文檔系統(tǒng)管理全文(5篇)

本文作者：陳宗陵 單位：中石化南京工程公司

根據(jù)檔案管理流程，可以按照管理過程將檔案管理系統(tǒng)劃分為文件整理過程，歸檔驗(yàn)收過程，檔案管理過程，檔案利用過程，系統(tǒng)管理工程等幾個(gè)部分。

（一）文件整理過程。項(xiàng)目文檔管理人員在獲得的分配的項(xiàng)目后，即可進(jìn)行項(xiàng)目文件的收集整理理工作，在本人負(fù)責(zé)的文件完成后即可交付檔案部門歸檔驗(yàn)收。項(xiàng)目文件整理過程包括a、項(xiàng)目立項(xiàng)（包括項(xiàng)目申請(qǐng)、項(xiàng)目登記、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目組成員等）；b、項(xiàng)目文件的編輯、輸入、整理、歸檔；c、對(duì)項(xiàng)目文件的生成、收集、積累、歸檔過程，系統(tǒng)監(jiān)控。d、非項(xiàng)目文件的存檔準(zhǔn)備。

（二）歸檔文件驗(yàn)收過程。檔案人員和文檔人員歸檔文件驗(yàn)收過程是靠“歸檔申請(qǐng)單”和“驗(yàn)收通知單”進(jìn)行聯(lián)系的。文檔人員在進(jìn)行文件歸檔時(shí)應(yīng)向系統(tǒng)發(fā)出“歸檔申請(qǐng)單”，檔案管理員接到“歸檔申請(qǐng)單”后，便可根據(jù)其中所列目錄調(diào)閱對(duì)應(yīng)的文件進(jìn)行檢查驗(yàn)收，驗(yàn)收完成后，將符合歸檔要求的文件登記入庫，同時(shí)向文檔人員發(fā)出“驗(yàn)收通過通知”，否則，向系統(tǒng)發(fā)出“返回修改通知”。

（三）檔案管理過程。檔案管理過程包括以下幾項(xiàng)工作：a、對(duì)庫存檔案進(jìn)行整理編排組卷；b、檔案目錄及檢索工具的維護(hù)管理；c、定制報(bào)表，生成報(bào)表數(shù)據(jù)；d、檔案日常管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（包括庫房溫濕度記錄，庫房狀況記錄等）；e、檔案鑒定，檔案移交；f、檔案信息的。

（四）檔案利用過程。系統(tǒng)應(yīng)向用戶提供電子檔案的查詢、閱覽、在線檔案的分級(jí)下載、實(shí)物檔案的借閱、催還、歸還管理，利用檔案的分類統(tǒng)計(jì)，檔案的修改與復(fù)制，對(duì)外發(fā)圖管理。

（五）系統(tǒng)管理過程。系統(tǒng)管理過程主要包括以下工作：a、用戶管理；b、數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出管理；c、制作檔案數(shù)據(jù)光盤；d、定義檔案數(shù)據(jù)類型及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；e、審批過程的管理。

1系統(tǒng)總體方案設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)采用B／S模式的三層體系結(jié)構(gòu)，在SQLServer2000平臺(tái)上設(shè)計(jì)開發(fā)，綜合運(yùn)用基于Web的中間件技術(shù)、應(yīng)用集成技術(shù)、數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)、JSP技術(shù)、XML技術(shù)等實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能。

2系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

本設(shè)計(jì)方案系統(tǒng)功能按用戶權(quán)限，在Web瀏覽器可分成3種功能：一是普通用戶（可以不登陸）可以實(shí)現(xiàn)氣象技術(shù)裝備許可證查詢功能，查詢生產(chǎn)廠家信息，氣象裝備目錄信息，氣象裝備用戶信息，氣象裝備許可證頒發(fā)記錄檔案；二是注冊(cè)用戶可實(shí)現(xiàn)基本氣象技術(shù)裝備許信息查詢功能外，還可以進(jìn)行可證申請(qǐng)和辦理進(jìn)度查詢；三是系統(tǒng)管理用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、修改和變更，確保系統(tǒng)信息準(zhǔn)確可靠，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種氣象技術(shù)裝備許可證信息錄入、修改、變更知識(shí)庫的管理。系統(tǒng)功能按知識(shí)庫和系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)，可分為知識(shí)庫管理管理、知識(shí)庫查詢和許可系統(tǒng)管理3個(gè)功能模塊。系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)包括：創(chuàng)建信息錄入模塊、信息統(tǒng)計(jì)模塊、評(píng)估分析模塊、到期自動(dòng)提示模塊和信息存儲(chǔ)管理模塊；設(shè)計(jì)許可證管理信息表；設(shè)計(jì)特定名稱自動(dòng)索引功能，特定名稱索引不少于10種以上；設(shè)計(jì)許可證信息的快速查詢和統(tǒng)計(jì)分析功能模塊；設(shè)計(jì)裝備許可證相關(guān)材料的打印功能模塊。依據(jù)上述系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)方案，系統(tǒng)功能模塊主要分為以下3個(gè)專題。

（1）創(chuàng)建氣象技術(shù)裝備使用許可證評(píng)估的知識(shí)庫。主要從氣象裝備性能、業(yè)務(wù)運(yùn)行率、觀測(cè)數(shù)據(jù)質(zhì)量、廠家的生產(chǎn)能力、市場(chǎng)占有率、售后服務(wù)、維修能力、技術(shù)升級(jí)情況等多方面對(duì)以往許可證評(píng)估管理的技術(shù)文檔統(tǒng)一收集，集中管理，長(zhǎng)期保存，歸檔整理，形成一套適用于現(xiàn)階段使用許可證評(píng)估業(yè)務(wù)的信息管理系統(tǒng)。通過對(duì)現(xiàn)有使用許可證評(píng)估管理的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行分類深入研究，實(shí)現(xiàn)各類技術(shù)文檔的無紙化歸類管理，電子信息化管理。

（2）創(chuàng)建氣象技術(shù)裝備使用許可證信息檢索系統(tǒng)。支持強(qiáng)大、靈活的信息檢索功能，可以自定義信息檢索、組合條件信息檢索、快速定位查詢檢索及模糊查詢檢索，以圖表產(chǎn)品的形式顯示查詢統(tǒng)計(jì)、分析評(píng)估的結(jié)果。

（3）創(chuàng)建自動(dòng)判定許可證有效期的關(guān)鍵算法，設(shè)置首頁自動(dòng)提醒功能。形成各類氣象裝備使用許可證評(píng)估的知識(shí)庫，集中展現(xiàn)和反映各設(shè)備廠家的整體研究實(shí)力和水平，供技術(shù)人員共享，提高自身水平；創(chuàng)建自動(dòng)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)和分析評(píng)估信息管理系統(tǒng)，提高監(jiān)督透明度；實(shí)現(xiàn)許可證有效期自動(dòng)判定算法和提醒，提高裝備管理的時(shí)效性和針對(duì)性。

摘要：文章針對(duì)電力企業(yè)文檔編制存在效率較低、準(zhǔn)確性不足等問題，深入分析了文檔自動(dòng)編制系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用的必要性和重要性，結(jié)合電力系統(tǒng)的特點(diǎn)和公司經(jīng)營(yíng)需求，應(yīng)用人工智能技術(shù)，設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)電力文檔的自動(dòng)編制系統(tǒng)，以及試點(diǎn)應(yīng)用及場(chǎng)景驗(yàn)證方案，不僅能減少重復(fù)性工作，提升公司的經(jīng)營(yíng)管理效率，也能面向社會(huì)推廣，具有一定的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)意義。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；人工智能；文檔編制；系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1背景

國(guó)家電網(wǎng)公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）作為全球最大的公用事業(yè)企業(yè)，隨著體量的不斷增大，公司每年要處理海量的文檔（如發(fā)文、收文、通知、會(huì)議管理等），但目前電力文檔，例如OA系統(tǒng)中的公告、通知和請(qǐng)示，調(diào)度和運(yùn)檢業(yè)務(wù)中的工單票據(jù)，巡檢業(yè)務(wù)中的巡檢報(bào)告等，仍主要依賴個(gè)人經(jīng)驗(yàn)撰寫，大量重復(fù)性和主觀性工作導(dǎo)致文檔編制存在效率較低、準(zhǔn)確性不足等問題[1]。針對(duì)電力文檔編制的上述問題，本文研究并分析公文、工單票據(jù)和巡檢報(bào)告等電力文檔編制的典型業(yè)務(wù)場(chǎng)景，提出智能文檔自動(dòng)編制系統(tǒng)技術(shù)路線和技術(shù)架構(gòu)，研發(fā)智能文檔自動(dòng)編制系統(tǒng)，并選擇典型業(yè)務(wù)場(chǎng)景進(jìn)行智能文檔自動(dòng)編制系統(tǒng)的示范應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)公告、請(qǐng)示、工單票據(jù)及巡檢報(bào)告等類型的電力文檔自動(dòng)組稿和撰稿，不僅能減少重復(fù)性工作，提升公司的經(jīng)營(yíng)管理效率，也能面向社會(huì)各行業(yè)進(jìn)行推廣[2]。

2需求分析

研究并分析公文、工單票據(jù)和巡檢報(bào)告等電力文檔編制的典型業(yè)務(wù)場(chǎng)景，提出智能文檔自動(dòng)編制系統(tǒng)技術(shù)路線和技術(shù)架構(gòu)，研發(fā)智能文檔自動(dòng)編制系統(tǒng)。選擇典型業(yè)務(wù)場(chǎng)景進(jìn)行智能文檔自動(dòng)編制系統(tǒng)的示范應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)公告、請(qǐng)示、工單票據(jù)及巡檢報(bào)告等類型的電力文檔自動(dòng)組稿和撰稿。

2.1電力文檔自動(dòng)編制系統(tǒng)技術(shù)路線和應(yīng)用模式

摘要：進(jìn)入新世紀(jì)之后，我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，以石油能源為基礎(chǔ)的一些行業(yè)發(fā)展十分迅速，在這種情況下，石油企業(yè)也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)，對(duì)石油等能源的大量需求也導(dǎo)致石油企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)十分激烈。為了切實(shí)提升企業(yè)在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力，除了從石油供應(yīng)的質(zhì)量和價(jià)格方面入手之外，還需要對(duì)企業(yè)現(xiàn)行的管理系統(tǒng)進(jìn)行改革和創(chuàng)新，優(yōu)化企業(yè)的配置，使得企業(yè)在發(fā)展過程中能夠在市場(chǎng)上穩(wěn)定客戶群體，有效提升自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和影響力。論文基于此，從限制當(dāng)前石油企業(yè)發(fā)展的管理問題入手，分析了石油企業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)管理的原則，并深入探究了石油企業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)管理革新所覆蓋的方面，以期為相關(guān)的行業(yè)從業(yè)人員提供指導(dǎo)和幫助。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；系統(tǒng)管理；革新

一、我國(guó)石油企業(yè)系統(tǒng)管理概述

進(jìn)入新世紀(jì)之后，我國(guó)諸多石油企業(yè)開始注重信息化建設(shè)工作，并為此制定了一系列的規(guī)劃和制度。舉例來說，中國(guó)石油在2000年制定了《中國(guó)石油信息技術(shù)總體規(guī)劃》，其中明確指出企業(yè)未來需要向信息化方向轉(zhuǎn)型。經(jīng)過多年的發(fā)展，當(dāng)前石油企業(yè)在生產(chǎn)管道系統(tǒng)以及信息賬戶兩個(gè)方面基本實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)。

（一）管道生產(chǎn)系統(tǒng)的信息化對(duì)于石油企業(yè)來說，涉及到的天然氣生產(chǎn)以及管道業(yè)務(wù)不僅需要進(jìn)行管道的建設(shè)規(guī)劃、生產(chǎn)調(diào)度，還需要對(duì)輸氣管道的運(yùn)行管理、維護(hù)搶修等工作進(jìn)行負(fù)責(zé)。因此，在進(jìn)行管道生產(chǎn)系統(tǒng)的信息化建設(shè)時(shí)，需要從管道生產(chǎn)的整個(gè)系統(tǒng)中進(jìn)行貫徹，包括檢測(cè)系統(tǒng)、規(guī)劃系統(tǒng)、監(jiān)測(cè)系統(tǒng)以及控制系統(tǒng)等?，F(xiàn)階段，我國(guó)絕大多數(shù)石油企業(yè)管道生產(chǎn)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集、模擬仿真以及天然氣的營(yíng)銷管理均開始將信息化管理模式應(yīng)用其中，但是仍然沒有實(shí)現(xiàn)全面的信息化。在未來進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，需要進(jìn)一步加強(qiáng)管道生產(chǎn)系統(tǒng)的信息化建設(shè)[1]。

（二）企業(yè)信息賬戶的信息化計(jì)算機(jī)技術(shù)的大量應(yīng)用以及互聯(lián)網(wǎng)的普及使得石油企業(yè)員工的辦公實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，借助互聯(lián)網(wǎng)以及局域網(wǎng)能夠進(jìn)行信息和文檔的。石油企業(yè)通過應(yīng)用信息賬戶來進(jìn)行信息的通知以及動(dòng)態(tài)信息的更新等諸多工作。借助信息賬戶的信息化，企業(yè)的工作也實(shí)現(xiàn)了公開化和透明化，這對(duì)于良好企業(yè)文化的建設(shè)具有非常重要的意義[2]。綜合來看，當(dāng)前我國(guó)石油企業(yè)信息化建設(shè)仍然處于初級(jí)階段，因此如何對(duì)石油企業(yè)系統(tǒng)管理進(jìn)行改革，進(jìn)一步提升石油企業(yè)信息化水平，提升石油企業(yè)的工作效率，對(duì)于我國(guó)石油企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展具有非常重要的意義。

二、石油企業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)管理革新的必要性

一、檔案管理信息系統(tǒng)通用需求

結(jié)合實(shí)際調(diào)研結(jié)果及我國(guó)的相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的概念進(jìn)行描述，滿足和幫助檔案機(jī)構(gòu)建立需求分析框架，其中總體業(yè)務(wù)需求描述了檔案部門及相關(guān)人員對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的總體或者說是高層次的目標(biāo)及要求。在信息時(shí)代，隨著現(xiàn)代管理技術(shù)的發(fā)展，檔案部門建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)的原因是因?yàn)闄n案部門的手工管理及利用方式已不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)狀況，另外由于檔案部門已經(jīng)有檔案管理信息系統(tǒng)多種原因不能滿足現(xiàn)在的需求，必須加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。系統(tǒng)的目標(biāo)一定要與本單位實(shí)際相結(jié)合，在辦公自動(dòng)化的前提下實(shí)現(xiàn)歸檔自動(dòng)化，并帶有一定前瞻性且性價(jià)比高的系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的文檔一體化，是檔案價(jià)值體現(xiàn)之所在，形成電子檔案的電子文件歸檔系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)更加便捷、完善的檔案現(xiàn)代化利用，防止信息“孤島”的出現(xiàn)。結(jié)合實(shí)際工作中遇到的實(shí)際功能需求，捕獲與歸檔功能，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備如下捕獲功能：可以捕獲來自于多種外部系統(tǒng)的文件，不同單位可以根據(jù)本單位實(shí)際選擇外部系統(tǒng)的類型；必須能夠捕獲各種類型電子文件，捕獲各種類型的子文件的能力是作為電子文件管理系統(tǒng)所必須具備，如：博客、壓縮文件、多媒體文檔。保持各組件間的有機(jī)聯(lián)系，具有自動(dòng)捕獲電子文檔及盡可能多的相關(guān)元數(shù)據(jù)的功能，確保各個(gè)組件結(jié)構(gòu)上的完整，而且數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性也得到提高；系統(tǒng)設(shè)計(jì)前要確定各種數(shù)據(jù)類型的獲取方法，根據(jù)系統(tǒng)的配置規(guī)則和初始文號(hào)，可以批量捕獲外部系統(tǒng)的文件，批量導(dǎo)入過程中，文件和元數(shù)據(jù)需要一并導(dǎo)入，并能及時(shí)修正導(dǎo)入過程中的錯(cuò)誤，可以將原有文件轉(zhuǎn)換格式后捕獲，并保留格式間的聯(lián)系，系統(tǒng)應(yīng)該告知用戶進(jìn)行處理，檔案管理信息系統(tǒng)必須具有預(yù)歸檔的功能。分類功能是檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)與核心，系統(tǒng)應(yīng)確保設(shè)置分類方案不打亂電子文件形成時(shí)的有機(jī)聯(lián)系，應(yīng)該基于對(duì)機(jī)構(gòu)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的分析；系統(tǒng)應(yīng)允許授權(quán)用戶的分類方案進(jìn)行相關(guān)變動(dòng)，系統(tǒng)應(yīng)該允許授權(quán)用戶對(duì)原分類方案進(jìn)行相應(yīng)操作；在分類方案的不同類目、案卷下允許存在相同的名稱或編碼，系統(tǒng)應(yīng)該允許存在相同的名稱或者編碼。鑒定和處置功能，對(duì)檔案的鑒定工作非常重要，系統(tǒng)可以設(shè)置電子檔案的保管期限表，具有進(jìn)行保管期限定義、修改、維護(hù)的能力。系統(tǒng)可以自動(dòng)檢索出過期檔案，并加入待銷毀列表，經(jīng)過鑒定后發(fā)現(xiàn)其并無保存價(jià)值需要銷毀；系統(tǒng)具有復(fù)審功能，檔案管理員根據(jù)銷毀審批單；系統(tǒng)必須具有轉(zhuǎn)存與遷移的功能，需要我們及時(shí)更換軟、硬件載體；銷毀時(shí)要保證該電子文件的徹底銷毀，必須確保已銷毀的文件已經(jīng)從系統(tǒng)中徹底清除，檔案管理系統(tǒng)必須為轉(zhuǎn)移或銷毀的文件保留元數(shù)據(jù)存根。檔案管理信息系統(tǒng)的控制功能，系統(tǒng)必須具備阻止非法操作行為的功能，使授權(quán)用戶能夠在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行合法操作。系統(tǒng)必須具備審計(jì)跟蹤功能，以保證文件的真實(shí)性和完整性；系統(tǒng)可通過審計(jì)跟蹤功能記錄用戶的活動(dòng)，如檢查用戶的行為是否存在濫用權(quán)限；系統(tǒng)管理員可自行確定用于審計(jì)跟蹤的行為，應(yīng)允許管理員選擇并決定審計(jì)跟蹤；系統(tǒng)應(yīng)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行監(jiān)視并形成審計(jì)跟蹤報(bào)告，系統(tǒng)應(yīng)具備訪問控制功能，系統(tǒng)應(yīng)具備安全類別的劃分功能，系統(tǒng)應(yīng)該支持一個(gè)訪問控制機(jī)制配置選項(xiàng)，系統(tǒng)應(yīng)允許系統(tǒng)管理員定義用戶角色，維護(hù)權(quán)限管理；系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)重要文件進(jìn)行特別的保護(hù)。查找與檢索功能，其系統(tǒng)檢索模塊應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)則，系統(tǒng)應(yīng)支持多途徑的檢索方式，系統(tǒng)可以選擇支持網(wǎng)絡(luò)化檢索方式，系統(tǒng)應(yīng)支持直觀、靈活的檢索結(jié)果及輸出方式，允許同時(shí)進(jìn)行查看、傳輸和打印等。系統(tǒng)報(bào)表設(shè)計(jì)和制作功能，系統(tǒng)應(yīng)具備統(tǒng)計(jì)功能，如根據(jù)其實(shí)際業(yè)務(wù)需求自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表的格式；系統(tǒng)必須具備根據(jù)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容生成內(nèi)容、形式豐富的統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能。另外管理功能是系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)處理功能，系統(tǒng)應(yīng)具備存儲(chǔ)保管功能，系統(tǒng)應(yīng)具備備份和恢復(fù)功能。

二、通用性能需求

它是檔案管理信息系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)必須考慮的，包括信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確性，即系統(tǒng)數(shù)據(jù)在傳遞過程中吻合程度；系統(tǒng)的及時(shí)性是指系統(tǒng)對(duì)用戶的請(qǐng)求可以在很短的時(shí)間內(nèi)就得到響應(yīng)；檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)該具備穩(wěn)定且靈活的體系結(jié)構(gòu)，其功能設(shè)計(jì)也應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)規(guī)范的要求；系統(tǒng)的友好性，體現(xiàn)為以用戶為中心，系統(tǒng)的先進(jìn)性保持其最合理、最經(jīng)濟(jì)的先進(jìn)性水平。

作者：王洪雁 單位：白山市職業(yè)技能中心