軌道交通檔案管理探索實踐

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摘要：如何將檔案管理工作與快速發(fā)展的軌道交通運(yùn)營工作相匹配，充分發(fā)揮檔案在運(yùn)營管理、維護(hù)維修中的作用，已成為運(yùn)營檔案管理工作中急需研究并解決的一個重點(diǎn)。本文以南寧軌道運(yùn)營公司檔案管理為例，針對軌道交通檔案管理現(xiàn)狀，提出了軌道交通檔案管理新思路，并就做好軌道交通檔案管理提出具體舉措。

關(guān)鍵詞：軌道交通檔案；檔案管理；實踐探索

概述

南寧軌道運(yùn)營分公司由2016年的單線運(yùn)營發(fā)展到現(xiàn)在的3線網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)營。截至2019年，南寧軌道交通開通運(yùn)營中的線路有3條，線路總長81千米，全年線網(wǎng)總運(yùn)營里程772萬列千米，為南寧市民、乘客營造了方便、快捷、準(zhǔn)點(diǎn)、舒適、安全的地鐵乘車環(huán)境。與此同時，如何將檔案管理工作與快速發(fā)展的軌道交通運(yùn)營工作相匹配，充分發(fā)揮檔案在運(yùn)營管理、維護(hù)維修中的作用，已成為運(yùn)營檔案管理工作中急需研究并解決的一個重點(diǎn)。

1軌道交通檔案管理工作現(xiàn)狀

南寧軌道交通集團(tuán)有限責(zé)任公司檔案室成立于2010年，配備了專職檔案員負(fù)責(zé)檔案管理工作，并成立了以董事長為組長，分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，為檔案管理工作的順利開展提供了強(qiáng)有力的組織保證。全集團(tuán)公司形成了完整的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，并在2012至2019年公司連續(xù)8年一次性通過南寧市檔案局組織的南寧市企事業(yè)單位檔案年度檢查，其中2015至2019年連續(xù)4年的檢查結(jié)果為“優(yōu)秀”等級。為發(fā)揮檔案在運(yùn)營管理中的信息服務(wù)支撐作用，實現(xiàn)檔案的有效利用，公司的檔案管理架構(gòu)全面提升，其中運(yùn)營分公司也在2020年成立了獨(dú)立的檔案科室。

2軌道交通檔案管理存在問題

2.1人員配備不科學(xué)

檔案專業(yè)人員在檔案管理崗上占比較少，人員配備上不科學(xué)不完善。分公司兼職檔案員專業(yè)不一，業(yè)務(wù)水平差距較大，導(dǎo)致出現(xiàn)部分材料在移交歸檔時，材料整理不規(guī)范，待移交材料保管場地不合格等問題，影響了運(yùn)營檔案管理的整體水平。

2.2信息化建設(shè)緩慢

因人員構(gòu)成所局限，在檔案信息化建設(shè)推進(jìn)過程較為緩慢，現(xiàn)有檔案系統(tǒng)僅滿足現(xiàn)有的檔案利用，且在檔案利用某些方面仍然采用紙質(zhì)材料流轉(zhuǎn)方式，與飛速發(fā)展的現(xiàn)代化信息建設(shè)仍有一定差距。

2.3工程檔案管理方式滯后

軌道交通項目是一個龐大的系統(tǒng)工程，建設(shè)周期長，從開工到運(yùn)營一般需4～5年，這在一定程度上增加了竣工資料的收集整理難度。目前，南寧軌道交通運(yùn)營分公司接收的1號線竣工檔案僅有44個標(biāo)段，尚有23個標(biāo)段未移交運(yùn)營分公司。1號線竣工資料的審核進(jìn)度較慢，接收工作較為被動。已接收項目竣工檔案移交運(yùn)營單位較晚，線路接管與相關(guān)檔案接管存在較長的真空期，導(dǎo)致在運(yùn)營線網(wǎng)、設(shè)備維護(hù)及給線路的管理工作等方面造成了一定影響。由于軌道交通項目的建設(shè)和運(yùn)營分工界面明確，運(yùn)營公司基本不參與項目檔案的編制工作，導(dǎo)致運(yùn)營公司被動接受檔案，在接受時間上存在滯后現(xiàn)象且無法在檔案形成過程中對檔案質(zhì)量進(jìn)行把控，工程檔案接收質(zhì)量不高，一定程度上不能滿足運(yùn)營管理的工作需求。

3檔案管理工作新思路

3.1建立檔案工作新格局

根據(jù)工作實際需要，為加強(qiáng)運(yùn)營分公司檔案管理工作，檔案管理部門將持續(xù)按要求做好本公司的文件收集、整理、歸檔工作，集中收集保管分公司各類檔案并提供利用，開展檔案數(shù)字化、檔案編研、檔案業(yè)務(wù)交流、人員培訓(xùn)等；把檔案信息化納入分公司信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，確保檔案管理實現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)。

3.2整合檔案管理新資源

建立以檔案管理部門為主導(dǎo)、各部門（中心）密切配合、檔案管理部門集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu)。檔案管理部門將統(tǒng)籌規(guī)劃，支持和鼓勵打破部門分割，整合不同部門、各類檔案資源。

3.3推進(jìn)檔案管理新進(jìn)程

將把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，切實推進(jìn)檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。加強(qiáng)對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，不斷挖掘檔案的價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，更好地為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、管理提供參考。

4多措并舉，開展多種實踐

為解決檔案工作中的難點(diǎn)、痛點(diǎn)，南寧軌道交通運(yùn)營分公司檔案管理部門積極創(chuàng)新，基于檔案管理現(xiàn)狀，進(jìn)行了一系列管理新實踐，取得了較好的效果。4.1構(gòu)建權(quán)責(zé)明確的組織體系將分公司的檔案管理實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管”的管理體制，同時，公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作也高度重視，按照“三納入”的管理要求將檔案工作納入到分公司工作計劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入到分公司人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制，為南寧地鐵運(yùn)營安全平穩(wěn)有序發(fā)展做好保障。

4.2完善檔案管理規(guī)章制度

結(jié)合分公司檔案工作實際，先后編制了《南寧軌道交通集團(tuán)有限責(zé)任公司運(yùn)營分公司檔案管理辦法》《南寧軌道交通集團(tuán)有限責(zé)任公司運(yùn)營分公司檔案歸檔范圍和保管期限》《南寧軌道交通集團(tuán)有限責(zé)任公司運(yùn)營分公司大事記匯編制方案》及《關(guān)于規(guī)范南寧軌道交通集團(tuán)有限責(zé)任公司運(yùn)營分公司文件資料銷毀工作的通知》等規(guī)章制度，具體明確了竣工檔案移交的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了檔案材料交接的工作流程，包括竣工檔案移交時間、格式表單、內(nèi)容、方式和手續(xù)辦理要求等，使竣工檔案接收工作有章可循，走上規(guī)范化管理軌道，更好地適應(yīng)了運(yùn)營管理要求并初步形成了一套符合南寧軌道交通特點(diǎn)的運(yùn)營竣工檔案接管操作程序。通過制定規(guī)章制度、下發(fā)工作通知等形式進(jìn)一步規(guī)范了各類檔案的收集、整理、借閱、保管、保密等管理工作，明確了兼職檔案員工作職責(zé)、檔案資料的歸檔范圍及整理要求，實現(xiàn)了運(yùn)營分公司檔案工作的制度化、規(guī)范化管理。

4.3強(qiáng)化檔案管理隊伍建設(shè)

檔案管理能否高效與檔案隊伍綜合素質(zhì)密切相關(guān)，針對兼職檔案人員專業(yè)度不高、材料收集不規(guī)范等問題，運(yùn)營分公司檔案管理部門進(jìn)行了多次深入一線的調(diào)研工作，通過多次前往一線生產(chǎn)中心開展檔案交流座談、走訪工班、檢查檔案材料保管現(xiàn)場等方式，修訂了《南寧軌道交通集團(tuán)有限責(zé)任公司運(yùn)營分公司檔案歸檔范圍和保管期限》，保證了檔案管理制度的可操作性。二是開展多樣化檔案培訓(xùn)工作，將檔案培訓(xùn)列入檔案管理部門職責(zé)范圍，在資金及工作方式上給予檔案培訓(xùn)絕對的支持。以外聘專家、專職檔案人員外出學(xué)習(xí)、專職檔案人員外出學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)內(nèi)訓(xùn)等多種培訓(xùn)方式使分公司檔案人員對檔案整理規(guī)范和檔案法律法規(guī)有了更深的了解，對電子檔案管理和檔案數(shù)字化工作有了規(guī)劃和目標(biāo)，為下一步提高機(jī)關(guān)檔案工作管理水平提供了技術(shù)保障，對檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化，加強(qiáng)檔案工作建設(shè)起到了積極的推動作用。三是通過信息化手段組建分公司兼職檔案人員隊伍，將檔案管理工作要求鑲嵌入地鐵運(yùn)營各項工作中，通過自身素質(zhì)能力的提升，培養(yǎng)復(fù)合型檔案人員隊伍。

4.4大力推廣檔案宣傳工作

南寧軌道交通集團(tuán)有限責(zé)任公司運(yùn)營分公司檔案管理部門全面創(chuàng)新，結(jié)合國際檔案日，開展一系列檔案宣傳工作，包括檔案現(xiàn)場宣傳、檔案知識競賽、參觀廣西壯族自治區(qū)檔案館、檔案專題講座等形式多樣的系列活動。在分公司檔案宣傳周期間，共計分發(fā)檔案宣傳折頁上千余份，百余人以各種形式參與到檔案宣傳周活動中來。通過微信公眾號、釘釘宣傳群、內(nèi)刊等多媒體形式，全面報道檔案宣傳周工作進(jìn)展，做到了檔案宣傳效果全覆蓋。在檔案宣傳工作中，結(jié)合實際，將檔案基層業(yè)務(wù)與分公司思想政治與意識形態(tài)黨建工作相結(jié)合，極大地提升了分公司檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同感，以點(diǎn)帶面，增強(qiáng)了員工檔案意識，宣傳檔案工作價值，營造全公司關(guān)心支持檔案工作的良好氛圍。

4.5推動檔案信息化進(jìn)程

一是結(jié)合辦公OA系統(tǒng)，優(yōu)化了文書檔案收、發(fā)文材料的在線對接，實現(xiàn)了電子文件自動分類等功能。二是通過移動設(shè)備提供分公司級別的檔案目錄檢索、檔案查、借閱審批、檔案目錄瀏覽等服務(wù)，為利用者提供更高效、更便捷的檔案服務(wù)。

結(jié)語

軌道交通檔案管理任務(wù)重、數(shù)量大，應(yīng)積極借助大數(shù)據(jù)、人工智能等信息技術(shù)，以用戶需求和豐富的檔案資源開發(fā)途徑為導(dǎo)向，進(jìn)一步推動軌道交通地鐵運(yùn)營檔案信息化進(jìn)程，創(chuàng)新檔案資源利用形式，最大化地發(fā)揮檔案在地鐵運(yùn)營工作中的作用，推動檔案工作更好地服務(wù)公司運(yùn)營建設(shè)。

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作者：黃弋 單位：南寧軌道交通集團(tuán)有限責(zé)任公司運(yùn)營分公司