新時期改進人事檔案管理的措施

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新時期對人事檔案管理提出更高的要求，要求創(chuàng)新管理模式，改進人事檔案管理。但當前這種模式不能適應這種要求，在思想認識、管理模式、管理人員等方面存在不足。隨著信息技術的發(fā)展和運用以及人事制度改革步伐的加快，傳統人事檔案管理模式已無法滿足新時期人事檔案管理工作的需要，弊端日益顯露，為此適應新時期人事檔案管理的新要求，采取有效的措施改進人事檔案管理勢在必行。

一、改進人事檔案管理的必要性

（一）改進人事檔案管理是創(chuàng)新管理模式的需要。

改變傳統的管理模式和管理思路，是實現人事檔案管理創(chuàng)新的必然要求。例如，改進傳統紙質人事檔案管理的繁瑣工作，對人事檔案進行數字化處理，通過計算機輔助，實現歸檔、查詢、借閱、轉移等各個流程的一體化，實現管理模式的創(chuàng)新，改變紙質檔案管理繁瑣的形式，促進管理水平的提高。

（二）改進人事檔案管理是信息技術運用的要求。

在人事檔案管理中要注重信息技術的運用，建立統一信息化平臺，促進管理水平的提高，將紙質檔案和電子檔案結合起來，通過現代信息技術的運用，實現對人事檔案的有效管理，從而方便檔案信息的更新、刪除、查詢，促進管理水平的提高。

（三）改進人事檔案管理是現代用工管理的需要。

完整的人事檔案資料為職工辦理社會保險、工資調整、職稱評定提供了可靠的憑證，切實關系到職工的個人權益，同時為單位有目的有計劃地合理使用每一位員工，選調優(yōu)秀人才提供了重要的參考，直接關系到選拔的正確性。因此，改進人事檔案管理工作對于調動職工的積極性發(fā)揮了促進作用，有利于加快單位人事制度改革的步伐。

二、目前人事檔案管理存在的問題

（一）思想重視程度不夠。

很多單位將工作重心放在員工管理方面，對人事檔案管理不夠重視，忽視人事檔案管理對全面考察和評定員工的重要作用。在對員工進行考察評價和晉升的時候，常常以調查和平時表現為依據，忽視人事檔案的參考作用，制約了人事檔案管理水平的提高。

（二）管理制度不完善。

缺乏健全完善的管理規(guī)章制度，對人事管理的流程、要求、工作人員職責等的規(guī)定不全面，難以有效規(guī)范管理人員的日常管理工作。管理人員的職責不明確，管理流程不規(guī)范，導致人事檔案管理出現混亂的局面，影響了人事檔案作用的發(fā)揮。

（三）管理模式較落后。

很多事業(yè)單位依然沿用傳統管理模式，對新時期對人事檔案提出的新要求認識不夠，對信息技術的運用不全面，制約了管理模式的創(chuàng)新，影響了人事檔案管理水平的提高。

（四）管理人員素質偏低。

缺乏專業(yè)的管理隊伍，工作人員的素質偏低，創(chuàng)新意識不強，對現代信息技術在人事檔案管理的運用缺乏了解，不能熟練地進行人事檔案管理的各項操作。

三、新時期改進人事檔案管理的措施

（一）轉變思想觀念，增強檔案管理意識。

一方面通過各種形式加強對檔案法律法規(guī)的學習，提高領導檔案管理意識，使其重視和支持人事檔案管理工作，在基礎建設、資金投入、人員配置等方面給予大力支持；另一方面充分利用宣傳展板、報刊、網絡等媒介，加大落實檔案法規(guī)及勞動保障法規(guī)的事跡或案例等正反兩方面宣傳，使單位把人事檔案管理納入重要議事日程，逐步改變人事檔案松散管理的現狀。

（二）完善管理制度，促進人事檔案管理規(guī)范化。

人事檔案管理是一項頭緒眾多、瑣碎繁雜的工作。如果沒有一定的制度來制約，就無章可循、無所適從。為此，應把當代管理學中的科學理論和方法與人事檔案管理實際相結合，形成一套適合單位人事檔案管理的制度。如人事檔案管理組織機構及崗位職責、人事檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔制度，使人事檔案的管理制度更加完善、嚴謹和行之有效。通過制定和貫徹各項標準、規(guī)范，保證人事檔案管理在單位人力資源管理中取得最佳的效益。

（三）創(chuàng)新管理模式，注重信息技術的運用。

在加強人事檔案紙質管理的同時，投入人力物力，建立現代化管理操作平臺，對人事檔案資料進行數字化處理，促進管理水平的提高。在實際工作中，對人事檔案資料的搜集、歸檔、查詢、轉檔等內容進行詳細的規(guī)定，利用平臺進行操作和處理，提高管理工作的實效性，不僅能夠減少管理上的失誤，還能夠提高規(guī)范化管理水平。

（四）加強隊伍建設，提高檔案人員的素質。

建立一支作風正、熟悉與通透國家政策、熟悉業(yè)務、相對穩(wěn)定的專業(yè)隊伍，是做好人事檔案管理的組織保證。要掌握管理理論和各項業(yè)務，既能掌握運用信息技術深入開發(fā)檔案資源的本領，滿足各層次信息需求，又要維護檔案的真實性、可靠性和權威性。為此，要采用集中授課、自學、研討會等多種方式，加大對人事檔案管理人員的培訓力度，使他們不斷豐富專業(yè)知識、完善現代化管理手段、增強創(chuàng)新意識、提升自身修養(yǎng)，推動人事檔案管理順利開展，促進人事檔案更好地發(fā)揮作用。

作者：楊冬葳 單位：哈爾濱市住房保障和房產管理局 經濟技術開發(fā)區(qū)分局