數(shù)字化檔案論文精選(九篇)

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第1篇：數(shù)字化檔案論文范文

［關(guān)鍵詞］數(shù)字化；檔案管理；信息安全

一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對(duì)象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患

（一）制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時(shí)，必須制定相應(yīng)健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實(shí)際工作中，一些單位對(duì)制度建設(shè)不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，沒有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過程中責(zé)任主體不明，無章可循。（二）技術(shù)上的不安全因素。1.使用國外技術(shù)和產(chǎn)品帶來的安全隱患。目前我國大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實(shí)現(xiàn)國產(chǎn)化。我國數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患。2.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計(jì)算機(jī)為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個(gè)很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對(duì)隔離的狀態(tài)，而且設(shè)有必要的防護(hù)措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對(duì)安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時(shí)刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊是一個(gè)世界范圍內(nèi)的信息安全難題，雖然近年來我國計(jì)算機(jī)安全技術(shù)領(lǐng)域有了長足進(jìn)步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護(hù)檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實(shí)施這個(gè)過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會(huì)影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，人為的操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對(duì)數(shù)據(jù)有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等，這些都對(duì)檔案信息安全構(gòu)成威脅。

三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施

（一）制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實(shí)可行的信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲(chǔ)、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長，進(jìn)行合理的工作安排，要有明確分工、明確責(zé)任主體、權(quán)限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。發(fā)生泄密或其他事故時(shí)要有相應(yīng)的倒查機(jī)制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對(duì)備份時(shí)間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查的內(nèi)容和時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，指定檢查的人員。（二）提高技術(shù)層面安全防護(hù)能力。檔案信息數(shù)字化安全防護(hù)能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、通信安全的一個(gè)綜合性課題。（1）應(yīng)提高我國具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率，在核心設(shè)備上可以用國產(chǎn)替代的，要堅(jiān)決使用國產(chǎn)設(shè)備。（2）應(yīng)保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備信息機(jī)房。（3）對(duì)內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)對(duì)內(nèi)網(wǎng)的非法訪問。（4）應(yīng)長期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時(shí)修補(bǔ)軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機(jī)制與規(guī)范，及時(shí)做好數(shù)據(jù)的備份。（6）建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機(jī)制，包括信息登錄訪問控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進(jìn)程中建立數(shù)字化檔案傳輸安全控制，包括網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力。（2）加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強(qiáng)的法紀(jì)意識(shí)。（3）結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點(diǎn)，通過定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實(shí)施過程及后期的管理、應(yīng)用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ)，確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。

作者:楊玉宏 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市微波總站

第2篇：數(shù)字化檔案論文范文

（一）房產(chǎn)測(cè)繪事業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要

隨著國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、國家測(cè)繪地理信息局有關(guān)房產(chǎn)測(cè)繪規(guī)程的出臺(tái)，我市房產(chǎn)測(cè)繪事業(yè)蓬勃發(fā)展，房產(chǎn)測(cè)繪檔案保有數(shù)量越來越多、利用頻次越來越高、管理難度越來越大，傳統(tǒng)的房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息資源必須從封閉走向開放，成為大數(shù)據(jù)時(shí)代社會(huì)共享的資源。因此，房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理必須實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理才能保證檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。

（二）信息時(shí)代的需要

隨著辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的飛速發(fā)展，未來社會(huì)人類交流的主要工具將是數(shù)字網(wǎng)絡(luò)，來自社會(huì)各方面的信息將通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)傳遞和交流。房產(chǎn)測(cè)繪檔案必須從傳統(tǒng)的手工管理方式轉(zhuǎn)化到現(xiàn)代化層面上來，只有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，才能適應(yīng)社會(huì)信息化進(jìn)程的需要，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)和國土房管行政管理決策提供及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的房產(chǎn)測(cè)繪信息服務(wù)。

（三）實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測(cè)繪檔案社會(huì)服務(wù)的需要

傳統(tǒng)的房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理屬于專屬化和封閉式管理模式，開發(fā)企業(yè)和產(chǎn)權(quán)業(yè)主難以接觸具體的房產(chǎn)測(cè)繪檔案。加上檔案管理部門平時(shí)對(duì)房產(chǎn)測(cè)繪檔案宣傳力度不夠，致使房產(chǎn)測(cè)繪檔案社會(huì)利用率較低，不能滿足社會(huì)發(fā)展和城市建設(shè)以及業(yè)主自身權(quán)利的需要。數(shù)字系統(tǒng)的建立，不僅可以使房產(chǎn)測(cè)繪檔案的利用、查詢以及檔案信息的添加更加方便、快捷，而且可以確保檔案內(nèi)容的公開透明。房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理在實(shí)現(xiàn)為國土房管行政管理提供全方位房產(chǎn)測(cè)繪信息的同時(shí)，還可實(shí)現(xiàn)將有限范圍內(nèi)的房屋信息、權(quán)籍?dāng)?shù)據(jù)等向社會(huì)和業(yè)主個(gè)人開放，不僅有利于加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)測(cè)繪檔案工作的監(jiān)督，對(duì)檔案材料的收集整理也能起到積極的作用。

二、實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理急需解決的問題

房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理不同于一般意義上的檔案管理，涉及開發(fā)企業(yè)和房屋業(yè)主個(gè)人隱私及信息安全。盡管房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理是社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求，但必須注意到，在推動(dòng)實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理過程中還存在許多急需解決的問題。

（一）房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息的保密性和安全性無法保證

在電子文檔給人們生活、學(xué)習(xí)、工作、管理帶來快捷、靈活、存儲(chǔ)量大、易于傳輸、便于保管和修改等優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)，也帶來不利于房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息安全保密等不利因素。如：病毒侵害、數(shù)據(jù)丟失、信息泄密、人為破壞等。

（二）房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息系統(tǒng)缺乏通用性和科學(xué)性

國家沒有形成統(tǒng)一的房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理信息系統(tǒng)，各地甚至各部門都在研究開發(fā)適合本地區(qū)本部門的信息系統(tǒng)。由于層次、標(biāo)準(zhǔn)各不相同，使得系統(tǒng)的通用性較差，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)難以交換、難以共享，不能適應(yīng)房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息資源共享的基本要求。

（三）房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展不平衡

由于各地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不同，房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程也各不相同。有的地區(qū)按系統(tǒng)建立了網(wǎng)站和局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助檔案管理；有的地區(qū)只是把房產(chǎn)測(cè)繪基礎(chǔ)信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，資料檢索等仍習(xí)慣于手工操作，檔案管理基本還是紙質(zhì)化，房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理仍未起步；有的地區(qū)干脆完全采用紙質(zhì)化手工管理。

（四）房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)偏低

在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，檔案管理人員是關(guān)鍵因素，各種軟、硬件都必須通過檔案管理人員才能發(fā)揮作用。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式只是紙質(zhì)材料的收集整理和簡單的編號(hào)存放，致使長期以來從事檔案管理的人員素質(zhì)整體偏低，技能提高緩慢，既懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、又懂檔案管理的復(fù)合性人才嚴(yán)重缺乏，影響了房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理的正常開展。

三、實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)建議

（一）研發(fā)科學(xué)合理的房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息管理系統(tǒng)

嚴(yán)格按照國家和我市有關(guān)房產(chǎn)測(cè)繪和檔案管理法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理的實(shí)際需要和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需求，適當(dāng)增減房產(chǎn)測(cè)繪檔案材料收集范圍，調(diào)整檔案目錄，增加房產(chǎn)測(cè)繪檔案使用價(jià)值。加大科技投入，研發(fā)適合房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)，切實(shí)做到“三統(tǒng)一”，即：實(shí)用性與科學(xué)性有機(jī)統(tǒng)一；信息安全和技術(shù)安全有機(jī)統(tǒng)一；通用性和適用性有機(jī)統(tǒng)一。只有建立科學(xué)合理的房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化系統(tǒng)才能提高整體工作效率，加快房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理進(jìn)程，提高房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息資源的利用率。

（二）加強(qiáng)檔案保密工作，確保房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息安全

一是檔案行政部門應(yīng)會(huì)同房產(chǎn)測(cè)繪部門共同制定房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息開發(fā)、利用的相關(guān)政策，明確網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息的收集整理、開發(fā)利用以及房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息的分類等級(jí)、查閱權(quán)限及授權(quán)條件等，為房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理提供基礎(chǔ)保障。二是房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理人員必須增強(qiáng)保密意識(shí)和信息安全意識(shí)，客觀全面地對(duì)房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息作出科學(xué)判斷，根據(jù)檔案的密級(jí)程度確定開放查詢范圍，嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理，確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全和檔案信息安全。

（三）努力培養(yǎng)高素質(zhì)的房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理人員隊(duì)伍

第3篇：數(shù)字化檔案論文范文

目前，許多學(xué)校教學(xué)檔案管理都滯后于時(shí)代的發(fā)展，檔案的管理主要是以紙質(zhì)和實(shí)物載體為主，在安全保管、快速查閱、有效利用方面存在缺陷。為了確保教學(xué)檔案長期保存，需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力。紙質(zhì)和實(shí)物檔案占用的空間也比較大，對(duì)保管的環(huán)境和儲(chǔ)藏室要求也比較高，這無形中也增加了管理成本。教學(xué)檔案大多是紙質(zhì)檔案，在查閱過程中，由于對(duì)紙質(zhì)檔案反復(fù)查閱，很容易損壞檔案原件，保存的難度也加大。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用日趨廣泛，教學(xué)檔案數(shù)字化也是學(xué)校檔案管理的必然趨勢(shì)。教學(xué)檔案的數(shù)字化管理對(duì)促進(jìn)檔案信息資源有效整合，豐富信息資源庫，實(shí)現(xiàn)資源共享具有十分重要的作用。教學(xué)檔案數(shù)字化管理是指以電子檔案為對(duì)象，以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用的檔案管理模式。它既是傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理手段的補(bǔ)充和延伸，更是傳統(tǒng)教學(xué)檔案的發(fā)展和革新。一方面，教學(xué)檔案的數(shù)字化應(yīng)該具備傳統(tǒng)教學(xué)檔案的基本功能，它包括了檔案信息的收集、整理、保管、編目、保護(hù)、利用等；另一方面，它也與傳統(tǒng)教學(xué)檔案有著本質(zhì)的區(qū)別。因此，加快學(xué)校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理是學(xué)校信息化建設(shè)的需要，是學(xué)校管理信息化進(jìn)程的必然所在。

二、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)涵

學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)字化的內(nèi)涵主要在于加強(qiáng)綜合檔案館（室）軟件和硬件的建設(shè)。首先，要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化和分層級(jí)的檔案信息管理平臺(tái)，提高管理效率和檔案的利用率。建立和完善網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，通過校園網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，方便快捷，設(shè)置校內(nèi)外訪問控制列表，確保系統(tǒng)運(yùn)行安全。其次，為了達(dá)到教學(xué)檔案存儲(chǔ)的安全性，要建立多級(jí)存儲(chǔ)系統(tǒng)。教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)可采用磁盤、磁盤列陣、磁帶庫等多級(jí)存儲(chǔ)方式，通過數(shù)據(jù)多級(jí)存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。最后，為提高檔案查詢的準(zhǔn)確度和效率，實(shí)現(xiàn)檢索工具的多樣化，采用案卷檢索、目錄檢索和全文檢索。要設(shè)置分類目錄、專題目錄、案卷目錄、全宗文件目錄。對(duì)檔案中的一些關(guān)鍵詞、檔案號(hào)等進(jìn)行編排，提高檢索和查詢速度，提高檔案的利用率和實(shí)現(xiàn)快速查閱功能。教學(xué)檔案在收集歸檔時(shí)，對(duì)紙質(zhì)和實(shí)物檔案的歸檔要進(jìn)行處理，完成教學(xué)檔案的電子化。鑒于電子文檔可以修改，其載體呈現(xiàn)不穩(wěn)定的狀態(tài)。因此，紙質(zhì)和實(shí)物載體的保存顯得尤為重要。在歸檔時(shí)做好紙質(zhì)、實(shí)物檔案與電子文檔的相互印證和標(biāo)注，同時(shí)做好歸檔工作。教學(xué)檔案數(shù)字化管理，要對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行掃描，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污等處理。要核對(duì)電子信息，對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的整個(gè)過程中，各部門、各操作環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成教學(xué)檔案信息的采集、審核和入庫工作。教學(xué)檔案的查閱實(shí)行分級(jí)審核方式，按管理和使用權(quán)限查閱，確保信息安全。教學(xué)檔案數(shù)字化查閱，以校園網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，在校內(nèi)外實(shí)現(xiàn)查檔、閱檔功能。學(xué)校綜合檔案館（室）在系統(tǒng)安全管理方面進(jìn)行多方考慮：可按日期、按時(shí)間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)。按閱檔權(quán)限審批，對(duì)教學(xué)檔案閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的記錄。教學(xué)檔案信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性。首先，提高了管理的效能。過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和費(fèi)用為唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理教學(xué)檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了保管費(fèi)用和空間，而且查閱起來極為迅速快捷，從而避免了紙張和人員的浪費(fèi)。其次，提高了教學(xué)檔案管理的效率。數(shù)字化檔案管理使教學(xué)資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用，使教學(xué)檔案的查閱變得更加簡單、快捷。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案加速了信息化校園的建設(shè)，教學(xué)檔案也從文件實(shí)體的保管變成了提供利用方便的信息存儲(chǔ)和控制中心。最后，增強(qiáng)了教學(xué)檔案原件的保護(hù)。將紙質(zhì)的教學(xué)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字電子檔案以后，檔案的使用更加安全。許多學(xué)校都有悠久的辦學(xué)歷史，尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的教學(xué)檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好地保護(hù)。通過教學(xué)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改、損害和銷毀的行為。因此，教學(xué)檔案的數(shù)字化管理具有豐富的內(nèi)涵和利用價(jià)值。

三、教學(xué)檔案數(shù)字化管理存在的問題

教學(xué)檔案是一所學(xué)校在教學(xué)實(shí)施過程中形成的最原始的材料。由于學(xué)校都是按照各個(gè)學(xué)科教研室進(jìn)行教學(xué)管理，由各科室完成教學(xué)檔案，在教學(xué)檔案的管理中還存在著許多問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，教學(xué)檔案管理理念滯后。一些學(xué)校管理理念滯后，不注重教學(xué)檔案信息資源的價(jià)值，沒有及時(shí)開發(fā)和利用教學(xué)檔案信息資源。由于長期采取封閉式的管理模式，教學(xué)檔案沒有開發(fā)利用。管理人員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，服務(wù)技術(shù)水平低下，經(jīng)費(fèi)投入不足，設(shè)備陳舊，影響了教學(xué)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。第二，教學(xué)檔案信息化程度低。由于長期受傳統(tǒng)觀念和傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理模式等因素的影響，目前一些學(xué)校在教學(xué)檔案收集、管理中還是采取最原始的方法，管理信息化還處在原始階段，沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，管理效能低下。大多數(shù)教學(xué)檔案以紙質(zhì)載體為主，在檔案的收集、整理和保管過程中都是采取手工操作為主的方法。由于學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)量較多，電子檔案的管理沒有建立系統(tǒng)化，沒有在校園網(wǎng)管理系統(tǒng)下運(yùn)行，不利于教學(xué)檔案的利用和快速查閱，造成校園網(wǎng)資源浪費(fèi)。第三，教學(xué)檔案目錄查詢系統(tǒng)不完善。學(xué)校教學(xué)檔案的管理，一般采取按目錄整理保存的方式，沒有建立電子檔案查詢系統(tǒng)，教學(xué)檔案查詢時(shí)效低下，無法適應(yīng)和滿足教學(xué)的需要。電子檔案在查詢利用過程中，沒有建立完善的安全保障措施，系統(tǒng)管理在受到“黑客”攻擊時(shí)，致使系統(tǒng)不能正常運(yùn)行。第四，教學(xué)檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。由于學(xué)校教學(xué)檔案都是由各科室、教研室獨(dú)立完成后歸檔，電子檔案保存比較分散，缺乏系統(tǒng)的管理，沒有依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成，教學(xué)檔案資源不能共享，以至出現(xiàn)重復(fù)建檔、利用手段單一的現(xiàn)象。由于一些學(xué)校教學(xué)檔案管理的信息化程度比較低，沒有充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高管理的效率。

四、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的措施

一是提高檔案管理者信息素養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)是為教學(xué)服務(wù)的，在教學(xué)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中，不僅僅是計(jì)算機(jī)軟硬件的建設(shè)，更要體現(xiàn)的是人與管理技術(shù)之間的集合。所以，學(xué)校檔案管理人員要掌握現(xiàn)代信息基本技能，掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟悉計(jì)算機(jī)管理軟件，熟練掌握各種現(xiàn)代信息技術(shù)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)工具，為學(xué)校教學(xué)檔案信息開發(fā)打下良好的基礎(chǔ)。學(xué)校檔案管理人員要養(yǎng)成良好的信息收集能力，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)查閱者獲得更多信息資源。要逐步提高對(duì)學(xué)校教學(xué)檔案信息的加工、提煉能力。學(xué)校要加強(qiáng)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷提高自身的專業(yè)能力和信息素養(yǎng)。

二是推進(jìn)教學(xué)檔案管理信息化進(jìn)程。教學(xué)檔案數(shù)字化能夠推動(dòng)學(xué)校信息化建設(shè)，它具有紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案不可比擬的優(yōu)點(diǎn)，使信息檢索更方便，傳遞速度更快，不受時(shí)間限制，可以提高工作效率和檔案的利用率。學(xué)校信息化進(jìn)程是信息收集、傳播和運(yùn)用能力的發(fā)展，將充分顯示其對(duì)教育的變革作用。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理。學(xué)校要把計(jì)算機(jī)、通訊、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于教學(xué)檔案管理之中。在教育信息化發(fā)展的大背景下，我們必須發(fā)揮學(xué)校教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)信息化的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，將教學(xué)檔案保管和利用的單一功能向信息采集、管理和服務(wù)等多項(xiàng)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源合理配置，為學(xué)校發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)?？焖?、優(yōu)質(zhì)的教學(xué)信息支持學(xué)校的教育管理決策。學(xué)校要把教學(xué)檔案信息化納入學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)劃中，實(shí)施數(shù)字化校園發(fā)展戰(zhàn)略。要不斷加大教學(xué)檔案管理的軟、硬件投入，在信息化建設(shè)中，要加大計(jì)算機(jī)設(shè)備的投入，要配備數(shù)字化設(shè)備，如掃描儀、數(shù)碼攝像、攝影設(shè)備等。要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，更好地為學(xué)校的教育發(fā)展服務(wù)。

三是創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作機(jī)制。推進(jìn)學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)新教學(xué)檔案管理機(jī)制，加快學(xué)校教學(xué)檔案管理信息化進(jìn)程。教學(xué)檔案數(shù)字化是檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，學(xué)校要對(duì)庫存的傳統(tǒng)載體檔案加工成數(shù)字檔案，通過計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，提高教學(xué)管理水平和效率。要加強(qiáng)教學(xué)檔案一體化建設(shè)，通過檔案數(shù)字化建設(shè)完成電子數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)。首先，將教學(xué)檔案的紙質(zhì)載體與數(shù)字檔案相結(jié)合，逐步推進(jìn)檔案的信息化管理程度。對(duì)紙質(zhì)文件做好收集、裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等工作，同時(shí)要對(duì)紙質(zhì)文件建立機(jī)讀目錄、掃描、刻錄、脫機(jī)備份，實(shí)現(xiàn)信息化管理。其次，建立學(xué)校教學(xué)檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，讓學(xué)校檔案數(shù)據(jù)之間可以互相轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)資源共享。

四是完善教學(xué)檔案規(guī)范化管理。制定實(shí)施相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，是學(xué)校教學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵性所在。將學(xué)校檔案館藏的檔案通過掃描轉(zhuǎn)化為可供計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，收集電子文件歸檔存儲(chǔ)。建立電子檔案字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)據(jù)利用方面，建立數(shù)據(jù)輸出標(biāo)準(zhǔn)。在引進(jìn)、開發(fā)、研制學(xué)校教學(xué)管理檔案時(shí)，必須建立符合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，如教學(xué)檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)，分類、錄入等符合標(biāo)準(zhǔn)化管理要求。建立教學(xué)檔案的規(guī)范化管理體系，對(duì)教學(xué)電子檔案的歸檔、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化處理、數(shù)字檔案的保管與利用進(jìn)行科學(xué)管理，才能實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化管理，達(dá)到資源共享。

五是加強(qiáng)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)的安全管理。學(xué)校要加強(qiáng)教學(xué)電子檔案的管理，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全。隨著數(shù)字化的建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也日益凸顯。要注重對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全信息技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有效防范措施，確保教學(xué)電子檔案的安全。要完善電子檔案的管理制度，在查閱、利用上設(shè)置訪問權(quán)限和身份認(rèn)證，防止數(shù)據(jù)被更改、刪除和復(fù)制，確保檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性。做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份。在安全措施方面，可采取物理安全措施、信息加密措施、網(wǎng)絡(luò)安全管理措施、訪問控制措施等。在訪問控制方面做好入網(wǎng)訪問、權(quán)限、目錄、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)、網(wǎng)絡(luò)鎖定、網(wǎng)絡(luò)端口和防火墻等控制，通過加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)，確保教學(xué)檔案信息安全。六是提高教學(xué)檔案管理效率。學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)量較大，給歸檔工作和數(shù)字化管理帶來很大難度，要建立一支專兼職相結(jié)合的管理隊(duì)伍，專職檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的審核、指導(dǎo)工作，兼職檔案人員完成具體材料的收集、整理和歸檔及數(shù)字化工作。基礎(chǔ)材料的裝訂整理和數(shù)字化處理由兼職人員完成，立卷、審核和指導(dǎo)則由專職檔案人員完成。由于教學(xué)檔案的形成涉及的部門和人員比較廣，數(shù)據(jù)的收集整理按類同步分別進(jìn)行。教學(xué)檔案的數(shù)量比較大，為了規(guī)范管理，以學(xué)期為單位進(jìn)行收集整理歸檔，提高教學(xué)檔案的信息化程度，提高管理效率。對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高專業(yè)能力和信息素養(yǎng)，進(jìn)一步推進(jìn)管理的效能。

第4篇：數(shù)字化檔案論文范文

關(guān)鍵詞：照片檔案；數(shù)字化；掃描；分辨率

一、照片檔案數(shù)字化的重要性

照片檔案數(shù)字化是保存照片檔案的必然要求。在照片檔案數(shù)字化之前，照片檔案都是通過傳統(tǒng)的光學(xué)照片來進(jìn)行保存的，這些傳統(tǒng)的照片檔案時(shí)間一長就會(huì)出現(xiàn)褪色、失真等諸多問題，大大影響了檔案保存的質(zhì)量。為了能夠讓照片檔案得到更好的保存，就必須要對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化掃描。

二、掃描分辨率選擇的注意事項(xiàng)

1.要選擇最合適的分辨率

所謂的分辨率指的是單位長度內(nèi)圖像所包含的點(diǎn)數(shù)或像素，通常情況下可以用每英寸點(diǎn)數(shù)來表示，也就是dpi。如果一個(gè)圖像包含點(diǎn)數(shù)越多，就說明它能夠保存的圖像信息越復(fù)雜細(xì)膩，同時(shí)也需要耗用更大的空間來進(jìn)行儲(chǔ)存。如果點(diǎn)數(shù)少的話，存儲(chǔ)面積會(huì)減少，但是相應(yīng)的圖像也會(huì)變得比較粗糙。掃描人員在確定掃描分辨率的時(shí)候要進(jìn)行合理的選擇，如果分辨率不夠?qū)е抡掌瑨呙韬笙喈?dāng)模糊，那么就起不到檔案保存的效果，但是也并不是圖像越清晰就越好，還必須考慮到存儲(chǔ)空間的問題。另外，分辨率的選擇還要考慮到打印設(shè)備的選擇，如果打印分辨率低于掃描的分辨率，那么是無法得到更好的打印效果的。所以在選擇分辨率的時(shí)候要綜合考慮各種情況，選擇最適合的分辨率來進(jìn)行掃描。

2.要選擇符合規(guī)定的分辨率

由于國家檔案局在檔案行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中已經(jīng)對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描分辨率進(jìn)行了一系列的規(guī)定，所以在進(jìn)行掃描的時(shí)候就要參考國家的相關(guān)規(guī)定，明確地按照規(guī)定的要求來進(jìn)行掃描。

3.注意掃描設(shè)備等的選擇

由于照片檔案的掃描最重要的一點(diǎn)就是要保持真實(shí)地反映原始照片的情況，所以在掃描的過程中對(duì)于掃描設(shè)備的選擇也是十分重要的，掃描設(shè)備要能夠做到掃描照片的真實(shí)情況，在色彩等方面和原始檔案照片保持一致。值得注意的是，除了掃描設(shè)備以外，顯示器和電腦顯卡的因素掃描者也要考慮進(jìn)去，因?yàn)橛械臅r(shí)候這些設(shè)備會(huì)影響到色彩的顯示，如果顯示器不能夠準(zhǔn)確地顯示色彩的話，那么根據(jù)顯示器上的錯(cuò)誤色彩來進(jìn)行調(diào)節(jié)，必將南轅北轍，距離原始照片的真實(shí)性反而會(huì)越來越遠(yuǎn)。所以說在選擇顯示器和顯卡的時(shí)候也要注意一下，要先校正一下，看看它們是否能夠?qū)⑤斎氲膱D片真實(shí)地顯示出來。

三、掃描分辨率選擇的方法

1.掃描前選擇適當(dāng)?shù)膾呙璺直媛?/p>

掃描人員在進(jìn)行掃描之前首先要做的事情就是根據(jù)要求來選擇合適的分辨率，掃描照片的時(shí)候有一定的分辨率計(jì)算公式，掃描者可以通過打印照片的物理尺寸大小和打印所需要的分辨率，以及原始照片的尺寸來選擇分辨率。分辨率公式可以設(shè)定為：掃描分辨率=（打印照片的物理尺寸×打印的分辨率）/（原始檔案照片大小×n），其中n的數(shù)值由打印機(jī)的情況來決定，如果打印機(jī)是連續(xù)色調(diào)輸出設(shè)備，那么n的數(shù)值可以選擇為1，但是如果打印機(jī)是非連續(xù)色調(diào)輸出設(shè)備，這種情況下就要選擇n的數(shù)值為4了。掃描照片的時(shí)候除了按照固定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行以外，有的時(shí)候還可以根據(jù)實(shí)際工作需要得到的效果來進(jìn)行選擇。例如掃描從一寸到十二寸的一組照片的時(shí)候，可以統(tǒng)一一下，以滿足最終輸出的尺寸作為標(biāo)準(zhǔn)來選擇需要的分辨率，即可以統(tǒng)一成滿足十二英寸照片的圖片文件分辨率為標(biāo)準(zhǔn)。這樣的話，掃描一寸照片的話，照片的尺寸大小在2.5cm×3.5cm，這時(shí)候可以選擇掃描分辨率為2200dpi，而相應(yīng)的圖片文件分辨率為3058×2249pixel，而掃描照片尺寸在12英寸×10英寸的十二英寸照片的時(shí)候，可以選擇分辨率為240dpi，而得出的圖片文件分辨率為3000×2500。這樣就能使得不同大小的照片掃描出來的數(shù)字化文件的尺寸大小保持一致，可以方便以后進(jìn)行統(tǒng)一管理。

2.掃描中合理使用掃描儀和相關(guān)軟件

在使用掃描設(shè)備的時(shí)候要注意選擇最佳的圖片掃描區(qū)域，盡量選擇大面積而且無雜質(zhì)的區(qū)域作為掃描的區(qū)域，以求在掃描的時(shí)候能夠得到更好的掃描效果。對(duì)照片檔案的數(shù)字化掃描要完成得更加完美，還必須要在進(jìn)行分辨率選擇的同時(shí)慎重使用掃描軟件的各種功能，要利用掃描軟件的操作來配合分辨率的選擇，這樣才能掃描出真正符合要求的照片。在使用掃描軟件的時(shí)候要注意，有些掃描設(shè)備及其軟件中配備有一鍵掃描和智能修復(fù)等功能，在掃描的過程中不要胡亂地使用類似的功能，而要配合自己所選擇的掃描分辨率來合理運(yùn)用，因?yàn)槿绻x擇了這些自動(dòng)功能的話，往往反而使得效果達(dá)不到預(yù)期的要求。尤其是對(duì)于色彩翻新、去除雜點(diǎn)、背光補(bǔ)償?shù)裙δ?，由于檔案照片要保持原始照片的真實(shí)性，所以掃描者在選擇這些項(xiàng)目的時(shí)候要特別注意，不能因?yàn)楹鷣y的選擇而破壞了原始照片的真實(shí)面貌。

3.掃描后調(diào)節(jié)最終效果

在掃描完成之后，掃描者要根據(jù)照片檔案的實(shí)際情況來進(jìn)行最終的調(diào)節(jié)，在進(jìn)行這一步的時(shí)候尤其要注意細(xì)心謹(jǐn)慎，要注意觀察是不是已經(jīng)將照片上的各種細(xì)節(jié)都掃描下來了，尤其在影響影像層次、細(xì)部存留參數(shù)這兩個(gè)方面要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，盡可能地使得原始檔案照片的真實(shí)面貌被保留下來。對(duì)照片檔案來說，保持照片的真實(shí)面貌是最重要的，所以要盡可能地保持這一點(diǎn)。掃描者在掃描之后要觀察一下照片的長寬比例等，看看是不是和原始檔案照片一致，有的時(shí)候甚至還可以保留住照片的外延邊界，這樣的話就更加能夠確保照片的真實(shí)面貌得到保留。掃描者要注意切不可對(duì)存檔用的檔案照片進(jìn)行改變顏色、移位遮擋等處理。

四、結(jié)論

照片檔案數(shù)字化掃描看似簡單，但是如果要真正做好的話并不容易，掃描者要仔細(xì)選擇掃描分辨率，并不斷積累掃描經(jīng)驗(yàn)，以求能夠更好地掃描照片，為檔案管理作出自己的貢獻(xiàn)。

作者:潘小寨 單位:深圳市文檔服務(wù)中心

參考文獻(xiàn)

[1]卞咸杰.照片檔案數(shù)字化掃描分辨率的選擇與確定[J].檔案管理，2011（，4）：44-46.

第5篇：數(shù)字化檔案論文范文

檔案信息是社會(huì)發(fā)展過程中信息資源的重要組成部分，并在社會(huì)的發(fā)展過程中起著特殊而又重要的作用，因此，相關(guān)部門一定要做好檔案信息的管理工作，并不斷引進(jìn)新的管理理念和方法，不斷更新各項(xiàng)管理設(shè)施，保證檔案信息管理工作的順利開展。在我國傳統(tǒng)的檔案信息管理過程中往往是采用紙質(zhì)材料的方式進(jìn)行記錄和管理，但是隨著近些年來檔案信息的急劇增加，使得檔案信息面臨著很大的壓力，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)適應(yīng)不了當(dāng)前高速發(fā)展的社會(huì)形勢(shì)。在這種新形勢(shì)下，數(shù)字化檔案信息管理模式應(yīng)運(yùn)而生，與傳統(tǒng)的手工管理模式相比，這種方式的優(yōu)勢(shì)在于操作方便、速度快、準(zhǔn)確性高、儲(chǔ)存量大、節(jié)省資源等方面，這種方式能夠大大提升檔案信息管理的工作效率，大幅降低工作時(shí)間，而且在檔案信息管理工作者中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)是發(fā)展和改善檔案信息管理現(xiàn)狀的重要前提，是推動(dòng)檔案信息管理逐步走向正規(guī)化、高效化的前提條件。但是就目前我國檔案信息管理的發(fā)展現(xiàn)狀而言，不難發(fā)現(xiàn)，我國檔案信息管理工作中還存在一些問題，對(duì)于一些檔案信息的管理還不夠科學(xué)、便捷，這就導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行檔案信息查找時(shí)的繁瑣，導(dǎo)致檔案信息功能得不到充分的發(fā)揮，這就需要管理部門不斷提高檔案信息管理的工作水平，合理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和各項(xiàng)管理資源，促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中的廣泛應(yīng)用，進(jìn)一步完善檔案信息數(shù)字化管理工作體制。

2計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中發(fā)揮的作用和功能

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中發(fā)揮著巨大的作用，其對(duì)于檔案信息管理工作的有效開展有著非常重要的促進(jìn)作用，下面就計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中發(fā)揮的作用和功能做具體分析。

2.1實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化管理

計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代高新技術(shù)的代表，是對(duì)高速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)的充分反映，計(jì)算機(jī)技術(shù)的最大特點(diǎn)就在于其具有極為高效的信息儲(chǔ)存和處理能力，能夠同時(shí)進(jìn)行多種信息的處理工作，其處理速度能夠超過人類處理速度的上千甚至上萬倍，并且它能夠完成對(duì)信息的整理、分析和推理工作，進(jìn)行系統(tǒng)的信息管理和查詢服務(wù)。此外計(jì)算機(jī)技術(shù)還能夠按照人類設(shè)定的相關(guān)程序進(jìn)行運(yùn)行，在無人控制的情況下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的綜合管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的全自動(dòng)化，大大提升檔案信息開發(fā)、利用、研究的效率，推動(dòng)檔案信息的管理工作更為科學(xué)地開展。

2.2實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息管理的數(shù)字化

在檔案信息管理工作中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)各種載體的檔案信息進(jìn)行整理、加工和檢索工作，例如：可以將紙制檔案信息進(jìn)行錄入，但是與紙制檔案信息記錄管理形式相比，數(shù)字化檔案信息管理更易于對(duì)其保存、查詢和修改工作的進(jìn)行，而且實(shí)行數(shù)字化檔案信息管理后，可以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行各地間檔案信息的了解，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)地查閱，實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案信息的綜合管理，更加利于對(duì)于檔案信息的管理工作。實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理不僅能夠大大提高檔案信息管理的工作效率，而且能夠降低在檔案信息管理過程中使用的紙質(zhì)資源，實(shí)現(xiàn)資源的節(jié)儉，大大降低檔案信息管理的成本，而且在管理的過程中，檔案信息都是以數(shù)字化的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，保證檔案信息不會(huì)因時(shí)間過長造成磨損和遺失，保證檔案信息管理工作的順利開展。

2.3實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化檢索

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，我國計(jì)算機(jī)技術(shù)有了很大的提升，而且計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也實(shí)現(xiàn)了普及，在檔案信息管理工作中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的綜合檢索工作，可以對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行智能聯(lián)網(wǎng)綜合網(wǎng)絡(luò)檢索工作，可以實(shí)現(xiàn)足不出戶就能夠完成對(duì)相關(guān)檔案信息的查詢和檢索工作，大大提高了工作效率，有效促進(jìn)了檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，促進(jìn)檔案信息的資源共享。

3計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理工作中的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)

在檔案信息數(shù)字化管理工作中，應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，再根據(jù)檔案系統(tǒng)管理本身的發(fā)展現(xiàn)狀和具體模式，選用更合理的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)行調(diào)整和調(diào)配，確保計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠在檔案信息數(shù)字化管理工作中發(fā)揮出更大的作用，有效地促進(jìn)檔案信息數(shù)字化管理工作的順利開展。下面就計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理工作中的應(yīng)用作具體分析，對(duì)其中的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)進(jìn)行整理，對(duì)容易出現(xiàn)問題的地方進(jìn)行有效預(yù)防。

3.1需要高度重視信息儲(chǔ)存的相關(guān)基礎(chǔ)工作

檔案信息的儲(chǔ)存和記錄工作是檔案信息數(shù)字化管理工作中的重要環(huán)節(jié)，只有確保檔案信息的收集、整理和錄入工作的順利進(jìn)行，確保所收集的檔案信息的正確性才能保證檔案信息數(shù)字化管理工作的順利進(jìn)行，是檔案信息管理工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、一體化、智能化的重要前提。在現(xiàn)代檔案信息數(shù)字化管理工作中，檔案信息的儲(chǔ)存工作都是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的相關(guān)設(shè)備來進(jìn)行的，對(duì)于所配備的計(jì)算機(jī)硬件等相關(guān)設(shè)備，應(yīng)該充分考慮檔案信息管理的工作需求以及時(shí)展的需要，在數(shù)字管理、整體性能以及系統(tǒng)升級(jí)等方面進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并對(duì)相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行及時(shí)的更新，滿足不斷高速發(fā)展的社會(huì)新形勢(shì)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的綜合管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，在信息的儲(chǔ)存過程中，各級(jí)管理部門應(yīng)該做好信息監(jiān)督和檢查工作，嚴(yán)把數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確無誤，適應(yīng)檔案信息數(shù)字化管理的長期發(fā)展要求。

3.2重視檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作

當(dāng)今社會(huì)，高新技術(shù)一直處于高速發(fā)展的狀態(tài)，同樣對(duì)于檔案信息數(shù)字化管理工作中運(yùn)用到的計(jì)算機(jī)技術(shù)而言，也在不斷更新和改革中，這就需要檔案信息管理的相關(guān)部門對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新工作，對(duì)不符合時(shí)展需求、阻礙檔案信息數(shù)字化管理工作的設(shè)備和技術(shù)要進(jìn)行及時(shí)的處理，不斷更新計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，確保檔案信息數(shù)字化管理工作對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的要求。此外，為了提升檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，需要在檔案信息管理內(nèi)部建立一套完善的、科學(xué)的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的查詢、傳輸和利用，以提高檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，真正地做到良好地服務(wù)功能。

3.3重視檔案信息管理人才隊(duì)伍的建設(shè)工作

隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展和國民經(jīng)濟(jì)的不斷提升，各種載體的檔案信息量不斷增多，從而使得檔案信息數(shù)字化管理工作更加復(fù)雜化，迫使檔案工作需要不斷地更新科學(xué)管理技術(shù)手段，同時(shí)要不斷壯大檔案管理工作隊(duì)伍，以應(yīng)對(duì)不斷復(fù)雜的檔案信息管理工作。具體來說，在檔案信息管理單位內(nèi)部應(yīng)該定期對(duì)檔案信息管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，確保他們能接收到高素質(zhì)的專業(yè)知識(shí)和管理技巧，督促其不斷加強(qiáng)對(duì)相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，從根本上提升每位檔案信息數(shù)字化管理工作者的信息化管理能力，使單位內(nèi)部能夠形成一支工作效率高、綜合素質(zhì)強(qiáng)的檔案信息管理隊(duì)伍，保證檔案信息數(shù)字化管理工作的順利進(jìn)行。

3.4繼續(xù)做好紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案信息管理工作

雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠有效提升檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，但是目前電子檔案并不能完全代替紙質(zhì)檔案的存在，因?yàn)殡娮訖n案信息本身還具有一定的局限性，這就需要在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)，結(jié)合紙質(zhì)檔案信息等傳統(tǒng)檔案信息管理手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的綜合全面管理，確保檔案信息管理建設(shè)工作的順利開展。

4總結(jié)

第6篇：數(shù)字化檔案論文范文

為了使各部門/現(xiàn)場(chǎng)自主地控制文件編號(hào)，項(xiàng)目組制定了各部門代號(hào)、工作地點(diǎn)代號(hào)和文件類型代號(hào)，而來往文件編號(hào)組成規(guī)則見表1：發(fā)文為“項(xiàng)目名稱－文件類型－地點(diǎn)代號(hào)－對(duì)方單位代號(hào)－年號(hào)－流水號(hào)（4位）”。收文編號(hào)從對(duì)方來文中提取。針對(duì)各個(gè)承包商提交的工程文件，項(xiàng)目組也為其制定了一整套統(tǒng)一的編碼規(guī)則。工程項(xiàng)目各個(gè)工程階段的相關(guān)編碼規(guī)則主要包括地理信息碼、設(shè)計(jì)圖紙編碼、設(shè)備編碼、材料編碼、建造完工資料編碼、模型編碼、供應(yīng)商設(shè)備完工資料編碼等，見表2。

2EDIS_PIP技術(shù)設(shè)計(jì)

有了標(biāo)準(zhǔn)化的檔案編碼規(guī)則，工程項(xiàng)目檔案管理平臺(tái)的應(yīng)用便可以標(biāo)準(zhǔn)的文檔編碼為基礎(chǔ)進(jìn)行開發(fā)，其功能模塊主要包括：收文管理、發(fā)文管理、版本跟蹤、文檔管理等。發(fā)文管理指項(xiàng)目組發(fā)送給外單位發(fā)文的擬稿、審批、發(fā)送全過程管理，流程示意圖如圖1。收文管理指項(xiàng)目組對(duì)外單位來文的登記、審批、處理、跟蹤等全生命周期管理，流程示意圖如圖2，圖2中虛線部分表示為可選分支，實(shí)線部分為主流程。版本跟蹤通過對(duì)設(shè)計(jì)文件的傳遞和審批過程進(jìn)行管理，對(duì)設(shè)計(jì)文件的版本升級(jí)過程進(jìn)行跟蹤，并形成跟蹤報(bào)表。文件傳送單的生成可自動(dòng)進(jìn)行，從而大大簡化人員的操作，降低了人為出錯(cuò)的可能，設(shè)計(jì)圖紙審批流程示意圖見圖3。文檔管理模塊提供了文檔的統(tǒng)一查詢界面。通過全文檢索或高級(jí)檢索，可以在全部文檔范圍內(nèi)或特定目錄范圍內(nèi)查詢和管理文檔。文檔管理模塊下主要有文檔權(quán)限管理、文檔目錄管理、文檔歸檔、新增文檔等功能。

3數(shù)字化管理項(xiàng)目實(shí)施及應(yīng)用效果

信息技術(shù)在企業(yè)的廣泛應(yīng)用，不僅改變了傳統(tǒng)的手工處理數(shù)據(jù)的方式，而且觸發(fā)了企業(yè)的管理模式、生產(chǎn)方式、交易方式、作業(yè)流程的全面變革，實(shí)現(xiàn)信息化管理與企業(yè)未來發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)一致，EDIS數(shù)字化工程的實(shí)施及推廣取得了良好的效果。相對(duì)于以前線下辦公，EDIS_PIP具有以下優(yōu)勢(shì):改變了傳統(tǒng)的管理模式。EDIS_PIP平臺(tái)工作流很好地取代了原有的線下辦公流程,把原來各自獨(dú)立的文件管理和檔案管理納入統(tǒng)一的系統(tǒng)之內(nèi)，避免不必要的重復(fù)勞動(dòng)，能極大地節(jié)約資源和成本，并提高了工作效率。實(shí)現(xiàn)了檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。從文件的形成開始，一直到立卷歸檔，都必須認(rèn)真執(zhí)行檔案案卷質(zhì)量方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，有效保證文件質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。文檔一體化管理把文件管理和檔案管理兩套系統(tǒng)合并為一套系統(tǒng)，刪除了不必要的環(huán)節(jié)，為計(jì)算機(jī)管理提供了方便。特別是，計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)或者向檔案館上報(bào)軟盤制度可以加快檔案館檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。基于網(wǎng)絡(luò)的管理方式使得企業(yè)內(nèi)部溝通和協(xié)調(diào)不再受到地理位置的限制。讓項(xiàng)目組與各現(xiàn)場(chǎng)之間保持更暢通、高效的聯(lián)系，更好地實(shí)現(xiàn)信息共享，各類材料的傳輸更為快捷，最大程度地發(fā)揮這些信息的實(shí)效性。工作安排部署和貫徹落實(shí)情況實(shí)現(xiàn)了即時(shí)歸集。

4未來發(fā)展與展望

第7篇：數(shù)字化檔案論文范文

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)籍檔案;數(shù)字化管理建設(shè)

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對(duì)學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動(dòng)的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會(huì)服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項(xiàng)活動(dòng)及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動(dòng)上的付出相對(duì)較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎(jiǎng)懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容?；趯W(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析

從實(shí)際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對(duì)比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會(huì)造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，在對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時(shí)間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對(duì)計(jì)算機(jī)操作的水平方面相對(duì)比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對(duì)比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動(dòng)性較大，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對(duì)高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對(duì)學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

總而言之，針對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢(shì)，所以要充分重視。

作者:戴雷雷 單位:應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻(xiàn)：

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第8篇：數(shù)字化檔案論文范文

（一）有利于提高學(xué)籍檔案管理工作效率

將學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化對(duì)于提高學(xué)籍檔案管理工作的效率和減少勞動(dòng)成本都有著十分重要的作用。學(xué)生的學(xué)籍檔案中有著豐富的信息，里面包含有學(xué)生在學(xué)校期間的思想、學(xué)習(xí)、生活等方面的具有參考價(jià)值的資料，同時(shí)還包含有學(xué)生在學(xué)校的教訓(xùn)和管理活動(dòng)所形成的具有參考、利用價(jià)值的資料，而且其所記錄的時(shí)間跨度相當(dāng)?shù)拈L，信息量是否的龐大。同時(shí)，隨著現(xiàn)在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數(shù)也在不斷的增加，面對(duì)如此龐大的信息數(shù)量，學(xué)籍檔案管理工作的效率已經(jīng)越來越受到重視。進(jìn)行學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，不僅僅能夠減少學(xué)籍檔案管理工作人員的工作量，同時(shí)還能夠減少他們出錯(cuò)的幾率，從而大大的提高工作效率。

（二）有利于完整學(xué)籍檔案信息

學(xué)籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現(xiàn)在的學(xué)籍檔案管理基本上是將這些信息分開來存放的，通常都是以院系、專業(yè)、班級(jí)為單位來裝訂成冊(cè)的，有的學(xué)校還會(huì)將學(xué)生的學(xué)籍發(fā)生變動(dòng)時(shí)的信息在與這些信息分開來進(jìn)行存放，學(xué)生所得到的各種獎(jiǎng)懲、任職情況、黨員信息、綜合評(píng)價(jià)也有可能在其他卷宗里面。總之就是將學(xué)生的各種學(xué)籍信息來進(jìn)行分開的存放，而不是統(tǒng)一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進(jìn)行數(shù)字化存放到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，雖然學(xué)生的信息是由不同的部門的人分別進(jìn)行錄入的，但是在數(shù)據(jù)庫中的存儲(chǔ)卻能夠讓這些信息統(tǒng)一的呈現(xiàn)出來，從而讓學(xué)生的學(xué)籍信息更加的完整。

（三）實(shí)現(xiàn)資源共享，方便管理

學(xué)籍檔案信息數(shù)字化是各個(gè)高校學(xué)籍檔案管理工作的一個(gè)重要的發(fā)展方向。將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)納入到學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中，可以有效的實(shí)現(xiàn)資源共享，利用學(xué)籍檔案的管理，同時(shí)還能夠?qū)W(xué)校的管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，使得學(xué)籍檔案管理工作真正的為學(xué)生、學(xué)校，乃至整個(gè)社會(huì)服務(wù)。

二、當(dāng)前高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

（一）數(shù)字化程度不足

高校雖然將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中工作中的重點(diǎn)，但是當(dāng)前仍然存在著數(shù)字化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，現(xiàn)行使用的數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還沒有跟上時(shí)代的發(fā)展步伐。長期以來，學(xué)籍檔案管理工作都是依賴人工完成的，而并非是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段來進(jìn)行，手工操作面對(duì)如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同時(shí)使用人工進(jìn)行管理還存在著許多的不可控因素，使得學(xué)籍檔案管理工作很多地方都不規(guī)范，不規(guī)范的管理工作大大的降低了學(xué)籍檔案管理工作的效率。而現(xiàn)在一些已經(jīng)采用了先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備的高校卻有存在著“重硬輕軟”的現(xiàn)象。這些高校只注重了硬件設(shè)備的建設(shè)，忽略了各種應(yīng)用軟件的開發(fā)，學(xué)校還沒有意識(shí)到要在網(wǎng)絡(luò)硬件平臺(tái)上搭建一個(gè)更加合理的信息化軟件環(huán)境，使得先進(jìn)的硬件系統(tǒng)得不到充分的利用。

（二）當(dāng)前的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)無法滿足學(xué)籍工作的要求

有很多高校為了能夠改善本校的學(xué)籍檔案管理工作，或自己開發(fā)或者和其他公司合作進(jìn)行開發(fā)了一些教務(wù)管理系統(tǒng)，這些軟件的開發(fā)對(duì)學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化起到了一定的推動(dòng)作用，并積累了一些經(jīng)驗(yàn)。但是在這些軟件中還存在著不少的問題。例如適應(yīng)性不強(qiáng)，每個(gè)高校的具體情況各部相同，而這些軟件都是結(jié)合每個(gè)高校的自身當(dāng)前的情況所開發(fā)的，因此就不具備很強(qiáng)的適應(yīng)性。功能不夠完善，有很多的軟件都不能很好的涵蓋學(xué)籍檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。

（三）學(xué)籍檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)水平不夠高

現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理工作人員基本都只是對(duì)自己的業(yè)務(wù)知識(shí)很熟悉，卻對(duì)各種計(jì)算機(jī)技術(shù)不怎么了解。幾乎所有的高校都存在著這個(gè)問題?，F(xiàn)在的高校都急需既精通學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)又熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。之所以現(xiàn)在很多學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因?yàn)檐浖_發(fā)人系統(tǒng)的卻又不高所造成的。

三、高校加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化的措施

（一）引進(jìn)功能較為齊全的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者晚上現(xiàn)有系統(tǒng)功能

高校應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況，建立起一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，可以跟系（部）、處室、班級(jí)相連，進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。為此學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身情況，對(duì)現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)功能進(jìn)行完善，使之能夠完全的適應(yīng)學(xué)校學(xué)籍檔案管理的要求?；蛘邔W(xué)校去引進(jìn)符合學(xué)?，F(xiàn)狀的先進(jìn)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以此來積累經(jīng)驗(yàn)推進(jìn)學(xué)校學(xué)籍檔案數(shù)字化的進(jìn)程

（二）加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理軟件開發(fā)人員與學(xué)籍檔案管理工作人員之間的溝通

為了能夠真正的開發(fā)出符合學(xué)校自身情況的學(xué)籍檔案管理軟件，開發(fā)人員必須要深入到學(xué)籍檔案管理工作的第一線，以此來對(duì)學(xué)籍檔案管理工作有一個(gè)更加直觀的了解。同時(shí)還必須要與學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作人員進(jìn)行深入的溝通，對(duì)他們的需求有一個(gè)詳細(xì)的了解，并對(duì)國家高教部學(xué)籍信息化管理的工作要求進(jìn)行認(rèn)真的學(xué)習(xí)，在此基礎(chǔ)才能著手開發(fā)學(xué)籍檔案管理軟件，同時(shí)在開發(fā)的過程中要隨時(shí)與學(xué)籍檔案管理工作人員進(jìn)行溝通，以便于做到有錯(cuò)誤及時(shí)的改正。

第9篇：數(shù)字化檔案論文范文

一、提高文書檔案管理工作效率

以往的文書檔案管理工作，較多依賴于人工的手動(dòng)操作，對(duì)人員的檔案管理素質(zhì)要求較高，需要用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無誤，歸檔文件需要嚴(yán)格執(zhí)行修整、組建裝訂、編頁、分類、排序、編號(hào)、編目、裝盒8個(gè)環(huán)節(jié)，這樣的檔案管理工作又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。引進(jìn)計(jì)算機(jī)處理相關(guān)工作，實(shí)行辦公自動(dòng)化，通過信息化技術(shù)和方法的應(yīng)用，加強(qiáng)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，運(yùn)用相關(guān)程序?qū)n案管理工作進(jìn)行自動(dòng)篩選、編號(hào)、歸檔和保存，在文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)中，工作有序快捷地開展，從而大大提高了辦公效率。特別是在復(fù)雜的檔案管理工作中，尤為突出，例如，基建檔案的管理工作，要求按照前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、建立及使用維護(hù)等內(nèi)容，區(qū)分保管期限組成案卷，且每個(gè)工程項(xiàng)目的文件材料要保持成套性，這樣對(duì)文書檔案管理工作的要求極高，要全面、及時(shí)、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理費(fèi)時(shí)費(fèi)工，耗時(shí)耗材，引入自動(dòng)化系統(tǒng)，則方便快捷，利用電子文件非實(shí)體歸檔的特效，用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，很快地完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務(wù)，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)辦結(jié)隨時(shí)歸檔。

二、提高檔案利用工作的效率

檔案利用的方法是檔案部門為達(dá)到迅速、準(zhǔn)確、全面、及時(shí)地滿足檔案用戶需要的目的所采取的各種服務(wù)方式、程序和手段。目前檔案利用的基本途徑是：提供檔案原件、提供檔案復(fù)制品、提供檔案信息加工品。檔案利用的方式主要是開設(shè)閱覽室、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、出具檔案證明、提供咨詢服務(wù)、印發(fā)檔案目錄、編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、檔案信息上網(wǎng)、政府公開信息查閱等。由于原始的文書檔案資料管理工作過于依賴紙質(zhì)載體，大部分的資料長期僅能存檔于文件柜中，查找和使用極其不方便，給檔案利用工作帶來了諸多的不便之處，大大限制了資源的相互交流。在應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，文書檔案資料可以脫離原載體，可根據(jù)不同的需求自行選擇相應(yīng)的儲(chǔ)存介質(zhì)，比如VCD、DVD、U盤、磁盤陣列、移動(dòng)硬盤、云端等等，這些介質(zhì)通過互聯(lián)網(wǎng)或?qū)ｉT的電子渠道迅速傳送所需資源，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，電子檔案可通過提供拷貝件、通信傳輸和直接利用來完成提供利用的功能，從而可以更好地用好、用活、用透資料，使文書檔案資料的價(jià)值得以更好地體現(xiàn)。

三、保障文書檔案資料安全性

傳統(tǒng)文書檔案資料以紙張為載體，在檔案保存和利用的過程中，檔案紙張?jiān)谕庥^、結(jié)構(gòu)和性質(zhì)諸方面逐漸發(fā)生著不可逆的變化，比如變色、強(qiáng)度下降和化學(xué)性質(zhì)變化。紙質(zhì)的文書檔案資料不利于環(huán)保節(jié)能，保存檔案資料時(shí)占用地方，特別是小心保存的同時(shí)還不能保障完全的安全，紙質(zhì)的文書檔案資料極其容易受到保存環(huán)境的影響，比如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，會(huì)發(fā)生水解和氧化反應(yīng)。在《檔案法》中從法律角度明確了檔案保管工作的職責(zé)和內(nèi)容，《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》中也對(duì)檔案館的庫房建設(shè)提出了具體要求，可見保管檔案對(duì)基本物質(zhì)條件有相當(dāng)嚴(yán)苛的要求。在實(shí)際操作中，稍有不慎，在文書檔案管理的工作過程中，就可能發(fā)生不可挽回的損失。實(shí)行辦公自動(dòng)化后，文書檔案的管理介質(zhì)有了較大的提升，這類新載體的優(yōu)點(diǎn)是存、讀方便快捷，便于攜帶，易于傳遞，且貯存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具備可修復(fù)性，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性，復(fù)制容易，交流方便等。