醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新與發(fā)展淺析

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[摘要]隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)療體制改革的日益深化，醫(yī)院檔案的數(shù)量、載體形式和種類越來越多，在醫(yī)院各項管理工作和醫(yī)療服務(wù)的開展中發(fā)揮著重要作用，做好檔案管理工作對醫(yī)院運營的重要意義不言而喻。在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)療電子檔案的使用范圍不斷擴大，在開展檔案管理工作時，管理人員要樹立新型管理理念，積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對現(xiàn)有管理模式進行創(chuàng)新，為促進醫(yī)院現(xiàn)代化管理和發(fā)展打好基礎(chǔ)。本文基于大數(shù)據(jù)特征及其對醫(yī)院檔案管理工作的意義，結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀逐步探討應(yīng)用大數(shù)據(jù)理念做好醫(yī)院檔案管理的措施，希望能為相關(guān)工作提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)背景；醫(yī)院檔案管理；工作創(chuàng)新

一、引言

醫(yī)院在其歷史發(fā)展過程中所產(chǎn)生的原始資料需要歸檔保存，檔案具有權(quán)威性，對醫(yī)院的運營和發(fā)展有重要影響。大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作需進一步提高信息技術(shù)的應(yīng)用效果，促進管理工作朝規(guī)范化、有序化發(fā)展。在信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展時代，每個行業(yè)均會收集、匯總大量數(shù)據(jù)與信息，通過對這些信息的分析，了解其可利用價值，以及具體的利用方法等，對于信息使用者而言至為關(guān)鍵，而檔案部門則在系統(tǒng)性任務(wù)面前扮演著非常重要的角色。如今很多醫(yī)院已經(jīng)構(gòu)建了基于信息技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)，并有效應(yīng)用于門診、問診、費用結(jié)算等環(huán)節(jié)，然而在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息管理平臺依然有一些問題，只有解決這些問題才能在大數(shù)據(jù)背景下更好地服務(wù)患者、回饋社會，并促進醫(yī)院向好的方向發(fā)展，以下將對大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作的實際情況和問題進行分析，并提出相關(guān)的解決方法和創(chuàng)新理念。

二、大數(shù)據(jù)的“4V特征”以及對醫(yī)院檔案管理工作的重要性

（一）大數(shù)據(jù)“4V”特征

大數(shù)據(jù)（bigdata）是繼物聯(lián)網(wǎng)、云計算取得重大技術(shù)進展后又一項新的顛覆性技術(shù)，屬于一種需要新的處理模式才能賦予強大洞察力、流程優(yōu)化能力和決策力的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)的四個典型特征包括：第一，體量（Volume）。大數(shù)據(jù)體量規(guī)模龐大，從TB級別可上升到EB級別，遠遠大于個人計算機硬盤的量級。第二，多樣化（Variety）。從數(shù)據(jù)形式來看，文本形式屬于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而圖片、視頻、音頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)所涉及的范圍更廣，對醫(yī)院數(shù)據(jù)處理方法提出了更高要求。第三，高價值（Value）。利用強大的機器算法迅速發(fā)揮海量數(shù)據(jù)的實用性，以低成本創(chuàng)造高價值是目前大數(shù)據(jù)時代需要解決的問題。第四，高速度（Velocity）。與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)相比，大數(shù)據(jù)獲得速度更快，在一秒鐘的時間內(nèi)即可產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)的處理速度和效率成為影響各行業(yè)生存的關(guān)鍵能力。

（二）大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理工作的重要性

檔案管理工作屬于對檔案進行收集整理、分類保存、統(tǒng)計檢索、匯編加工、創(chuàng)新利用等一系列流程的聚合，隨著大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，其“4V”特征能平衡檔案管理中“個體與整體”“局部和全部”“開放與安全”之間的關(guān)系，讓各項管理流程得到整合優(yōu)化，縮短收集到開發(fā)再利用檔案資源的空間和時間，從而提高管理效率和使用滿意度。合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對提高醫(yī)院檔案管理水平有重要意義，一是結(jié)合信息技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進行處理可減輕工作人員壓力，提高檔案質(zhì)量；二是能促進醫(yī)院檔案的管理和利用，加快管理模式的改革創(chuàng)新，推動醫(yī)院的信息化發(fā)展；三是借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢可逐步完成互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)，在日常運營中患者能通過移動終端迅速查詢自身的醫(yī)院檔案，有利于患者精準(zhǔn)求醫(yī)，醫(yī)生精準(zhǔn)診療。

三、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)滯后

從檔案類型來看，以手術(shù)記錄、醫(yī)囑、病程記錄、會診記錄、病例報告、檢查報告、影像學(xué)資料、圖文音像資料、護理文書、財務(wù)報表為主，以往檔案管理工作準(zhǔn)則要求病例報告保存30年，門診病歷則保存15年。隨著時間推移，檔案儲存數(shù)量越來越多，但醫(yī)院對檔案的數(shù)字化和信息化建設(shè)資金投入力度不足，導(dǎo)致很多醫(yī)院并不具備完善的檔案信息采集和處理分析自動化系統(tǒng)，對檔案管理效率造成嚴(yán)重影響。

（二）數(shù)據(jù)收集存儲存在難度

數(shù)據(jù)信息的收集和錄入工作需要人力和資金支持，在統(tǒng)計識別多樣性海量數(shù)據(jù)時還需提高準(zhǔn)確性。在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時需采取多樣性統(tǒng)計和處理方式，從而獲得更多的有價值信息，但海量信息存儲和解析會占用服務(wù)器大量的數(shù)據(jù)管理空間，增加服務(wù)器負擔(dān)和管理難度。

（三）檔案管理存在安全隱患

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院對傳統(tǒng)醫(yī)療體系的人事檔案、科研檔案、業(yè)務(wù)檔案進行了電子化處理，提高了檔案管理質(zhì)量，但大部分醫(yī)院并未制定完善的電子檔案安全管理措施，缺乏必要的防護手段，容易出現(xiàn)電子檔案泄密、丟失和惡意篡改等問題。檔案為醫(yī)院日常運營和管理工作的開展提供了權(quán)威依據(jù)，具有保密性，一旦檔案泄露將會給患者和醫(yī)院帶來嚴(yán)重損失。

（四）重視管理，忽視開發(fā)利用

大部分檔案管理者在采集、歸類、保存檔案信息后往往將其擱置一邊，普遍存在重視管理忽視開發(fā)利用的問題，導(dǎo)致很多實用性高的優(yōu)質(zhì)資源長期被人為忽視，無法發(fā)揮信息的價值性作用。醫(yī)院檔案是醫(yī)院運營管理的重要信息資產(chǎn)，對醫(yī)療、科研、管理制度和培訓(xùn)教育等工作均有重要影響，若檔案管理人員缺乏主動服務(wù)意識容易導(dǎo)致檔案管理工作趨于表面形式，失去了檔案資源的重要價值和作用。

（五）應(yīng)用效率較低

檔案管理工作從本質(zhì)上講，目的是有利于醫(yī)護人員對檔案內(nèi)部信息的應(yīng)用，當(dāng)今社會相關(guān)工作人員需要充分了解檔案信息特征，也就是在容易獲取、數(shù)量多、具有較強共享度這些特征上加以把握，但實際應(yīng)用此類特征的功能卻未能引起足夠的重視。部分醫(yī)院工作人員在做此類工作時發(fā)現(xiàn)檔案信息沒有及時做好，并將信息進行共享。尤其是一些電子檔案占比較高，可是工作人員卻未能給其以精準(zhǔn)化管理的支持，導(dǎo)致應(yīng)用效率的遲遲未能跟進。這一問題發(fā)生的根源在于工作人員在面對大數(shù)據(jù)技術(shù)時，掌握意識與掌握能力不足，且有部分醫(yī)院有著典型的檔案信息閑置的弊端，在投入大量人力、財力、物力建設(shè)大數(shù)據(jù)檔案管理平臺后，卻面臨著使用率不高的問題。

四、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新舉措

（一）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深挖檔案的價值

醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理工作隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展而產(chǎn)生變革，計算機和網(wǎng)絡(luò)的運用，取代了人工對信息的收集歸檔、整理和借閱等一系列需要耗費勞動力的工作。對信息進行整合記錄，是傳統(tǒng)檔案管理工作的重點，只有對數(shù)據(jù)檔案的價值進行深入挖掘才能充分發(fā)揮醫(yī)療檔案的重要作用。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用要求醫(yī)院要更加關(guān)注醫(yī)療檔案之間的相關(guān)關(guān)系，而不是執(zhí)著于糾結(jié)因果關(guān)系，為此，醫(yī)院要在大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的基礎(chǔ)上，完善檔案分析系統(tǒng)，為探索醫(yī)療數(shù)據(jù)之間的相關(guān)關(guān)系奠定技術(shù)基礎(chǔ)，便于發(fā)現(xiàn)并掌握更多規(guī)律應(yīng)用于醫(yī)療。例如，可以通過大數(shù)據(jù)分析醫(yī)生的處方、患者用藥情況，這樣一來，能夠了解醫(yī)院的購藥廠家傾向，還有患者是否存在用藥過度等情況，能夠?qū)Σ焕闆r做出提前預(yù)警；醫(yī)院也能夠通過大量患者的信息，例如職業(yè)、年齡、信息、性別等相關(guān)信息，跟發(fā)生疾病之間進行關(guān)聯(lián)對比，再結(jié)合醫(yī)院的相關(guān)診療、健康體檢數(shù)據(jù)，為人們的健康服務(wù)提前打下預(yù)防針。

（二）完善網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時代，網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)情況決定了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展情況。醫(yī)院只有對網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷進行完善搭建，才能夠滿足檔案信息化的管理，讓檔案管理工作與時俱進。醫(yī)院在搭建網(wǎng)絡(luò)平臺的時候，要加大資金的投入力度，完善內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，應(yīng)用先進軟件與系統(tǒng)替換掉那些老舊的設(shè)備設(shè)施，用現(xiàn)代化的科學(xué)和方法對檔案信息進行管理。為確保有序開展醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)，要重視利用大數(shù)據(jù)對醫(yī)院各種資料進行檔案規(guī)整，有效節(jié)約存儲時間和空間，需要用到時便于查找，能夠提高效率。醫(yī)院數(shù)字化程度的高低，決定了檔案管理質(zhì)量的水平；為確保數(shù)字化的有效利用，醫(yī)院要投入資金支持來確保檔案管理所需硬件的建設(shè)。例如，收集資料時需要用到的掃描儀、計算機等硬件設(shè)備，還有放置檔案的櫥窗、檔案柜以及檔案陳列室等。軟硬件共同投入，創(chuàng)新醫(yī)院信息建設(shè)環(huán)境。另外，醫(yī)院還要成立與之相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督服務(wù)管理部門，及時維護檔案管理的信息系統(tǒng)，對網(wǎng)絡(luò)進行實時監(jiān)測，確保醫(yī)生問診期間檔案系統(tǒng)隨時在線。與此同時，為了避免醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭遇攻擊，發(fā)生突發(fā)情況，醫(yī)院檔案庫要有隨時出庫紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。

（三）加強人才隊伍建設(shè)

第一，醫(yī)院可以直接從高校選拔具有較好專業(yè)素養(yǎng)的人才，這不僅能滿足檔案管理的專業(yè)要求，也能夠吸引具有創(chuàng)新精神且技能和知識兼?zhèn)涞膹?fù)合型人才，高質(zhì)量人才能夠為醫(yī)院檔案管理添磚加瓦；第二，醫(yī)院要注重對檔案管理人員的培訓(xùn)教育。在醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理人員的基礎(chǔ)上，通過繼續(xù)教育或進修等方式加強他們的專業(yè)知識培訓(xùn)，讓醫(yī)院檔案管理工作者更新已有的知識系統(tǒng)，更好地適應(yīng)數(shù)字化檔案管理方式；第三，要加強檔案管理工作者的思想道德水平建設(shè)，培養(yǎng)敢于擔(dān)當(dāng)?shù)呢?zé)任心和愛崗敬業(yè)的職業(yè)精神，不斷探索總結(jié)檔案管理的實踐方法，并創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的新路徑。

（四）以患者為中心主動提供服務(wù)

對于醫(yī)院各個部門和科室來說，準(zhǔn)確度高、時效性強的檔案資料都是極具價值的信息資源，對于提升醫(yī)療效益和工作效率具有重要意義。這對檔案管理的工作人員提出了更高要求，要對各科室各部門的情況進行具體了解，將檔案管理的服務(wù)范圍延伸至醫(yī)院各個角落，充分全面的檔案信息資源能夠為每個需要檔案的部門快速便捷地利用。檔案管理工作人員要以患者為中心，深入各部門和科室，了解檔案使用需求，征求具體意見并作出相應(yīng)調(diào)整。積極搜集整理醫(yī)院的各種文檔資料，搶救快要散失的檔案，積極展開檔案編寫、整理等活動，做好醫(yī)院院史、科研成果、人物榮譽等資料檔案的編研、整理工作，全方位、多層次夯實醫(yī)院檔案信息的基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)管理體系中，檔案管理顯得越來越重要，其需要緊隨大數(shù)據(jù)時代的步伐，利用新的科學(xué)技術(shù)對醫(yī)療信息進行改革，以滿足患者的需要和更好地適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展。檔案管理工作者需要在具體實踐中直面互聯(lián)網(wǎng)時代的挑戰(zhàn)和機遇，利用好信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺，充分發(fā)揮出檔案管理的優(yōu)勢與作用，有效規(guī)避網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，促進醫(yī)院長遠發(fā)展。本文簡要分析了大數(shù)據(jù)背景，以及在此背景下醫(yī)院檔案管理工作面臨的難題，并給出可以有效處理此類問題且具有一定創(chuàng)新性的舉措，如醫(yī)院檔案管理觀念進步、人員素質(zhì)改善，以及更加具體的檔案管理創(chuàng)新、技術(shù)策略創(chuàng)新和安全保護創(chuàng)新等議題。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息管理平臺依然有一些問題，而解決這些問題之后，才能在大數(shù)據(jù)背景下更好地服務(wù)患者、回饋社會，并促進醫(yī)院向更好的方向發(fā)展。總而言之，醫(yī)院管理者要轉(zhuǎn)變之前的看法，要充分地體會到大數(shù)據(jù)技術(shù)所帶來的巨大變革影響，為發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)功能奠定堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)，帶動醫(yī)院檔案管理的可持續(xù)化發(fā)展。

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作者:王越悅 單位:臨汾市人民醫(yī)院