人事檔案管理重要性精選(九篇)
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第1篇：人事檔案管理重要性范文
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事工作；人事檔案管理；重要性
一、醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院人事工作中的重要性
（一）提高醫(yī)院人事管理質(zhì)量。醫(yī)院人事管理質(zhì)量的提升，不僅要對個人表現(xiàn)出的工作狀態(tài)、能力、成績進行監(jiān)管，還要借助人事檔案，嚴(yán)格審查個人學(xué)歷、工作經(jīng)歷、背景等，避免出現(xiàn)學(xué)歷造假、身份造假等情況，所以加強醫(yī)院人事檔案管理，對提高醫(yī)院的人事管理質(zhì)量具有非常重要的作用。（二）增強醫(yī)院對人員的信息保護工作。人員的信息尤其是個人隱私信息是受法律保護的，在法律未允許的前提下不能隨便暴露，醫(yī)院人事檔案管理通過紙質(zhì)、電子形式進行保存，對保護人員檔案信息的安全性加上了“雙保險”，最大限度地避免了因人員信息泄露而產(chǎn)生的嚴(yán)重后果。（三）為醫(yī)院完善整體的管理體系添磚加瓦。醫(yī)院人事檔案管理也是醫(yī)院整體管理體系中的重要組成部分，提升其管理效率和質(zhì)量，本質(zhì)上也是推動醫(yī)院整體管理體系的不斷完善，繼而促進醫(yī)院整體管理水平的不斷提升。而隨著檔案管理越發(fā)受到社會的高度重視，其在為醫(yī)院完善整體的管理體系的過程中也發(fā)揮著越來越重要的作用。
二、醫(yī)院人事檔案管理的對策
（一）進一步強化紙質(zhì)檔案保存措施。1.加入防火、防水設(shè)備。目前，醫(yī)院人事檔案的安全管理措施并不到位，部分非常重要的檔案材料、對外合同、醫(yī)院重要人事資料等都被簡單放入柜子里鎖起來，一旦遇到火災(zāi)水災(zāi)，難保這些檔案材料不受損害。所以醫(yī)院檔案管理辦公室要對檔案保存的地方進行防火防水處理。2.及時清理，防止蟲蛀霉變。有些人事當(dāng)時因為常年不動，已經(jīng)嚴(yán)重積灰，極易出現(xiàn)蟲蛀霉變等情況。作為檔案管理員，必須要及時清理這些重要檔案，及時噴灑霧狀或放置固體的防蟲劑，同時要定期把檔案拿出來曬一曬，防止其出現(xiàn)霉變。（二）定期更新人事檔案信息。1.讓人員定期填寫最新的檔案信息。人員的某些信息，例如家庭住址、手機號碼等都是可以變換的，為保證檔案信息的真實性，醫(yī)院必須讓每名人員定期填寫最新的檔案信息，重點關(guān)注那些常變動的信息，如上述提到的家庭住址和手機號碼。2.必須修改超過年限的檔案信息。有些檔案信息由于長期封存，已經(jīng)超過了保存年限，對于這些檔案信息，檔案員不能一刀切地把它們?nèi)慷继幚淼?，而是需要重新修訂一些比較重要的檔案信息，如果在修訂過程中發(fā)現(xiàn)有信息不符的地方，一定要及時詢問本人弄清楚信息，這樣才不會讓珍貴的檔案信息資源白白流失。（三）完善電子檔案管理手段。1.開發(fā)與電子檔案管理系統(tǒng)相配套的手機APP。電子檔案管理系統(tǒng)通常都是PC版的，但是隨著智能手機的大面積推廣和普及，醫(yī)院作為電子檔案管理系統(tǒng)的擁有者和使用者，必須要緊跟時代潮流，積極與軟件企業(yè)合作開發(fā)與電子檔案管理系統(tǒng)相配套的手機APP，這樣既可以方便檔案管理員的工作，又可以為檔案管理提供軟件層面的“雙保險”，一舉兩得。2.加強系統(tǒng)安全保護，防止病毒入侵。醫(yī)院人事檔案信息非常珍貴，這也會引起網(wǎng)絡(luò)黑客的注意，為避免這些重要的資料遭遇黑手，醫(yī)院必須要協(xié)同網(wǎng)絡(luò)管理部門加強對系統(tǒng)的安全保護工作，通過訂購專業(yè)的防病毒軟件、防火墻、建立內(nèi)外網(wǎng)隔離系統(tǒng)等方式防止病毒入侵。
三、結(jié)束語
綜上所述，本文分析了醫(yī)院人事檔案管理的重要性以及相關(guān)的管理對策，人事檔案管理工作的重要性體現(xiàn)在提高醫(yī)院的人事管理質(zhì)量、增強醫(yī)院對人員的信息保護工作以及完善醫(yī)院整體的管理體系三個方面，而基于其重要性，相關(guān)的管理對策也需要從紙質(zhì)檔案保存、檔案信息維護以及電子檔案管理升級三個方面進行，多管齊下，從而使人事檔案管理工作邁上新臺階。
【參考文獻】
[1]陳麗.探究人事檔案管理在醫(yī)院人事工作中的重要性[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息,2016(1).
第2篇：人事檔案管理重要性范文
【關(guān)鍵詞】人事檔案 管理 人力資源
一、人力資源管理和人事檔案管理
所謂人力資源管理，其實就是結(jié)合一定物力的人力，通過科學(xué)措施進行合理培訓(xùn)、組織以及調(diào)配，確保物力、人力可以保持在最佳比例狀態(tài)，并運用對人思想、心理以及行為等進行控制、協(xié)調(diào)以及引導(dǎo)，充分發(fā)揮人的主觀能動性，做到人盡其才、事得其人、人事相宜，最終實現(xiàn)組織目標(biāo)。從根本上說，人力資源管理的中心是“人”。所謂人事檔案管理，其實就是國家機構(gòu)與社會組織等在進行相關(guān)人事活動中逐漸形成，以此反映與記述德才能績、個人經(jīng)歷及工作表現(xiàn)等材料。人事檔案管理具有真實性、動態(tài)性、現(xiàn)實性以及機密性等特點，是歷史的、全面地對人才進行考察與了解，對人才進行正確選拔與任用的重要依據(jù)。就某種意義而言，人力資源管理與人事資源管理具有隸屬關(guān)系，在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案管理時期重要環(huán)節(jié)，同時也是對個人進行全面考察的重要依據(jù)，同時也是合理管理人才的重要措施。所以要想對人力資源管理進行合理配置，最大限度地使人力資源管理價值得以實現(xiàn)，就一定要對人事檔案管理予以完善。人力資源管理的基礎(chǔ)是人事檔案中的有效信息。因此，人事檔案管理質(zhì)量直接影響著人力資源管理的有效性。
二、人力資源管理中人事檔案管理的重要性
在人力資源管理中，人事檔案所提供的信息是其識、選、用人才的依據(jù)，所以，人力資源管理和人事檔案管理關(guān)系非常密切。
（一）為開發(fā)人力資源提供可靠、真實的數(shù)據(jù)與信息
通過相關(guān)人事檔案能夠?qū)T工人生軌跡進行動態(tài)分析，掌握員工過去與現(xiàn)在，并對員工發(fā)展?jié)摿M行預(yù)測。人事檔案能夠?qū)⒕哂袃r值的相關(guān)信息提供給企業(yè)，幫助企業(yè)及時挖掘人才，防止對人才的埋沒與壓制，雖然作用各異、類型不同，然而，如果有利于發(fā)揮系統(tǒng)功能，則為有用人才。利用人事檔案中的相關(guān)信息，可以做到人才使用時的揚長避短，充分發(fā)揮人才效力。
（二）有利于合理配置人力資源
通過人事檔案能夠?qū)T工信息進行深入性了解，進而科學(xué)管理企業(yè)員工。人事管理有效性能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源信息共享，企業(yè)中配置資源時，依照人才不同的特點與能力，做到因事?lián)袢?，以人治事，使人才?yōu)勢得到充分發(fā)揮，在各系統(tǒng)、部門以及組織中促進人才有序、合理流動，最終促進企業(yè)發(fā)展。
（三）更規(guī)范、科學(xué)地預(yù)測人力資源需求
企業(yè)組織內(nèi)部是影響人力資源需求的主要因素，有效分析人力資源檔案有助于企業(yè)對人才需求進行及時了解，最終對人才資源計劃予以合理制定。
三、不善的人事檔案管理對人力資源管理的負面影響
（一）檔案材料虛假性不利于合理配置人力資源
真實性是檔案的基本特質(zhì)，若檔案缺乏真實性，那么人事檔案就會不具備利用價值。由于信息缺乏對稱性，導(dǎo)致檔案頻頻出現(xiàn)失真的個人信息現(xiàn)象。像假年齡、假學(xué)歷以及假工齡等等。這些虛假信息會導(dǎo)致人事部門無法對企業(yè)職工做正確評估，無法正確制定企業(yè)人員補充計劃、配置計劃、退休及解聘計劃等相關(guān)工作。
（二）人事檔案內(nèi)容雷同、分散，導(dǎo)致人力資源效力的降低
企業(yè)人事檔案一定要對員工真實面貌進行歷史、全面以及客觀反映，但是，目前很多人事檔案內(nèi)容抽象、資料單一，不能體現(xiàn)個性化，此現(xiàn)象導(dǎo)致企業(yè)在對人才的選用上缺乏一定參考價值，對企業(yè)員工正常晉升與選拔產(chǎn)生直接性影響，不僅會挫傷員工工作積極性，而且還會造成企業(yè)經(jīng)濟損失。
（三）落后的檔案材料管理，缺乏時效性，阻礙人力資源管理效率
陳舊的人事檔案材料都屬于記錄當(dāng)事人歷史的重要依據(jù)，因為不會對已置于人事檔案的相關(guān)員工材料進行二次審核，而且最新的檔案也屬于程式化，對近期反映員工工作的檔案又很少，所以人力資源管理部門無法從中獲取有價值的企業(yè)信息。而且隨著不斷流動的企業(yè)人員，對企業(yè)進行個人檔案的查閱帶來不便，造成時間與人力的浪費，從而降低企業(yè)工作效率。
四、對人事檔案管理予以完善，服務(wù)于現(xiàn)代人力資源管理
優(yōu)化人事檔案管理，加強企業(yè)人事檔案的真實性與動態(tài)性。在管理企業(yè)人事檔案活動中，企業(yè)需要及時改革與新情況、新形勢不相適應(yīng)的規(guī)章制度，構(gòu)建與新形勢相適應(yīng)的、新德、更科學(xué)與合理的人事檔案管理機制，確保人事檔案管理的制度化與法律化。對檔案材料登記與傳遞機制予以構(gòu)建與完善。人事檔案內(nèi)容一定要重視動靜結(jié)合、橫縱結(jié)合，便于人力資源管理部門可以準(zhǔn)確、及時了解員工實際情況。提高檔案管理工作者素質(zhì)。提高人事檔案管理工作者素質(zhì)是將人事檔案管理工作做好的重要舉措。人事檔案管理需要工作人員一定要具備較高工作素質(zhì)、良好職業(yè)道德及嚴(yán)格企業(yè)組織紀(jì)律，所以，一定要加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與思想建設(shè)，不斷拓寬其知識領(lǐng)域，保證檔案管理人員可以不斷適應(yīng)更高要求、更新的管理檔案工作。
五、結(jié)語
人事檔案是一個組織或者企業(yè)對人才進行了解、考察以及合理使用的重要依據(jù)，企業(yè)基本的人事檔案特性對企業(yè)人力資源管理具有決定性作用。真實、規(guī)范以及健全的人事檔案管理對企業(yè)建立和開發(fā)人力資源具有重要意義。所以，一定要對人事檔案管理作用進行充分發(fā)揮，最終促進企業(yè)人力資源和諧、健康發(fā)展。
參考文獻
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第3篇：人事檔案管理重要性范文
1 人事檔案的定義
人事檔案是指國家機構(gòu)，社會組織在人事管理活動中形成的，記敘和反應(yīng)個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它包含以下幾種含義：
（1）人事檔案是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用職工的重要依據(jù)。是國家檔案的重要組成部分。我國的人事檔案主要分為學(xué)生檔案、工人檔案、干部檔案和軍人檔案四種類型。
（2）人事檔案主要來源于一定單位的人事管理活動，是國家在用人治事，以及處理與人有關(guān)的事情時所形成的文字資料，如履歷表、職工登記表、考核表、鑒定表、調(diào)資表、干部任免表等有參考價值的各種文字、表格等數(shù)據(jù)。
（3）人事檔案是反映一個人的經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)實際、專長愛好等情況的原始記錄，是個人情況的如實記載。
（4）人事檔案是處理完畢的具有使用價值和保存價值的文字資料。凡是決定歸入人事檔案的文字資料，必須是完成了審批程序、手續(xù)完備、內(nèi)容真實、有查考價值的資料，不是個人的所有資料都要歸檔。
（5）人事檔案是以個人姓名為特征、內(nèi)容條理、排列有序而組成的專卷或?qū)?，它的?nèi)容和成分只能是同一個人的有關(guān)材料，不允許混雜他人的材料。
2 人事檔案管理過程中存在的問題
（1）對人事檔案管理工作認識不足。主要是相當(dāng)一部分人對人事檔案工作的認識存在一些誤區(qū)，感覺人事檔案管理工作不是單位的一項主要工作，只是一項普普通通的事務(wù)性保管工作，只要做到不泄密，不丟失就行。能方便查檔，能應(yīng)付調(diào)動就可以。從根本講，是沒有將這項工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，因此往往容易忽略人事檔案管理工作。
（2）歷史遺留問題多，檔案不規(guī)范。隨著各單位體制改革的深入，人事檔案遺失，殘缺成了見怪不怪的現(xiàn)象。由于隸屬關(guān)系、管理方式不同、管理人員頻繁更換發(fā)等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)人事檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊等問題。如人事檔案盒破損不堪；人事檔案材料殘缺不全；檔案材料沒有規(guī)范整理；歸檔材料規(guī)格不一；有的甚至沒有科學(xué)的分類和裝訂等等。這其中主要是檔案交接工作存在的問題比較嚴(yán)重，往往是人員離了崗檔案還在原單位，檔案交接手續(xù)遲遲不辦，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量不清、責(zé)任不明、界限不清等問題。
（3）人事檔案內(nèi)容失真，材料不全。真實性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的人事檔案材料中真實性卻不高，有的檔案內(nèi)容前后不符，如時間方面，出生年月農(nóng)歷、公歷隨意填寫，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致，每次填寫往往不一致；姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明等等，著給材料的歸檔造成麻煩。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點，沒有缺點；只有成績，沒有差錯。這些問題的出現(xiàn)在與干部職工在填寫材料時沒有實事求是，怎么有利于自己就怎么寫，有太大的隨意性。人事檔案部門也沒有進行嚴(yán)格的審核把關(guān)，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。
（4）人力，物力資源配置不足。由于辦公條件限制，有些單位雖然檔案材料堆積如山，但沒有實現(xiàn)三室分開，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開，人事檔案庫房沒有配置防盜門窗、去濕機、加濕器等硬件設(shè)施。在各種材料的限制下導(dǎo)致檔案材料霉變、蟲蛀，影響了檔案的美觀、整潔、完整。
（5）檔案管理手段落后，現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用，目前，大部分企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理還是僅限于紙質(zhì)管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數(shù)據(jù)庫管理，根本沒有涉及到聲像管理。計算機在人事檔案的管理中，只發(fā)揮了簡單的檔案材料目錄的錄入工作，人事檔案管理信息化功能尚未開發(fā)。隨著社會的發(fā)展，辦公條件的改善，為了更加全面的記錄職工所有的經(jīng)歷和資料，建立聲像檔案必將是一種趨勢。
3 對目前人事檔案管理的幾點建議
（1）領(lǐng)導(dǎo)重視，組織得力。單位領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該進一步增強檔案意識，充分認識到人事檔案管理工作在單位的重要作用和地位，進一步加強對這項工作的領(lǐng)導(dǎo)和部署，注意加強對檔案管理的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查等工作，隨時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。要主動關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)和生活，這些措施最終可以促進人事檔案工作效率的提高。
（2）配備專職檔案管理人員，提高管理人員的素質(zhì)。按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，人事部門要高度重視檔案工作干部隊伍的建設(shè)，注意挑選責(zé)任心強的黨員干部負責(zé)檔案工作，加強對其培養(yǎng)教育，調(diào)動與發(fā)揮其積極性與創(chuàng)造性，定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們盡快掌握現(xiàn)代化管理知識，提高檔案管理的技術(shù)水平。要關(guān)系從事檔案管理人員的生活條件，適當(dāng)給予他們一定的特殊崗位津貼，這樣才會調(diào)動檔案管理工作人員的積極性與創(chuàng)造性，保障檔案事業(yè)持續(xù)、協(xié)調(diào)、健康發(fā)展。
（3）加強制度執(zhí)行力度，進一步規(guī)范檔案資料管理。堅持“五不查閱”即：無查閱干部介紹信不準(zhǔn)查，非正式黨員不準(zhǔn)查，本人不準(zhǔn)查，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)查，牽涉到親屬不準(zhǔn)查；“四不借出”即：未經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，親屬檔案不借；“三不轉(zhuǎn)遞”即：個人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)函不轉(zhuǎn)，接受單位不明不轉(zhuǎn)。對轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出的檔案嚴(yán)格把關(guān)，履行登記手續(xù)。做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接受材料有登記，查閱、借閱檔案有登記、提供準(zhǔn)確。這樣可以做到避免檔案的丟失、涂改、抽取、偽造等現(xiàn)象，保證檔案管理規(guī)范有序。
第4篇：人事檔案管理重要性范文
企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)管理中的一個重要組成部分，它在多個方面有著不可忽視的重要性。
一、企業(yè)人事檔案對單位人力資源工作的重要性
企業(yè)人事檔案對單位人力資源工作的重要性主要表現(xiàn)在以下三個方面：
一是為企業(yè)的一些重大人事決策提供了必要的依據(jù)。通過充分閱研人事檔案，能夠詳盡了解每一位員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等，進行綜合分析規(guī)劃，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，從而保證人力資源決策科學(xué)化、合理化。
二是提高人力資源使用效率和使用價值，合理進行人力資源配置。隨著時間的推移，出現(xiàn)人員流動、崗位變化等情況，人事檔案會隨著人員的流動而不斷傳遞，檔隨人走是人事檔案的動態(tài)特征，企業(yè)人員流動相對較快，要謹(jǐn)防發(fā)生有檔無人或有人無檔的現(xiàn)象。人檔統(tǒng)一才能使人力資源得到最佳的配置，使人才在企業(yè)的各個部門、各個崗位之間合理流動。
三是能夠做到知人善任、選賢舉能、知人善用，深挖每個員工的潛力，發(fā)揮他們在所擅長崗位上的最大效能。除組織直接派人考察外，還必須通過查閱人事檔案進行全面了解，主要內(nèi)容包括：道德品質(zhì)，工作經(jīng)歷，特長、成績與貢獻等等，從而為企業(yè)進行干部考察、任免、調(diào)配提供真實可靠有效的資料。
二、企業(yè)人事檔案對員工本人的重要性
有些員工認為檔案存在單位，平時根本不接觸，對自己的意義不是很大，甚至個別職工認為檔案可有可無，那事實真的如此嗎？
企業(yè)人事檔案對職工本人工作和生活的方方面面都有重要作用，如認證身份、計算連續(xù)工齡、申報職稱、政治審查等等，在按規(guī)定出具有關(guān)證明（包括存檔證明、婚姻證明、學(xué)歷證明、家庭成員證明、出國證明），辦理退休等，都需要以人事檔案為依據(jù)。
三、企業(yè)人事檔案對社會信用體系建設(shè)的重要性
人是社會的基本單位，也是信用的提供者和接受者，因此個人信用體系是社會信用體系的必不可少的組成部分。人事檔案是個人信用信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等情況，可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。另外，檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評定職稱、辦理社會保險和退休手續(xù)、提供出國政審和涉外公證材料等，從而形成完整的個人信用基礎(chǔ)信息。
綜上所述，在當(dāng)今社會，企業(yè)人事檔案的作用并沒有在時展的背景下被逐漸弱化，相反，隨著社會的發(fā)展，社會和企業(yè)正在重新認識企業(yè)人事檔案的重要性，從而對企業(yè)人事檔案的管理提出了更高的要求。
如何加強對企業(yè)人事檔案管理，通過理論學(xué)習(xí)和工作實踐經(jīng)驗，我認為應(yīng)該從以下幾方面著手：
一是啟動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作，建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度。青島市政府在“十三五”規(guī)劃中明確提出要加強標(biāo)準(zhǔn)化工作，用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理，在人事檔案管理中，也同樣需要加強制度的標(biāo)準(zhǔn)化管理。對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全，檔案的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。
二是推動檔案信息化建設(shè)，建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)。人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員，由于企業(yè)的工作性質(zhì)、社會責(zé)任、職業(yè)特點、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。我們可以利用信息化手段，根據(jù)不同類別的人員設(shè)計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。
三是提高人事檔案管理重視程度，重視人才引進、人員培訓(xùn)，全面提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)。在知識經(jīng)濟時代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進高素質(zhì)人才的同時，企業(yè)也應(yīng)注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。
四是增強服務(wù)意識，積極主動的提供人事信息服務(wù)。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強服務(wù)意識，改變長期以來坐等上門的被動服務(wù)方式，增強服務(wù)意識，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。
第5篇：人事檔案管理重要性范文
（一）重視程度不夠。目前，測繪單位普遍存在生產(chǎn)項目工期緊、任務(wù)重、人手少等問題，在日常工作中，人事檔案管理經(jīng)常被忽視，各單位的重視程度不夠，直接導(dǎo)致在需要查找和利用人事檔案資料的時候，出現(xiàn)人事檔案資料查找不及時、更新速度慢等問題。（二）流程缺乏規(guī)范性。在當(dāng)前對人事檔案進行管理，有些單位認識到人事檔案管理的重要性，但是人事檔案的管理人員缺乏對規(guī)范性流程的認識，在進行管理的過程中往往隨意性較大[2]。測繪人事檔案存在部分檔案沒有進行分類管理、缺少檔案清單、檔案查閱記錄不完整、歸檔目錄沒有專人管理等問題，使檔案管理流程不夠規(guī)范。（三）制度不夠健全。相對于快速發(fā)展的測繪地理信息技術(shù)來說，測繪人事管理制度是相對滯后的，測繪人事檔案管理制度存在漏洞，制度更新不夠及時，現(xiàn)有的測繪人事檔案管理制度不能滿足新時期測繪人事檔案管理的需求，人事檔案制度的不健全阻礙了測繪事業(yè)的發(fā)展。（四）測繪人事檔案資料的基礎(chǔ)不完善。近年來，測繪人事檔案資料的基礎(chǔ)工作在逐年完善中，但仍未做到通過調(diào)閱檔案各項工作可倒查可追溯，檔案管理工作可無障礙交接，測繪人事檔案資料的基礎(chǔ)仍然處在較低水平，導(dǎo)致人事工作整體管理水平下降，無法更好地為新時期測繪工作的發(fā)展提供服務(wù)。（五）信息化水平落后。目前，測繪系統(tǒng)尚未建立測繪人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，人事檔案信息補充和更新速度慢，補充和更新工作花費大量的人力物力，費時費力。此外，測繪系統(tǒng)有大量的涉密人員，測繪人事檔案信息保密工作做的不到位，人事檔案管理存在安全隱患。
二、做好測繪人事檔案管理的建議
（一）提高管理人員對測繪人事檔案的認知。加大測繪單位管理層對人事檔案管理的重視程度，組織人事檔案管理人員參加國家、省、市檔案局組織的培訓(xùn)課程，加大檔案資料管理宣傳力度，提高每一名人事檔案工作人員對干部職工人事檔案管理重要性的認識，保證每個人在工作過程中都“不亂為、不妄為”，全面提高新時期測繪人事檔案管理人員對檔案管理的認識水平。（二）規(guī)范測繪人事檔案管理流程。在新時期，要不斷提升測繪人事檔案的精細化、精準(zhǔn)化管理水平，規(guī)范測繪人事檔案管理流程，為完善測繪人事檔案管理打好堅實的基礎(chǔ)。同時在進行人事檔案資料收集、歸檔、檢索、查閱的過程中也要制定配套制度，全面提高人事檔案管理的科學(xué)性，同時要提高安全性，避免人事檔案資料的泄露[3]。（三）完善測繪人事檔案管理制度。在保證檔案原始資料完整的同時，不斷完善干部職工人事檔案信息及管理制度，組織開展必要的測繪人事檔案管理制度及辦法的編制和修訂，通過學(xué)習(xí)調(diào)研、征求意見、組織研討等方式，逐步完善測繪人事檔案管理制度，并且認真按照規(guī)定的制度和程序辦事。（四）規(guī)范測繪人事檔案管理基礎(chǔ)。夯實測繪檔案管理基礎(chǔ)，打造嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的內(nèi)部測繪檔案管理體系，完整反映工作開展情況及干部職工成長歷程。根據(jù)工作內(nèi)容，分別建立干部任免及批復(fù)、干部選拔任用紀(jì)實、領(lǐng)導(dǎo)干部個人有關(guān)事項報告、黨費收支及公示、組織人事規(guī)章制度等6個檔案體系，全面準(zhǔn)確反映工作進展情況，如實記錄工作開展過程。做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集以及職稱評定、年終表彰、干部審查、違紀(jì)處分等階段性材料收集，在收集材料的同時，注意鑒別人事檔案資料的真?zhèn)危_保測繪人事檔案資料的真實性和準(zhǔn)確性。（五）提升測繪人事檔案管理信息化水平。對于測繪人事檔案的管理，應(yīng)該更好地借助新媒體工具，借助掃描儀、信息系統(tǒng)、自動識別系統(tǒng)等工具，將現(xiàn)有的檔案信息數(shù)據(jù)化。應(yīng)建立測繪干部職工人事檔案信息化管理制度，有效降低檔案管理過程中的物力成本和人力成本。信息化的同時，做好檔案保密工作，確保干部職工人事檔案管理工作的規(guī)范性、嚴(yán)肅性及真實性。
三、結(jié)束語
目前，測繪事業(yè)處于剛剛完成改革發(fā)展的新時期，如何做好測繪人事檔案管理顯得尤為重要，測繪工作人員應(yīng)充分認識到人事檔案管理的重要性，采取更加高效的措施和辦法，完善測繪人事檔案管理，為測繪事業(yè)快速發(fā)展提供更好的服務(wù)。
參考文獻
1.胡妤.如何做好新時期事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].人才資源開發(fā)，2019.1
2.吳啟瑞.新時期人事檔案信息化管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019.317
第6篇：人事檔案管理重要性范文
[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；人事檔案；科學(xué)管理
中圖分類號：G275 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）16-0331-01
眾所周知，隨著我國經(jīng)濟與社會的進一步發(fā)展，人事制度改革呈現(xiàn)出新的特點，與此相適應(yīng)，人事檔案的管理也要適應(yīng)新形勢、新變化加以改革。但是，部分單位仍保持著單位管理人事檔案的傳統(tǒng)模式，滿足于固有的模式和思路，思想不夠解放，創(chuàng)新不夠力度。需要指出的是，人事檔案是人才的重要信息源頭，能夠反映人員的綜合素質(zhì)和能力，因此，事業(yè)單位應(yīng)重視人事檔案的管理工作。
一、人事檔案管理的內(nèi)涵
人事檔案作為事業(yè)單位檔案的重要組成部分，必須予以高度重視。檔案管理員要明晰人事檔案的內(nèi)涵，進而開展科學(xué)規(guī)范的管理。人事檔案是機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位在人事管理活動中形成的記述和反映個人德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備日后查考利用的文件材料。人事檔案是每個人自然情況、學(xué)歷、社會經(jīng)歷的原始記錄，它真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎懲等方面情況。它的原始性、真實性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應(yīng)。在選人用人、人才流動、職稱評聘、工資調(diào)整、參加社會保險等方面起著依據(jù)作用。管理人員應(yīng)該從人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等方面，合理完成檔案的管理工作，促進檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、專業(yè)化。加強人事檔案管理工作，提高人事檔案管理水平，對于開發(fā)人才資源，加強人才隊伍建設(shè)，促進各項事業(yè)和工作的順利開展有著不可低估的作用和意義。
二、人事檔案管理亟需改進的問題
快速發(fā)展的社會和人事制度改革要求事業(yè)單位必須加快人事檔案管理步伐，從而適應(yīng)社會發(fā)展需要，為此，事業(yè)單位必須正視人事檔案管理中存在的問題，加以徹底改進。
1、檔案管理意識不濃 實現(xiàn)認識檔案的科學(xué)規(guī)范管理，關(guān)鍵要素在于樹立科學(xué)的檔案管理意識。需要說明的是，受傳統(tǒng)觀念影響，部分檔案管理員乃至領(lǐng)導(dǎo)者認為人事檔案管理工作是輔工作，只需要做好收集檔案，不丟失就已經(jīng)足夠勝任；加之正常工作中，對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求比較低，人員管理相對松散，檔案工作經(jīng)費不足，由此導(dǎo)致檔案管理懈怠和疏忽，管理人員被動工作。
2、制度不周密，設(shè)施不完善 一個不爭的事實是，事業(yè)單位人事檔案管理人員流動性較大，變動比較頻繁，新員工對檔案管理操作不熟練，往往會發(fā)生紕漏，造成人事檔案的損壞和丟失；加上不少單位檔案室狹小，配套設(shè)備不夠完善，材料隨意擺放，紙張泛黃褪色，檔案安全保護性差，嚴(yán)重影響檔案的完整性和美觀性；而制度的不周密也容易導(dǎo)致部分單位在審查資料時不嚴(yán)格把關(guān)，虛假性報告流入，致使人事檔案質(zhì)量較低，利用價值不高。
3、專業(yè)素養(yǎng)不高 人事檔案的重要性自不待言，因此其安全保護十分重要，這就需要具備專業(yè)素質(zhì)的人去管理、維護，而事實上，很多事業(yè)單位人事檔案管理人員卻是兼職，專業(yè)素養(yǎng)不高，背離了認識檔案工作人員必須細致謹(jǐn)慎、有充足檔案管理經(jīng)驗的基本要求；加上各個單位辦公經(jīng)費緊張，很難安排檔案管理人員外出培訓(xùn)，致使從業(yè)人員對檔案工作流程處于懵懂階段，服務(wù)意識淡薄，工作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，操作不熟練，影響人事檔案管理工作的進行；特別需要說明的是，數(shù)字信息化時代，檔案人員需要具備數(shù)字化信息技術(shù)，可惜的是，部分管理人員對信息技術(shù)掌握不夠熟練，計算機在檔案資料檢索中應(yīng)用匱乏，導(dǎo)致數(shù)據(jù)前期錄入工作量大且煩瑣，致使人事信息不能得到很好的利用。
三、科學(xué)建構(gòu)人事檔案管理體系
據(jù)上所述，事業(yè)單位要針對人事檔案管理中存在的問題，采取科學(xué)有效的措施，建構(gòu)起規(guī)范高效的認識檔案管理體系。
1、樹立科學(xué)的檔案管理意識 事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要具備前瞻意識，用發(fā)展的眼光全面認識人事檔案管理的重要性，配備優(yōu)質(zhì)的軟硬件設(shè)施，始終如一的強化人事檔案管理的重要性；按照國家規(guī)定解決從業(yè)人員職稱待遇問題，從制度上對檔案管理工作進行稽核考察，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化、程序化。
2、立章建制，完善設(shè)施 要想使人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化，真正發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟效益，就必須加大軟硬件設(shè)施投入，要注入資金全面改善檔案管理工作室的工作環(huán)境，引進相關(guān)管理設(shè)備，從而保障檔案管理高效運轉(zhuǎn)；健全檔案管理制度，對人事檔案的信息收集、日常整理、借閱參考和開發(fā)利用等進行明細的劃分和登記，確保檔案的內(nèi)容不會被修改；健全目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，按實際情況做出借閱登記，防止檔案的丟失或損毀，實現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化。
第7篇：人事檔案管理重要性范文
【關(guān)鍵詞】新形勢；事業(yè)單位；人事檔案管理
事業(yè)單位人事管理主要指得是企業(yè)在運營與發(fā)展的過程中，通過對人事管理活動中的日常人員情況進行管理與調(diào)配，具體包括人員個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、自身能力等，這些企業(yè)人員的日常情況都是人事檔案管理工作不可忽視的重點內(nèi)容，對于人才政策制定上有著非常重要的作用，是企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才并對其進行管理的依據(jù)。隨著我國對人事制度的改革力度不斷增大，在推進事業(yè)單位改革中，人事單位如何有效地進行管理是一項非常重大的任務(wù)。
一、新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理存在的一些問題
隨著社會的不斷發(fā)展，科學(xué)不斷地進步，我國的社會主義市場經(jīng)濟體制在實踐階段不斷完善與創(chuàng)新，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作，在很大程度上已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，當(dāng)前人事檔案管理出現(xiàn)的問題有以下三點。
（一）事業(yè)單位人事檔案管理水平過低。目前，國內(nèi)大部分企業(yè)的人事檔案儲備量較大，但在企業(yè)的運營過程中卻未能給企業(yè)帶來實際的經(jīng)濟效益，很多關(guān)鍵性的人事檔案材料都是空洞的，缺乏那種細致的、實際能力的，比如：個人道德品質(zhì)、個人業(yè)務(wù)能力、專業(yè)技術(shù)強弱等。整體的人事檔案質(zhì)量不高，大多數(shù)都是反映過去的情況，能反映當(dāng)前情況的人事檔案卻很少。再或者就是一些人事檔案材料中結(jié)論性太強，通常只會涉及工作人員的優(yōu)點，但是對人員的一些缺點或不足很少反映，在內(nèi)容上顯得較為單一化，無法真正起到實際作用。
（二）人事檔案管理體制落后。遍觀國內(nèi)眾多企業(yè)的人事檔案管理工作，人事檔案管理體制的落后與缺陷逐漸成為阻礙我國事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要因素之一。通過對我國傳統(tǒng)事業(yè)單位的人事檔案管理體制進行研究，可以明顯了解到其中所存在的諸多問題，這些管理體制上的弊端與落后問題，只會導(dǎo)致我國事業(yè)單位在進行人事檔案管理的過程中不斷浪費大量的人力、財力和物力。人事檔案管理制度的落后更會導(dǎo)致企業(yè)諸多管理機構(gòu)在實際運營過程中出現(xiàn)內(nèi)部因素引發(fā)的問題，對企業(yè)的生產(chǎn)與人員管理工作造成極大的影響，致使企業(yè)管理人員與事業(yè)單位工作人員在實踐工作中頻頻出現(xiàn)矛盾，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位人事管理工作的發(fā)展，嚴(yán)重者更會對企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟損失。
二、新形勢下解決人事檔案管理問題的具體措施
（一）加強企業(yè)人員對人事檔案管理工作的重要性認知。在我國事業(yè)單位的實踐工作中，相關(guān)部門應(yīng)積極加強企業(yè)人員對檔案管理工作的重要性認知，首先要做的是提高人事檔案管理工作的重視程度，從事業(yè)單位整體上提高對人事檔案管理工作的認識。對于管理部門來說，應(yīng)該讓事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)明確檔案管理的重要性，在人事檔案管理上投入資金設(shè)立專門的檔案庫、檔案查閱室、并且負責(zé)檔案管理的工作人員應(yīng)該用積極的態(tài)度面對每一份檔案，認真核實事業(yè)單位員工的檔案信息，事業(yè)單位的員工應(yīng)該積極配合調(diào)查，如實上交個人信息以及工作經(jīng)驗。檔案交接時按照法定的交接程序，在單位主管人員以及單位負責(zé)人員在場的情況下進行交接儀式，明確責(zé)任歸屬。
（二）完善人事檔案管理制度。人事檔案工作是一項綜合的工作，單純的人事部門的事情，需要各個部門進行配合。讓單位主管人員、辦公室人員、人事部人員等積極配合監(jiān)理檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，是所有與人事檔案工作有關(guān)的部門都參與到檔案管理工作中來，對檔案工作進行輔助分工處理，形成一個管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。事業(yè)單位建立完善的人事檔案管理制度，依照單位的實際情況制定合理化的管理體系，以此為檔案管理人員樹立明確的工作責(zé)任與工作義務(wù)，使檔案管理人員在實踐工作中有法可依，對于表現(xiàn)突出的優(yōu)秀員工或者輔助檔案管理的人員采取一定的獎勵措施。對事業(yè)單位的檔案管理制度進行監(jiān)督完善人事檔案管理體制的改革。
（三）加快人事檔案管理信息化建設(shè)。人事檔案管理工作是一項業(yè)務(wù)性非常強的工作，具有服務(wù)性和保密性，隨著市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，新形勢的到來，事業(yè)單位必須培養(yǎng)出一批具有較高的檔案管理水平的人員出來，全面的綜合素質(zhì)人才，使傳統(tǒng)檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型的優(yōu)質(zhì)化檔案管理形式。信息化的檔案管理工作應(yīng)實現(xiàn)人事檔案服務(wù)于人事工作，充分符合現(xiàn)代化的發(fā)展需求。但同時現(xiàn)代化的技術(shù)具有非常強的時效性，比如利用計算機等現(xiàn)代科技將實體的文字、圖片等資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X數(shù)據(jù)，使檔案管理方式從實體的檔案管理方式向虛擬的檔案管理方式轉(zhuǎn)變，提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。通過電腦屏幕查閱人員檔案的同時要利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對人事檔案管理系統(tǒng)進行更新。通過網(wǎng)絡(luò)事業(yè)單位可以查找到很多通過網(wǎng)絡(luò)共享個人資料的人才檔案信息，以提高事業(yè)單位對人才的探索能力。
三、結(jié)語
事業(yè)單位人事檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新，在具體實施過程中具有極大的難度，需要事業(yè)單位人事檔案管理人員以及單位負責(zé)人全身心地投入其中，對檔案管理方式的本質(zhì)進行一個轉(zhuǎn)變，在思想觀念與管理體制上進行創(chuàng)新，以此實現(xiàn)新形勢下的檔案管理的最優(yōu)化發(fā)展模式。
參考文獻
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第8篇：人事檔案管理重要性范文
煤炭企業(yè)由于工作環(huán)境較差，同時待遇較低，所以企業(yè)很難留住人才，企業(yè)處于人員頻繁的流動狀態(tài)下，這就對煤炭企業(yè)的人事檔案管理工作提出了更高的要求。要求檔案管理部門要充分發(fā)揮其管理職能，根據(jù)崗位上的人員認真的與其檔案進行核對，并對檔案加以管理，及時的將企業(yè)的工作人員的信息進行核實，從而為企業(yè)挖掘人才，使企業(yè)得以健康、正常、有序的發(fā)展。
二、煤炭企業(yè)人事檔案管理存在的問題
1.煤炭企業(yè)人事檔案模式單一
在我國大部分的煤炭企業(yè)當(dāng)中，往往精力都放在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營上，而對于人事檔案管理工作則較為忽視，所以在企業(yè)的人檔案管理工作中，則將企業(yè)所有人的檔案都混在一起，沒有進行分類管理，這種單一的管理模式不僅不利于資料的查找，同時也很難實現(xiàn)對人才的管理。同時企業(yè)的人事檔案只對本機構(gòu)的人員在查找、使用上提供便利，雖然做到了保密性，但已無法與當(dāng)前企業(yè)職工多樣化的發(fā)展要求相符合。
2.煤炭企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完整
在當(dāng)前的市場經(jīng)濟體制下，無論是企業(yè)用人的標(biāo)準(zhǔn)還是人在社會上生存的資本都更加注重人員的能力，這樣就導(dǎo)致企業(yè)在對人員聘用后主要以勞動合同為束縛對方的依靠，而忽視人事檔案。這種情況下，檔案就很難達到完整，再加之煤炭企業(yè)工作性質(zhì)及人員為了追求更高利益而不斷的跳槽，從而在人事檔案工作中出現(xiàn)死檔、棄檔及人檔無法相符的情況時有發(fā)生。
3.檔案管理人員素質(zhì)薄弱
由于在煤炭企業(yè)中對人事檔案的忽視，所以在企業(yè)的檔案管理工作中，往往沒有獨立的人事檔案管理部門，即使有也只是做為保管工作，而與管理沾不上邊。檔案管理人員只是簡單的當(dāng)個保管員，檔案管理人員自身素質(zhì)較低，認識不到檔案管理的重要性，人事檔案在人員更換頻繁的情況下導(dǎo)致檔案丟失、損壞的現(xiàn)象時有發(fā)生。
三、新時期煤炭企業(yè)人事檔案管理的策略
1.建立完善的人事檔案管理制度
在人事檔案管理的過程中，建立完善的人事檔案管理制度尤為重要。因此在建立制度的過程中，就要求檔案的管理人員能及時的收集、整理相關(guān)人員的檔案，同時在管理的過程中要遵循“取之有據(jù)，舍之有理”的規(guī)律。同時，在檔案的整理歸檔中，管理人員要嚴(yán)格的按照相關(guān)規(guī)定進行歸檔，同時也要認真仔細的核實檔案的真實性。最后在管理的過程中，要注意檔案的安全，同時對檔案的資料要及時的更新、補充、整理，從而使人事檔案的管理工作更加規(guī)范。
2.檔案管理分級分層，方便人才數(shù)據(jù)庫的建立與資料的查閱
在建立人事檔案過程中，注意管理人員與技術(shù)人員檔案的分級分層管理，方便未來可能出現(xiàn)的人才查找、資料查閱等情況。在人事檔案管理中可按人員類型等級進行區(qū)分，如可按管理人員、普通管理人員、技術(shù)人員進行劃分，再具體的細化。在當(dāng)前企業(yè)激烈的競爭中，人才的競爭尤為重要。人才是一個企業(yè)前進和發(fā)展的動力，同樣，在煤炭企業(yè)人事檔案管理的過程中，也需要一定的人才。因此就需要企業(yè)加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，從而提高檔案管理人員的素質(zhì)。只有這樣，才能使檔案管理的工作人員在今后的工作中，更加注重檔案管理的重要性，從而能在自己的工作崗位中恪盡職守。
3.要強化新時期人事檔案管理工作人員的服務(wù)意識，加強其檔案管理的意識，并在一定基礎(chǔ)上增加人事檔案管理工作配備投入
新時期發(fā)展下的人事檔案管理具有非常重要的意義，它不僅需要從事人員積極地工作，還需要相關(guān)部門的大力支持，為人事檔案館工作提供必要的人力和物力的支持，為人事檔案管理提供良好的工作條件。在管理過程中我們要切實的提高自身素質(zhì)和工作水平，把人事檔案工作延伸到工作內(nèi)部，積極探索人事檔案發(fā)展管理的新途徑和新方式。
四、結(jié)束語
第9篇：人事檔案管理重要性范文
1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，思想觀念跟不上時展的需要
西部地方院校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重要性認識不足，觀念守舊，認為高校人事檔案工作不外乎收集、保管、裁剪、裝訂材料等具體事務(wù)性工作，與科研教學(xué)沒有直接聯(lián)系，工作中只要材料不泄密不丟失即可，平時對檔案管理工作不聞不問；人財物上投入不足，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，對學(xué)校人事檔案人員能力素質(zhì)也沒有明確具體要求，教職工家屬或其他兼職人員都可以擔(dān)任，有的甚至成為解決教職工家屬工作問題的崗位。
1.2人事檔案管理人員素質(zhì)低、不專業(yè)
高校人事檔案管理工作是一門專業(yè)性比較強的工作，對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、思想政治、工作作風(fēng)等方面都有較高的要求，但由于各方面原因，當(dāng)前西部地方院校人事檔案管理人員大多為兼職或非專職人員擔(dān)任，有許多為領(lǐng)導(dǎo)或教職工家屬。這些人員素質(zhì)低，沒有經(jīng)受過專門的人事檔案管理培訓(xùn)，甚至對國家檔案日常管理八項制度都不清楚，僅僅將其作為一個工作崗位“混日子、領(lǐng)工資”，加之年齡偏大職稱偏低，接受新事物能力低，其專業(yè)能力、從業(yè)態(tài)度、思想品德、工作作風(fēng)等方面已經(jīng)不能適應(yīng)新時代對高校人事檔案管理工作人員的能力素質(zhì)需要，急需更換或提升專業(yè)素質(zhì)。
1.3經(jīng)費投入不足，場地不標(biāo)準(zhǔn)不健全
由于受辦學(xué)經(jīng)費限制，目前西部地方高校辦學(xué)經(jīng)費普遍不足，在人事檔案管理方面的投入更是少得可憐，沒有專項經(jīng)費，缺少專門的檔案管理場地，大多是普通辦公室改裝而成，面積不標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，“三室”沒分開，“三防”不到位；檔案保管的安全性無法保證。必備的檔案管理材料都配置不足，檔案管理員很少有出去學(xué)習(xí)進修的機會。
1.4人事檔案內(nèi)容收集利用率低
高校人事檔案涉及教職工的年度考核、工資與勞動關(guān)系、學(xué)歷、履歷、各類鑒定、培訓(xùn)和評定崗位技術(shù)、黨團政審、獎勵、職務(wù)任免等材料。由于各種原因，目前西部地方院校人事檔案收集的材料主要是一些個人基本信息，內(nèi)容很簡單，對于更詳實材料尤其是新近職務(wù)職稱崗位變更、獲獎等很難及時收集，不能反映個人全面信息和最新動態(tài)。另外，西部地方院校領(lǐng)導(dǎo)認為，個人的檔案材料要嚴(yán)格保密，教職工個人信息只容許上級領(lǐng)導(dǎo)和組織部門使用，其他人不能調(diào)閱，即使本人也不能隨便閱覽。導(dǎo)致人事檔案的利用率低，沒有真正發(fā)揮出檔案的作用和效益。
1.5檔案管理手段落后，信息化建設(shè)落伍
目前西部地方院校人事檔案管理手段模式仍以人工收集整理上架為主，以紙張為主要信息記錄載體，分類、編目、檢索主要靠手工完成，檔案材料歸檔整理速度緩慢，環(huán)節(jié)繁雜，效率低下；管理人員計算機應(yīng)用水平低，檔案管理信息化建設(shè)處于初步起步階段，無法實現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化管理。無法實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化接收、傳遞和共享，導(dǎo)致目前西部地方院校人事檔案管理工作處于被動輔助地位。使人事檔案管理工作始終在低水平上徘徊。
2解決對策
2.1西部高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，高度重視學(xué)校人事檔案管理工作
人事檔案具有憑證、參考和服務(wù)作用，可為高?？焖侔l(fā)展起到保駕護航作用。是高校領(lǐng)導(dǎo)選人用人、舉賢薦能、績效考核和考察干部的重要依據(jù)。檔案管理與利用能充分反映高校綜合管理水平與辦學(xué)實力。因此，西部地方高校領(lǐng)導(dǎo)首先在思想認識上要意識到人事檔案管理工作的重要性；為保證人事檔案收集整理工作的順利進行，學(xué)校應(yīng)出臺文件對各單位人事檔案收集提交提出明確具體要求，將人事檔案工作作為單位年度考核硬性指標(biāo)。劃撥足夠的檔案管理經(jīng)費；按照國家要求每千人配備一名專職檔案管理人員，定期選送檔案管理人員出外學(xué)習(xí)進修；為檔案管理人員職稱職務(wù)晉升提供便利；提供合適的辦公場地和標(biāo)準(zhǔn)檔案管理庫房；同時定期調(diào)查了解檔案管理工作，及時解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和困難。從而更好地發(fā)揮高校人事檔案工作應(yīng)有的職能。
2.2采取各種措施提高西部高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
對于已在崗的人員依據(jù)其意愿，要么進修培訓(xùn)，要么調(diào)離崗位；對于新近人員必須嚴(yán)格要求，必須是檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，通過公開招聘、理論技能考核，上崗面試等環(huán)節(jié)擇優(yōu)錄用，同時對其思想政治、工作態(tài)度、待人接物等方面嚴(yán)格要求，以保證進人用人的專業(yè)性、高質(zhì)量。平時工作中還要不斷加強管理人員的培訓(xùn)提高和定期考核，使檔案管理人員成為政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力精湛、信息化技能強的復(fù)合型專業(yè)人員。
2.3加大經(jīng)費投入力度，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)檔案用房
加大高校人事檔案管理經(jīng)費投入力度。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分意識到人事檔案管理的重要性，應(yīng)每年為人事檔案管理劃撥專門的使用經(jīng)費，配足配全管理設(shè)備材料；按照國家人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)專門的“三室”（庫房、辦公室、閱覽室），規(guī)范的檔案管理場地、庫房，多渠道籌措資金盡快落實人事檔案管理信息化系統(tǒng)。
2.4提高人事檔案收集利用率
通過領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)、下發(fā)文件、建立基層檔案管理組織、定期召開檔案管理工作會等途徑，強化檔案管理工作重要性；檢查督促基層教職工能夠按照高校人事檔案十大類（個人自傳、專業(yè)、考核、履歷、錯誤、證明、獎勵、工資、黨團和其他類）全面及時上交；同時，人事檔案除了個別材料需要保密外，大部分內(nèi)容尤其是個人業(yè)務(wù)檔案是可以公開的，如教職工基本信息、職務(wù)職稱、年齡、專業(yè)、黨政關(guān)系等，這些信息公開后，可為有關(guān)單位了解當(dāng)事人基本情況提供便利，更大范圍發(fā)揮人事檔案材料作用；同時也降低了檔案管理部門工作量。提高了工作效率。
2.5加快人事檔案信息化建設(shè)步伐
