高校檔案館數字化工程建設論文

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1.高校檔案館數字化建設存在的問題

1.1落后的基礎設施與先進的數字化建設之間的矛盾

數字化高校檔案館是在傳統檔案館的館藏、分類、查詢等固有的模式基礎上，借助廣泛普及的計算機與通暢無阻的網絡，充分應用各種信息技術和網絡技術而建立起來的一種新型檔案館。檔案館的數字化建設通過將計算機技術、網絡技術等高新技術引入檔案領域，實現了檔案資源的科學保護與資源共享。因此，高校檔案數字化建設必須依托于空間數據基礎設施和網絡.而現行高校檔案館基礎設施遠遠不能滿足數字化建設的需要。

（1）硬件基礎設施缺乏

許多學校在硬件基礎設施的資金投入嚴重不足，計算機、光盤刻錄機、掃描儀、打印機等必要設備的購置尚存在問題，使構建完整數字化體系的基本需求都得不到滿足，使得檔案館的數字化建設留于形式，根本起不到實質的作用。

（2）數據庫建設落后

許多擁有豐富館藏資源的學校，在其數據庫中卻只現其館藏之冰山一角，內容極其稀少，種類極其貧乏，數據庫檢索途徑單一，有些甚至不能提供檢索途徑。數據庫根本不能發(fā)揮其網羅檔案資源供用戶搜索利用的功能，成為了社會資源的一種極度的浪費。

（3）網絡建設落后

網絡建設落后，網絡故障頻出，為廣大用戶的使用帶來了極大的不便。并且對于網絡資源也未做到充分的利用，資源鏈接匱乏，嚴重影響了資源共享的程度，大大的違背了數字化建設擴大資源共享面的初衷。

1．2人才匱乏與激增的建設需求之間的矛盾

人才的培養(yǎng)是高校檔案館數字化建設的一個關鍵因素。數字化建設的建設、更新、維護與升級與普及都與人才息息相關。檔案館的工作人員必須具備相關的計算機技術、網絡傳播技術及檔案管理知識才能更好的服務于檔案館的建設。但是目前這種綜合人才十分缺乏，往往存在著專業(yè)計算機人才不懂檔案管理，而檔案管理人才又不懂計算機的尷尬處境。高校檔案館缺乏對檔案館人員進行業(yè)務培訓及引進外來人才的意識，這些都嚴重影響了檔案館數字化建設的。

1.3高校檔案館數字化建設是為了更好的方便資源的利用

但是往往由于宣傳力度不夠，造成了數字化檔案館的資源浪費。例如，在許多學校的數字化檔案館中對于檔案信息數據的資料范圍、檢索途徑、索取方式都缺乏必要的說明與介紹，使同學們面對海量的信息無從下手，最后不得不選擇放棄，這大大的減少了數字化檔案館的使用人數。同時因為缺乏專人負責對數字化檔案館的答疑工作，出現問題時用戶往往只能放棄利用檔案館而另尋他法。

2反饋機制不健全與完善數字化建設之間的矛盾

高校檔案館數字化建設才剛剛起步，必然存在諸多問題需要完善，這就需要及時與用戶溝通，不斷采納意見并積極改進。但是目前很少有高校能做到反饋機制健全，因而阻斷了與用戶之間有效的溝通。也因為不能及時的了解用戶的信息需求，所以很難能取得用戶的支持與信任，又是得檔案館的利用率進一步下降。

3.針對高校檔案館數字化建設相關問題的對策

3.1加強基礎設施建設

適當增加基礎設施建設的經費。經費的投入不僅包括網絡通訊設備、服務器、處理設備的購置，還應包括軟件設施的完善。數字化檔案館在滿足檔案的利用與管理的同時，還應注重數據庫的完善構建。首先，數據庫的內容要能很好的反映館藏書籍的內容，并及時填充新近書目與檔案資料，做到數據庫內容豐富翔實，以滿足用戶多元化的需求。其次，信息檢索要更加智能化，不僅能夠分類查詢，還應能夠根據相關要素進行查詢，以達到檢索速度快、效率高、范圍廣的目的，從而最大程度地方便用戶的使用，使用戶能夠在海量的資源面前不再茫然。再次，要充分利用資源鏈接，最大程度的擴大資源共享面，使用戶能夠以最方便、便捷的方式搜尋到其所需的最全面的資源。

3.2加大人才培養(yǎng)力度

檔案館工作人員不僅承擔者檔案館的建設、更新、維護與升級，更承擔著指導用戶如何利用數字化檔案館等普及工作，而這些都大大提高了對檔案館工作人員的要求。因此檔案館的數字化建設需要大量能熟練運用檢索方法、懂得相關計算機技術、網絡技術并具備溝通技能的綜合素質人才。要想推進高校檔案館數字化建設的進程，就必須要大力優(yōu)化檔案館成員的知識結構，定期對相關人員進行業(yè)務培訓，并且大量引進外來人才，為檔案館建設補充新鮮血液，從而逐步提高檔案館的管理的水平。對于檔案館人員的業(yè)務水平要定期進行考核，對于不具備管理資格的成員要堅決予以剔除，充分保持檔案館工作人員的先進行。

3.3強化使用推廣

高校檔案館的基礎建設程度和水平質量，需要由用戶來認可，只有用戶滿意的檔案館才是館建的基礎所在。高校檔案館做為一項基礎建設部門，自身的推廣程度是受使用范圍所限制的，其服務水平和信息化程度需要用戶的使用來判別。因此，高校檔案館要定位在為用戶服務的定位上，加大使用推廣的力度。在每一名教職員工或是學員來提取檔案時，檔案館通過高效快捷的查訪方式以及優(yōu)質熱情的服務態(tài)度會給用戶留下深刻的印象。而高校檔案館在強化信息建設的同時，主要就是要為用戶提供優(yōu)質快捷的服務，因此，加強信息化建設對于提高檔案館的管理規(guī)范程度以及用戶的認知層次具有重要的作用。

3.4加強反饋機制的建立

只有通過與用戶的及時溝通才能了解其需求，從而更好的完善檔案館的數字化建設。而其反饋機制的建立就要借助于有效的溝通平臺的建立。為了方便用戶與檔案館的溝通，各高校檔案館需調配相關人員專門從事與用戶的溝通工作，并將管理員的QQ、MSN、手機、郵箱等有效聯系方式，以最醒目地方式標注在檔案館網頁上。用戶可以通過與管理員的溝通進行數據庫使用方法的咨詢、對檔案館進行測評或針對有關問題提出意見與建議。針對用戶提出的問題，管理員需在最短的時間內認真予以解答，并將重要問題進行及時的整理與匯總，并向檔案館匯報。接到問題后，各檔案館需通過會議討論等方式及時提出解決方案并認真組織落實，進行改進。

4.結語

檔案館數字化建設史大勢所趨，是檔案館發(fā)展的方向，但是我們也要清醒地認識到檔案館數字化建設不是能一蹴而就的，要將全部檔案數字化目前是不切實際的，既可能浪費有限的資金，又增加了工作的負擔。因此，要根據館藏情況、服務對象，有重點、有選擇地對館藏檔案進行數字化。對于那些利用率高、需求量大的檔案和具有經濟、科技、文化價值的檔案以及館藏珍貴檔案可優(yōu)先選擇進行數字化。數字化工作中應該從檔案館數字化的理論研究和實踐都有經驗的方面入手，也就是從最容易的方面入手，分步驟地開展檔案教學化工作，并不斷的從檔案數字化實踐中總結經驗，指導我們的檔案數字化建設。