人社檔案數字化管理探究

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摘要：人力資源與社會保障業(yè)務開展過程中，產生大量具有保存價值的文字、圖表、聲像等檔案，這些人社檔案業(yè)務存在種類繁多、數量龐大、年代久遠等眾多特點。人社檔案數字化是一項復雜的系統性工程，前期的周密準備工作、中期的全流程質量管理，以及后期的安全識別防控至關重要。為此，需要樹立全過程質量管理理念，借助現代信息技術，從人社檔案數字化前期、中期、后期等三個環(huán)節(jié)做好人社檔案數字化，不斷提升人社檔案數字化管理質量和水平，為民生事業(yè)發(fā)展提供過硬人社檔案保障。

關鍵詞：人社檔案；檔案數字化；管理概述

人力資源與社會保障部門主要承擔著就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會保險、勞動關系、人事人才、工傷等多項業(yè)務職能，直接關系到就業(yè)、保險等民生福祉。人力資源與社會保障業(yè)務開展過程中，產生大量具有保存價值的文字、圖表、聲像等檔案。近年來，隨著人社部門民生社保事業(yè)的健全和跟進，人社檔案成為“五險”參保人員享受待遇的重要憑證，而且人社檔案業(yè)務存在種類繁多、數量龐大、年代久遠等眾多特點。以呂梁市人社部門為例，該部門現有館藏業(yè)務檔案15000卷，文書檔案10000件，會計檔案4000卷，失業(yè)職工人事檔案300件，流動人員人事檔案800件。2017年，開始啟動檔案數字化工程，至今已累計投入600萬元，完成數字化掃描138萬頁，基本實現了利用高且30年及以上保管期限檔案數字化的全覆蓋?，F從人社檔案數字化前期、中期、后期三個環(huán)節(jié)全面探討其數字化具體措施。

1前期做好人社檔案數字化各項準備

人社檔案是民生檔案重要組成部分，隨著經濟社會的快速發(fā)展，人社檔案數量和規(guī)模呈現出快速增長態(tài)勢，需要通過數字化信息技術，將紙質、電子文檔等人社檔案掃描、整理、錄入，加工成數字化檔案信息，提高檔案效率。人社檔案數字化是一項復雜的系統性工程，前期的周密準備工作至關重要［1］。

1.1明確目標任務

依托人社部門OA辦公平臺及檔案錄入系統，明確人社檔案數字化“四化”目標。信息化：實現人社業(yè)務及綜合檔案信息收集、整理、歸檔、鑒定、查詢、利用全面高效信息化，提升人社檔案管理效率。規(guī)范化：通過數字化人社檔案管理系統重塑，重新梳理并完善人社檔案標準、規(guī)范、流程，強化人社檔案規(guī)范管理。一體化：將人社各部門OA辦公及業(yè)務管理系統與人社檔案數字化平臺銜接，實現人社檔案信息自動、完整采集至專門檔案管理系統，實現人社檔案從信息錄入到查詢利用一體化管理。共享化：全面規(guī)劃人社檔案數字化業(yè)務及內容，利用局域網、互聯網等，實現人社檔案數字信息在一定范圍互聯共享。四項任務：統計人社檔案數字化數量及類別；組建人社檔案數字化人才及隊伍；制定人社檔案數字化計劃及方案；把握人社檔案數字化原則及方法。

1.2成立工作小組

人社檔案數字化是一項系統性工程，需要組建成立一支專門的數字化工作小組，保障人社檔案數字化全過程的質量、進度和安全。工作小組由組長、副組長、成員等組成，并明確工作小組及人員的工作職責和分工。其中，組長主要負責協調各參與方，并帶領工作小組制定人社檔案數字化制度、規(guī)范、標準和方案；副組長負責人社檔案數字化進展監(jiān)督，以及全流程質量審核和安全管理；成員則熟悉、熟練應用人社檔案數字化各項規(guī)章制度、標準，成員又細分為人社檔案出庫員、核驗員、拆除員、掃描員、掛接員、質檢員、裝訂員、入庫員。在領導小組成員職責明晰的基礎上，做到分工合理、通力協作。規(guī)范工作小組成立后，要制定詳細的人社檔案數字化總體規(guī)劃、年度計劃，調動人社部門多方資源，制定人社檔案數字化考核激勵獎懲措施，確保數字化目標實現［2］。

1.3基礎板塊建設

按照《檔案法》《檔案法實施辦法》《保密法》《數字檔案館系統測試辦法》《紙質檔案數字化規(guī)范》《縮微膠片數字化技術規(guī)范》《數字檔案COM和COLD技術規(guī)范》等制度規(guī)范，結合人社業(yè)務，進一步厘清人社檔案數字化類型、歸口部門、鑒定、保管、查閱等細則，制定符合人社工作實際的運用標準操作流程（Standardoperationprocedure，SOP），并將SOP模型嵌入人社檔案信息化建設中。人社檔案數字化平臺應包括歸檔數據移交板塊、檔案數據整理板塊、檔案管理人員板塊、業(yè)務檔案數據分類板塊、出入庫審核板塊、數據開放利用板塊等［3］。

1.4提供設備場地

人社檔案數字化需要先進的儀器設備和專門的工作場地。儀器設備方面，包括高速掃描儀和零邊距掃描儀。其中，拆除紙質質量好、整理規(guī)范的人社檔案由高速掃描儀掃描；不宜拆卷的人社檔案則由零邊距掃描儀掃描。軟件設備方面則主要指人社檔案數字化所需的各種加工軟件，從而幫助人社檔案數據掃描后實現自動著錄、自動標引、自動格式轉化和自動數據統計等［4］。除了設備外，還需要提供便于人社檔案數字化工作開展的工作場所。場所由工作區(qū)、檔案臨時存放區(qū)、休息區(qū)等若干功能板塊組成。其中，單機電腦、零邊距掃描儀、高速掃描儀等儀器設備配備于工作區(qū)；檔案臨時存放區(qū)主要用于存放需要數字化掃描的人社檔案。工作區(qū)及檔案臨時存放區(qū)嚴禁無關人員出入。

2中期把握人社檔案數字化工藝流程

人社檔案數字化工藝流程主要包括：人社檔案出庫-核驗出庫檔案-拆除核驗合格檔案-掃描拆除后的檔案-處理掃描圖像-檔案裝訂入庫等，人社檔案數字化應實行全流程閉環(huán)管理，嚴格把握人社檔案數字化全過程質量管理［5-7］。

2.1出庫

根據事先制定的人社檔案數字化計劃和方案，從庫房中將待掃描的檔案按照優(yōu)先級別陸續(xù)取出，并由出入庫人員簽署相關登記表，確保所有出庫檔案具可查性和可追溯性。

2.2核驗

人社檔案出庫后，由檔案核驗員按照檔案卷內文件目錄表，與紙質人社檔案實體進行核驗。經核驗，影響后期檔案掃描的，還需要對其作出相應的修補和完善。

2.3拆除

膠狀式或書本式人社檔案無需拆除，可直接選用零邊距掃描儀掃描。其他普通裝訂的檔案，則需要對其拆卷，然后利用高速掃描儀進行掃描。

2.4掃描

人社檔案掃描員按照相關掃描參數表設定的參數進行掃描（見表1）。

2.5處理

人社檔案數字化掃描結束后，還需要根據掃描結果，按照相應的標準對圖像進行質量處理（見表2）。

2.6質檢

圖像處理完成后，先由掃描員對其圖像質量進行自核，按照掃描標準和圖像標準，抽檢比例不得低于5%，并做好抽檢結果記錄，不合格的，要進行重新處理或掃描。抽檢的方案主要有：格式審查+數量關系測試+數據抽檢；單向系統檢測+數量關系試算；雙向系統檢測；雙向系統檢測+OCR檢驗。

2.7裝訂

經檔案數字化圖像掃描質量檢查合格的，還需要將之前拆除的檔案進行重新裝訂，并將裝訂好的檔案返還至檔案室。裝訂檔案時要做到細心和耐心，防止裝訂時發(fā)生頁碼顛倒或缺頁，避免在裝訂過程中造成人社檔案二次破壞。

2.8掛接

最后一步是需要將掃描合格的檔案數據掛接，并驗收數字化成果。即，將檔案數字圖像掛接至人社檔案數字化管理系統中，建立數字圖像與目錄數據之間的關聯性，可通過查閱目錄數據直接調閱數字圖像的檔案全文。掛接數據應由專人負責，適用專門掛接軟件，并做好目錄記錄，檢查驗收逐條目錄數據，修訂相關元數據，最終確保掛接的數字圖像與掃描圖像一致，以及數字圖像正常打開。

2.9備份

人社檔案數據掛接之后，為進一步確保系統中數據的信息安全，應采用離線硬盤、光盤等備份數據，針對不同載體檔案管理要求和規(guī)定，定期進行檔案數據備份，一式三套，備份完成后還需要填寫數據備份登記表，確保數據備份有據可查。

3后期：人社檔案數字化安全識別防范

建立人社檔案數字化安全風險識別及防范措施，旨在一旦人社檔案數字化遭受突發(fā)或惡意破壞、篡改的特殊情況，檔案數據可仍可穩(wěn)定、正常運行。因此，首先要精準識別出風險內容，然后通過技術手段予以防范和規(guī)避［8-10］。

3.1風險識別

1）操作系統漏洞。人社檔案數字化離不開計算機應用，計算機操作系統邏輯結構復雜，Windows操作系統、Oracle大型數據庫技術的應用等，操作系統中的漏洞極易成為病毒攻擊的重點，給檔案數據信息造成安全威脅。2）網絡協議缺陷。網絡協議使的數據信息能夠在可信環(huán)境下實現共享。目前TCP/IP是最常應用的網絡協議，但該網絡協議不包含加密層，且TCP/IP協議支持源路由方式進行軟件設置，網絡虛假地址或詐騙地址都有可能通過可信網絡協議實施。3）病毒威脅。無論是單機還是網絡都難以完全規(guī)避病毒在計算機系統中的傳播和對數據的侵害。Web瀏覽、移動存儲設備、局域網文件共享和網絡磁盤映射都會導致病毒在計算機系統中傳播。4）黑客攻擊。未經授權入侵人社檔案數據管理系統，竊取資料、篡改程序或破壞系統軟件等屢有發(fā)生。如木馬后門、信息炸彈、端口掃描入侵等，都會造成計算機及數據庫系統癱瘓。此外，還包括未經允許進入人社檔案數字化場地、數字化過程中檔案滅失或損壞、失竊、水災、火災等風險。

3.2安全防范

從人社檔案數字化風險識別可知，不論何種類型檔案的信息安全，歸根結底都是物理上的硬件安全和信息傳輸過程中數據安全兩個方面的安全。需要采用合適的安全防范技術，從人社檔案數據信息采集、處理及傳遞等關鍵環(huán)節(jié)加以防范。1）數據庫防范。做好軟硬件數據庫安全防范，其中，可運用異地備份、TC技術、RAID5技術、電磁屏蔽等技術，做好人社檔案數據庫的硬件安全防范，可保障一旦硬件發(fā)生故障能夠及時恢復原有數據。軟件方面，則給檔案數據庫配置相應的身份認證系統和防火墻技術，采取分層分級授權，將計算機IP地址、賬號與物理地址綁定，定期進行數據庫備份、檢查維護安全日志，及時更新補丁。2）數字加密。利用密鑰和算法等加密技術保護檔案數據。其中，算法是將原始人社檔案數據文本與特定字符組合產生亂碼；密鑰則是對數據進行編解碼的算法。可通過選取一定的數字加密技術，如數字簽名，防止數據信息被偽造或篡改。3）數字水印。即，將水印標記嵌入信息數據，用以證明數據信息真實性及所有權，為避免影響后期人社檔案閱讀，可選用隱形、不可見數字水印，用以檢測原始信息內容的真實性、完整性。4）端口控制。計算機端口極易受到網絡攻擊，不常用的端口可關閉，能夠有效避免病毒攻擊［11］。此外，嚴禁私自帶出維修主機，嚴禁離線狀態(tài)下使用端口和外設；細粒度控制端口及外設。5）物理隔離。利用防火墻技術保護數據庫服務器、網絡鏈接設備以及計算機終端等硬件設施，物理隔離可有效保障人社檔案數據庫穩(wěn)健及安全。物理隔離通常包括三個部分：將人社檔案數據庫服務器安放在受保護內網區(qū)域；部署開放性檔案數據服務器于隔離區(qū)，作為內網、外網緩沖區(qū)；關閉打印機共享；安裝補丁自動分發(fā)系統，避免系統漏洞導致人社檔案數據信息泄露。

3.3做好人防

人社檔案數字化安全保障對人員的安全意識和安全技能要求較高，要求把風險識別和安全防范落實于人社檔案數據化的每一個環(huán)節(jié)。安全員負責檔案數字化工作場所安全，安裝監(jiān)控、安全門，實行24小時監(jiān)控，非經允許，非工作人員不得進入數字化加工場所?，F場檔案數字化工作人員應進行崗前安全保密培訓，嚴禁隨意攜帶U盤、手機等設備進入工作場所。數字化加工使用到的掃描儀、計算機、復印機等嚴禁接入互聯網。

作者:郝小艷 單位:呂梁市人力資源市場