學(xué)籍檔案管理全文(5篇)

摘要：目前，高等教育合作院校學(xué)籍檔案管理存在著學(xué)籍檔案管理分散、合作協(xié)議書缺失、通過人事審核難度較大、管理模式落后等問題。為此應(yīng)完善合作院校學(xué)籍檔案管理制度、推進(jìn)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)化、實現(xiàn)學(xué)籍檔案互通有無。

關(guān)鍵詞：合作院校；學(xué)籍檔案；學(xué)籍檔案管理；問題與對策

合作辦學(xué)是高等院校的一種辦學(xué)形式，它推進(jìn)了不同地區(qū)之間優(yōu)質(zhì)教育資源的輻射、共享與增值，但同時也帶來了高校檔案管理一些新的問題。浙江師范大學(xué)跟金華教育學(xué)院、紹興文理學(xué)院和浙江外國語學(xué)院等院校都有合作辦學(xué)關(guān)系，但是這些合作院校畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍檔案管理一直沒有受到應(yīng)有的關(guān)注。據(jù)調(diào)查了解，這種情況在其他高校的合作辦學(xué)中也普遍存在。

1合作院校學(xué)籍檔案管理的主要問題

學(xué)籍檔案指學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)、就業(yè)全過程形成的具有保存價值的原始材料，包括學(xué)生的入學(xué)信息、成績信息和畢（結(jié)）業(yè)信息等，具有原始的記錄性，是學(xué)生人生中的另一張“身份證”，能夠表明學(xué)生在學(xué)習(xí)階段的基本信息情況，也是用人單位進(jìn)行干部專項審核的重要參考依據(jù)。2018年，中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，堅持干部人事檔案“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，重點審核干部的學(xué)歷學(xué)位、出生日期和參加工作時間等基本信息[1]。2019年，中共中央組織部頒發(fā)《進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事審核工作的通知》，要求扎實推進(jìn)人事專項檔案審核全覆蓋工作。一場從中央到地方的干部人事檔案審核工作在全國展開，由此高等教育合作院校畢業(yè)生的學(xué)籍檔案問題也暴露出來。第一，學(xué)籍檔案沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。一般學(xué)生的學(xué)籍檔案在自己畢業(yè)院校都能找到，而合作院校畢業(yè)的學(xué)生學(xué)籍檔案存在分散在兩個合作院校的情況。如，與浙江師范大學(xué)合作辦學(xué)的紹興文理學(xué)院，1978年至1979年合作辦學(xué)的這批學(xué)生所有學(xué)籍檔案都在紹興文理學(xué)院，但1994年至1997年入學(xué)學(xué)生的學(xué)籍檔案，錄取名冊和成績等材料在紹興文理學(xué)院，而畢業(yè)名冊和學(xué)位名冊則保存在浙江師范大學(xué)。再如，與浙江師范大學(xué)合作辦學(xué)的金華教育學(xué)院，1985年至1987年錄取學(xué)生的錄取名冊和成績等學(xué)籍材料在金華教育學(xué)院，但畢業(yè)名冊保存在浙江師范大學(xué)，學(xué)籍檔案分散在兩處，這給補(bǔ)辦檔案造成了麻煩。還有，與浙江師范大學(xué)合作的各分校，相關(guān)的學(xué)籍檔案都有不同程度的遺失、資料不全等情況，主要是學(xué)籍檔案沒有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范管理。第二，合作協(xié)議書缺失。紹興文理學(xué)院最早創(chuàng)辦于1909年，目前能查到的與浙江師范大學(xué)最早的合作協(xié)議是1996年12月30日，由兩個合作院校簽訂，浙江師范大學(xué)同意紹興文理學(xué)院的要求，在紹興文理學(xué)院設(shè)立浙江師范大學(xué)進(jìn)修部，主要為紹興市中學(xué)教師“專升本”函授教育（限漢語言文學(xué)、英語教育兩個專業(yè)）。但是，目前來查閱學(xué)籍檔案的最早的年份是1978年入學(xué)數(shù)學(xué)系專業(yè)的學(xué)生，在紹興文理學(xué)院檔案館也找到了該生的學(xué)籍檔案，在錄取名冊標(biāo)題上也明確寫著“浙江師范學(xué)院紹興分校1978年錄取新生名冊”。金華教育學(xué)院最早創(chuàng)辦于1962年。目前能查到的最早的合作協(xié)議是1985年3月23日，由浙江師范大學(xué)、金華教育學(xué)院和金華地區(qū)教育局簽訂的“關(guān)于金華教育學(xué)院面向社會招生的協(xié)議”，舉辦三年制英語、生化大專班（共80名），辦班地點設(shè)在金華教育學(xué)院。究竟在1985年前，金華教育學(xué)院是否與浙江師范大學(xué)有合作辦學(xué)，不得而知。因合作協(xié)議缺失，無法考證兩校合作招生的具體年限，只能從現(xiàn)有的錄取名冊當(dāng)中找到有“浙師院”“浙江師范學(xué)院”字樣的材料，才能確定當(dāng)年有合作招生。第三，合作院校學(xué)籍檔案很難通過人事審核。學(xué)籍檔案的審核，主要是對干部入學(xué)、成績和畢業(yè)三方面的信息是否真實、完整和準(zhǔn)確進(jìn)行核驗。普通院校畢業(yè)的學(xué)生，他們畢業(yè)證書上的蓋章的學(xué)校名稱與他們在讀學(xué)校一致，所以他們學(xué)籍檔案只要在本校查到所要求的入學(xué)、成績和畢業(yè)三方面的材料即可。而合作院校的學(xué)生，他們在讀的學(xué)校與畢業(yè)證書上蓋章的學(xué)校是不一致的。如，紹興文理學(xué)院和浙江師范大學(xué)合作辦學(xué)期間1997年至2001年畢業(yè)的學(xué)生，他們學(xué)習(xí)是在紹興文理學(xué)院，但畢業(yè)證書上蓋的章卻是浙江師范大學(xué)的。所以，這批學(xué)生就是補(bǔ)全了所要求的學(xué)籍檔案，但如果檔案資料上蓋的是紹興文理學(xué)院檔案館的章，又沒有當(dāng)年兩校的合作協(xié)議，是無法通過干部人事審核的。這些學(xué)籍檔案只有蓋浙江師范大學(xué)檔案館的章，審核才能通過。而目前，這些學(xué)籍檔案基本在分校一方，或分散兩校。因此合作院校畢業(yè)的學(xué)生要補(bǔ)全學(xué)籍檔案、通過人事審核，困難重重。第四，學(xué)籍檔案管理模式落后。從與浙江師范大學(xué)合作的院校情況來看，目前學(xué)籍檔案管理多為管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，造成的結(jié)果是，工作人員找到需要的案卷，從庫房調(diào)出，然后手工翻閱查找，復(fù)印所需材料，最后案卷放回庫房，勞力費神。學(xué)籍檔案利用頻率較高，紙質(zhì)檔案容易磨損。高校的新生錄取名冊，通常由各省教育考試院或招生委員會用無碳壓感紙打印出來，且不是第一聯(lián)，加蓋公章章后，移交給高校。按正常使用頻率，前面幾頁會因磨損造成字跡不清甚至字跡消失。針對這些情況，也有學(xué)校啟動了檔案數(shù)字化工作。如，紹興文理學(xué)院檔案館已經(jīng)從目錄層次的數(shù)字化逐漸轉(zhuǎn)為內(nèi)容層次的數(shù)字化，比起紙質(zhì)檔案的利用方便很多。在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞，快速完成檢索工作，直接打印所需資料，加蓋公章即可。在實踐中，由于學(xué)籍檔案中的高考錄取名冊、學(xué)位名冊和畢業(yè)名冊通常不是以學(xué)生個人為單位立卷存檔的，而是以學(xué)生錄取年份、畢業(yè)年度按班來整理成冊存檔的。這些檔案基本上同一屆學(xué)生名單在一起，少則幾十頁、多則幾百頁，查找個人信息時極為不便；而且找到后，打印出來的數(shù)字錄取名冊需要做好隱私數(shù)據(jù)的處理，往往一頁上有幾十位校友的信息，需要遮掉其他人信息再進(jìn)行復(fù)印，才能給利用者，這樣費時費力。

2加強(qiáng)合作院校學(xué)籍檔案管理的若干對策

2.1 要完善學(xué)籍檔案管理制度，確保檔案的完整性

【摘要】高職院校學(xué)籍檔案現(xiàn)狀大都比較復(fù)雜，在工作實踐中制約了學(xué)籍檔案管理與利用，文章分析了高職院校學(xué)籍檔案普遍存在的問題，探討高職院校學(xué)籍檔案的特點、發(fā)展意義以及途徑，旨在思考學(xué)籍檔案未來的管理與發(fā)展，更好地服務(wù)于民。

【關(guān)鍵詞】高職院校；學(xué)籍檔案；管理與發(fā)展

高職院校是近二十年大力發(fā)展的辦學(xué)主體，教育目標(biāo)的多次轉(zhuǎn)換，致使學(xué)籍檔案狀況復(fù)雜。近年來，社會對學(xué)籍檔案的需求越來越多，尤其人事檔案越來越規(guī)范，對作為人事檔案重要組成的學(xué)籍檔案提出了更多要求。

1高職院校學(xué)籍檔案特點

學(xué)籍檔案一般都依據(jù)1983年教育部頒布的《全日制普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理辦法》、2017年教育部第41號令《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》來進(jìn)行管理，主要包括：新生錄檢表、新生名冊、學(xué)籍卡、成績單、學(xué)生學(xué)籍變更、學(xué)生獎懲、畢業(yè)生登記表等。在學(xué)籍檔案管理工作中，新生錄檢表、學(xué)籍卡與畢業(yè)生登記表是最常利用的檔案，新生錄檢表與畢業(yè)生登記表由教育主管部門確定和下發(fā)，是學(xué)生取得本階段學(xué)習(xí)資格和學(xué)習(xí)完成的憑證，學(xué)籍卡是真實記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)過程的總結(jié)性、完結(jié)性材料，內(nèi)容綜合了其他學(xué)籍檔案如學(xué)籍變更、學(xué)生獎懲等信息，學(xué)籍卡因?qū)W校不同而各異，最能體現(xiàn)學(xué)籍檔案特色。

1.1高職院校學(xué)籍檔案多元且復(fù)雜

高職院校發(fā)展歷史較短，大多由中專、技校升格而來，階段式發(fā)展是其特點，各階段教育目標(biāo)不同，致使學(xué)制不同、生源結(jié)構(gòu)不同，學(xué)籍檔案往往包含幾類教育目標(biāo)不同的檔案，檔案多元。高職院校學(xué)籍檔案復(fù)雜，表現(xiàn)在不同教育目標(biāo)學(xué)籍材料出現(xiàn)交叉混用狀況，如學(xué)籍卡等屬職業(yè)中專，畢業(yè)證以及相關(guān)材料卻屬高職院校，致使學(xué)籍檔案經(jīng)常被使用單位所質(zhì)疑，學(xué)籍檔案狀況比較復(fù)雜。

【摘要】在社會飛速發(fā)展的潮流下，社會階層對教育也是愈加關(guān)注，成人教育作為教育體系中的重要組成部分，但由于不同高校有不同的學(xué)制特點，使得如今學(xué)籍工作難度不斷增加。本文重點根據(jù)成人教育學(xué)籍現(xiàn)有的問題，以及提出解決其問題的方法。

【關(guān)鍵詞】成人教育 學(xué)籍檔案 管理 對策

引言

加強(qiáng)教育是提高社會人民素質(zhì)的重要渠道，成人教育的普及也進(jìn)一步實現(xiàn)我國終身學(xué)習(xí)的政策。近幾年來，我國成人教育發(fā)展迅速，其規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量也是逐年遞增，進(jìn)而使得成人教育學(xué)籍管理難度不斷增加、工作日益繁重。成人教育不同于普通高等教育，由于成人教育起步較晚、學(xué)生群體復(fù)雜、辦學(xué)形式多樣，這一系列原因是導(dǎo)致成人教育學(xué)籍檔案難以管理的原因。再者，有關(guān)教育機(jī)構(gòu)對成人教育不夠重視，檔案管理人員意識淡薄、規(guī)章制度落實不到位等因素同樣是導(dǎo)致學(xué)籍檔案出現(xiàn)問題的原因。

一、成人教育學(xué)籍檔案管理中的問題

（1）對學(xué)籍檔案認(rèn)識不夠我國成人教育是從19世紀(jì)60年代初才得以發(fā)展，當(dāng)時的成人教育中，由于專業(yè)設(shè)置不規(guī)范、師生資源少、管理水平低等因素，使得人們對成人教育學(xué)籍檔案的價值認(rèn)識不夠，很多檔案的價值沒有充分挖掘出來，極大地影響了檔案管理人員的工作熱情。長此以來，由于社會對成人教育重視程度不夠，使得檔案管理資金不足、人力不足、技術(shù)不足，很多過去遺留的問題積壓到現(xiàn)在，例如材料積壓、無效檔案、檔案缺失等。

（2）成人教育學(xué)籍檔案管理質(zhì)量低下由于檔案管理工作繁重，使得在檔案管理中很容易出現(xiàn)材料的遺漏、積壓。如今，由于成人教育學(xué)籍檔案管理范圍模糊不清，有些檔案材料、答辯材料只存入學(xué)校的文書檔案中，而學(xué)籍檔案卻很少存檔，這就使得企業(yè)對人才的使用和考察帶來很多不便。再者，成人教育學(xué)籍檔案管理流程不規(guī)范，有些檔案沒有填寫準(zhǔn)確時間，使得檔案喪失時效性、真實性；有些畢業(yè)論文無題目，只有最終成績；再有一些在檔案傳遞過程，檔案袋無密封，甚至是無檔案袋直接遞交，這樣極其容易泄露檔案信息。

摘要：隨著我國進(jìn)入信息時代，“互聯(lián)網(wǎng)+”的計劃逐漸普及，讓高職院校的學(xué)籍檔案管理越發(fā)的趨于數(shù)字化和信息化。目前，“互聯(lián)網(wǎng)+”下的學(xué)籍檔案管理還存在著一系列的問題和漏洞，影響著高職院校學(xué)籍管理工作的開展。文章通過對相關(guān)文獻(xiàn)的分析和研究，對當(dāng)下“互聯(lián)網(wǎng)+”下高職院校學(xué)籍檔案管理和開發(fā)利用做出了簡要的分析，并提出了幾點意見以供參考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；高職院校學(xué)籍檔案；管理和開發(fā)利用

1“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

學(xué)生的學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間，所有行為以及成績、表現(xiàn)的記錄，從入學(xué)之初一直到畢業(yè)，學(xué)籍檔案中記載著學(xué)生的思想品德，學(xué)籍變動、獎懲情況、成績記載等，是高職院校工作中不可或缺的重要組成部分。因為學(xué)籍檔案的特殊性，它本身就具有法律憑證的作用，所以，學(xué)籍檔案的完整和安全性對于學(xué)生本身、學(xué)校乃至社會和學(xué)生未來的發(fā)展都有非常重要的作用，因此，也成了各高職院校的重點工作內(nèi)容[1]。

1.1當(dāng)下高職院校中的學(xué)籍檔案多為紙質(zhì)，且檔案發(fā)展歷史不長

隨著我國信息科技的不斷發(fā)展，電子學(xué)籍檔案對傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案造成了劇烈的沖擊。以往的學(xué)籍檔案占地面積較大，而且因為紙質(zhì)不利于保存，更不利于資源信息的共享和傳輸，在當(dāng)下電子檔案的流行下，逐漸面臨挑戰(zhàn)和危機(jī)。電子檔案因為其占地面積小，利于信息共享，同時也能夠把集成、遠(yuǎn)程調(diào)整和辨別簡單化和快捷化，受到了當(dāng)下各高職院校的歡迎。同時，因為“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展和普及，科技技術(shù)能夠?qū)W(xué)籍檔案的數(shù)據(jù)庫、檔案的實體、系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)以及用戶的信息完全地集中在智能的數(shù)字信息平臺之下，有助于實現(xiàn)數(shù)據(jù)的挖掘以及整合和利用。

1.2當(dāng)下高職院校學(xué)籍檔案信息的收集渠道分散，不利于整體信息的整合

高校學(xué)生個人學(xué)籍檔案記錄了在校生的學(xué)習(xí)表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績、個人信息等重要信息。高校學(xué)籍檔案管理工作是高校管理工作中不可或缺的重要組成部分。高校檔案管理就是用科學(xué)合理的方法管理檔案。由于高校學(xué)生個人學(xué)籍檔案存在人數(shù)多、信息量大、要求信息準(zhǔn)確度高等特點，在檔案管理過程中，難度較大。目前，國內(nèi)高校為了提高管理效率，普遍實施電子學(xué)籍管理措施，較大地提高了檔案管理的方便性和效率。但在電子化學(xué)籍管理實踐過程中，仍然出現(xiàn)了許多問題，我們需要用新理念、新思想去解決現(xiàn)存在高校學(xué)籍檔案管理中的矛盾，維護(hù)良好的教學(xué)秩序，使學(xué)校管理更加高效快捷。

1高校學(xué)生個人學(xué)籍檔案管理特點

1.1信息多，任務(wù)重

高校學(xué)生檔案是個人人事檔案的成形階段，包括小學(xué)至高中的各階段檔案。國家重視學(xué)生學(xué)習(xí)，大力發(fā)展各級各類高校，提高高校的教學(xué)水平。隨著每年高考人數(shù)的增多以及學(xué)校擴(kuò)招工作的逐步落實，每年的開學(xué)季都是高校最忙的時候，不僅要將每一位新入校學(xué)生的個人信息、高考成績、分配的宿舍、專業(yè)、學(xué)號錄入學(xué)校學(xué)籍檔案系統(tǒng)中，信息種類多，涉及人數(shù)多，時間短暫，任務(wù)負(fù)擔(dān)重。

1.2信息準(zhǔn)確度高

全國在校生電子學(xué)籍的展開導(dǎo)致學(xué)籍的內(nèi)容與學(xué)生在校學(xué)習(xí)評定、畢業(yè)生學(xué)分審查、在校表現(xiàn)記錄以及就業(yè)信息直接掛鉤，對于每個學(xué)生來說十分重要，如果出現(xiàn)問題，就會影響到學(xué)生未來的發(fā)展。同時學(xué)籍檔案的記錄也遵循學(xué)校相關(guān)管理制度而指定，任何人都不能對其中的信息進(jìn)行更改，設(shè)置專人負(fù)責(zé)監(jiān)督系統(tǒng)的健全，保證在校生的利益，因此對于學(xué)生學(xué)籍檔案管理準(zhǔn)確度要求十分高。

1.3周期性