外事綜合檔案管理工作分析

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摘要：外事綜合檔案作為外事檔案的基礎(chǔ)性內(nèi)容和組成部分，是外事檔案管理工作的重要管理內(nèi)容之一。隨著國內(nèi)高校的國際化辦學(xué)水平日益提升，高校涉外教育工作不斷拓展，該類別檔案的管理工作量也相應(yīng)不斷增長。筆者結(jié)合高校外事綜合檔案的收整經(jīng)驗(yàn)，探討該類檔案的內(nèi)涵、特點(diǎn)與重要性，提出對該類檔案管理工作的建議。

關(guān)鍵詞：高校；外事；綜合；檔案；管理

伴隨著我國對外開放的進(jìn)一步擴(kuò)展，高校開放辦學(xué)規(guī)模與層級不斷得到拓展與提升，教育全球化集團(tuán)化的趨勢日漸明顯，國際教育交流合作互動日趨頻繁，國內(nèi)高校涉外教育合作交流活動不斷增多，帶動了外事檔案以及隸屬其中的外事綜合類檔案收整管理工作量的增長。結(jié)合該類檔案的實(shí)際收整經(jīng)驗(yàn)，筆者分析該類檔案管理工作的管理內(nèi)容、該類檔案的特點(diǎn)與重要性，從自身視角提出對于該項(xiàng)工作的建議。

一、高校外事綜合檔案的基本概念與內(nèi)涵

高校外事檔案是指高校開展與境外高等院校、科研機(jī)構(gòu)、國際組織及個人在友好往來、學(xué)術(shù)交流、人才交流、聯(lián)合辦學(xué)科研等活動以及高校師生參與境外文化、體育、衛(wèi)生交流、國際組織履職等各項(xiàng)涉外活動中直接或間接形成的具有利用保存價值的文字、圖表及聲音影像材料。主要包含外事工作綜合管理、校際出訪來訪、因公出國（境）進(jìn)修訪學(xué)考察、外籍師資、中外合作辦學(xué)、國際會議、聯(lián)合教學(xué)科研學(xué)術(shù)交流合作等方面的內(nèi)容。外事綜合檔案是外事專業(yè)檔案的重要類別和組成部分，根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，隸屬于外事檔案范疇下的WS11類別。主要包含高校對應(yīng)國際化辦學(xué)以及開展外事工作所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度規(guī)定文件、學(xué)校及相關(guān)學(xué)院部門外事工作的計劃、總結(jié)及簡報、上級外事主管部門頒布的各項(xiàng)涉外工作性文件、日常外事管理工作中的工作日志記錄、外事工作各類統(tǒng)計報表等以及外事工作會議材料等。外事綜合檔案是學(xué)校外事工作的基本依據(jù)，是外事類檔案的基礎(chǔ)性內(nèi)容。

二、外事綜合檔案的特點(diǎn)與重要性

外事綜合檔案記述和反映了高校外事工作的管理原則與管理依據(jù)，具有重要的保存價值。筆者通過參與多年該類檔案收整工作，總結(jié)該類型檔案特點(diǎn)及重要性如下：

（一）外事綜合檔案具有的特點(diǎn)一是大數(shù)量。隨著國家對外開放步伐的不斷邁進(jìn)。教育國際化開放化的趨勢日漸明顯。開放辦學(xué)成為高等教育的主旋律之一。國內(nèi)高校近年來普遍注重推進(jìn)國際化辦學(xué)事業(yè)，涉外交流人員及涉外合作項(xiàng)目數(shù)量大幅提升的同時相關(guān)適應(yīng)新時期發(fā)展形勢的外事工作規(guī)章制度不斷推陳出新、涉外外事工作的會議、研討及學(xué)習(xí)類活動逐漸增多，外事工作中所涉及的各類數(shù)據(jù)量日益增加，這些綜合性因素促成了外事綜合檔案的總量呈現(xiàn)出成級數(shù)增長的趨勢。二是專業(yè)性強(qiáng)。高校的外事綜合檔案工作，要求管理人員具備檔案收整方面的基本知識技能，同時還需具備較強(qiáng)的外事工作所要求的辨識力和敏銳性，能夠采用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞣绞椒椒?，能夠妥善在完成文件歸檔工作的同時保障該類檔案的收整的過程安全性與完整性。三是保密性要求。外事綜合檔案具有外事檔案的通用特性之一保密性。從存儲的介質(zhì)、存儲環(huán)境、收整過程要求等方面對于檔案管理工作的安全性與完整性具有較高的要求。

（二）外事綜合檔案管理是評價高校及相關(guān)部門、工作人員外事管理工作水平的重要依據(jù)高校及相關(guān)管理工作人員對于外事工作的重視程度，落實(shí)到具體的重要形式體現(xiàn)就包含各項(xiàng)涉外事管理工作規(guī)章制度文件的制定是否完善、相關(guān)外事工作的計劃總結(jié)方案等是否完備、外事日常工作日志是否及時完整、外事工作的統(tǒng)計報表分析是否詳盡并具有指導(dǎo)性，外事工作會議是否富有成果等。因此，上級部門或高校自身通過以上述檔案的收整管理工作情況為依據(jù)開展檢查評估，即可對高校、相關(guān)部門及個人的外事基礎(chǔ)性工作做出評價與評定。目前，該類檔案工作已成為高校外事管理工作測評的重要觀測指標(biāo)和依據(jù)。

三、外事綜合檔案管理工作的建議

針對外事綜合檔案管理的特點(diǎn)與重要意義，對于該類檔案的管理工作提出如下建議：

（一）加強(qiáng)外事綜合檔案管理工作人員的培訓(xùn)與技能提升目前，絕大多數(shù)高校采用外事管理部門工作人員作為外事綜合檔案的直接收整管理人員開展相關(guān)工作。優(yōu)點(diǎn)在于外事工作人員直接參與接觸學(xué)校外事工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，便于第一手收集文檔材料，有利于保障歸檔的時效性與完整性。缺點(diǎn)在于該類人員往往缺乏檔案管理的基本技能與知識結(jié)構(gòu)，對歸檔過程中的檔案采集和收整的規(guī)范性準(zhǔn)確性有一定的影響。高?？梢圆扇n案管理部門牽頭，以舉辦培訓(xùn)班、研討會、專題講座、換崗體驗(yàn)、校內(nèi)外檔案管理調(diào)研等多種形式提升該類管理人員的檔案管理基礎(chǔ)知識和技能。同時，由于外事綜合檔案是外事檔案的基礎(chǔ)組成部分，具備外事檔案通有的特殊性，應(yīng)通開設(shè)政策法律法規(guī)及規(guī)章制度的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的政治敏感程度及覺悟性，提高他們對于該類外事檔案管理工作的責(zé)任感與嚴(yán)謹(jǐn)度。

（二）完善外事綜合檔案管理責(zé)任機(jī)制學(xué)?？蓪?shí)行檔案職能管理部門主導(dǎo)，外事管理職能部門及各相關(guān)學(xué)院部門具體實(shí)施，人力評價職能部門考評的外事綜合檔案管理責(zé)任機(jī)制。對于具體的實(shí)施收整管理工作的外事管理部門及相關(guān)學(xué)院部門，可建立“四嵌入”工作機(jī)制。即將外事綜合檔案管理工作嵌入本學(xué)院或部門年度工作計劃和總結(jié)，嵌入到本學(xué)院或部門的日常管理體制，嵌入到本學(xué)院或部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任范圍，嵌入到本學(xué)院或部門有關(guān)人員的工作職責(zé)范圍。建立起工作有計劃，實(shí)施有擔(dān)當(dāng)，評價有落實(shí)的外事綜合檔案管理責(zé)任機(jī)制。

（三）重視外事綜合紙質(zhì)原始檔案收整外事檔案的特殊性在于對檔案收整過程中的嚴(yán)謹(jǐn)性與保密性具有較高的要求。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代背景下，紙質(zhì)檔案一般為第一手原始文件資料，能夠保證檔案歸檔的根源性及可信度。與此同時紙質(zhì)檔案的原生態(tài)特點(diǎn)較強(qiáng)，篡改的余地比較低，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性與持久性，對于確保檔案信息的安全性與有著獨(dú)特的作用，并且從根源上來追蹤,目前廣泛流行的電子檔案絕大多數(shù)都是依托紙質(zhì)檔案的存在而存在。因而在當(dāng)前階段，紙質(zhì)檔案尚無法被電子化完全取代。做好外事綜合原始紙質(zhì)檔案收整工作對于保障該類檔案的完整與嚴(yán)密具有重要意義。應(yīng)將零散和需要進(jìn)一步條理化的外事綜合業(yè)務(wù)涉及的紙質(zhì)檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系。同時，在檔案保存的過程責(zé)任部門應(yīng)劃分專用的原始紙質(zhì)文檔保存空間，配置安全獨(dú)立的保存環(huán)境，并購置提供必要的專有硬件設(shè)施用于該類檔案的永久及暫時存檔。綜上所述，外事綜合檔案管理是高校外事檔案管理工作的基礎(chǔ)組成部分。高校應(yīng)針對該類檔案的內(nèi)容及特性，加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，建立相應(yīng)的管理責(zé)任機(jī)制，加強(qiáng)該類紙質(zhì)原始檔案的收整工作。為高校外事管理工作提供基礎(chǔ)性支撐。

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作者：王君慧 單位：青島大學(xué)國際交流合作處