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__________________在我單位任_________-職務(wù),特此證明。
單位(蓋章)
_______年_______月_______日
_______,經(jīng)(某單位任命或選舉),出任___________________(職務(wù)),系該___________法定代表人,該法定代表人任職期限自__年月日至_____年月日。
特此證明。
__________(蓋章)
負(fù)責(zé)人簽名:_______
_______年_______月_______日
法定代表人身份證明書
————在我司 —————— 任 ———— 職務(wù),是我司 ——————的法定代表人。特此證明。
年 月 日
(公章)
附:法定代表人住址:
電話:
注:本件的年月日上方應(yīng)寫明單位全稱,加蓋公章后遞交人民法院。
格式法人身份證明書
________現(xiàn)擔(dān)任我單位________職務(wù),為我單位法定代表人,特此證明。
我單位主管部門為________(中央在京單位,市委、辦,區(qū)、縣)。
法定代表人姓名________,性別________,
聯(lián)系電話________________。
____年____月____日
(單位蓋章)
注:在仲裁活動(dòng)過程中,單位法定代表人更換的,應(yīng)向本委提供新的“法定代表人身份證明書”,繼續(xù)參加仲裁活動(dòng)。
格式二主要負(fù)責(zé)人身份證明書
________現(xiàn)任我單位________職務(wù),為________主要負(fù)責(zé)人,特此證明。
附:________主要負(fù)責(zé)人:
性別:________
年齡:________
民族:________
住址:________
聯(lián)系電話:________
郵政編碼:________
證明書是指由組織或個(gè)人出具的證明有關(guān)人員或事件的真實(shí)情況的書面材料。通常稱證明信、證明書。
分類
證明書種類很多,有工作經(jīng)歷證明、工作經(jīng)驗(yàn)證明、病情證明、留學(xué)生經(jīng)濟(jì)擔(dān)保書、學(xué)業(yè)成績(jī)證明書等等,是用來證明一個(gè)人的身份、學(xué)歷、婚姻狀況、身體情況等或某一件事情的真實(shí)情況。證明信的寫法通常也采用一般信件格式,但多省掉收信人的姓名、地址和結(jié)束用語(yǔ)。稱呼多用"有關(guān)負(fù)責(zé)人",但此項(xiàng)也可省略。寫證明書要求言簡(jiǎn)意賅。
格式
1、標(biāo)題。一般把所要證明的主要內(nèi)容作為標(biāo)題。如"關(guān)于x受賄情況的證明。"不要只寫"證明材料"或"證明信"、"證明書",因?yàn)檫@會(huì)給對(duì)方單位以后查找、使用這些材料帶來不便。
2、抬頭。有些證明材料有明確的主送單位, 就要在證明材料的開頭頂格寫明主送單位的全稱;有些通用證明材料也可以不寫主送單位。
3、正文。這是證明材料的主體部分,應(yīng)把需要證明的有關(guān)人員或事件的真實(shí)情況寫清楚。如系調(diào)查證明材料,還可以提供有關(guān)調(diào)查線索。
4、署名。證明材料寫好后,要將提供證明材料的單位全稱或個(gè)人姓名寫在證明材料的右下方,并注明證明的日期。
要求
1、證明材料的語(yǔ)言要十分明確、肯定,不能含含糊糊、模棱兩可,不能用"大概"、"可能"、"據(jù)分析"之類的詞語(yǔ)。
2、 一切證明材料都應(yīng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審閱,并加蓋公章。由個(gè)人出具的證明材料,本人要簽名蓋章(或留指印),單位要在證明材料上注明證明人的職務(wù)、政治情況等(一般不要加注"可靠"、"僅供參考"之類的斷語(yǔ))。
范文
(一)身份證明
法定代表人身份證明書
xxx(姓名、性別、年齡)在我單位任xxx職務(wù),是我單位的法定代表人。
特此證明。
xxx公司(單位全稱加蓋公章)
x年x月x日
附:代表人住址: 電話:
(二)收入證明
個(gè)人收入證明
茲證明___________是我公司員工,性別______,身份證號(hào)碼_________________________,在_________部門任____________職務(wù)。月收入___________元,一年總收入約為__________元。
特此證明!
本證明僅用于證明我公司員工的工作及在我公司的工資收入,不作為我公司對(duì)該員工任何形勢(shì)的擔(dān)保文件。
一、提出申請(qǐng)
房屋租賃當(dāng)事人必須自簽訂租賃合同之日起10日內(nèi)到房屋所在地的租賃管理所申請(qǐng)合同登記或者備案。
二、當(dāng)事人須提交以下文件
(一)房地產(chǎn)權(quán)利證書或者證明其產(chǎn)權(quán)的其它有效證件(留存復(fù)印件)
1、符合條件進(jìn)行合同登記的(根據(jù)情況提供下列一種資料即可),例如:
a、《房地產(chǎn)證》(如房地產(chǎn)證抵押的,出租人必須告知承租人);
b、已開具付清房款證明的《購(gòu)房合同書》;
c、《按揭合同》(如未注明房屋面積、用途的須另提供《購(gòu)房合同》復(fù)印件)
d、已生效的法院判決或仲裁文書;
e、拍賣競(jìng)得已生效的法律證明文書;
f、其他有效產(chǎn)權(quán)證明文件。
2、不符合登記條件,需要辦理備案的,應(yīng)提交房屋使用的有關(guān)證明文件。
(二)《房地產(chǎn)租賃合同書》
(三)出租人身份證明或者法律資格證明
1、出租人為個(gè)人的
a、有效身份證件(留存復(fù)印件);
b、委托他人代管或辦理的,須出具房屋所有人的授權(quán)委托書,如以被委托人名義簽定合同,委托人須在授權(quán)委托書上表述清楚;
境外所有人應(yīng)出具經(jīng)公證或認(rèn)證的委托書;
c、共有房屋須出具其它共有人同意出租的證明;境外共有人應(yīng)出具經(jīng)公證或認(rèn)證的委托書;
2、出租人為單位的
a、政府或上級(jí)主管部門同意設(shè)立的批文或工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照(留存復(fù)印件);
b、法定代表人證明書;法定代表人身份證件(留存復(fù)印件);
c、委托他人代管或辦理的,須出具房屋所有人的授權(quán)委托書,如以被委托人名義簽定合同,委托人須在授權(quán)委托書上表述清楚;
境外所有人應(yīng)出具經(jīng)公證或認(rèn)證的委托書;
(四)承租人身份證明或者法律資格證明
1、承租人為個(gè)人的
a、本市居民提交特區(qū)身份證;暫住人員提交有效身份證明或進(jìn)入特區(qū)有效證件,其中20至49歲的育齡婦女需提供居住地計(jì)劃生育部門核驗(yàn)的《流動(dòng)人員計(jì)劃生育證明》;境外人員提交深圳市公安局頒發(fā)的居留證件;(以上均須留存復(fù)印件)
b、委托他人辦理的,須出具授權(quán)委托書,如以被委托人名義簽定合同,委托人須在授權(quán)委托書上表述清楚;境外當(dāng)事人的委托書應(yīng)經(jīng)過公證或認(rèn)證;
2、承租人為單位的
a、政府或上級(jí)主管部門同意設(shè)立的批文或工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照(留存復(fù)印件);
b、法定代表人證明書;法定代表人身份證件(留存復(fù)印件);
c、委托他人辦理的,須出具授權(quán)委托書,如以被委托人名義簽定合同,委托人須在授權(quán)委托書上表述清楚;境外當(dāng)事人的委托書應(yīng)經(jīng)過公證或認(rèn)證。
第二部分:房屋租賃合同登記(備案)的其它事項(xiàng)
一、轉(zhuǎn)租合同的登記(備案)
當(dāng)事人需提交下列文件:
(一)雙方當(dāng)事人的身份證明或法律資格證明;
(二)原出租人同意轉(zhuǎn)租的證明文件;
(三)已登記(備案)的原房屋租賃合同。
二、租賃合同變更登記(備案)
當(dāng)事人需提交下列文件:
(一)租賃當(dāng)事人提交的合同變更登記(備案)申請(qǐng)書;
(二)經(jīng)雙方當(dāng)事人協(xié)商一致的合同變更協(xié)議書或者補(bǔ)充協(xié)議;
(三)已登記(備案)的原房屋租賃合同;
(四)已辦理備案的有效合同申請(qǐng)辦理合同登記,須提交已取得的符合登記條件的產(chǎn)權(quán)資料。
三、有效租賃合同注銷登記(備案)
(一)當(dāng)事人提交注銷有效租賃合同登記(備案)的申請(qǐng)書;
(二)雙方當(dāng)事人協(xié)商一致自愿解除有效租賃合同的,須提交租賃雙方簽章的解除租賃合同協(xié)議書;
當(dāng)事人單方提出解除租賃合同的,須提交已解除租賃合同的有效證明材料。
四、禁止出租的房屋
《深圳市出租屋管理若干規(guī)定》第十條禁止下列房屋出租:
(一)被有關(guān)主管部門確定為危險(xiǎn)房屋不能使用的;
(二)已公布房屋拆遷公告的;
(三)無房屋權(quán)利證明材料的;
(四)法律、法規(guī)規(guī)定不得出租的。
第三部分:房屋租賃行為應(yīng)納稅費(fèi)
一、稅費(fèi)計(jì)算基數(shù)
依據(jù)《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)房屋租賃條例》第十五條的規(guī)定:
稅務(wù)部門和區(qū)主管機(jī)關(guān)征收有關(guān)稅金或者收取房屋租賃管理費(fèi)時(shí),以指導(dǎo)租金作為計(jì)算基數(shù);租賃合同約定的租金高于指導(dǎo)租金時(shí),以合同約定的租金為計(jì)算基數(shù)。
二、房屋租賃管理費(fèi)
依據(jù)《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)房屋租賃條例》第十三條的規(guī)定:
1、出租房屋辦理房屋租賃合同登記的,出租人應(yīng)當(dāng)按月租金的百分之二,向區(qū)主管機(jī)關(guān)繳納房屋租賃管理費(fèi);
2、出租房屋辦理備案手續(xù)的,出租人應(yīng)當(dāng)按月租金的百分之三向區(qū)主管機(jī)關(guān)繳納房屋租賃管理費(fèi);
3、房屋轉(zhuǎn)租的,轉(zhuǎn)租租金高于原租金的差額部分,由轉(zhuǎn)租人繳納房屋租賃管理費(fèi)。
三、私人出租房屋應(yīng)納稅
依據(jù)深地稅發(fā)[XX]937號(hào)文件的通知:
稅率分為二檔:月租金小于5000,綜合稅率為4.1%;月租金大于等于5000,綜合稅率為6%。
第四部分:法律責(zé)任
1、出租房屋沒有登記或者備案的,對(duì)出租人或者轉(zhuǎn)租人在租賃合同期限內(nèi)一次性處以房屋租賃合同約定租金總額百分之二十的罰款,并追繳房屋租賃管理費(fèi)和滯納金;對(duì)有過錯(cuò)的承租人或者轉(zhuǎn)租人并處以約定租金百分之十的罰款。
當(dāng)事人沒有簽訂書面房屋租賃合同或者約定租金不明確的,以當(dāng)年公布的房屋租賃指導(dǎo)租金作為計(jì)算基數(shù)進(jìn)行處罰。
(摘自《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)房屋租賃條例》第五十三條)
2、出租人或者轉(zhuǎn)租人違反有關(guān)規(guī)定,不繳納或者延遲繳納房屋租賃管理費(fèi),主管機(jī)關(guān)可責(zé)令繳納,每延遲一日,按應(yīng)繳納管理費(fèi)的數(shù)額收取千分之三的滯納金。
(摘自《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)房屋租賃條例》第五十六條)
(摘自《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)房屋租賃條例》第五十三條)
2、出租人或者轉(zhuǎn)租人違反有關(guān)規(guī)定,不繳納或者延遲繳納房屋租賃管理費(fèi),主管機(jī)關(guān)可責(zé)令繳納,每延遲一日,按應(yīng)繳納管理費(fèi)的數(shù)額收取千分之三的滯納金。
特別提示:
第二條 本規(guī)定適用于本省行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)行政機(jī)關(guān)及法律法規(guī)授權(quán)的組織(以下統(tǒng)稱行政機(jī)關(guān))的行政應(yīng)訴工作。
第三條 行政機(jī)關(guān)的法定代表人履行行政應(yīng)訴職責(zé),其行政復(fù)議機(jī)構(gòu)或者專兼職復(fù)議應(yīng)訴人員承擔(dān)行政應(yīng)訴的具體工作。
第四條 行政復(fù)議機(jī)構(gòu)或者專兼職復(fù)議應(yīng)訴人員接到受訴人民法院送達(dá)的應(yīng)訴通知書和起訴狀副本后應(yīng)當(dāng)立即簽收并呈報(bào)行政機(jī)關(guān)法定代表人。行政機(jī)關(guān)法定代表人決定自己出庭應(yīng)訴的,協(xié)助其做好各項(xiàng)應(yīng)訴工作;決定委托他人出庭應(yīng)訴的,3日內(nèi)根據(jù)法定代表人的意見聘請(qǐng)?jiān)V訟人,起草授權(quán)委托書。
第五條 行政機(jī)關(guān)委托的訴訟人應(yīng)當(dāng)持有律師執(zhí)業(yè)證書或者山東省復(fù)議應(yīng)訴人員業(yè)務(wù)資格證書。
第六條 行政機(jī)關(guān)法定代表人或者訴訟人應(yīng)當(dāng)自接案之日起7日內(nèi)完成搜集整理有關(guān)材料,撰寫答辯狀,將有關(guān)材料、答辯狀、行政機(jī)關(guān)法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書一并提交受訴人民法院等事項(xiàng)。
第七條 行政機(jī)關(guān)法定代表人或者訴訟人應(yīng)當(dāng)在受訴人民法院開庭審理前就被訴具體行政行為合法性、有關(guān)證據(jù)的保全及有關(guān)人員回避等事項(xiàng)進(jìn)行審查并作出相應(yīng)的處理后撰寫詞,準(zhǔn)備法庭查證辯論的有關(guān)材料。
第八條 行政機(jī)關(guān)法定代表人或者訴訟人應(yīng)當(dāng)按照受訴人民法院規(guī)定的開庭時(shí)間準(zhǔn)時(shí)到庭,因特殊情況不能到庭的,應(yīng)當(dāng)提前告知人民法院并說明理由。
第九條 行政機(jī)關(guān)法定代表人或者訴訟人應(yīng)當(dāng)在開庭預(yù)備階段接受書記員核對(duì)身份,根據(jù)審判長(zhǎng)的詢問及時(shí)提出對(duì)與本案有利害關(guān)系或者其他關(guān)系可能影響公正審判的有關(guān)人員的回避申請(qǐng);回避申請(qǐng)未予批準(zhǔn)的,可向法院提出復(fù)議申請(qǐng)。
第十條 行政機(jī)關(guān)法定代表人或者訴訟人應(yīng)當(dāng)在陳述行政爭(zhēng)議階段,根據(jù)審判長(zhǎng)的要求,宣讀作出被訴具體行政行為的法律文書或者行政復(fù)議決定書(只作出具體行政行為沒有制作法律的,陳述作出該具體行政行為的事實(shí)、法律依據(jù)和理由),宣讀答辯狀,回答審判長(zhǎng)對(duì)雙方爭(zhēng)議概括的征詢。
第十一條 行政機(jī)關(guān)法定代表人或者訴訟人應(yīng)當(dāng)在查證辯論階段,根據(jù)審判長(zhǎng)對(duì)每一個(gè)審理重點(diǎn)的提示進(jìn)行必要的舉證、辯駁、質(zhì)證,提出申請(qǐng)和要求。
第十二條 行政機(jī)關(guān)法定代表人或者訴訟人應(yīng)當(dāng)在查證辯論階段,根據(jù)審判長(zhǎng)的引導(dǎo),適時(shí)對(duì)涉及案件的有關(guān)事實(shí)、證據(jù)、法律依據(jù)等問題有選擇地進(jìn)行辯論。
第十三條 行政機(jī)關(guān)法定代表人或者訴訟人應(yīng)當(dāng)在法庭查證辯論結(jié)束時(shí),根據(jù)審判長(zhǎng)的詢問最后陳述意見或者補(bǔ)充意見;在一審法院宣判時(shí),簽收判決書或者裁定書。
第十四條 行政機(jī)關(guān)對(duì)一審判決、裁定不服決定上訴,或者原告、第三人對(duì)一審判決、裁定不服上訴時(shí),行政復(fù)議機(jī)構(gòu)或者專兼職復(fù)議應(yīng)訴人員應(yīng)當(dāng)依照本規(guī)定第四條和第五條的規(guī)定,為行政機(jī)關(guān)法定代表人聘請(qǐng)二審訴訟人。
第十五條 行政機(jī)關(guān)法定代表人或者二審訴訟人在行政機(jī)關(guān)收到人民法院一審判決或者裁定書后,在法定期限內(nèi)向原審人民法院或者上一級(jí)人民法院遞交上訴狀及其副本;原告或者第三人提起上訴的,按照本規(guī)定第六條至第十三條的規(guī)定應(yīng)訴。
第十六條 二審人民法院決定書面審理或決定開庭審理的上訴案件,應(yīng)當(dāng)根據(jù)法院的要求提供有關(guān)材料或出庭參加訴訟。
第十七條 在二審人民法院受理上訴案件后至判決或者裁定作出前,行政機(jī)關(guān)認(rèn)為上訴理由不充分而接受一審判決或者裁定的,行政機(jī)關(guān)法定代表人或者二審訴訟人應(yīng)當(dāng)主動(dòng)或者協(xié)助行政機(jī)關(guān)申請(qǐng)撤回上訴。
第十八條 行政機(jī)關(guān)認(rèn)為人民法院已經(jīng)發(fā)生法律效力的判決或者裁定確有錯(cuò)誤,法定代表人或聘請(qǐng)?jiān)V訟人可以依法提出申訴或者依法申請(qǐng)人民檢察院抗訴。
第十九條 人民法院決定再審時(shí),行政機(jī)關(guān)法定代表人或者再審訴訟人應(yīng)當(dāng)根據(jù)再審人民法院的要求參加再審程序。
第二十條 在行政訴訟期間,行政機(jī)關(guān)法定代表人更換委托人時(shí),行政復(fù)議機(jī)構(gòu)或者專兼職復(fù)議應(yīng)訴人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理委托人變更手續(xù)并告知人民法院。訴訟程序結(jié)束后行政復(fù)議機(jī)構(gòu)或者專兼職復(fù)議應(yīng)訴人員應(yīng)當(dāng)整理全部材料歸檔,并按照《山東省行政案件主要法律備案辦法》的要求上報(bào)備案。
一、鐵路工程合同管理應(yīng)遵循的原則
1、依國(guó)家及鐵道部相關(guān)法律法規(guī)簽訂合同,保證合同的合法性;
2、切實(shí)履行合同,提高合同的履約率;
3、及時(shí)處理合同糾紛,維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益;
4、簽訂有利的合同。
對(duì)自己有利的合同,可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行定性的評(píng)價(jià):
(1)合同的條款、內(nèi)容要完整、全面。對(duì)己方比較有利或比較優(yōu)惠的條款都應(yīng)明確表達(dá),不致使對(duì)方發(fā)生誤解。
(2)合同雙方責(zé)、權(quán)、利關(guān)系比較平衡,沒有對(duì)一方過分苛刻的單方面約束條款。
(3)合同內(nèi)容條理清楚,責(zé)權(quán)分明,前后一致,概念準(zhǔn)確,執(zhí)行過程中不易產(chǎn)生爭(zhēng)執(zhí)。
(4)合同風(fēng)險(xiǎn)較小,對(duì)方承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較多或?qū)δ承╋L(fēng)險(xiǎn)明確了雙方承擔(dān)的責(zé)任等。
二、鐵路工程合同的簽訂和履行
1、簽訂合同應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家及鐵道部的法律、法規(guī)和政策的規(guī)定,堅(jiān)持平等、自愿、公平、誠(chéng)實(shí)信用的原則。
2、各單位對(duì)外簽訂合同必須由法定代表人或由其委托授權(quán)的人進(jìn)行。委托人簽訂合同的,必須由法定代表人簽發(fā)“法定代表人授權(quán)委托書”,并在委托書中明確委托的權(quán)限和期限,加蓋本單位的公章。委托人代表單位簽訂合同,必須在授權(quán)范圍及期限內(nèi)行使權(quán),禁止越權(quán)。
3、簽訂合同前,應(yīng)審查對(duì)方主體資格、資信情況,并與對(duì)方互換《法定代表人身份證明書》、《法定代表人授權(quán)委托書》及《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》等有關(guān)證明文件。
4、在簽訂正式合同文本前,合同管理部門或合同管理人員應(yīng)對(duì)其合法性進(jìn)行審查和評(píng)定。簽訂重大及法律關(guān)系復(fù)雜、涉外合同,從可行性論證到簽訂合同階段,應(yīng)有企業(yè)法律顧問參加,企業(yè)法律顧問要對(duì)合同文本合法性進(jìn)行審查并提出意見。
5、合同內(nèi)容涉及單位內(nèi)部不同部門的,主辦部門應(yīng)進(jìn)行合同評(píng)審,征求有關(guān)部門的意見后,再行簽約;需上級(jí)主管部門批準(zhǔn)的,必須經(jīng)過上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后,才能簽約。
6、簽訂合同,除能即時(shí)清結(jié)的,應(yīng)當(dāng)采用書面文本形式。
7、簽訂合同應(yīng)以法人名義進(jìn)行。除雙方法定代表人或法定代表人委托人簽字外,應(yīng)當(dāng)加蓋雙方單位公章或合同專用章,并在合同條款中明確合同的生效和中止條件。
8、合同設(shè)立擔(dān)保的,應(yīng)明確擔(dān)保的方式和范圍,可以作為主合同的一個(gè)條款,也可以簽訂獨(dú)立的擔(dān)保合同,并作為主合同的附件。
9、合同的內(nèi)容要合法可行,主要條款完備,權(quán)利及義務(wù)明確,責(zé)任分明,文字表達(dá)準(zhǔn)確。
10、對(duì)談判過程中的電報(bào)、電傳、信函、圖表等電文數(shù)據(jù)資料,要注意保管。如有不同意見,要立即回復(fù)對(duì)方,不得拖延,避免造成經(jīng)濟(jì)損失。
11、簽訂合同后,應(yīng)當(dāng)全面履行合同。如合同不能履行,應(yīng)當(dāng)采取補(bǔ)救措施,減少損失。遇有不可抗力等影響合同履行時(shí),應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式通知對(duì)方,并注意保存有關(guān)證據(jù)。
12、發(fā)現(xiàn)對(duì)方不履行或不完全履行合同時(shí),合同經(jīng)辦人員除催促對(duì)方繼續(xù)履行外,應(yīng)立即將對(duì)方不履行或不完全履行合同的情況及時(shí)報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)和合同管理機(jī)構(gòu)。
13、合同管理部門和合同管理人員應(yīng)隨時(shí)監(jiān)督檢查合同的履行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出處理意見。
三、鐵路工程合同的變更和解除
當(dāng)事人可以依法變更合同。鐵路單位發(fā)生需要變更合同的情況時(shí),應(yīng)當(dāng)書面通知對(duì)方,并說明理由。鐵路單位在接到對(duì)方要求變更合同的通知時(shí),應(yīng)當(dāng)立即審查對(duì)方的理由是否正當(dāng);如果符合變更條件,同意變更的,應(yīng)當(dāng)簽訂變更協(xié)議。因變更造成經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ教岢鏊髻r。
當(dāng)事人可以依法解除合同。鐵路單位發(fā)生需要解除合同的情況時(shí),應(yīng)當(dāng)書面通知對(duì)方,并說明理由。鐵路單位在接到對(duì)方解除合同的通知時(shí),應(yīng)當(dāng)立即審查解除合同的理由是否正當(dāng);如果因解除合同而損害了自身利益,應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ教岢鰰嫠髻r請(qǐng)求。
四、鐵路工程合同糾紛的處理
發(fā)生合同糾紛后,簽訂合同的部門或經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)通報(bào)合同管理部門和上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo),并積極參與糾紛的處理。合同管理部門處理合同糾紛時(shí),相關(guān)部門應(yīng)給予協(xié)助。
路外單位發(fā)生合同糾紛的,如需經(jīng)仲裁或訴訟解決的,統(tǒng)一由合同管理部門組織登記、審查和辦理授權(quán)委托手續(xù)。重大的、比較復(fù)雜的合同經(jīng)濟(jì)糾紛案件,應(yīng)由法定代表人授權(quán)企業(yè)法律顧問進(jìn)行處理。
原審法院一審查明:1995年1月9日至1996年6月24日,河南省濮陽(yáng)市銀鷹貿(mào)易公司(以下簡(jiǎn)稱銀鷹公司)與鄭州亨通期貨有限公司(以下簡(jiǎn)稱亨通期貨公司)及其所屬第二營(yíng)業(yè)部簽訂借款合同11份,約定,因經(jīng)營(yíng)期貨業(yè)務(wù),銀鷹公司借款兩筆總計(jì)1000萬元給亨通期貨公司;借款9筆共計(jì)980萬元給亨通期貨公司第二營(yíng)業(yè)部。期限最長(zhǎng)不超過3個(gè)月,利率為23‰,銀鷹公司不承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。合同簽訂后,銀鷹公司按約付給亨通期貨公司及其第二營(yíng)業(yè)部人民幣1980萬元。亨通期貨公司及其第二營(yíng)業(yè)部未按約償付借款本金及利息,雙方形成訴訟。
原審還查明,亨通期貨公司于1993年4月經(jīng)滎陽(yáng)市工商行政管理局登記開業(yè),1995年6月16日由國(guó)家工商行政管理局頒發(fā)企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照。河南省信義審計(jì)師事務(wù)所(93)信義內(nèi)驗(yàn)審字第024號(hào)企業(yè)注冊(cè)資金審驗(yàn)證明書顯示:亨通期貨公司注冊(cè)資金1001萬元,由鄭州市文化旅游實(shí)業(yè)有限公司(以下簡(jiǎn)稱文旅公司)投入,其中700萬元流動(dòng)資金由鄭州市五里堡城市信用社、鄭州市鯤鵬城市信用社出具的資金信用證明、鄭州商品交易所收款證明所證實(shí),301萬元固定資產(chǎn)經(jīng)查驗(yàn)屬實(shí)。1994年下旬,河南省豫興審計(jì)師事務(wù)所依據(jù)河南省信義審計(jì)師事務(wù)所出具的資金審驗(yàn)證明又出具一份企業(yè)注冊(cè)資金審驗(yàn)證明書,亨通期貨公司依此證明書報(bào)國(guó)家工商行政管理局申請(qǐng)開業(yè)登記。1997年3月12日,河南省豫興審計(jì)師事務(wù)所對(duì)亨通期貨公司進(jìn)行了審計(jì),同時(shí),該公司出具了1997年工商年檢報(bào)告。文旅公司1995年至1997年未進(jìn)行工商年檢,河南省工商行政管理局、滎陽(yáng)市工商行政管理局對(duì)文旅公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照認(rèn)定:屬周華孚(原中保河南分公司資金運(yùn)用部總經(jīng)理,現(xiàn)已判刑)偽造有關(guān)證件騙取的營(yíng)業(yè)執(zhí)照,其集體性質(zhì)的企業(yè)不能成立,應(yīng)予吊銷,該公司的一切經(jīng)營(yíng)活動(dòng)屬周華孚的個(gè)人行為。鄭州市中級(jí)人民法院(1993)鄭刑初字第216號(hào)刑事判決書認(rèn)定:文旅公司屬周華孚利用職務(wù)之便,挪用公款開辦的個(gè)人公司。
河南省高級(jí)人民法院判決:一、亨通期貨公司于判決生效后十日內(nèi)返還銀鷹公司借款本金1980萬元,逾期加倍支付延遲履行期間的債務(wù)利息。二、駁回銀鷹公司的其他訴訟請(qǐng)求。
銀鷹公司不服判決,向最高人民法院提起上訴。
最高人民法院二審查明:1995年1月9日至1996年6月24日,銀鷹公司與亨通期貨公司及其所屬的第二營(yíng)業(yè)部簽訂11份借款合同,約定,銀鷹公司借款兩筆共計(jì)1000萬元給亨通期貨公司,借款9筆共計(jì)980萬元給亨通期貨公司第二營(yíng)業(yè)部。借款期限最長(zhǎng)不超過三個(gè)月,月利率為23‰。亨通期貨公司用該款項(xiàng)經(jīng)營(yíng)期貨業(yè)務(wù),銀鷹公司不承擔(dān)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。合同簽訂后,銀鷹公司按約付給亨通期貨公司及其第二營(yíng)業(yè)部人民幣1980萬元。因亨通期貨公司及其第二營(yíng)業(yè)部到期未償還借款本息,1997年12月15日,銀鷹公司向河南省高級(jí)人民法院提起訴訟,請(qǐng)求判令亨通期貨公司、河南財(cái)保公司、河南人保公司償還借款本息。
另查明,亨通期貨公司由文旅公司申辦,1993年4月10日在河南省滎陽(yáng)市工商行政管理局注冊(cè)登記,注冊(cè)資金為人民幣1000萬元。1994年11月11日,中國(guó)證券監(jiān)督管理委員會(huì)批復(fù)同意其到國(guó)家工商行政管理局注冊(cè)登記。1995年6月16日,經(jīng)國(guó)家工商行政管理局注冊(cè)登記,頒發(fā)企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照。交通銀行鄭州分行桐柏路分理處的進(jìn)賬單、轉(zhuǎn)賬支票載明,1994年7月30日,文旅公司向亨通期貨公司匯款人民幣1萬元。(93)信義內(nèi)驗(yàn)審字第024號(hào)企業(yè)注冊(cè)資金審驗(yàn)證明書中所稱的亨通期貨公司注冊(cè)資金1000萬元,其依據(jù)的是經(jīng)在上述1994年7月30日桐柏路分理處的進(jìn)賬單上添加“千”字變?cè)於傻倪M(jìn)賬單復(fù)印件。
1992年5月2日,原中國(guó)人民保險(xiǎn)公司河南省分公司(以下簡(jiǎn)稱河南省保險(xiǎn)公司)總經(jīng)理周華孚向河南省滎陽(yáng)市工商行政管理局出具一份由其簽字并加蓋保險(xiǎn)公司公章的企業(yè)法人開業(yè)登記申請(qǐng)書,申請(qǐng)開辦文旅公司。1993年4月1日,滎陽(yáng)市工商行政管理局為其頒發(fā)了營(yíng)業(yè)執(zhí)照。注冊(cè)資金為人民幣3000萬元,但注冊(cè)資金未到位。
又查明,河南省保險(xiǎn)公司豫保字(1992)第101號(hào)文下,有兩份文件,一份內(nèi)容為“關(guān)于召開市地公司辦公室主任座談會(huì)通知”,另一份為“關(guān)于成立鄭州文化旅游實(shí)業(yè)有限公司的通知”。河南財(cái)保公司、河南人保公司主張,“關(guān)于成立鄭州文化旅游實(shí)業(yè)有限公司的通知”系周華孚偽造的。
又查明,周華孚因犯有貪污罪、受賄罪、挪用公款罪被判處無期徒刑。亨通期貨公司法定代表人盧雪平下落不明,亨通期貨公司已歇業(yè)。
另外,河南省保險(xiǎn)公司已分立為河南財(cái)保公司和河南人保公司。
判決結(jié)果
最高人民法院判決:一、維持河南省高級(jí)人民法院(1998)豫經(jīng)初字第13號(hào)經(jīng)濟(jì)判決書主文第一項(xiàng)。二、撤銷上述經(jīng)濟(jì)判決第二項(xiàng)。三、亨通期貨公司于本判決送達(dá)之次日起十日內(nèi)返還銀鷹公司借款本金1980萬元及利息(利息按中國(guó)人民銀行同期流動(dòng)資金貸款利率計(jì)付)。四、河南財(cái)保公司、河南人保公司對(duì)亨通期貨公司的上述債務(wù)共同承擔(dān)連帶責(zé)任。一審案件受理費(fèi)109010元,由銀鷹公司承擔(dān)19010元,由亨通期貨公司承擔(dān)90000元。二審案件受理費(fèi)109010元,由河南財(cái)保公司、河南人保公司共同承擔(dān)。
評(píng)析
周華孚系原保險(xiǎn)公司總經(jīng)理、法定代表人,其職務(wù)和權(quán)限足以代表保險(xiǎn)公司對(duì)外實(shí)施法律行為。其于1992年5月2日向河南省滎陽(yáng)市工商行政管理局出具申請(qǐng)書,申請(qǐng)開辦文旅公司。申請(qǐng)書、企業(yè)法定代表人身份證明、資金信用證明以及企業(yè)法人申請(qǐng)開業(yè)登記注冊(cè)書上,周華孚均在上述文件的負(fù)責(zé)人欄內(nèi)簽署了姓名,并加蓋了保險(xiǎn)公司的公章,該行為是以保險(xiǎn)公司的名義實(shí)施的。由于設(shè)立文旅公司的行為是以保險(xiǎn)公司的名義進(jìn)行的,該行為應(yīng)認(rèn)定為法人的行為。周華孚受到刑事制裁,但不能免除法人應(yīng)承擔(dān)的民事責(zé)任。保險(xiǎn)公司應(yīng)對(duì)開辦文旅公司依法承擔(dān)民事責(zé)任。
周華孚雖為自然人,但同為保險(xiǎn)公司總經(jīng)理、法定代表人。對(duì)其行為如何界定,是決定行為后果應(yīng)由個(gè)人承擔(dān)還是由法人承擔(dān)的分界線。當(dāng)自然人的行為與職務(wù)無關(guān)時(shí),法人通常不承擔(dān)責(zé)任;如果其行為與職務(wù)相關(guān)聯(lián)時(shí),法人則應(yīng)當(dāng)承擔(dān)責(zé)任。
本案中,周華孚在滎陽(yáng)市工商局申請(qǐng)注冊(cè)文旅公司時(shí),企業(yè)法人注冊(cè)申請(qǐng)書、企業(yè)法人登記注冊(cè)表上,周華孚都是以保險(xiǎn)公司負(fù)責(zé)人的名義、身份實(shí)施的,都加蓋了保險(xiǎn)公司公章;滎陽(yáng)市工商局為其注冊(cè)登記公司,也是基于對(duì)周華孚所任職務(wù)的信賴及對(duì)保險(xiǎn)公司的信賴。因此,周華孚的行為,不能認(rèn)定為純粹的個(gè)人行為。
論文關(guān)鍵詞 公證申請(qǐng)人 身份 審查
《公證法》和《公證程序規(guī)則》雖然規(guī)定了公證機(jī)構(gòu)在審查公證申請(qǐng)人身份時(shí)應(yīng)當(dāng)履行的義務(wù),但對(duì)公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)如何履行身份審查職責(zé)、履行到什么程度算是盡到了身份審查的義務(wù),卻沒有明確的規(guī)定。實(shí)務(wù)中已出現(xiàn)不少因公證機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)人身份確認(rèn)有誤引起的公證復(fù)查和訴訟,如明明尚在人世,卻成了火葬場(chǎng)里的死人;明明是自己的房子,一覺醒來卻成了別人的財(cái)產(chǎn)。對(duì)于公證申請(qǐng)人身份審查標(biāo)準(zhǔn)的界定已成為迫切需要解決的現(xiàn)實(shí)問題,本文試從公證申請(qǐng)人身份審查問題的提出、對(duì)公證申請(qǐng)人身份審查的標(biāo)準(zhǔn)、關(guān)于公證申請(qǐng)人身份審查的外國(guó)立法、筆者建議等方面進(jìn)行論述,以期促進(jìn)公證行業(yè)對(duì)身份審查標(biāo)準(zhǔn)的研究和探討。
一、公證申請(qǐng)人身份審查問題的提出
1.委托、聲明、遺囑、贈(zèng)與等具有人身性質(zhì)的公證,都涉及到通過權(quán)利人的意思表示對(duì)不動(dòng)產(chǎn)或是其他重大財(cái)產(chǎn)進(jìn)行處分,對(duì)身份的認(rèn)定可以說直接決定了整個(gè)公證事項(xiàng)的對(duì)與錯(cuò),并且輻射到交易領(lǐng)域的安全問題。
2.從目前行業(yè)內(nèi)部執(zhí)業(yè)的情況來講,因?yàn)榕f有的公證工作慣性,對(duì)申請(qǐng)人的身份審查多以收集身份證、戶口簿等證明材料作為公證執(zhí)業(yè)審查義務(wù)履行完畢的證據(jù),對(duì)于審查到確認(rèn)這一心證過程,卻缺乏有效的形式反映即心證審查的外化,這是客觀現(xiàn)實(shí)。
3.就現(xiàn)有的法律法規(guī)而言,《公證法》和《公證程序規(guī)則》不可能細(xì)化、窮盡公證審查工作的操作標(biāo)準(zhǔn),作為專業(yè)的法律證明機(jī)構(gòu),如果靠外來人確立我們自身的工作審查標(biāo)準(zhǔn)或是法院在判例積累中形成審判慣例,這兩種消極狀態(tài)都會(huì)造成公證員執(zhí)業(yè)的困擾和風(fēng)險(xiǎn)的不可預(yù)知性。
二、對(duì)公證申請(qǐng)人身份審查的標(biāo)準(zhǔn)
所謂審查標(biāo)準(zhǔn),是指在公證的過程中對(duì)申請(qǐng)人身份的真?zhèn)蔚膶彶樗仨氝_(dá)到的要求,從而免除其審查責(zé)任。在公證的實(shí)踐中,審查標(biāo)準(zhǔn)的確立至少有兩重意義:一是實(shí)體意義,在證據(jù)量及其證明力不變的情況下,審查標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置和實(shí)際掌握的寬嚴(yán)在一定情況下決定公證案件的實(shí)體處理;二是程序法意義,審查標(biāo)準(zhǔn)是審查任務(wù)完成從而責(zé)任得以免除的客觀標(biāo)志。根據(jù)以上對(duì)審查標(biāo)準(zhǔn)的理解,我們可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行審查。
(一)審查公證申請(qǐng)人的法律資格是否具備
筆者認(rèn)為,公證申請(qǐng)人的法律資格應(yīng)該具備兩個(gè)方面,即公證申請(qǐng)人具有民事權(quán)利能力和民事行為能力。一種是具有民事權(quán)利能力和民事行為能力的自然人可以親自申辦公證,具有民事權(quán)利和民事行為能力的法人或者其他組織,可以由其法定代表人或者負(fù)責(zé)人申辦公證;另一種是限制民事行為能力的人應(yīng)征得其法定人的同意后才可申辦公證,或是由其人代辦公證;無民事行為能力人應(yīng)當(dāng)由其法定人申辦公證。
(二)真實(shí)、合法
真實(shí)、合法是公證的基本原則,但筆者認(rèn)為,它同時(shí)亦應(yīng)該是公證申請(qǐng)人身份審查的標(biāo)準(zhǔn)之一,真實(shí)、合法應(yīng)該包括三個(gè)方面內(nèi)容:(1)人(包括自然人、法人、其他組織)與證真實(shí)、合法,人與證相符;(2)意思表示真實(shí)、合法,沒有被脅迫、被欺騙的情形,沒有違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定;(3)提供的證明身份的材料真實(shí)、合法。
(三)證明公證申請(qǐng)人身份的材料形成證據(jù)鏈
在公證主體審查公證申請(qǐng)人提供的證明身份的材料時(shí),如果只有材料的真實(shí)、合法,這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。在審判中,法官判案不能孤證,同理,在公證的過程中,亦應(yīng)如此。這就要求我們?cè)诠C的過程中,要盡力收集能證明公證申請(qǐng)人身份的材料,使之成為證據(jù)鏈。證據(jù)鏈至少滿足以下三個(gè)條件:其一是相互印證性。證明身份的材料之間相互映證,能夠互相支撐,互相說明;其二是不矛盾性。證據(jù)之間、證據(jù)與已經(jīng)證實(shí)的事實(shí)之間,證據(jù)與情理之間不應(yīng)當(dāng)存在不能解釋無法解決的矛盾;其三是證據(jù)鏈鎖的閉合性。證據(jù)之間、證據(jù)與事實(shí)之間、各事實(shí)要素之間環(huán)環(huán)相扣,不出現(xiàn)斷裂,以保證證明身份的各個(gè)事實(shí)環(huán)節(jié)均有足夠的證明。
三、關(guān)于公證申請(qǐng)人身份審查的外國(guó)立法
1.《西班牙公證人員職業(yè)法》(1862年5月28日頒)第23條:“……公證人在不認(rèn)識(shí)當(dāng)事人的情況下,確認(rèn)其確系本人的補(bǔ)充方法如下:(一)由民事行為能力、認(rèn)識(shí)當(dāng)事人,并與公證員相識(shí)的,對(duì)確定其為本人負(fù)有責(zé)任的二人出具證明。(二)由契約當(dāng)事人的一方確認(rèn)他方確系本人,但進(jìn)行確認(rèn)的一方需要與公證人相識(shí)。(三)參照政府機(jī)關(guān)以證明該人身份為目的而發(fā)的附有照片和簽名的身份證明書或確認(rèn)其確系本人的文件。(四)公證人對(duì)在證明與簽名人相識(shí)之前所辦理的公證文書上的可靠簽名進(jìn)行的對(duì)照。
2.《德意志聯(lián)邦共和國(guó)證書法》第10條:“【確定當(dāng)事人】在筆錄中必須詳細(xì)注明當(dāng)事人的基本情況,不準(zhǔn)未確定或調(diào)換。在筆錄中,必須注明公證人是否與當(dāng)事人相識(shí)或是如何確定當(dāng)事人的身份的,在不能確定而又必須制作筆錄時(shí),公證人應(yīng)當(dāng)在筆錄中注明。”
3.《俄羅斯聯(lián)邦公證立法綱要》第二編第九章第42條:查明請(qǐng)示實(shí)施公證行為的人的身份——在實(shí)施公證行為時(shí),公證人查明實(shí)施公證行為的公民、其人或是法定代表身份。查明身份應(yīng)當(dāng)依照護(hù)照和其他排除對(duì)請(qǐng)求實(shí)施公證行為的人的身份的懷疑的文件進(jìn)行?!?/p>
上述國(guó)家的公證立法在規(guī)定公證人的身份審查義務(wù)上均以實(shí)質(zhì)審查為主,以公證人與當(dāng)事人相識(shí)為一般原則,對(duì)于不認(rèn)識(shí)的當(dāng)事人要找相關(guān)證人證明身份,并在筆錄中記錄如何確認(rèn)的當(dāng)事人身份。這些國(guó)家的立法也從另一個(gè)角度說明了證據(jù)原則對(duì)確立公證申請(qǐng)人身份審查標(biāo)準(zhǔn)的重要性。
四、筆者建議
從目前公證事務(wù)情況來看,受工作慣性的影響,對(duì)申請(qǐng)人的身份審查多以身份證、戶口簿等證明材料作為公證執(zhí)業(yè)審查義務(wù)履行完畢的證據(jù),但從材料的收集到審查到確認(rèn)這一心證過程,卻鮮有公證機(jī)構(gòu)或是公證員自覺進(jìn)行心證依據(jù)的外化,從而易使公證身份審查流于形式,不能正常發(fā)揮公證在保證社會(huì)交易安全方面的職能。對(duì)于以身份為證明對(duì)象的公證事項(xiàng),公證員應(yīng)當(dāng)對(duì)當(dāng)事人的身份審查盡到審慎義務(wù),具體操作可以進(jìn)行:
(一)對(duì)身份證件本身的審查
第一,要求申請(qǐng)人提供法定的身份證件原件,如身份證、戶口簿、護(hù)照、軍官證等。因特殊情況不能提供直接證據(jù)的,應(yīng)當(dāng)記明原因,對(duì)間接身份證明進(jìn)行必要的核實(shí)或收集的間接證據(jù)可以形成完整的證明鏈。第二,對(duì)審查無疑義的身份證件,應(yīng)當(dāng)在復(fù)印件上加蓋原件與復(fù)印件相符章,并有申請(qǐng)人和公證員簽名。第三,作為一項(xiàng)基本的工作技能,公證員應(yīng)根據(jù)司法部相關(guān)審查文件,掌握我國(guó)身份證件的基本情況,比如學(xué)歷要經(jīng)過網(wǎng)上查詢以證明其真實(shí)性。
(二)認(rèn)證相符審查記錄
第一條為加強(qiáng)合約管理工作,規(guī)范和約束企業(yè)的經(jīng)營(yíng)行為,減少和避免因合約不當(dāng)造成的損失,維護(hù)局的合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國(guó)合約法》及國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、《省電網(wǎng)公司合約管理方法》和《供電局合約管理方法》,結(jié)合縣供電局的實(shí)際,制定本方法。
第二條本方法適用于局及其所屬的多經(jīng)企業(yè)。
第三條凡以局名義對(duì)外進(jìn)行的商務(wù)活動(dòng)中,涉及標(biāo)的金額在5萬元以上(含本數(shù))的,或涉及經(jīng)濟(jì)、安全等方面將對(duì)局經(jīng)濟(jì)、社會(huì)利益產(chǎn)生重大影響的事務(wù),必須與當(dāng)事方簽訂書面合約。
第四條凡局行政隸屬范圍內(nèi)的各部門、單位與其他法人或其他組織之間簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合約、技術(shù)合約、購(gòu)售電合約、并網(wǎng)協(xié)議和已列入預(yù)算、在省廣電網(wǎng)公司批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi)的各種屬于《中華人民共和國(guó)合約法》調(diào)整的合約均遵守本方法。
勞動(dòng)合約等涉及人力資源的合約不屬于本方法調(diào)整范圍,勞動(dòng)合約的具體管理按《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》和人力資源有關(guān)文件規(guī)定和要求執(zhí)行。
第五條本方法所稱合約管理,包括合約前期工作、合約審查與簽訂、合約履行與監(jiān)控、合約變更與解除、合約糾紛處理、合約檔案管理、合約檢查與考核等內(nèi)容。
第六條合約管理實(shí)行合約管理部門歸口管理和承辦部門業(yè)務(wù)管理相結(jié)合的原則。
第七條重大合約是批量合約標(biāo)的額在20萬元以上(含本數(shù))的合約;與發(fā)電企業(yè)簽訂的購(gòu)電合約;對(duì)局有重大影響的其他合約。
第八條任何人不得以任何形式泄漏合約涉及的商業(yè)、技術(shù)秘密。
第二章合約管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第九條局辦公室是局的合約管理部門,統(tǒng)一負(fù)責(zé)局的合約管理工作。
合約管理部門的職責(zé)是:
(一)貫徹執(zhí)行有關(guān)合約的法律、法規(guī)及規(guī)章。
(二)建立健全局合約管理制度。
(三)監(jiān)督局的合約依法、依程序簽訂,負(fù)責(zé)合約簽訂前的法律審查工作,負(fù)責(zé)合約的登記蓋章、存檔等工作。
(四)監(jiān)督檢查局合約的履行、變更和解除,發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向局主要負(fù)責(zé)人報(bào)告。
(五)對(duì)送交合約管理部門備案的合約及合約有關(guān)材料進(jìn)行審查、整理、編號(hào)、登記,予以保管。
(六)局對(duì)外發(fā)生合約糾紛時(shí),參與協(xié)商、調(diào)解,到有關(guān)機(jī)關(guān)辦理仲裁、訴訟等有關(guān)事宜。
(七)協(xié)助有關(guān)部門追收到期合約債權(quán)。
(八)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他合約管理工作。
第十條合約承辦部門由局領(lǐng)導(dǎo)指定或按部門職責(zé)分工確定。合約承辦部門必須設(shè)立專職合約管理人員,負(fù)責(zé)合約的起草、審查、登記、存檔等工作。
合約承辦部門的主要職責(zé):
(一)負(fù)責(zé)合約簽訂前意向接觸、資信調(diào)查、商務(wù)談判。
(二)負(fù)責(zé)起草合約,并將所起草的合約按本方法的規(guī)定及時(shí)提請(qǐng)合約審查部門審查,起草合約的依據(jù)必須充分,必須提供書面文件或批示。
(三)對(duì)采用招投標(biāo)方式訂立的合約在提請(qǐng)審查前,應(yīng)附加對(duì)合約的經(jīng)濟(jì)性、技術(shù)性、可行性、安全性的說明。
合約的經(jīng)濟(jì)性:指市場(chǎng)需求情況屬實(shí),市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)可靠、合理,投入產(chǎn)出核算經(jīng)濟(jì)、準(zhǔn)確。
合約的技術(shù)性:指工程技術(shù)依據(jù)真實(shí)、可靠,技術(shù)措施完備、可行,技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的參數(shù)科學(xué)、真實(shí)、可靠。
合約的可行性:指整體項(xiàng)目技術(shù)具有可操作性,經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益具有真實(shí)性,合約具有可操作性。
合約的安全性:指涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)已采取相應(yīng)的保護(hù)限制措施,無損局的商業(yè)信譽(yù)、商業(yè)秘密及其它利益。
(四)對(duì)其所提供的材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。
(五)監(jiān)督、檢查承辦合約的履行情況。
(六)向合約管理部門及時(shí)反映合約的履約問題。
(七)參加合約糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟的準(zhǔn)備及善后工作。
第十一條合約原則上應(yīng)由已方或以已方為主起草。
(一)起草的合約的基本原則要求:
1.對(duì)方具有簽約資格(法定代表人或正式授權(quán)代表)。
2.內(nèi)容符合法律和政策規(guī)定。
3.對(duì)方具有履約能力。
4.對(duì)方?jīng)]有超越企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍及經(jīng)辦人授權(quán)范圍。
5.條款完整,文字準(zhǔn)確,簽約手續(xù)完備。
(二)起草的合約必須具備以下主要條款:
1.標(biāo)的。
2.?dāng)?shù)量和質(zhì)量要求。
3.價(jià)款或酬金及結(jié)算方式。
4.履行期限、地點(diǎn)和方式。
5.簽約時(shí)間、地點(diǎn)。
6.合約雙方的其他權(quán)利、義務(wù)關(guān)系。
7.違約責(zé)任。
8.爭(zhēng)議解決方法。
由對(duì)方起草合約時(shí),各業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)對(duì)合約內(nèi)容、條款仔細(xì)推敲,認(rèn)真討論修改。
國(guó)家、行業(yè)主管部門、電網(wǎng)公司或供電局已頒布合約示范文本的,由局有關(guān)業(yè)務(wù)部門提出,經(jīng)合約管理部門審查確認(rèn)后,由局頒發(fā)使用。
沒有合適的國(guó)家或行業(yè)主管部門頒布的示范文本的,對(duì)須多次重復(fù)使用的合約文本,由局有關(guān)業(yè)務(wù)部門起草示范文本,經(jīng)合約管理部門審查定稿后,由局頒發(fā)使用。
第十二條局設(shè)立項(xiàng)目(合約)招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組,下設(shè)項(xiàng)目(合約)招投標(biāo)工作組。
招投標(biāo)工作組依不同項(xiàng)目(合約)由合約承辦部門負(fù)責(zé)臨時(shí)組建。
第十三條對(duì)實(shí)行招投標(biāo)的項(xiàng)目(合約),合約管理部門根據(jù)合約承辦部門工作要求,除本方法第八條規(guī)定外,還承擔(dān)以下工作:
(一)負(fù)責(zé)招標(biāo)書或投標(biāo)書的審查。
(二)參與招投標(biāo)。
(三)參與合約的起草和談判等。
第三章合約審查、審批與簽署
第一節(jié)合約的審查與審批
第十四條合約在簽訂前,合約承辦部門應(yīng)對(duì)合約另一方當(dāng)事人的主體資格和資信進(jìn)行了解和調(diào)查核實(shí)后,寫出承辦意見,并將有關(guān)真實(shí)資料連同合約文本,一并送合約審查機(jī)構(gòu)審查。
承辦部門了解和調(diào)查核實(shí)的情況包括:
(一)主體資格的合法性:具有經(jīng)年檢的《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》或《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》,其核載的內(nèi)容與實(shí)際相符。
(二)欲簽訂合約標(biāo)的應(yīng)符合當(dāng)事人經(jīng)營(yíng)范圍,涉及專營(yíng)許可的,應(yīng)具備相應(yīng)的許可、等級(jí)、資質(zhì)證書。
(三)由人簽訂合約的,應(yīng)出具事實(shí)、有效的《法定代表人身份證明書》、《法定代表人授權(quán)委托書》、《人身份證明書》。
(四)具有相應(yīng)的履約能力:具有支付能力或生產(chǎn)能力或運(yùn)輸能力等。合約標(biāo)的金額超過20萬元(含本數(shù))且標(biāo)的屬于預(yù)付款項(xiàng),當(dāng)對(duì)簽約他方資信情況不確定時(shí),必須要求其出具資產(chǎn)負(fù)債表、資金證明、注冊(cè)會(huì)計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相應(yīng)文件。
(五)具有履約信用:過去三年重合約、守信用,無違約事實(shí),現(xiàn)時(shí)未涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件。
合約對(duì)方當(dāng)事人履約能力或資信狀況有瑕疵的,不應(yīng)與其簽訂合約;必須簽訂合約時(shí),應(yīng)要求其提供合法、真實(shí)、有效的擔(dān)保,其中,以保證形式做出的擔(dān)保,其保證人必須是具有代為清償能力的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)實(shí)體,并應(yīng)對(duì)保證人適應(yīng)前款規(guī)定進(jìn)行審查。
上述所列各種文件為合約不可缺少的組成附件,若其文本為復(fù)印件時(shí),須加注“與原件核對(duì)無誤”字樣,并由核對(duì)人簽字。
第十五條局合約審查機(jī)構(gòu)由合約管理部門和財(cái)務(wù)部門組成。合約正式簽訂前,承辦部門應(yīng)將合約草案及相關(guān)資料、承部門意見提請(qǐng)合約審查機(jī)構(gòu)審查。合約審查機(jī)構(gòu)審查時(shí)可根據(jù)需要,要求承辦部門提供補(bǔ)充材料。
第十六條財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審查的內(nèi)容包括:
(一)資金、資產(chǎn)的合法性:
1.資金來源合法,資產(chǎn)的所有權(quán)明確、合法。
2.資金使用和資產(chǎn)動(dòng)用的審批手續(xù)合法。
3.資金、資產(chǎn)的用途及使用方式合法。
(二)資產(chǎn)、資金使用效果的財(cái)務(wù)可行性。
(三)價(jià)款、酬金和結(jié)算方式的合理、合法性。
1.價(jià)款、酬金的確定合理、合法。
2.資金結(jié)算、酬金支付方式明確、具體、合法。
3.與資金、資產(chǎn)等有關(guān)的其他注意事項(xiàng)。
(四)索賠條款的合法性。
(五)財(cái)務(wù)部門認(rèn)為需要審查的其他內(nèi)容。
第十七條合約管理部門負(fù)責(zé)審查的內(nèi)容主要包括:
(一)合約的合法性:
1.主體合法:根據(jù)承辦部門提交的有關(guān)材料,審查簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力。
2.內(nèi)容合法:簽約各方意思表示真實(shí)、有效,無悖法律、法規(guī)、政策,無損害國(guó)家、集體或者第三人利益,無規(guī)避法律和顯失公平的內(nèi)容,合約標(biāo)的非國(guó)家明令禁止買賣的物、非未經(jīng)許可經(jīng)營(yíng)的物或法律、政策所不允許的行為。
3.形式合法:依法應(yīng)辦理批準(zhǔn)、登記、鑒證、公證等手續(xù)的,應(yīng)履行相應(yīng)的法定手續(xù)。
4.簽約程序的合法性。
(二)合約的嚴(yán)密性和完備性:
1.條款齊備、完整。
2.文字清楚準(zhǔn)確,語(yǔ)言邏輯嚴(yán)密。
3.設(shè)定的權(quán)利和義務(wù)具體、確切。
4.相應(yīng)手續(xù)完備。
5.相關(guān)附件完備。
6.附條件或附期限適當(dāng)、合法。
(三)合約管理部門認(rèn)為需要審查的其他內(nèi)容。
第十八條局合約審查流程如下:
合約承辦部門依據(jù)《縣供電局對(duì)外合約簽訂授權(quán)表》(該表每年初調(diào)整公布一次)規(guī)定權(quán)限,對(duì)外進(jìn)行協(xié)商談判、資信審查、參與招標(biāo)決標(biāo)、起草合約文本等事宜。承辦部門如需法律協(xié)助,可請(qǐng)求局法律顧問提供法律幫助。
合約承辦部門根據(jù)合約的性質(zhì)(物資采購(gòu)/大修、技改工程/其它),選擇填寫《縣供電局物資采購(gòu)合約審批表》、《縣供電局大修、技改工程合約審批表》或《縣供電局其它合約審批表》,承辦部門負(fù)責(zé)人先在《合約審批表》上簽署部門意見,簽字加蓋部門公章。如由兩個(gè)以上部門承辦的,應(yīng)分別簽署意見并蓋章。
合約承辦部門將《合約審批表》、合約文本、對(duì)方《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》或《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》、《法定代表人身份證明書書》或《授權(quán)委托書》原件、資質(zhì)證書,以及招投標(biāo)書原件或詢價(jià)單、計(jì)劃或資金預(yù)算證明等資料,送交合約管理部門審查,合約管理部門經(jīng)審查無誤后,對(duì)合約文本進(jìn)行登記編號(hào)。
單份合約金額為人民幣20萬元以下的合約、購(gòu)電合約和并網(wǎng)協(xié)議按如下流程審查:合約承辦部門將《合約審批表》、合約文本及上述有關(guān)資料送財(cái)務(wù)部門、合約管理部門審查,經(jīng)審查無誤,由財(cái)務(wù)部門、合約管理部門負(fù)責(zé)人簽署部門意見,簽字加蓋部門公章。
單份合約金額為人民幣20萬元以上(含本數(shù))的合約按會(huì)審流程查:合約承辦部門將《合約審批表》、合約文本及上述有關(guān)資料送財(cái)務(wù)部和合約管理部門審查,由以上二個(gè)部門負(fù)責(zé)人簽署部門意見,簽字加蓋部門公章。
第十九條各審查部門進(jìn)行審查的期限從收到合約草案之日起不超過三個(gè)工作日(含本數(shù))。審查部門遇特殊情況需延長(zhǎng)審查時(shí)間時(shí),應(yīng)向承辦人申明并征得同意,且延長(zhǎng)后累計(jì)審查時(shí)間最長(zhǎng)不得超過五個(gè)(含本數(shù))工作日。
審查部門應(yīng)對(duì)審查的合約出具審查意見,意見必須有各審查部門負(fù)責(zé)人及具體審查人員的簽章。對(duì)審查流程不完善的合約草案,局主要負(fù)責(zé)人可以拒絕簽署。
第二十條合約承辦部門應(yīng)對(duì)合約審查部門提出的意見進(jìn)行解釋、說明,并對(duì)合約草案進(jìn)行修改完善。承辦部門對(duì)合約修改后,應(yīng)重新提交合約審查部門審查。
第二十一條通過審查的合約,由合約承辦部門憑《合約審批表》,連同合約文本、附件及有關(guān)資料,報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批。
局領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限為:
(一)標(biāo)的額為人民幣20萬元以下的合約,由局主要負(fù)責(zé)人授權(quán)局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(二)標(biāo)的額為人民幣20萬元以上(含本數(shù))的合約及重大合約,由局主要負(fù)責(zé)人審批。
(三)與發(fā)電企業(yè)簽訂的購(gòu)售電合約由局主要負(fù)責(zé)人審批。
第二十二條如擬定合約屬于涉及生產(chǎn)安全的基建、大修、技改及維修項(xiàng)目的工程合約,必須同時(shí)簽訂安全合約書,該合約依照局安全監(jiān)督部門有關(guān)規(guī)定辦理。
第二十三條對(duì)外提供擔(dān)保、借貸、重大資產(chǎn)處分、企業(yè)兼并、企業(yè)分立、超過批準(zhǔn)的預(yù)算范圍的合約或長(zhǎng)期影響局經(jīng)營(yíng)的其他重大合約,應(yīng)在通過局合約審查部門審查,并經(jīng)其主要負(fù)責(zé)人審核同意后,憑《縣供電局合約報(bào)批表》(見附件5,以下簡(jiǎn)稱《合約報(bào)批表》)報(bào)供電局審批。
第二節(jié)合約的簽署與授權(quán)
第二十四條所有合約通過審批后,由合約承辦部門將合約文本連同有關(guān)部門簽署同意的《合約審批表》,送合約簽署人簽署。
第二十五條合約簽署權(quán)限劃分與授權(quán):
(一)標(biāo)的額為人民幣20萬元以下(含本數(shù))的合約,可授權(quán)由部門負(fù)責(zé)人簽署。
(二)標(biāo)的額為人民幣20萬元以上50萬元以下的合約,可授權(quán)由分公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽署。
(三)標(biāo)的額為人民幣50萬元以上(含本數(shù))的合約,由局主要負(fù)責(zé)人授權(quán)簽署。
(四)與發(fā)電企業(yè)簽訂的購(gòu)電合約由局主要負(fù)責(zé)人簽署。
第二十六條被授權(quán)的合約簽署人必須辦理《法定代表人授權(quán)委托書》。
第二十七條局的職能部門和下屬單位不得以部門、下屬單位的名義對(duì)外簽訂合約。
第二十八條局簽訂、變更、解除合約一律使用合約專用章。
合約簽署后,憑《合約審批表》送合約管理部門加蓋局合約專用章。符合本方法第二十五條規(guī)定的重大合約還應(yīng)附《合約報(bào)批表》送呈合約管理部門加蓋局合約專用章。
第二十九條合約專用章由合約管理部門專人保管,任何部門、人員不得借用、代用合約章,違反規(guī)定造成的后果,由印章保管人負(fù)責(zé);發(fā)生遺失,應(yīng)及時(shí)報(bào)告處理。
第四章合約的履行
第三十條合約履行由合約承辦部門負(fù)責(zé)。合約生效前,不得實(shí)際履行。合約生效后,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合約約定履行。
第三十一條對(duì)于涉及付款的合約,付款的審批制度和程序由財(cái)務(wù)部門另行制定。
第三十二條合約承辦部門必須按要求向合約管理部門報(bào)送《縣供電局合約履行情況報(bào)表》(以下簡(jiǎn)稱《合約履行情況報(bào)表》見附件6)。
承辦部門在合約履行完畢后的一周內(nèi)及時(shí)填寫《縣供電局合約履行完畢報(bào)表》(以下簡(jiǎn)稱《合約履行完畢報(bào)表》見附件7)送合約管理部門備案。
如合約無法在合約約定的期限內(nèi)履行完畢,承辦部門應(yīng)在合約期滿15天以前填寫《合約履行情況報(bào)表》送合約管理部門,列明合約未能在規(guī)定期限內(nèi)履行完畢的原因,并提出處理意見。
合約標(biāo)的金額超過20萬元(含本數(shù))的重大合約,承辦部門應(yīng)在每季度的第一個(gè)工作周內(nèi)填寫《合約履行情況報(bào)表》送合約管理部門,說明合約履行情況。
第三十三條合約管理部門將根據(jù)承辦部門提交的《合約履行情況報(bào)表》對(duì)合約履行情況進(jìn)行監(jiān)控,并在每半年度的第一個(gè)月對(duì)合約履行情況進(jìn)行必要的清查,并將清查結(jié)果和處理建議報(bào)局主要負(fù)責(zé)人。
第三十四條合約在履行中如發(fā)現(xiàn)遺漏問題,承辦部門應(yīng)與合約管理部門聯(lián)系并及時(shí)采取補(bǔ)救措施,主動(dòng)與對(duì)方協(xié)商,簽訂補(bǔ)充合約。補(bǔ)充合約與正式合約具有同等法律效力。
第五章合約的變更和解除
第三十五條合約執(zhí)行過程中,如有內(nèi)容變更,需填寫《縣供電局變更申請(qǐng)表》(見附件4),報(bào)合約管理部門、局主要負(fù)責(zé)人審批。
第三十六條合約變更、解除的程序與合約審查、審批與簽署的程序相同。
第六章合約糾紛處理
第三十七條合約發(fā)生糾紛時(shí),合約承辦部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告合約管理部門,并應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)。
第三十八條合約糾紛由合約承辦部門負(fù)責(zé)處理,合約管理部門應(yīng)當(dāng)提供必要的協(xié)助。
第三十九條合約發(fā)生糾紛時(shí),應(yīng)首先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決,協(xié)商或調(diào)解能夠達(dá)成一致時(shí),應(yīng)簽訂書面協(xié)議。
協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)成協(xié)議時(shí),可依合約約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。
第四十條對(duì)方當(dāng)事人逾期不履行生效協(xié)議、調(diào)解書、仲裁裁決書或判決書的,合約承辦部門應(yīng)及時(shí)報(bào)合約管理部門并經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意,在法律規(guī)定的有效期限內(nèi)向人民法院申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行。
第四十一條處理合約糾紛產(chǎn)生的補(bǔ)充協(xié)議書、調(diào)解書和法律文書應(yīng)與合約及有關(guān)材料一并由合約管理部門歸檔,復(fù)印件由合約承辦部門備案。
第七章合約檔案管理
第四十二條局全部合約實(shí)行統(tǒng)一編號(hào)。合約承辦部門在合約定稿后應(yīng)向合約管理部門取得合約編號(hào)。除供用電合約、安全合約編號(hào)另行規(guī)定外,其他合約編號(hào)見《縣供電局合約編號(hào)方法》(見附件9)。
第四十三條合約正式簽訂后,合約原件(正本)一份由合約管理部門保管,一份交財(cái)務(wù)部保管,一份留合約承辦部門保管,其它合約文本交合約對(duì)方。
合約承辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)將合約原件(正本)及其電子版、《合約審批表》(原件)、合約執(zhí)行過程的往來函件、糾紛或爭(zhēng)議的處理情況記載等一整套有關(guān)材料送局合約管理部門備案,一年后由合約管理部門交檔案管理部門歸檔。
為方便查閱和使用合約承辦部門應(yīng)按本方法第四十六條規(guī)定,對(duì)合約實(shí)行備案并妥善保管。
第四十四條局檔案室應(yīng)設(shè)立合約存放柜,實(shí)行專柜管理。
第四十五條合約備案包括以下資料:
(一)合約(副本)和電子版本。
(二)合約審批表(復(fù)印件)。
(三)履行情況記載。
(四)糾紛或爭(zhēng)議的處理情況記載及有關(guān)材料。
第八章檢查與考核
第四十六條局合約管理部門在每年的月日前負(fù)責(zé)對(duì)各職能部門的合約管理工作進(jìn)行檢查與考核。
第四十七條局可對(duì)在合約管理工作中做出成績(jī)者,根據(jù)具體情況予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第四十八條違反本方法規(guī)定訂立合約,造成較大經(jīng)濟(jì)損失的,追究直接責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)或行政責(zé)任。構(gòu)成犯罪的,移送司法機(jī)關(guān)處理。
1.未簽訂書面合約而用口頭或簡(jiǎn)單便函協(xié)議代替,或者合約尚未生效即擅自履行合約,給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失者。
2.違反本方法有關(guān)規(guī)定,訂立無效合約、重大缺陷合約,或變更、解除合約結(jié)果不利,造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失者。
3.發(fā)生合約糾紛隱瞞或不及時(shí)向有關(guān)部門匯報(bào)或不及時(shí)采取措施,造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失者。
4.工作懈怠而喪失仲裁、訴訟和申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行時(shí)效,造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失者。
5.在合約簽訂、履行過程中,提供虛假資料的,與對(duì)方惡意串通或私收賄賂,造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失者。
6.使用非法手段簽訂合約,造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失者。
第九章附則
摘 要:公司成立合同督ёㄏ钚∽椋開展合同管理全過程梳理督導(dǎo),通過對(duì)各合同承辦部門合同資料情況的地毯式檢查,查找合同管理及合同資料中存在的漏洞和問題,要求各單位對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題限期整改。通過全過程梳理和目錄式歸檔,規(guī)范了合同全過程管理流程及合同資料填寫標(biāo)準(zhǔn),明確了合同資料的內(nèi)容及順序,同時(shí)完善了合同檔案管理,提高了合同整體管控水平,建立了一套完整的合同督查、歸檔流程。
一、專業(yè)管理的的目標(biāo)描述
1.1專業(yè)管理的理念或策略
活動(dòng)主要分兩個(gè)階段:第一階段,合同全過程梳理階段。由辦公室下發(fā)通知,對(duì)合同文本及相關(guān)合同資料的內(nèi)容及填寫標(biāo)準(zhǔn)提出13點(diǎn)要求,確定具體時(shí)間節(jié)點(diǎn),各部門按照通知要求在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)進(jìn)行自查整改。
第二階段,合同目錄式歸檔階段。辦公室下發(fā)通知,要求各合同承辦部門對(duì)整改完畢后的合同及相關(guān)資料,按照合同目錄的要求進(jìn)行全面分類整理和歸檔,合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組逐個(gè)部門現(xiàn)場(chǎng)檢查歸檔情況,對(duì)合同歸檔完成較好的單位進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)沒有按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成歸檔或者沒有按照歸檔要求進(jìn)行歸檔的單位進(jìn)行通報(bào),并予以績(jī)效考核。
1.2專業(yè)管理的范圍和目標(biāo)
1.2.1 專業(yè)管理的范圍
壽光公司各部門、各單位
1.2.2 專業(yè)管理的目標(biāo)
希望通過本次全面的合同梳理和歸檔,真正明確合同管理流程中各部門的職責(zé),明確合同文本及相關(guān)合同附件的填寫標(biāo)準(zhǔn)及要求,理順合同資料的順序,通過對(duì)合同的過程管控,加強(qiáng)對(duì)合同訂立依據(jù)及履行依據(jù)的審核,確保各項(xiàng)合同合法、合規(guī),并通過此次梳理歸檔,對(duì)以后的合同管理及合同歸檔建立一整套督導(dǎo)流程和標(biāo)準(zhǔn),力爭(zhēng)形成一套合同管理歸檔的長(zhǎng)效機(jī)制。
二、專業(yè)管理的主要做法
2.1主要流程說明
節(jié)點(diǎn)1:成立合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組
公司成立合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組,由公司主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng),由辦公室、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、黨群工作部負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng),合同管理涉及的相關(guān)專工做為小組成員。專項(xiàng)小組負(fù)責(zé)本次合同梳理歸檔活動(dòng)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和整體推進(jìn),負(fù)責(zé)研究決定活動(dòng)重大事項(xiàng),負(fù)責(zé)對(duì)各單位活動(dòng)開展情況進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和評(píng)價(jià)。
督導(dǎo)范圍:
檢查各合同承辦單位對(duì)外簽訂的合同,主要檢查以下幾種類型合同:
①工程建設(shè)類合同,主要涉及發(fā)展建設(shè)部的基建工程合同、運(yùn)維檢修部的生產(chǎn)技改合同、綜合服務(wù)中心的非生產(chǎn)類小型基建合同,以及營(yíng)銷部的營(yíng)銷項(xiàng)目合同等四種合同。
②買賣類合同,主要涉及各部門的辦公用品買賣合同、辦公設(shè)備買賣合同、食品買賣合同、電腦耗材買賣合同、書籍買賣合同、廢舊物資買賣合同、勞保用品買賣合同、純凈水買賣合同、低值易耗品買賣合同、倉(cāng)儲(chǔ)貨架買賣合同、安全標(biāo)示買賣合同等十一種合同。
③運(yùn)維檢修類合同,主要包括輸、變、配設(shè)施的維修施工合同、安全警示設(shè)施的維修施工合同、信息設(shè)備的維修維護(hù)合同、電能表維護(hù)合同、用電服務(wù)終端的維修維護(hù)合同、監(jiān)控設(shè)備的維修維護(hù)合同等六種合同
④后勤服務(wù)類合同,主要包括房屋租賃合同、車輛維修合同、物業(yè)管理合同、綠化維護(hù)合同、蒸汽供用合同、物業(yè)保潔合同、環(huán)衛(wèi)服務(wù)合同、電梯保養(yǎng)合同、保安服務(wù)合同等九種合同。
⑤各供電所合同,主要包括各所簽訂的辦公用品采購(gòu)合同、低值易耗品采購(gòu)合同、純凈水采購(gòu)合同、電腦耗材采購(gòu)合同、書籍采購(gòu)合同、油料采購(gòu)合同、資料印刷合同、車輛雇傭合同、房屋修繕合同、苗木綠化合同、線路清理合同等十一種合同。
⑥其他類合同,主要包括除上述合同外的技術(shù)服務(wù)類合同、財(cái)務(wù)資產(chǎn)類合同、宣傳與公共關(guān)系類合同、咨詢委托類合同、勞務(wù)服務(wù)類合同等。
節(jié)點(diǎn)2:各單位進(jìn)行合同自查梳理
各單位根據(jù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作情況,組織部門內(nèi)各專工對(duì)本部門負(fù)責(zé)的所有合同進(jìn)行全面的梳理,并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題自行整改和規(guī)范,自查的重點(diǎn)是合同文本及其附件的規(guī)范性,各項(xiàng)合同支持性材料的完整性,尤其要注意核查合同前端的項(xiàng)目計(jì)劃或申請(qǐng)、招投標(biāo)材料以及合同履行過程中或履行完畢后的驗(yàn)收材料、付款依據(jù)等的合法、合規(guī)性。
節(jié)點(diǎn)3:合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組進(jìn)行督查會(huì)審(此節(jié)點(diǎn)為該流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn))
各單位自查整改期限屆滿后,合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組開始對(duì)各單位合同及相關(guān)資料進(jìn)行集中會(huì)審,重點(diǎn)檢查合同文本填寫的規(guī)范性、合同臺(tái)賬及合同支持資料的完整性,對(duì)會(huì)審發(fā)現(xiàn)的問題及資料不完整的合同,確定時(shí)間節(jié)點(diǎn),督促責(zé)任單位限期進(jìn)行整改,整改完畢后專項(xiàng)小組進(jìn)行二次督導(dǎo)。合同督查的具體內(nèi)容主要包括以下幾項(xiàng):
(1)檢查各單位合同管理的人員配備情況。確定各部門合同管理工作是否由專人負(fù)責(zé);
(2)檢查經(jīng)法系統(tǒng)使用情況。檢查各部門合同在經(jīng)法系統(tǒng)中的上線情況,統(tǒng)計(jì)出各部門“合同上線率”作為排名和考核依據(jù)。
(3)檢查統(tǒng)一文本應(yīng)用率。即各部門在國(guó)家電網(wǎng)公司頒布的統(tǒng)一合同文本范圍內(nèi),簽訂合同采用統(tǒng)一合同文本的比率。
(4)檢查合同授權(quán)情況。檢查授權(quán)辦理方式是否通過經(jīng)法系統(tǒng)完成;授權(quán)委托書內(nèi)容是否合規(guī);授權(quán)委托書是否載明下列內(nèi)容:授權(quán)委托書編號(hào);被授權(quán)人的姓名、職務(wù);授權(quán)委托事項(xiàng);被授權(quán)人權(quán)利義務(wù);授權(quán)委托期限;單位印章及法定代表人簽字;簽發(fā)日期。
(5)檢查合同對(duì)方的確定方式是否合規(guī)。
(6)檢查合同承辦部門對(duì)合同對(duì)方的主體信息資料進(jìn)行審查、留存的情況。
(7)檢查經(jīng)法系統(tǒng)中合同名稱錄入是否規(guī)范。合同名稱錄入均應(yīng)采用全稱,并跟紙質(zhì)合同文本保持一致。
(8)檢查合同歸類是否正確。
(9)檢查合同標(biāo)的額錄入是否準(zhǔn)確。合同收、付款方式是否填寫清楚,金額輸入是否準(zhǔn)確,與貨幣單位是否對(duì)應(yīng);
(10)檢查合同簽署情況。主要檢查合同簽署人員是否具有權(quán)限,合同用印是否統(tǒng)一加蓋合同專用印章;
(11)檢查合同履行情況。主要檢查合同是否按照合同條款的約定,按時(shí)、按質(zhì)、按量進(jìn)行履行,也包括合同的變更、解除是否合法合規(guī),合同履行異常是否及時(shí)報(bào)告等;
(12)檢查合同歸檔情況。合同歸檔內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括:合同簽訂依據(jù)等背景材料;合同談判、簽訂、履行等往來過程中形成的各種資料;合同對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、證明文件等資料;合同審查意見書;合同正本;簽約對(duì)方的授權(quán)委托書原件及我方授權(quán)委托書原件或復(fù)印件(如有);合同爭(zhēng)議解決的有關(guān)資料(如有);其他需要?dú)w檔的資料。
(13)檢查合同臺(tái)帳的建立情況。檢查各部門是否有獨(dú)立的合同統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,同時(shí)檢查合同臺(tái)帳的統(tǒng)計(jì)信息是否完整,合同臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)信息應(yīng)包含有合同承辦部門、合同承辦人、合同編號(hào)、合同名稱、合同對(duì)方當(dāng)事人、合同標(biāo)的額、生效時(shí)間、履行結(jié)束時(shí)間。
節(jié)點(diǎn)4:各單位進(jìn)行合同整改,整改完畢后進(jìn)行“目錄式”歸檔(此節(jié)點(diǎn)為該流程的創(chuàng)新節(jié)點(diǎn))
合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組督導(dǎo)會(huì)審結(jié)束后,各單位按照合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組提出的整改要求和完成節(jié)點(diǎn),對(duì)檢查出的問題進(jìn)行整改,整改完畢后,按照合同歸檔的要求對(duì)合同進(jìn)行全面整理歸檔,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔工作。
要求各合同承辦部門負(fù)責(zé)人親自負(fù)責(zé)合同歸檔整理和規(guī)范化管理工作,嚴(yán)格按照《合同資料目錄》(見附件1)順序和要求梳理好合同資料,按照公司計(jì)劃和要求按期完成或提前完成歸檔工作。歸檔期限屆滿,合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組對(duì)各單位合同歸檔情況進(jìn)行逐一督查,對(duì)存在工作拖沓滯后,到期完不成歸檔任務(wù),或者對(duì)合同歸檔工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、歸檔質(zhì)量不高、應(yīng)歸未歸等現(xiàn)象的單位落實(shí)績(jī)效考核。
三、評(píng)估與改進(jìn)
3.1評(píng)估效果
通過本次全面的合同梳理、歸檔,對(duì)合同管理中存在的問題和盲區(qū)進(jìn)行了查找和整改,明確了合同文本及合同附件相關(guān)內(nèi)容的填寫規(guī)范和要求,理順了合同資料的順序和形式,通過過程管控,進(jìn)一步提高了公司合同的合法性及合規(guī)性,并對(duì)以后的合同管理及合同歸檔工作建立了一整套督查流程和標(biāo)準(zhǔn),切實(shí)提高了合同管控能力,對(duì)有效防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),對(duì)有限維護(hù)公司合法權(quán)益意義重大。
3.2專業(yè)管理存在的問題及改進(jìn)方向
合同梳理歸檔工作取得了顯著成效,但是合同督導(dǎo)過程中仍然暴露出不少問題,需要在下一步工作中改進(jìn)提升。
3.2.1合同缺乏履行監(jiān)督機(jī)制。在檢查中發(fā)現(xiàn),各部門基本上都沒有建立合同履行監(jiān)督臺(tái)帳。合同履行是合同全過程管理的重要的一環(huán),是合同訂立的目的和歸宿,合同前期大量的工作就是為了保證合同能夠順利履行,但目前的實(shí)際情況是沒有專門的部門對(duì)合同的后續(xù)履行進(jìn)行監(jiān)督,合同承辦部門也沒有形成自己的合同履行監(jiān)督機(jī)制。合同履行監(jiān)督機(jī)制不健全,往往影響合同履行質(zhì)量,甚至導(dǎo)致合同的目的難以實(shí)現(xiàn),引發(fā)合同糾紛。
改進(jìn)方向:建立合同履行監(jiān)督機(jī)制,明確合同履行監(jiān)督的主管部門,定期或不定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查,對(duì)合同履行質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。
3.2.2部分合同沒有留存合同對(duì)方的資信資料和授權(quán)資料,部分留存的資信資料沒有加蓋對(duì)方公章,授權(quán)資料沒有加蓋法定代表人印鑒。如此則不能夠證明與我方簽訂合同的當(dāng)事人為有效簽約人,存在法律風(fēng)險(xiǎn),未加蓋兩?。ü潞头ǘù砣擞¤b)的授權(quán)委托書應(yīng)該屬于無效授權(quán)。
改進(jìn)方向:簽訂合同時(shí),應(yīng)該審查合同對(duì)方的資信資料和授權(quán)資料,明確簽約人的身份和權(quán)力,并留存加蓋對(duì)方單位公章的資信資料復(fù)印件(包括企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等),留存加蓋對(duì)方公章的法定代表人身份證明書或者兩章齊全(公章和法定代表人印鑒)的授權(quán)委托書。
3.2.3大部分合同作為訂立依據(jù)的招投標(biāo)或比價(jià)資料沒有在合同資料中一并留存。合同的簽約內(nèi)容是根據(jù)招投標(biāo)或比價(jià)結(jié)果確定的,如果合同資料中沒有作為訂立依據(jù)的資料,可能發(fā)生合同內(nèi)容簽訂錯(cuò)誤或混淆的情況。
改進(jìn)方向:招投標(biāo)活動(dòng)作為合同簽訂的前置程序,同時(shí)也是合同的訂立依據(jù),作為合同全過程管理的一部分必不可少。合同承辦部門應(yīng)當(dāng)留存能夠說明合同訂立情況的相關(guān)資料或復(fù)印件,作為合同資料的一部分。
3.2.4合同會(huì)簽單、合同流轉(zhuǎn)單填寫不完整。表現(xiàn)為合同流轉(zhuǎn)單的合同對(duì)方欄未填寫,合同會(huì)簽單審核只有簽名,沒有審核意見和審核時(shí)間。
改進(jìn)方向:相關(guān)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)填寫完整,并且按照要求規(guī)范填寫。合同會(huì)簽單的審核意見也應(yīng)該寫明“同意”、“不同意”等明確的意見,不能填寫“已閱”“基本同意”等模糊的意見,更不能不填意見;審核時(shí)間應(yīng)為審核當(dāng)天,且必須填寫。
3.2.5部分單位未建立獨(dú)立的合同審核臺(tái)帳,也沒有確定本部門的合同專責(zé)人。
改進(jìn)方向:各部門可參照公司的“合同審核臺(tái)帳”,建立本部門獨(dú)立的合同審核臺(tái)帳,并以年度為單位進(jìn)行臺(tái)帳匯總;各部門應(yīng)確定本部門的合同專責(zé)人,統(tǒng)一管理、審核、規(guī)范本部門合同相關(guān)工作。
3.2.6合同存n資料不全,且順序混亂。
改進(jìn)方向議:合同承辦部門為合同歸檔部門,各部門合同專責(zé)人應(yīng)按照《合同資料目錄》的順序?qū)贤瑢?duì)方資質(zhì)審查表、合同對(duì)方資信資料、合同對(duì)方授權(quán)委托資料、招投標(biāo)情況說明資料、合同會(huì)簽單、合同流轉(zhuǎn)單、授權(quán)委托書、合同文本等資料。
參考文獻(xiàn):
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級(jí)別:省級(jí)期刊
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