醫(yī)院經(jīng)濟合同管理現(xiàn)況分析

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摘要：事業(yè)單位推行內(nèi)部控制管理，保證國有資產(chǎn)的安全性，其加強經(jīng)濟合同控制是一個重要環(huán)節(jié)。本文從醫(yī)院經(jīng)濟合同管理的重要性、現(xiàn)狀和問題、改進措施方面展開討論，探析通過健全合同管理制度和完善合同管理流程，提升醫(yī)院經(jīng)濟管理水平。

關鍵詞：醫(yī)院經(jīng)濟合同；合同管理制度；合同管理流程

一、醫(yī)院經(jīng)濟合同管理的重要性

隨著醫(yī)療業(yè)務的規(guī)模擴大，醫(yī)院業(yè)務量、經(jīng)濟量不斷增長，醫(yī)院對外簽訂的經(jīng)濟合同越來越多。日常業(yè)務涉及部門較多，有基建工程合同、醫(yī)療設備采購合同、設備租賃合同、設備維修(維護)合同、藥品采購合同、醫(yī)用耗材采購合同、勞動聘用合同、進修合同、醫(yī)療合作合同、醫(yī)療糾紛處理合同、醫(yī)保合同、貸款合同、借款合同、財產(chǎn)保險合同、體檢合同、信息化建設合同、物業(yè)管理合同等。醫(yī)院經(jīng)濟合同種類和數(shù)量繁多，一所較大規(guī)模的三甲醫(yī)院，每年要簽訂經(jīng)濟合同的價值，約占現(xiàn)金支出的50%左右。簽訂經(jīng)濟合同是為了促進達成合作目標，明確合同主體雙方的權(quán)利和義務，更好地開展醫(yī)療業(yè)務活動。合同文檔作為經(jīng)濟活動的重要依據(jù)和法律憑證，它的事前、事中、事后規(guī)范化管理，對維護醫(yī)院的合法權(quán)益，促進醫(yī)院可持續(xù)健康發(fā)展有著重要意義。

二、醫(yī)院經(jīng)濟合同管理的現(xiàn)狀和問題

在醫(yī)療行業(yè)中對醫(yī)院的評價標準是堅持“以病人為中心”，提高管理水平，持續(xù)改進醫(yī)療質(zhì)量，保障醫(yī)療安全，改善醫(yī)療服務，控制醫(yī)療費用，為人民群眾提供安全、有效、方便、價廉的醫(yī)療衛(wèi)生服務。部分發(fā)展中醫(yī)院為了適應國家醫(yī)療改革，提高病人的滿意度和職工的生活水平，將主要精力放在狠抓醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療安全，改善經(jīng)濟質(zhì)量，無瑕顧及醫(yī)院內(nèi)涵建設和環(huán)節(jié)管理。而且，醫(yī)院經(jīng)濟合同的項目分類多，涉及面廣，政策性強，法律風險高，管理起來難度大。在醫(yī)院經(jīng)濟合同管理中，存在幾個方面的問題。

(一)醫(yī)院對合同管理的重視程度不夠

部分醫(yī)院在重視學科建設、人才建設、醫(yī)療改革、成本控制的同時，對經(jīng)濟合同管理的重視度不夠。未設置合同管理崗位，未明確合同立項、起草、修訂、審核、決策、簽署、歸集、評價、糾紛處理的機制與流程，管理層尚未充分認識到經(jīng)濟合同管理對醫(yī)院經(jīng)營管理的重要性。致使在合同管理方面比較松散，不夠嚴謹。

(二)合同管理制度不建全

醫(yī)院經(jīng)濟合同種類多的性質(zhì)決定了經(jīng)濟合同管理制度的設計有難度。部分醫(yī)院沒有完善的合同管理制度，合同簽定前的資信調(diào)查、征集意見、集體決議、合法合規(guī)性的研討不深入，三重一大執(zhí)行不到位。經(jīng)濟合同管理制度的缺失直接導致合同簽訂前對項目主要內(nèi)容研判、評估不力，合同訂立階段出現(xiàn)合同要素不完整、文字描述不嚴謹、合同內(nèi)容疏漏、有違相關法律和規(guī)定、合同公章使用無規(guī)制，合同執(zhí)行階段與預期產(chǎn)生進度差異、金額差異、條件變更和糾紛處理等問題。

(三)合同審核流程和決策流程不規(guī)范

合同審核是合同管理的重要環(huán)節(jié)，每個合同的不同細節(jié)都會涉及到多個部門，比如：醫(yī)療、護理、財務、人事、總務、信息等。如果沒有集體研討且沒有集體會簽、審核流程，就會出現(xiàn)盲人摸象的現(xiàn)象，考慮不周到、不全面，出現(xiàn)認識偏差，最終給合同執(zhí)行帶來困難。特殊經(jīng)濟合同和重大經(jīng)濟合同不聘請專業(yè)法律顧問，容易存在法津風險。重大合同決策不參照三重一大進行管理，將會存在決策違規(guī)風險。組織中如果存在保留意見，將在合同執(zhí)行中出現(xiàn)意見分歧，影響工作進度和合同預期。

(四)未對合同進行歸集管理

醫(yī)院職能部門、后勤部門和臨床科室根據(jù)需要組織采購和簽訂合同，沒有歸口管理部門會使合同條款不嚴謹、合同登記不全面、無統(tǒng)一編碼、文檔管理零散。醫(yī)院對經(jīng)濟合同管理缺乏專業(yè)的統(tǒng)籌指導，導致不能及時發(fā)現(xiàn)合同的執(zhí)行風險以及履約中出現(xiàn)的偏離和問題，一旦出現(xiàn)合同糾紛，醫(yī)院容易陷入被動。

(五)沒有合同信息化管理系統(tǒng)

目前，大部分醫(yī)院經(jīng)濟合同都未實現(xiàn)信息化管理，經(jīng)濟合同的簽訂，以紙質(zhì)形式來完成，且合同簽訂數(shù)量越來越多，分類越來越細。紙質(zhì)合同是一種紙質(zhì)憑證，有其存在的階段性，隨著網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代滲透到每一個工作領域，紙質(zhì)合同的弊端也逐漸凸現(xiàn)。在紙質(zhì)合同管理的修訂、審核環(huán)節(jié)都需要人工逐個遞交，各個環(huán)節(jié)耗費的時間成本和人力成本高。紙質(zhì)合同還存在查閱困難、合同進度控制不能及時跟進、數(shù)據(jù)統(tǒng)計不精準、沒有預警提示功能等問題。

三、醫(yī)院經(jīng)濟合同管理的改進措施

(一)重視經(jīng)濟合同管理

經(jīng)濟合同是醫(yī)院對外經(jīng)濟行為的法津依據(jù)，是有效輔助完成醫(yī)療業(yè)務活動的重要保障。醫(yī)院需要將經(jīng)濟合同管理作為重點管理事項之一，促進經(jīng)濟活動合法合規(guī)，強化兩個效益。加強經(jīng)濟合同管理也是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理的要求，內(nèi)部控制的全面性原則要求內(nèi)部控制應當貫穿單位經(jīng)濟活動的決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過程，實現(xiàn)對經(jīng)濟活動的全面控制。

(二)建立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理制度

醫(yī)院應根據(jù)《中華人民共和合同法》、《中華人民共和國采購法》、《醫(yī)院財務制度》、《醫(yī)院會計制度》等法律、規(guī)章制度和醫(yī)院自有制度，結(jié)合醫(yī)院實際業(yè)務，制定適合醫(yī)院業(yè)務需要的經(jīng)濟合同管理制度。明確合同管理全過程的職責與分工，合同簽訂前由項目牽頭部門、財務部門、審計部門、紀檢監(jiān)察、相關職能部門、醫(yī)院法律顧問和合同主管部門共同調(diào)查、研討合同主要內(nèi)容，評估合同的可行性。合同訂立階段，由項目牽頭部門起草合同初稿，各部門參與修訂、審核和談判合同明細條款，再由院領導審核、修訂、決策、審批。合同執(zhí)行階段，由項目部門、審計部門和其他相關部門跟進執(zhí)行進度，及時發(fā)現(xiàn)、匯報，并修正合同執(zhí)行中存在的偏離和問題，處理合同糾紛。合同管理制度需要明確合同公章的使用管理，需要有會議紀要、集體聯(lián)簽、審批記錄或三重一大的決策文件，方可對擬簽定合同蓋章生效。

(三)規(guī)范合同審核流程與決策機制

醫(yī)院經(jīng)濟合同管理的業(yè)務繁雜，僅靠某一個項目牽頭部門或者職能部門對合同進行審核是不科學的、不全面的。醫(yī)院需要建立審核流程、會簽制度、決策機制。由項目牽頭部門和相關職能部門參與到經(jīng)濟合同的修訂和審核，各盡其責，層層把關，使合同內(nèi)容全面、完整，可行性更強。在修訂和審核的過程要求限定完成時間，提高工作效率。由合同管理部門匯總意見，轉(zhuǎn)合同起草部門修改完善合同條款，再次提交集體審核會簽。決策機制是合同簽定前的最后一關，也是重點確認環(huán)節(jié)，關系到經(jīng)濟合同業(yè)務內(nèi)容是否與醫(yī)院近期發(fā)展目標、長期發(fā)展戰(zhàn)略相匹配。重要經(jīng)濟合同需要納入三重一大事項進行管理，參會人員需要認真對待合同決議內(nèi)容，對所發(fā)表的意見做好完整記錄，審簽確認。

(四)合同集中歸檔

醫(yī)院要對經(jīng)濟合同進行歸口管理，指定專職或兼職部門管理合同文檔，按合同類別、簽訂時間、項目牽頭部門進行順序編碼，集中歸檔，便于日后查閱、復印。根據(jù)醫(yī)院的工作需要和合同性質(zhì)，簽定合同大于等于一式四份，甲乙雙方各兩份，一份原件存檔，另一份原件交財務部門作為收付款憑證，項目牽頭部門留一份原件或者復印件，廉潔承諾書交審計或紀檢部門存檔。

(五)對合同進行信息化管理

對醫(yī)院經(jīng)濟合同實現(xiàn)信息化管理是醫(yī)院發(fā)展科學化、精細化、提高工作效率的必然趨勢。醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)框架分為：準備階段、訂立發(fā)起階段、簽署階段、成立階段、履行階段、終結(jié)及查詢階段。醫(yī)院可以通過購買軟件或者自行研發(fā)，將OA辦公自動化和經(jīng)濟合同信息化系統(tǒng)合并管理，達到工作流程與信息流程的高度融合，促進經(jīng)濟合同信息的閉環(huán)管理。對合同管理人員按人員職責進行分級授權(quán)，可以在信息系統(tǒng)進行修訂、審核、審批，保留處理痕跡，可查看合同執(zhí)行進度、付款情況、預警提示等。充分利用合同信息化管理手段，提高工作效率和工作質(zhì)量，避免合同誤差，及時了解合同預警風險，便于合同的分類歸檔與統(tǒng)計分析。

四、結(jié)語

新時代的醫(yī)院經(jīng)濟合同管理，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，提倡科學管理方法，學習并探索行業(yè)先進管理模式。以期提高經(jīng)濟合同質(zhì)量、控制醫(yī)院運營風險、促進醫(yī)院健康發(fā)展、維護國有資產(chǎn)安全。

參考文獻：

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作者：譚愛忠 單位：廣東燕嶺醫(yī)院