會計電算化下會計檔案管理工作分析

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【摘要】隨著科學技術(shù)的不斷進步，我國已經(jīng)步入了會計電算化的時代。所謂會計電算化，就其實質(zhì)而言，其實是指以電子計算機為主體的信息技術(shù)在會計工作中的應用。具體來說，即利用會計軟件，指揮在各種計算機設(shè)備代替手工完成或者是在手工下很難完成的會計工作的過程。就會計電算化帶來的益處而言，其實現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動化，從而使得傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯嬓畔⑾到y(tǒng)。在此背景之下，如何做好會計檔案管理工作已經(jīng)成為了當前許多從事會計檔案管理工作的相關(guān)人員的當務之急。本文我們將針對會計電算化背景下如何做好會計檔案管理工作進行相應的分析與探討。

【關(guān)鍵詞】會計電算化;會計檔案管理工作

眾所周知，傳統(tǒng)模式下的會計檔案管理工作主要包括了人工的造冊歸檔、制定使用以及借閱手續(xù)、確定保管期限、嚴格履行銷毀手續(xù)等方面。對于相關(guān)工作人員而言，其工作量可謂是極大的，且因為各種因素的存在，從而導致其工作效率低下等現(xiàn)象的存在也是比比皆是的。而會計電算化的出現(xiàn)在很大程度上為會計檔案管理工作帶來了一定的便利性，但就相關(guān)工作人員的具體工作情況而言，其中依然存在著一系列尚待解決的問題。那么?會計電算化背景下會計檔案管理工作中究竟存在著怎樣的問題，又應當如何加以解決呢?具體如下。

一、會計電算化背景下會計檔案管理工作中存在的問題

在會計電算化的時代背景之下，相較于以往而言，各企業(yè)內(nèi)部會計檔案管理工作的開展已經(jīng)有了明顯的提升與進步，總體上朝著規(guī)范化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，但在實際工作過程中依然存在著許多尚待解決的問題。具體如下。

(一)會計檔案管理工作人員的專業(yè)水平與業(yè)務能力不足問題

眾所周知，傳統(tǒng)模式下，相關(guān)企業(yè)的會計檔案管理工作通常采用手工核算模式，這對從事會計檔案管理工作的人員而言，其工作量可謂是極大的。但該模式下，會計檔案管理工作對于相關(guān)工作人員是否熟練掌握微機這一方面并未做出具體的要求。但在會計電算化背景下，許多企業(yè)與單位已經(jīng)逐步的利用計算機代替人工核算。這便要求從事會計檔案管理的相關(guān)工作人員掌握熟練運用微機的能力。但就目前各企業(yè)內(nèi)部會計檔案管理工作的現(xiàn)狀而言，其中會計檔案管理工作人員專業(yè)水平與業(yè)務能力不足等現(xiàn)象已經(jīng)比比皆是。就經(jīng)過短期培訓的相關(guān)工作人員而言，通常情況下，除了準確掌握開機運用財務軟件的能力之外，其對于微機的各種軟件與硬件知識的掌握可謂是微乎其微。且一旦出現(xiàn)相關(guān)問題，其并不能夠依靠自身的實際能力及時的加以解決。相反的，往往會出現(xiàn)相關(guān)工作人員因為某一步驟的錯誤操作從而導致數(shù)據(jù)丟失等現(xiàn)象。除此之外，就熟練掌握微機的工作人員來說，隨著會計電算化進程的不斷深入，該工作對于會計檔案管理人員的要求也越發(fā)的明確化和復雜化，部分工作人員因為無法及時的對相關(guān)知識進行更新與了解或者是沒有給予足夠的重視，從而無法勝任該工作的情況也時常發(fā)生，這些問題對于在會計電算化背景下做好會計檔案管理工作而言，可謂是極其不利的存在。

(二)難以保障會計檔案管理工作的安全性

除了上文中提到的，會計電算化背景下，會計檔案管理工作人員的專業(yè)水平與業(yè)務能力不足等問題之外，難以確保其工作的安全性也成為了當前眾多工作人員需要解決的當務之急。眾所周知，在會計電算化的大背景之下，會計檔案管理工作總體上是依靠計算機加以完成的。但就計算機的網(wǎng)絡(luò)安全而言，其中依然存在著許多不穩(wěn)定的因素。簡單來說，所謂計算機網(wǎng)絡(luò)安全，就其本質(zhì)而言，是指利用網(wǎng)絡(luò)的管理控制和技術(shù)措施等，就數(shù)據(jù)的保密性、完整性以及可使用性等特性在一定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中受到保護。但在人們?nèi)粘Ｉ畹氖褂眠^程中，計算機網(wǎng)絡(luò)安全還是會受到一系列不安全因素的影響，比如:黑客攻擊、病毒、網(wǎng)絡(luò)癱瘓、信息庫數(shù)據(jù)被非法入侵等問題。具體來說，構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)安全威脅的眾多因素中，系統(tǒng)漏洞可謂是我們最為熟悉的一種主要威脅因素。通常情況下，這類系統(tǒng)漏洞會被許多不法者利用，通過各種方式，比如通過網(wǎng)絡(luò)植入木馬、病毒等方式來控制電腦甚至是攻擊電腦，從而達到竊取電腦中重要的資料和信息以及破壞系統(tǒng)等不良目的。這對于信息和數(shù)據(jù)的擁有者而言，可謂是一種極大的威脅。顯而易見的，該類問題的出現(xiàn)，往往會造成會計檔案管理信息的丟失以及被盜等現(xiàn)象發(fā)生。除此之外，網(wǎng)絡(luò)攻擊同樣給網(wǎng)絡(luò)安全帶來了極大的隱患。部分非法分子往往對網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進行的人為攻擊，通過尋找系統(tǒng)的一系列弱點，從而以非授權(quán)的方式達到破壞、欺騙和竊取數(shù)據(jù)信息的目的。由此可見，會計電算化背景之下，會計檔案管理工作依然面臨著極為艱難的挑戰(zhàn)。

二、會計電算化背景下完善會計檔案管理工作的具體措施

(一)提升會計檔案管理人員專業(yè)水平與業(yè)務能力

針對前文中提到的相關(guān)企業(yè)會計檔案管理工作人員的專業(yè)水平與業(yè)務能力不足等問題，我們應當給予足夠的重視。對于從事會計檔案管理工作的相關(guān)人員而言，對其進行強力的人才培訓可謂是必不可少的重要舉措之一。正如前文中所示，提高相關(guān)工作人員的計算機業(yè)務素質(zhì)是迫在眉睫的任務之一。各企業(yè)應當立足于國際水平，以培養(yǎng)高級技術(shù)人才為其目標，幫助相關(guān)工作人員熟練的掌握國際先進技術(shù)、精通信息技術(shù)以及熟練應用會計電算化等等。除此之外，利用會計電算化該契機，促進會計檔案管理工作人員的職能轉(zhuǎn)型，從而引發(fā)相關(guān)工作人員知識結(jié)構(gòu)的變化以及其素質(zhì)的提升，從而幫助其實現(xiàn)向復合型人才的轉(zhuǎn)變。

(二)會計檔案管理工作標準化、規(guī)范化

除了上文中提到的加強對從事會計檔案管理工作的相關(guān)工作人員的專業(yè)水平以及業(yè)務能力的提升之外，實現(xiàn)會計檔案管理工作的標準化以及規(guī)范化也是不容忽視的。就當前會計檔案管理工作的形式而言，其標準化與規(guī)范化方面依然存在著極大的不足。因各種工作軟件具有不一致性，會計檔案管理人員在使用的過程中會因為軟件不規(guī)范有序的問題遇到諸多不便。因此，各企業(yè)在會計檔案管理工作開展的過程中，需要考慮多個方面的細節(jié)，做到檔案規(guī)范化、標準化，從而確保檔案管理工作能夠順利進行。

(三)加強計算機網(wǎng)絡(luò)安全

針對上文中提到的，會計檔案管理工作中因為計算機網(wǎng)絡(luò)存在著一系列安全隱患，從而導致檔案管理信息丟失以及被盜的現(xiàn)象，我們應當采取的措施為:加強計算機網(wǎng)絡(luò)安全管理。計算機作為會計電算化背景下會計檔案管理工作的主要途徑，為確保其安全性，以下措施皆可采取:1、加強PC端防火墻技術(shù)的應用。防火墻作為計算機網(wǎng)絡(luò)安全領(lǐng)域的安全防御工具，在內(nèi)部網(wǎng)和外部往中都得到了相應的使用。2、強化計算機安全評估技術(shù)的應用。除了上文中提到的加強PC端防火墻技術(shù)以此來強化計算機信息管理技術(shù)的應用外，還可以針對計算機安全評估技術(shù)進行系列的強化運用。該技術(shù)的應用對于確保計算機網(wǎng)絡(luò)的安全性而言，發(fā)揮著其不可取代的重要作用。因此，在確保了計算機安全的基礎(chǔ)之上，會計檔案管理工作才能夠順利的開展。3、構(gòu)建安全信息管理模型。通過構(gòu)建安全信息管理模型來確保計算機網(wǎng)絡(luò)安全也是極為常見的方式之一，因此，從事會計檔案管理工作的相關(guān)人員應當對其加以重視。

(四)強化檔案意識

除了上文中提到的提升會計檔案管理人員專業(yè)水平與業(yè)務能力、會計檔案管理工作標準化、規(guī)范化以及加強計算機網(wǎng)絡(luò)安全之外，強化相關(guān)工作人員的檔案意識也是有其必要性的。眾所周知，傳統(tǒng)會計檔案管理過程中，一些錯誤的觀念普遍存在于眾多工作人員之間。比如:重視憑證以及賬簿的管理，從而輕視了輔證材料的管理;重視紙質(zhì)實物檔案的管理，從而輕視了磁性介質(zhì)檔案管理;重視檔案移交的后續(xù)管理工作，從而忽視了前臺會計工作的檔案管理，除此之外，重視一般檔案的統(tǒng)一管理，輕視專門檔案的專門管理等錯誤理念。這些觀念的存在對于會計檔案管理工作而言都是極為有害的。因此，在會計電算化的背景之下，擯棄該類錯誤理念顯得尤為重要。相關(guān)企業(yè)應當根據(jù)自身企業(yè)的實際經(jīng)營情況，制定符合自身的會計檔案管理工作的相關(guān)制度，并且及時的加以更新和完善，在此基礎(chǔ)之上，才能夠幫助相關(guān)工作人員最大限度的摒棄上文中提到的許多錯誤觀念，從而促使其在會計電算化的背景之下強化檔案意識。

三、結(jié)語

目前我國在會計電算化背景之下會計檔案管理工作依然存在著許多尚待解決的重要問題。因此，針對此類問題的存在相關(guān)工作人員應當及時的加以解決，從而確保在會計電子化背景下，會計檔案管理工作的順利展開。并且促進其規(guī)范化、效率化以及安全化的發(fā)展。

【參考文獻】

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作者：鐘洪磊 單位：淮陰工學院