醫(yī)院綜合檔案室檔案管理應(yīng)用研究

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摘要：隨著當(dāng)前社會(huì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)極大地方便了人們的生產(chǎn)生活。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和應(yīng)用，讓這個(gè)社會(huì)越來越信息化、智能化。在醫(yī)院綜合檔案室的檔案管理工作中，通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠極大地提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。基于此，本文將主要探討一下計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的具體應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；綜合檔案室；計(jì)算機(jī)技術(shù)；應(yīng)用；管理

1引言

在醫(yī)院綜合檔案室的檔案管理工作中，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠提升醫(yī)院檔案管理工作的有序性和完善性，能夠給醫(yī)院業(yè)務(wù)工作的開展提供科學(xué)的依據(jù)和可靠的支持。作為當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的重要手段，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用能夠提高醫(yī)院檔案管理的效率以及工作質(zhì)量。所以，分析計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院綜合檔案室檔案管理工作中的應(yīng)用是非常有必要的。

2醫(yī)院綜合檔案室檔案管理工作應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的必要性

醫(yī)院綜合檔案室主要收集管理的是文書檔案、科技檔案（技術(shù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案）、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、其它載體檔案、實(shí)物檔案等，其中并不包括病案，病案檔案由專門的病案室保管，綜合檔案室僅掌握其庫存數(shù)據(jù)并對其進(jìn)行檔案管理技術(shù)指導(dǎo)。在醫(yī)院綜合檔案室檔案管理工作中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是很有必要的。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠更方便的進(jìn)行檔案管理的各項(xiàng)工作，比如通過對檔案的全文收集，相關(guān)閱檔人員可通過計(jì)算機(jī)直接查看全文。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案的收集、整理、檢索利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、上報(bào)進(jìn)行全流程管理，能夠?qū)⑷藶楦深A(yù)的情況降低到最小，有效避免不必要的錯(cuò)誤。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)工作，只需要簡單的指令就能夠完成，提高了工作效率和準(zhǔn)確性。醫(yī)院檔案管理工作需要記錄的內(nèi)容是非常龐大的，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)⑦@些繁雜的內(nèi)容化繁為簡。檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)能夠方便直觀的了解誰借閱了檔案資料，什么時(shí)間歸還，逾期未歸還計(jì)算機(jī)會(huì)主動(dòng)提示。計(jì)算機(jī)能夠永久的保存醫(yī)院的檔案資料，不會(huì)因?yàn)殚L時(shí)間的翻閱造成檔案損壞。由此可見，在醫(yī)院綜合檔案室檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是非常有必要的。

3應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案室檔案管理的優(yōu)勢

3.1有利于將檔案進(jìn)行歸檔

在醫(yī)院綜合檔案室檔案管理工作過程中，通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠更加方便的進(jìn)行檔案信息的收集工作。醫(yī)院綜合檔案室的工作人員通過使用計(jì)算機(jī)，能夠快速的對收集到的檔案信息進(jìn)行整理和核對，對收集到的各部門的文件能夠展開定期的資料采集、資料歸檔，各個(gè)部門也可以把重要的電子文件利用計(jì)算機(jī)向檔案室進(jìn)行發(fā)送，省去了一些不必要的麻煩，同時(shí)也能夠保證檔案信息的完整性、齊全性、時(shí)效性。

3.2有利于各部門間的資源共享

通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案資料的共享，綜合檔案室工作人員將已開放的檔案信息資源放到公共平臺(tái)中，例如檔案卷宗、信息數(shù)據(jù)庫、目錄等，通過建立專門的檢索入口進(jìn)入到檔案信息庫中，其他有需要瀏覽的可以直接通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行查閱。

4應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案室檔案管理功能

4.1醫(yī)院綜合檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

醫(yī)院綜合檔案管理系統(tǒng)基于IE6-IE10版本的B/S模式，采用Oracle數(shù)據(jù)庫技術(shù)，利用JavaScript和ActiveX語言實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)開發(fā)，該系統(tǒng)是區(qū)檔案局?jǐn)?shù)字檔案系統(tǒng)的一部分，融入政府政務(wù)平臺(tái)，通過客戶端電腦的瀏覽器輸入用戶名和密碼登陸該系統(tǒng)。在醫(yī)院綜合檔案管理系統(tǒng)中，主要分為七大模塊，根據(jù)前述檔案分類辦法，選擇頁面左側(cè)目錄樹中相應(yīng)類別檔案，分別通過這七大模塊對其進(jìn)行全流程管理，友好的界面降低了使用者的操作難度。檔案收集模塊。該模塊中，通過電子公文采集，實(shí)現(xiàn)對各相關(guān)單位通過政務(wù)平臺(tái)發(fā)送給醫(yī)院的相關(guān)文件資料在線抓取收集，相應(yīng)目錄條自動(dòng)掛接電子全文。在收發(fā)文登記功能下，通過平時(shí)的收發(fā)文管理，將數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)化為檔案數(shù)據(jù)，即實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院辦公收發(fā)文與檔案轉(zhuǎn)化功能的合并。各科室每年初編制的上年EXCEL格式檔案目錄，通過目錄導(dǎo)入項(xiàng)，接收入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。同時(shí)也可導(dǎo)入本系統(tǒng)生成的相關(guān)DBF數(shù)據(jù)。最后通過全文導(dǎo)入功能，對電子文件進(jìn)行與目錄掛接的全文導(dǎo)入，支持PDF、JPG、MP3、MP4、AVI等格式。檔案整理模塊。通過綜合檔案模塊，對前述檔案收集模塊收集的歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行新增、修改、批量修改、刪除、裝盒、生成檔號(hào)、斷號(hào)查詢、加鎖、導(dǎo)出EXCEL等操作。而已加鎖的數(shù)據(jù)需修改操作時(shí)，點(diǎn)擊數(shù)據(jù)解鎖按鈕解鎖。對檔案盒進(jìn)行修改、刪除、拆盒、打印盒內(nèi)備考表、打印盒內(nèi)文件目錄、打印盒內(nèi)文件目錄封面等操作可通過盒管理功能實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)中已收集整理但未上報(bào)上級檔案館的數(shù)據(jù)，通過編目打印功能，選擇相應(yīng)表格類型，進(jìn)行相應(yīng)表格的自動(dòng)生成、預(yù)覽、打印、另存和修改。數(shù)據(jù)維護(hù)項(xiàng)，則可對系統(tǒng)中所有數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、重復(fù)數(shù)據(jù)檢測、批量修改等操作，已上報(bào)上級檔案館的條目不允許修改。回收站臨時(shí)存儲(chǔ)被刪除的文件，可進(jìn)行恢復(fù)或徹底刪除。檢索利用模塊。該項(xiàng)功能下，可選擇采用模糊查詢方式，用支持電子全文檢索的一體化檢索查詢檔案，或者根據(jù)自定義條件進(jìn)行條件檢索，還可對同時(shí)滿足多項(xiàng)條件的數(shù)據(jù)進(jìn)行自定義檢索。利用管理模塊。此模塊通過對“借閱申請審批單”的新增、修改、刪除、標(biāo)記借閱完畢、打印等功能實(shí)現(xiàn)對檔案借閱利用的管理。檔案鑒定模塊。對到達(dá)移交或銷毀期限的檔案，進(jìn)行保管期限重新鑒定，即到期鑒定。而對檔案的公開方式，則通過開放鑒定功能實(shí)現(xiàn)。

4.2庫存?zhèn)鹘y(tǒng)醫(yī)院檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化

醫(yī)院檔案具有的特點(diǎn)為資源種類比較多、數(shù)量較多、較高的應(yīng)用頻率，復(fù)雜的管理流程，在較短時(shí)間內(nèi)無法將歷年庫存的傳統(tǒng)檔案資料進(jìn)行全面的數(shù)字化掃描，因此需要按照方便查閱的原則，將檔案資源按照級別和年份進(jìn)行分類，優(yōu)先掃描利用率和價(jià)值高的檔案資料，有計(jì)劃有步驟地逐步實(shí)現(xiàn)全部檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。對于傳統(tǒng)醫(yī)院檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，要按照以下順序進(jìn)行：確立清單—提卷—核對—拆訂—掃描—圖像處理—質(zhì)檢—保存—提交數(shù)據(jù)庫—移交回檔案室。

5計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院綜合檔案室檔案管理工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀分析

5.1檔案管理的工作人員專業(yè)素質(zhì)不高

當(dāng)前檔案管理工作難度越來越大，檔案專業(yè)人員不僅需要有專業(yè)的檔案管理知識(shí)、保密知識(shí)，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)也是必備的技能之一，如果沒有繼續(xù)學(xué)習(xí)就會(huì)很難應(yīng)對當(dāng)前復(fù)雜的檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理工作人員習(xí)慣使用紙質(zhì)化的資料記錄工作，對于計(jì)算機(jī)管理的模式認(rèn)識(shí)程度不夠。

5.2技術(shù)普及力度不夠

當(dāng)前階段，大多數(shù)的醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作中，應(yīng)用到的計(jì)算機(jī)技術(shù)普遍過于單一，軟件的功能也比較有限，基本上只能進(jìn)行檔案資料的編目和檢索查找。當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理工作還是需要依賴人工完成，計(jì)算機(jī)技術(shù)只是起到了一定的輔助作用。許多醫(yī)院的檔案管理工作進(jìn)展較慢，其中一個(gè)重要原因就是技術(shù)普及力度和思想觀念轉(zhuǎn)變不夠，因此，在未來一段時(shí)間內(nèi)，紙質(zhì)化的傳統(tǒng)管理方式還會(huì)存在于一些醫(yī)院當(dāng)中，與計(jì)算機(jī)管理的模式并存。

5.3使用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院檔案的保護(hù)難度大

醫(yī)院檔案管理工作利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，需要對檔案資料進(jìn)行及時(shí)的存儲(chǔ)和備份。檔案資料的儲(chǔ)存載體一般都是磁盤和光盤，所以這會(huì)在一定程度上增加檔案文件的保護(hù)難度，一旦遭到病毒的入侵修復(fù)難度是比較大的。因此，需要加大對檔案資料的保護(hù)工作。

6醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的途徑

6.1建立一支素質(zhì)優(yōu)良且具有專業(yè)技術(shù)水平的團(tuán)隊(duì)

作為醫(yī)院管理層，應(yīng)該培養(yǎng)一支專業(yè)水平高、素質(zhì)優(yōu)良的現(xiàn)代化人才隊(duì)伍，確?？梢愿咝У倪M(jìn)行醫(yī)院綜合檔案室的檔案管理工作。通過加強(qiáng)對檔案工作人員的日常培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，讓檔案工作人員能夠熟練地使用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備。在進(jìn)行日常的培訓(xùn)工作中，可以組織一些學(xué)習(xí)參觀活動(dòng)、集體性的培訓(xùn)與指導(dǎo)、外出進(jìn)修、參加繼續(xù)教育、進(jìn)行相應(yīng)的考核管理并擇優(yōu)選出更適合計(jì)算機(jī)管理檔案的員工等等。

6.2樹立新的檔案信息管理理念

作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層，應(yīng)當(dāng)將傳統(tǒng)的管理思想進(jìn)行轉(zhuǎn)變，樹立全新的檔案信息管理理念。傳統(tǒng)的檔案管理模式需要耗費(fèi)大量的人力、物力資源，工作效率較低，利用信息化的檔案管理可以有效改善這些缺點(diǎn)。通過樹立新的檔案信息管理理念，提高檔案管理工作的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)步。

6.3建設(shè)醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)

醫(yī)院需要建立一個(gè)檔案網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，盡量將每個(gè)科室和部門工作統(tǒng)籌到網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)中去，實(shí)現(xiàn)資源的共享。方式上不管是統(tǒng)一購進(jìn)軟件，還是系統(tǒng)開發(fā)，使用前都應(yīng)根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測評，測評包括兼容性、實(shí)用性、數(shù)據(jù)處理合理性、運(yùn)行安全可靠性等，使檔案管理系統(tǒng)擁有后續(xù)開發(fā)力和升級能力。

7結(jié)語

在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以很大程度的提高醫(yī)院檔案的管理效率，能夠?yàn)獒t(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供最可靠的支持。雖然當(dāng)前在醫(yī)院檔案管理工作中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用還不夠全面，作為檔案管理人員，要積極采取有效的應(yīng)對措施來提高計(jì)算機(jī)技術(shù)的實(shí)用效果，提升醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量。

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[2]梁小凌.醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)探究[J].科技傳播,2016(19):99+106.

作者:張紅 單位:南京市江寧醫(yī)院