電子文件與電子檔案管理精選(九篇)
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第1篇：電子文件與電子檔案管理范文
中圖分類號：G271.4文獻標(biāo)識碼：B文章編號：1009-9166（2011）0017(C)-0345-02
一、檔案管理電子化
隨著電子信息化社會的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)今社會的檔案管理工作。檔案管理電子化的優(yōu)勢已日益凸顯，成為了社會發(fā)展的必然趨勢。
（一）檔案管理電子化是社會進步、科技發(fā)展的必然趨勢
辦公自動化、無紙化的進步，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機讀形式，要綜合系統(tǒng)地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。因此，檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。
（二）檔案管理電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以檔案資料為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。第二，可縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。第三，檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍。第四，檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。
（三）檔案管理要適應(yīng)新時期工作的需求
檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，已經(jīng)不能滿足新時期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案管理電子化的進程?，F(xiàn)有的機讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享。
在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案管理電子化。
現(xiàn)有的檔案管理模式不能適應(yīng)電子化發(fā)展。檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
二、對電子文件的認(rèn)識
信息技術(shù)領(lǐng)域的電子文件是指通過計算機進行操作，傳輸、存儲等處理的數(shù)碼序列，從社會生活的角度來認(rèn)識，電子文件是人們在各種活動中使用電子計算機作為工具，產(chǎn)生的一類數(shù)字化形式的記錄。按電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務(wù)，處理一般事務(wù)或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件，例如，OA（辦公自動化）電子文件、E-mail（電子信件）電子文件等，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動的技術(shù)性電子文件，例如CAD（計算機輔助設(shè)計）、CAM（計算機輔助制造）等生成的電子文件，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。
計算機應(yīng)用的迅速普及，電子文件的生成量已經(jīng)非?？捎^。在中國較大的省、部級政府機關(guān)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)中，每年約生成兩，三萬份電子文件，這些大量的電子文件，給人們的生活和工作帶來了巨大的變化。中國的檔案工作者逐步認(rèn)識到，電子文件在許多方面不同于以往的紙質(zhì)文件，如果使用或保管不當(dāng)也會給人們帶來嚴(yán)重問題。
國家科委將CAD電子文件的管理方法研究工作列入了國家“八五”規(guī)劃，國家檔案局于1996年成立了電子文件歸檔問題領(lǐng)導(dǎo)小組，并由國家檔案局科研所牽頭成立了課題組，組織科技人員對電子文件的特性和管理方法進行研究，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》的國家標(biāo)準(zhǔn)已完成報批稿，正在進行試點工作，目前課題組正在制定我國的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》。
三、電子文件歸檔管理上遇到的問題
據(jù)了解，在很多辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計時沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關(guān)知識無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，一些部門的電于文件管理不嚴(yán)密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲器的容量問題，使新產(chǎn)生的電子文件可以不斷地覆蓋舊的電子文件，造成電子文件的不完整；有的存儲過于分散，未實現(xiàn)集中脫機保管，計算機系統(tǒng)如出現(xiàn)問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔管理的適當(dāng)辦法；甚至一些單位采用了“無紙”辦公方式，由于對電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴(yán)重的后果。以上問題，如果在電子文件歸檔時才考慮就已經(jīng)無法挽回了，下面對一些主要問題進行分析介紹。
（一）網(wǎng)絡(luò)是電子文件的生存基礎(chǔ)也是引起管理問題的根源
電子文件之所以涉及范圍迅速擴展、數(shù)量急劇增加，最主要的原因就是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展。計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展在短短幾年中就深入到世界的各個角落，可以想象，網(wǎng)上的信息量無疑是天文數(shù)字，何況互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)還正在高速發(fā)展過程之中。
（二）技術(shù)發(fā)展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難
日新月異的多媒體技術(shù)使電子文件的技術(shù)環(huán)境及存儲結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜。如果只限于單純的字處理范圍，電子文件信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化程度還比較高，而且技術(shù)環(huán)境的復(fù)雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復(fù)雜的多種信息的混合物。例如，為適應(yīng)辦公習(xí)慣，在字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點或不同的數(shù)據(jù)庫中。又由于技術(shù)更新太快，非標(biāo)準(zhǔn)信息必然增多，使電子文件離開了特殊環(huán)境就失去了可讀性。
（三）保證電子文件的真實性、完整性、可靠性的技術(shù)難題很多
第2篇：電子文件與電子檔案管理范文
關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；區(qū)別；醫(yī)院檔案
隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的迅猛發(fā)展，電子文件檔案化管理方式被社會企業(yè)廣泛推廣和使用，因為傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足社會現(xiàn)代化的發(fā)展和需要，但是電子文案檔案化管理又不能完全取代傳統(tǒng)的檔案管理。因此，針對電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)檔案管理特點的不同，將其在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用進行分析，找出二者之間存在的差異性。
1 電子文件檔案化管理的概述
電子檔案管理是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)之上被廣泛開發(fā)應(yīng)用出來的，從電子文件檔案的本質(zhì)體征來看，它是利用電子計算機等網(wǎng)絡(luò)手段對檔案進行管理、歸納和分類的一種形式，這種辦公自動化的管理方式可以有效的使電子文件完成自動化和社會化的管理模式。這種模式適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展，能為醫(yī)院的檔案管理工作提供實時準(zhǔn)確、方便快捷、高效的檔案信息內(nèi)容[1]。
醫(yī)院檔案部門經(jīng)過用電子計算機等先進的技術(shù)手段對檔案信息內(nèi)容集中管理，并把檔案中的內(nèi)容進行系統(tǒng)保存，存儲成符合要求的電子檔案。然后再由相關(guān)的檔案管理人員進行分類和整理存儲到磁盤中，在必要的情況下要對其進行備份保存。電子文件檔案化管理，需要對使用者進行確認(rèn)，然后為檔案部門提供方便的信息內(nèi)容查詢途徑。
2 電子文件檔案化管理的特點
電子文件檔案是在社會生活中不斷發(fā)展起來的，它是指通過電子計算機網(wǎng)絡(luò)磁盤等設(shè)備進行存儲和分類。電子檔案既與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，又與其相互關(guān)聯(lián)，電子檔案是通用的電子圖像文件集合，通常是以案卷為單位的。電子文件檔案中主要包含電子圖表、報表、文件以及電子圖書等。
電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)的檔案管理存在差別，因為電子檔案一定要經(jīng)過計算機網(wǎng)絡(luò)進行復(fù)雜的編程和解碼之后才能被供給使用。電子檔案中的內(nèi)容可以被粘貼復(fù)制存儲到不同的媒介之中，比如優(yōu)盤、磁盤等。當(dāng)醫(yī)療工作者想對其進行利用時，就可以利用電腦等設(shè)備對它進行調(diào)出然后查閱出相關(guān)的檔案信息內(nèi)容。與傳統(tǒng)檔案化管理相比，電子文件檔案化管理有如下幾個特點：①傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容比較直觀，醫(yī)護人員不用借助其他設(shè)備進行查閱。而對電子檔案進行查閱時，一定要借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，比如電腦、手機等才能查閱利用。②傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進行傳送交接時，需要通過人工進行傳送。而電子檔案就可以直接利用電子計算機等設(shè)備進行傳送和處理。③傳統(tǒng)的檔案在使用時，會受到時間和空間的影響。但電子檔案的使用可以達(dá)到共享性，不受時間、空間以及距離等問題的影響。④傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境比較復(fù)雜，而且需要占用一定的空間。而電子檔案則不同，它不需要相應(yīng)的保存場地，但是電子檔案在進行保存時需要防磁性能條件比較強[2]。
3 電子文件檔案和傳統(tǒng)檔案管理之間的不同之處
3.1在歸檔方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在歸檔時需要醫(yī)院檔案管理人員進行整合、編碼和分類，需要花費大量的時間和人力，它有相應(yīng)的載體，在工作人員進行編輯的過程中，出現(xiàn)錯誤更改起來比較困難。而電子檔案則不同，它需要工作人員使用計算機網(wǎng)絡(luò)進行技術(shù)編碼，操作起來比較節(jié)省時間，但是電子檔案的載體卻不能固定，工作人員在操作的過程中可以不留痕跡的對信息內(nèi)容進行修改，這樣就會使得原始性的文件缺乏可靠性。為此，電子檔案在歸檔的過程中，要在傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗基礎(chǔ)上進行身份和信息驗證，減少在傳輸過程中出現(xiàn)錯誤，以此來確保檔案文件的真實準(zhǔn)確性[3]。
3.2在歸檔時間上的差別 傳統(tǒng)文件檔案管理在歸檔時間上比較單一，需要系統(tǒng)的時間規(guī)定和期限。而電子檔案在文件整合后，醫(yī)院檔案管理人員可以對其進行隨時歸檔，還可以對計算機等設(shè)備進行設(shè)置歸檔日期，在某一時期進行統(tǒng)一歸檔，文件形成以后計算機網(wǎng)絡(luò)會自動整合和分類，方便使用者查閱和使用。電子檔案的隨時歸檔性，能夠減少文件漏歸等問題的出現(xiàn)，快速便捷，提高檔案利用效率。
3.3在文件分類、編目等管理方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在分類和編目過程中，需要工作人員進行人工系統(tǒng)操作，需要檔案工作人員的工作勞動強度較大。而電子文件檔案管理有其自身的特殊性，它可以直接對檔案文件進行分類和編目。在技術(shù)條件允許的情況下，醫(yī)院檔案管理工作人員在編輯過程中可以安裝檢索工具，以方便日后醫(yī)護人員對檔案信息的檢索和查詢，進而減少檔案工作人員的勞動時間。
3.4在保管方式上區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在保管方式上，需要相關(guān)的檔案存儲室，檔案工作人員需要對檔案管理存儲室進行定期檢查并打掃。而電子檔案管理需要工作人員把檔案文件信息存儲到檔案管理中心的相關(guān)設(shè)備中或刻入到光盤中由相關(guān)工作人員進行保管和整理，占用空間小保存時間久[4]。
3.5在查詢使用方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在查詢使用時，需要醫(yī)院檔案管理人員進入檔案室進行翻閱查找，查閱的過程比較復(fù)雜。電子文件檔案在查詢和使用時，它只需要檔案工作人員注冊相關(guān)登記手續(xù)，然后在檔案管理中心進行登陸就可以對檔案文件進行查閱和使用。
4 結(jié)論
綜上所述，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，為電子文件檔案化管理提供了技術(shù)支持，但是從醫(yī)院的檔案管理來看，電子檔案管理并不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，傳統(tǒng)檔案管理方式要為電子檔案管理提供基礎(chǔ)經(jīng)驗。盡管目前的電子文件檔案化管理在醫(yī)院檔案管理中存在著一定優(yōu)勢，但是電子檔案在管理過程中也存在一定的弊端，需要傳統(tǒng)檔案管理對其進行輔助，才能夠使得檔案文件更好的服務(wù)于醫(yī)院工作人員。因此，即使電子檔案和傳統(tǒng)檔案存在差別，但是要讓他們共同發(fā)展服務(wù)于醫(yī)院工作的需要中。
參考文獻：
[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財富，2011，09：43.
[2]劉金蘭.對電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案管理"雙軌制"的認(rèn)識[J].山西檔案，2012，S1：9-10.
第3篇：電子文件與電子檔案管理范文
一、保真性
我們經(jīng)常使用的電子文件大都是通過對紙質(zhì)文件的掃描得來的，在這個過程中，電子文件可以保證其內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景信息的真實性，而且不會因為文件傳輸、存儲、遷移而發(fā)生內(nèi)容的增損。人們利用這些具有真實性的文件可以很好地還原歷史，回復(fù)事物本來的面貌，當(dāng)然，值得肯定的是，電子文檔的真實性還能有效保存其在法律上和行政上的可靠性。雖然相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的管理，電子文件比較難以保證其真實有效性。這就對管理者提出了較高的要求，他們必須采取一切安全可靠的方式來實現(xiàn)電子文檔的可靠性。例如通過建立可靠的識別系統(tǒng)來限定接觸電子文件的操作者，以及開啟操作日志控制管理；等等。管理者在管理電子文檔時必須注意的是要時刻關(guān)注電子文件的有效性和原始性，因此需要采取以下措施：按照紙質(zhì)歸檔方式對電子文件加以管理，通過管理人員特有的方式進行特別管理，并要求所有管理人員嚴(yán)肅對待，加強電子文件的管理力度，嚴(yán)格檢查出入歸檔的登記表，以確保電子文件的有效性和原始性。此外，采用邏輯歸檔方式管理文檔時，要嚴(yán)格按照已經(jīng)記錄好的信息記載形式、批準(zhǔn)時間等與實際文件相互對比，并利用現(xiàn)代科技對其可靠性進行分析，加強對這類特殊文檔的管理。最后，管理者要對電子文檔的版本審核并歸檔，紙質(zhì)文檔在最后過程中，管理人員會對其成稿進行分析，圖形文件如果在檢查過程中出現(xiàn)修改，也會將這部分新增的部分與原先的圖形比較一致，再進行存檔；如果管理者所使用的高科技方法相對比較完美，那么我們必須使用電子簽名以及安全控制等技術(shù)手段對電子文件檔案進行安全歸置，這樣才能夠做到對電子文件的真實性的有效確認(rèn)。所以對電子文檔的審核并歸檔也設(shè)計版本比較問題。
二、圓滿性
電子文件要想真正實現(xiàn)價值，一種最重要的條件就是保證圓滿性，這是檔案管理工作者必須要學(xué)習(xí)并掌握的技能。電子文件的圓滿性，即是保持其完整性，要做到這一點，我們需要注意三個方面：第一，要保持電子文檔數(shù)量和內(nèi)容的完整，不應(yīng)該有缺損，尤其在恢復(fù)其原來面貌之后，一定要確保新的電子文件與原來的在內(nèi)容上有聯(lián)系而且沒有訛誤。第二，保證電子文檔內(nèi)部的各個部分都沒有缺失，保障文檔內(nèi)部的結(jié)構(gòu)不是割裂的，內(nèi)容是具有統(tǒng)一性的。第三，要保證電子文件與其上層文件在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上具有一致性，沒有缺損。依據(jù)此前保護紙質(zhì)文件的經(jīng)驗，我們可以得知，要想保證電子文件的完整性，最重要的是依靠強有力的法律法規(guī)支持，政策上絕對不能松懈，要嚴(yán)格改善現(xiàn)有的管理方法，并在此基礎(chǔ)上通過各種技術(shù)措施來采集信息與數(shù)據(jù)，尤其是在管理電子文件的過程中，要依據(jù)其具體內(nèi)容建立行之有效的制度，在此制度的指導(dǎo)下，收集資料定會較之以前事半功倍，從而更有利于保障電子文件的圓滿性。
在處理電子文件保存與運輸?shù)倪^程中，我們必須對必要信息相關(guān)項目制定出嚴(yán)格地有規(guī)范的要求，并時時根據(jù)儲存的變化進行登記。搜集到的背景信息數(shù)量肯定是繁多而蕪雜的，更有甚者出現(xiàn)諸如形式上的圖像文字的交叉，所以有必要在規(guī)范化管理上有所加強。設(shè)計者在設(shè)計電子文件系統(tǒng)時，應(yīng)該充分考慮系統(tǒng)運行過程中自動鏈接相關(guān)信息，包括文字信息和圖像信息，即是其存儲在不同的地方，也應(yīng)該能夠共存于同一系統(tǒng)之中，這就對電子文件系統(tǒng)設(shè)計提出很大要求。還應(yīng)該注意的是保持電子文件原有數(shù)據(jù)的規(guī)范管理，要求每一次歸檔和移交時都應(yīng)該對元數(shù)據(jù)進行檢查，以免數(shù)據(jù)流失。
三、易讀性
電子文件的可讀性是要求文件經(jīng)過遷移等處理后依然可以為人們識讀、可以以理解的方式輸出，而且對其真實性無損。這一特性是其保存的價值所在，如果遷移之后的文檔不能被繼續(xù)閱讀，那么對其接受者來說就沒有任何意義了。電子文件的可讀性要想獲得保證，必須將嚴(yán)肅對待堅持到管理的全過程。在整理電子文檔時，應(yīng)該根據(jù)不同電子文件的不同類型分類整理。以及相關(guān)法律法規(guī)建立行之有效的措施，并使用相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范保障。整理電子文檔的有關(guān)部門應(yīng)該每年都進行檢查更新，要確保每一份電子文檔的讀取、處理有完備的保護，設(shè)備環(huán)境更新時要確認(rèn)新設(shè)備可以讀取原來的電子文件，如果不能讀取，要及時對就文檔進行載體轉(zhuǎn)換工作，同時對原有文檔繼續(xù)保存不低于三年。達(dá)到保留期后，可以將原有電子文檔清除，重復(fù)使用其載體，不可清除的文件應(yīng)該加密處置。一般情況下，管理人員每兩年要對磁盤進行抽樣機讀檢驗，每四年對關(guān)盤進行抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，一旦發(fā)現(xiàn)問題，立即處理。相關(guān)檔案部門應(yīng)該將每次抽查結(jié)果登記到《歸檔電子文件管理登記表》中。
四、安全性
依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，檔案館需要永久保存檔案，這是為黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)服務(wù)的專門機構(gòu)之一，對于利用檔案資料進行科研工作的部門提供有利條件。我國的檔案館作為國家管理機構(gòu)，保存有關(guān)黨和政府機關(guān)資料的部門，有著保存電子文件的責(zé)任和義務(wù)。所以，有關(guān)檔案管理部門必須要確保檔案的安全性。電子文件產(chǎn)生及的基礎(chǔ)是借助于互聯(lián)網(wǎng)、電腦、優(yōu)盤等進行存儲的，但這里也是發(fā)生文件丟失的經(jīng)常之地，由于受到黑客攻擊而引起的數(shù)據(jù)丟失情況非常多見，管理措施力度不夠致使信息丟失，技術(shù)制度的弱點無法保障數(shù)據(jù)安全等問題層出不窮。管理數(shù)據(jù)時，不但要嚴(yán)格對有害入侵行為的防范，還要加大對認(rèn)為疏忽的治理，對已發(fā)生事故及時補救，從而保證暢通、穩(wěn)定的保存環(huán)境。只有網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)安全了，電子文件才能得到保障。
第4篇：電子文件與電子檔案管理范文
關(guān)鍵詞：電子印章；電子文件；檔案管理；管理模式
隨著網(wǎng)絡(luò)數(shù)字信息技術(shù)的普及，高校行政管理相關(guān)文件通過校內(nèi)OA辦公系統(tǒng)（Office Automation）和校園通信網(wǎng)絡(luò)進行傳輸和處理，這種無紙化辦公的信息化管理模式，在極大地提高工作效率的同時也產(chǎn)生了大量的電子文件。目前，高校檔案部門處于檔案“后管理模式”，電子文件仍需通過紙質(zhì)輸出，文件的有效性需要通過加蓋實體印章和手寫簽名來證實，紙質(zhì)檔案歸檔后，通過掃描、上傳等手段捕獲電子文件，這種滯后的工作模式極大地影響了電子文件歸檔的工作效率。
《中華人民共和國電子簽名法》使電子印章的應(yīng)用在法律上得到承認(rèn)，電子印章技術(shù)將改變檔案信息化斷代的現(xiàn)狀，使電子文件管理得以接續(xù)。因此，如何在紙質(zhì)文件和電子文件“雙軌制管理”的模式下，建立起合理規(guī)范的電子文件管理模型不僅在理論層面是一個創(chuàng)新研究課題，在實踐層面也給檔案管理部門帶來了全新的挑戰(zhàn)。暨南大學(xué)相繼在學(xué)校OA辦公系統(tǒng)中引入電子印章技術(shù)，完成檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)應(yīng)用集成。本文以暨南大學(xué)電子文件管理實踐論證基于電子印章技術(shù)的OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用集成和集成后的電子文件管理模式。
1 電子印章概念及其研究趨勢
電子印章分為電子公章和電子簽名，是以先進的數(shù)字技術(shù)模擬傳統(tǒng)實物印章，與實物印章加蓋的紙質(zhì)文件具有相同的外觀、有效性和相似的使用方式。國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《電子公文傳輸管理辦法》中提到電子印章已經(jīng)在我國政府內(nèi)部開始使用，并在機關(guān)內(nèi)部一定范圍內(nèi)具有有效性。暨南大學(xué)使用的電子印章，由制章單位授權(quán)制作并進行有效性的認(rèn)證，屬于內(nèi)部認(rèn)證電子印章。內(nèi)部認(rèn)證的電子印章同樣是數(shù)據(jù)加密技術(shù)加密，能夠證明文件是否被修改過，保證文件真實完整性。
筆者使用CNKI中指數(shù)查詢對比，以“電子文件管理”與“電子印章技術(shù)”為關(guān)鍵詞調(diào)查其學(xué)術(shù)關(guān)注度，發(fā)現(xiàn)2004年后對電子印章技術(shù)研究的關(guān)注增長顯著；電子文件管理則為當(dāng)下學(xué)者普遍關(guān)注的學(xué)術(shù)問題。具體而言，西方國家政務(wù)工作模式與我國存在國情差異，大多數(shù)西方學(xué)者的研究集中于數(shù)字簽名認(rèn)證系統(tǒng)功能模塊方面，一般以限制非法登錄和用戶權(quán)限的非法冒用，確保一個通信過程的合法性和保證合法通信過程中通信內(nèi)容的可信性為主體，以及用數(shù)字簽名來保障公文合法安全性和完整性為重點的研究模式。而中國的研究者大多集中于電子印章技術(shù)實現(xiàn)和電子印章系統(tǒng)開發(fā)實踐方面，也有集中于數(shù)字技術(shù)安全完整保障方面和各行業(yè)系統(tǒng)中的應(yīng)用探索。這些研究以倚重技術(shù)為主要特點，傾向于技術(shù)層面研究；還有一些研究從理論角度，通過探討電子文件和電子檔案管理現(xiàn)狀提出電子文件全程管理實踐層面難點和途徑；或是基于電子簽名法探討電子文件歸檔管理的影響和策略。
綜而述之，這些研究忽視了關(guān)鍵性管理機制和模式，技術(shù)和管理脫鉤，不能很好地切合實踐，從源頭上保障電子文件及時歸檔，發(fā)揮檔案部門對電子文件前端控制和全程管理優(yōu)勢，切實提高檔案工作效率。
2 電子印章技術(shù)下的電子文件管理模式
2.1 電子印章技術(shù)使用前的電子文件管理模式及其局限。在暨南大學(xué)檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)集成前，學(xué)校電子文件管理通常采用磁盤導(dǎo)入的方式。首先根據(jù)檔案管理系統(tǒng)著錄項導(dǎo)入電子目錄；再對OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)打印生成的文件加蓋實體印章，并進行掃描；最后通過檔號或者文件號上傳到檔案管理系統(tǒng)所在的服務(wù)器，掛接到檔案管理系統(tǒng)中。調(diào)閱和查詢到的電子文件屬于紙質(zhì)文件的數(shù)字化副本。這樣的檔案管理方式繁瑣復(fù)雜，而且造成不必要的信息冗余，即在OA系統(tǒng)中存在著大量不被檔案管理系統(tǒng)調(diào)取的電子文件和元數(shù)據(jù)信息，同時又通過大量的數(shù)字化工作掃描內(nèi)容相同的紙質(zhì)信息。
此模式的局限性：①無法確保電子檔案的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。掃描進入檔案管理系統(tǒng)的電子文件與OA系統(tǒng)中生成的原生性電子文件在內(nèi)容和格式上存在不一致和缺頁的問題，都會導(dǎo)致電子文件在真實性、準(zhǔn)確性和完整性上存在不確定性。②無法確保檔案錄入條目與數(shù)字化電子文件準(zhǔn)確對應(yīng)。紙質(zhì)文件的掃描工作繁瑣容易出現(xiàn)疏漏，難以避免掛接時電子條目與數(shù)字化電子文件不對應(yīng)的情況。③無法控制電子文件及時歸檔。機關(guān)各部門整理歸檔紙質(zhì)文件和檔案館人員掃描和上傳的及時性沒有明確的保障機制，滯后的歸檔管理模式極大地影響了工作效率。
2.2 電子印章技術(shù)下OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用集成的電子文件管理模式。暨南大學(xué)OA系統(tǒng)采用B/S模式，系統(tǒng)由表示層、功能層、數(shù)據(jù)層組成。電子印章系統(tǒng)通過印章服務(wù)器向?qū)W校OA系統(tǒng)的用戶提供基于web的簽名蓋章服務(wù)，讓用戶實現(xiàn)對電子文件的電子簽章、文檔數(shù)字簽名和簽名驗證等行為，為OA辦公提供技術(shù)保證。檔案管理系統(tǒng)在與異構(gòu)的OA系統(tǒng)集成時，采用EAI系統(tǒng)集成方法。這種方法主要是通過“中間件”實現(xiàn)的，結(jié)構(gòu)如同星形結(jié)構(gòu)，如圖1所示。EAI系統(tǒng)集成方法起到系統(tǒng)程序間協(xié)調(diào)點的作用，能幫助系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的無縫連接，實現(xiàn)執(zhí)行集成系統(tǒng)相互間的消息交互、聚離、分散、轉(zhuǎn)換等的復(fù)雜操作能力。
2.3 電子印章技術(shù)運用后的新電子文件管理模式。按照電子文件的形成、流轉(zhuǎn)和歸檔流程，暨南大學(xué)在電子印章技術(shù)應(yīng)用后的新電子文件管理模式可分為三個階段，分別是：電子文件生成階段、電子文件歸檔階段和檔案館接收階段。
①電子文件生成階段。文件在一個或多個機關(guān)單位部門內(nèi)流轉(zhuǎn)處理完畢之后才能進行歸檔，OA系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)的屬于現(xiàn)行文件，在此階段各單位審批完畢時需要對電子文件進行加蓋電子印章處理，跨單位加蓋電子印章時，采用網(wǎng)絡(luò)方式傳輸，無需打印實體文件到各個部門加蓋實體印章，大大提高辦公效率。一般電子印章的印章圖片、印章證書等存放在一個可靠的介質(zhì)（通常為帶智能的USB KEY）內(nèi)，當(dāng)介質(zhì)連接客戶機進行數(shù)字簽章時，需要輸入密碼，充分保護信息的安全。蓋章人的相關(guān)信息與操作事由、操作時間將會一同歸入檔案管理系統(tǒng)中，電子文件簽章后，電子文件在OA系統(tǒng)內(nèi)的流轉(zhuǎn)基本結(jié)束。
②電子文件歸檔階段。電子文件流程在OA系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)完畢后，將由校打印室統(tǒng)一打印，并由OA系統(tǒng)控制打印份數(shù)，控制有法律效力電子文件的出口。各單位主辦人根據(jù)檔案管理規(guī)范進行整理和歸檔工作，同時需要對電子文件進行“組卷”操作，需要注意的是歸檔的紙質(zhì)文件與電子文件需要進行內(nèi)容和順序的比照，確定兩者完整無誤和邏輯對應(yīng)。歸檔后的電子文件便轉(zhuǎn)化成不可編輯的PDF版式文件，同時生成包含電子文件內(nèi)容的描述信息與封裝信息，保障電子文件的真實完整。
③檔案館接收階段。檔案管理系統(tǒng)通過應(yīng)口，自動接收由OA系統(tǒng)產(chǎn)生和歸檔的電子文件，這些由各單位預(yù)整理的電子文件將存放在檔案管理系統(tǒng)的臨時庫中。同時，整理好的紙質(zhì)檔案由各單位主辦人送到檔案館，檔案部門人員進行審核和接收，確認(rèn)接收檔案進館的檔案數(shù)量后，對存放在臨時庫內(nèi)的電子文件信息進行內(nèi)容信息、保存描述信息的再組織。檔案館授權(quán)相關(guān)工作人員對文件信息進行封裝，其過程即是系統(tǒng)自動對文件信息進行數(shù)字簽名固化電子文件信息的過程，保證電子文件的真實和完整并同紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，最后將這些電子文件歸入檔案管理系統(tǒng)的永久庫中，并標(biāo)注紙質(zhì)檔案的庫房位置方便查找利用。
至此，整個電子文件從生成到歸檔、移交至檔案館的全過程完畢。在整個過程中，電子文件歸檔與移交需要與實體文件同步進行。
3 電子文件管理新模式的效益與優(yōu)勢
3.1 確保電子檔案的真實性、準(zhǔn)確性、完整性和有效性。在新的電子文件管理模式中，電子文件歸檔后，系統(tǒng)將可編輯的Word文檔轉(zhuǎn)化為內(nèi)容和格式都不可再更改的版式文件，并加蓋具有法律效力和符合單位規(guī)章要求的電子印章，帶有電子印章的電子文件將自動歸檔入檔案管理系統(tǒng)中；紙質(zhì)文件在歸檔后直接打印出來并整理歸檔。確保電子檔案的真實性、準(zhǔn)確性、完整性和有效性。
3.2 擴展檔案管理的著錄條目。檔案管理系統(tǒng)中的著錄條目不僅包括檢索信息，還包括電子文件形成過程中所涉及的各個要素，保證了電子文件的憑證性。OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)著錄條目對接，著錄條目保存了相關(guān)的文件流轉(zhuǎn)信息和元數(shù)據(jù)項。檔案管理系統(tǒng)提供多級多項著錄信息，提高檢索效率。
第5篇：電子文件與電子檔案管理范文
我們常常說機遇與挑戰(zhàn)并存，在當(dāng)今，我國的檔案管理就面臨這樣的新機遇，信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用給政府和機關(guān)辦公帶來了全新型網(wǎng)絡(luò)化辦公方式，同時也給電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件辦公如何融合的問題帶來了新的研究課題，即在現(xiàn)在的電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，處在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的“無紙化辦公”，無疑給檔案管理帶來新的機遇。
那么如何應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進檔案管理的發(fā)展，又如何應(yīng)用無紙化辦公來有效地提高檔案管理效率？這是新的課題，新的機遇，更是新的挑戰(zhàn)。
當(dāng)今計算機信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理工作現(xiàn)代化提供了廣泛的應(yīng)用空間，同時，無紙化辦公也對檔案管理工作提出了更高的要求。
無紙化辦公即辦公自動化。辦公自動化是利用技術(shù)的手段提高辦公效率，靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，使各類文件直接通過OA辦公自動化系統(tǒng)迅速而準(zhǔn)確的傳達(dá)到指定目標(biāo)，進而實現(xiàn)辦公的自動化處理。該系統(tǒng)是上世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問題的背景下發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。它的產(chǎn)生對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。
毋庸置疑，OA辦公自動化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經(jīng)費，辦公紙張的用量和打印設(shè)備的耗材大大減少，節(jié)省了財力，更減少了人力浪費。由于收到的所有紅頭文件均通過文件自動掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行閱批，整個過程完全實現(xiàn)了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，使辦公變得極為方便。
無紙化辦公給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)
一是檔案部門參與歸檔工作的新挑戰(zhàn)。辦公自動化已經(jīng)是無紙化辦公，與以往的紙質(zhì)文件歸檔既有相同的地方，又有不同之處。相同的地方是歸檔流程相同，但歸檔的介質(zhì)有所變化，轉(zhuǎn)變成電子文件，與紙質(zhì)介質(zhì)不同。檔案管理人員怎樣參與歸檔工作呢？還需要由檔案管理部門起決定作用，檔案管理部門檔案種類繁多，辦公自動化產(chǎn)生的文件只是檔案部門文書檔案整理歸檔來源中的一小部分。檔案部門如果已經(jīng)實現(xiàn)檔案信息化，借助電子信息技術(shù)作為查詢檢索檔案的輔助手段，可以將檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)銜接起來，使用接口程序?qū)㈦娮游募?dǎo)入檔案信息管理系統(tǒng)的待歸檔臨時庫，由檔案管理員登錄檔案管理系統(tǒng)對電子文件進行立卷歸檔工作。如果檔案部門沒有實現(xiàn)檔案信息化，一般辦公自動化系統(tǒng)中都包含檔案管理功能，可以在辦公自動化系統(tǒng)中參與電子文件的立卷歸檔工作。同時歸檔仍然需要包括紙質(zhì)文件的歸檔。所謂“無紙化”只是相對的，電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件歸檔并存，并相輔相成不可分割。
二是電子文件歸檔法律效應(yīng)的新挑戰(zhàn)。電子文件，是能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。檔案管理部門對電子文件進行整理歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提檔更加便利，但電子文件的法律效應(yīng)卻受到了挑戰(zhàn)，那么，確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應(yīng)和依據(jù)已經(jīng)成為檔案管理部門在信息化管理中的一個嶄新的課題。
電子文件歸檔保存后，應(yīng)用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密技術(shù)能夠?qū)﹄娮釉M行保護。通過數(shù)字水印技術(shù)使電子文件在利用過程中的版權(quán)受到保護。數(shù)字簽名技術(shù)鑒別電子文件是否被非法篡改。數(shù)據(jù)加密技術(shù)對電子文件進行加密壓縮保護，防止非法拷貝打開。通過這些軟件技術(shù)，使電子文件的法律效益得到保護。
對電子文件加蓋電子檔號章保證其歸檔依據(jù)。電子文件進行分類整理歸檔后，通過軟件技術(shù)讀取電子文件機讀數(shù)據(jù)自動生成電子檔號章，保持與紙質(zhì)文件歸檔工作的一致。包含電子檔號章的電子文件能夠更好的體現(xiàn)檔案的法律依據(jù)。
三是電子文件檔案利用的新挑戰(zhàn)。電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現(xiàn)其應(yīng)有的價值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權(quán)限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動記錄利用效果統(tǒng)計；檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠?qū)崿F(xiàn)流程化，并實現(xiàn)多級審批，檔案管理人員能夠?qū)徟目梢灾苯訉徍?，需要提交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的電子文件則需要進行多級審批；審核后的電子文件在授權(quán)時間允許范圍內(nèi)能夠進行利用效果登記，利用到期后自動收回權(quán)限取消授權(quán)。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進行下載保存。電子文件打印功能應(yīng)進行授權(quán)控制，授權(quán)打印應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字水印技術(shù)對電子文件版權(quán)進行保護。
檔案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為檔案管理部門提供方便快捷、科學(xué)的管理方法，使檔案資源得到充分利用。
四是電子文件保管的新挑戰(zhàn)。電子文件整理歸檔后，能夠借閱和利用，但由于電子文件本身載體和存在方式發(fā)生了根本性的變化，這給檔案管理部門帶來新的管理規(guī)范。
由于電子文件存儲的特殊性質(zhì)決定了其保管的特殊性，電子文件的保存不單是存儲在電腦服務(wù)器硬盤中，為保證電子文件的安全性，避免由于計算機網(wǎng)絡(luò)、病毒以及人為錯誤操作對電子文件造成破壞或丟失，最重要的工作就是數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作。數(shù)據(jù)備份包括對數(shù)據(jù)庫的備份和對電子文件的備份，并且要能夠借助軟件系統(tǒng)按照設(shè)定的時間段自動備份和增量備份，而且還需要對備份的數(shù)據(jù)進行刻錄保存，有條件的還可以進行異地備份，保證檔案數(shù)據(jù)和電子文件的絕對安全。
第6篇：電子文件與電子檔案管理范文
隨著計算機技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的廣泛應(yīng)用，電子文件的數(shù)量和重要性與日俱增。想要合理高效的利用電子文件，使其在企業(yè)發(fā)展中起到積極的作用，就應(yīng)該在企業(yè)管理中重視電子文件的歸檔工作，加強對歸檔工作的組織和管理，建立起科學(xué)合理的歸檔方案。
【關(guān)鍵詞】
電子文件；電子檔案；歸檔；管理
在現(xiàn)代商業(yè)中，計算機技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中得到了廣泛的使用，電子文件的數(shù)量也急劇增加，并且發(fā)揮出了其方便快捷、便于保存和查看的特點，這些特點是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不能比擬的。然而，隨著電子文件數(shù)量越來越多，其歸檔工作在企業(yè)管理中所占的分量越來越大，重要性也逐漸凸顯出來。想要讓電子文檔在企業(yè)發(fā)展中起到積極的作用，科學(xué)合理的歸檔方案必不可少。
1 忽視電子文件歸檔工作，會對企業(yè)管理產(chǎn)生不良影響
很多企業(yè)的文件收集、歸檔工作還沿用著傳統(tǒng)的檔案工作方式，對紙質(zhì)文件的整理和歸檔非常重視，對電子文件卻不太重視，很多重要的文件資料都保存在各個車間、設(shè)計室和辦公室的計算機中。這將造成企業(yè)重要檔案的缺失，對企業(yè)的管理工作產(chǎn)生如下不良影響：
1.1 研發(fā)成果得不到妥善的收集和管理
很多企業(yè)的科研和設(shè)計成果都保存在電子文件中，而這些文件中的很大一部分，都沒有得到完善的保管，而是隨意放在各個設(shè)計室和研究室的計算機中。一旦這些計算機發(fā)生故障或感染病毒，或者計算機的主人在發(fā)生職務(wù)變動的時候進行沒有很好的交接，就有可能造成電子文件的丟失和損壞。而這些珍貴資料的缺失，也會使企業(yè)的科研和產(chǎn)品設(shè)計效率降低，造成經(jīng)濟損失。
1.2 阻礙資源的共享
便于保存和查看是電子文件最突出的優(yōu)點之一，也是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件無法比擬的。但是，如果不能對電子文件進行很好的歸檔，就必然會阻礙員工對現(xiàn)有資源的查閱和利用，嚴(yán)重影響工作效率，延長科研周期，妨礙企業(yè)發(fā)展。
1.3 攪亂企業(yè)的工作流程和生產(chǎn)流程
每個員工或團體在企業(yè)中擔(dān)任的職務(wù)不同，所需要負(fù)責(zé)的工作也不同，他們保留的文件自然也會有所差別，而同一項工作所產(chǎn)生的電子文件名卻通常極為相似。如果忽略電子文件的歸檔工作，這些同一項工作中不同流程所產(chǎn)生的電子文件就極易混淆，一旦被用錯，就可能在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中造成嚴(yán)重的后果，帶來經(jīng)濟損失。
1.4 企業(yè)商業(yè)安全得不到保障
想從一個管理不嚴(yán)格的公司電腦中拷貝走電子文件極為簡單，一旦有重要的科研設(shè)計成果或是經(jīng)營企劃方案被盜走，將直接威脅到企業(yè)的生存。
從上面幾點我們可以看出，忽視電子文件的歸檔工作，將對企業(yè)管理產(chǎn)生不可估量的負(fù)面影響。因此，加強企業(yè)電子文件歸檔工作刻不容緩。
2 應(yīng)切實加強企業(yè)的電子文件歸檔工作管理
由于電子文件本身具有數(shù)量多、內(nèi)容雜、保存分散、極易復(fù)制與丟失的特點，電子文件歸檔工作確實有一定難度，如果沿用傳統(tǒng)的檔案工作方式，就難以做到歸檔及時、資料齊全完整。因此，應(yīng)從下面幾點入手，切實加強企業(yè)的電子文件歸檔工作管理。
2.1 提高對電子文件歸檔工作的重視
在傳統(tǒng)的檔案工作中，對紙質(zhì)文件的驗收和歸檔比較重視，但是對電子文件卻多有忽視，也有些企業(yè)會將重要的文件打印出來歸檔，然后就對電子文檔不聞不問了。這樣極易造成電子文件和對應(yīng)的紙質(zhì)文件不符，在繼續(xù)工作時，需要花費大量的時間進行核對，稍一不小心，就可能在后續(xù)的工作中出現(xiàn)差錯。
因此必須提高對電子文件歸檔工作的重視，檔案管理單位必須有接收、管理電子文件的設(shè)施和相應(yīng)平臺，并且制定出電子文件歸檔的相應(yīng)規(guī)章制度。只有提高了對此項工作的重視，才能真正對電子文件做到有效管理，高效利用。
2.2 及時歸檔，定期審核
電子文件便于修改、復(fù)制和查閱，這使它在現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作中得到了廣泛地使用，但同時也造成了大量的無用資料。有些不完整或被修改過的資料甚至還會對生產(chǎn)經(jīng)營工作造成負(fù)面影響，帶來經(jīng)濟損失。為了避免這種情況，各部門應(yīng)在完成電子文件的最終審核時，及時將它傳送到檔案管理部門，同時將自己計算機上的無用資料刪除。檔案管理部門在收到文件后，也應(yīng)對其進行及時的整理、檢查、歸類，在達(dá)到一定數(shù)量或某一方面工作告一段落時，應(yīng)將電子文件集中保留到光盤上，并復(fù)制備份，避免因設(shè)備損壞而造成檔案丟失。
同時，檔案管理部門還應(yīng)定期對歸檔的電子文件進行審核。如果發(fā)現(xiàn)疑似重復(fù)的文件，應(yīng)及時與提供此檔案的部門聯(lián)系，鑒定出真實有效的文件加以保留，同時刪除無效文件。如有文件損壞或缺失，也應(yīng)及時檢查備份文件，將其補全。如果備份文件同時被損壞，應(yīng)及時與提供此檔案的部門聯(lián)系，爭取將檔案補全。
2.3 重視檔案管理設(shè)備和平臺的維護
電子檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，檔案管理部門有義務(wù)保護它的完好。因此，應(yīng)重視檔案管理設(shè)備的保養(yǎng)，定期檢查歸檔光盤，確保能順利讀出。保證歸檔光盤不被擦洗、劃刻、折疊和污染，如果歸檔光盤出現(xiàn)損壞，應(yīng)及時取備份復(fù)制保存。同時要注意檔案管理部門所用計算機的殺毒工作，避免因感染病毒導(dǎo)致計算機崩潰，為檔案管理工作帶來損失，甚至對公司檔案造成毀滅性的破壞。
另外，應(yīng)定期對檔案管理平臺進行維護，避免因平臺出現(xiàn)故障造成檔案上傳工作的中斷，甚至造成檔案丟失。
3 加強電子文件檔案的使用
重視電子文件歸檔工作，加強對電子文件檔案的管理，是為了充分發(fā)揮電子文件的作用，使它能在企業(yè)發(fā)展中起到推動作用。因此，管理電子文件檔案不應(yīng)只注重“收”，還應(yīng)注重“發(fā)”?？山Y(jié)合企業(yè)的工作，在檔案管理平臺上存放一部分檔案的復(fù)制文件，便于員工查閱參考。但要保證存放在檔案管理平臺上的文件必須有已刻盤的原件，同時，存放在平臺上的文件不能再作為檔案被歸檔刻盤，這是因為檔案管理平臺上的文件極易被修改，無法保證其正確性和完整性。
但由于電子文件有易復(fù)制易修改的特性，檔案部門應(yīng)特別注意在借出電子文件時，盡量不出借存檔光盤，而是從檔案管理平臺發(fā)放檔案。這是為了避免存檔光盤在傳遞過程中被損壞或丟失，同時也可以保護電子文件不被擅自修改或刪除。
在檔案管理設(shè)備更新時，應(yīng)及時對歸檔文件進行同步更新轉(zhuǎn)換，保證歸檔文件可以順利讀出。
現(xiàn)代計算機技術(shù)的發(fā)展一日千里，電子文件的歸檔管理工作也應(yīng)隨著技術(shù)的進步進行調(diào)整。只要做到提高重視、定期檢查、及時更新，電子文件就一定能在企業(yè)的管理和發(fā)展中起到積極作用。
【參考文獻】
[1]牟小萍，陳其玲.淺議電子檔案管理[J].鋁加工.2010（06）
第7篇：電子文件與電子檔案管理范文
隨著辦公自動化應(yīng)用進程的加快，在日常工作中高效、準(zhǔn)確地處理各種信息的工作方式會形成大量的電子文件，這就給文件的檔案管理工作帶來了更高的要求。目前紙質(zhì)文件的檔案管理的目標(biāo)和要求是相對完善、明確的，但電子文件檔案管理缺乏嚴(yán)格有效系統(tǒng)的管理辦法，加強電子文件檔案有效有序管理迫在眉睫。筆者認(rèn)為，電子文件同樣涉及到保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，應(yīng)認(rèn)真把握電子文件的特點，分析其檔案管理規(guī)律，結(jié)合辦公自動化的要求，完善各項制度和技術(shù)規(guī)范，不斷推動電子文件的檔案管理和有效利用。
1 電子文件的重要性
首先，做好電子文件的檔案管理工作有利于國家信息化建設(shè)的健康發(fā)展。近二十年來，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，文件從產(chǎn)生至處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆。因此，電子文件的檔案管理工作已經(jīng)成為國家檔案工作、國家電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分。
其次，電子文件的檔案管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實、完整、長期可讀。電子文件同紙質(zhì)文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。而電子文件的處置階段即是文件歸檔，應(yīng)由檔案部門進行集中統(tǒng)一管理歸檔，這是《中華人民共和國檔案法》規(guī)定的有關(guān)要求，也是電子文件形成的必然選擇，有利于國家記憶的長久傳承。
最后，做好電子文件的檔案管理工作，可以更加準(zhǔn)確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務(wù)，滿足用戶需求，也可及時發(fā)現(xiàn)利用系統(tǒng)中的弱點與不足，調(diào)整和改進工作方法或技術(shù)措施，使電子文件檔案信息最大程度的被利用起來，為電子文件的檔案管理工作提供更高的使用價值和基本條件。
2 電子文件的整理
電子文件整理時應(yīng)根據(jù)文件整理目標(biāo)和規(guī)律，借鑒已相當(dāng)成熟的紙質(zhì)文件整理程序方法和原則，將收集積累的電子文件分門別類進行清理，為歸檔做好準(zhǔn)備工作。
2.1 電子文件的組織
在電子文件形成后要及時進行收集、整理、積累、歸檔工作，防止文件丟失情況的發(fā)生，也就是將零散的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態(tài)。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號、密級等電子文件的著錄標(biāo)引應(yīng)由檔案部門的歸檔人員來完成。
2.2 建立數(shù)據(jù)庫
電子文件在數(shù)據(jù)庫中是以虛擬方式存在的，應(yīng)建立“虛擬文件庫”。經(jīng)過分類、劃分和排序后，依次將電子文件登記在“虛擬文件庫”中，并在電子文件名和電子文件內(nèi)容之間建立關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)數(shù)字?jǐn)?shù)字保存、數(shù)字檢索和數(shù)字顯示。最好再建立一個電子文件索引數(shù)據(jù)庫，這樣更利于以后進行查找。
2.3 電子文件的存取
電子文件的整理是一個完整的生命周期，涉及多個部門。堅持紙質(zhì)文件與電子文件并存，即保存二套檔案。利用計算機輔助管理系統(tǒng)對電子文件的形成處理、收集處理、整理歸檔、保管利用過程中，進行自動跟蹤管理，專人專機負(fù)責(zé)，再進行拷貝或刻錄到可以移動的磁盤、光盤介質(zhì)上，以便長期保存其原始性和完整性。
3 電子文件的歸檔
電子文件的歸檔與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的歸檔有所不同，不論在形式或載體上都存在很大的差別。電子文件是將接收到的文件按要求進行分類、編制文號后轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標(biāo)識。然后由檔案部門統(tǒng)一管理歸檔。
3.1 確定范圍
確定歸檔范圍是歸檔的首要任務(wù)，也是保證電子檔案管理的關(guān)鍵。凡是依據(jù)國家規(guī)定、能夠反映實際情況、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。將屬于同一種類、同一格式，具有歷史聯(lián)系的文件相對集中到一起，便于操作者查詢讀取文件，也便于計算機尋找文件。
3.2 明確時間
按規(guī)定每年度的電子文件應(yīng)在次年的6月底前進行歸檔，因涉及到電子文件的技術(shù)環(huán)境條件，存貯介質(zhì)的質(zhì)量、壽命、功能等問題，一般以不超過2～3個月為宜。
3.3 制定規(guī)范
及時收集、積累電子文件，確保不丟失，保證其完整性、準(zhǔn)確性、原始性。對于草稿文件，考慮到以后紙質(zhì)文件逐步數(shù)字化，建議對其進行積累、鑒定、歸檔；對于起輔助作用或正式使用的電子文件，應(yīng)及時收集、整理、歸檔；對于電子文件生成的軟硬件環(huán)境和原數(shù)據(jù)，也應(yīng)加強管理，一并進行歸檔管理；對于歸檔電子文件格式盡可能的通用、標(biāo)準(zhǔn)；這樣可以大大提高檔案的真實性和可靠性。
第8篇：電子文件與電子檔案管理范文
一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達(dá)到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現(xiàn)代先進的計算機設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認(rèn)識問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計算機應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對電子文件的優(yōu)點視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計算機應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手
在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為，如果應(yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用?！皩τ陔娮訖n案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質(zhì)文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失?！?/p>
2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網(wǎng)絡(luò)存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應(yīng)注意對電子文件的運行環(huán)境、使用的操作平臺、設(shè)備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進行刪除處理。
5、加強電子文件軟、硬件設(shè)施管理
要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設(shè)施的完善和維護，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計算機信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統(tǒng)的進行檔案管理基礎(chǔ)知識、電子計算機知識、數(shù)字通信技術(shù)進行強化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
參考文獻：
第9篇：電子文件與電子檔案管理范文
伴隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被人們應(yīng)用于各個領(lǐng)域，并且慢慢地影響了人們的生活方式和工作方式。信息技術(shù)應(yīng)用于工作之后，極大地提高了人們的工作效率以及工作質(zhì)量。與此同時，實施檔案的現(xiàn)代化管理也是一種必然趨勢，檔案管理逐漸由傳統(tǒng)管理方法向新背景下檔案管理方式轉(zhuǎn)變。
一、電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的比較
（一）在歸檔時間和方式上不同。對于電子檔案來講，需要及時對電子文件進行信息確認(rèn)和設(shè)置密碼保護，以保障電子文件在處理和傳送中準(zhǔn)確無誤，并確保接收部門收到的檔案是真實并且原始的。對于電子檔案的歸檔來講，在本文由收集整理處理好文件之后可以隨時歸檔，也可以運用定期歸檔的方法，將電子文件生成之后由生成部門經(jīng)過傳輸?shù)男问揭平唤o檔案管理部門，亦可通過備份的形式交給檔案管理部門。同時，管理檔案部門可給電子檔案編排號碼以及設(shè)置訪問權(quán)限，方便以后查找利用。
（二）在分類以及編號管理上與傳統(tǒng)檔案不同。電子檔案的分類管理，是在收到檔案之后立刻就給接收到的各個文件進行編號，與此同時也會設(shè)置好文件的分類號以及檔案號，而且在對電子文件歸檔的時候也會把它的主題詞標(biāo)出來并著錄。這樣就方便了檔案的查找，只要用戶有所需檔案的文件號碼或者關(guān)鍵詞，利用檢索工具就可以很快地找到，這也方便了檔案管理工作人員的管理。
（三）在保管形式上存在不同。傳統(tǒng)的檔案都是紙制成的，它的載體比較容易出現(xiàn)老化等問題。電子檔案也會隨著計算機技術(shù)的發(fā)展出現(xiàn)多個載體，可能會給電子文件的可讀性帶來一定影響。因此，要盡量使用統(tǒng)一的形式保存，然后根據(jù)需要進行恰當(dāng)?shù)母袷睫D(zhuǎn)換，方便以后電子文件的使用。
二、電子檔案管理中會發(fā)生的問題
（一）易出現(xiàn)電子文件被改動的問題。傳統(tǒng)的檔案被改動會留下痕跡，通過檔案的字跡就可以判斷出是否被改動過，而電子文件即使被改動也不會留下痕跡。同時，傳送或者是接收電子檔案時也可能會出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)就被他人改動或者是截走的問題。
（二）對于判斷電子檔案是否是原稿比較困難。電子文件是在計算機上進行操作的，它可以同時在多個計算機上對同一個電子檔案進行演示，這就會出現(xiàn)在不同的時間和地點、不同的檔案展示人員所展示的電子檔案都是一樣的，無法判斷出誰的是原始文件，誰的是復(fù)印件。
（三）不斷地更新電子檔案的格式。伴隨著信息技術(shù)地快速發(fā)展，計算機的軟件以及硬件的更新速度非常之快。因此，快速變化的電子檔案存儲格式和結(jié)構(gòu)變化和電子檔案最開始的形式也會有一定的不同。目前受技術(shù)的束縛，電子檔案的簽署技術(shù)并沒有廣泛地使用，可能只是在某一個電子檔案上進行蓋章或者是簽名。這就不利于電子文件是否是原件的判斷。
三、進一步優(yōu)化電子檔案管的對策
（一）建立電子檔案管理制度。重視電子檔案的制度建設(shè)。第一，要明確電子檔案的歸檔范圍?？梢愿鶕?jù)國家的有關(guān)規(guī)定，明確電子檔案的歸檔范圍。第二，定期對電子文件進行檢查。定期對電子文件的信息記錄格式及計算機硬件、軟件的有效性進行檢查；對于已經(jīng)歸檔電子文件提供的信息是否準(zhǔn)確，有沒有病毒的入侵等進行檢查；對于歸檔電子文件是否是完全的、可靠的進行檢查；與之有關(guān)的軟件等是不是已經(jīng)和電子文件一起歸檔；電子檔案和與之有聯(lián)系的紙質(zhì)檔案內(nèi)容以及有關(guān)解釋說明是否是一樣等等。第三，制定一個電子檔案管理規(guī)定。對于電子文件的管理可以制定一個詳細(xì)的電子文件接收記錄以及電子檔案歸檔制度。對于電子檔案的歸檔，把需要的原件或者是草稿以及必要的軟件參數(shù)和管理數(shù)據(jù)一并與最終的電子檔案歸檔，并且做好檔案的保存工作，不可以把它們分開來保存。電子檔案的載體用統(tǒng)一的格式和規(guī)格，把歸檔的電子檔案集中并復(fù)制幾份，一份供用戶查閱使用，一份保存起來。
（二）提高電子檔案管理員的專業(yè)能力。電子檔案管理部應(yīng)當(dāng)重視和培養(yǎng)管理員的專業(yè)素質(zhì)和能力，提高電子檔案管理水平。電子檔案采用的是先進技術(shù)，需要檔案管理人員具有一定的計算機技術(shù)知識以及檔案管理知識。因此，在培養(yǎng)電子檔案管理人員時，除了需要培養(yǎng)他們文化素養(yǎng)和提高檔案管理知識之外，還要對他們進行計算機技術(shù)培訓(xùn)。提高電子檔案管理人員的專業(yè)能力和素養(yǎng)，不僅培養(yǎng)了一些電子檔案管理人才，還可以使電子檔案管理工作快速發(fā)展。
總結(jié)：
