電子檔案管理方案精選(九篇)

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第1篇：電子檔案管理方案范文

論文摘要:為了更有效防止文件的非法訪問和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。以犯罪行為心里學(xué)為理論指導(dǎo),以安全事件過程管理為主線,實(shí)現(xiàn)事前預(yù)防、事中控制、事后審計(jì)的安全管理。 

現(xiàn)在大家談?wù)摰叫畔踩?首先想到的就是病毒、黑客入侵,在媒體的宣傳下,病毒、黑客已經(jīng)成為危害信息安全的罪魁禍?zhǔn)?。然?對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)造成重大破壞的往往不是病毒、黑客,而是組織內(nèi)部人員有意或無意對信息的窺探或竊取。從技術(shù)上來講,內(nèi)部人員更易獲取信息,因?yàn)閮?nèi)部人員可以很容易地辨識信息存儲地,且無需擁有精深的it知識,只要會操作計(jì)算機(jī),就可以輕易地獲取自己想要得資料,相對而言,黑客從外部竊取資料就比較困難,首先,他們要突破防火墻等重重關(guān)卡,然后,還要辨別哪些是他們想要的信息。 

fbi和csi對484家公司進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)安全專項(xiàng)調(diào)查,調(diào)查結(jié)果顯示:超過85%的安全威脅來自單位內(nèi)部,其中16%來自內(nèi)部未授權(quán)的存取, 14%來自專利信息被竊取, 12%來自內(nèi)部人員的欺騙,只有5%是來自黑客的攻擊;在損失金額上,由內(nèi)部人員泄密導(dǎo)致的損失高達(dá)60,565,000美元,是黑客所造成損失的16倍,病毒所造成損失的12倍。這組數(shù)據(jù)充分說明了內(nèi)部人員泄密的嚴(yán)重危害,同時(shí)也提醒國內(nèi)組織應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部安全建設(shè)。 

1 電子文檔泄密途徑主要有以下幾點(diǎn) 

1)通過軟盤驅(qū)動器、光盤驅(qū)動器、光盤刻錄機(jī)、磁帶驅(qū)動器等存儲設(shè)備泄密; 

2)通過com、lpt端口、調(diào)制解調(diào)器、usb存儲設(shè)備、1394、紅外線等通訊設(shè)備泄密; 

3)通過郵件、ftp等互聯(lián)網(wǎng)方式 泄密; 

4)接入新的通訊或存儲設(shè)備,如:硬盤; 

5)通過添加打印機(jī)、使用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)將資料打印后帶出; 

6)通過便攜式電腦進(jìn)入局域網(wǎng)竊取信息,帶離單位; 

7)隨意將文件設(shè)成共享,導(dǎo)致不相關(guān)人員獲取資料; 

8)將自己的筆記本電腦帶到單位,連上局域網(wǎng),竊取資料。 

此外,還有很多其他途徑可以被別有用心的內(nèi)部人員利用以竊取資料。 

2 傳統(tǒng)解決方案的弊端 

傳統(tǒng)方案一:“我們已經(jīng)部署了防火墻或?qū)＞W(wǎng)” 

防火墻或?qū)＞W(wǎng)可以防止外部人員非法訪問,但不能防止內(nèi)部人員有意或無意地通過郵件或者移動存儲設(shè)備將敏感文件泄露。 

傳統(tǒng)方案二:“我們給文檔設(shè)置了訪問口令” 

口令并不能從根本上解決問題:先口令可以隨著文檔一起傳播; 

其次即使設(shè)置了口令只能簡單的區(qū)分用戶是否可以訪問該文檔,而不能限制用戶對該文檔的操作權(quán)限(如復(fù)制、另存和打印等操作)。 

傳統(tǒng)方案三:“我們安裝內(nèi)網(wǎng)安全管理系統(tǒng)封住電腦usb接口、拆掉光驅(qū)、軟驅(qū)、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)斷開、不允許上互連網(wǎng)絡(luò) ” 

文檔的原始作者泄密;文檔在二次傳播的過程中失、泄密。 

3 電子文檔安全有效控制方案 

為了更有效防止文件的非法訪問和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。 

以犯罪行為心里學(xué)為理論指導(dǎo),以安全事件過程管理為主線,實(shí)現(xiàn)事前預(yù)防,事中控制,事后審計(jì)的安全管理。 

3.1制定周詳?shù)氖虑邦A(yù)防策略 

1) 控制信息傳遞途徑,如通訊設(shè)備、存儲設(shè)備; 

2) 通過網(wǎng)絡(luò)接入保護(hù),限制外來電腦接入局域網(wǎng); 

3) 報(bào)警策略能夠提示非法接入; 

4) 互聯(lián)網(wǎng)信息傳遞阻斷策略能夠阻斷非法信息傳遞。 

3.2 對泄密行為事中記錄和控制,并及時(shí)啟動控制和報(bào)警策略 

1) 對泄密過程進(jìn)行屏幕記錄,方便現(xiàn)場查看,事后回放; 

2) 詳盡的電子文檔操作痕跡記錄,包括訪問、創(chuàng)建、復(fù)制、改名、刪除、打印等操作,便于信息泄密事后追查; 

3) 集中審查終端共享,防止共享泄密行為。 

3.3 詳盡的日志信息,提高了事后追查的準(zhǔn)確率 

1) 進(jìn)行電子文檔操作及屏幕記錄; 

2) 對互聯(lián)網(wǎng)信息傳遞進(jìn)行記錄,便于信息泄密事后追查; 

3) 審計(jì)系統(tǒng)用戶日志。 

4 電子文檔安全系統(tǒng)功能及技術(shù)闡述 

1)禁用設(shè)備 

程序功能:可按某臺、某組或整個(gè)網(wǎng)絡(luò)禁止使用哪些設(shè)備,包括:存儲設(shè)備、通訊設(shè)備、打印設(shè)備、新加入的設(shè)備及其它屬性。 

管理作用:根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估,制定事前預(yù)防策略,根據(jù)策略對相應(yīng)的設(shè)備進(jìn)行禁止,預(yù)防文件泄密?？梢造`活的開啟,不影響正常使用。 

2)報(bào)警規(guī)則 

程序功能:設(shè)置某個(gè)或某類文件的各種操作報(bào)警規(guī)則。 

管理作用:對泄密者添加泄密設(shè)備(如:閃存、移動硬盤等)實(shí)現(xiàn)及時(shí)報(bào)警,對相應(yīng)的文件或某個(gè)類型文件的操作實(shí)現(xiàn)及時(shí)報(bào)警,為安全事件發(fā)生后進(jìn)行及時(shí)管理提供幫助。 

3)網(wǎng)絡(luò)端口管理(接入保護(hù)) 

程序功能:通過設(shè)置禁用139和445端口,控制共享端口。 

管理作用:可根據(jù)需要靈活的設(shè)置外來計(jì)算機(jī)跟網(wǎng)內(nèi)計(jì)算機(jī)的通訊方向。 

4)網(wǎng)絡(luò)共享 

程序功能:可以及時(shí)查看和刪除網(wǎng)絡(luò)內(nèi)任意計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)共享文件夾。 

管理作用:員工往往因?yàn)楣ぷ餍枰O(shè)置共享文件夾,卻容易被別有用心的員工或外來計(jì)算機(jī)竊取。 

5)文檔操作 

程序功能:可以詳細(xì)的記錄每個(gè)員工在本機(jī)及網(wǎng)絡(luò)上操作過的文件,包括訪問、創(chuàng)建、復(fù)制、移動、改名、刪除、恢復(fù)以及文檔打印等記錄。 

管理作用:讓泄密行為的痕跡得到監(jiān)控,為泄密行為的事中發(fā)現(xiàn),事后追查提供了幫助,彌補(bǔ)了電子文檔安全管理中的最薄弱環(huán)節(jié)。 

6)鎖定計(jì)算機(jī) 

程序功能:可以鎖定網(wǎng)絡(luò)內(nèi)任意計(jì)算機(jī)的鍵盤和鼠標(biāo)操作。 

管理作用:若發(fā)現(xiàn)網(wǎng)內(nèi)計(jì)算機(jī)有非法操作,可及時(shí)控制,挽回?fù)p失。 

7)郵件、ftp和msn監(jiān)控 

程序功能:記錄通過pop和smtp協(xié)議收發(fā)的郵件正文內(nèi)容及附件,如:outlook、foxmail等,可記錄通過web方式、ftp收發(fā)的郵件、傳輸?shù)奈募繕?biāo)去向及名稱。 

管理作用:實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)傳遞信息的安全管理,實(shí)現(xiàn)郵件備份管理,提高事后追查的便利性。 

8)上網(wǎng)限制 

程序功能:通過多種策略規(guī)范員工上網(wǎng)行為,比如:收發(fā)郵件、瀏覽網(wǎng)頁、ftp、使用其它連接。若外發(fā)數(shù)據(jù)超過一定數(shù)值,可阻斷此類行為。 

管理作用:方便管理者對網(wǎng)絡(luò)行為進(jìn)行集中控制,避免通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息泄密。 

參考文獻(xiàn): 

[1] 綦科,謝東青.網(wǎng)絡(luò)電子文檔安全管理研究[j].計(jì)算機(jī)安全,2006(10). 

[2] 祖峰,熊忠陽,馮永.信息系統(tǒng)權(quán)限管理新方法及實(shí)現(xiàn)[j].重慶大學(xué)學(xué)報(bào):自然科學(xué)版,2003(11). 

[3] 鄒偉全.文檔一體化理論依據(jù)新探[j].北京檔案,2002(3). 

第2篇：電子檔案管理方案范文

【關(guān)鍵詞】電子信息檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)控制；方法

目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實(shí)施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1．積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2．制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3．及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動采取應(yīng)對措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過，只要及時(shí)且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。

4．及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行簡化，再對原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

四、評估風(fēng)險(xiǎn)的措施

當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來的后果。需要實(shí)施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識別的弱點(diǎn)通過承認(rèn)得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對風(fēng)險(xiǎn)的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]馮惠玲．論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J]．檔案學(xué)通訊．2005（3）：8～11

[2]王兆新，裘潔．淺議電子文件信息的安全與保密[J]．浙江檔案．2004（1）：36～37

[3]鄒生．開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問題[J]．信息安全與通信保密．2004（4）：28～29

第3篇：電子檔案管理方案范文

電子文件的歸擋范圍的劃分，可參照國家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。但某些具體的與電子文件特點(diǎn)有關(guān)的問題需要進(jìn)一步說明：

草稿和定稿。在電子文件中，對“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特別的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆蓋起來：因此，必須事先決定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改時(shí)通過拷貝保留原文，加稿本號后積累，將需要的草稿、定稿與正本一并歸檔。

各種數(shù)據(jù)文件。如數(shù)據(jù)庫、圖形庫、方法庫等等。大型數(shù)據(jù)文件大多是動態(tài)的，其中的數(shù)據(jù)在不斷地發(fā)生更新變化，新加進(jìn)來的數(shù)據(jù)代替、覆蓋了以前的數(shù)據(jù)。對于這種數(shù)據(jù)文件應(yīng)定期拷貝作為一個(gè)數(shù)據(jù)集另行歸檔，不再更改?？截愰g隔可根據(jù)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容而定，如一個(gè)星期、一個(gè)月等?？截惪梢匀斯さ姆绞竭M(jìn)行，也可由計(jì)算機(jī)程序自動實(shí)施。

電子郵件（E―mail）。

會議文件。電子時(shí)代很多會議將采用網(wǎng)絡(luò)會議方式，與會者身處異地，通過電腦屏幕“見面”、做主題發(fā)言、討論問題、做出決議。

與歸檔文件相關(guān)的“支持性文件”。所謂支持性文件是指能夠生成、運(yùn)行文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件等文件的各種命令文件和設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)。電子文件在相應(yīng)的命令文件和操作系統(tǒng)中可以順利讀出，必要時(shí)應(yīng)把它們與文件同時(shí)歸檔，檔案室已有的命令文件和操作系統(tǒng)不必重復(fù)歸檔。

與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件。在沒有達(dá)到完全“無紙化”的時(shí)候，必要的與電子文件相關(guān)的紙質(zhì)文件也應(yīng)納入電子文件的歸檔范圍。

二、電子文件的歸檔時(shí)間與歸檔前的檢測、鑒定

（一）歸檔時(shí)間

總的說來，邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。在歸檔時(shí)，應(yīng)根據(jù)具體情況加以靈活處理。在實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件二套制的機(jī)關(guān)，有必要與紙質(zhì)的文件的歸檔加以協(xié)調(diào)，以便于兩種文件的對應(yīng)處置和對應(yīng)查找；管理性文件可按照內(nèi)容特點(diǎn)確定一個(gè)歸檔期限；技術(shù)文件、科研項(xiàng)目文件等可在項(xiàng)目完成后歸檔。由于電子文件易于復(fù)制，歸檔后并不影響形成部門的日常工作查考，所以一般不必延遲歸檔時(shí)間，在系統(tǒng)允許的條件下可以提前進(jìn)行。電子文件的流動性很強(qiáng)，及時(shí)加以控制是十分必要的。在完全辦公自動化的文檔一體化時(shí)代，文件將實(shí)行完全的邏輯實(shí)時(shí)歸檔，即文件的形成之時(shí)就是文件的歸檔之日。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在正式批準(zhǔn)簽署文件時(shí)，辦公自動化系統(tǒng)將自動將文件歸檔。

（二）歸檔前的檢測

在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢查。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式等。

（三）歸檔前的鑒定

電子文件的歸檔鑒定工作，參照現(xiàn)行國家關(guān)于文件鑒定的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合電子文件的特點(diǎn)進(jìn)行。鑒定結(jié)果，在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)識。具體鑒定內(nèi)容及方法如下：

1、有效性和完整性鑒定。

歸檔前應(yīng)由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見。如果說文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

2、保管期限的劃分。

電子文件保管期限的劃分，參照國家關(guān)于文件保管期限的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定實(shí)行。即與現(xiàn)行紙質(zhì)文件基本一致?？紤]到其保存的密集性與長期性，可適當(dāng)延長其保管期限。

三、電子文件的歸檔要求

（一）把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。

電子載體的存量較大，電子文件歸檔時(shí)應(yīng)適當(dāng)集中，即制成歸檔數(shù)據(jù)集。這種歸檔數(shù)據(jù)集，在載體上一般使用單一載體，一張光盤即可將某一單位全年的文件集中保存在一起。這種優(yōu)越條件確保了歸檔的電子文件集中統(tǒng)一、完整齊全，從技術(shù)上進(jìn)一步體現(xiàn)了檔案工作的基本原則。

（二）推薦采用以下載體：只讀光盤、一寫多讀光盤、磁帶等。一般禁止使用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

（三）存儲電子文件的載體和包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填上編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。

（四）將電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表。

（五）需要長期保存的電子文件，應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)機(jī)讀目錄存在同一載體上。如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

（六）原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少一年。

（七）在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件，應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。

四、電子文件的移交

（一）介質(zhì)移交

電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進(jìn)行管理。

電子文件移交時(shí)，首先要進(jìn)行電子文件的檢驗(yàn)。檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子文件檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可以采取抽樣檢驗(yàn)的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%，合格率應(yīng)達(dá)到100%。

第4篇：電子檔案管理方案范文

在紙質(zhì)檔案長期的發(fā)展過程中，形成了系統(tǒng)的收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用方法，積累了較為豐富的經(jīng)驗(yàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案和機(jī)讀檔案已有顯著增長，直至今天，伴隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)自動化，檔案信息的輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞，以及檔案的編目和檢索基本上都依靠計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有很大區(qū)別，因此檔案管理部門的工作技術(shù)和方法也需做相應(yīng)改變。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)分析如何做好電子檔案的管理工作。

一、電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案是紙質(zhì)檔案的另一種儲存形式，它是以數(shù)字代碼代替了文字，以磁帶、磁盤或光盤等代替了紙張。電子檔案是系統(tǒng)化了的電子文件，是經(jīng)鑒定后有保存價(jià)值的且已經(jīng)歸檔的電子文件。電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，因此電子檔案除了具備紙質(zhì)檔案的一般性特點(diǎn)以外，還具有自身特性，總結(jié)如下：

1.人不能直接讀出電子檔案所載信息，需依靠計(jì)算機(jī)解碼 電子檔案不像紙質(zhì)文獻(xiàn)那樣使用人人可以直接讀出的文字進(jìn)行記錄，而是將信息以數(shù)字代碼方式記錄在磁介質(zhì)和光介質(zhì)等載體上，人無法直接讀出，必須使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行解碼后才能轉(zhuǎn)變?yōu)槿丝勺R讀的信息。電子檔案必須在計(jì)算機(jī)軟硬件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都齊全的環(huán)境下才能發(fā)揮作用。

2.電子檔案存儲密度極高，所需存儲空間小 相較于紙質(zhì)檔案的卷帙浩繁，電子檔案顯得小巧的多。以硬盤為例，它的容量是以兆、千兆、百萬兆為單位的。以1兆為例，硬盤上的1G容量大約可以儲存536870912個(gè)漢字，如果一本紙質(zhì)書是10萬字，那么1G大約相當(dāng)于5400本書。據(jù)某公司的存儲產(chǎn)業(yè)市場報(bào)告，預(yù)計(jì)到2016年硬盤的面密度將提高兩倍以上，最高將達(dá)到1800Gb每平方英寸，從而大大節(jié)約電子檔案存儲空間。

3.便于復(fù)制和共享 電子檔案的信息可以輕松實(shí)現(xiàn)復(fù)制和傳輸，便于異地調(diào)閱或形成文件。由于 信息載體和信息可以分離，并通過網(wǎng)絡(luò)或其他介質(zhì)進(jìn)行傳輸和拷貝，因此便于共享。但也由此暴露出電子檔案信息的不穩(wěn)定性，信息的不安全性。

二、電子檔案的管理方法

傳統(tǒng)檔案管理活動一般分為六個(gè)環(huán)節(jié)：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用。電子檔案的管理也可以按照這幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行，只在具體方法上有所不同。

1.信息收集 電子檔案信息的收集是檔案管理部門將具有查考利用價(jià)值的文件轉(zhuǎn)化為電子文件或者收集具有保存價(jià)值的電子信息。電子檔案信息通常可以分為三類：（1）與紙質(zhì)檔案內(nèi)容相同的信息。在收集這類信息時(shí)，要注意與紙質(zhì)等文件之間相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系，建立統(tǒng)一文件編號。（2）在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的信息。應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或拷貝件保留。（3）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。在信息收集工作結(jié)束后，將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件處于一種有序狀態(tài)，并對電子文件進(jìn)行了分類和編號，組織建立數(shù)據(jù)庫。需注意的是，在收集過程中應(yīng)當(dāng)保存?zhèn)浞?，并在“電子文件登記表”中登記，并留存紙張打印件?/p>

2.信息整理 在電子檔案的整理過程中，不再有“案卷”這一基本單位，因?yàn)殡娮游募柚谟?jì)算機(jī)，可以從任何角度進(jìn)行分類、組合、檢索，充分表現(xiàn)文件之間在來源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系，不再需要專門進(jìn)行分類和組卷。整理工作結(jié)束后要進(jìn)行信息的接收。電子檔案的接收方式有兩種，一是軟盤、磁帶或光盤，二是網(wǎng)絡(luò)歸檔和移交。不管哪一種方式都需要配置專門的電子文件格式轉(zhuǎn)換設(shè)備，對接收檔案進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，以解決對不同格式電子文件的識讀問題。總之，電子檔案信息整理就是將第一步收集到的信息進(jìn)行組盤，按一定規(guī)律，將相關(guān)文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。

3.檔案保管 電子檔案的保管分為兩個(gè)方面，第一，保持電子檔案載體的安全。要注意的問題有：（1）保持環(huán)境的溫度為16～20℃和濕度為35～45%，以免發(fā)生化學(xué)反應(yīng)；（2）注意密封防止灰塵，避免信息丟失；（3）注意避光，防止紫外線對光盤等的破壞；（4）遠(yuǎn)離磁場和電場，以免發(fā)生磁化和消磁，破壞信息；（5）保持載體平直，防止震動；（6）防止有害生物等。注意庫房衛(wèi)生，定期凈化空氣，防止產(chǎn)生霉菌，并注意定期對電子檔案進(jìn)行消毒?？傊娮訖n案進(jìn)入庫房以后不是一勞永逸，而是需要定期維護(hù)和檢測，并適當(dāng)進(jìn)行備份。第二，維護(hù)所載信息的安全。電子檔案保管工作的另一個(gè)重要方面是防止信息被竊，維護(hù)信息安全，一是密切關(guān)注計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展方向，及時(shí)進(jìn)行軟件升級和更新，適時(shí)對電子檔案的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換；二是加強(qiáng)對電子文件利用活動的管理，保證電子檔案的信息安全，嚴(yán)格禁止使用封存盤來提供檔案利用，電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用，防止利用過程中的泄密和損傷信息。

4.檔案鑒定 電子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕跡，電子文件從形成到歸檔有一段較長的時(shí)間，所以，在歸檔時(shí)，鑒別歸檔的電子文件是否就是形成時(shí)的、有效的電子文件，即確認(rèn)歸檔的電子文件的原始性、真實(shí)性則是首要任務(wù)。再者，電子文件具有易逝性、易更改性，因而電子檔案必須在文件形成之前就決定其是否需要保存及保存時(shí)間長短，因此，電子文件的鑒定需超前，也就是必須在文件形成之初就開始進(jìn)行。鑒定的內(nèi)容與紙質(zhì)檔案一樣，是對其保存價(jià)值進(jìn)行判斷和預(yù)測，不同的是在判斷過程中要對文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的分析。此外，還需要對文件進(jìn)行必要的技術(shù)鑒定，即可讀性鑒定、無病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。因?yàn)閷τ陔娮游募碚f，技術(shù)狀況與文件的真實(shí)性、可讀性、應(yīng)用性范圍密切相關(guān)，可對其保存價(jià)值發(fā)生直接的影響，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現(xiàn)。

5.檔案統(tǒng)計(jì) 檔案統(tǒng)計(jì)就是運(yùn)用一系列的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，通過表冊和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢的工作過程。電子檔案統(tǒng)計(jì)基本上可以分為：（1）檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)選定。統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的確立是進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，也是檔案統(tǒng)計(jì)工作的前期準(zhǔn)備階段，檔案統(tǒng)計(jì)是通過統(tǒng)計(jì)指標(biāo)來表現(xiàn)檔案工作的數(shù)量方面，用數(shù)字的形式來描述檔案工作中的現(xiàn)象。（2）檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查。其目的與作用在于獲取原始數(shù)據(jù)，是根據(jù)具體統(tǒng)計(jì)工作目標(biāo)、任務(wù)和要求不同而采用不同的格式，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可靠、真實(shí)、準(zhǔn)確。（3）對檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分組、歸納整理。（4）檔案統(tǒng)計(jì)分析。主要是對檔案統(tǒng)計(jì)的結(jié)果進(jìn)行分析研究。檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是保證檔案工作質(zhì)量，提高檔案工作水平的有效方法。

6.檔案利用 電子檔案的利用一般有三種形式：直接查詢，拷貝，傳輸。為保證信息安全和版權(quán)，做好電子檔案利用管理工作很重要。主要分為四個(gè)方面：（1）對用戶的管理和檔案管理人員的管理。主要是進(jìn)行使用權(quán)限的審核，首先是根據(jù)人員身份進(jìn)行系統(tǒng)注冊登錄，由系統(tǒng)自動判定使用者身份的合法性及使用權(quán)限，并進(jìn)行跟蹤記錄；其次電子檔案的內(nèi)容應(yīng)設(shè)置保密級別和開放程度。（2）對檔案載體的管理。一是采用雙套制的存儲模式，一套保留原始格式，作為歸檔用途，另一套轉(zhuǎn)換成不可編輯的文件格式作為利用用途，確保電子檔案在利用過程中不發(fā)生內(nèi)容的篡改。二是建立一套技術(shù)驗(yàn)證機(jī)制保證原始電子檔案的真實(shí)性。（3）安全保密措施。網(wǎng)絡(luò)傳輸安全采取的主要方法是物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。根據(jù)電子檔案的保密級別，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)傳輸保障體系。按照密級，將電子檔案利用范圍劃分為不可用、內(nèi)部使用和公眾使用。還可以采取斷點(diǎn)續(xù)傳的技術(shù)，確保電子檔案在發(fā)生傳輸中斷的情況下，最終獲取的電子檔案副本保持完整性。

三、電子檔案管理工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)

從目前來看，由于受到多重因素的影響，電子檔案的信息安全問題較為突出，既是管理的難點(diǎn)，也是管理的重點(diǎn)。筆者認(rèn)為應(yīng)從環(huán)境、設(shè)備、策略、技術(shù)等各方面采取有效措施，確保在每一個(gè)環(huán)節(jié)上堵塞電子檔案利用安全的漏洞，使電子檔案能夠體現(xiàn)靈活性和便捷性優(yōu)勢，充分發(fā)揮其作用。首先檔案管理人員要增強(qiáng)安全意識，既要提高信息服務(wù)質(zhì)量和效率，也要增強(qiáng)工作責(zé)任心和保密意識；其次，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范；再次，營造良好的檔案儲存環(huán)境。只有從各方面加強(qiáng)安全管理，才能滿足電子檔案信息安全管理的需要。

電子檔案管理的另一難點(diǎn)問題是電子文件的技術(shù)鑒定，只有通過對電子文件進(jìn)行真實(shí)性鑒定，完整性鑒定，可讀性鑒定和安全性鑒定，才能確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)、可靠、完整。在鑒定過程中，需要綜合運(yùn)用多方面的知識，這對檔案管理人員提出了考驗(yàn)。

第5篇：電子檔案管理方案范文

【關(guān)鍵詞】 企業(yè);檔案管理;電子化;問題;方法

一、企業(yè)檔案管理電子化的現(xiàn)狀以及存在的問題

1.大多數(shù)企業(yè)雖然使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件處理和會議通知等日常事務(wù)性工作,真正使用計(jì)算機(jī)管理檔案的在整個(gè)檔案管理部門占的比例很少。

2.即使使用計(jì)算機(jī)管理檔案,也僅限于輸入目錄,處于文檔分離狀態(tài),檔案管理電子化處于有名無實(shí)狀態(tài)。

3.部分檔案管理人員對檔案管理電子化缺乏正確認(rèn)識,認(rèn)為只要擁有和裝備一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等,就是實(shí)行了檔案管理電子化。

4.一些檔案管理人員年齡偏大,缺乏系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)知識,操作技術(shù)不熟練,不懂得電子檔案管理的要求,使檔案管理與軟件程序和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不能很好結(jié)合,影響了企業(yè)檔案電子化管理的進(jìn)程。

二、出現(xiàn)以上問題的原因

1.宣傳力度不夠。企業(yè)對檔案管理電子化的發(fā)展趨勢沒有迫切的認(rèn)識。不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認(rèn)為,不搞檔案電子化管理也照樣過得去。企業(yè)檔案管理仍停留在管好紙質(zhì)檔案上面,不想推進(jìn)檔案電子化管理。

2.缺乏電子化的硬件設(shè)備。長期以來,企業(yè)的電子設(shè)備大都配備在辦公、生產(chǎn)、技術(shù)部門,檔案管理部門基本上是兩手空空,無法建立電子檔案系統(tǒng),即使有關(guān)部門的電子檔案歸集到檔案部門,也無法儲存、保管,難以實(shí)現(xiàn)電子化管理。

3.國家對企業(yè)檔案電子化缺少有效的政策和指導(dǎo)。如企業(yè)在實(shí)施檔案電子化過程中的投入允許進(jìn)入生產(chǎn)成本政策;國家檔案建立合同網(wǎng)絡(luò),聯(lián)網(wǎng)利用;鼓勵企業(yè)檔案電子化利用;開發(fā)適合企業(yè)檔案管理電子化的軟件等。

4.要普及提高認(rèn)識,加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),提升檔案管理人員電子化管理水平。

三、企業(yè)檔案電子化管理的作用

1.有利于企業(yè)檔案的保存、保管、保護(hù)。檔案實(shí)行電子化后,簡單小巧的磁盤或其他記憶材料就可容納檔案庫的全部內(nèi)容,不但占用很小的空間,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立備份、復(fù)制,有利于長久存檔。

2.有利于企業(yè)對檔案的利用和技術(shù)開發(fā)。企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)電子化后,對需查閱檔案的管理、技術(shù)人員實(shí)行分級授權(quán),在網(wǎng)上就可查閱、下載檔案資料,這就省去了管理、技術(shù)人員到檔案庫房查閱、摘抄、復(fù)制等繁瑣的工作,大大便利了管理和技術(shù)開發(fā)工作。

3.便于各相關(guān)部門的技術(shù)交流。過去,各相關(guān)部門間的數(shù)據(jù)交流,技術(shù)人員要帶上大包小包的技術(shù)資料,攜帶難度較大。實(shí)現(xiàn)檔案電子化后,技術(shù)人員只需帶上事先下載好的數(shù)據(jù)資料,用什么資料就從電腦里調(diào)取什么資料。

四、如何促進(jìn)企業(yè)檔案電子化管理

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員要重視電子化管理。

2.配備知識化的檔案管理人員。企業(yè)要改變過去那種把老弱病殘的員工分配到檔案管理崗位上的做法,要充實(shí)一些既懂檔案管理,又具備電子知識、數(shù)碼知識、網(wǎng)絡(luò)知識的年輕人員。有了具備現(xiàn)代化、知識化、高素質(zhì)的員工,才能真正有效地推進(jìn)檔案電子化的開展。

3.配備必要的電子、數(shù)碼設(shè)備硬件。企業(yè)要投入資金為檔案管理配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描、照像設(shè)備等電子、數(shù)碼硬件,建立檔案電子化的載體和數(shù)據(jù)庫,實(shí)施內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò),結(jié)合內(nèi)部的系統(tǒng)資源,為儲存、保護(hù)、利用、歸集、開發(fā)企業(yè)的檔案創(chuàng)造有利的硬件條件。

第6篇：電子檔案管理方案范文

【關(guān)鍵詞】電子檔案 現(xiàn)代化 檔案價(jià)值 管理措施

一、檔案管理

近年來的社會發(fā)展中，隨著各種科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的單純以手工檢索、人工調(diào)卷為主的檔案管理方式逐步無法滿足社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)要求，更是無法適應(yīng)時(shí)展要求，形成了一套以檔案管理理念、信息觀念和現(xiàn)代化社會發(fā)展觀念為主的工作方式。這種檔案管理措施和方法是變傳統(tǒng)的靜態(tài)檔案為動態(tài)檔案、變紙質(zhì)檔案為電子檔案的一種管理模式，也是搞好和促進(jìn)社會發(fā)展的一種新型、現(xiàn)代化管理模式。截至目前的社會發(fā)展中，檔案管理事業(yè)和管理工作人員為了能夠順應(yīng)時(shí)展潮流，在社會發(fā)展中逐步形成了以多個(gè)方向去進(jìn)行教學(xué)和歸納，形成了一批有一拼的復(fù)合型人才，也是一個(gè)堅(jiān)持不斷創(chuàng)新、用于探索和實(shí)踐的現(xiàn)代化檔案管理措施。檔案在目前的社會發(fā)展中越來越發(fā)揮出其重要性作用，是社會各行業(yè)在發(fā)展中都不可缺少和忽略的工作環(huán)節(jié)，也是目前社會發(fā)展中最值得我們關(guān)注和重視的工作環(huán)節(jié)。截至目前，檔案管理工作中逐步形成了一套綜合化、系統(tǒng)化、全面化和合理化的發(fā)展流程和發(fā)展體系，更是實(shí)現(xiàn)了以適應(yīng)時(shí)展和社會經(jīng)濟(jì)要求為一體的綜合性發(fā)展模式。尤其是在近年來，隨著電子檔案的出現(xiàn)與完善，以電子計(jì)算機(jī)為主的檔案管理越來越受到人們的重視與關(guān)注，并形成了一套綜合性的發(fā)展模式和發(fā)展趨勢，成為目前社會發(fā)展中人們關(guān)注的重點(diǎn)話題。

二、電子檔案的管理原則

（1）規(guī)范性原則。規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規(guī)范性原則的要求是：所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并盡可能采用國際通用標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣做，不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi)，提高信息存儲傳輸?shù)男?，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。

（2）效率原則。檔案信息的電子化工作面廣量大，耗時(shí)耗財(cái)，必須十分講究工作的效率與效益。首先，應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案，包括最優(yōu)化的工作流程、最合理的技術(shù)模式（信息存儲格式、信息組織模式）和最適宜、先進(jìn)、高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定，是整個(gè)電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵；而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)，則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統(tǒng)的建設(shè)配置可能需要較大的投入，但它具有一次性投入而長期受益的特點(diǎn)。構(gòu)建良好的檔案信息電子化加工系統(tǒng)，將極大地提高檔案信息電子化加工的速度，加快電子化的發(fā)展進(jìn)程。

三、檔案管理工作中存在的問題

檔案管理作為當(dāng)前社會發(fā)展中最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)，其不僅在企業(yè)經(jīng)營和工作中受到了人們的關(guān)注和重視，同時(shí)在國家政府工作中更是得到了人們的高度重視和關(guān)注，成為了整個(gè)社會發(fā)展中最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)。就目前的檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和歸納，其中還存在著諸多的缺陷和問題，對其進(jìn)行研究和探索發(fā)現(xiàn)，其主要問題表現(xiàn)在以下方面：一是檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理，并且在工作之中對管理人員專業(yè)知識和工作素質(zhì)不夠重視，造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統(tǒng)化的管理方式，通過相關(guān)的科學(xué)技術(shù)成果促進(jìn)企業(yè)工作方式的轉(zhuǎn)變，檔案作為企業(yè)工作的重點(diǎn)方式，其在管理和工作中通過信息技術(shù)的完善來促使檔案工作合理進(jìn)行，并且形成系統(tǒng)化的工作模式和方法。二是管理人T的素質(zhì)較低，導(dǎo)致管理力量薄弱。這是目前檔案工作中存在的主要問題，同時(shí)也是目前檔案管理工作中的重大缺陷。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的管理制度和檢查、考核方案。三是檔案管理中配套設(shè)施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命和保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個(gè)別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

三、應(yīng)對和研究措施

（1）檔案是社會信息的重要組成部分。文獻(xiàn)信息是信息資源的主體，開發(fā)和建設(shè)好文獻(xiàn)信息資源，將對社會信息化起巨大作用。已納入信息系統(tǒng)的檔案工作，在管理上必須建立科學(xué)的信息接收、加工、存儲、輸出、反饋系統(tǒng)。檔案工作者必須強(qiáng)化信息意識和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動態(tài)檔案信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。目前，許多電子文獻(xiàn)信息已收入數(shù)據(jù)片中（包括以紙質(zhì)、磁盤、光盤為載體的文獻(xiàn)檔案），并已加工上網(wǎng)。

（2）增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益觀念。保存檔案的目的在于開發(fā)利用。檔案來源于社會實(shí)踐，又應(yīng)用于社會實(shí)踐，具有廣泛的社會價(jià)值，能夠?yàn)樯鐣鹘邕M(jìn)行有效的服務(wù)。所以，以開發(fā)、利用檔案信息為突破口，開展有償服務(wù)，既有利于社會進(jìn)步，又有利于自身的發(fā)展。從開發(fā)利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，盡快地把檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

（3）加速觀念更新步伐。高新技術(shù)推動下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質(zhì)，有高尚的情操志趣，對國家社會有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任感，還要有堅(jiān)實(shí)的檔案理論基礎(chǔ)，掌握多專業(yè)、多學(xué)科的科學(xué)知識，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度和追求真理的強(qiáng)烈欲望以及樸實(shí)的工作作風(fēng)，也要有創(chuàng)新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻(xiàn)的精神。

綜上所述，檔案資源的開發(fā)與利用，是檔案管理現(xiàn)代化的核心，因此，面對經(jīng)濟(jì)時(shí)代的迅猛發(fā)展，檔案管理必須因勢利導(dǎo)，運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案管理信息高速公路建設(shè)，大力培養(yǎng)檔案管理新型人才，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

第7篇：電子檔案管理方案范文

1.檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

目前電力單位管理檔案的方式主要包括兩種，即手工管理與電子管理，實(shí)施電子管理時(shí)需要采用OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)雖然實(shí)現(xiàn)了無紙化管理，但存在數(shù)據(jù)丟失、無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安全隱患大等問題，難以為檔案的共享及高效利用提供有效支撐。對此，應(yīng)通過采用合理的方法加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，通過信息化的管理方式充分發(fā)揮檔案的重要作用。采用信息化的方式管理電力單位中的檔案不但能夠積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案管理效率，同時(shí)能有效節(jié)省檔案管理中所耗費(fèi)的財(cái)力、人力，充分保障檔案安全。首先，加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程可以充分利用現(xiàn)代信息傳輸通道高速傳播檔案數(shù)據(jù)，單位中的各部門與員工可直接利用網(wǎng)絡(luò)獲取檔案信息，這就有助于實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。另一方面，加快信息化管理建設(shè)，可以讓檔案的管理者與使用者在不到館的情況下直接利用網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)的目錄信息與全文信息，或者是在得到授權(quán)的情況下直接整理檔案數(shù)據(jù)信息，無需通過打印、復(fù)印等方式保存檔案[2]。因此可以跳過傳統(tǒng)檔案管理中的多種繁瑣工作步驟，有助于提高檔案管理效率，同時(shí)可節(jié)省大量的人力及財(cái)力。此外，實(shí)現(xiàn)信息化管理可以利用電子數(shù)據(jù)庫取代紙質(zhì)檔案，避免因紙質(zhì)檔案受到時(shí)間、環(huán)境及溫度等影響而出現(xiàn)模糊、遺失等問題，有助于提高檔案管理的安全性。

2.電力單位檔案管理信息化建設(shè)分析

2.1加快信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)進(jìn)程

電力單位應(yīng)根據(jù)檔案管理要求及自身經(jīng)營情況對信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，以保證檔案管理工作能夠順利開展。首先，要積極引進(jìn)新興檔案管理技術(shù)，并積極采用現(xiàn)代管理模式提高電力單位內(nèi)部的工作效率，從而為檔案的信息化管理建設(shè)提供有利條件。其次，要注重利用最新信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并在此基礎(chǔ)上提升信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲能力。還可以通過建立起相對完善的信息管理系統(tǒng)，利用管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理檔案數(shù)據(jù)庫，提高管理系統(tǒng)的查找效率，方便于檔案管理人員及利用人員高速瀏覽檔案信息，并確保管理系統(tǒng)可以及時(shí)、順利發(fā)送檔案信息，以建立起安全性高、可靠性強(qiáng)的信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施[3]。此外，應(yīng)加快電力單位紙質(zhì)檔案的電子化進(jìn)程，確保電子數(shù)據(jù)檔案的全面性，以便為信息化管理構(gòu)建出相對完善的平臺。在收集與整合紙質(zhì)檔案時(shí)要注重管理好原檔案，及時(shí)修正電子化檔案，利用軟件平臺系統(tǒng)化管理電子化檔案。在電子化檔案的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方面，可以采用現(xiàn)代管理理論建設(shè)檔案應(yīng)用質(zhì)量管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)接口，采用不同的數(shù)據(jù)交換分支，包括發(fā)電廠等相關(guān)單位的數(shù)據(jù)交換分支等，保證電子化檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2建立起信息化管理的保障體系

為了確保檔案管理的信息化建設(shè)能夠順利完成，則應(yīng)建立起相應(yīng)的保障體系。首先，要建立起良好的溝通機(jī)制。信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、信息化管理過程的實(shí)施均需要電力單位中的相關(guān)人員實(shí)現(xiàn)有效配合，溝通是配合的基礎(chǔ)，所以要確保電力單位的檔案管理部門與其他各部門之間實(shí)現(xiàn)有效溝通，明確各相關(guān)部門在檔案信息化管理中的職責(zé)，在實(shí)現(xiàn)通力配合的基礎(chǔ)上保障信息化管理建設(shè)過程的穩(wěn)定性與持續(xù)性。其次，要建立起安全保障與防護(hù)體系。建立起現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，所有應(yīng)注重調(diào)整或提高信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，保證在關(guān)鍵時(shí)刻信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)應(yīng)急，避免電力領(lǐng)域中的技術(shù)科研成果及具有獨(dú)立知識產(chǎn)權(quán)的檔案信息被非法竊取。第三，應(yīng)注重建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理體系，確保信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、使用與運(yùn)行過程均有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為約束，從而提高檔案管理效率及有效實(shí)現(xiàn)檔案信息共享[4]。標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理體系應(yīng)包括系統(tǒng)操作規(guī)范體系、安全運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)體系及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系等。此外，要加快信息化管理人才的培養(yǎng)與引進(jìn)工作，為檔案的信息化管理建設(shè)提供有力的人才保障。在人才培養(yǎng)方面，可通過建立激勵制度培養(yǎng)素質(zhì)較高的檔案信息化管理專業(yè)人才，從而為信息化管理提供人力資源。

2.3完善檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

相對完善的信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案是提高檔案管理效率的重要途徑，結(jié)合電力單位檔案管理的實(shí)際情況，可以采用以下設(shè)計(jì)方案。在系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)方面，管理系統(tǒng)應(yīng)具有全過程化管理功能，包括檔案形成、利用及銷毀等過程，同時(shí)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的編研、專題匯編、查詢與統(tǒng)計(jì)功能，可以有效管理圖片檔案及聲像檔案。在設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)所運(yùn)用的技術(shù)方案時(shí)，可以采用OAIS系統(tǒng)，OAIS系統(tǒng)可在J2EE平臺中運(yùn)行，且具有可擴(kuò)展與標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)，適用于建設(shè)數(shù)字化檔案館。OAIS系統(tǒng)可支持多種數(shù)據(jù)庫關(guān)系模型，包括MYSOL模型、SYBASE模型、DB2模型、SQLSERVER模型及ORACLE模型等，通訊協(xié)議包括SSL、IP、TCP程序等。為了平衡分布計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的檔案數(shù)據(jù)計(jì)算、管理功能、數(shù)據(jù)處理功能及應(yīng)用程序，在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)可應(yīng)用RMI技術(shù)，該技術(shù)能夠使管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程移交，將檔案管理部門下級單位數(shù)據(jù)傳輸?shù)街鞴軝C(jī)構(gòu)所使用的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中[5]。此外，在采用上述系統(tǒng)管理電力單位檔案時(shí)可以采用以下實(shí)施步驟：第一，對單位總部與下屬機(jī)構(gòu)所使用的信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一建設(shè)，保證各個(gè)系統(tǒng)之間的文件管理、歷史檔案管理實(shí)現(xiàn)無縫對接。第二，應(yīng)確保單位總部能夠使用統(tǒng)一界面完成下屬機(jī)構(gòu)檔案信息的查閱工作，同時(shí)使下屬機(jī)構(gòu)中的檔案資源能夠與單位總部的檔案信息實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。第三，在充分利用電力單位各級部門檔案資源的基礎(chǔ)上建立具有分布式、開放性特征的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化。

第8篇：電子檔案管理方案范文

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；管理體制；新體制

一、在新體制下企業(yè)檔案管理模式建設(shè)的方案策劃

經(jīng)過認(rèn)真的調(diào)查研究，我們向各個(gè)分、子公司提供可供選擇的三種檔案管理體制方案。

（一）集中統(tǒng)一管理模式

檔案管理機(jī)構(gòu)的基本構(gòu)成是：

1.設(shè)立文件、圖紙資料制作的文印室，配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、工程復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備及相應(yīng)軟件，采用聯(lián)網(wǎng)打印方式，承擔(dān)企業(yè)所有紙質(zhì)文件制作及分發(fā)、傳遞任務(wù)。

2.設(shè)立資料檔案室，配備庫房、文件柜和聯(lián)網(wǎng)電腦，統(tǒng)一管理企業(yè)的現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和各類檔案。承擔(dān)企業(yè)全部或者大部分紙質(zhì)版本、電子版本文件材料的接收、分類、管理、提供利用、版本有效性管理任務(wù)。

（二）大分散，小集中管理模式

按照"誰產(chǎn)生，誰管理"的要求和統(tǒng)一的制度、標(biāo)準(zhǔn)，將現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件與檔案分開管理，制作、傳遞、保存、管理等環(huán)節(jié)分開管理，不同種類的文件、檔案在不同的業(yè)務(wù)部門安排人員專管或者兼管，形成檔案、信息管理各個(gè)環(huán)節(jié)互相配合、互相監(jiān)督的管理機(jī)制。

檔案管理體制的基本構(gòu)成是：

1.技術(shù)文件和經(jīng)營文件的制作、分發(fā)業(yè)務(wù)，分別由相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)情況指定人員專管或者兼管，因?yàn)閳D紙的復(fù)制分發(fā)工作量大，在技術(shù)部門可以設(shè)專人管理。

2.現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和檔案均由產(chǎn)生文件的部門予以相對集中，指定人員負(fù)責(zé)管理。其中圖紙資料由于涉及版本有效性管理，可以在車間設(shè)立資料室，由專人負(fù)責(zé)管理，其他文件、檔案由相應(yīng)單位指定人員兼管。

3.各部門業(yè)務(wù)工作中形成的應(yīng)當(dāng)長期保存的文件，由各部門分別指定人員兼管，負(fù)責(zé)收集、立卷、每年定期送公司辦公室歸檔保存，其它種類的檔案由形成部門相對集中管理。

（三）建立在少紙化辦公基礎(chǔ)上的"分散+集中"管理模式

全力推行"少紙化"、"無紙化"辦公。信息傳遞盡量在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，運(yùn)用專門軟件做好電子信息的歸檔保存工作。

紙質(zhì)文件集中管理，電子文件由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理。在企業(yè)的綜合管理部門如辦公室派人兼管紙質(zhì)檔案和電子檔案，在生產(chǎn)車間設(shè)專人管理圖紙資料。

除產(chǎn)品、人事、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、實(shí)物（營業(yè)執(zhí)照、資格證書等）檔案以外，所有的檔案一律以電子信息保存，在條件許可的情況下，產(chǎn)品、人事、基建、設(shè)備檔案也可逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案保存。

（四）三個(gè)方案的優(yōu)劣比較

經(jīng)過分析、研究、比較，首都航天機(jī)械公司新建、擴(kuò)建、遷建的分、子公司根據(jù)自身的情況，分別采取了不同的管理模式。如首都航天機(jī)械公司采用了第一種模式，天津分、子公司采取了第二種模式。懷柔分、子公司則由母公司直接負(fù)責(zé)其檔案信息管理工作?？傊瑹o論采用何種方式，都是根據(jù)分、子公司的具體情況確定的，目的是使這些企業(yè)的檔案信息管理工作一開始就走上"規(guī)范、明確、高效"的軌道。

二、在新體制下企業(yè)檔案管理模式建設(shè)的制度準(zhǔn)備

（一）以檔案法規(guī)為依據(jù)

檔案管理工作的法律依據(jù)，不僅有《檔案法》，還有《知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)法》、《會計(jì)法》等專業(yè)法律法規(guī)，此外《保密法》等法律法規(guī)，也是檔案管理工作不可缺少的法律依據(jù)和保證。

（二）以國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為指南

經(jīng)過幾代檔案工作者的不懈努力，我國已經(jīng)建立起由國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)組成的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系。特別是我們航天系統(tǒng)的信息管理制度《文書檔案案卷格式》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等，都是我們建立檔案管理規(guī)章制度體系的依據(jù)性文件。

（三）重視法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的執(zhí)行情況考核

這是在企業(yè)檔案管理規(guī)章制度體系建設(shè)中非常重要，又很容易被忽視的問題。要解決這個(gè)問題，一是母公司要擔(dān)負(fù)起對分、子公司檔案管理工作的監(jiān)督管理職能，二是分、子公司自身要確定法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的執(zhí)行情況檢查考核的責(zé)任單位，明確責(zé)任內(nèi)容，三是分、子公司要建立法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的執(zhí)行情況，檢查考核的具體操作辦法，其基本要求是簡便易行，四是分、子公司要把檢查考核結(jié)果與獎懲掛鉤，保證管理標(biāo)準(zhǔn)、制度的有效性。

經(jīng)過各級檔案工作者的共同努力，首都航天機(jī)械公司所有的分、子公司均相繼建立了較為健全的檔案信息管理規(guī)章制度體系。

表1三個(gè)方案的優(yōu)缺點(diǎn)比較

比較/方案1方案一1方案二1方案三優(yōu)點(diǎn)11.便于專業(yè)化操作。11.專職人員數(shù)量減少。11.管理人員數(shù)量減少。12.易于規(guī)范化。12.環(huán)節(jié)減少，效率提高。12.有利于管理規(guī)范化。13.責(zé)任明確，減少扯皮。13.資源分管，責(zé)任分擔(dān)。13.有利于提高管理效率。14.對管理?xiàng)l件要求最低。14.對管理?xiàng)l件要求最低。14.大幅度減輕管理工作量。缺點(diǎn)11.人員數(shù)量較多。11.影響管理的規(guī)范化。11.對管理?xiàng)l件要求高。12.管理效率受到影響。12.人員數(shù)量似減實(shí)增。12.管理起點(diǎn)高。13.對形勢變化適應(yīng)性不強(qiáng)。13.不利于信息共享。13.管理的規(guī)范化不易保證。

參考文獻(xiàn)

[1] 虞亞梅. 新時(shí)期，檔案信息資源的管理和利用[J]. 檔案學(xué)通訊，2009，1.

[2] 劉守華. 新時(shí)期，需要我們轉(zhuǎn)變的八個(gè)觀點(diǎn)[J]. 中國檔案，2002，1.

第9篇：電子檔案管理方案范文

1學(xué)校及資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重視信息化背景下資產(chǎn)檔案管理工作

衡量資產(chǎn)管理是否具有優(yōu)越性可以用資產(chǎn)檔案來判斷。一個(gè)單位資產(chǎn)工作好壞可以從其管理水平看出。因此，高校各部門的負(fù)責(zé)人特別是管理資產(chǎn)的工作人員，更應(yīng)當(dāng)努力管理好檔案資料，努力學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)和認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)政策，保持檔案管理的意識，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他經(jīng)濟(jì)組織，是資產(chǎn)檔案管理的主體單位，也是責(zé)任單位。高等學(xué)校資產(chǎn)部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)資產(chǎn)檔案法制觀念，重視本單位資產(chǎn)檔案的管理工作。

2建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度

企業(yè)或者單位應(yīng)該建立自己的內(nèi)部控制制度，這樣才能保護(hù)好自己的資產(chǎn)，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的可靠性和安全性。按照管理方案認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)的政策，并確立一系列有關(guān)的配套措施和方案，來提高生產(chǎn)效率。這種制度和傳統(tǒng)的制度的區(qū)別在于，要加大控制的范圍，才能更好地管理信息化資產(chǎn)檔案。包括有些手工資產(chǎn)系統(tǒng)中缺少的控制項(xiàng)目，具體如系統(tǒng)研發(fā)期間進(jìn)行的監(jiān)控，程序的編碼、修改和完善等過程的控制。資產(chǎn)檔案信息化應(yīng)該具備多種豐富的手段，主要的就是程序化控制過程?？梢钥吹?，內(nèi)部控制要求資料非常準(zhǔn)確，但這樣才能進(jìn)一步保證電子檔案的安全性。

3實(shí)現(xiàn)電子資產(chǎn)檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化

要經(jīng)常對電子資產(chǎn)檔案進(jìn)行備份，這樣在數(shù)據(jù)丟失時(shí)可以回復(fù)，保證了電子資產(chǎn)的安全性。電子檔案的工作人員要保持備份數(shù)據(jù)的習(xí)慣，而且最好備注操作時(shí)間和操作者的編號；電子管理員也應(yīng)當(dāng)按照數(shù)據(jù)量的大小定期檢查數(shù)據(jù)的安全性和復(fù)制數(shù)據(jù)，確保存儲介質(zhì)損壞時(shí)的信息丟失。對于電子數(shù)據(jù)的備份要經(jīng)常進(jìn)行，而且不能和原始數(shù)據(jù)混雜在一起，一面分不清楚，最好設(shè)立兩個(gè)不同的檔案保管室來存放電子數(shù)據(jù)。復(fù)制拷貝的全部電子數(shù)據(jù)最要存放在優(yōu)質(zhì)光盤里，保障數(shù)據(jù)的有效性。在年底也應(yīng)該對電子數(shù)據(jù)按照日期、內(nèi)容、不同的操作員等來進(jìn)行分類整理。對于存儲數(shù)據(jù)的光盤應(yīng)該有管理員和負(fù)責(zé)人共同簽名，還要注重系統(tǒng)的日志文件來保持對系統(tǒng)的監(jiān)控。

4加強(qiáng)對電算化資產(chǎn)檔案的管理