農(nóng)科院機(jī)構(gòu)科研檔案管理創(chuàng)新探究
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科研檔案管理具有科學(xué)化和規(guī)范化的特點(diǎn)。目前，國際上科研文件及科研檔案的管理，趨向于將科研文件、檔案管理納入科研活動及信息系統(tǒng)和數(shù)字化管理工程，以提高科研管理的整體水平及管理能力[1]。國內(nèi)科研檔案依據(jù)國家科委、國家檔案局印發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，國家質(zhì)監(jiān)局印發(fā)的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，各地區(qū)、各部門根據(jù)具體工作實踐貫徹執(zhí)行。在國內(nèi)檔案管理研究中，李建平在分析新形勢下科研檔案管理中管理意識薄弱、檔案利用不足等問題的基礎(chǔ)上，提出應(yīng)積極創(chuàng)新檔案管理方法、創(chuàng)新服務(wù)模式與提高檔案管理人員素質(zhì)等觀點(diǎn)[2]。韓千紅認(rèn)為應(yīng)將檔案科研創(chuàng)新立足于服務(wù)，而非最大限度地保存原始記錄，進(jìn)一步提出引入社交媒體提供新形勢、多層次的檔案服務(wù)[3]。嚴(yán)穎波提出創(chuàng)新檔案管理應(yīng)提高檔案信息的開發(fā)利用價值，提供多樣化的檔案信息查詢，創(chuàng)新科研檔案利用方式，對檔案信息進(jìn)行多重加工整合，編研多樣化的文檔資料等[4]。王羽佳提出檔案管理中收集工作是問題凸顯的環(huán)節(jié)之一，應(yīng)進(jìn)行精準(zhǔn)化管控，逐一梳理工作流程的思路[5]?？梢?，目前大多研究認(rèn)為，檔案管理方式需要創(chuàng)新，創(chuàng)新應(yīng)立足于服務(wù)，逐步梳理更新工作環(huán)節(jié)，進(jìn)一步增加檔案的開發(fā)利用價值。但是在眾多的研究中，實例研究較少，檔案管理具體環(huán)節(jié)的創(chuàng)新方式探索也少有提及。本研究在前人基礎(chǔ)上，以省級農(nóng)科院直屬科研機(jī)構(gòu)的檔案管理工作為實例，立足檔案服務(wù)，開展檔案管理研究。我國各省有省級農(nóng)業(yè)科學(xué)院，各省農(nóng)科院下設(shè)若干直屬科研機(jī)構(gòu)。以黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，全院直屬32個分院（研究所）。作為直屬科研機(jī)構(gòu)之一，檔案工作具有普遍性和特殊性，本研究力求為同類型檔案管理提供經(jīng)驗積累。
一、黑龍江省農(nóng)科院草業(yè)研究所科研檔案管理現(xiàn)狀
省院檔案工作以黑龍江省農(nóng)科院為全宗向省檔案館定期移交檔案。省院檔案材料由院機(jī)關(guān)各處室在履行工作職能時完成日常收集，定期進(jìn)行補(bǔ)充收集。院機(jī)關(guān)檔案室負(fù)責(zé)檢查與組織歸檔，以便于保管和利用為原則，按照工作類別進(jìn)行立卷，以省農(nóng)科院機(jī)關(guān)工作實際為落腳點(diǎn)，符合檔案管理要求。但傳統(tǒng)的立卷方式對院直屬科研機(jī)構(gòu)來說，缺乏整體性與獨(dú)立性。針對這一現(xiàn)狀，我院于2010年號召全院各直屬科研機(jī)構(gòu)建立具有獨(dú)立卷宗性質(zhì)的檔案。本研究立足10年間檔案工作建設(shè)與管理，力圖解決直屬單位檔案管理工作中借閱管理方式無法滿足課題組保密需求、檔案收集質(zhì)量不高、服務(wù)科研利用不足等問題，以黑龍江省農(nóng)科院草業(yè)所檔案管理為例，探索科研檔案管理模式創(chuàng)新。
二、以直屬機(jī)構(gòu)檔案工作為例，分析科研檔案管理現(xiàn)狀
2011年底，我直屬機(jī)構(gòu)完成了科研檔案建設(shè)工作，設(shè)有獨(dú)立的檔案庫房。建設(shè)之初共有檔案237卷，隨后初步制定了部分管理方法，目前檔案保存良好。但科研檔案材料收集不足，不利于實現(xiàn)檔案的實用價值，分析原因，以下幾點(diǎn)有待完善。1.借閱管理有待改進(jìn)。傳統(tǒng)的借閱方式為，科技人員履行借閱登記手續(xù)，經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可借閱檔案材料。該方式的不足是，未考慮到課題組組別間相互借鑒與保密需求的平衡關(guān)系，無法保障課題組一定時期內(nèi)對成果保密的需求，致使業(yè)務(wù)科室不愿移交材料或延遲移交，從而導(dǎo)致歸檔材料不完整，反而影響學(xué)術(shù)借鑒與交流的初衷。2.收集工作有待完善。（1）現(xiàn)行收集方式不利于保障歸檔質(zhì)量。檔案管理人員定期通知，組織歸檔。業(yè)務(wù)部門進(jìn)行立卷、歸檔。該方式的不足是，課題組偶有發(fā)生文件間聯(lián)系混亂、歸檔材料缺失等現(xiàn)象，致使檔案材料利用，無法更好地滿足本單位科研創(chuàng)新需求。（2）科研項目結(jié)束后立卷，整體性較好，但歸檔質(zhì)量不佳。以往實際工作中，檔案部門選擇在項目結(jié)束后組織立卷歸檔。這是因為，一方面為保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，立卷完整；另一方面為課題組在項目周期內(nèi)重復(fù)利用項目文件提供便利。但由于涉農(nóng)項目周期較長，業(yè)務(wù)部門對檔案材料的保管從空間和技術(shù)方面均有不足，時有文件散失和破損現(xiàn)象發(fā)生，反而不利于科研檔案的完整和長期保存，歸檔效果不佳。（3）歸檔材料檢查質(zhì)量不佳。實際工作中，檔案管理人員未參與科研文件形成過程，對文件間有機(jī)聯(lián)系掌握不足，檢查卷內(nèi)文件排列、文件缺失等情況達(dá)不到預(yù)期效果。3.檔案利用嚴(yán)重不足。以2011年度檔案工作為例，全年設(shè)備、期刊等各類科研檔案材料調(diào)閱僅41次，未充分挖掘檔案利用功能，檔案保管大于利用，檔案利用功能未得到充分挖掘。
三、主動服務(wù)，探索直屬機(jī)構(gòu)檔案創(chuàng)新管理模式
1.借閱方式的改善，提高文件保密性———“兩級制審批”。為滿足課題組一定時期內(nèi)對科技成果保密性的需求，在規(guī)定時期內(nèi)課題組以外人員借閱，均采用“兩級審批”制度，即課題負(fù)責(zé)人與檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案材料方可調(diào)閱。超過規(guī)定保密期后，只履行登記手續(xù)即可借閱。2.收集方法的創(chuàng)新——有的放矢收集材料。本研究以《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》為理論依據(jù)，結(jié)合工作實踐，以歸檔工作有的放矢，輔助績效考核為抓手，以期提高歸檔質(zhì)量。（1）收集方法的創(chuàng)新。其一，科研項目在單位審批前，領(lǐng)取和簽批《歸檔材料調(diào)查表》（見表1）。根據(jù)科研計劃，備案歸檔內(nèi)容、歸檔時間與歸檔人，檔案管理員可按照預(yù)計歸檔時間，向歸檔人分階段督導(dǎo)歸檔工作，有的放矢收集材料。歸檔材料調(diào)查表，以《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》規(guī)定的歸檔范圍為依據(jù)，結(jié)合以往科研活動過程形成材料的歸檔情況，初步確定歸檔內(nèi)容。表格由檔案管理人員制定，研究所學(xué)術(shù)委員會監(jiān)制。其二，根據(jù)《歸檔材料質(zhì)量表》（見表2）對歸檔人的歸檔工作進(jìn)行評定。設(shè)計量化分值，參與年底績效考核，激發(fā)歸檔主動性。歸檔質(zhì)量評定，在滿分的基礎(chǔ)上，根據(jù)不合規(guī)情況扣除分?jǐn)?shù)。歸檔材料質(zhì)量評定，考核5項內(nèi)容：收集數(shù)量、收集時間、非原件數(shù)量、破損數(shù)量、缺頁數(shù)量?？偡?0分，每個項目滿分為6分，設(shè)為3個分?jǐn)?shù)等級。根據(jù)具體歸檔質(zhì)量，量化各項分值，計算總分，參與考核。（2）提高檢查質(zhì)量———必須掌握科研文件間有機(jī)聯(lián)系這塊高地?？蒲泄芾砉ぷ饕延伞肮芾怼毕颉胺?wù)”逐步轉(zhuǎn)化，最終以服務(wù)科研為落腳點(diǎn)。檔案管理員在掌握檔案學(xué)理論基礎(chǔ)的同時，需加深對科研文件形成過程與文件間有機(jī)聯(lián)系的理解，明確知悉“我要收集哪些文件”，“什么時間歸檔”，“哪些文件沒有按照預(yù)定生成、發(fā)生延遲是合理的”，從而減少對課題組立卷的過度依賴，同時增加對課題組工作的理解，才能切實提高科研檔案管理質(zhì)量。一方面，科研檔案的形成有規(guī)律可循，應(yīng)深入研究歸檔材料。具體可分為項目研究材料、報獎材料、新品種審定登記材料、專利申請材料、成果轉(zhuǎn)化材料、科研管理材料等若干類目，通過研究是可以掌握文件間有機(jī)聯(lián)系的。另一方面，應(yīng)積極推進(jìn)檔案管理員參與科研項目主要階段這一建議的落實，至少參與1-2個重要文件的形成過程，或管理員需要加深了解的文件形成過程，將更能加深文件形成過程與形成規(guī)律的認(rèn)識。3.利用方法的創(chuàng)新———主動服務(wù)科研。（1）結(jié)合績效，深入挖掘檔案價值。深度挖掘檔案的服務(wù)科研功能，與績效考核相結(jié)合，可強(qiáng)化檔案的利用，進(jìn)一步提高檔案材料的完整性與歸檔質(zhì)量。其一，以歸檔材料為依據(jù)，挖掘考核信息，量化績效分值。以本單位工作為例，以往績效考核，征集相關(guān)科技創(chuàng)新佐證材料原件或掃描件，核定績效分值。現(xiàn)探索以本年度歸檔材料為依據(jù)，提取績效考核信息。一方面可避免科研人員重復(fù)提供材料的繁瑣；另一方面可以保證重要的、能夠直接體現(xiàn)科研價值的原始材料及時歸檔。其二，以《歸檔材料質(zhì)量表》為依據(jù)，設(shè)定檔案工作質(zhì)量分值，加人年度績效考核中，充分肯定歸檔人的歸檔工作，激發(fā)歸檔主動性，提升歸檔質(zhì)量。（2）公布檔案目錄，促進(jìn)學(xué)術(shù)交流。定期公布已公開的檔案歸檔材料目錄，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案的利用功能，促進(jìn)學(xué)科借鑒與學(xué)術(shù)交流。
四、討論
我國檔案管理工作已由傳統(tǒng)實體檔案管理，向與數(shù)字化檔案管理相結(jié)合的管理模式與互聯(lián)網(wǎng)+檔案內(nèi)容管理的新模式發(fā)展[6]。2002年，國家檔案局首次明確檔案信息化建設(shè)的方向。2009年，起草了《電子文件管理暫行辦法》；隨后公布了《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等規(guī)范性文件和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。隨著國家檔案局各項制度的制定，檔案數(shù)字信息化建設(shè)工作已由試驗階段轉(zhuǎn)向應(yīng)用階段[7]。同時，狀肺炎疫情的發(fā)生將加速這一進(jìn)程。盡管數(shù)字檔案具有以下兩方面優(yōu)點(diǎn)：一是可以在一定程度上替代實體檔案，減少其使用頻率，增加保存時長，二是對于不涉密的檔案材料，利用信息化傳輸手段及現(xiàn)代化檢索方式，還可以極大提高檔案服務(wù)的工作效率，但是由于科技活動具有先進(jìn)性與創(chuàng)新性，某些在該領(lǐng)域具有競爭性的科研項目材料同時具有保密性，致使科研檔案中數(shù)字信息技術(shù)的利用目前仍處于保守態(tài)勢，科研檔案數(shù)字信息化建設(shè)也未形成明文規(guī)定，未能采取統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)管理?？蒲袡n案數(shù)字信息化建設(shè)需以政策為引導(dǎo)，謹(jǐn)慎推進(jìn)。以相關(guān)制度為技術(shù)指導(dǎo)，穩(wěn)步推進(jìn)科研檔案數(shù)字信息化建設(shè)。本研究以實際管理工作中存在的問題為例，探索、完善管理模式，為同類型科研機(jī)構(gòu)提供檔案管理經(jīng)驗積累，有利于提升檔案歸檔驅(qū)動作用。同時，在科技成果轉(zhuǎn)化權(quán)屬問題日益被重視的現(xiàn)實狀況下，歸檔材料完整可以更好地發(fā)揮檔案的法律憑證作用，在必要時更好地維護(hù)科研人員與本單位的實際利益。本研究在同類型科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作中具有現(xiàn)實意義。
作者:杜優(yōu)穎 單位:黑龍江省農(nóng)科院草業(yè)研究所