電子檔案信息精選(九篇)
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第1篇：電子檔案信息范文
辦公自動(dòng)化、無紙化的提出是最近幾年出現(xiàn)的，這也說明了檔案事業(yè)的發(fā)展方向。檔案過去都是紙質(zhì)的，而且生成方式也是起草、簽發(fā)、催辦、歸檔，過去都是紙質(zhì)和手工處理，而現(xiàn)在都是使用計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)這些功能，在通過通訊線路進(jìn)行傳送。所以檔案就需要能夠被計(jì)算機(jī)所識(shí)別，這樣檔案的存在形式以及利用方式就會(huì)有了很大的改變。作為檔案信息使用者，專注的是信息的內(nèi)容，這些內(nèi)容可能處于各種機(jī)讀形式的檔案，那么如何將這些檔案進(jìn)行系統(tǒng)的提取就是檔案工作者所要完成的事情。
二、檔案信息電子化有其不可替代的優(yōu)勢(shì)
檔案信息電子化，其益處有：1.能夠?qū)ΜF(xiàn)有的微機(jī)進(jìn)行利用，提高其使用效率。現(xiàn)在很多的檔案館里面的計(jì)算機(jī)設(shè)備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡(jiǎn)單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻(xiàn)的加工效率，保證了其時(shí)效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當(dāng)時(shí)的科技不發(fā)達(dá)，另一方面也是有其可取之處，但是就當(dāng)前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準(zhǔn)確性上要高出手工加工不是一點(diǎn)半點(diǎn)，而檔案信息的利用非常注重其時(shí)效性，采用計(jì)算機(jī)加工，能夠縮短大量的加工時(shí)間，提升檔案信息的時(shí)效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產(chǎn)出的模式，能夠節(jié)約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經(jīng)費(fèi)比較多，而且不能夠多次產(chǎn)出，國(guó)家對(duì)檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進(jìn)行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領(lǐng)導(dǎo)和需要的部門，拓寬了服務(wù)范圍，讓社會(huì)對(duì)于檔案部門的重要性給予重視。
三、解決好電子文件歸檔工作才能真正實(shí)現(xiàn)檔案電子化
第2篇：電子檔案信息范文
1 電子檔案歸檔現(xiàn)存問題分析
電子檔案歸檔工作是檔案管理部門重要的內(nèi)容之一，但是當(dāng)前仍然存在一些問題，下面對(duì)幾種常見問題進(jìn)行說明：其一，電子檔案獨(dú)立性較差。當(dāng)前多數(shù)企?I的電子檔案均由紙質(zhì)檔案生成，獨(dú)立性較差，并且多數(shù)企業(yè)對(duì)電子檔案管理工作過的重視程度不夠，隨意更改和丟失等情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致電子檔案的真實(shí)性和完整性明顯減低；其二，電子檔案歸檔流程存在問題。電子檔案歸檔主要指工作人員對(duì)整理完成的電子文件的屬性進(jìn)行判斷，之后對(duì)其進(jìn)行拷貝，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期存儲(chǔ)的目標(biāo)，但是當(dāng)前一些企業(yè)在電子檔案歸檔過程中不能嚴(yán)格按照相關(guān)流程進(jìn)行，例如：未對(duì)電子檔案真實(shí)性和屬性等進(jìn)行判斷便直接進(jìn)行歸檔處理，這種情況導(dǎo)致歸檔工作雜亂無章，工作效率和效果較差；其三，檔案管理人員專業(yè)水平有限。電子檔案歸檔工作對(duì)工作人員的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)有較高的要求，但是當(dāng)前工作人員在專業(yè)水平上存在較低的問題，在實(shí)際工作過程中會(huì)出現(xiàn)一些人為失誤，導(dǎo)致電子檔案歸檔工作無法取得預(yù)期效果。
2 提高電子檔案歸檔工作效果的措施
第一，構(gòu)建合理的電子檔案歸檔管理體系。為了對(duì)電子檔案歸檔的合理性進(jìn)行提升，檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)歸檔管理體系進(jìn)行構(gòu)建，主要包括如下內(nèi)容：其一，所有待歸檔的文件不能分散保存，需要及時(shí)進(jìn)行歸檔；其二，制定科學(xué)、統(tǒng)一的整理方法，在正式歸檔前工作人員需要做好電子文件整理、鑒定及監(jiān)測(cè)工作，此工作由文件形成部門負(fù)責(zé)；其三，對(duì)電子文件載體質(zhì)量，格式以及規(guī)格等進(jìn)行明確規(guī)定，讓各部門對(duì)待歸檔文件按照規(guī)定要求進(jìn)行調(diào)整；其四，制定責(zé)任制度，保證電子檔案歸檔中每一項(xiàng)工作均有直接負(fù)責(zé)人，保證每項(xiàng)工作可以落實(shí)到實(shí)處，從而使電子檔案歸檔工作保質(zhì)保量的完成。
第二，對(duì)電子檔案的真實(shí)性和完整性進(jìn)行嚴(yán)格檢查。在電子檔案歸檔前工作人員需要對(duì)其真實(shí)性及完整性進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，檢查內(nèi)容主要包括：對(duì)其同紙質(zhì)文件內(nèi)容是否相同及文件載體、格式和規(guī)格是否符合規(guī)定要求等進(jìn)行判斷，進(jìn)而為其真實(shí)性提供更多保障。為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)工作人員可以從如下幾點(diǎn)著手：其一，在收集電子檔案時(shí)需要對(duì)一些重要文件的原本進(jìn)行保留，如果后期需要修改必須在保留原本的情況下進(jìn)行，此種做法可以保留多種不同版本的電子檔案，可以為后期真實(shí)性檢查工作提供便利條件；其二，對(duì)一些新式的設(shè)備和軟件進(jìn)行合理應(yīng)用，使用其對(duì)電子檔案中數(shù)據(jù)計(jì)算是否準(zhǔn)確進(jìn)行檢驗(yàn)，在發(fā)現(xiàn)問題后可依及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，從而對(duì)其準(zhǔn)確性進(jìn)行提升。
第三，對(duì)電子檔案歸檔方法進(jìn)行合理選擇?，F(xiàn)階段電子檔案歸檔方法主要有物理歸檔、邏輯歸檔和雙套制歸檔三種，下面分別進(jìn)行說明：其一，物理歸檔。物理歸檔方法又分為介質(zhì)歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔，前者主要指文書部門將整理完成的電子文件儲(chǔ)存在相應(yīng)的介質(zhì)后上交至檔案管理部門，后者主要指在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上將電子文件傳送至檔案管理部門相應(yīng)的設(shè)備上。其二，邏輯歸檔。邏輯歸檔主要指文書部門將電子文件相對(duì)應(yīng)的邏輯地址發(fā)送給檔案管理部門，其在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)電子檔案進(jìn)行管控，此種歸檔方法能夠保存電子檔案原有的物理存在位置，并且不能進(jìn)行隨意更改，電子檔案完整性較好。其三，雙套制歸檔。雙套制歸檔主要將上述兩種方法進(jìn)行聯(lián)合使用，并且需要將相應(yīng)的電子檔案制成紙質(zhì)版同時(shí)進(jìn)行歸檔，此種方法能夠?qū)﹄娮訖n案丟失后造成的影響進(jìn)行規(guī)避，可以根據(jù)紙質(zhì)版再次生成電子文件。在實(shí)際歸檔過程中檔案管理部門需要根據(jù)電子檔案的類型對(duì)歸檔方法進(jìn)行合理選擇，從而保證歸檔工作的質(zhì)量和效果。
3 加快檔案信息化建設(shè)速度的措施
第一，構(gòu)建電子檔案管理記錄系統(tǒng)。為了更好的保證電子檔案的真實(shí)性和完整性，檔案部門需要對(duì)構(gòu)建電子檔案管理記錄系統(tǒng)工作產(chǎn)生足夠的重視，利用此系統(tǒng)可以自動(dòng)的對(duì)電子文件生成、增添、刪除以及歸檔時(shí)間等進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，能夠最大程度的減少隨意更改情況出現(xiàn)的可能，同時(shí)可以為檔案信息化建設(shè)工作提供更多的數(shù)據(jù)支持，加快建設(shè)速度。除此之外檔案管理部門需要建立專門的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)各類檔案的多種形式和版本進(jìn)行保存，為后期工作人員研究過程提供更多的有利條件。
第二，對(duì)檔案信息化技術(shù)水平進(jìn)行提升。通過提高信息化技術(shù)水平可以為檔案信息化建設(shè)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，檔案管理部門可以從如下幾方面進(jìn)行：其一，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度。檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)計(jì)算機(jī)，路由器，掃描儀以及服務(wù)器等基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行合理配備，以供工作人員開展各類工作進(jìn)行使用，通過配備上述基礎(chǔ)設(shè)備后一些工作的效率和效果均明顯提升，并且為電子檔案歸檔及后期管理提供更多的便利。其二，在電子檔案數(shù)字信息錄入工作產(chǎn)生更多重視，工作人員需要邊整理邊錄入，從根源位置對(duì)數(shù)據(jù)和信息錯(cuò)誤的情況進(jìn)行杜絕，使用雙套制的方法進(jìn)行歸檔，在保證歸檔效果的同時(shí)可以最大程度的減少工作量。其三，設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限。檔案管理部門首先需要對(duì)密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理制定，在制定完成后嚴(yán)格按照其要求對(duì)歸檔的電子檔案進(jìn)行分類，主要包括公開檔案、內(nèi)部檔案和機(jī)密檔案等，之后需要設(shè)置登錄名和登錄密碼，在查找或者閱讀機(jī)密電子檔案時(shí)需要進(jìn)行身份驗(yàn)證，在驗(yàn)證成功后才能進(jìn)行一些服務(wù)，從而保證電子檔案的安全性，減少丟失或者篡改等現(xiàn)象出現(xiàn)的可能。
第三，對(duì)電子檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。當(dāng)前從事電子檔案管理工作的人員在專業(yè)水平和素質(zhì)等方面存在參差不齊的問題，一些工作人員對(duì)此項(xiàng)工作內(nèi)容和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的了解較為粗淺，無法更好的進(jìn)行工作。為了對(duì)上述問題進(jìn)行解決檔案管理部門需要對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)過程讓其對(duì)電子檔案工作產(chǎn)生更多的了解和認(rèn)識(shí)，并且能夠?qū)ψ陨碇R(shí)和技術(shù)進(jìn)行豐富，為后期實(shí)際工作奠定基礎(chǔ)。與此同時(shí)在引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備或者技術(shù)后也需要對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其對(duì)設(shè)備和技術(shù)的使用技巧進(jìn)行掌握，能夠?qū)⑵湔_的應(yīng)用于工作中，從而推動(dòng)檔案信息化建設(shè)步伐。
第3篇：電子檔案信息范文
關(guān)鍵詞：文書檔案；電子化；科學(xué)化
科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。目前國(guó)家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時(shí)的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。文書檔案信息的電子化涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對(duì)整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。
1 文書檔案信息電子化的作用
1.1 充分利用和發(fā)揮計(jì)算機(jī)的潛能，提高利用率
目前大多數(shù)單位檔案室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用。
1.2 提高檔案信息的時(shí)效性
檔案信息的電子化，工作人員可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序。
1.3 檔案信息可多份復(fù)制，拓寬了服務(wù)范圍。
2 文書檔案信息電子化的優(yōu)點(diǎn)
2.1 電子檔案能使辦公效率大大提高
電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲(chǔ)在上面。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計(jì)算機(jī)參與文書檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。
2.2 電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以及時(shí)了解檔案室概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
2.3 電子文件保存具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性
以往文書檔案辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失、延誤的情況時(shí)有發(fā)生，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。
3 文書檔案信息電子化管理中存在的問題
3.1 電子檔案真實(shí)性難以保障
因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性，人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。人們不能通過辨別字體字號(hào)的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)巍Ｔ谶@種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。
3.2 電子檔案的安全性問題日益突出
目前通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。
3.3 電子文件兼容問題
電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同系統(tǒng)生成的電子文件，相互不能通用，或者是不同軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，為管理人員增加了轉(zhuǎn)換電子文件格式的工作量，同時(shí)也增加了經(jīng)費(fèi)的支出，要購(gòu)買多種格式的軟件，以便使用。
3.4 要求檔案管理人員應(yīng)具備較高的綜合素質(zhì)
實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
4 改革措施和解決辦法探討
文書檔案信息電子化的應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)際應(yīng)用過程中遇到的一些問題，本文提出以下幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法。
4.1 信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
4.2 提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬件環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。二是要不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，逐步提升業(yè)務(wù)能力，自覺樹立學(xué)習(xí)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、安全意識(shí)。四是加大檔案部門間系統(tǒng)合作的力度，通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位利用檔案資源進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。
5 做好文書檔案管理工作的重要意義
單位檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為單位行政管理人員及時(shí)了解單位整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)。文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。我們?cè)诔浞窒硎芫W(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時(shí)，更要時(shí)刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。
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第4篇：電子檔案信息范文
1 對(duì)醫(yī)院電子檔案信息安全管理產(chǎn)生影響的因素
綜合分析，當(dāng)前對(duì)醫(yī)院電子檔案信息安全管理產(chǎn)生影響的因素主要涉及到以下幾個(gè)方面。
1.1 環(huán)境安全因素
電子檔案是將電信號(hào)和磁介質(zhì)作為主要載體的檔案文獻(xiàn)，因此環(huán)境中的磁場(chǎng)干擾和突然斷電等問題都會(huì)對(duì)電子檔案信息安全產(chǎn)生影響，出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)失真問題，影響電子檔案信息安全的合理管理[1]。同時(shí)供電系統(tǒng)的故障也可能會(huì)給電子檔案信息造成嚴(yán)重的破壞。所以在加強(qiáng)電子檔案信息安全管理工作的過程中，應(yīng)該注意突出環(huán)境建設(shè)，以環(huán)境建設(shè)為電子檔案信息安全管理提供良好的支持。
1.2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響
近幾年隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展和其在社會(huì)上的普及性應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)安全問題頻繁出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客等對(duì)信息安全產(chǎn)生了嚴(yán)重的不良影響，醫(yī)院電子檔案信息安全管理也受到嚴(yán)重的威脅。所以醫(yī)院應(yīng)該正視來自互聯(lián)網(wǎng)的威脅，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境進(jìn)行合理分析，進(jìn)而從網(wǎng)絡(luò)安全角度加強(qiáng)電子檔案信息安全管理，有效促進(jìn)檔案管理水平的全面提升。
1.3 制度和人為影響因素
現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作中管理制度建設(shè)不完善以及工作人員計(jì)算機(jī)專業(yè)素質(zhì)偏低的問題也對(duì)電子檔案信息安全管理的優(yōu)化開展產(chǎn)生了一定的不良影響[2]。在制度不完善的情況下，管理規(guī)范性不足，并且由于管理人員綜合素質(zhì)偏低，無法應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障和網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)電子檔案信息安全管理產(chǎn)生的威脅，導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案信息安全管理水平偏低。
2 新時(shí)期醫(yī)院加強(qiáng)電子檔案信息安全管理的措施
當(dāng)前社會(huì)上層出不窮的信息安全問題不僅對(duì)社會(huì)信息安全造成了一定的不良影響，甚至嚴(yán)重者還會(huì)威脅社會(huì)的穩(wěn)定。所以社會(huì)各界都加強(qiáng)對(duì)信息安全管理工作的重視，希望借助科學(xué)合理的信息安全管理，為信息行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供良好的支持。在此背景下，醫(yī)院電子信息檔案管理也受到高度重視，成為醫(yī)院檔案管理部門重點(diǎn)關(guān)注的問題。所以本文基于當(dāng)前醫(yī)院電子信息檔案管理實(shí)際需求對(duì)電子檔案信息安全管理的措施進(jìn)行了適當(dāng)?shù)姆治?，以期為電子檔案信息管理的全面優(yōu)化提供良好的支持。
2.1 加強(qiáng)對(duì)安全穩(wěn)定數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境建設(shè)工作的重視
醫(yī)院新時(shí)期加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息安全管理工作的重視，最為關(guān)鍵的一點(diǎn)就是應(yīng)該保證安全穩(wěn)定環(huán)境的建設(shè)，為電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定運(yùn)行提供良好的支持。首先，針對(duì)醫(yī)院電子檔案信息的實(shí)際需求，醫(yī)院應(yīng)該嘗試構(gòu)建獨(dú)立的存儲(chǔ)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)室，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)室內(nèi)的環(huán)境進(jìn)行合理布置，將其設(shè)置為暗室，注意采取適當(dāng)?shù)谋芄夥缐m措施，室內(nèi)除了應(yīng)該設(shè)置獨(dú)立的18T的光纖通道存儲(chǔ)設(shè)備外，也應(yīng)該引入數(shù)據(jù)核心交換機(jī)、高性能刀片服務(wù)器等設(shè)備[3]。同時(shí)，針對(duì)醫(yī)院的具體情況可以有選擇性的配置除濕器和恒溫機(jī)，保證醫(yī)院數(shù)據(jù)庫(kù)室整體環(huán)境保持在恒定溫度和濕度范圍內(nèi)，并堅(jiān)持遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，避免數(shù)據(jù)庫(kù)?子檔案信息受到電子干擾。同時(shí)，由于電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定運(yùn)行需要電源的支持，因此在環(huán)境建設(shè)工作中也注意電源保護(hù)問題，設(shè)置獨(dú)立的電源，即使遇到突發(fā)停電的情況也能夠保證數(shù)據(jù)庫(kù)室在一段時(shí)間內(nèi)的穩(wěn)定運(yùn)行，進(jìn)而為管理者手動(dòng)保存資料、關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)提供充足的時(shí)間，有效規(guī)避突然斷電對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生不良影響。這樣借助良好數(shù)據(jù)庫(kù)外部環(huán)境的建設(shè)，醫(yī)院電子檔案信息安全管理就能夠獲得良好的設(shè)備支持，提升管理效果。
2.2 提升網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)安全保障工作質(zhì)量
網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)安全保障工作在醫(yī)院電子檔案信息安全管理工作中發(fā)揮著重要的作用，能夠促進(jìn)醫(yī)院電子檔案信息安全管理工作的順利推進(jìn)，促進(jìn)管理水平的進(jìn)一步提升。所以醫(yī)院檔案管理部門在開展檔案管理工作的過程中必須保持對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)安全保障工作的高度重視，從多角度探索安全保障措施。首先，應(yīng)高度重視備份工作，確保即使電子檔案信息受到外部力量的沖擊仍然能夠進(jìn)行及時(shí)的恢復(fù)，維護(hù)電子檔案的安全。在開展備份保障工作的過程中，醫(yī)院應(yīng)該按照不同的類別實(shí)施電子檔案信息的本地備份和異地備份、在線備份和離線備份、增量備份和差分備份等，保證備份的全面性和有效性，為電子檔案信息安全工作的良好開展創(chuàng)造條件[4]。其次，電子檔案信息加密保障工作，借助加密保護(hù)，有效防止病毒和黑客的入侵，并避免電子檔案信息被不合理的修改泄密等，切實(shí)維護(hù)醫(yī)院電子檔案信息安全。一般情況下，醫(yī)院電子檔案管理部門在實(shí)施加密保障的過程中可以引入軟硬件結(jié)合的加密措施，保證只有借助專門的軟件才能夠讀取檔案信息，維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)安全。最后，設(shè)置高級(jí)別的防火墻，對(duì)檔案資源使用者進(jìn)行合理的限制，對(duì)于醫(yī)院電子檔案資源中非機(jī)密性的信息可以供個(gè)人或者相關(guān)組織使用，而對(duì)于機(jī)密性檔案則應(yīng)按照嚴(yán)格的借閱流程才能夠使用檔案資源。這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)醫(yī)院電子檔案信息安全的合理維護(hù)，還能借助對(duì)檔案機(jī)密性等級(jí)的劃分，增強(qiáng)電子檔案信息的有效利用率，為患者和社會(huì)相關(guān)組織提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)。
2.3 逐步完善檔案規(guī)章管理制度，提升管理人員的綜合素質(zhì)
在醫(yī)院電子檔案信息安全管理工作中，檔案規(guī)章管理制度的建設(shè)是維護(hù)檔案管理信息安全的重要保障，而高素質(zhì)人才則能為電子檔案信息安全管理提供相應(yīng)的人才保障，所以在加強(qiáng)電子檔案信息安全管理的過程中也應(yīng)該重視制度建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)[5]。首先，應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院電子檔案信息安全管理的實(shí)際需求逐步構(gòu)建相對(duì)完善的規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的規(guī)范，保證電子檔案信息的全面性、完整性和安全性。其次，應(yīng)注意組織檔案管理人員參與相應(yīng)的在職培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)管理人員綜合管理素質(zhì)的提升，保證管理人員能夠結(jié)合醫(yī)院電子檔案信息安全工作的實(shí)際需求開展各項(xiàng)管理工作，提升安全管理工作質(zhì)量。這樣，醫(yī)院電子檔案信息安全管理工作就能夠在新時(shí)期實(shí)現(xiàn)新發(fā)展，促進(jìn)醫(yī)院電子檔案信息資源的合理利用。
第5篇：電子檔案信息范文
[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代；電子檔案；安全性
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.22.092
[中圖分類號(hào)]G647；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）22-0-02
0 引 言
檔案記錄在我國(guó)由來已久，古時(shí)其記錄了中華民族的發(fā)展史，隨著時(shí)代的推移，如今其擁有了更廣闊的應(yīng)用范圍，也發(fā)揮了越來越重要的作用，如今電子檔案已經(jīng)基本取代傳統(tǒng)檔案管理，其作為科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，固然能夠很大程度上改善傳統(tǒng)檔案中的弊端，但也為檔案安全帶來了挑戰(zhàn)。如今檔案信息公開已經(jīng)得到了社會(huì)各界的認(rèn)可和關(guān)注，其能夠更大程度上促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，而在此過程中值得注意的是，在操作相關(guān)信息時(shí)一定要細(xì)心，否則一旦誤刪則很難恢復(fù)。
1 電子檔案存在的安全隱患
1.1 對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴性
傳統(tǒng)檔案管理主要由管理紙質(zhì)材料為主，而電子檔案與其有著很大的差異，不難發(fā)現(xiàn)，電子檔案一旦離開計(jì)算機(jī)則難以使用，甚至無法進(jìn)行檔案錄入、檔案分類等工作。數(shù)字編碼作為生成電子檔案的主要表現(xiàn)形式，其只存在于算機(jī)內(nèi)部，若人們認(rèn)為可視圖片、文字等信息即為電子檔案的話，只能說明人們并不十分了解電子文件的整體構(gòu)造，無論文字或圖片均不能夠?qū)⑵涿鞔_定義為電子文件，其只是作為輸出形式而已，計(jì)算機(jī)作為輸出載體，一旦失去計(jì)算機(jī)電子文件也就失去了效用。
1.2 載體與信息的可分離性
相較傳統(tǒng)檔案而言，電子檔案更加隨性，其可以根據(jù)不同的要求將信息轉(zhuǎn)化為不同的形式，也可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將其進(jìn)行分享，因此已經(jīng)形成電子檔案的文件可以完全脫離載體而獨(dú)自存在，紙制檔案則必須依附于紙張載體，一旦載體受損紙質(zhì)檔案也會(huì)受到相應(yīng)影響。雖然電子文件可以有效避免此種情況，但由于其具有較好的獨(dú)立性，也導(dǎo)致了其分離性有所增加，人們可以手動(dòng)刪減文件內(nèi)容，也可以隨意添加內(nèi)容，并且在不同的載體中進(jìn)行加固，此種方式雖然便捷但也造成了新的問題，如何保障信息完整性成為了其亟待解決的主要問題之一。
1.3 生成環(huán)境的安全性差
如今已經(jīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)社會(huì)、信息社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)也在不斷更新和完善中，為現(xiàn)代檔案管理提供了更為便捷的方式，但網(wǎng)絡(luò)自身攜帶的開放性卻給電子檔案的傳輸、生成等方面造成了影響，尤其人們難以分辨來自網(wǎng)絡(luò)的各種電子信息是否真實(shí)。另外，對(duì)于大多數(shù)檔案應(yīng)用系統(tǒng)而言，其常常處于不設(shè)防狀態(tài)，使得檔案寫入、傳輸、變換等多項(xiàng)操作均存在安全隱患，尤其需要注意的是黑客，黑客具有強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)操作能力，其能夠輕易盜取電子檔案，或者在電腦遭遇病毒入侵時(shí)，也容易對(duì)電子檔案產(chǎn)生影響。
2 提升信息時(shí)代電子檔案安全性的相關(guān)措施
2.1 加強(qiáng)安全防范管理
安全防范管理是一項(xiàng)較為繁瑣且系統(tǒng)的工作，為了能夠使電子檔案更具安全性，應(yīng)采取多種手段共同實(shí)施的方式，如行政、技術(shù)手段等，技術(shù)手段方面可以利用加密技術(shù)，加密技術(shù)如今已經(jīng)成為各個(gè)領(lǐng)域保護(hù)文件的重要措施之一，其能夠有效避免在檔案?jìng)鬏斶^程中被第三方窺視，從而盜取相關(guān)信息，除此之外也可以充分利用防寫技術(shù)，同時(shí)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)自身防護(hù)能力，善于利用防火墻技術(shù)，也可以采用安全衛(wèi)士等系統(tǒng)來提升電腦防范病毒的能力。
2.2 壯大并優(yōu)化人才隊(duì)伍
如今社會(huì)發(fā)展速度飛快，社會(huì)各界對(duì)人才的要求也有了明顯提升，對(duì)人才的要求已經(jīng)由單純的學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)變?yōu)槿苄腿瞬?、綜合型人才，對(duì)從事電子檔案管理工作的人員來說，其若無法充分提升自身技能以及個(gè)人素質(zhì)，則很難勝任電子檔案管理工作。電子檔案在使用過程中需要工作人員熟悉各種計(jì)算機(jī)技術(shù)，并對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也要有一定的了解，但僅僅如此依然無法滿足當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展要求和發(fā)展趨勢(shì)，除此之外，其需要不斷增強(qiáng)自身管理能力，尤其要靈活運(yùn)用現(xiàn)代化管理方式，并具備上進(jìn)心、求知欲，以便促進(jìn)自身全面發(fā)展。
2.3 重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
基礎(chǔ)設(shè)施若得不到充分完善同樣難以使電子檔案安全得到保障，如我國(guó)大多數(shù)校園教育中往往存在計(jì)算機(jī)老舊的現(xiàn)象，而負(fù)責(zé)存放電子檔案的計(jì)算機(jī)也常常會(huì)由于老化而發(fā)生故障，嚴(yán)重阻礙了工作的開展，同時(shí)也不利于信息的添加以及傳輸。鑒于此，我國(guó)政府應(yīng)加大對(duì)此方面的資金支持，同時(shí)要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行深度完善，而在電子檔案管理方面可以積極開發(fā)出功能更為全面的查詢系統(tǒng)，以此來提升檔案調(diào)用的效率，使其真正實(shí)現(xiàn)信息化、實(shí)時(shí)化、數(shù)字化、智能化。
2.4 完善相關(guān)管理制度
無論對(duì)于何種機(jī)構(gòu)而言，實(shí)現(xiàn)制度管理均可以有效約束人員行為，而引入市場(chǎng)機(jī)制更可以起到雙重作用。因此今后在開展工作時(shí)，應(yīng)在檔案部門內(nèi)部制定信息準(zhǔn)入制度，并制定管理制度，使各個(gè)員工均能夠明確認(rèn)識(shí)到自身權(quán)限，以及應(yīng)負(fù)的責(zé)任，另外要建立監(jiān)督部門，其不僅要對(duì)工作人員的工作狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)督，也要對(duì)已完成的電子檔案進(jìn)行再次確認(rèn)，避免出現(xiàn)因工作人員粗心大意而造成紕漏，如此才能更好地保障電子檔案安全。
2.5 完善信息轉(zhuǎn)移工作
電子檔案不似傳統(tǒng)檔案，容易實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期存放，如將電子檔案存入郵箱后可以實(shí)現(xiàn)保存，并且其也是傳輸文件常用的方式之一，然而存放在郵箱的電子檔案通常有時(shí)限限制，一旦超過預(yù)規(guī)定時(shí)間系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)刪除，因此如何使電子檔案長(zhǎng)久保留下來也是目前較為難解決的問題。雖然針對(duì)此問題已經(jīng)作出了相應(yīng)努力，但收效均不是十分可觀，近年來互連標(biāo)準(zhǔn)的出現(xiàn)漸漸改善了這一現(xiàn)象，其可以實(shí)現(xiàn)不同軟件之間的數(shù)據(jù)互換，利用該技術(shù)可以將同一檔案信息不斷轉(zhuǎn)移，并存放在不同的系統(tǒng)中，如此一來則可以進(jìn)行永久保存。
2.6 做好保密工作
完善的保密措施可以有效避免電子文件被盜用、被損壞，具體可以從以下幾個(gè)方面著手：一，設(shè)定權(quán)限審核，由于在生活和工作中難免會(huì)有很多人接觸到同一臺(tái)計(jì)算機(jī)，或有其他人需要查看該電子檔案，此時(shí)則需要使用系統(tǒng)判定功能，以便于確認(rèn)其是否具有使用權(quán)限，同時(shí)要開啟自動(dòng)跟蹤功能；二，進(jìn)行加密處理，鑒于計(jì)算機(jī)內(nèi)部容量極大，其可以同時(shí)包含成千上萬的電子檔案，然而檔案的保密程度不同，對(duì)于需要保密的檔案應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)措施，同時(shí)也賦予其合理的使用權(quán)限。
2.7 保障信息設(shè)備環(huán)境安全
由于電子文件的載體自身均具有一定價(jià)值，因此其通常會(huì)被存放在如公司、機(jī)房或其他區(qū)域，并且此類區(qū)域通常均帶有門禁系統(tǒng)，如此一來則可以避免非工作人員進(jìn)入的情況。如今傳統(tǒng)鎖頭已經(jīng)無法發(fā)揮很好的作用，因此可以將其更換為密碼鎖，進(jìn)入的密碼只有領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)工作人員可以知曉，若其他有需要的人想進(jìn)入該領(lǐng)域，則應(yīng)事先請(qǐng)示并做好人員登記。除此之外，做好備份也是極為重要的工作，畢竟當(dāng)今社會(huì)中火災(zāi)、天災(zāi)往往不期而至，一旦檔案被毀則可以利用備份檔案繼續(xù)開展工作。
3 結(jié) 語
電子檔案如今備受關(guān)注，作為新式檔案管理方式其已經(jīng)很好的實(shí)現(xiàn)了其價(jià)值，并且也很大程度上實(shí)現(xiàn)了檔案信息化、數(shù)字化，但其所存在的安全隱患也已經(jīng)成為人們較為關(guān)注的話題，因此今后在使用電子檔案時(shí)，應(yīng)積極采取措施盡量避免在使用過程中出現(xiàn)問題。除了要加大軟件建設(shè)外，也要注重提升工作人員的綜合素質(zhì)及能力，這也是當(dāng)下順利開展電子檔案工作的重要手段之一。然而雖然近年來我國(guó)已經(jīng)越來越重視電子檔案的安全問題，也采取了相應(yīng)措施，但似乎收效不大，因此相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員應(yīng)再次加強(qiáng)對(duì)此方面的研究。
主要參考文獻(xiàn)
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[2]蘇梅芬.信息時(shí)代的電子檔案歸檔問題探討[J].江西建材，2016（9）.
第6篇：電子檔案信息范文
一、電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源管理的特點(diǎn)
電子政務(wù)就是把現(xiàn)代信息技術(shù)引入政府機(jī)構(gòu)，將管理和服務(wù)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行集成，在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，創(chuàng)建一個(gè)虛擬的政府辦公環(huán)境。政府信息資源管理涉及信息資源、信息網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)應(yīng)用、信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展、信息化人才、信息化政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等多方面在內(nèi)的政府信息化體系，其中信息資源是進(jìn)行檔案信息管理的核心。電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源管理的特點(diǎn)主要有：一是檔案信息資源管理目標(biāo)的多樣性。由于政府公務(wù)部門的性質(zhì)，檔案信息資源管理必須能夠輔助好政府決策，宣傳政治、經(jīng)濟(jì)、文化思想，并實(shí)現(xiàn)其相應(yīng)的目的。二是檔案信息資源管理模式的靈活性。檔案信息資源管理模式無論在任何地方都不能有完全的通用性，不同時(shí)期、部門要注意檔案管理的需求分析，只有這樣，才能充分發(fā)揮電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源的價(jià)值。三是檔案信息資源管理手段的多元性。行政手段和法律手段一直是記錄管理的主要手段，如政務(wù)檔案信息密級(jí)越高，越能發(fā)揮作用。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，技術(shù)手段對(duì)于檔案信息管理顯得愈發(fā)的重要。先進(jìn)的技術(shù)手段不僅能提高檔案信息的管理效率，也有利于提升政務(wù)檔案信息的安全系數(shù)。
二、電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源管理的現(xiàn)狀
政府信息資源管理起源于記錄管理，隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，電子政務(wù)成為政府信息資源管理的新動(dòng)向。電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理工作從形成、審核到各項(xiàng)環(huán)節(jié)都有了新的突破，建立了新的流程制度。同時(shí)，電子政務(wù)的蓬勃發(fā)展也促使最初的檔案計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)逐步發(fā)展成為專業(yè)的政府電子文件管理系統(tǒng)。目前，多數(shù)政務(wù)部門都建立了自己的檔案中心，檔案門戶網(wǎng)站的建設(shè)也日趨完善，并建立了一系列有關(guān)檔案信息資源管理的法律法規(guī)、制度與標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息建設(shè)也逐漸引起了廣大研究人員的注意，從內(nèi)涵、特點(diǎn)到管理策略、發(fā)展方向都給出了相應(yīng)的指導(dǎo)性意見。但是，電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息化建設(shè)雖然取得了一定的進(jìn)展，但其中也存在一些問題值得我們關(guān)注。目前，檔案信息資源建設(shè)的不完善導(dǎo)致政府信息資源開發(fā)和利用不充分，主要表現(xiàn)在：一是政府決策所需要的信息不全，政務(wù)檔案信息沒有做好科學(xué)管理；二是有用信息沒能得到利用，缺乏相應(yīng)的檔案信息庫(kù)；三是檔案信息質(zhì)量差，不利于政務(wù)決策；四是檔案信息封閉造成政務(wù)信息交流受阻，信息共享程度低。
三、電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源管理的策略
電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息化建設(shè)是以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以社會(huì)共享為目標(biāo)的動(dòng)態(tài)發(fā)展過程。而如何保證政府電子文件的可靠性和可利用性是當(dāng)前我們面對(duì)的主要問題，也是電子政務(wù)環(huán)境下進(jìn)行檔案信息資源管理的意義所在。
1.建立相應(yīng)的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)。建立數(shù)據(jù)庫(kù)的前提是健全檔案信息，保證檔案數(shù)據(jù)的全面、真實(shí)、完整，然后才能設(shè)計(jì)出符合政務(wù)需求的電子文件管理系統(tǒng)，不僅便于組織和查詢，還可以進(jìn)行深度數(shù)據(jù)挖掘，為政府決策提供全面可靠的信息支撐。
2.開展政務(wù)檔案公開信息服務(wù)。政務(wù)公開就是使國(guó)家機(jī)關(guān)信息公開，行政權(quán)力公開透明運(yùn)行。電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息資源作為政務(wù)信息的重要組成部分，有必要推行公開信息服務(wù)。政務(wù)機(jī)關(guān)要結(jié)合自身特點(diǎn)，對(duì)關(guān)乎社會(huì)民眾切身利益的檔案信息資源進(jìn)行公開、公示，以更好地改善政務(wù)檔案信息質(zhì)量。
3.建立面向公眾的檔案信息服務(wù)通道。檔案工作不僅要滿足公務(wù)機(jī)構(gòu)或組織的需求，還要滿足社會(huì)大眾的需求，最大范圍地向社會(huì)各方面提供檔案信息。隨著新媒體時(shí)代的到來，微博、數(shù)字雜志、數(shù)字報(bào)紙、數(shù)字廣播、手機(jī)短信、移動(dòng)電視、觸摸媒體等都可以作為檔案信息服務(wù)媒介，建立起多元化的檔案信息服務(wù)通道，這種人性化、便民化的方式可以更好地改善檔案信息資源的服務(wù)水平。
第7篇：電子檔案信息范文
關(guān)鍵詞：檔案管理；電子信息化；措施；途徑
1 檔案管理電子信息化的優(yōu)勢(shì)分析
1.1 大幅提高了辦公效率。檔案管理電子信息化的最大優(yōu)點(diǎn)是計(jì)算機(jī)的信息處理能力非常強(qiáng)，通過計(jì)算機(jī)軟件對(duì)檔案信息的處理，對(duì)文件資料的收集、統(tǒng)計(jì)、分類、存儲(chǔ)和查閱等工作都變得非常方便、有序，避免了人力、財(cái)力、物力的過多浪費(fèi)，提高了檔案部門的工作效率；同時(shí)使二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間縮短，進(jìn)而使得檔案信息的時(shí)效性得以提高；檔案管理電子信息電子化還能夠?qū)崿F(xiàn)一次投入、多次產(chǎn)出，其信息成果可以進(jìn)行備份且允許任意的拷貝。
1.2 文件和文字信息得到充分共享。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
1.3 增加電子文件保存的穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲(chǔ)存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要。選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存u盤，大容量的移動(dòng)硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
1.4 提高了文件傳遞的速度和安全性。在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。
2 檔案電子信息化管理的歸檔要求
在電子文件的歸檔過程中，應(yīng)注意登記電子文件的容量及形成時(shí)間，特別是形成時(shí)間不但要登記年、月、日還要登記時(shí)、分，因?yàn)槲募灰薷钠浯鎯?chǔ)容量、時(shí)間，則和原來的文件是不一致的，這樣檔案人員就能注意到文件在復(fù)制、打開過程中是否被有意或無意的修改，如果發(fā)現(xiàn)文件被修改，應(yīng)及時(shí)尋找原因，防止類似情況再次發(fā)生，并盡可能恢復(fù)原電子檔案的本來面貌。對(duì)歸檔的電子文件應(yīng)注意是否被加密和壓縮，當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件被加密時(shí)，應(yīng)及時(shí)和文件形成者取得聯(lián)系，給予解密。對(duì)壓縮的文件，由于壓縮工具眾多，一人一個(gè)方法，不利于檔案的提供利用，建議對(duì)所有壓縮的文件全部解壓后再存儲(chǔ)在光盤上，這樣對(duì)電子檔案的保管、日后維護(hù)、提供利用等都是有利的。歸檔拷貝的份數(shù)，一般為二套，分別存放在不同的地方，如果某些電子檔案利用率特別高，可做一套專門用于提供利用。保存二套的原因是由于電子檔案在長(zhǎng)期保存過程中可能會(huì)出現(xiàn)讀寫錯(cuò)誤，但同時(shí)同一文件同一位置出錯(cuò)的可能性是很小的，這樣可大大提高電子檔案的安全性和可靠性。光盤存儲(chǔ)技術(shù)發(fā)展到現(xiàn)在也只有二十年的時(shí)間，檔案管理人員不能有太大的期望能永久保存電子檔案，在經(jīng)濟(jì)能力允許的情況下，可適當(dāng)考慮轉(zhuǎn)存到縮微膠片等其它更能耐久存儲(chǔ)的載體上。
3 電子檔案的保管和維護(hù)措施
電子檔案的保存，首先要求具備一個(gè)適合電子檔案載體保存的環(huán)境。電子檔案載體的保存環(huán)境，一般是指脫機(jī)存儲(chǔ)而言，因而要達(dá)到有關(guān)要求如歸檔光盤應(yīng)直立排放，嚴(yán)防變形，不得擦洗、劃刻、觸摸盤片的處，不得彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染灰塵和污垢，對(duì)需長(zhǎng)期保存的電子檔案最好存放在恒溫恒濕的檔案庫(kù)房中，有條件的檔案館可將光盤等直接存放在防磁柜中，防磁柜平時(shí)盡量少開啟，防磁柜的鑰匙應(yīng)有專人負(fù)責(zé)。良好的保存環(huán)境，不僅可以延緩載體的自身老化，而且還可以減慢載體上所有信息的自然衰減。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響，即使在良好環(huán)境下，也難免不發(fā)生信息丟失或讀取錯(cuò)誤的現(xiàn)象，這是由于載體在長(zhǎng)期保存過程中材質(zhì)老化及磁記錄的自然衰減所致，所以對(duì)保存的電子檔案，應(yīng)每隔一年抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)一次。光盤的拷貝轉(zhuǎn)存應(yīng)根據(jù)光盤的保管情況、光盤驅(qū)動(dòng)器的發(fā)展和兼容情況、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)變化情況、硬件環(huán)境的變化情況而定，當(dāng)上述四個(gè)條件任何一個(gè)發(fā)生較大變化時(shí)，應(yīng)考慮有必要進(jìn)行轉(zhuǎn)存，轉(zhuǎn)存時(shí)特別要注意選擇最新型號(hào)的光盤、驅(qū)動(dòng)器、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和硬件環(huán)境，這樣下次轉(zhuǎn)存的時(shí)間間隔可長(zhǎng)一些，同時(shí)原光盤至少應(yīng)保存一個(gè)轉(zhuǎn)存周期，以防萬一。
4 實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化的途徑
4.1 檔案信息數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化是經(jīng)過電子技術(shù)處理而記錄在新的介質(zhì)上的一種方式，進(jìn)而形成了新的文件和檔案。稱為電子文件和電子檔案。電子檔案具有信息與載體之間的可分離性、信息的可變性、信息的記錄與讀取速度快、多種信息集成性、信息的可操作性等特征。電子檔案的這些特性，使人們獲得與處理檔案信息的方式發(fā)生深刻的變革，檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快捷，可使檔案信息實(shí)現(xiàn)資源共享化，更大限度的滿足企業(yè)對(duì)檔案信息利用的需求。實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)字化就為檔案信息網(wǎng)絡(luò)化打下了基礎(chǔ)，檔案信息數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案電子化的有效途徑。
第8篇：電子檔案信息范文
醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)是一項(xiàng)惠及大眾的措施，我國(guó)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)將側(cè)重點(diǎn)放在醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療技術(shù)上，社會(huì)各界對(duì)與醫(yī)院檔案管理工作的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，醫(yī)院檔案管理工作缺少必要的監(jiān)督，無法進(jìn)行有效科學(xué)的管理。醫(yī)院對(duì)于本院的檔案管理工作的管理意識(shí)薄弱，得不到重視的結(jié)果必然是缺少支持，這直接導(dǎo)致了在我國(guó)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中，電子信息檔案管理工作的進(jìn)展緩慢、鮮有成效。
2基礎(chǔ)設(shè)施落后
在我國(guó)用于醫(yī)院電子信息檔案管理的設(shè)備較為落后，不能滿足信息化檔案管理的需要，電子信息技術(shù)的應(yīng)用需要良好的硬件和軟件設(shè)施作為支撐，醫(yī)院中聚集了醫(yī)療方面的專業(yè)人才，但是對(duì)于先進(jìn)檔案管理設(shè)施沒有概念，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不健全，也使得醫(yī)院電子信息檔案管理的發(fā)展緩慢。醫(yī)院缺少對(duì)世界先進(jìn)電子信息檔案管理工作發(fā)展的關(guān)注，不能及時(shí)更新設(shè)備來為醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。
3如何加強(qiáng)醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)
3.1加強(qiáng)培訓(xùn)
針對(duì)目前我國(guó)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中檔案管理人員素質(zhì)較低和專業(yè)人才缺乏的問題，加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)無疑是最有效的方法，通過加強(qiáng)各部門人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn),來為提高醫(yī)院電子信息檔案管理水平的創(chuàng)造條件。對(duì)于檔案管理人員來說，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),在自覺學(xué)習(xí)掌握專業(yè)的檔案管理理論基礎(chǔ)上，時(shí)刻關(guān)注國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的電子信息類檔案工作發(fā)展動(dòng)態(tài),從而實(shí)現(xiàn)通過計(jì)算機(jī)檔案管理軟件對(duì)電子信息檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理。
3.2提高重視程度
醫(yī)院的重視是醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)的關(guān)鍵，醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)不能只著眼于硬件，醫(yī)院電子信息檔案的建設(shè)工作關(guān)系到全局，醫(yī)院相關(guān)負(fù)責(zé)人需要樹立全局意識(shí)，對(duì)于醫(yī)院電子信息檔案管理工作給予充分的理解和足夠的重視，硬件是醫(yī)院醫(yī)療水平提高的基礎(chǔ)，軟件則是硬件的重要輔助，兩者互相補(bǔ)充、互相促進(jìn)。醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)惠及廣大民眾，同時(shí)也需要社會(huì)各界的大力支持，醫(yī)院的支持和社會(huì)的支持構(gòu)成醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)的發(fā)展動(dòng)力，我們需要為其提供便利的資源和技術(shù)，在醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中為電子信息檔案建設(shè)創(chuàng)造更多條件。
3.3制定相關(guān)制度
針對(duì)相關(guān)制度缺失的問題，我們需要建立科學(xué)規(guī)范、高效合理的電子信息檔案管理制度，只有通過嚴(yán)格的制度化管理才能保障醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化和信息化發(fā)展。依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)建立嚴(yán)格的檔案查閱制度，在此同時(shí)，逐步建立起嚴(yán)格的采集制度、傳送制度、保存制度、歸檔制度、鑒定制度和清理制度等。嚴(yán)格的管理制度需要明確相關(guān)管理人員的職責(zé)，對(duì)電子信息檔案管理中出現(xiàn)的各類問題要進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定和解釋，確保問題發(fā)生后采取的處理方法有著科學(xué)合理的依據(jù)。制度制定后必須嚴(yán)格遵守，對(duì)應(yīng)著檔案管理制度可以出臺(tái)相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，這樣的方式能夠充分調(diào)動(dòng)管理人員積極性，對(duì)推進(jìn)醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)也有著很好的推動(dòng)作用。
3.4加強(qiáng)軟硬件建設(shè)
在醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)中，軟硬件設(shè)施的建設(shè)是基礎(chǔ)性的工作，我們?cè)卺t(yī)院的電子信息檔案建設(shè)中，需要加強(qiáng)基礎(chǔ)的設(shè)施的建設(shè)，醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)需要先進(jìn)色軟硬件設(shè)備作為保障，只有在保障先進(jìn)設(shè)備和軟件的基礎(chǔ)上才能實(shí)現(xiàn)電子信息檔案管理工作的高效和準(zhǔn)確，電子信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有效提高醫(yī)院電子信息檔案的管理效率。保持與世界接軌，關(guān)注世界電子信息技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)進(jìn)行設(shè)備和軟件更新，只有時(shí)刻保持與世界先進(jìn)水平相一致，才能使得我國(guó)醫(yī)院信息化水平得到不斷提高。醫(yī)院要將電子信息檔案建設(shè)作為重點(diǎn)工作認(rèn)真對(duì)待，為其發(fā)展創(chuàng)造條件。
4結(jié)束語
第9篇：電子檔案信息范文
（一）與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案具有如下特點(diǎn)。1.文件記錄方式多樣，變化性大。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過計(jì)算機(jī)方便快捷地進(jìn)行存儲(chǔ)歸檔。2.與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點(diǎn)。電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點(diǎn)是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內(nèi)容可以進(jìn)行壓縮編碼或加密等技術(shù)處理，所以即使有相應(yīng)的設(shè)備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內(nèi)容。3.電子檔案對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息有很強(qiáng)的依賴性。一方面電子檔案的元數(shù)據(jù)必須依附在文件信息中，否則將無法恢復(fù)電子文件的原貌；另一方面，電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，操作者互不見面，體現(xiàn)背景關(guān)系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補(bǔ)充這部分背景信息，將會(huì)給將來檔案的有效利用帶來隱患。
（二）基于電子檔案的特點(diǎn)，電子檔案具有獨(dú)特的優(yōu)越性。1.電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動(dòng)強(qiáng)度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時(shí)，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。2.電子檔案的微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機(jī)按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，文檔也不易形成存積。可見，微機(jī)管理省時(shí)省力，給工作人員節(jié)省了充足的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。3.檔案管理的電子化更利于文檔的保密。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)代，查閱檔案時(shí)通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點(diǎn)，能簡(jiǎn)單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而保證了文件的保密性。4.電子檔案的微機(jī)管理有效地提高了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗作為保障。然而傳統(tǒng)的文書立卷工作是由人來完成的，即由立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，顯然立卷人對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度有很強(qiáng)的主觀性，立卷標(biāo)準(zhǔn)很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來諸多不便。但若文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時(shí)間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。
三、做好電子檔案管理的措施
（一）要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展。其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)。最后，檔案部門在接收電子文件時(shí)，要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。
（二）要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時(shí)存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計(jì)算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實(shí)性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計(jì)算機(jī)的更高功能對(duì)電子文件和電子資料加以保護(hù)。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而到?duì)電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。而且由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)，使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動(dòng)的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時(shí)備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。
（三）應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理。首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。 對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。
