辦公檔案管理精選(九篇)

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第1篇：辦公檔案管理范文

1.合理性

在現今社會信息化的今天，很多地方對網絡及自動化聯(lián)網的應用十分普遍。為了更好地方便辦公，自動化聯(lián)網也被引入到了辦公領域。首先我們先對辦公領域中的專業(yè)文檔處理、辦公事務等簡單進行了解。在一些機要部門，包括一些私營企業(yè)，整個企業(yè)中最重要的部門之一就是檔案室，在檔案室中不但有一個部門或者企業(yè)的重要信息還存儲著企業(yè)部門人員的相關信息，檔案室屬于一個企業(yè)的內部部門，所以管理好檔案室是一項重要的工作。而辦公室中的自動化聯(lián)網是說在一定程度上用現在的計算機及網絡信息技術來實現非人工的操作以及管理應用，通過計算機的操作，在一定上減少人力的利用，為企業(yè)可以減少由于不必要的員工的錄用，減少公司的運作成本，另一方面，由計算機進行操作的過程，少了人工參與，增強了真實性也提高了信息傳達和積累的效率性。部門或企業(yè)的檔案室是容納一個企業(yè)整體的客觀物資及一些其他數據資料的重要資料庫，計算機由于它配備的功能齊全，例如從物力來看，文檔檔案管理體系、全自動錄入和智能管理體系等，都可以將檔案室實現信息化管理和經營。檔案室管理的信息化在逐漸加快地發(fā)展，這一點從負責的人員年齡的變化就可以看出。從前，檔案的管理都是由企業(yè)的老人值得信任，有多年的工作經驗人才能勝任，現今卻由年輕、善于操作電腦的年輕人取代。

2.客觀性

辦公的自動化聯(lián)網利于文件管理的齊全性和機密文件的安全性。如果檔案室實現自動化聯(lián)網并由專業(yè)人士進行計算機方面的管理操作，可以有效地將待處理文件以及已處理好的文件進行同步操作和管理，企業(yè)發(fā)展的每個階段的文件的收發(fā)及處理都有一臺或者幾臺計算機進行管理，由專業(yè)部門將必要信息進行存儲，按日期類別分類好各種文檔文件，這樣下去，在日后資料的整理及調用的過程中都能很方便并快速地將有用信息進行快速的提取，為存儲及整理等環(huán)節(jié)提供了更多安全性的保障的同時又提高了工作的效率性并對文件有了很好的保密性。

二、實現辦公中的現代信息化管理與自動化聯(lián)網的相關操作

1.管理人員理念要現代

當今檔案管理若要實現現代化管理，首先本企業(yè)或者部門的首要管理者要有現代化管理的觀念及思想，只有這樣才能帶動所管理的員工對企業(yè)實現現代化管理及自動化聯(lián)網的應用。管理者的思維模式和行為模式將是影響一個企業(yè)的關鍵點，是企業(yè)及其員工檔案室自動化聯(lián)網實現的必須要走出的一步。現代社會中，由于信息時代的高速發(fā)展，員工可以通過網絡及自動化聯(lián)網不再受到時間、地域等太多的現實因素的限制。比如文件的簽署、審查、發(fā)送等都可以借助網絡自動化聯(lián)網而非人力就可以快速完成。除此之外，對于信息檢查的人員來說，對于他們最重要的是關注信息的價值性及高度濃縮性，利用計算機網絡自動化聯(lián)網可以將來自不同計算機的閱讀內容及形式進行綜合，然后快速地傳遞給閱讀者，有效地減少資料冗雜性的發(fā)生，并且對各種資料的應用以及調動都會大大提高效率。所以只有使這種計算機閱讀形式的檔案管理擁有整體性、直觀性、具有高價值性的性能，用戶才能通過信息自動化聯(lián)網更快速地真實地體驗到各種服務的有效性及真實性。此時如果企業(yè)管理者的思想仍不能隨著時代而改變，那么必然將會被用戶及這個信息時代落在后面，所以在企業(yè)實現改革之前，管理者的思想的改變及實施是最為重要的。

2.檔案室管理者的工作素質的必要

第2篇：辦公檔案管理范文

1、辦公自動化下醫(yī)院檔案管理要點

1.1 實現檔案管理和辦公自動化的一體化

在全面推進醫(yī)院改革的過程中，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式難以滿足醫(yī)院對檔案管理效率和質量的要求，進而造成管理上問題不斷。在辦公自動化的環(huán)境下，自動化辦公模式可以充分發(fā)揮其高效快速及全面等特點，將其與醫(yī)院的檔案管理工作結合起來，形成醫(yī)院檔案管理一體化，必然能不斷完善醫(yī)院服務，確保檔案管理工作高效完成。

1.2 實現醫(yī)院檔案歸檔的規(guī)范化和標準化

醫(yī)院檔案的歸檔包括電子檔案和紙質檔案兩部分的內容。在辦公自動化環(huán)境下，先進的信息技術和計算機網絡平臺能夠確保檔案歸檔工作高效率和高標準的完成，在計算機技術和網絡平臺建設的輔助之下，醫(yī)院的檔案歸檔各個環(huán)節(jié)都能夠進行規(guī)范管理，從而大幅提高檔案歸檔工作的綜合水平。

1.3 促進醫(yī)院各部門之間的相互協(xié)作

在辦公自動化環(huán)境之下，醫(yī)院的檔案管理工作的系統(tǒng)性特征更加明顯。電子檔案歸檔除了要求醫(yī)院檔案管理部門協(xié)調工作之外，還需要信息技術部以及其他部門的通力協(xié)作，這樣才能夠確保檔案的完整性。在辦公自動化實現的前期階段，但管理工作需要得到進一步的延伸，無論是前端控制還是設計階段，都要確保系統(tǒng)性管理。

2、辦公自動化下醫(yī)院檔案管理策略

2.1 改變傳統(tǒng)的檔案管理模式

在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理的各項文件是相對獨立的。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案歸檔工作主要是由部門或者是個人完成，在實現辦公自動化之后，自動化的醫(yī)院檔案管理則以文件為單位，直接將處理完成的文件進行歸檔。在這樣的改變之下，電子檔案歸檔不再是一個部門的工作，他需要信息技術部和檔案管理部門共同協(xié)作，無論是哪一個環(huán)節(jié)出問題都會造成檔案的完整性。在辦公自動化的要求之下，醫(yī)院必須改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，在自動化辦公系統(tǒng)建立的前期階段就必須要將檔案管理進行延伸，并且與系統(tǒng)設計緊密結合。另外為了確保醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)性發(fā)展，自動化辦公系統(tǒng)的功能設置必須涉及前端控制。

2.2 全面完善檔案管理系統(tǒng)

在自動化辦公的影響下，醫(yī)院的檔案管理部門必須不斷完善檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理的各項工作能夠系統(tǒng)化的完成。在完善醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)過程之中，必須根據醫(yī)院的實際發(fā)展情況，在現有系統(tǒng)平臺的基礎之上，構建檔案管理子系統(tǒng)，從而確保電子檔案管理工作和電子公文運轉的高效配合和共同完成。與此同時，在進行設計時，醫(yī)院首先需要對自身的業(yè)務經營管理特點進行全面的分析和研究，根據管理的實際特征進行系統(tǒng)管理平臺的設計和完善，確保管理系統(tǒng)平臺設計能夠與其他的管理組件相互融合，提高管理系統(tǒng)的整體適用性，同時為實現文檔一體化管理的目標創(chuàng)造良好的條件。

2.3 建設檔案管理工作隊伍

我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)正處在全面發(fā)展時期，這一時期醫(yī)院的檔案類型和數量持續(xù)增多，這對醫(yī)院的檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)，也給檔案管理的工作人員提出了更高的要求。在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院在開展檔案管理工作時需要結合辦公自動化的特點，根據工作需求建設檔案管理工作隊伍，加強管理人才培養(yǎng)工作，有效提高檔案管理人員的素質，滿足醫(yī)院辦公自動化的要求。一方面由于辦公自動化的發(fā)展速度逐步加快，那么醫(yī)院的檔案管理工作就必須跟上科技和信息化發(fā)展的步調，重視人才的培養(yǎng)和更新，加強對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓和職業(yè)素養(yǎng)教育，確保檔案管理人員的知識和技能得到更新和發(fā)展。另一方面，醫(yī)院要引進先進的人員考核制度，積極推進激勵制度，將職稱和員工業(yè)績關聯(lián)起來，充分激發(fā)工作人員的工作熱情，提高檔案管理人員的整體管理水平以及醫(yī)院的整體服務質量。

2.4 建立和完善檔案管理標準

自動化辦公下的醫(yī)院檔案管理更加的方便快捷和及時，那么檔案管理的各項工作就必須要有統(tǒng)一的標準，提高管理的規(guī)范性。因此醫(yī)院必須根據檔案管理要求建立和完善檔案管理制度，確保各項管理工作有據可循。首先，檔案管理工作必須涉及檔案的收集整理以及檢索等方面的內容。接下來，檔案管理部門必須認真檢查歸檔材料，采用高效的鑒別手段確保檔案信息資源的真實性和完整性。對于檔案管理中的相關技術操作和流程中涉及到的文件處理、著錄制定等工作要保證格式和標準的統(tǒng)一。除此以外，醫(yī)院的檔案管理標準要進行不斷的完善和修正，在這一過程中必須結合醫(yī)院辦公自動化的程度和特征，明確相關人員的工作職責，規(guī)范檔案管理的各項工作流程。

第3篇：辦公檔案管理范文

1 辦公自動化的基本概念及其特點

1.1 辦公自動化的基本概念。辦公自動化主要指使用計算機、網絡等現代化技術對辦公室工作以及相關信息進行相應處理，能夠實現信息傳輸、自動發(fā)送、存儲以及接收。能夠將信息的流動速度進行極大提升，并能夠顯著提升信息的可靠性以及真實性。

1.2 辦公自動化的特點

1.2.1 工作效率高。在目前實際的辦公自動化過程中，由于醫(yī)院各個部門功能以及作用的不同，檔案分類為人事、病歷、文書、專題以及實物等，涵蓋有教學、財務、基礎設施等影響醫(yī)院運作的各個方面相關信息。能夠將常規(guī)的檔案管理工作逐漸進行科學化以及合理化處理，更好實現信息的檢索效果。

1.2.2 存儲方式安全可靠。傳統(tǒng)的紙質醫(yī)院檔案在實際實施管理過程中，往往無法較好地進行管理。濕度、溫度、氣候等較多外部原因會對紙質檔案造成極大威脅。通過使用辦公自動化形式，能夠縮小檔案存儲空間，也能夠更好地讓檔案管理過程趨于便捷，延長檔案實際壽命，這對于檔案管理以及使用有著極為重要意義。

1.2.3 能夠實現資源共享的效果。辦公自動化在實施檔案管理過程中進行計算機技術使用，能夠幫助檔案管理更加科學化以及規(guī)范化，最大限度地保證資源利用效率以及檔案管理的實際效果。也能夠實現較高的查找率，能夠較好地脫離空間限制，更加完善地實現資源共享，增強了檔案管理過程中的安全性。

2 在實施辦公自動化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理的問題和改善策略

2.1 在實施辦公自動化環(huán)境下檔案管理的問題。目前，最為常見的問題就是檔案管理人員自身水平不高，無法較好地進行辦公自動化過程中的檔案管理。另外，檔案管理也缺乏統(tǒng)一標準，容易出現較多問題，影響到檔案管理質量以及效率。在目前的辦公自動化過程中，系統(tǒng)開發(fā)不規(guī)范，運行水平參差，軟件投入較少以及模式并不合理等情況，使實際使用效果不佳。

2.2 如何解決辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理過程中出現的問題。提升檔案管理人員自身素質。隨著目前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)標準的不斷提升，出現較多的新技術以及新內容。醫(yī)院在招收檔案人員過程中，盡量招收檔案管理專業(yè)人才，擴充醫(yī)院中檔案人員的專業(yè)程度以及管理水平。而對于目前的檔案管理人員，也可以加強專業(yè)知識培訓，提升實際專業(yè)化水平。

第4篇：辦公檔案管理范文

（一）文書檔案主要是以紙質或其他載體

記錄發(fā)生的事件、過程記載、物品存檔、關鍵文件為管理對象文書檔案的管理重點主要在于收集和保存資料。分門別類的存放，此階段的工作重心應放在收集、管理、編目編冊、保存等方面。

（二）文書檔案載體的多樣性

文書檔案涉及方面眾多，是單位發(fā)展進程中的真實反映和記錄，行政管理、科技檔案、新設備檔案、會計檔案等都是文書檔案所涉及的內容。由于文檔內容豐富多樣。所以文書檔案的保存載體也具有多樣性。例如：照片、錄音、錄像、協(xié)議、合同、責任書各類文件以及各種電子檔案等等。

（三）文書工作與文書檔案之間的聯(lián)系

文書工作包括文件的整理收集、立卷和歸檔，文書檔案的管理包括文件的書寫材料、文件的格式、是否及時歸檔等。文書工作可以說是檔案工作的基礎和前提條件，文書工作的全過程也是辦公室文書檔案形成的過程。

二、關于醫(yī)院辦公室文書檔案管理中存在的問題概述

（一）醫(yī)院文書檔案管理的投入過低

由于醫(yī)療用房的緊張，醫(yī)院存放檔案的地方也十分有限；醫(yī)院文書檔案職責不明,管理不完善，醫(yī)院文書檔案與醫(yī)療病歷檔案的存放于檔案庫房的存放相混合，與檔案管理的標準相差甚遠。醫(yī)院文書管理的信息效率過低。

（二）醫(yī)院辦公室文書檔案意識薄弱

長久以來醫(yī)院多偏重病案檔案，醫(yī)院文書與文書檔案相對于病案檔案來說,醫(yī)院文書檔案的相對重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認為文書檔案沒有存在的價值,相關的科室對于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費程度極其嚴重，不能達到預想的可觀狀況。

（三）醫(yī)院在文書與檔案工作中存在的不規(guī)范現象現下的檔案管理模式下存在這許多的不規(guī)范現象。例如：版記不全、文件使用不當、分類不明確、用紙不達標、辦理程序不規(guī)范、原稿文件缺損、裝訂不規(guī)范等現象。

（四）醫(yī)院文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高

目前，我國的檔案專業(yè)人員隊伍在理論水平、文化水平、專業(yè)素養(yǎng)等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業(yè)知識，責任心主人翁意識的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現象，不符合辦公室文書檔案管理的規(guī)范準則。

三、針對醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的一些優(yōu)化措施

（一）強化醫(yī)院文書檔案管理工作的規(guī)范銜接實現文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質量關，實現標準化和規(guī)范化，在公文辦理完畢后，應及時整理立卷及歸檔。

（二）提高醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)技能和管理意識醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業(yè)務培訓，學習檔案專業(yè)知識理論，充實和提高自己的檔案管理專業(yè)知識。做到與時俱進，辦公現代化是社會發(fā)展的必然趨勢，信息社會必然導致大量的電子文件的出現。實現醫(yī)院文書檔案管理的現代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復合型和技術性的專業(yè)辦公室文書檔案管理人才。

（三）提高醫(yī)院文書檔案管理工作人員的積極性

健全相關的規(guī)章制度，加強檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作。把握好人員的變動和調入關，增強文書檔案管理工作人員的責任感。充分調動辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實事求是的工作態(tài)度，及時對從事相關文書檔案管理的人員進行相關的待遇到位。

（四）建立醫(yī)院文書歸檔的制度

具體到一個立檔單位，不僅要真實、客觀，要有歸檔的時間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內容：檔案的系統(tǒng)化（檔案的分類、案卷的排列、檔號的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。

四、結束語

第5篇：辦公檔案管理范文

關鍵詞：辦公；文件；檔案管理

文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務管理、人事管理、業(yè)務管理等。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成，文件是法定機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和個人在各種活動中，為互相聯(lián)系和處理事務等實際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題。下面就應用辦公自動化的文書檔案管理問題談一談自己的見解。

一、應用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點

1.實現信息共享

在手工操作管理中，單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發(fā)展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。

2.提高工作時效

傳統(tǒng)的文書管理工作有“三難”。一是立卷難，二是管理工作難，三是提供利用效率低下，查準率不高。由于檔案管理的人工操作，查找文件就是一大難事。首先，查找文件時必須先說明要查什么文件、什么問題、在那一年度，然后，檔案管理人員才能根據要求查找案卷目錄、按卷內目錄查找文件。這時，如果因文檔人員立卷水平不高，出現組卷不合理、所擬案卷標題不能準確提示卷內文件內容，查找起來就困難了。知識經濟時代的今天，現代網絡系統(tǒng)提供了快速便捷的管理手段，這不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，提高了歸檔質量，檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。工作不再是累人的差事，而成為其樂無窮的視野開拓。

3.提高檔案管理工作的質量

檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全同一，這必然影響到案卷質量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作，處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案進行辦公自動化管理后，檔案人員可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發(fā)生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。

2.對檔案綜合管理人員要求高

實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

3.檔案標準化、規(guī)范化水平有待提高

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多、亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。

三、對策

1.辦公自動化系統(tǒng)內、外網隔離

在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.重視人才管理

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養(yǎng)教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現象。計算機技術人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。

3.檔案標準化、規(guī)范化管理

檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

參考文獻：

第6篇：辦公檔案管理范文

一、要高度重視文書檔案自動化管理工作

（一）能夠提高辦公效率。隨著計算機及其網絡技術的不斷更新發(fā)展以及無紙化辦公的出現，使得檔案管理模式從手工操作轉化為計算機操作，使得文書檔案的存儲方式也發(fā)生了根本性的變化，特別是在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理工作，工作人員的勞動負荷很大，純手工的管理工作，使檔案管理工作復雜化。從紙質形式轉變?yōu)殡娮有问健，F代網絡系統(tǒng)提供了快速便捷的管理手段，這不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除立卷歸檔、檢索查找的繁難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量。

（二）能夠有效的提高文書檔案管理的運行和使用效率。傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案管理過多依賴于純手工操作，對工作人員的要求比較高，但極易發(fā)生各種錯誤。而計算機擁有強大的處理信息能力，使得文件收集儲存和統(tǒng)計分類變得更加有序、便捷，文件起草、傳遞等各環(huán)節(jié)都變得更加簡單方便，辦公效率得到了有效提升。當前，隨著社會主義市場經濟的深入發(fā)展及目前正在進行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，醫(yī)院檔案管理工作也步入了一個新的階段。如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足醫(yī)院各方面的需求，適應日趨發(fā)展的新形勢，是醫(yī)院文書檔案工作的新課題。

（三）能夠實現信息資源的共享。醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，它就像一部歷史記錄片反映著醫(yī)院發(fā)展的不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫(yī)院發(fā)展歷程的見證。隨著我國經濟的不斷發(fā)展，電子信息科學地不斷進步，醫(yī)院文書管理也需要更系統(tǒng)化、程序化、具有科學性地進行管理，檔案工作更為突出信息化管理。醫(yī)院文書檔案實施信息化管理后，使管理由單途徑發(fā)展到體系化管理，實現了檔案目錄與內容的合并管理。檔案信息同載體分離，實現了同其它醫(yī)療機構檔案信息的互聯(lián)互通，提高了檔案資源的利用效率，所調閱的信息能夠及時脫機處理和適時響應，查準率和查全率都得到了保證。

二、提升醫(yī)院文書檔案自動化管理與利用效果

（一）規(guī)范文書檔案管理與利用的基本體系。加強和規(guī)范文書檔案信息資源，是適應醫(yī)院發(fā)展和社會信息化建設的必然勢趨。過去我們沒有足夠意識到檔案信息資料的重要性，對隨時產生各種門類和載體的檔案資料，比如醫(yī)療、護理、科研、財務、榮譽、聲像等，認為存放在檔案室就完成歷史使命，其實不然，正是那些被束之高擱、無人問津的檔案資料，對醫(yī)院各部門及醫(yī)院的可持性發(fā)展都有著非常積極的借簽作用。因此，醫(yī)院要采用文書檔案管理軟件必須符合多種文件存儲格式，具備內聯(lián)網和互聯(lián)網兩大檢索功能，支持信息的實時瀏覽，實現良好的數據存儲、收集整理、權限控制一體化管理。

（二）做好文書檔案是收集和整理。在當今電子文件中，文件的形式特征和內容特征均已發(fā)生了變化，電子文件通過計算機系統(tǒng)進行迅速、多角度、有效的整序，而不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理，不同的用戶根據不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由的組合與分類。收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎，收集質量決定文書檔案管理的質量。因此，文書檔案的收集和整理要按照及時、齊全、完整的原則，確保檔案收集渠道的暢通和信息靈敏。建立歸檔資料目錄，便于檢索使用。隨著信息化建設步伐的加快，更需要配備專業(yè)的電腦科技人才，及時收錄歸檔資料，實現無紙化辦公，充分做好檔案信息電子化的技術處理、保存、發(fā)展、演變和提取利用工作。

（三）提高檔案人員的綜合素質。首先，應該安心本職工作，熱愛檔案事業(yè)，有較強的事業(yè)心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規(guī)和方針政策。其次，必須具有檔案工作人員的有關理論、業(yè)務、紀律、技能等方面的修養(yǎng)，做一名合格的檔案管理工作者。對在崗的專業(yè)人員應定期地進行教育培訓，使他們在品德、業(yè)務、技能等方面有不斷提高，以適應新形勢的要求。第三，采取“自學為主，培訓為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質隨時展而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業(yè)務學習成績作為業(yè)績考核的一部分。

第7篇：辦公檔案管理范文

關鍵詞：醫(yī)院 互聯(lián)網 OA辦公系統(tǒng) 檔案管理 應用策略

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

一、OA辦公系統(tǒng)

日常工作中，我們最常接觸的便是辦公業(yè)務，而實現辦公自動化并非簡單的將計算機信息技術與辦公作業(yè)進行結合，而是在實現辦公現代化的基礎上將計算機網絡技術深入貫徹其中。在行政事業(yè)單位中，OA辦公系統(tǒng)主要是在利用互聯(lián)網技術的基礎上，以計算及為核心，并利用各種現代化辦公設備，廣泛收集所有工作中的資源信息，并將其加工整理，確保工作人員可以更為便捷的使用這些信息。不同于以往傳統(tǒng)低效的辦公方式，這種辦公系統(tǒng)可以大大提升工作效率，并作出科學合理的管理決策。

同時，OA辦公系統(tǒng)主要具備以下四方面的特點，首先是操作比較簡單，此系統(tǒng)主要利用網絡管理具體的工作流程，且會建立內部的文檔管理系統(tǒng)，可以有效控制系統(tǒng)內部的結構數據。醫(yī)院檔案管理人員只需要輕輕點擊便可以成功登陸，并進行后續(xù)的操作。其次是使用成本較低，OA辦公系統(tǒng)進一步簡化了檔案管理中的公文起草、閱讀、審批等工作程序，且將文件以電子形式進行傳遞，實現了無紙化辦公，且節(jié)約了醫(yī)院的紙張與時間。再次是提升了辦公效率，醫(yī)院以往傳統(tǒng)的檔案管理中的文件傳遞都是利用人工進行，這種傳遞模式耗時較長，且上下級之間無法得到有效及時的溝通與交流，以致大大增加了文件丟失的可能性。而利用OA辦公系統(tǒng)可以及時上傳相關文件內容，簡化了公文的處理程序，相關工作人員也可以針對工作現狀及時給予相應意見。最后是責任更加明確，利用OA辦公系統(tǒng)可以自動提示工作人員后續(xù)應進行的工作內容，確保管理者及時了解相關的工作內容，且系統(tǒng)也會詳細記錄工作的進展現狀，可以詳細了解工作人員的操作流程。

二、醫(yī)院檔案管理利用OA辦公系統(tǒng)的意義

醫(yī)院檔案管理工作比較繁瑣復雜，具備較多的細枝末節(jié)。而OA辦公系統(tǒng)具有多種功能優(yōu)勢，將其應用至檔案管理工作中可以提升工作效率。同時，還改變了以往傳統(tǒng)的處理模式，也改變了醫(yī)院管理人員的工作理念，可以實現檔案管理的規(guī)范化、科學化、標準化。OA辦公系統(tǒng)可以滲透至醫(yī)院檔案管理的各個環(huán)節(jié)，且可以保障每個環(huán)節(jié)都做到緊密連接，節(jié)省了管理時間，也滿足了現代化的辦公需求，而系統(tǒng)內部的各個部門也可以共同協(xié)作，實現了辦公業(yè)務的自動化管理，降低了管理的成本費用。除此之外，利用OA辦公系統(tǒng)也可以提升醫(yī)院檔案管理工作的精確度，避免發(fā)生不必要的錯誤，確保了醫(yī)院管理工作的正常開展。

三、醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）不受重視

當前多數醫(yī)院的管理者都比較重視醫(yī)療水平、醫(yī)療技術研究以及人才培養(yǎng)等工作，卻忽視了檔案管理工作。檔案主要記錄了醫(yī)院過去的工作內容，可以幫助管理者回顧過去，并在此基礎上進一步規(guī)劃未來，具有十分重要的指導作用。但部分醫(yī)院管理者卻認為檔案管理工作并不重要，甚至可有可無，工作中也缺乏應有的責任心，更不會規(guī)劃其長期的發(fā)展方向。除此之外，在管理進程中，部分管理者甚至還因為粗心導致檔案資料丟失，以致檔案信息出現開發(fā)效率較低且利用率不高的現象，嚴重降低了檔案管理的工作效率。

（二）管理制度不健全

目前，醫(yī)院各個部門都具有適應本單位發(fā)展的醫(yī)療以及人事管理制度，但關于檔案管理的制度條例卻較少，也沒有健全的考核制度。由于缺乏健全、科學的管理制度，以致檔案管理人員并不重視醫(yī)院的檔案管理工作，也不能及時收集科室內的重要資料內容，即使收集后也不能及時將其交至專門的檔案管理部門，導致檔案收集率較低，且很多重要檔案并未納入科學的管理程序。這些都導致醫(yī)院無法及時將檔案應用至醫(yī)療管理以及科學研究等工作中，降低了醫(yī)院的醫(yī)療水平。

（三）管理人員素質較低

日常工作中，醫(yī)院更加重視醫(yī)療技術人員的培訓工作，并花費大量資金為醫(yī)生技術人員提供培訓機會，但卻并不重視檔案管理人員的進一步學習與進修，以致管理人員無法及時掌握最先進的檔案信息資源。也有部分醫(yī)院的檔案管理人員只是返聘員工或兼職人員，并未設立專門的管理人員，他們并不具備專業(yè)的檔案管理知識，不但在時間、精力方面投入力度不夠，并不了解檔案的整理歸檔工作，無法做好檔案管理工作，從而制約了醫(yī)院檔案管理水平的提升。

（四）現代化水平較低

隨著科學技術的不斷發(fā)展，計算機網絡技術在醫(yī)院管理中得到了更加廣泛的應用，但在檔案管理工作中卻并未運用計算機技術，即使運用也僅僅是針對檔案的檢索程序，醫(yī)院并未設立專門的檔案管理網站系統(tǒng)，這些都不利于檔案信息的進一步開發(fā)與利用。同時，部分醫(yī)院甚至依然使用傳統(tǒng)的手工操作方法，以致檔案材料變脆、變黃，影響了檔案的完整性與安全性。

四、OA辦公系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用

（一）開發(fā)方式

OA辦公系統(tǒng)的開發(fā)主要分為三種方式，即自主、聯(lián)合以及第三方開發(fā)。由實際現狀分析來看，顯然自主開發(fā)的方式更加適合醫(yī)院檔案管理工作。自主開發(fā)可以根據醫(yī)院現狀自由設計需要的辦公系統(tǒng)，可以確保檔案管理人員快速熟悉操作。同時，與其他檔案管理工作不同的是，醫(yī)院的檔案管理工作包括很多的病歷檔案資料，這些資料具備很高的應用價值，且對醫(yī)患雙方都具備較多的使用價值，為此在管理時應更加謹慎小心。除此之外，自主開發(fā)初期雖然會花費較多的成本費用，但由于其具備更好的適用性與靈活性，因而在后期維護時會節(jié)省很多開支，另外當前網上有很多免費的OA辦公系統(tǒng)，醫(yī)院完全可以利用自身技術自行開發(fā)利用。

（二）信息訪問方式

與其他OA辦公系統(tǒng)相似，醫(yī)院檔案管理使用的OA系統(tǒng)統(tǒng)一采用用戶、瀏覽器、服務器的訪問方式。用戶可以在瀏覽器中輸入IP地址訪問服務器，而后在進行后續(xù)的查閱、打印等工作，后期服務器的管理人員還會定期維護服務器數據信息。

（三）平臺架構

操作界面以及數據界面是平臺的主要組成結構，其中操作界面還細分為用戶使用的登錄界面與常用的操作界面以及管理人員使用的操作界面。在檔案管理界面中主要包括檔案錄入與管理兩個系統(tǒng)，管理人員應人工錄入醫(yī)院的醫(yī)療現狀、科研成果、預防保健、藥品管理以及人事行政檔案等內容，OA辦公系統(tǒng)則主要對其進行移動、復制、刪除以及修改等操作。另一種是數據界面結構，完成醫(yī)院電子檔案的存儲與刪除，其主要用來存儲錄入數據、刪除數據等。

（四）OA平臺系統(tǒng)集合

OA辦公系統(tǒng)主要分為兩部分，一是用戶的登錄管理系統(tǒng)，它主要負責管理用戶的賬號與授權，此處的用戶既包括醫(yī)院的檔案管理人員也包括患者的家屬，因而需要對其進行分類授權管理。而即使同為醫(yī)院的管理人員，也應根據不同的分工進行分類授權，形成責任制約。二是用戶的操作管理系統(tǒng)，主要由操作管理以及登錄管理兩部分組成，且其操作管理的內容由其授權內容決定。一般而言，普通的用戶具有查閱、搜索、打印等權限，而高級的用戶則還應增加導出、借閱等權限。

在管理層面，根據醫(yī)院的檔案的不同，主要分為以下幾種OA辦公系統(tǒng)平臺，且系統(tǒng)平臺內根據管理權限的不同為管理人員設定錄入、查閱、打印、修改以及刪除等功能。一是醫(yī)院的文件管理系統(tǒng)，它主要負責整理醫(yī)院的各種資料文件，并根據文件名、文件類別、文件發(fā)行時間以及簽發(fā)人等標簽進行分類管理；二是病歷檔案的管理系統(tǒng)，由于醫(yī)院具有較多的病歷資料，因而在管理方面可以根據患者姓名、性別、住院編號以及主治醫(yī)師等標簽設置相應的查閱功能，實現分類管理；三是教學檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)院的醫(yī)療教學是提升醫(yī)療水平的關鍵因素，為此也應嚴格管理?？梢愿鶕W歷設置標簽，比如分為專科、本科、碩士以及博士等，也可以根據工作形式進行標簽，比如醫(yī)生、護士等，同時，一級標簽下還應該根據工作實際情況設立更多的明細標簽；四是人事檔案的管理系統(tǒng)，可以根據工作人員的姓名、性別、身份證號等進行標簽設置，且系統(tǒng)內還應包括個人的檔案信息、職稱評定以及醫(yī)療研究成果等內容。搜索時可以根據不同情況進行分類顯示，也可以顯示全部內容；五是硬件設備的管理系統(tǒng)，主要負責管理醫(yī)院內部的醫(yī)療設施、基礎設備等，可以根據設備、醫(yī)療器械等進行標簽分類，并設置種類等二級科目；六是財務檔案管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)可以與醫(yī)院的財務部門實現連接，并設立專門的OA管理平臺系統(tǒng)，當然如果醫(yī)院沒有更多的功能需求，也可以不設立此系統(tǒng)，而只是設置簡單的查閱等功能。

參考文獻：

[1] 程志偉.淺談OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應用（優(yōu)先出版）[J].電子測試，2014（12）.

[2] 王春香，黃漢琴，郭冠南，等.基于OA模式下的醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)構想與實施[J].基層醫(yī)學論壇，2016（05）.

[3] 陳愛芬，邱艷，陳君.協(xié)同辦公OA在醫(yī)院信息化管理中的應用[J].中醫(yī)藥管理雜志，2012（08）.

第8篇：辦公檔案管理范文

【摘要】辦公室檔案管理工作對事業(yè)單位其他工作的完善具有輔作用，在新的歷史起點上，如何認清檔案管理在辦公室工作中的重要性，找準事業(yè)單位檔案工作的基本思路，是一個非?，F實的課題。

關鍵詞 信息時代；辦公室檔案管理；創(chuàng)新研究

檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展是極其重要的，它能夠展現一個單位的成長過程，并能夠對其單位的未來發(fā)展以及決策進行有效的指導，而檔案管理的工作效率以及質量直接影響著辦公室的工作。各個單位必須要重視辦公室檔案的管理工作，才能夠對單位的實際情況進行全面地了解，才能夠為日后單位的發(fā)展以及決策提供可參考的依據，從而促進單位工作的有效進行。

一、要把檔案工作列入辦公室主要職能和議事日程

黨的十四大會議中已經明確將檔案工作列為政府工作的六項職能之一，并放在顯著位置，為單位開展檔案工作提供了廣闊的前景，這是我國對檔案管理工作認識上一次重要的轉折。以往的檔案管理工作都是依靠工作人員的經驗，通過各項匯報以及單位領導的指示來進行檔案工作，而這種工作模式已經不能夠適應經濟市場的新形勢，會直接影響工作質量，導致領導不能夠進行科學的指導和決策。

然而作為事業(yè)單位需要重視辦公室的工作，這就需要依靠檔案管理工作。而這并不只是口頭上說說而已，需要明確工作的性質，將其列入工作計劃中，從而落實到行動上。領導的決策需要將檔案管理工作作為依據和基礎，同時，必須將檔案管理工作列為辦公室工作的一項主要職能，可以為各級行政領導在決策時作為一項可靠的依據。最重要的是檔案管理工作并不是一個獨立的部門，他需要各相關的部門進行統(tǒng)一的協(xié)作，為行政領導服務，進而為社會服務，使檔案工作能夠更有效地發(fā)揮最大的作用。

二、檔案管理在辦公室工作中的地位

根據檔案管理工作的不斷改革與深化，辦公室管理工作人員已經將檔案管理工作列為重點工作，并進行大力宣傳與推廣在辦公室工作中的優(yōu)勢，從而能夠讓工作人員更清楚地了解到檔案的管理對辦公室工作既能夠提高其工作效率和也直接帶動工作的質量，這就促進和協(xié)調事業(yè)單位能夠穩(wěn)定有序地發(fā)展。更加積極地參與到檔案管理工作的改革中去，由于對檔案管理工作編制的相應的激勵措施能夠不斷地加快檔案管理工作改革的步伐，從而鼓勵辦公室工作的效率與質量。

（一）檔案管理是辦公室領導了解情況和實施決策的重要依據。曾這樣說過：“領導機關的基本任務需要遵循這兩條：一是了解情況；二是制定政策”。這句話直接闡明了檔案信息資料與決策之間的關系。其一了解情況就是對事物需要掌握足夠的信息，有了信息作為依據才能夠制定相應的政策來作決策。隨著我國制度的不斷改革，特別是在機關事業(yè)單位中，要加強檔案管理就顯得非常重要了。檔案客觀、真實地記錄了事物發(fā)展的過程，這不僅僅具有借鑒的作用，也是對其進行查詢以及評價的重要依據。同時辦公室檔案工作作為輔助其他部門工作的主要載體，做好檔案管理工作對事業(yè)單位的決策以及管理有著重要的作用。

（二）檔案管理是提高辦公室工作效率的有效工具。檔案管理工作既是行政部門的樞紐也為整個決策部門發(fā)揮著重要的指導作用。檔案工作不僅僅需要完成自己的工作任務，還需要及時地對檔案信息做出加工與處理。檔案管理的工作在行政事業(yè)機關的日常工作中發(fā)揮著重要的作用時，需要進一步建立檔案數據網絡來提高辦公室工作的工作效率，加速辦公室自動化的建設，使事業(yè)單位對一系列的文書以及文稿的修改和起草以及人事、財務等后勤工作都逐漸走向現代化、數字化、信息化。讓檔案工作人員從手工勞動中解放出來，既能夠節(jié)約相應的人力和物力，也能夠提高事業(yè)單位的工作效率，更好地為人民服務。

（三）檔案工作是維護事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的保證。由于事業(yè)單位的檔案種類相當的繁雜，紙質的檔案存檔占用的地方較大，這就給檔案工作人員帶來了困難。事業(yè)單位檔案的內容和性質各不相同，而且檔案的重要性也是各有不一，對于內部機密文件，檔案人員必須做好保密工作，防止機密文件的泄露，影響工作的正常進行。檔案在辦公室工作中主要是加強對檔案的管理以及對于事業(yè)單位未來發(fā)展的重大影響。另外，辦公室檔案是對某一業(yè)務的指導，是業(yè)務部門的工作思路和方法，那么加強對此檔案的管理就保障了單位的發(fā)展。為了提高檔案管理工作的效率，方便借閱檔案文件，檔案管理工作，運用計算機來進行工作已經成為必要，這不僅能夠節(jié)約存放檔案而花費的資金，還方便任何地方對資料的查詢，當然我們可以對檔案查詢設置權限，以保證檔案的機密性。

綜上所述，隨著信息時代的不斷發(fā)展，對辦公室檔案管理工作有著更多的要求，相關的事業(yè)單位要想讓檔案管理工作更好地服務于社會，就需要引起檔案管理在辦公室工作中的重視，利用現代化的信息、技術結合相關管理制度輔助檔案的管理，可以有效地推動檔案的科學化管理，從而使檔案管理工作能夠更好地適應社會的發(fā)展，有效地提高檔案管理在辦公室工作中的效率。

參考文獻：

[1] 張鑫. 試論新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新[J]. 群文天地，2011(24).

第9篇：辦公檔案管理范文

[關鍵詞]文書；檔案管理；辦公自動化

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映問題處理、領導決策、基本建設等方面的過程和成果。隨著計算技術的不斷發(fā)展，辦公自動化在文書檔案管理領域日益得到廣泛的應用,它無論是管理理念、管理手段還是管理方式等,都給傳統(tǒng)的文書檔案管理帶來了前所未有的巨大變革。

一、對文書檔案應用辦公自動化進行管理的優(yōu)點

首先，能夠顯著提高辦公效率。在以往的文書檔案管理工作中，工作人員大多是進行手工操作，工作效率很低。而基于計算機技術和網絡通訊技術的辦公自動化具有強大的信息處理能力,它給文件資料的收集、分類、儲存和統(tǒng)計以及查閱等都帶來了極大的便利,有效的提高了辦公效率。計算機文書檔案管理系統(tǒng)一般包括文件管理、檔案管理、資料管理、主題自動標引、自動立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤存儲、全文錄入、智能模糊檢索等多項功能。計算機管理軟件通過不同功能模塊對文書檔案資料進行邏輯分類、組卷、打印等，使文件材料的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得非常方便、快捷。檔案人員和文書人員在同一系統(tǒng)中進行相關操作，不但減少了許多重復錄入等工作，同時使文檔工作人員勞動強度大幅度下降。

其次，能夠改善卷宗質量。文書人員使用管理系統(tǒng)，可以提高組卷的效率和質量。由于這種組卷方法可以做到標題準確，且文件著錄、標引規(guī)范，從而克服了組卷的隨意性，使歸檔材料的完整齊全率有了保證。加之公文處理系統(tǒng)的平時登記，就是應歸檔文件清單。文書工作人員根據計算機所列的清單確定歸檔文件，防止了遺漏，確保了案卷的原始性、真實性。使用計算機文書檔案管理系統(tǒng)，既可使目錄的編制更加規(guī)范和便捷，而且還能提高編制速度。

第三，有利于檔案信息資源的共享利用。運用辦公自動化技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。在計算機中可直接讀取原文，減少了檔案取出查找的次數而造成的磨損，最大限度地延長檔案的使用壽命；隨著計算機辦公自動化技術的進一步發(fā)展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，進行信息的橫向與縱向記錄比較，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率。文書檔案與檔案管理部門及其它主要部門聯(lián)網，實現信息資源的共享和交流。而文書檔案的計算機系統(tǒng)管理是檔案管理現代化的重要方向，也為網絡時代奠定了堅實的基礎。

第四，文件傳遞的速度和安全性顯著提高。日常公文辦理過程中，傳統(tǒng)文件傳遞一般是靠郵政系統(tǒng)負責郵發(fā)或各部門通訊員負責傳遞，受到距離長短的限制，從而影響了文件傳遞速度，另外文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生。而在計算機辦公自動化技術應用之后，可直接查找所需的資料，或突破距離、空間限制直接通過網絡進行文件信息傳遞。克服了以往查閱者在手工查找的過程中翻閱整本案卷中無需的文件，速度既慢，效率又低的缺點，既提高了效率，又起到了一定的保密作用，對解密的檔案可做到資源共享；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復印時對檔案的損害和可能發(fā)生的泄密情況，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。

二、文書檔案管理應用辦公自動化需要注意的問題

雖然應用計算機辦公自動化技術來進行文書檔案管理有很多無可比擬的優(yōu)點，但是隨之也帶來了一些負面影響。

1、文檔信息真實性的認定和維護變得艱難。檔案的本質屬性是原始記錄性，紙質文檔的載體和記錄其上的外部特征如字跡、簽字、印章等密不可分，一同構成文件原件身份的“證明人”。電子文件保密性受到限制。基于電子文件的特性，因而電子文件非常易于修改，而且修改后可以不留痕跡，可以在不同的計算機和載體之間傳遞和復制，雖然已有一些技術在一定程度上可防止電子文件和在“原稿”上增刪減、復制等，但其內容發(fā)生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，人們無法從字跡上分辨其原始性，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的真實性、可靠性、保密性提出了嚴峻的考驗。

2、文檔信息的網絡生存環(huán)境使其面臨安全風險。由于文檔在計算機中生成，并通過網絡進行傳輸、處理，因而容易受到來自計算機及網絡的多重威脅。一方面，互聯(lián)網上的非法訪問難以計數，現有的防火墻等技術對黑客高手防不勝防；另一方面，內部人員通過USB閃存驅動器、WIFI調整解調器、智能電話、藍牙適配器、數碼音樂播放器、紅外線傳輸、電子郵件、FTP等各種方式將文檔信息管理系統(tǒng)中的數據未經授權二次擴散和傳播出去。在內外夾擊的“惡劣”網絡環(huán)境中，文檔信息難以“獨善其身”，文檔管理必然“險象環(huán)生”，時時面臨安全風險。

辦公自動化既是高科技產物,又是一項復雜的系統(tǒng)工程,在在此項工作時,需將先進的計算機及其網絡數據庫技術應用、安全保密法規(guī)及措施、單位內部的各項規(guī)章制度、文書學、檔案學、本單位業(yè)務需求、財力物力合理分配及推廣應用、人員培訓等多方面統(tǒng)籌考慮、綜合平衡，否則，一個方面存在薄弱或沒有做好，就會影響全系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)工作的正常運行和整體作用的發(fā)揮。

總之，在辦公自動化環(huán)境下為了更好的進行文書檔案管理，就必須轉變思想、改變觀念，用信息化、科學化的頭腦來提高管理水平，做到與時俱進，不斷把新的技術應用于文書檔案管理中，同時采用多種辦法克服辦公自動化帶來的弊端和負面影響，從而才能不斷提高文書檔案的利用率，使之更好地為日常工作事務及管理決策層服務。

參考文獻：