談人事檔案信息化管理

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摘要：人事檔案能夠全面記錄并反映一個(gè)人的人生經(jīng)歷，政治面貌和品德作風(fēng)，通過(guò)人事檔案的準(zhǔn)確記錄可以評(píng)判一個(gè)人的真實(shí)水平，為人事調(diào)動(dòng)做出重要的參考。在新時(shí)期，檔案還存在許多方面的問(wèn)題與不足，例如人事檔案建設(shè)存在明顯的滯后性，導(dǎo)致人事檔案信息記錄不完整、不全面、不及時(shí)。本文通過(guò)對(duì)當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并且找出主要原因，根據(jù)人事檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，提出簡(jiǎn)要的解決策略，確保人事檔案信息化水平全面提升。要想全面提高檔案信息化水平，最主要的就是利用現(xiàn)代信息化手段和技術(shù)加強(qiáng)檔案建設(shè)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；主要策略

在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的過(guò)程中通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的傳輸與共享，提高資源交換的整體效率，而這種顛覆性的變革對(duì)我們的日常生活工作產(chǎn)生重要的影響。檔案作為人事管理的重要組成部分，由于傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)為主，存在著材料多、查找困難、管理復(fù)雜等問(wèn)題，為此必須要積極推進(jìn)人事檔案信息化的建設(shè)，完善信息化管理制度，保證檔案信息化工作開展效率全面提高，這樣才能夠充分的加強(qiáng)檔案管理工作的服務(wù)性特點(diǎn)。

一、當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)的主要問(wèn)題

（一）人事檔案存在造假在體制內(nèi)，有許多工作人員為能夠獲得更多的好處和利益，往往在年齡、工齡、學(xué)歷等資料方面存在明顯的造假行為，這樣就很容易導(dǎo)致人事檔案信息無(wú)法反映一個(gè)人的真實(shí)工作經(jīng)歷和工作能力，致使人事檔案毫無(wú)參考價(jià)值。在人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，如果沒(méi)有能夠?qū)Ξ?dāng)事人的性別、年齡等基本信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，也沒(méi)有能夠?qū)σ粋€(gè)人的工作履歷、興趣愛(ài)好、特長(zhǎng)等進(jìn)行詳細(xì)描述，就無(wú)法充分發(fā)掘當(dāng)事人的工作能力，導(dǎo)致人事管理工作開展效率不高。在人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，還有一部分信息內(nèi)容沒(méi)有經(jīng)過(guò)核實(shí)就隨意填寫，也會(huì)導(dǎo)致檔案資料利用效率不高等問(wèn)題。

（二）檔案人員素質(zhì)偏低檔案工作事關(guān)企業(yè)人力資源管理的質(zhì)量?jī)?yōu)劣，所以必須要加強(qiáng)檔案人員的素質(zhì)培訓(xùn)。但從目前來(lái)看，由于很多的檔案管理人員在思想上不注重檔案管理，在業(yè)務(wù)上不掌握信息檔案無(wú)法利用現(xiàn)代化的信息軟件。對(duì)檔案信息進(jìn)行快速的存儲(chǔ)與應(yīng)用，這樣的問(wèn)題就導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)效率不高等情況。在檔案的過(guò)程中，由于沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的技術(shù)培訓(xùn)，這樣也就使得檔案人員的技術(shù)水平不高，無(wú)法確保檔案的充分利用。

（三）檔案信息資源建設(shè)滯后信息化管理質(zhì)量水平受到影響，不利于檔案信息化建設(shè)。這樣就使得檔案工作流于表面，使得人事檔案資料越來(lái)越多。人事檔案的利用效率卻不斷降低，大量紙質(zhì)檔案也會(huì)占用大量的庫(kù)存空間，致使有價(jià)值的檔案卻無(wú)法真正入庫(kù)，嚴(yán)重影響檔案信息化建設(shè)的效果。人事檔案作為單位發(fā)展的重要記錄，能夠?qū)π袠I(yè)不同階段的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行真實(shí)的反饋，從而有助于快速回顧歷史，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，促進(jìn)單位的全面發(fā)展。在行業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的過(guò)程中，通過(guò)積累大量的歷史影像文字資料，能夠?qū)v史時(shí)期的經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展進(jìn)行全面的反饋，通過(guò)完善的行業(yè)檔案管理，能夠?yàn)槲磥?lái)的查詢提供更加方便的渠道。在檔案工作開展的過(guò)程中，由于缺乏完善的管理制度體系，而且許多的部門領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理工作，沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)行業(yè)發(fā)展的重要作用，導(dǎo)致檔案缺乏制度創(chuàng)新，也沒(méi)有能夠?qū)n案制度進(jìn)行妥善的優(yōu)化與解決，檔案管理工作開展效率不高，無(wú)法被合理的利用。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施不完善人事檔案信息化建設(shè)需要硬件基礎(chǔ)設(shè)施和軟件基礎(chǔ)設(shè)施，其中硬件設(shè)施，包括網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、掃描設(shè)備和大型服務(wù)器，但是由于這些設(shè)備的投入成本非常高，許多單位缺乏足夠的預(yù)算，這樣就導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施不完善。在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過(guò)程中，檔案始終是人力資源管理的重要組成部分，隨著現(xiàn)代城市經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人口流動(dòng)速度不斷加速信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案的重要內(nèi)容，盡管經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐探索，取得了豐富的理論成果，但還存在明顯的不足之處。例如信息服務(wù)意識(shí)淡化，很多檔案管理部門的人員沒(méi)有能夠及時(shí)的轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，甚至以管理者自居，在檔案管理的過(guò)程中缺乏服務(wù)意識(shí)，沒(méi)有充分利用信息技術(shù)為廣大職工提供重要的服務(wù)，在人事檔案信息資源搜集整理的過(guò)程中，沒(méi)有能夠充分的利用這些信息資源為用人單位和本人提供重要的服務(wù)，而且信息技術(shù)對(duì)人力資源架構(gòu)發(fā)展趨勢(shì)以及相應(yīng)的不足之處進(jìn)行分析。也能夠?qū)Ρ救说穆殬I(yè)生涯提供合理化建議，這樣就導(dǎo)致信息化管理存在片面化問(wèn)題其次，在信息化平臺(tái)建設(shè)的過(guò)程中，很多地區(qū)的檔案部門并沒(méi)有形成覆蓋全國(guó)的檔案信息平臺(tái)，大多數(shù)的檔案部門信息平臺(tái)也沒(méi)有與學(xué)校企業(yè)等相關(guān)部門緊密溝通合作，造成信息交換不及時(shí)、信息管理質(zhì)量不高的問(wèn)題，也不利于檔案信息化建設(shè)。在檔案信息化的過(guò)程中，由于硬件環(huán)境建設(shè)資金不夠，軟件環(huán)境開發(fā)水平不高，這樣就使得檔案管理部門信息化建設(shè)氛圍并沒(méi)有形成，信息化管理和服務(wù)水平有待增強(qiáng)，相關(guān)工作人員的信息文化素養(yǎng)還存在許多偏差，這樣也就導(dǎo)致軟硬件的環(huán)境建設(shè)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化的發(fā)展。還有的單位在引入大量的基礎(chǔ)設(shè)備之后，沒(méi)有能夠引入配套的軟件服務(wù)，這樣也會(huì)導(dǎo)致檔案信息化效率不高，嚴(yán)重影響了人事檔案信息化建設(shè)的水平。

（五）信息安全意識(shí)薄弱信息化給人們的生活與工作帶來(lái)了極大的便利，但也不能夠忽視安全隱私的問(wèn)題。如果在人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，沒(méi)有必要的安全防護(hù)措施，使得計(jì)算機(jī)病毒黑客大肆入侵，不僅會(huì)造成信息安全受到破壞，也會(huì)導(dǎo)致信息資源泄露，造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。在開展檔案管理的過(guò)程中，由于缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏積極性和主動(dòng)性，甚至有部分檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作只是一種表面形式，沒(méi)有深刻研究檔案的內(nèi)部聯(lián)系，也沒(méi)有充分的對(duì)檔案資料進(jìn)行深入挖掘，造成大量的寶貴資料沒(méi)有得到妥善利用。在檔案管理的過(guò)程中，最主要的就是確保檔案資料的真實(shí)性時(shí)效性，但由于部分的管理人員自身缺乏責(zé)任意識(shí)，沒(méi)有真實(shí)客觀的對(duì)人事檔案進(jìn)行深入的管理，也沒(méi)有對(duì)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行深入研究，無(wú)法發(fā)揮行業(yè)發(fā)展的重要作用。

二、人事檔案信息化建設(shè)的主要策略

（一）樹立正確的思想觀念要想完善人事檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量與水平，最主要的就是從領(lǐng)導(dǎo)人開始摒棄傳統(tǒng)的落后思想觀念，重視檔案的重要價(jià)值，對(duì)檔案信息化的重要作用進(jìn)行深入分析，這樣才可以確保人事檔案信息化建設(shè)順利開展。在人事化信息檔案建設(shè)的過(guò)程中，由于需要長(zhǎng)時(shí)間的架構(gòu)才能夠順利實(shí)現(xiàn)，所以要加強(qiáng)對(duì)人員的培養(yǎng)，通過(guò)對(duì)檔案人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，把握人事化信息資料的基礎(chǔ)知識(shí)，確保檔案的操作水平全面提高。要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)，讓管理人員的綜合素質(zhì)得到全面提高，正確運(yùn)用信息管理技術(shù)對(duì)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行管理，確保人事檔案信息化建設(shè)利用效率全面增強(qiáng)。要想進(jìn)一步拓展檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，最主要的就是聘請(qǐng)專業(yè)信息化管理人才，對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)維護(hù)。在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)也能夠及時(shí)處理，確保信息安全。

（二）加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的管理效率在人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須要對(duì)檔案信息化建設(shè)做好統(tǒng)一，由于信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，必須由單位領(lǐng)導(dǎo)制定明確的目標(biāo)，通過(guò)對(duì)人員配置、資金投入等變量因素進(jìn)行充分的統(tǒng)籌規(guī)劃，這樣才能夠確保檔案信息化建設(shè)嚴(yán)格按照既定的流程完善人事檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與優(yōu)化。在人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須積極利用數(shù)字化管理規(guī)章制度由國(guó)家檔案局進(jìn)行統(tǒng)一管理。通過(guò)對(duì)人事檔案進(jìn)行全面深入管理，確保檔案管理工作重點(diǎn)突出，充分發(fā)揮行業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求，確保檔案工作得到有效落實(shí)在人事化檔案信息建設(shè)的過(guò)程中，最主要的就是堅(jiān)持系統(tǒng)性、安全性、規(guī)范性、效益性的原則，保證人事檔案信息化建設(shè)工作順利開展，通過(guò)信息化的管理保證信息系統(tǒng)得到全面優(yōu)化，促進(jìn)檔案的管理水平得到有效提高。

（三）加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的投入力度從現(xiàn)階段來(lái)看，在人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須要從資金，技術(shù)，設(shè)備管理等方面加大投入，這樣才能夠確保人事檔案信息化建設(shè)管理水平全面增強(qiáng)，通過(guò)制定合理的人事檔案規(guī)劃及目的能夠確保各個(gè)資源項(xiàng)目得到優(yōu)化，保障信息化系統(tǒng)的順利開發(fā)，而且也能夠改善人事檔案，硬件設(shè)備和軟件設(shè)施，確保在軟硬件條件下，根據(jù)具體的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來(lái)購(gòu)置相應(yīng)的硬件設(shè)施，保證檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)水平得到提高，在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，還要確保硬件投入和采購(gòu)滿足網(wǎng)絡(luò)通信安全等要求。各級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)最主要的就是加強(qiáng)對(duì)信息化人才的培養(yǎng)，為檔案管理人員提供更多的學(xué)習(xí)實(shí)踐機(jī)會(huì)，確保檔案管理的質(zhì)量和水平得到全面提高。加強(qiáng)檔案管理人員的信息素養(yǎng)，拓展自身的知識(shí)，提高自己運(yùn)用信息技術(shù)分析和解決問(wèn)題的能力，打造一支更高質(zhì)量的檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)。

（四）立足實(shí)際加強(qiáng)規(guī)章制度管理在新時(shí)期加強(qiáng)檔案，不僅可以推動(dòng)單位的快速發(fā)展，同時(shí)也能夠保證人事資源得到合理的優(yōu)化整合，為我國(guó)行業(yè)的發(fā)展打下重要基礎(chǔ)。隨著互聯(lián)網(wǎng)加的快速普及與推廣，對(duì)各行各業(yè)產(chǎn)生了深刻的變化。通過(guò)將檔案工作實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，不僅可以節(jié)約大量的人力物力同時(shí)也能夠?qū)θ耸聶n案資料進(jìn)行在線處理，提高檔案管理的整體質(zhì)量與水平，而且還能夠探索出更加先進(jìn)的管理系統(tǒng)，通過(guò)檔案資源建設(shè)，可以確保檔案管理內(nèi)容更加完善。既能夠方便更多的患者在線瀏覽，而且也可以提高人事檔案的傳播價(jià)值，還能夠有效減少人事檔案出現(xiàn)損耗的風(fēng)險(xiǎn)。許多珍貴人事檔案在外界期間非常容易受到破壞，造成無(wú)法估量的損失。通過(guò)信息化信息技術(shù)能夠?qū)⑷耸聶n案信息進(jìn)行快速采集，可以隨時(shí)隨地參與各種展覽活動(dòng)，確保人事檔案資源的共享。

（五）建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)在新時(shí)期人事檔案工作開展的過(guò)程中，必須要增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，充分通過(guò)自身的工作，保證為社會(huì)公眾提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)一般通過(guò)圖像的方式將檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和歸檔，既可以利用現(xiàn)有檔案，又可以為今后提高檔案文本轉(zhuǎn)換提供了基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案內(nèi)容建設(shè)，確保人事檔案具有高效性、完整性、真實(shí)性，并反映行業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，提高人事檔案的整體利用效率。如今的機(jī)構(gòu)已經(jīng)實(shí)施了人員招聘制度，工作人員的流動(dòng)性也在日益增大，所以建立信息化的檔案就變得非常有必要。在檔案的過(guò)程中，由于引入了各種先進(jìn)的技術(shù)和先進(jìn)的設(shè)備，所以對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求也在不斷提高。在新時(shí)期最主要的就是積極加強(qiáng)對(duì)檔案工作進(jìn)行深入的推廣與普及，確保檔案更加的高效穩(wěn)定，滿足人事檔案的實(shí)際需求，在新時(shí)期，要積極加強(qiáng)對(duì)人事檔案人才的培育，讓他們能夠掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)，保證檔案資料錄入更加的準(zhǔn)確高效。建立安全保密法規(guī)，安全保密問(wèn)題是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的重中之重，提高人事檔案管理信息化的安全性和規(guī)范性。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)期必須要積極推動(dòng)檔案工作的開展，確保人事檔案資源的利用水平全面提高，順應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展。在人事部門建立信息統(tǒng)一化管理的模式，多途徑的開發(fā)檔案信息，滿足人事變動(dòng)、工作調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況、年度考核和到齡退休等引起的數(shù)據(jù)更新需要，使人事管理部門的檔案管理呈現(xiàn)完善的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

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作者：張彩云 單位：內(nèi)蒙古赤峰市喀喇沁旗人力資源公共服務(wù)中心