材內(nèi)部審計(jì)的特點(diǎn)

2.1審計(jì)具有時效性與時點(diǎn)性

各個醫(yī)院制定的“醫(yī)用耗材采購項(xiàng)目”是在一定階段維持自身正常運(yùn)轉(zhuǎn)、提高醫(yī)療質(zhì)量的必備物資。不管何種原因，只要沒有按照計(jì)劃完成采購都會對醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生影響。同時，由于受經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響，醫(yī)用耗材的價格具有很大的波動性，且不同供貨商在同一時間段提供的同一種耗材具有不同的價格。上述原因增加了醫(yī)院對內(nèi)部審計(jì)的要求，要求其必須有較強(qiáng)的時間觀念，能夠快速、有效地完成醫(yī)用耗材審計(jì)工作。

2.2內(nèi)部審計(jì)工作人員為復(fù)合型人才

醫(yī)用耗材種類多，并且具有較廣的采購范圍，同時不同的醫(yī)用耗材具有不同的特性。因此，醫(yī)院在對醫(yī)用耗材采購進(jìn)行審計(jì)的時候，審計(jì)人員必須具有較廣的知識面，并能夠及時解決采購過程中遇到的問題。

3醫(yī)用耗材采購管理內(nèi)部審計(jì)的內(nèi)容

3.1采購前的審計(jì)

醫(yī)院內(nèi)部在采購醫(yī)用耗材時，各個科室將自己所需的耗材填寫在申請表上，經(jīng)過相關(guān)部門以及人員審批后，交給物資采購部門進(jìn)行統(tǒng)一采購。內(nèi)部審計(jì)相關(guān)工作人員要對請購手續(xù)是否符合相關(guān)要求、采購費(fèi)用是否超過預(yù)算、采購申請表是否按照相關(guān)規(guī)定經(jīng)過權(quán)限人審批等內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)審計(jì)。

3.2采購招標(biāo)審計(jì)

在采購醫(yī)用耗材時，醫(yī)院基本上是通過詢價、競爭性談判、招標(biāo)等方式進(jìn)行，為了更好地開展審計(jì)工作，采購部門應(yīng)制定招議標(biāo)，審計(jì)部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門以及監(jiān)察部門要參與其中。醫(yī)院采購部門在開展招議標(biāo)時要嚴(yán)格遵守公平、公正、公開的原則，要對投標(biāo)公司的信譽(yù)、資質(zhì)進(jìn)行審核，并且要記錄完整、清晰的過程，同時，中標(biāo)結(jié)果要由所有參與部門的代表人進(jìn)行簽字。此外，內(nèi)部審計(jì)部門要對參與部門資料是否齊全、招議標(biāo)方式是否科學(xué)、投標(biāo)公司資質(zhì)文件是否符合要求、中標(biāo)價格是否低于政府中標(biāo)價格等內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)審計(jì)。

3.3合同簽訂審計(jì)

按照最后的中標(biāo)結(jié)果，采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂相關(guān)協(xié)議合同。在對合同進(jìn)行審計(jì)的過程中，首先，審計(jì)人員要審查合同中所有的條款是否完整、正確；其次，審核中標(biāo)供應(yīng)商和耗材的規(guī)格、名稱以及價格與中標(biāo)結(jié)果中的內(nèi)容是否一致、耗材的規(guī)格以及注冊名與所提供的器械注冊證是否相符；最后，審核耗材供應(yīng)商是否具有齊全的證書，如營業(yè)執(zhí)照、許可證、醫(yī)療器械注冊證、稅務(wù)登記證、法人授權(quán)委托書和組織機(jī)構(gòu)代碼等。此外，如果簽約公司屬于公司，那么還要該公司提供所的企業(yè)、供應(yīng)商與公司的合同以及證書，并對公司的資質(zhì)進(jìn)行審查，保證其具有合法、有效的經(jīng)營資格。醫(yī)用耗材采購有兩種方式，一種是臨時采購，另一種是長期采購。針對臨時采購尤其是時間較為緊迫的，醫(yī)院采購部門要對采購申請是否具有有效性、規(guī)范性以及采購價格是否具有合理性進(jìn)行重點(diǎn)審查；針對長期采購，要根據(jù)上述內(nèi)容簽訂合同，在合同時效中，采購部門的每筆采購工作都要填寫采購申請表以及經(jīng)過相關(guān)權(quán)限人審批后才能開展。

3.4驗(yàn)收入庫審計(jì)

在對耗材進(jìn)行驗(yàn)收入庫的過程中，醫(yī)院要建立完善的制度，明確驗(yàn)收方式，并設(shè)置專業(yè)人員對采購耗材進(jìn)行驗(yàn)收。在驗(yàn)收過程中，一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時向驗(yàn)收負(fù)責(zé)人報(bào)告，找到問題發(fā)生的原因并及時解決。此外，醫(yī)院還要對耗材驗(yàn)收以及入庫進(jìn)行審計(jì)，主要包括耗材的入庫名稱、數(shù)量、規(guī)格、金額等內(nèi)容與實(shí)物是否相符，驗(yàn)收程序是否符合規(guī)范，出現(xiàn)問題可不可以及時進(jìn)行退換貨，驗(yàn)收結(jié)束后有沒有及時進(jìn)行入庫內(nèi)容審查。

3.5付款審計(jì)

醫(yī)院財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)耗材采購付款管理，完善付款流程，明確付款審核人的權(quán)責(zé)。付款審計(jì)主要是對付款審批手續(xù)是否齊全、發(fā)票是否有效、付款方式是否符合合同中規(guī)定的方式、發(fā)表內(nèi)容是否與入庫一致等內(nèi)容進(jìn)行審查。

4加強(qiáng)醫(yī)用耗材采購管理內(nèi)部審計(jì)的建議

4.1規(guī)范采購行為，建立高效的物資采購審計(jì)工作機(jī)制

4.1.1加強(qiáng)預(yù)算管理

采購部門要嚴(yán)格遵守“應(yīng)編盡編”的要求，將采購項(xiàng)目的預(yù)算羅列在部門預(yù)算中，落實(shí)項(xiàng)目的采購資金來源，明確采購需求，細(xì)化采購耗材名稱與種類。同時，相關(guān)采購人員在執(zhí)行采購的過程中要嚴(yán)格依據(jù)醫(yī)院年度總預(yù)算或政府采購預(yù)算進(jìn)行，并對執(zhí)行結(jié)果負(fù)責(zé)。此外，審計(jì)部門要嚴(yán)格審查采購預(yù)算依據(jù)、采購審批手續(xù)、采購價格、采購方式、耗材供應(yīng)商，積極引進(jìn)信譽(yù)高、資質(zhì)好的供貨商，盡可能減少供應(yīng)商單一的問題，統(tǒng)一制定采購價格，并集中開展采購工作。

4.1.2嚴(yán)格計(jì)劃審批管理流程

采購人員在開展采購工作時，要嚴(yán)格根據(jù)上級主管部門以及醫(yī)院預(yù)算委員會批復(fù)的預(yù)算進(jìn)行。同時，審計(jì)部門要與預(yù)算部門、資產(chǎn)部門以及采購部門加強(qiáng)合作，全方位審查預(yù)算資金的使用情況。此外，采購部門要及時重新審計(jì)調(diào)整后的采購計(jì)劃，保證采購耗材的名稱、種類、預(yù)算資金、數(shù)量與通過審批的預(yù)算與資金方案一致。

4.1.3嚴(yán)格審核采購文件

采購部門要嚴(yán)格審核采購文件，并進(jìn)一步規(guī)范審核流程。同時，采購部門要組織專家對相關(guān)技術(shù)參數(shù)進(jìn)行論證，公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)，尤其不能拆分同一個預(yù)算項(xiàng)目中同一類別的耗材。此外，采購部門還要制訂科學(xué)合理的招標(biāo)方案，明確方案中的各個要素。

4.1.4嚴(yán)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，明確驗(yàn)收職責(zé)

物資采購部門要自行開展項(xiàng)目驗(yàn)收以及采購機(jī)構(gòu)的驗(yàn)收工作。在驗(yàn)收方案中，物資采購部門需要明確驗(yàn)收流程、驗(yàn)收方式以及驗(yàn)收時間，對于專業(yè)性較強(qiáng)且技術(shù)復(fù)雜的耗材可以多設(shè)置驗(yàn)收環(huán)節(jié)，或者根據(jù)相關(guān)部門制定的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行驗(yàn)收。此外，物資采購部門還要明確分離醫(yī)院耗材的采購人與使用人，使用人要參與驗(yàn)收工作。

4.2加強(qiáng)監(jiān)督檢查，建立監(jiān)管機(jī)制

醫(yī)院應(yīng)加大信息公開力度，通過醫(yī)院的官網(wǎng)、政府平臺公開采購項(xiàng)目的招標(biāo)環(huán)節(jié)、投標(biāo)環(huán)節(jié)以及中標(biāo)環(huán)節(jié)。同時，審計(jì)部門要加大耗材采購執(zhí)行與監(jiān)管的審計(jì)力度，拓寬反映問題的途徑與受理途徑，使審計(jì)人員可以通過信箱、電話等方式發(fā)現(xiàn)問題，并有效分析、管理與處理風(fēng)險項(xiàng)目。另外，醫(yī)院要構(gòu)建完善的績效跟蹤監(jiān)督機(jī)制，跟蹤管理預(yù)算績效的執(zhí)行情況，在預(yù)算執(zhí)行完成后，及時評價預(yù)算資金的使用情況，對資金使用的效率、經(jīng)濟(jì)性以及效益進(jìn)行詳細(xì)評價。同時，醫(yī)院還要加強(qiáng)監(jiān)督，建立完善的內(nèi)部管理控制機(jī)制，在結(jié)合日常評價、內(nèi)部分析、重點(diǎn)監(jiān)督、外部評價的基礎(chǔ)上，定期總結(jié)與評價內(nèi)部控制的成效，從而不斷完善內(nèi)部控制體系。

4.3提高內(nèi)部審計(jì)人員的政治及業(yè)務(wù)素質(zhì)

醫(yī)院審計(jì)部門要配備專門的審計(jì)人員，該人員要具有經(jīng)濟(jì)管理、會計(jì)、工程技術(shù)、審計(jì)等專業(yè)技能以及較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，同時還要嚴(yán)格遵守內(nèi)部審計(jì)原則以及職員道德規(guī)范，依法審計(jì)，做到公正、公平、獨(dú)立、保密，才能有效提高審計(jì)效率與審計(jì)質(zhì)量。此外，由于醫(yī)用耗材采購審計(jì)工作涉及很多知識，因此內(nèi)部審計(jì)人員必須不斷提高自身的專業(yè)技能，注重學(xué)習(xí)各個學(xué)科的知識，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)，并能夠熟練操作各種軟件，從而才能及時解決在審計(jì)工作中發(fā)現(xiàn)的問題。

4.4促進(jìn)信息系統(tǒng)技術(shù)更新和耗材價格更新

為了提高內(nèi)部審計(jì)工作的效率與質(zhì)量，醫(yī)院要不斷更新信息系統(tǒng)的內(nèi)容與技術(shù)。內(nèi)容更新就是及時檢查醫(yī)用耗材的價格、采購信息，并進(jìn)行及時更新，確保醫(yī)用耗材的審計(jì)監(jiān)督工作更具有針對性。技術(shù)更新就是更新內(nèi)部審計(jì)的技術(shù)設(shè)備，尤其要定期維護(hù)與更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，確保各種醫(yī)用耗材信息準(zhǔn)確無誤地錄入計(jì)算機(jī)。

5結(jié)語

在醫(yī)院日常管理中，采購醫(yī)用耗材是醫(yī)院發(fā)展的一個重要環(huán)節(jié)，也是醫(yī)院開支的重要內(nèi)容，因此，做好“醫(yī)用耗材”的內(nèi)部審計(jì)工作，可以有效地控制好、使用好“醫(yī)用耗材”，為醫(yī)院資金實(shí)現(xiàn)收益最大化提供保障。基于此，醫(yī)院要加大醫(yī)用耗材采購管理的內(nèi)部審計(jì)力度，進(jìn)一步優(yōu)化采購程序，完善耗材采購與管理體系，進(jìn)一步降低采購成本，推動醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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作者：詹毅 單位：貴州省遵義醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院