電子檔案驗收報告精選(九篇)

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第1篇：電子檔案驗收報告范文

1 新館建設檔案的意義和作用

在新館建設過程中會有大量的文件材料，諸如工程準備階段的立項文件，建設用地、征地、拆遷文件，勘測、設計文件，招投標文件等；監(jiān)理文件；施工文件；竣工圖；竣工驗收文件和新館運營檔案等六大類文件需要建檔保存。在建設過程中我們深刻地感覺到，建立新館建設檔案意義和作用十分重大，第一，建立新館建設檔案是國家法律、法規(guī)的強制性要求。根據《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局、國家計委頒布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》第十六條規(guī)定：“建設單位應根據工程規(guī)模和工程全過程中產生的文件材料規(guī)定詳細的歸檔范圍和內容，以確保歸檔文件材料的完整性。”圖書館有責任和義務建立和管理新館建設檔案。第二，新館建設檔案是圖書館整體檔案的重要組成部分。圖書館建設歷史是圖書館歷史的重要組成部分，而新館建設檔案全面真實地保存并再現了城市圖書館新館建設的全部歷程，既有成功的經驗留存又有失敗的教訓總結，既有參與新館建設各個方面機構及人員的資料，又有新館建設過程中所發(fā)生時間的資料等。第三，新館建設檔案對于圖書館建筑用后評估，圖書館建筑的調整、改進、修繕、將來的改造都具有很大的幫助。圖書館建筑的用后評估越來越受到人們的重視，用后評估的一個目的就是看建筑是否實現了當初的設計目標并分析出現問題的原因，圖書館建設檔案對于用后評估的作用不言而喻。城市圖書館新館建設完成后，隨著時間的推移，不可避免地要對其空間、結構等作出一定的調整、改進、修繕以至改造，館建檔案中的勘察、設計、施工等資料是保證上述工作成功的重要資料。第四，新館建設檔案對于其他城市圖書館建設具有很好的參考借鑒作用。隨著我國經濟社會的不斷發(fā)展，城市圖書館新館建設也會持續(xù)發(fā)展。圖書館建設檔案對其他城市圖書館的新館建設工作也具有很大的參考作用，有助于他們豐富思路、少走彎路、提高效率、降低成本。

2 新館建設檔案的范圍和要求

新館建設檔案的范圍包括圖書館建筑工程檔案、新館開業(yè)業(yè)務準備、新館慶典等資料。新館建設檔案是全面收錄與城市圖書館建設相關的一切形式的文獻資料，包括紙質資料、照片、錄像、電子文件、手稿等，時間范圍上包括從新館建設規(guī)劃一直到用后評估各個階段的有關資料，是圖書館檔案的有機組成部分。

《建設項目（工程）檔案驗收辦法》規(guī)定，歸檔的文件，檔案必須達到完整、準確、系統(tǒng)，保障生產（使用）、管理、維護、改擴建的需要。檔案的完整指按國家檔案局和國家計委、國檔發(fā)[1988]4號文件所確定的內容，將項目建設全過程中應該歸檔的文件、資料歸檔，各種文件原件齊全。檔案的準確指檔案的內容真實反映項目（工程）竣工時的實際情況和建設過程，做到圖物相符，技術數據準確可靠，簽字手續(xù)完備。檔案的系統(tǒng)指按其形成規(guī)律，保持各部分之間的有機聯系，分類科學，組卷合理。

3 新館建設檔案的管理

根據檔案資料管理的有關規(guī)定，新館建設檔案的管理顯得尤為重要。要管理好新館建設檔案，筆者認為，必須做到如下幾點：

第一，要指定專人負責圖書館新館建設檔案的建立與管理。檔案建設應貫穿城市圖書館建設的始終，從城市圖書館建設規(guī)劃起就要安排專人進行檔案的建設和管理，務求全面、系統(tǒng)不遺漏。

第二，根據國家有關法規(guī)和本館建設的實際情況制定新館建設檔案管理工作細則，并確立建檔分類標準。可以按照如下分類管理：新館建設組織機構文件、可行性研究與任務書、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、工藝設備、涉外文件、財務器材管理、新館慶典資料以及其他資料等。

第三，新館建設過程中會產生大量的文件資料，一定要注意隨時整理歸檔，不要等到最后再處理，如果等到最后再整理，既容易造成資料的丟失，也不便于建設過程中的查閱。關于新館建設的規(guī)劃、立項報告、可行性研究報告、工作計劃、會議資料、各種合同、調研資料、財務資料、宣傳活動資料、驗收資料、用后評估資料等都要注意收集和組織，照相和錄音、錄像更是需要及時攝錄和收集，文字資料若當時沒有收集，以后還可以補充或追記，而音像資料如果當時沒有攝錄，以后則無法彌補。

第四，利用計算機輔助新館建設檔案管理。積極運用現代化的技術手段，對新館建設檔案信息進行存儲、管理，提高工作效率，便于科學管理。傳統(tǒng)的檔案管理有一定的規(guī)范性，由于手工立卷操作較麻煩，效率低，易出錯，因此，傳統(tǒng)的管理方式已遠遠不能適應現代檔案管理的要求。要改變這種傳統(tǒng)管理方式，實現以電子檔案為主要管理對象，以計算機操作為主要方法，以實現共享為工作內容的現代檔案管理方式。為此，首先要更新觀念，掌握現代化技術；其次要有現代化的設備。當前計算機已應用到社會的各個領域，檔案計算機管理是發(fā)展的必然趨勢。利用計算機、掃描儀等現代化設備可以大大提高立卷、歸檔工作的效率，變手工操作為高質量的計算機輔助立卷、歸檔管理，既做到了省時、省力，又做到了方便快捷。根據檔案工作與圖書館新館建設檔案業(yè)務相結合的原則，有些檔案可以利用圖書館計算機的數據進行存檔，有些可以單獨編制應用軟件，實行檔案工作的計算機管理。在收集整理資料的同時，將其隨時掃描存儲并按照一定的規(guī)則建立圖書館新館建設檔案資料數據庫，一則作為檔案的電子備份，二則便于建設過程中的查詢和調閱。

第五，歸檔時必須有竣工圖?？⒐D應逐張加蓋竣工圖章，竣工圖章內容包括：“×××工程竣工圖”、“施工單位名稱”、“編制人”、“審核人”、“技術負責人”和“編制日期”。圖章規(guī)格尺寸為“70mm×50mm”。

第六，檔案行政管理部門要派員參加初步驗收和竣工驗收。檔案驗收應與工程驗收的初步驗收和竣工驗收兩個階段同步進行，重點應放在初步驗收階段。初步驗收時，在驗收主管單位組織下，檔案部門著重抽查項目檔案的歸檔情況。工程規(guī)模大、檔案案卷數量超過1000卷的，抽查15%的項目檔案；工程規(guī)模小，檔案案卷數量在1000卷以下的，抽查30%的項目檔案，評價檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)性情況以后寫出初驗意見，對存在的問題提出改進要求，限期解決?？⒐を炇諘r，項目規(guī)模較大、較復雜的，應有檔案的專題驗收報告。工程規(guī)模較小的，則應在驗收報告中寫明檔案的情況。在竣工驗收鑒定書中要有關于檔案情況的評價。

第七，提高新館建設檔案管理工作人員的素質。檔案工作人員的素質是影響檔案開發(fā)利用工作的重要因素之一。作為檔案工作者，不但要有較強的政治素質，還要有較高的業(yè)務水平，也就是說，負責這項業(yè)務檔案的人員必須具有摒棄名利觀念，甘當無名英雄，具備“長作綠葉扶紅花，甘為蠟燭明他人”的職業(yè)道德，也要具備全面、系統(tǒng)的知識素質，不斷地充實自己，不斷地學習專業(yè)知識，才能做好這項工作。因此，要加強對檔案工作人員的政治思想和職業(yè)道德教育，同時還要加強對他們的業(yè)務培訓和業(yè)務指導，幫助他們全面系統(tǒng)地了解檔案工作的基礎常識和工作方法，盡快掌握有關的新知識和新技能，以適應新館建設檔案工作的需要。

第八，爭取圖書館領導對檔案工作的重視和支持。圖書館新館建設檔案管理人員應主動地向館領導提供所需的檔案資料，讓領導在實際工作中進一步了解檔案的作用，體會檔案的重要性，從而爭取在人、財、物等方面給予足夠的重視和支持，進一步促進圖書館新館建設檔案的開發(fā)與利用。

第2篇：電子檔案驗收報告范文

關鍵詞：建設工程 檔案管理問題 對策

中圖分類號： TU198 文獻標識碼： A

前言

工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，勘察設計、生產準備、施工、安裝、監(jiān)理、驗收等工程建設及工程管理過程形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設項目管理工作的重要組成部分。工程檔案資料，是傳承人類文明的重要載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄。對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。

一、建設工程與檔案管理關系

1建設工程檔案是建設工程的有機組成部分

一般來說，遠在建設工程施工之前，建設工程檔案就開始產生并積累了。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經費落實和項目具體實施的根本依據。項目概要設計、招投標都必須以立項文件為依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。也就是說，在工程開工建設前，已經有大量的文件材料形成了。如果把這個文件積累過程從建設工程中剔除，建設工程是根本無法成立的，也是無法開展的。即使是在施工過程中，文件材料的產生與具體施工進程也是不能割離的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據。在建筑材料使用過程中，應該根據指令實施，如用什么標號水泥，怎么配比，用量多少等，在實施過程中還有監(jiān)督記錄和檢測記錄，出現了問題還有調整指令和變更說明等等。

2建設工程檔案是建設工程質量的直接反映

建設工程質量最初是一個生活化的概念，是一種感受性評價，是對建設工程性能、品質和安全的綜合性表述。但隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發(fā)展，對建設工程質量有了嚴格定義，即：建設工程質量是指工程滿足業(yè)主需要，符合國家法律、法規(guī)、技術規(guī)范標準、設計文件及合同規(guī)定的特性綜合。它包括：適應性、耐久性、安全性、可靠性、經濟性、與環(huán)境協(xié)調性六個方面。特別是隨著量化分析和精細化管理的推動，對建設工程質量有了一系列精確的評價體系。當我們的評價有感受性的經驗模式上升到以數據和現狀圖紙為依據的體系化模式時，對建設工程質量的評價就不在是以工程現場看看就行了，而是以建設工程檔案為基礎，以指標量化統(tǒng)計分析為手段，進行綜合測評了。實際上，建設工程檔案直接反映了建設工程質量，我們應以建設工程檔案為重要依據全面評價工程質量。

二、建設工程檔案管理中存在的問題

1工作職責劃分不明確，工作中容易出現相互推諉現象

工程檔案管理是一個系統(tǒng)化的工作，要求條理清晰，分工明確，各司其職，各負其責。由于城建檔案管理人員編制不全或專業(yè)分工等方面的原因，導致各級城建檔案管理部門在管理城建檔案時出現分工不明確，職責不清的現象。出現了問題互相推諉，誰也不承擔責任。有些檔案管理人員業(yè)務不熟悉，沒有認真地系統(tǒng)地學習和掌握城建檔案管理工作所需要的專業(yè)知識和技能。城建檔案管理是一個專業(yè)性很強的工作，它既需要管理人員懂得工程建設方面的知識，還要懂得檔案管理方面的知識，二者兼?zhèn)?，缺一不可。我們的檔案管理人員應該加強學習，掌握好系統(tǒng)的城建檔案管理知識，認真履行自己的職責，開展好各方面的工作。而管理者應按工作流程，按每個人所掌握的專業(yè)知識和特長來進行合理分工，理清職責。做到既分工明確，又互相配合 ，做好分工與協(xié)同的統(tǒng)籌。

2施工單位檔案管理人員專業(yè)素質參差不齊

施工單位的檔案管理人員是負責收集工程檔案資料的一線人員。他們工作的質量，會直接影響到工程檔案的管理水平。但施工單位人員流動大，工作職責分工不明確，有的單位檔案管理人員身兼數職，施工單位對工程檔案資料的管理工作不夠重視等導致諸多問題。這就要求城建檔案管理人員加強對施工單位的管理，制定合理的法律法規(guī)對施工單位進行約束，同時要求施工單位檔案員、資料員要做到持證上崗。對于施工單位而言，檔案資料管理人員具備與崗位相應的資格資歷或者在上崗前必須經過系統(tǒng)的城建檔案管理方面專業(yè)知識的學習和培訓，通過考核合格后方能持證上崗。

3工程檔案資料收集不全

工程項目要進行全生命周期管理，即從可行性研究、工程設計、設備選型、采購、安裝、運營、維護到最后報廢的全過程。工程檔案資料收集整理工作始終貫穿這一過程，做到記錄真實，齊全。經驗表明，工程前期的資料、監(jiān)理資料和施工資料收集不完整、不齊全的現象普遍存在。尤其是前期資料，立項之初，人員不到位，資料遺失現象比較嚴重。監(jiān)理和施工階段相對較好，但缺失也時有發(fā)生。目前，我國城建檔案管理機構對工程檔案管理法規(guī)多止于工程竣工，對于工程后期的運營維護基本沒有相關政策法規(guī)，因此工程后期檔案資料管理只停留在運營單位層面，運營維護單位根據所需自行決定檔案資料的去留。某些城建檔案管理人員在工作中也會出現重視施工資料的收集，輕視工程準備階段文件資料和監(jiān)理資料收集的現象。

這些容易缺失的資料包括：

（1）工程準備文件，例如工程征地文件、工程的招投標文件、工程的項目建議書等

（2）工程設計文件，尤其是初設文件，包括初設和擴大初步設計、批準概算書等。

（3）工程施工文，如開工批復，質量監(jiān)督報告，竣工驗收報告等。

（4）監(jiān)理文件，有的監(jiān)理月報、季報缺失等。

（5）運營維護檔案資料：小型技術改造升級資料、設備維護資料等。

工程檔案資料收集是貯存工程信息資源的重要途徑；是實現檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段；是檔案管理其他業(yè)務環(huán)節(jié)的基礎，必須從各個環(huán)節(jié)加強這一基礎且重要的工作。

4工程檔案整理不規(guī)范

工程檔案整理工作就是要把零散的和需要條理化的資料進行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、有序化。工程檔案整理的質量直接關系到檔案的利用，在檔案管理環(huán)節(jié)中具有重要意義。在實際工作中，整理不規(guī)范現象時有發(fā)生。如文件材料編目不規(guī)范，不按專業(yè)進行組卷，排列順序不正確，次序混亂等。要解決這些問題就要求檔案管理專業(yè)人員精心立卷，確保案卷質量，在整理過程中做到規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化。對現場資料管理人員加強業(yè)務指導監(jiān)督，保證建設工程檔案材料的系統(tǒng)性完整性。定期組織檢查驗收，確保整理質量。

5工程檔案電子化水平極低

在我國，工程檔案管理工作至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差。沒有統(tǒng)一的利用平臺，檔案只會成為歷史文物。另外，工程檔案電子化技術規(guī)范工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施。還有檔案信息管理人員的素質有待提高，尤其是施工單位檔案、信息處理復合型人才就更奇缺。這些都嚴重影響工程檔案信息的共享借鑒利用。

工程管檔案信息電子化的建設和實現存在著許多問題和困難，但是檔案信息的電子化是未來檔案管理的發(fā)展方向。數字時代的大勢所趨，檔案館室不可能獨立其外。不過我們應當認識到檔案信息電子化管理的建設和發(fā)展是分階段的，其過程也是漫長的。

三、對策

1依據國家有關法律、法規(guī)，制定操作性強的地方規(guī)范性文件，嚴格執(zhí)行。建立、完善自上而下的法規(guī)、規(guī)范體系,是保障建設工程檔案工作正常運行的基本條件。近年來我國加大了對建筑工程的管理力度，陸續(xù)出臺《城市建設檔案管理規(guī)定》、《建筑法》、《建設工程質量管理條例》，使建設工程檔案管理有法可依。但如何做到有法必依，就必須出臺地方規(guī)范性文件與之配套。目前全國大部分省、市都出臺了城市建設檔案管理辦法，各市應根據國家有關法律、規(guī)定,結合本地實際，出臺具體的、操作性強的規(guī)章制度，為建設工程檔案管理提供政策保障。同時加大對城建檔案管理者和施工企業(yè)的執(zhí)法和監(jiān)督力度，強化職能，分清責任。建設工程檔案管理部門的城建檔案管理處,具備行政執(zhí)法資格,應加強執(zhí)法力度，對不按規(guī)定報送工程檔案的建設單位應依據《建設工程質量管理條例》，予以處罰，維護法律的嚴肅性。

2將建設工程檔案管理納入建設管理程序,建立并認真落實建設工程檔案責任制。為確保建設工程檔案的齊全、真實,必須將建設工程檔案整理報送納入規(guī)劃或建設施工許可程序和工程質量備案程序。建設單位在與城市建設檔案館簽訂《建設工程檔案報送責任書》后,方可辦理《規(guī)劃許可證》或《施工許可證》; 在工程竣工驗收前,必須由城市建設檔案館對該項建設工程檔案進行預驗收,檔案驗收合格,由城建檔案館發(fā)放《建設工程檔案驗收合格證》,工程質監(jiān)部門憑證予以辦理工程質量備案。這一作法目前在全國許多省、市已經實行，效果較好。

建立建設工程檔案責任制，明確由建設單位對建設工程檔案負全面責任，各責任單位按照各自職責范圍對建設工程檔案承擔相應責任。督促建設單位嚴把合同關，建設單位在與各參建單位簽訂相關合同時，必須在合同中明確勘測、設計、監(jiān)理、施工等單位形成并應提交的有關文件材料的內容及整理要求，確定竣工圖的編制責任及相關費用，在條款中要明確建設工程檔案的相關違約處罰。

3城建檔案管理部門要加強宣傳、督促和指導，對建設工程檔案工作實行超前控制。建設工程檔案是進行城市規(guī)劃、建設和管理的依據，是工程質量的可靠依據和真實鑒證。鑒于建設工程檔案的重要性及目前社會上對該項工作還認識不足，必須加大宣傳力度。在宣傳上可采取靈活多樣的形式，如展覽、刊物、會議、培訓等，有針對性地對建設單位、施工單位、監(jiān)理單位及城市建設管理部門宣傳城市建設檔案工作，擴大影響，提高檔案意識。其次，應提高主動服務意識。作為城建檔案管理部門，必須深人基層，掌握建設工程進度，了解建設單位的需要，切實幫助建設、施工等單位解決實際問題。

4加強人員培訓,提高人員素質。由于工程建設的專業(yè)性和復雜性,檔案人員的素質直接決定了建設工程檔案質量的好壞，建立一支具有高度責任心、事業(yè)心、業(yè)務精、技術強的檔案專業(yè)隊伍至關重要。城建檔案管理部門首先要加強對建設單位、施工單位的工程檔案編制及管理人員的技術培訓，提高他們的檔案意識，重點講解建設工程檔案的歸檔范圍、竣工圖的編制方法、建設工程檔案的分類及整理方法； 其次，建設主管部門的檔案管理人員也應加強自身建設，參加上崗培訓，自覺鉆研專業(yè)業(yè)務以勝任本職工作。

5成立城建檔案服務中介機構。針對目前不少建設單位缺少檔案專業(yè)人員，無力整理、編制合格的工程檔案的現狀，建設單位可聘請城建檔案服務機構代為編制，實行有償服務； 城建檔案服務中介機構應配合城建檔案館檔案業(yè)務工作。這樣既可滿足部分建設單位的需要，又可彌補城建檔案館的經費不足。

6加強監(jiān)督檢查

工程檔案的管理部門要建立并健全相關檢查機構，配置人員，組織監(jiān)督、檢查工作，按程序辦事，認真負責。對在工程檔案工作上操作不規(guī)范的建設單位及其相關負責人隨時提出意見建議或批評，并要求限期改正，真切的起到監(jiān)督、檢查的相關作用。要做好工程檔案的管理工作，需要工程檔案的管理部門與工程建設單位的通力協(xié)作、緊密配合、全力溝通，更需要工程建設的行政管理部門與相關部門的大力支持與幫助。各部門在工程檔案管理工作中應做到：提前介入、全程參與、確保質量、有效落實、加強培訓。只有秉承著這樣的工作原則，并將上述制定的相關措施切實執(zhí)行，才能真正發(fā)揮出工程檔案管理工作所應有的價值。

7加強信息化建設，提高建設工程檔案管理效率

跟上時代的發(fā)展步伐，工程建設檔案管理要應用計算機信息管理技術。適應工程項目現代管理模式，探索檔案信息資源體系，根據建設工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，實行工程建設檔案網絡遠程傳輸、查閱、保管，使電子工程檔案的收集、保管、利用工作高效、規(guī)范、有序。建立和共享電子檔案數據庫，提高建設工程檔案管理效率。

結束語：

工程檔案管理要把工程檔案的質量視為工程質量管理同等重要來抓，搞好建設工程檔案管理一定要采取積極有效的方法和措施，提高建設工程檔案的質量，在促進企業(yè)自身現代化管理的同時，更好地為社會主義經濟和發(fā)展服務。

參考文獻

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[3] 李鏑鳴,馬建莫;加強工程檔案管理的對策研究[J];新疆農墾經濟;2005年06期