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[關鍵詞]后勤服務;監(jiān)督考核;服務水平;質量
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.046
[中圖分類號]G647.4 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2017)06-00-02
隨著高校后勤改革以來,高校后勤建立了因地、因校的甲乙方管理模式,這種模式在一定程度上有利于提升后勤服務的水平和質量。四川大學也是在后勤改革中采取了后勤管理處作為甲方、后勤集團作為乙方的一種甲乙方管理模式。2016年,四川大學開始全面推進世界一流大學建設,推動“提升一流研究型大學治理能力和建設能力”,加快建設一流研究型綜合大學的步伐。后勤服務是學校教學、科研和行政各項工作及廣大教職工及學生生活的重要保障,其服務水平和質量的高低將直接影響學校各項工作能否正常運行,后勤服務管理作為高校建設中不可或缺的一環(huán),也需要切實提高管理的規(guī)范化、科學化和精細化水平,需要加強后勤服務質量的監(jiān)督與考核力度,從而進一步提升后勤服務的水平和質量。
1 學校后勤服務現狀
四川大學的后勤服務主要包括四川大學望江、華西和江安校區(qū)校園公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生服務、綠化管理服務、物業(yè)管理服務、宿舍管理服務、水電氣管理服務、飲食服務和醫(yī)療服務等。隨著學校近年來不斷加大對后勤服務的各項投入,后勤基礎設施得到很大改善,后勤集團內部也加強了各項后勤服務的管理力度,后勤服務水平和質量有了一定的提高,投訴也相對減少,但同世界一流大學相比,學?,F有的后勤服務水平和質量與一流大學的建設標準還有較大差距,從校內師生對學校后勤服務質量的評價結果看,我校后勤服務質量要滿足廣大教職工及學生的切實后勤保障和服務需求還有一定距離。一方面,后勤集團作為提供后勤服務的主體,應加強內部監(jiān)督考核,另一方面后勤管理處作為甲方,應強化后勤管理的甲方監(jiān)管職能,加強對后勤服務質量的監(jiān)督與考核力度,從而不斷提高學校后勤服務水平和質量,促使高校逐步向世界一流大學靠攏,并切實滿足師生需求。
2 加強后勤服務質量監(jiān)督與考核的有效措施
2.1 建立多層次、全方位的監(jiān)督機制
(1)乙方后勤集團要加強內部監(jiān)督,主動提供各項后勤服務工作完成情況的信息及改進措施,并積極發(fā)揮所設監(jiān)督部的作用,對負責完成各項服務的具體中心和部門實施內部監(jiān)督考核,進行自查、自糾。
(2)甲方后勤管理處要加大外部監(jiān)督,設后勤服務質量監(jiān)督崗,專職負責后勤服務質量監(jiān)督考核的相關工作,同時學校紀委辦公室、監(jiān)察處、學生工作部、校團委(學生會)、國有資產管理處和后勤管理處等部門要聯(lián)合組成“后勤服務質量監(jiān)督小組”,定期和不定期對后勤各中心和部門服務情況進行實地檢查、實地監(jiān)督考核并采集信息。后勤管理處或監(jiān)督小組要以書面形式,將日常檢查中發(fā)現的問題反饋后勤集團,督促限期整改,定期復查,并對監(jiān)督考核、整改及處罰等情況如實記錄,納入監(jiān)督考核檔案;并采取多種形式開展后勤服務情況抽樣調查,如可以創(chuàng)新監(jiān)督方式,在網絡上面向全校師生進行后勤服務滿意度問卷調查,根據調查情況提出整改意見,抽樣調查結果可納入后勤本年度考核。
(3)后勤服務對象――廣大師生,也要對后勤服務質量進行廣泛監(jiān)督,可通過書記和校長信箱、藍色星空、校長接待日、來信來電和其他形式進行投訴與信息反饋;還可以在學校成立以學生為主體的后勤服務質量監(jiān)督組織,對后勤服務質量進行日常監(jiān)督,就與學生切身利益相關的重大事項向后勤管理處進行反饋和提出建議,并定期組織學生對后勤各項服務質量進行滿意度問卷調查。
通過以上三個層次建立起三級后勤服務質量監(jiān)督考核實施體系,有利于提高監(jiān)督的全面性和科學性。另外,還可利用微博、微信等新媒體拓寬監(jiān)督渠道,并以此為載體,建立起聯(lián)合日常檢查、專項檢查、座談會和投訴處理常規(guī)工作相結合的全方位監(jiān)督機制。這樣不僅擴大了后勤服務質量監(jiān)督渠道,還有利于準確聚焦解決師生關注的熱點、難點問題,提高監(jiān)督的時效性和準確性。
2.2 改革后勤服兆式鷦に閭逯蘋制,簽訂后勤服務協(xié)議
(1)改革后勤服務項目資金預算體制機制,由原來的學校直接向后勤集團劃撥經費的方式轉變?yōu)橐院硕ê蟮姆諉蝺r、服務面積和服務標準購買服務,這樣可以使預算更加符合后勤服務實際,同時合理確定后勤集團需要交給學校的費用,并根據實際情況設立食堂物價平抑基金等,在達到監(jiān)督與考核目的的同時,切實保障后勤正常運行。
(2)后勤管理處作為甲方代表學校與乙方后勤集團簽訂后勤服務協(xié)議,委托乙方承擔校園公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生服務、綠化管理服務、物業(yè)管理服務、宿舍管理服務和水電氣管理服務等主要后勤服務項目,協(xié)議應包括各個服務項目的總體范圍、服務內容及標準等內容,這樣有利于依據協(xié)議進行后勤服務質量監(jiān)督與考核。
2.3 建立遵循后勤服務工作規(guī)律的監(jiān)督考核制度體系
根據后勤服務項目的不同分工,制定分類別的服務質量監(jiān)督考核辦法,對具體監(jiān)督考核辦法進行遵循工作規(guī)律的細化,以適應不同的后勤服務項目實際情況,比如宿舍管理、食堂飲食服務、校園環(huán)衛(wèi)、綠化和大樓物業(yè)服務、校醫(yī)院醫(yī)療服務和水電氣管理等服務項目各有不同,其具體監(jiān)督考核內容和要求也應有所不同。分類別的監(jiān)督考核辦法需要根據其工作性質、工作任務的不同,確定具體的考核內容和服務標準,并制定相應的考核實施細則,實行全面監(jiān)督和有效考核,堅持重點突出、多方參與、實事求是、客觀公正、公開民主和獎勵處罰并重的原則,建立健全后勤服務量化考核與目標管理績效評價機制,并結合四川大學的實際情況,對不同后勤服務項目的服務質量進行監(jiān)督考核。
后勤管理處已根據后勤集團下屬中心的后勤服務的不同分工和工作規(guī)律制定了《四川大學后勤經營性商鋪監(jiān)管辦法(試行)》《四川大學學生食堂飲食服務質量監(jiān)督考核辦法(試行)》《四川大學后勤服務項目管理服務質量監(jiān)督考核辦法(試行)》(包括四川大學后勤學生宿舍管理服務質量監(jiān)督考核辦法、四川大學后勤水電氣管理服務質量監(jiān)督考核辦法和四川大學后勤校園環(huán)衛(wèi)、綠化、大樓物業(yè)服務質量監(jiān)督考核辦法)和《四川大學校醫(yī)院醫(yī)療服務質量監(jiān)督考核辦法(試行)》。這些監(jiān)督考核辦法給后勤服務質量的監(jiān)督考核提供了確切的依據,有利于推動后勤服務水平和質量的提升,同時后勤服務的各個項目都需要制定相應的監(jiān)督考核辦法,全面覆蓋,形成遵循后勤服務工作規(guī)律的監(jiān)督考核制度體系,確保教學、科研和生活秩序的正常、有序運行。
3 結 語
通過文中的措施加強后勤服務質量的監(jiān)督與考核,有助于對后勤服務各項工作實施有效的監(jiān)督管理,在乙方后勤集團內部監(jiān)督之外加強外部監(jiān)督,進行多層級、全方位的監(jiān)督,有利于獲取全面的、真實的信息,并根據科學、合理的資金預算、后勤服務協(xié)議和質量監(jiān)督考核辦法進行監(jiān)督考核,發(fā)現問題與不足,總結經驗,并以此為依據為后勤服務工作的改進與服務質量的提高提供可靠的建議,建立有效反饋機制,監(jiān)督考核與獎勵處罰相結合,督促乙方后勤集團有效預防與制止服務質量下降等行為,不斷提高后勤服務水平和質量,以達到世界一流大學的標準,為廣大師生提供更優(yōu)質的后勤保障服務。
主要參考文獻
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[2]盧燕,馮梅.高校后勤服務質量監(jiān)督體系探索――以重慶大學虎溪校區(qū)為例[J].高等建筑教育,2014(1).
關鍵詞:后勤服務;監(jiān)督體系;服務質量
中圖分類號:G474 文獻標志碼:A 文章編號:1002-2589(2011)36-0290-02
后勤部門是高校各項工作開展的基礎,后勤服務質量的高低對學校的穩(wěn)定、發(fā)展具有重要的作用。為了提升學校后勤管理服務水平、強化服務質量,論文構建了系統(tǒng)的后勤管理服務質量監(jiān)督體系,以實現后勤的人本化服務,同時為學院構建和諧校園,實現跨越式發(fā)展提供保障。
一、四川教育學院后勤服務質量監(jiān)督體系探索的必要性
(一)學校后勤服務為學院轉制提供堅實的后勤保障
四川教育學院轉制是我校發(fā)展的歷史性選擇,意義重大。本學年是學院保持可持續(xù)發(fā)展的關鍵年。這對每個部門,每位職工都是一種激勵、一種約束。更給學校后勤服務工作提出了更高、更規(guī)范、更科學的目標。學校后勤服務部門都要緊緊圍繞學院的轉制工作,努力規(guī)范后勤服務秩序,不斷提高教學質量,為學院的轉制成功作出應有的貢獻。高校后勤的根本任務是八個字――保障、服務、育人、發(fā)展。保障,就是為學校實現辦學目標提供堅實的后勤支持;育人,就是管理育人、服務育人;發(fā)展,就是通過科學的管理,不斷壯大和發(fā)展自己,進一步增強自身的能力。學校后勤服務部門將緊緊圍繞這個根本任務,為學院轉制提供堅實的保障。
(二)有效監(jiān)管方式能充分促進學校后勤的良性發(fā)展
高等學校的后勤在實現社會化過程中及社會化之后,學校必須進一步完善和強化其職能,建立有效的后勤監(jiān)控體制,使社會化的后勤始終堅持為教學、科研、師生生活服務的方向;使其正確處理好經濟效益與社會效益的關系并遵循教育規(guī)律和經濟規(guī)律。對社會化后勤實施有效的監(jiān)控,使之有利于提高學校后勤服務的質量和管理水平,有利于減輕學校的負擔,提高辦學效益,有利于保證學校的發(fā)展和穩(wěn)定。這樣才能全面營造文明向上、環(huán)境舒適、服務到位、經營有序的校園后勤服務氛圍,體現出高等學校后勤為高等學校教育服務的新特點和專業(yè)性。
(三)師生、學校和社會對后勤服務質量提出更高的要求
后勤工作在保持學校穩(wěn)定中推進改革發(fā)展,在改革發(fā)展中構建和諧后勤管理、服務,從而使學校穩(wěn)定的形勢不斷向好的方面發(fā)展。目前當代師生思想活躍、敏感性強,對學校和后勤管理工作要求更高。同時學校后勤服務有的實行社會化運作,各主體追求目標不同,不可避免地帶來價值取向和管理理念的碰撞。如果管理服務單位不能擺正社會效益與經濟利益的關系,一味追求經濟效益最大化,就會影響教職員工的切身利益,從而影響學校的和諧穩(wěn)定。我們要科學處理好后勤工作中的矛盾和關系,作到以學校發(fā)展大局為主。
二、省內外高校的后勤管理與運行模式
(一)四川大學后勤服務的“集團化管理”
四川大學后勤管理處建立學校與后勤集團的甲乙方關系,后勤管理處代表學校行使后勤管理的甲方職能。四川大學后勤下設“三室三部”管理機構(集團辦公室、黨委辦公室、工會辦公室、財務部、人力資源部、監(jiān)督部)、12個專業(yè)化中心(公司)及4個代管單位(校醫(yī)院、幼兒園)。服務范圍主要包括:學生餐飲服務、學生宿舍管理服務、校園物業(yè)管理、公用教室服務、學生浴室開水、水電氣管理服務、教育超市、賓館酒店服務、醫(yī)療衛(wèi)生保健、建筑安裝維修、幼兒教育等。集團模擬企業(yè)運作,全面實行目標管理和目標量化考核。集團開通了24小時服務投訴熱線,建立了后勤接待制度,BBS后勤信箱、設立了后勤集團網站等,加強與師生的溝通。
(二)西南財經大學后勤服務的“總經理負責制”
西南財經大學后勤服務總公司是在原總務處基礎上設立的企業(yè)化管理單位,實行學校領導下的總經理負責制。采用現代企業(yè)管理的制度進行規(guī)范。公司實行定崗定編的全員聘用勞動合同制、“按勞分配、兼顧公平”的分配制度和“集中結算、責任中心、分戶核算”的財務制度,建立起了自主經營、獨立核算、自負盈虧的企業(yè)化管理模式??偣鞠略O行政部、財務部、人力資源部、企劃部等4個管理部門和飲食服務中心、學生公寓管理中心、物業(yè)管理中心、修繕服務中心、接待中心、校園管理中心、校醫(yī)院、幼兒園和交通服務部等9個經營實體。實現制度化管理,細化每項制度管理,落實到人,將各個崗位的職責進行了描述。如對在首問責任制對在崗人員的語言進行規(guī)范,常采用“我們立即想辦法解決”、“我們馬上聯(lián)系相關部門”等用語;不得采用“你找××(部門)”,“你打電話××(號碼)”等語言細節(jié)都進行了規(guī)范,將組織目標與個人的行為緊密聯(lián)系起來。改制后的后勤服務總公司,不斷引入競爭機制和激勵機制,機制運轉靈活有效,充分調動了廣大員工的積極性、主動性。
(三)廣東商學院后勤服務的“半企業(yè)化模式”
2010年1月學校撤銷后勤服務集團,成立了后勤服務與管理處(簡稱“后勤處”)。后勤處下設2個科室、4個中心,分別是綜合科、事務科;公寓中心、交通中心、維修中心、飲食服務中心。后勤處及其科室按學校機關行政處室運作方式;如公寓中心、交通中心、維修中心由學校按人員和項目核撥經費實行半企業(yè)化模式運作;飲食服務中心則按企業(yè)化模式運作,獨立核算、自主經營、自負盈虧。
三、構建四川教育學院后勤服務質量的監(jiān)督體系
近年來,四川教育學院后勤服務堅持把有力保障作為后勤工作的根本要求,堅持把服務創(chuàng)新作為后勤發(fā)展的強大動力,學院后勤服務質量在保障能力、管理水平、自身發(fā)展、激勵機制、隊伍素質以及師生認可度等方面取得了較好的成績。百尺竿頭,更進一步,在探索后勤服務質量規(guī)律,借鑒省內外學院后勤服務經驗的基礎上,根據學院目前的發(fā)展階段、特點和水平,論文建立如下的服務質量監(jiān)督體系,進一步優(yōu)化提升學院的后勤服務管理質量:
(一)學院后勤服務質量目標體系
監(jiān)控目標是指監(jiān)控主體通過實施監(jiān)控,希望服務質量達到的目標。集團制定有總的質量方針,各中心對總方針進行分解,制定切合各自實際的質量方針、質量目標。通過對目標體系的探討,找到監(jiān)控點,保證后勤服務的質量,以實現優(yōu)質服務。
后勤服務的目標:目標的系統(tǒng)定位是以學校教學、科研、師生生活服務為服務對象,以“服務育人、環(huán)境育人”為服務宗旨,以“優(yōu)質服務求生存,改革創(chuàng)新求發(fā)展”為服務理念。
后勤服務的過程系統(tǒng):要進一步加強校內餐飲服務、宿舍管理、水電供應、校園環(huán)境等各環(huán)節(jié)的制度化管理,規(guī)范各項工作程序,逐步建立學生食堂主副食品大宗物資集中采購制度,逐步完善有關工作記錄、檢查、反饋、改進的配套制度,以提高服務工作和質量的可控度。
建立后勤服務質量系統(tǒng):建立符合學校后勤管理與服務特點的質量管理體系,提升管理的科學化、規(guī)范化、制度化。主要的監(jiān)控點為質檢、工商、衛(wèi)生、環(huán)保部門的合格率,師生滿意度、合同的履約程度,后勤保障服務的時效性等。
(二)學院后勤服務質量組織體系
后勤的監(jiān)控機構應該有四類:第一類是學校后勤的管理部門,如后勤處。第二類是服務單位內部質量監(jiān)管機構,即由本部門的基層工作人員、各級管理人員和技術人員共同參加組成的檢查系統(tǒng)。第三類是以教職工為主體的監(jiān)控機構,該機構的人員有工會、教(職)代會以及教職工代表組成。第四類機構是由學校的學生工作部門、學生會、共青團參加組成的機構。其中第三、四類機構為議事、建議、反饋和監(jiān)督部門,是非常設機構,其日常工作由學校的后勤管理部門協(xié)調。在學校的統(tǒng)一領導下,實施對后勤的宏觀監(jiān)控。后勤管理委員會可下設部分涉及面廣的專業(yè)監(jiān)督小組,如學生膳食供應、學生宿舍管理,職工安居工程等,由這些小組對監(jiān)控對象實施專業(yè)的監(jiān)控。
(三)學院后勤服務質量方法體系
建立后勤服務質量監(jiān)督方法體系,通過過程管理原理,根據監(jiān)控指標,找出影響質量的因素,改善后勤服務工作。
方法的目的是獲取顧客信息,建立服務質量信息反饋系統(tǒng),提升服務質量。在后勤服務過程中,隨時都會有師生員工投訴。掌握這些信息能為我們實施檢查提供依據,因此應開展多種渠道獲取師生員工對后勤服務的意見和建議,建立通暢的信息反饋系統(tǒng)。檢查的層次有三層:接受外部機構檢查;后勤實體對所轄中心、科室進行檢查;各部門自檢自查??刹捎玫木唧w方法如首問責任制,該制度規(guī)定群眾來訪時,機關在崗被詢問的工作人員即為首問責任人;限時辦結制度,限時辦結制度是指機關職能部門對校內各基層單位、師生員工及外來辦事人員提出辦理的事項,在符合規(guī)定的前提下,限期辦結的具體要求;神秘顧客調查法,神秘顧客調查法是一種檢查現場服務質量的調查方式,可以分兩個環(huán)節(jié):調查實施過程及結果處理過程。要確保調查實現預期效果,調查的實施過程非常重要。
(四)學院后勤服務質量制度體系
沒有規(guī)矩,不成方圓。一套科學、規(guī)范、完善、合理的管理制度,是工作社會效益和經濟效益雙贏、效率和服務質量提高、后勤保障能力增強的重要保證。目前,學院后勤已經形成了一些相應的管理制度,如基礎管理制度和各科室、中心的制度。進一步完善既有的《后勤服務監(jiān)督辦法》、《四川教育學院后勤管理處后勤服務總公司工作人員考核辦法》等一系列制度和辦法。同時需要與時俱進補充一些新的管理制度與規(guī)定。學校后勤主要的服務對象是全校的師生,可以從服務對象的角度,將服務管理的規(guī)章制度進行分類完善。學校后勤工作的主要功能是為學校教學、科研、師生生活服務??蓮娜熒某?、住、行、學(工)、其他等各個環(huán)節(jié)進行突破,完善建立如下的制度體系:
制度的關鍵在于執(zhí)行和落實責任。通過與職工個人與各服務中心、科室簽訂的《工作目標責任書》、《安全穩(wěn)定工作目標管理責任書》等相應的文件,實行目標管理,將具體的工作職責、服務標準等執(zhí)行情況進行監(jiān)督,在分工精細化、服務質量精細化的基礎上,加強對各部門全年工作任務的部署、檢查、考核、落實。形成層層有任務,人人有責任的良好格局。
參考文獻:
[1]王燕,梁珊.高校后勤社會化服務質量監(jiān)控機制的研究[J].科技資訊,2008,(8).
[關鍵詞] 高職院校;后勤;服務保障;信息化
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 01. 140
[中圖分類號] G474 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2017)01- 0239- 01
隨著信息技術的發(fā)展,信息化對日常各項工作帶來革命性的變革。高職院校后勤服務保障工作面臨的服務內容面較廣、時間長、涉及人員較多。因此,進行全面的后勤信息化管理已經是高校后勤發(fā)展的必由之路。
1 信息化建設對于高職院校后勤工作的意義
1.1 保障后勤服務工作的長期性
高職院校后勤服務保障往往沒有節(jié)假日、黑白天區(qū)別,需要長期監(jiān)控與保證。利用信息化技術,可以實現減少崗位職數的前提下實現長期值守與監(jiān)控。例如利用水管節(jié)門監(jiān)控,可以同時監(jiān)控全校各個節(jié)門用水情況,對于異常情況可以與手機等無線終端連接,提供實時報警,及時排除隱患。
1.2 節(jié)約后勤服務工作運營成本
利用信息化技術,可以大量減少高職院校后勤服務保障工作的人力與物力。例如對于高職院校,后勤系統(tǒng)往往管理著醫(yī)務、運輸、維修、宿舍、資產等諸多服務內容,各團隊數據采集與統(tǒng)計分析非常消耗人力物力,運用信息化管理系統(tǒng),可以實現各板塊數據信息實時采集與反饋。
1.3 提升后勤服務工作質量
高職院校后勤服務工作承擔著“服務育人、管理育人、環(huán)境育人”等重要職能。通過后勤信息化建設,可以更加便利的實現不同學校、不同校區(qū)信息共享,相互學習先進工作理念與方法,提升后勤服務水平。
2 高職院校后勤信息化建設整體架構方法探索
2.1 自上而下的整體構建思想
高校后勤管理信息化建設過程中應 “自上而下,統(tǒng)一規(guī)劃”。只有這樣,高校后勤管理信息化才能有效避免因規(guī)劃不統(tǒng)一、數據或系統(tǒng)接口不一致的問題,給后續(xù)工作帶來了潛在風險甚至造成較大的損失。
在自上而下的規(guī)劃注重幾個關鍵點:高職院校后勤承擔的職能是什么,其服務保障標準是什么,其服務保障的時效性要求如何,其日常工作信息采集點在哪里等問題,弄清楚它們才能建立起實用的后勤信息系統(tǒng)。例如網絡辦公系統(tǒng)、物業(yè)監(jiān)安全控系統(tǒng)等。
2.2 不同業(yè)務板塊信息化系統(tǒng)搭建
具體到某一個專業(yè)后勤服務團隊,則需要緊密集合其服務工作內容,利用信息化管理技術與設備來改進其工作質量與效率。主要考慮的內容有:如何提高工作效率,節(jié)省人力與物力;如何使得自身工作數據方便的傳達到決策層,方便管理。
3 高職院校后勤信息化建設實現途徑
3.1 設備硬件現途徑
(1)購買專業(yè)設備。對于在后勤信息化建設過程中所需要的自動化設備實現途徑,由于社會分工越來越精細,絕大多數主要是依靠購買。在購買設備的同時,需要設備生產廠家供大量的技術說明書與安裝仔細,同時對后勤工作人員進行培訓,方便日后操作。
(2)設備租賃。對于短期使用的設備以及價格較為昂貴的設備,可以采用向專業(yè)公司租賃的形式進行。例如考試用的信號屏蔽器,由于使用頻率較低,可以利用較小的代價進行租賃。再例如要搭建一套大型網絡系統(tǒng),在管理資料不的前提下,可以租賃別的單位服務器等。
(3)組建。對于簡單的系統(tǒng),可以自己利用購買零部件進行搭建。例如庫房監(jiān)控系統(tǒng),可以利用后勤技術優(yōu)勢,購買攝像頭安裝在庫房,同時自己進行數據傳輸線的布線,介入電腦進行監(jiān)控。對于復雜的系統(tǒng),一般不建議采用自我搭建的方式完成,因為自我搭建往往會導致各種部件安裝的不規(guī)范,搭建出系統(tǒng)的效果不理想。
3.2 軟件實現途徑
信息化建設過程中,對軟件的實現最重要的是軟件是否滿足使用要求和軟件后期操作使用的方便性。在軟件實現過程中,主要有三種途徑:第一,購買成熟的商業(yè)軟件。它主要是針對非常專業(yè)的管理后勤管理軟件,例如資產管理軟件,財務管理軟件等專業(yè)技術要求高的軟件。第二,從網絡上下載成熟的免費軟件,這主要是一些相對成熟的已經公開代碼的軟件,例如數據分析、數據處理軟件、實時通訊軟件等。第三,結合后勤管理工作實際情況,聘請專業(yè)人員編寫軟件。例如,天然氣價格走勢分析軟件,派車軟件,部門人員信息數據庫等。
一、目前后勤服務工作存在的主要問題
1、機關區(qū)隊辦公硬件設施配備跟不上形勢發(fā)展的需要。近兩年機關人員增加較快,計算機、打印機、值班室、辦公桌椅等固定資產配備有限,難以滿足實際需要。礦井信息化建設快速推進,對信息處理設備要求越來越高,有一半以上計算機配置普遍較低,不能滿足使用。一部分設施設備維護管理不善,造成資源浪費。
2、管理費用逐年上升,辦公材料消耗巨大。首先,企業(yè)正處于快速發(fā)展期,近年來新事物、新工作緊鑼密鼓,大型材料、有增無減,新形勢對文件材料印刷的要求越來越高。其次,無紙化辦公推行不夠徹底,信息化建設與實際應用存在較為嚴重的“兩張皮”現象。再次,員工在辦公材料使用中的節(jié)約意識薄弱,辦公室推行“雙面打印”、“節(jié)約耗材”等行動力量有限,收效甚微。第四,控制辦公用品的制度不夠健全,缺乏有效的控制和考核手段。
3、業(yè)務接待工作規(guī)格不高,缺乏創(chuàng)新。主要表現是《業(yè)務接待制度》中未能對接待規(guī)格、接待程序、招待項目、參觀路線、解說陪同等進行規(guī)范,在實際工作中單靠經驗進行管理和操作。
4、生活后勤服務工作管理不嚴不細,責任制落實不力,呈現整體下滑局面。在食堂管理上,主要是核算帳務不規(guī)范,工作人員業(yè)務素質跟不上形勢要求。在職工浴池管理上,主要是工作人員業(yè)務素質和工作責任心參差不齊,未能實行一貫制的經濟責任制考核,對基礎設施維修保養(yǎng)投入不足。在水電暖供應上,主要是職工技術素質、工作效率、文明細致作業(yè)方面比較欠缺,原因是未建立后勤服務工種的技術培訓和業(yè)務考核機制。
5、小車隊激勵機制不健全,職工通勤服務質量有待提高。主要是駕駛員薪酬制度不盡合理,“日工資”制度長期未能實行,對調動工作積極性有一定的負面影響。由此導致大轎車司機工作任務不均衡,出車服務質量在一定程度受到影響。
二、解決以上問題的對策
1、適當關注辦公硬件設施的配置更新。建議礦上擠出一定資金給基層區(qū)隊配備打印機,更新計算機,或提高計算機性能,以達到提高工作效率,適應網上辦公的起碼要求。
2、健全辦公用品消耗管理制度,嚴格實行辦公費用包干制度(或試行代金券制度),制定辦公品和低制耐用品消耗計劃,按季度考核,實行節(jié)獎超罰,以有效控制辦公材料消耗,促使各單位自覺厲行節(jié)約、反對浪費。
3、修訂《業(yè)務接待制度》,對接待程序、接待規(guī)格、招待項目、參觀路線、解說陪同等一系列問題進行規(guī)范,由礦黨政共同簽署,全面執(zhí)行。
4、加強食堂管理。對食堂工作人員尤其是服務員開展必要的業(yè)務培訓,規(guī)范禮儀標準,提高業(yè)務能力。積極接受經營部、財務部的業(yè)務指導,盡快改正食堂核算帳務不規(guī)范的問題,堵塞漏洞。
正確認識后勤管理工作的作用,能夠引導從事后勤工作的員工正確認識自己的工作,樹立正確的服務思想,為企業(yè)提供更好的優(yōu)質服務;可以使企業(yè)員工正確對待后勤管理工作,重視后勤職工的勞動,使全體員工都來關心后勤管理工作。后勤工作的重要性,主要體現在以下三個方面。
(一)實現企業(yè)經營管理目標的重要保障
企業(yè)要正常開展生產和經營活動,后勤部門就必須事先按規(guī)劃安排好工作、生活必需的設施,為企業(yè)開展業(yè)務提供安全、準時、優(yōu)質、節(jié)儉的后勤支持和服務保障,為員工提供就餐、交通、住宿服務并營造安全、舒適的辦公生活環(huán)境,從而使企業(yè)和員工把精力集中在電站運營管理等核心業(yè)務。后勤保障工作是企業(yè)經營活動正常進行的物質基礎,只有有效地后勤管理,才能使這些基本的物質條件得到可靠的保證。把后勤工作做好了,就會使廣大員工以極大的熱情投入到生產運行等重要的工作中去,更大限度地發(fā)揮工作積極性,完成本職工作。后勤服務的好與壞,將直接影響到職工的工作情緒甚至企業(yè)的和諧,進而影響工作效率,甚至可能小大事,影響企業(yè)工作正常運轉。
(二)產生“雷尼爾效應”
雷尼爾效應來源于美國西雅圖華盛頓大學的一次風波。校方曾經選擇了一處地點,準備在那里修建一座體育館。消息一傳出,立即引起了教授們的強烈反對。教授們之所以抵制校方的計劃,是因為這個擬建的體育館選定的位置在校園內的華盛頓湖畔。一旦場館建成,就會擋住了從教職工餐廳可以欣賞到的窗外美麗的湖光山色。原來,與當時美國的平均工資水平相比,華盛頓大學教授們的工資要低20%左右。為何華盛頓大學的教授們在沒有流動障礙的前提下自愿接受較低的工資呢?很多教授完全是出于留戀西雅圖的湖光山色。西雅圖位于北太平洋東岸,華盛頓湖等大大小小的水域星羅棋布,天氣晴朗時可以看到美洲最高的雪山之一——雷尼爾山峰。因為在華盛頓大學教書可以享受到這些湖光山色,所以很多教授們愿意犧牲獲取更高收入的機會。他們的這種偏好,被華盛頓大學的經濟學教授們戲稱為“雷尼爾效應”。后勤工作與員工的生活密切相關,牽涉到個人的切身利益,企業(yè)的許多方針政策、對職工的關懷,往往是通過后勤管理工作來體現。后勤管理工作做得好,能體現企業(yè)對員工的福利和對員工的人文關懷。優(yōu)質的后勤保障和服務,可以解除職工的后顧之憂,員工就會凝心聚力,更加熱愛自己的企業(yè)。良好的辦公生活環(huán)境和企業(yè)氛圍,作為一種重要的無形財富,可以提高員工的忠誠度和穩(wěn)定性,對核電企業(yè)起到吸引和留住人才的作用,產生企業(yè)的“雷尼爾效應”。
(三)展示企業(yè)良好形象
企業(yè)的后勤每時每刻都在體現著企業(yè)的形象。無論是各種外來交流活動還是迎接各級組織的各項工作檢查,文明衛(wèi)生、整潔優(yōu)美的企業(yè)環(huán)境,設施完備的員工活動中心、寬敞潔凈的餐廳、高標準的接待和會服、整齊的車隊必將先聲奪人,給大家?guī)砻篮玫牡谝挥∠螅粗嗳?,所以后勤管理工作是企業(yè)管理水準具體而直觀的體現。同時,后勤人員的周到服務、敬業(yè)愛崗、科學管理、規(guī)范操作等,也展現了企業(yè)的無形形象。
二、做好后勤管理工作的幾點建議
企業(yè)后勤管理工作具有“先行性、廣泛性、瑣碎性、復雜性、時效性”等特點,后勤工作的好壞,涉及員工的切身利益,如何適應核電企業(yè)發(fā)展和資源變化的需要,做好后勤管理工作,談以下幾點建議:
(一)樹立主動服務的意識
講一個小故事:野田圣子進入東京帝國飯店工作時被安排做洗廁工,每天都必須將馬桶擦洗得光潔如新,心理作用使她幾欲作嘔。本想立即辭去這份工作,但她又不甘心自己剛剛走上社會就敗下陣來。就在圣子的思想十分矛盾的時候,酒店里一位老員工出現在她面前,二話不說,拿起工具親手演示了一遍:一遍又一遍地擦洗馬桶,直到光潔如新,然后將擦洗干凈的馬桶裝滿水,再從馬桶中盛出一杯水,連眉頭都沒皺一下就一飲而盡,整個過程沒有半絲做作。野田圣子從此暗下決心,即使一輩子洗廁所,也要洗出成績來。此后,野田圣子為了檢驗自己的自信,為了證實自己的工作質量,也為了強化自己的敬業(yè)心,她曾多次喝過自己擦洗過后的馬桶里裝的水。1998年,野田圣子成為日本最年輕的郵政大臣。企業(yè)后勤服務工作性質決定后勤工作的從屬性,但從屬性并不意味著完全的被動性,被動與主動是對立和統(tǒng)一的關系,只要主觀能動性發(fā)揮得好,牢固樹立為企業(yè)、為生產一線員工服務的思想,力爭主動、意識超前,避免辦事推諉、服務扯皮,本職工作才能做到位,甚至盡善盡美。后勤保障工作人員一定要有主動服務的意識,切忌不能因“服務”而妄自菲薄,要從全局的高度,以主人翁的姿態(tài)對待后勤工作,勤勤懇懇、甘于奉獻,以優(yōu)質的服務、熱忱的態(tài)度、良好的形象、規(guī)范的工作促進企業(yè)和諧發(fā)展,實現自身工作價值。
(二)做細做實后勤服務和安全工作
老子曰“天下大事必做于細”,把簡單的事情做好就是不簡單,把平凡的事情做好就是不平凡。后勤工作是復雜、瑣碎的事務性工作,“吃、喝、拉、撒、睡、衣、食、住、行、用”,每一項工作都是具體、實在的事務性勞動。工作人員如果沒有一定的業(yè)務基礎和細致的工作作風是很難勝任后勤工作的,同時,后勤無小事,小事處理不好也會釀成大事,這就要求我們每一位后勤管理工作者放下架子,深入下去,到基層,到現場,到一線去扎扎實實、一板一眼、腳踏實地地根據情況去解決實際問題。后勤領域的安全管理包括交通、飲食衛(wèi)生、消防、保衛(wèi)等方面,涉及的區(qū)域大并且與員工(家屬)的生命財產息息相關,怎么能把安全管理工作做好,就需要安全管理人員深入到現場一線,制訂細化到天的安全巡檢計劃,根據檢查標準操作程序,結合本領域危險源和環(huán)境因素加強現場檢查,及時整改缺陷。同時,要加強對后勤人員安全專業(yè)知識的培訓,提高后勤人員對安全突發(fā)事件處理應變能力。
(三)發(fā)揮服務公司的主觀能動性,提升服務質量
核電企業(yè)的后勤服務是依托專業(yè)化的服務公司,怎么能發(fā)揮服務公司的主觀能動性,對提高服務是至關重要的。首先要與服務公司建立戰(zhàn)略合作伙伴關系,加強日常的溝通和協(xié)作,讓他們直接面對員工,發(fā)揮一線制一站式的服務功能,提高服務質量。其次,建立月度考核+季度滿意度調查=年終考核的考核機制,促進服務質量的提高。同時,根據服務質量標準檢查操作程序,制訂細化到天的檢查計劃,加強日常和現場檢查,有效管控和提高服務質量。
(四)處理好管理和服務的關系
企業(yè)后勤保障部門是企業(yè)的綜合性職能部門,擔負著一定的管理職能,比如宿舍交通資源管理、安全保衛(wèi)、物資管理等等。各項政策和制度的建立使后勤保障工作有章可循、有法可依,也使后勤保障工作程序化、規(guī)范化和法制化。但是,后勤保障工作的內涵又不是純粹的管理,這種管理是寓于服務之中的,是服務于企業(yè)和員工的手段和途徑。實質上,為企業(yè)、為生產一線員工、為各業(yè)務部門服務,才是后勤管理部門的出發(fā)點和落腳點。在實際工作中,必須要堅持優(yōu)質高效服務的基本原則,不斷改進管理方式,創(chuàng)新工作方法,這樣才能促進管理和服務的統(tǒng)一性和工作的有序進行。
(五)增強員工對后勤管理工作的參與度
后勤工作面對的是全體員工,員工即是后勤工作的服務對象,又是維護辦公生活環(huán)境的主體,只有廣大員工參與到企業(yè)的后勤服務體系中,才能促進服務公司提高服務質量,才能得到大家的理解并自覺執(zhí)行企業(yè)的后勤政策和制度。所以,企業(yè)要建立生活委員會等溝通橋梁,讓員工參與到企業(yè)后勤管理工作中來,增加員工后勤管理參與度,確保信息快速傳遞,及時解釋和解決員工意見或建議,共同提高企業(yè)的后勤服務質量。
(六)妥善處理員工抱怨
后勤工作與干部、職工的切身利益密切相關,吃、喝、拉、撒、睡樣樣都要管,往往“眾口難調”,無法做到人人滿意。然而,面對員工的抱怨和吐槽,后勤工作人員也要有良好的心理素質,進行耐心的解釋,爭取得到員工的理解;對待無理和不當要求的解釋要有理有據,盡量要向員工提出替代的建議。總之,后勤工作人員在工作中即要不卑不亢、忠實辦事、誠懇待人,認真履行工作職責,又要以自身的行動贏得員工對后勤工作的理解和支持。
三、結語
摘 要 一個企業(yè)的發(fā)展需要一個完善的制度,然而一個企業(yè)的制度往往隨著時間的推移來不及得到完善,變得不合理,從而導致企業(yè)的整體工作效率下降。因此制定了一套加強后勤管理制度執(zhí)行以及后勤服務管理工作的相關方案,以便來解決油田后勤管理制度執(zhí)行中也經常出現問題。從而提高油田企業(yè)的后勤服務管理效率,進而促進企業(yè)更快更好的向前發(fā)展。
關鍵詞 后勤服務 管理制度 具體方案
一、關于油田后勤服務管理制度中常見的問題
(一)后勤管理制度內容不完善
首先,管理制度跟不上時代的發(fā)展,經常多年采用一套體系,不能及時的完善和補充,最終導致制度實施的可行性大大下降。其次,沒有一套實用性強的管理制度作為堅強的支撐,即使制度雖然程序性強、規(guī)范性好,也難以避免制度執(zhí)行、評估以及約束過程中出現問題。
(二)后勤管理制度不合理
這是在后勤管理制度經常出現的問題。如果管理制度存在不合理會使企業(yè)制度本有的權威不斷降低,會引發(fā)一系列的抵觸情況發(fā)生,迫使大量的修改――執(zhí)行――修改的情況發(fā)生。即使一套完善的體制也要隨著時間的推移根據企業(yè)的業(yè)務流程實際情況和企業(yè)的發(fā)展前景做出適當的修改,有時需要更大的變動甚至重新建立一套管理制度。
(三)后勤管理制度執(zhí)行不到位
這個問題在后勤管理制度中很常見的一個問題,主要表現為:(1)實際工作中傳統(tǒng)的制度和標準很難被替代,即使已經配備了新的標準和新的規(guī)定。(2)制度執(zhí)行過程中不能充分的進行,就會阻礙執(zhí)行的力度,導致執(zhí)行效果嚴重下降,最終制度就會喪失公信力,約束力以及執(zhí)行力。
二、加強油田后勤服務管理工作以及提高管理制度的具體方案
(一)對油田后勤服務管理以及后勤服務人員實行專業(yè)化、規(guī)范化
首先完善的后勤管理制度絕對離不開后勤服務管理的專業(yè)化和規(guī)范化。要根據有關的管理文件和油田的相關規(guī)章制度建立一套完善的、科學的管理制度,工作的標準,服務的程序和監(jiān)督的機制。其次看似簡單、零星瑣碎的后勤服務管理工作,不僅涵蓋了很多方面的知識和技巧,而且包含了判斷、分析和解決問題的綜合能力。所以對后勤服務人員的規(guī)范化和專業(yè)化是相當重要的。這需要加強平時對員工的思想理論素質。理論素質的高低很大程度上決定著素質高低以及能力的大小。通常來說,那些知道用知識武裝自己,積極主動去學習,有意識去提高管理服務綜合能力的人在工作中都是思想積極的人。可見對于加強后勤服務人員平時的素質修養(yǎng)相當的重要。
(二)制定合理的后勤并不斷地隨著時間的發(fā)展進行完善
后勤制度不應過于繁瑣,要具有針對性與可行性,這樣才能保證制度本身的合理性。否則會對執(zhí)行造成嚴重的影響。最終制度就會喪失公信力,約束力以及執(zhí)行力。因此在制定有關制度與規(guī)定時,油田企業(yè)必須遵循一個原則:為了企業(yè)員工提供規(guī)范與便利,促進員工高效率作業(yè)的制度與規(guī)定的設計原則。制定過程中絕對不能忽視制度的實用性、可靠性以及匹配性。
制度設計過程中應充分考慮以人為本,盡量讓制度簡單清晰而全面。企業(yè)應將時刻溝通員工,了解企業(yè)員工的期望,然后讓其相關的部門將其期望、建議以及要求文檔化并且及時向企業(yè)上層進行匯報。進行合理的制度的制定必須做到這些。如,業(yè)績工資評定制度、年度工資評定制度、崗位責任制度等等。這樣以人為本,充分發(fā)揮制度管理的約束作用并充分調動員工的積極性,從而促進后勤服務管理效率的提高。
(三)加強管理制度的建設,實施長效的運行機制
應結合油田后勤服務管理的實際,參考《機關事務條例》的具體內容以及其適用范圍,加強企業(yè)后勤服務管理的制度建設,使其制度化、程序化、規(guī)范化,從而保證管理制度的各項內容的連續(xù)性、穩(wěn)定性、權威性以及強制性,建立自上而下,規(guī)范統(tǒng)一的集中管理體制。
(四)使其各類物資以及后勤管理車輛的采購與管理的規(guī)范化
相關部門的辦公用品和所需車輛的采購必須嚴格按照油田企業(yè)的采購制度來執(zhí)行。通過正規(guī)的渠道去采集所需的物品,可以采用公開招標的方式。還要保證購買物品的是合格的產品。可以同時派有關的專業(yè)人員去購買各樣所需物品。物品的使用要做好登記,以免物品的丟失。為了避免物品貯藏過程中出現蟲咬、受潮、發(fā)霉等問題,所以物品貯藏過程中要妥善保管,必要的物品可以采取特殊保護措施。
三、結語
總之,一個企業(yè)如果獲得成功,那么它必定存在一個合理的管理制度,但是一個缺乏執(zhí)行力制度,即使制度再完善注定也是失敗的。那么,為了確保后勤服務管理制度的合理化和完善化,就必須強化企業(yè)的規(guī)章制度建設,從而促進形成制度化、程序化、規(guī)范化后勤服務管理工作。此外還要充分發(fā)揮檢查小組的定期檢查作用,督促油田后勤服務管理制度的執(zhí)行力,從而保證管理制度的各項內容的連續(xù)性、穩(wěn)定性、權威性以及強制性,最終促進后勤服務管理效率的提高。
參考文獻:
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豐富活動形式。高校后勤工作對于學校師生來說,一直是比較陌生的領地,為了使廣大師生真正參與到后勤管理工作中去,我們精心設計內容豐富、形式多樣的共建活動,并以活動為載體,讓學校師生和后勤工作人員互相增進了解,共同提高學校管理的質量。比如在全校開展“食堂文明監(jiān)督”、“校園巡視”、“評選服務標兵”、參觀“放心工程”等活動,組織學生參與“后勤體驗日”,開展“廚藝大賽”等競賽。“食堂文明監(jiān)督”、“校園巡視”活動主要是組織師生對食堂及校園環(huán)境進行巡視,巡查范圍包括食堂后場加工和前場銷售、校園清潔、場館管理等內容環(huán)節(jié),針對巡查情況指出不足之處,提出改進建議?!霸u選服務標兵”由師生直接為服務于一線的膳食、物業(yè)員工的工作進行投票和打分,評選出“最喜歡的優(yōu)秀服務員”和“優(yōu)秀管理員”等。參觀“放心工程”和學生“后勤體驗日”活動則分別組織學生參觀為學校食堂提供原料的各個食品批發(fā)市場,讓學生到食堂體驗收銀、配菜等崗位工作,使學生切身了解后勤工作人員的辛勞,體會后勤工作對一個學校正常運行的重要作用,增強他們對校園管理的責任感、使命感,更加主動地融入到和諧校園構建中來。
擴大溝通渠道。讓高校師生參與后勤管理,不僅是提高管理質量的有效手段,也是加強師生和學校后勤管理服務人員之間互動的重要契機。一個學校是一個小社會,只有讓各類人群實現充分溝通,才能使各方面的愿望得到表達,使?jié)撛诘拿艿玫酵咨平鉀Q,也才能在全校成員之間建立起互相信賴、融洽共處的關系,形成齊心協(xié)力發(fā)展事業(yè)的合力。為此,我們一方面努力完善溝通協(xié)調的機制,在學校后勤部門、校團委、校學生會之間建立經常性的聯(lián)系,每學期召開例會,聽取各方面的意見,制定本學期切實可行的共建活動計劃,并通過聯(lián)席會議確定各自承擔的責任,共同采取措施落實計劃。另一方面,在落實計劃的過程中,也保持及時的溝通互動,按照實際需求,及時調整計劃,比如在招募志愿者參與后勤管理過程中,我們從一開始就征求不同志愿者的興趣,并結合后勤部門提供的服務需求崗位,對志愿要求和崗位需求不一致的做好協(xié)調和說服工作,使志愿服務得以順利開展并持久進行,至今已有千余人次參與到活動中。
促進互幫互學。學校后勤服務人員與師生之間并非只是服務與被服務的關系,在一些領域也可以互為人師,后勤人員可以從教師和學生那里學到一些有用的理論和實用知識,教師和學生則可以從后勤工作中增強服務意識,學習到書本上沒有教授的勞動技能。本著這一理念,我們組織成立了校后勤集團青年職工學校,聘請學校研究生會同學為后勤集團的團員青年舉辦公文寫作、法律知識、西部支教感悟等講座,同時利用后勤服務集團現有的場地、設備、原材料為學生提供開展社會實踐活動的場所,給參與后勤集團管理工作的同學們頒發(fā)社會實踐證書,這些舉措既得到后勤集團員工的熱情支持和參與,也受到學校廣大師生的歡迎。
讓學校師生走進后勤、體驗后勤、監(jiān)督后勤并參與管理,體現了南京大學民主管理、和諧發(fā)展的思想。活動開展幾年來,取得了可喜的成果:
促進了員工素質及后勤服務質量的提升。隨著后勤社會化改革和后勤服務集團的發(fā)展,集團職工隊伍一線崗位從業(yè)人員以事業(yè)編制為主體已轉變?yōu)槟壳耙云赣萌藛T為主體,這部分人員中個別人集體意識淡薄,缺乏工作責任感,通過師生參與后勤管理,對后勤工作起到監(jiān)督作用,將校園巡視、食堂文明監(jiān)督等工作中發(fā)現的問題及時反饋給相關部門,促使這部分后勤工作人員的工作態(tài)度漸漸發(fā)生了轉變,學校后勤服務質量得到有效提高。
增進了學校師生和后勤工作人員的相互了解,化解了一些潛在的矛盾。比如讓學生參觀食品基地、參加“后勤體驗日”、擔任“集團工作信箱學生協(xié)管員”等活動,為他們了解后勤工作提供了渠道,也使他們親眼目睹后勤工作人員為給師生提供更優(yōu)質服務所付出的努力。這些學生把所見所聞傳播到其他學生中,使全校師生對后勤集團及后勤職工增進了理解,化解了很多潛在的矛盾。原來學生對食堂打卡人員的工作效率很有意見,但讓學生自己體驗食堂打卡工作后,他們對看似簡單的打卡工作增加了了解,對工作人員的態(tài)度也發(fā)生了轉變,開始能夠站在后勤服務者的立場上考慮問題,投訴率大大降低。
一、當前機關后勤服務中心的現狀
機關后勤服務工作是機關工作的重要組成部分,是機關履行職責、正常運行的重要基礎和保障。機關后勤服務工作的質量,直接影響到政務工作的效率和干部職工的切身利益。機關后勤服務工作的特點主要表現為:廣泛性、服務性、和諧性、瑣碎性、時效性、突發(fā)性和知識的多科性,后勤服務保障工作在全局工作中的地位和作用是極為重要的。
國地稅征管體制改革的推進,對機關后勤服務中心的服務能力提出了更高的要求,人員的增加、服務范圍的擴大、會議保障需求的提升等都對服務中心的服務能力帶來了新的考驗。需要相配套的服務設施設備、服務管理體制和服務人員隊伍與之相適應。但由于歷史形成的辦公區(qū)較為分散、短時間無法大規(guī)模擴展、周邊地域狹窄、空間緊張等的原因,服務功能的改善只能立足現有規(guī)模條件進行技術更新和改進,有的服務場區(qū)受住房條件限制無法更新。
管理難度大、凝聚力建設存在困難。機關后勤服務人員整體結構的參差不齊,大多數職工身處服務保障第一線,且工作單一、重復性強,人員流動性大、不穩(wěn)定,客觀上存在著管理難度大、凝聚力建設困難的問題。同時,干部隊伍方面,客觀上存在著人員結構日趨老化、年輕干部總量偏少、干部隊伍梯次失衡、后備干部儲備不足的問題,也進一步增強了抓緊培養(yǎng)鍛煉干部,夯實服務工作組織保障的緊迫感和壓力。
物價的變動和設備的老化,對服務成本的投入造成了一定程度的影響。機關服務中心的服務成本也勢必不斷提高,負擔越來越重。隨著國家改革和政策的調整、人員結構的變化、物價上漲以及服務收費與服務標準的不對稱導致的中心“減收增支”的問題會日益突出,由于編制的有限,人員配備與繁雜多樣的后勤工作相比,就顯得任務多、項目雜,每個人都要身兼數職,許多事做起來力不從心,疲于應付,使服務保障跟不上。
二、更新理念,堅持創(chuàng)新
創(chuàng)新是引領發(fā)展的第一動力,是建設現代化經濟體系的戰(zhàn)略支撐。抓創(chuàng)新就是抓發(fā)展,謀創(chuàng)新就是謀未來。創(chuàng)新是推動人類文明發(fā)展的推進器,是科技進步的重要法寶,也是解決問題、化解矛盾的有效途徑。要把創(chuàng)新擺在機關后勤服務工作的核心位置,推進機關后勤工作的理論創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、技術創(chuàng)新和文化創(chuàng)新。
后勤服務中心的干部職工自上而下都要堅定改革和創(chuàng)新的信念,切實從思想上進行根本的改變。首先,行政機關的領導需要更新后勤管理理念,理解和貫徹國家推行的改革方針和政策,使后勤革新與市場經濟接軌,福利性、保障性和經營分開。在某些領域探索、引進專業(yè)力量,調整和優(yōu)化資源配置,高效節(jié)能。其次,后勤工作人員必須牢固樹立“以人為本、突出服務”的思想理念,堅持“為機關工作服務、為干部職工生活服務”的宗旨,系統(tǒng)化地為干部職工創(chuàng)造和諧的工作環(huán)境。
后勤服務中心要堅持管理創(chuàng)新,努力實踐標準化服務。管理創(chuàng)新就是要把新的管理方法、新的管理手段、新的管理模式等或要素組合引入機關后勤管理系統(tǒng),以更科學有效地實現機關后勤工作服務保障全局、滿足職工日益增長的美好生活需要的工作目標。當前,要借鑒質量管理體系認證,對現有的制度進行修訂、補充和完善,吐故納新,從而建立起職責明確、程序規(guī)范、流程順暢、高效運轉、全面受控的管理體系,通過制定統(tǒng)一的質量管理文件、程序文件、質量手冊等,實現管理工作由經驗型、隨意性向制度化、規(guī)范化、標準化、科學化的轉變,達到全員素質提升、整體保障水平提升,推動機關后勤工作水平的提高。例如:可以明確后勤服務等級標準、收費標準、準入標準、考核標準、獎懲標準、退出標準等。
后勤服務中心要堅持技術創(chuàng)新,積極推行“互聯(lián)網+后勤服務”服務模式。隨著大數據時代的到來和智慧城市建設的深入推進,利用“互聯(lián)網+”技術打造智能管理服務平臺,融合優(yōu)化現有服務和保障資源,實現后勤管理服務提質增效,已成為機關后勤工作發(fā)展的必然趨勢。新時代機關后勤可以依托局政務外網大力打造機關后勤服務云平臺,積極推進“互聯(lián)網+后勤服務”,努力建設機關后勤業(yè)務數據庫和機關后勤業(yè)務管理信息資源共享平臺,實現后勤現有財務管理系統(tǒng)、資產管理系統(tǒng)等各現有應用系統(tǒng)的資源整合、信息共享和業(yè)務協(xié)同。
三、大力推行精細化服務
實行精細化服務,必須樹立精細服務的意識,這是推進精細化服務的前提和基礎。細節(jié)決定成敗,后勤職工要養(yǎng)成在服務中關注細節(jié)的良好習慣,在“三個環(huán)節(jié)”上體現精細化服務的工作要求。一是在服務準備工作中要“細想”,充分預想各種可能發(fā)生的情況,事前的準備要做充分;二是在服務過程中要“細做”,在細心、細致上下功夫,對準備階段的漏項要及時補臺到位;三是在服務完成后要“細思”,認真總結服務工作的得失,不斷充實服務內容和完善服務細節(jié)。
實行精細化服務,必須細致研究服務對象、服務內容、服務重點的變化,掌握機關干部職工對后勤服務工作的意見建議,適時改進工作,增強服務的針對性,提高措施的有效性,在后勤服務中體現人性化、個性化、差異化的服務。
實行精細化服務,必須細化服務標準和流程,要對每個服務崗位和每項服務內容,制定措施細化、標準明確、操作方便、考核有效的制度辦法。 “苦練內功、向管理要效益”,學習和引進現代管理理念和機制,在管理工作中積極推行精細化管理,全面提升精細化管理水平。
四、大力建設“服務品牌”
品牌建設是提供高質量機關后勤服務保障的基礎抓手。創(chuàng)建機關后勤服務品牌,要緊緊圍繞機關后勤工作職能,進一步豐富品牌內涵要素,充分體現服務中心、服務大局、服務機關的要求,以“用心服務、深耕服務、品牌服務”的理念提升管理服務水平,以品牌效應塑造良好部門形象,以品牌標準檢驗和推動服務保障質量提升,在理念塑造、行為養(yǎng)成、服務理念、職業(yè)道德等體系要素上取得明顯成效,營造濃厚的綠葉文化氛圍,體現出品牌服務的示范性和推廣價值。
服務是機關后勤工作的第一要務,是機關后勤服務品牌的核心價值所在,更是服務品牌創(chuàng)建的題中應有之義。在服務品牌創(chuàng)建、深化過程中,要緊扣“服務”這一核心來謀劃,要優(yōu)化服務機制,進一步理順職能部門、服務單位和服務對象之間的關系;在優(yōu)化提高服務工作整體合力上下功夫,在內容上更加突出高效務實節(jié)儉,在方式上體現多元融合、兼容并蓄,在對象上做到內外結合、相互促進,按照規(guī)范化、標準化、程序化要求,形成服務定式,提高針對性、有效性。
品牌文化是品牌核心競爭力的集中表現,其植根于機關后勤工作總體價值觀,綜合體現了后勤工作特性、經營管理模式、制度氛圍等等內容,是一種軟性的管理。任何品牌的建構都需要一個漫長而不懈努力的過程,“服務品牌”的建設也正是在持續(xù)的耕耘中逐漸成熟并發(fā)揮效應。機關后勤服務中心要樹立牢固的品牌意識,不斷地探索和實踐品牌建設的精髓與內涵,抓好機關后勤服務品牌創(chuàng)建工作,把服務品牌建設的各項要求具體化、精細化、責任化,切實提升機關后勤服務保障的品質,推動機關后勤工作高質量發(fā)展!
參考文獻
1.譚保恒.完善機關后勤保障服務改革促進機關事務管理[J].低碳世界,2017 (02).
關鍵詞:高校后勤;體制改革;管理研究;鹽城師范學院
一、高校后勤體制改革研究現狀
伴隨著高等教育改革的不斷深化,后勤管理改革作為其中的一個重要組成部分,按照社會化的方向也如火如荼的展開。自從國務院辦公廳召開第一次全國高校后勤社會化改革工作會議以來,后勤社會化改革在實踐創(chuàng)新和理論探索上均取得了一定的成果,集中在以下幾個方面:一是形成了一批理論成果,全面總結了高校后勤社會化改革的主要成就和經驗,并對面臨的主要問題從不同角度進行了全面的分析和梳理。具有代表性的著作如薛沛建主編的《跨出校門天地寬――上海高校后勤社會化的思考》和龔守相主編的《先行――華中科技大學后勤社會化之路》等。二是對高校后勤社會化進程中的資源配置等提出比較系統(tǒng)的理論和科學方法,提出解決對策。如《對高校后勤管理社會化幾個具體問題的探討》等文章從不同角度闡述了高校后勤社會化改革的內在動因、改革模式和實踐經驗。三是關于高校后勤管理的理論與改革方面的文獻比較多[2]。盛裕良主編的《中國高校后勤社會化戰(zhàn)略研究》一書指出:社會進步與發(fā)展是改革的牽動力,高等學校的發(fā)展是改革的驅動力,高校后勤管理體現出的自身價值是內在動力。其他高校后勤社會化改革的系列文章,從多個角度闡述后勤管理改革的內在動因,改革模式及實踐經驗。
二、鹽師院后勤體制改革現狀
鹽師院領導班子高度重視學校的轉型發(fā)展,作為一項重要課題,它將深刻影響鹽師的發(fā)展方向和策略,決定鹽師能否適應高等教育發(fā)展的新要求、盡快建立現代大學制度。后勤部門是學校的重要組成部分,后勤工作的順利轉型是我校轉型發(fā)展的基礎保障和重要推動力。2014年暑期鹽師院后勤體制進行改革,打破原有的甲乙方模式,把原后勤服務集團與后勤管理處合并為后勤保障集團。部門下設辦公室、安全衛(wèi)生監(jiān)督科、采供中心、人力資源中心、樓宇中心、修建中心、水電管理科、基建科、校園環(huán)境中心、教育超市、文印中心、培訓中心、幼兒園、衛(wèi)生所、飲食服務中心、房產管理中心共計16個科級建制二級部門。
體制改革帶來的好處主要在于:一是便于校領導管理,領導不用再針對甲乙方進行協(xié)調和平衡。這樣,既不過多牽涉領導精力,又減少了工作環(huán)節(jié)提高了工作效率。二是不存在工作職責重疊、交叉,考慮問題的出發(fā)點完全一致,很大程度上杜絕工作中推諉扯皮、相互制肘情況的發(fā)生。三是責、權、利關系清晰,把日常工作流程化、制度化,極大提高工作效率。
三、幾點建議與思考
(一)部門職工容和問題
原后勤處和原后勤集團是管理部門與被管理部門的關系,因此職工的主體地位在一定程度上并不平等,新部門領導應注重正確引導職工統(tǒng)一思想,目標一致,共同建設高水平后勤保障體系。
(二)編外用工問題
后勤保障集團目前有編外合同用工600余人,工資開支費用壓力較大,應建立嚴格的進人審查、審批、審核制度,對于工作態(tài)度、工作業(yè)績差的員工予以清退,合理利用勞動資源,減低用工風險。
(三)部分項目面向社會競標選擇后勤服務企業(yè)
(1)漸進式推進改革。從個別部門(如學生食堂)開始試點,引入社會力量參與競爭,促進集團內部改革,提升集團的服務質量。隨后逐步推廣試點范圍,認真評估各階段改革的實際效果,總結經驗,最終達到全部社會化運營。為了達到平穩(wěn)過渡的目的,我們必須樹立“過程論”的觀點,不可能一蹴而就。
(2)社會化運營必然會帶來一系列問題,如“進場容易,退場難”、服務質量易受市場環(huán)境的影響等。這就需要建立一整套科學嚴謹的管理考核制度,嚴格按合同處理糾紛。
(3)采用這種模式,最終要面對在編人員的去向問題,目前后勤系統(tǒng)在編人員近160人,其中管理人員30余名。如果最終成立單一的后勤管理部門,必然造成大量人員富余,需要學校統(tǒng)籌安排。
后勤改革不管采用何種模式,都離不開學校的支持。高校后勤首先考慮的是社會效益,即如何為師生的工作、學習、生活提供細致周到的服務,解決他們的后顧之憂。而師生員工對于后勤服務的要求可以簡單概括為“物美價廉”,這就要求后勤服務只能是薄利甚至是無利運行。在維護校園和諧穩(wěn)定的背景下,面對瞬息萬變的市場環(huán)境,要想提供始終如一的優(yōu)質的后勤服務,學校在相關政策、經費支出等方面都要給予扶持。
(作者單位:鹽城師范學院)
參考文獻: