高校信息資源檔案管理論文

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一、社會(huì)對(duì)高校檔案信息資源的共享需求

檔案信息資源共享是高校檔案館（室）適應(yīng)社會(huì)需求、提高檔案信息服務(wù)水平、構(gòu)建開放式高校檔案館（室）的必然選擇。從目前的情況看，社會(huì)對(duì)高校檔案信息資源的共享需求主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.對(duì)高校校史、校情了解和研究的需求

高校檔案是歷史的真實(shí)記錄，收藏著高校不同歷史時(shí)期發(fā)生的重大事件、重要活動(dòng)、重大工程、重要組織等文獻(xiàn)資料，以文字、圖片、影像、實(shí)物等形式展現(xiàn)著學(xué)校的成長(zhǎng)、發(fā)展歷史，富含著一所高校的記憶元素，構(gòu)成了高校在特定歷史條件下的真實(shí)場(chǎng)景。無(wú)論是專業(yè)人士對(duì)校史的研究，還是社會(huì)各界對(duì)校史、校情的了解，都離不開對(duì)高校檔案的查閱，自然離不開對(duì)高校檔案信息資源的共享。

2.高校相關(guān)資料甄別鑒定、查證咨詢的需求

對(duì)高校相關(guān)資料進(jìn)行甄別鑒定、回復(fù)查證咨詢是檔案管理部門的重要工作內(nèi)容。有了檔案信息資源共享，社會(huì)用人單位可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)核實(shí)畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位、在校成績(jī)與獲獎(jiǎng)等資料的真?zhèn)?，了解欲聘用人員的真實(shí)學(xué)業(yè)水平，辦理證實(shí)材料。在校生、畢業(yè)生因考研、出國(guó)、找工作需學(xué)校提供學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)歷學(xué)位等證明材料，也可以在檔案信息資源共享的條件下，先自我查詢，從而順利辦理。

3.高?？蒲谐晒D(zhuǎn)化和科研合作的需求

高校既是傳播科學(xué)知識(shí)的殿堂，也是科學(xué)研究的基地，每年都會(huì)產(chǎn)生大量的科研成果，并以科技檔案的形式記錄備案。通過檔案信息資源共享，社會(huì)生產(chǎn)企業(yè)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)所需要的科研成果，促進(jìn)了高?？蒲谐晒行мD(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。同時(shí)，企業(yè)為了開發(fā)新產(chǎn)品、提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，也需要通過檔案信息資源共享了解高校的科研優(yōu)勢(shì)，與高校展開科研合作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與高校的互惠共贏。

4.高校宣傳推介、擴(kuò)大社會(huì)影響的需求

宣傳推介、擴(kuò)大社會(huì)影響是高校發(fā)展進(jìn)程中不可或缺的經(jīng)營(yíng)舉措。在信息時(shí)代，越來(lái)越多的人通過網(wǎng)絡(luò)了解社會(huì)、認(rèn)識(shí)社會(huì)。高校必須立足這一現(xiàn)實(shí)，通過檔案信息資源共享展示本校的光輝歷史、優(yōu)美環(huán)境、特色文化、教學(xué)科研實(shí)力和成果，讓社會(huì)全面地掌握學(xué)校的各方面信息，吸引更多的優(yōu)秀學(xué)子，獲得更多的社會(huì)支持。

二、目前高校檔案信息共享的制約因素

高校檔案信息資源共享是現(xiàn)代信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的融合。目前，一些制約著高校檔案信息共享的客觀因素不能不引起我們的高度注意。

1.傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的束縛

長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案管理處于一個(gè)相對(duì)封閉的狀態(tài)，傳統(tǒng)的檔案管理理念根深蒂固，具體表現(xiàn)在：①對(duì)檔案資料重保管、輕利用，缺乏以用戶為中心、以利用為靈魂的現(xiàn)代檔案管理意識(shí)。②工作視野狹小，局限于檔案館（室）的小天地，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的巨大變化關(guān)注不夠。③坐等用戶上門咨詢查閱檔案，少有對(duì)外服務(wù)的主動(dòng)性。落后的管理意識(shí)制約著高校檔案服務(wù)功能的有效發(fā)揮，造成了檔案信息資源的巨大浪費(fèi)。

2.高校檔案信息資源不完備

高校檔案信息資源共享需要有完備的檔案信息資源做支撐。由于歷史的原因，高校檔案管理體系呈現(xiàn)一種隨意、松散的狀態(tài)，管理部門職責(zé)分工不明，管理失范。比如：學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績(jī)或?qū)W歷證明資料，有的學(xué)校是在檔案館（室）存檔，有的學(xué)校是教務(wù)處存檔。這就造成了檔案信息資源的靈散化、條塊化，用戶難以在一個(gè)部門查詢到所需的全部信息，影響了高校檔案信息資源的社會(huì)共享。

3.檔案的數(shù)字化水平不高

受客觀條件的限制，高校檔案信息載體比較單一，以不易保存、不易查詢、不易傳遞的紙質(zhì)文檔為主，能夠提供海量存儲(chǔ)、便于網(wǎng)上傳輸和查詢的數(shù)字光盤、微縮膠片、錄音磁帶、移動(dòng)硬盤等先進(jìn)信息載體檔案所占比例較低，難以構(gòu)建起檔案信息資源共享需要的網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)。雖然一些高校檔案館（室）建立了自己的網(wǎng)站，但缺乏對(duì)現(xiàn)有檔案資源的開發(fā)與整合，內(nèi)容不夠豐富，數(shù)據(jù)存量少，制作粗糙。

4.檔案管理人員信息化知識(shí)欠缺

高校檔案管理人員大都畢業(yè)于檔案管理專業(yè)，對(duì)于檔案的形成、收集、整理程序以及檔案的歸檔范圍、保存期限，檔案分類編號(hào)、保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)工作環(huán)節(jié)嫻熟于心，但對(duì)于數(shù)字檔案的開發(fā)、計(jì)算機(jī)程序的維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)信息導(dǎo)航等信息化知識(shí)相對(duì)欠缺。直接導(dǎo)致了高校檔案信息資源共享系統(tǒng)完善和運(yùn)行中出現(xiàn)的問題不能得到及時(shí)、有效的處理，從而影響了高校檔案信息資源共享的進(jìn)程和質(zhì)量。

三、基于信息資源共享的高校檔案管理模式改革創(chuàng)新策略

高校檔案信息資源共享是現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的系統(tǒng)工程，是踐行“檔案信息服務(wù)于社會(huì)”理念的有效途徑。我們要以改革和創(chuàng)新為主旨，潛心探索有效策略，構(gòu)建起信息資源共享?xiàng)l件下高校檔案管理新模式。

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意識(shí)，樹立信息資源共享服務(wù)理念。思想與觀念引導(dǎo)著行動(dòng)的方向，徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意識(shí)，樹立信息資源共享服務(wù)理念是構(gòu)建與檔案信息資源共享相適應(yīng)的高校檔案管理模式的決定性要素。首先，高校檔案管理工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理理論，明確新的歷史條件下高校檔案資源的含義和作用，將信息共享理論與檔案信息特殊性有機(jī)結(jié)合起來(lái)。第二，要關(guān)注社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案信息的需求，改變檔案館在公眾中的封閉形象，主動(dòng)為社會(huì)各領(lǐng)域和普通民眾提供全方位的高校檔案信息服務(wù)。第三，要健全規(guī)章制度，簡(jiǎn)化高校檔案查閱、咨詢程序，以熱情的態(tài)度、靈活的方式、規(guī)范的操作營(yíng)造高校檔案信息資源共享服務(wù)軟環(huán)境。

2.加強(qiáng)高校檔案信息資源建設(shè)，夯實(shí)資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)

巧婦難為無(wú)米之炊，高校檔案信息資源共享離不開豐富、真實(shí)、全面的檔案數(shù)據(jù)資源。因此，加強(qiáng)高校檔案信息資源建設(shè)，夯實(shí)資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)變顯得尤為必要。①做好檔案信息資源建設(shè)的總體規(guī)劃，協(xié)調(diào)校內(nèi)外檔案信息的采集工作，保證信息資源配置的最優(yōu)化和信息管理的最佳化。②把好檔案采集關(guān)，既要擴(kuò)大檔案信息采集范圍，實(shí)現(xiàn)檔案信息的完整、全面，又要注意對(duì)檔案信息的核實(shí)與甄別，保證其真實(shí)性和客觀性。③定期通過不同渠道開展社會(huì)對(duì)高校檔案資源服務(wù)需求的調(diào)研，根據(jù)調(diào)研結(jié)果有針對(duì)、有重點(diǎn)地征集、開發(fā)專題特色檔案。如：以高校科研項(xiàng)目應(yīng)用者為服務(wù)對(duì)象，建立高?？蒲谐晒麑ｎ}檔案信息卷宗，架設(shè)高校科研成果轉(zhuǎn)化和科研項(xiàng)目合作的直通橋。

3.提高檔案信息數(shù)字化水平，創(chuàng)設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)

實(shí)現(xiàn)高校檔案資源共享最緊迫的任務(wù)是高校檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，其中檔案資源的數(shù)字化是關(guān)鍵與核心。高校檔案管理部門要依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，在做好紙質(zhì)檔案資料征集、歸類、建檔、保護(hù)的同時(shí)，及時(shí)采用電子計(jì)算機(jī)、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)手段對(duì)正在采集、整理存檔的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，有計(jì)劃、有步驟地將以往存檔的歷史檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，編制出電子版的全宗目錄、分類目錄和目錄索引。在數(shù)字化檔案資料管理中，要按著《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》和《CAD電子文件管理》等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的自動(dòng)編目、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和自動(dòng)檢索。在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，以關(guān)聯(lián)和鏈接的方式，構(gòu)建不同高校間的檔案資源共享系統(tǒng)，提高檔案信息共享的自動(dòng)化程度，推動(dòng)高校檔案資源的社會(huì)共享。

4.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)

高校檔案管理人員的信息技術(shù)水平，直接影響著檔案信息資源的開發(fā)與共享。高校要加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，使檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)得到不斷的優(yōu)化。通過學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，培養(yǎng)一大批既有檔案專業(yè)知識(shí)、有掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案信息資源管理人才，有效克服高校檔案資源共享的技術(shù)障礙。要把檔案管理工作人員的信息技術(shù)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力提高與獎(jiǎng)懲機(jī)制有機(jī)融合，激勵(lì)每個(gè)高校檔案管理人員都能擅長(zhǎng)檔案（特別是數(shù)字檔案）的編研、開發(fā)和推廣工作，以檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的提升促進(jìn)高校檔案資源的高度共享和增值服務(wù)。

四、總結(jié)

在社會(huì)日益開放的今天，檔案信息資源共享已成為高校檔案信息資源建設(shè)的必然趨勢(shì)。只有強(qiáng)化信息資源共享，才能使高校檔案信息資源發(fā)揮出服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研與行政管理和向社會(huì)開展全方位檔案信息服務(wù)的雙重功效，讓高校檔案信息資源的潛在價(jià)值得到超值的體現(xiàn)。

作者：王林娜 單位：河北廣播電視大學(xué)