計算機網(wǎng)絡技術在企業(yè)檔案管理的應用

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摘要:計算機網(wǎng)絡技術在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在有利于檔案信息的高效回收整理，有利于節(jié)約管理成本，有利于實現(xiàn)信息共享。計算機網(wǎng)絡技術在企業(yè)檔案管理中的具體應用主要包括構建網(wǎng)絡化的檔案信息管理系統(tǒng)，加快檔案管理一體化建設，實現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的高效共享。

關鍵詞:計算機網(wǎng)絡技術;企業(yè);檔案管理

近年來，“互聯(lián)網(wǎng)+”經(jīng)濟蓬勃發(fā)展，對企業(yè)檔案管理工作也提出了越來越高的要求。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案信息的數(shù)量和種類越來越多，檔案信息的載體也越來越多樣化，逐漸由紙質(zhì)檔案向電子檔案進行轉(zhuǎn)變。因此，企業(yè)要做好新時期的檔案管理工作，更好地滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策的需求，實現(xiàn)各項信息資源的高效共享，統(tǒng)一檔案管理標準?，F(xiàn)階段，很多企業(yè)的檔案管理工作仍存在著很多問題，主要以人為管理為主，整體工作效率低下。要想將檔案資源轉(zhuǎn)化為可以被利用的信息資源，就要做好信息資源的開發(fā)和利用工作，并將其應用到企業(yè)管理的方方面面。

1計算機網(wǎng)絡技術在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢

1.1有利于檔案信息的高效回收整理

企業(yè)檔案管理人員可以利用計算機網(wǎng)絡進行有效的信息資料收集和整理，并將收集得到的信息資源傳輸?shù)綑n案管理的數(shù)據(jù)庫中，以實現(xiàn)對信息資源的高效整理和回收。檔案管理部門還可以定期從各個業(yè)務部門收集專用的信息資源，以便對有價值的檔案信息進行及時收集和歸類，保證整個檔案信息的完整性和科學性。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，企業(yè)檔案管理部門主要是采用人工檔案收集處理模式，人力成本投入較高，整體工作效率較低，檔案管理部門所提供的檔案信息與企業(yè)發(fā)展不相適應。而利用計算機網(wǎng)絡技術就可以保障檔案管理部門能夠隨時隨地收集相應的信息，進而實現(xiàn)檔案信息資源價值的高效利用。

1.2有利于節(jié)約管理成本

人為管理模式往往需要投入大量的人力和物力，整體的工作程序相對較為復雜。而通過應用計算機網(wǎng)絡技術則能大大提高整體的工作效率，進一步降低企業(yè)在檔案收集、整理、數(shù)據(jù)信息獲取等方面的人力成本、物力成本和資金成本。計算機網(wǎng)絡技術的成熟推廣能夠?qū)n案管理人員從繁雜的體力勞動中解脫出來，避免了重復性工作，節(jié)約了管理成本，提高了工作效率和工作質(zhì)量。

1.3有利于實現(xiàn)信息共享

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，很多企業(yè)的檔案管理普遍存在著保密性較差、協(xié)調(diào)性不足、適用能力不夠的問題。目前，通過將計算機網(wǎng)絡技術應用到檔案管理工作當中，管理部門可以在局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)內(nèi)實現(xiàn)部門和部門、企業(yè)和企業(yè)、行業(yè)和行業(yè)、企業(yè)和其他國家之間的信息溝通交流，能夠?qū)崟r共享各項數(shù)據(jù)資源，充分發(fā)揮檔案信息效能。另外，通過應用計算機網(wǎng)絡技術還能夠?qū)n案信息材料進行有效排序，用戶可以根據(jù)實際需求檢索自己想要的檔案資料，進一步提高了檔案資源的利用效率。計算機網(wǎng)絡技術能夠使檔案管理人員準確了解企業(yè)內(nèi)部各種檔案信息資源的利用情況，進而使檔案信息能夠創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟價值。

2計算機網(wǎng)絡技術在企業(yè)檔案管理中的具體應用

2.1構建網(wǎng)絡化的檔案信息管理系統(tǒng)

為了盡快實現(xiàn)檔案管理的信息化，就需要在短時間內(nèi)構建一個完善的局域網(wǎng)絡體系，實現(xiàn)各個部門自動網(wǎng)絡化辦公，同時將企業(yè)的檔案管理部門納入到整個信息系統(tǒng)當中。構建網(wǎng)絡化計算機管理系統(tǒng)不僅可以使檔案館和各個部門實現(xiàn)有效對接，而且還能夠利用該系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)上檢索、網(wǎng)上利用和網(wǎng)絡服務等功能。另外，還應該結(jié)合實際發(fā)展情況構建跨行業(yè)的大型網(wǎng)絡體系，實現(xiàn)各個檔案部門的聯(lián)網(wǎng)，與相關行業(yè)的檔案部門進行對接，可通過利用檔案信息和圖書情報資料來構建綜合性的信息網(wǎng)絡體系。建立企業(yè)內(nèi)部檔案局域網(wǎng)絡能夠?qū)n案信息資源進行有效篩選、整理和歸類，并將其儲存到企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫當中，這樣能幫助企業(yè)獲得更多的信息資源。

2.2加快檔案管理一體化建設

通過檔案管理一體化建設，企業(yè)各部門之間可以隨時隨地通過互聯(lián)網(wǎng)向檔案管理部門發(fā)送相應的電子文件，或者直接將相關信息輸入到檔案管理數(shù)據(jù)庫中。檔案管理部門可以定期從各個部門傳發(fā)過來的郵件或從數(shù)據(jù)庫當中對信息進行有效篩選、整理和排序，保證信息資源的安全性、高效性，提高檔案利用效率。在傳統(tǒng)的檔案管理工作開展過程中，從檔案簽發(fā)到歸檔處理往往需要很長的周期，而計算機網(wǎng)絡技術大大縮短了這個周期。

2.3實現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理

檔案管理數(shù)字化是借助計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術、大數(shù)據(jù)技術、云計算技術、移動通信技術將軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)進行有效結(jié)合而構建出來的一套檔案信息管理系統(tǒng)。在計算機網(wǎng)絡技術的支持下，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變成電子檔案或數(shù)字檔案，實現(xiàn)了對各種檔案信息的高效處理，節(jié)約了紙質(zhì)文獻的保存空間，更有利于對數(shù)字檔案進行有效開發(fā)和利用。數(shù)字化檔案資源比紙質(zhì)檔案資源的儲存量高、儲存空間小，管理更加方便、快捷、高效，易保存、易查閱、易修改。加快企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設能夠有效減輕檔案管理人員錄入各項文件數(shù)據(jù)的工作量，能將檔案信息資源的收集、整理和轉(zhuǎn)化工作真正轉(zhuǎn)變成信息的處理工作，檔案管理人員只需添加相應的目錄或編譯相應的文件編號即可，然后在數(shù)據(jù)庫檢索條目當中輸入關鍵詞就能找到自身所需的檔案資料。

2.4實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的高效共享

企業(yè)利用計算機網(wǎng)絡技術開展檔案管理的本質(zhì)目的是為了實現(xiàn)檔案資源的高效處理和高效共享。為了達到這一目標，企業(yè)應構建共享性的信息服務平臺，檔案管理部門可以通過內(nèi)部的局域網(wǎng)和外部的互聯(lián)網(wǎng)向企業(yè)各部門以及社會公開有效信息，逐漸由過去被動的檔案管理模式向著主動的信息服務方向轉(zhuǎn)變，使用戶能夠獲取到有價值的檔案信息。企業(yè)檔案管理部門還可以利用計算機互聯(lián)網(wǎng)技術及時掌握檔案數(shù)據(jù)庫中各項檔案資源的具體利用情況，并加強與其他企業(yè)之間的溝通交流，挖掘出更有價值的信息，促進生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務的對接和發(fā)展，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

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作者：夏哲峰 單位：黑龍江黑寶藥業(yè)股份有限公司