開放教育教務(wù)管理過程的問題建議

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摘要：教務(wù)管理工作是開放教育學(xué)校管理的核心，是支撐電大學(xué)生學(xué)習(xí)的重要保證。目前開放教育教務(wù)管理在多系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接、教務(wù)管理系統(tǒng)功能以及檔案管理等方面還是存在一些問題。本文針對在教務(wù)管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出相應(yīng)的解決方法，希望這些建議能夠完善教務(wù)管理工作，能夠更好地為學(xué)生服務(wù)。

關(guān)鍵詞：開放教育；教務(wù)管理；問題

目前，終身學(xué)習(xí)型社會正在逐漸形成，而國家開放大學(xué)致力于遠(yuǎn)程開放教育的發(fā)展正是為構(gòu)建全民自主學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)體系起到了非常重要的作用。遠(yuǎn)程開放教育的發(fā)展主要依靠教務(wù)管理作為學(xué)生學(xué)習(xí)的保障。因此，進而加強教務(wù)管理水平乃是開放教育管理工作中的重中之重。

一、教務(wù)管理過程中存在的問題

1.管理系統(tǒng)模塊眾多，數(shù)據(jù)對接問題多發(fā)。開放教育信息化建設(shè)離不開管理系統(tǒng)的支持，現(xiàn)在常用的管理系統(tǒng)主要包括招生管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、考務(wù)管理系統(tǒng)。招生系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)新生錄入、教學(xué)點申報、入學(xué)資格審核等工作；教務(wù)管理系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)課程和專業(yè)管理、學(xué)籍管理、考試管理、畢業(yè)管理等工作；考務(wù)管理系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)考試計劃的，網(wǎng)考的具體實施、閱卷分配等工作。多平臺的優(yōu)點是可以分模塊管理，耦合度低，有利于系統(tǒng)升級和優(yōu)化，但是在使用過程中數(shù)據(jù)對接的問題也漸漸地暴露了出來，比如同一個教學(xué)點在招生管理系統(tǒng)中與教務(wù)管理系統(tǒng)中的機構(gòu)代碼不一致，考務(wù)管理系統(tǒng)中學(xué)生考試的部分成績不能直接導(dǎo)入教務(wù)管理系統(tǒng)，需要四舍五入才能錄入教務(wù)管理系統(tǒng)等，類似的問題在這就不一一列舉了。2.教務(wù)管理系統(tǒng)打證數(shù)據(jù)審核功能不完善。省校利用教務(wù)管理系統(tǒng)省校平臺的照片鏈接功能，將打證數(shù)據(jù)整理好后上報總部?？偛吭诮虅?wù)管理系統(tǒng)中央平臺處理省校當(dāng)學(xué)期上報的打證數(shù)據(jù)時，可能會出現(xiàn)部分學(xué)生未能通過打證數(shù)據(jù)審批的情況，教務(wù)管理系統(tǒng)不能反饋打證數(shù)據(jù)審批不通過的學(xué)生名單和具體原因，需要省校老師通過比對上報名單和總部反饋名單，篩選出具體人數(shù)以及名單，并逐個查明具體原因。此外打證數(shù)據(jù)一般也是分為多批次上報，批次的具體數(shù)量是需要根據(jù)畢業(yè)審核的實際批次來進行的，一般畢業(yè)審核的初期首批次會先進行開放教育專升本學(xué)生的畢業(yè)審核工作，剩余批次是正常報讀開放本科和?？频膶W(xué)生。因此多批次篩選打證數(shù)據(jù)不通過名單時不僅浪費時間，也容易造成遺漏個別打證數(shù)據(jù)的問題。3.沒有單獨面向?qū)W生的管理平臺，學(xué)生不能直接了解自身學(xué)習(xí)的總體情況。教務(wù)管理系統(tǒng)的平臺分為五級：中央平臺、省校平臺、分校平臺、教學(xué)點平臺、學(xué)生平臺，現(xiàn)在前四級處于正常使用中，由各級電大的教務(wù)工作人員進行日常管理，學(xué)生平臺截至目前未能正常投入使用。學(xué)生想要查詢自身的選課情況、學(xué)籍信息情況、成績信息，一般都需要通過電話、微信、QQ等方式向班主任咨詢，再由班主任進入教務(wù)管理系統(tǒng)查詢統(tǒng)計后告知學(xué)生。對于學(xué)生，沒有一個完善的查詢平臺提供基礎(chǔ)的學(xué)習(xí)支持服務(wù)，甚至?xí)霈F(xiàn)完成學(xué)業(yè)拿到畢業(yè)證書時，才發(fā)現(xiàn)自己的個人信息錯誤，再向?qū)W校申請更換畢業(yè)證的情況。因此如何讓學(xué)生能夠隨時了解到自身學(xué)習(xí)情況是一個亟待解決的問題。4.檔案管理制度不健全，電子檔案還未建立起來。教務(wù)管理工作主要分為兩大模塊——考務(wù)管理工作與學(xué)籍管理工作。尤其是開放教育學(xué)籍有效期8年，時間跨度大，課程注冊、免修免考、學(xué)籍異動、報名考試、成績修改、畢業(yè)審核、學(xué)位申報等情況每個學(xué)期都不少，按照規(guī)定需要一直保存學(xué)生的資料檔案，并且上述業(yè)務(wù)的規(guī)定也都在變化，因此導(dǎo)致每個學(xué)期要求存檔材料都不是完全一樣的。目前教務(wù)存檔材料主要分為電子材料和紙質(zhì)材料兩類，現(xiàn)階段電子檔案的管理制度還未建立起來，沒有明確的電子材料存檔要求。工作人員會根據(jù)個人習(xí)慣保存電子材料，這樣常常會出現(xiàn)存檔隨意、資料不完整的情況，而紙質(zhì)檔案則每個學(xué)期都會按照要求制作成固定格式的檔案由檔案管理部門進行管理，但是在紙質(zhì)檔案整理的過程中也暴露出來材料不齊全、缺少簽字蓋章等問題。

二、完善開放教育教務(wù)管理的對策

1.針對多系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接提出建議。從加強信息化建設(shè)的角度出發(fā)，系統(tǒng)研發(fā)部門進行系統(tǒng)需求分析的時候，需要統(tǒng)籌規(guī)劃，考慮多系統(tǒng)平臺數(shù)據(jù)對接的問題，并且在實際使用過程中及時改進和優(yōu)化，做好系統(tǒng)版本升級的準(zhǔn)備，將多系統(tǒng)平臺數(shù)據(jù)對接的問題逐步解決?，F(xiàn)階段存在的問題解決方式分為線上和線下兩種，線上進行系統(tǒng)平臺的升級改造，收集一線系統(tǒng)管理人員的意見，統(tǒng)計匯總后將需要對接的數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一，這種方式牽扯的部門較廣，需要一個部門帶頭并由多方合作完成。線下在系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接時，由相關(guān)部門明確對接的關(guān)系，出一個詳細(xì)的對應(yīng)手冊或制度文件，防止由個人行為導(dǎo)致的對接數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確甚至錯誤的情況。對于后續(xù)未投入使用的平臺，希望各個職能部門負(fù)起責(zé)任，在進行系統(tǒng)測試時發(fā)現(xiàn)問題及時向?qū)W校反饋，幫助研發(fā)部門進行系統(tǒng)的完善。2.針對打證數(shù)據(jù)審核提出建議。首先希望教務(wù)管理系統(tǒng)能夠進行功能改進，省校進行打證數(shù)據(jù)上報總部的時候，教務(wù)管理系統(tǒng)中央平臺能夠顯示出打證數(shù)據(jù)上報不成功的原因，并且將顯示不成功原因的文件反饋于省校學(xué)籍管理人員，就像總部進行畢業(yè)審核的情況一樣，畢業(yè)審核完成后總部向省級電大反饋畢業(yè)審核不通過名單，這樣通過反饋文件能讓學(xué)籍管理人員直觀地看出問題出在哪里，而不是將未通過的學(xué)生數(shù)據(jù)多次上報進行印證數(shù)據(jù)是否合格，減少往復(fù)的打證數(shù)據(jù)上報工作，提高工作效率。其次教學(xué)點、分校、省校每一級的學(xué)籍管理人員都需要對打證數(shù)據(jù)的人數(shù)與通過畢業(yè)審核的學(xué)生進行核對，確保人數(shù)一致，同時教學(xué)點需要明確上報的照片要求，做好初步的核對工作，防止漏報、少報。3.針對學(xué)生了解自身學(xué)習(xí)情況提出建議。首先教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫所部署的服務(wù)器是在省級電大，因此省級電大對于數(shù)據(jù)在不違反規(guī)定的情況下具有完全的使用權(quán)，完全可以依據(jù)自身力量，組織具有軟件開發(fā)能力的技術(shù)人員，借助數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)研發(fā)出另外一套為學(xué)生服務(wù)的查詢系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)可以面向全省學(xué)生服務(wù)，學(xué)生通過唯一的身份證號碼或者學(xué)號即可查詢到其需要信息，如選課情況、畢業(yè)審核情況、學(xué)位審核情況、歷次成績、各類考試通知書、考場安排情況等。第二是對教務(wù)管理系統(tǒng)學(xué)生平臺進行維護分析，確定是否能夠啟用學(xué)生平臺。實驗學(xué)院就是利用現(xiàn)有技術(shù)資源進行專業(yè)查詢、成績查詢等系統(tǒng)的研發(fā)，并且現(xiàn)在已經(jīng)上線并投入使用，不僅為學(xué)生提供了便利，同時也減少了班主任的工作量。4.針對檔案管理提出建議。首先要出臺規(guī)范電子建檔制度文件，明確電子建檔總體要求以及具體格式，所有紙質(zhì)材料上報的同時都需要進行對應(yīng)電子材料的上報，進行信息化建檔，提高學(xué)籍檔案利用率和管理效率，充分體現(xiàn)以現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育為主的開放教育特點和優(yōu)勢。其次紙質(zhì)材料與電子材料二者均屬檔案材料，在加強電子材料建檔的同時，紙質(zhì)材料也需更加規(guī)范，相關(guān)老師要有責(zé)任心，平時注重材料積累，材料存檔后再進行上報或者下發(fā)，待接收材料的老師要督促相關(guān)人員進行材料的下發(fā)，保證按時拿到材料及時歸檔，不要等到最后需要建立檔案時以缺材料為由未能按要求完成檔案的整理。

三、總結(jié)

隨著開放教育教務(wù)管理工作愈加重要，從細(xì)節(jié)上優(yōu)化教務(wù)管理的需求日益迫切。而且教務(wù)管理已經(jīng)成為開放教育的重要組成部分，對促進開放教育的發(fā)展以及提升教學(xué)質(zhì)量都有著重要的作用。本文首先從教務(wù)管理的現(xiàn)狀出發(fā)，分析目前所存在的問題，并且針對每一個問題提出了相應(yīng)的建議，然而辦法是否成熟可行還需要考慮多方面因素，但是在實際工作中加強教務(wù)管理必將是大勢所趨。

參考文獻：

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作者:凡 單位:國家開放大學(xué)實驗學(xué)院