高職教學檔案管理工作探討

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教學檔案共涉及了兩個方面的內容，一個方面就是教學實踐活動，另一個方面就是教學科研活動。檔案中收錄的資料不但有文字、聲像資料，還包括圖表、視頻等，無論在高職院校的教學評估中，還是在教學改革中，教學檔案都發(fā)揮了重要的作用。教學檔案雖然看似在記錄、整理“舊”的過去的內容，但是其目標、遠景卻都是“新”的富有活力的，總的來說，檔案是新舊轉化、經驗提煉、理念升華的載體，是高職院校發(fā)展的重要動力。做好教學檔案管理工作，對高職院校有著深遠影響。為此，筆者結合自身經驗，提出了如下提高高職教學檔案管理工作水平的對策。

一、提高重視程度

要做好教學檔案管理工作，首先就要認識到它的價值，了解這項工作與學校發(fā)展之間的緊密聯(lián)系，要從長遠、系統(tǒng)的角度來看待這項工作，不能孤立地、片面地對這項工作定性。和高職院校的教學活動一樣，檔案工作同樣是不可或缺的，如果沒有教學檔案中的種種記錄，教學成果就不能被記錄、傳承，教學改革也難以推進。高職院校領導應該提高重視程度，在抓教學工作的同時，還要做好教學檔案管理工作，并加大在這方面的投入，為教學檔案管理工作的開展、創(chuàng)新提供必要的物質、環(huán)境、載體。

二、健全規(guī)章制度

教學檔案管理具有系統(tǒng)性、嚴謹性、長期性，不允許存在絲毫的馬虎。而要確保這項工作的長效運行，就要有健全的規(guī)章制度。具體來說，高職院校要做到如下兩點：其一，建立教學檔案管理制度。高職院校應該根據(jù)《檔案法》的要求，結合地方檔案部門的要求與本校的特色，制定專門的教學檔案管理文件，并建立有效的監(jiān)督機制，確保制度的執(zhí)行，使教學檔案管理工作進入科學的軌道。其二，完善教學檔案管理機制。依據(jù)本院實際，高職院校可以對教學檔案管理進行分級管理，檔案室可以負責統(tǒng)籌、協(xié)調、評估、專業(yè)設置等方面的工作，并出臺相關制度；教學系可以結合教學的要求，建立教學檔案、課堂檔案、論文等資料；教務處則可以兼具檔案室與教學系的職能，負責協(xié)調兩者之間的工作進度、矛盾、難題等；綜合管理部門則負責資料的保管。通過這樣的設置，教學檔案管理體系將更加完善，運行機制將更為健全，發(fā)揮的效用也更大。

三、提高人員素質

檔案管理人員要從理念上認可檔案工作，不能心存懈怠，混吃等死，而應該以一種積極、樂觀、嚴肅的心態(tài)來看待教學檔案管理工作。在日常的工作中，檔案管理人員要注重與教學部門的溝通，明確歸檔范圍，及時跟進檔案收集工作，著力提升檔案管理活動，為檔案管理改革貢獻自己的力量。就目前的情況來看，高職院校的檔案管理人員素質偏低，能力體系不健全，專業(yè)能力不及格，團隊協(xié)作能力差，人員分工不科學。要做好教學檔案管理工作，就需要從這些方面著手，提高檔案管理人員的素質，只有提高了“人”的素質，才能使教學檔案管理工作更為人性化，更加科學，才能更好地為廣大師生服務。

四、加強數(shù)字化管理

信息化時代來臨，檔案數(shù)字化成為檔案管理改革的趨勢和目標，高職院校也應該積極推進檔案管理的數(shù)字化建設，提高檔案管理的效率。相較于紙質檔案，電子檔案信息處理更為便捷，管理更為高效，調閱更為省時，這些優(yōu)勢都要求高校的教學檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化。只有實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，才能將檔案部門服務、共享、傳承、科研等方面的潛能開發(fā)出來，才能讓教學檔案管理工作更上一層樓。

五、做好分類整理工作

教學檔案內容廣泛，歸檔前準備工作繁瑣，需要嚴謹、專業(yè)地進行分類、立卷、整理。這些細節(jié)、基礎的工作直接影響著教學檔案管理工作的格局以及未來的發(fā)展，只有認真、嚴謹、專業(yè)地完成分類整理工作，才能培養(yǎng)檔案管理人員的“檔案意識”，提高人與檔案的契合度，將檔案的潛力開發(fā)出來，提高檔案管理效率。

六.總結

教學檔案管理是高職院校檔案工作的核心，直接關系到高校教學工作、人事管理工作以及未來的發(fā)展。為此，本文提出了提升高職教學檔案管理工作水平的對策，希望對高職院校有所啟發(fā)。

作者：羅瑤 單位：南京信息職業(yè)技術學院